WORD 2016 pikaohje. PÄIVIYTETTY Sarkain ohjeisiin asti. Kajaanin AMK Mervi Ruotsalainen

Transkriptio

1 WORD 2016 pikaohje. PÄIVIYTETTY Sarkain ohjeisiin asti. Kajaanin AMK Mervi Ruotsalainen

2 2 Sisällys Sisällys 1. Yleistä Office- ohjelmien muuttaminen suomen kielelle Wordin oma ohjetoiminto Wordin ikkunan koon muuttaminen näytöllä WORD2007 TYÖPÖYDÄN ESITTELY Asiakirjan avaaminen ja uuden luominen Asiakirjan avaaminen Uuden asiakirjan luominen tai mallipohjan käyttäminen Asiakirjan tallentaminen SIVUN ASETUKSET Sivun numerointi Reunusten asetukset sekä paperin suunta ja koko Riviväli Automaattinen tekstin tavutus Kappaleen sisennys ja tasaus TEKSTIN MUOTOILU Tekstin siirto (leikkaus), kopiointi, tuhoaminen Asiakirjan ominaisuudet ja salaus ASIAKIRJAPOHJAN FONTTITYYLIN JA KOON MÄÄRITTÄMINEN VAKIOKSI UUDELLE ASIAKIRJALLE TAULUKKO Taulukon lisäys Taulukon ulkoasun muokkaus Taulukon rivien ja sarakkeiden lisäys ja poisto Solun jakaminen ja yhdistäminen taulukossa Sarkainten käyttäminen Lisää kuva tai muoto... 11

3 1. Yleistä Office- ohjelmien muuttaminen suomen kielelle Valitse Start (1) ja sieltä All Programs (2) ja sieltä Microsoft Office 2016 Tools (3) ja sieltä (4) Office 2016 Language Preferences. Muuta avautuvaan ikkunaan suomen kieli kumpaakin lokeroon(5) ja paina alhaalta Aseta oletukseksi (set Default) (6) ja kuittaa OK (7). Ja lopuksi vielä ilmoitus OK. 1.2 Wordin oma ohjetoiminto Kannattaa muistaa, että kaikissa ohjelmissa on aina olemassa omat ohjeensa. Word 2016 ohje ja toiminta ohjeet löytyvät Hakusanakentästä kirjoittamalla ohje ja valitsemalla listasta Ohje tai painamalla F1- painiketta. Ohje ilmestyy oikealle ja sen voi poistaa näytöltä rastista. Avautuu ikkuna, josta voit selata ohjeita. Voit myös kirjoittaa hakusanan Etsi kenttään.

4 1.3 Wordin ikkunan koon muuttaminen näytöllä Wordin ikkunan kokoa voi muuttaa oikeassa yläkulmassa olevista painikkeista WORD2007 TYÖPÖYDÄN ESITTELY Kaikissa ohjelmissa on näytön yläreunassa ns. valikkorivi josta voidaan ohjata ohjelman toimintoja. Valikkorivi muodostuu sanoista (Tiedosto, Aloitus, Lisää, Rakenne, Asettelu, Viittaukset, Postitukset, Tarkista, Näytä, Foxit PDF ja Kerro mitä haluat tehdä) Kun valikkorivin sanaa klikkaa, niin aukeaa siihen liittyvät kuvakkeet erilaisille toiminnoille. Tiedosto valikon alta mm Uuden tai jo olemassa olevan asiakirjan avaaminen, Tallentamiseen liittyvät asiat, Tulostus, jakamiseen liittyvät toiminnot, suojausasetukset, asiakirjan asetukset jne... Aloitus valikon alta löytyvät tekstin ulkoasuun liittyviä toimintoja. Tekstin fontti, koko, tyyli, keskitykset, luettelomerkit, kopionti, liittäminen jne.. Lisää valikon alta löytyvät mm. Taulukoihin, kuviin ja kaavioihin liittyviä toimintoja Rakenne valikon alta löytyvät mm. Tyyleihin liittyviä asetuksia. Asettelu valikon alta löytyvät sivun muotoiluun ja asetuksiin liittyvät toiminnot Viittaukset valikon alta löytyvät mm. sisällysluettelo, erilaiset asiakirjan viitteet, hakemistoihin ka lähdeluetteloihin liittyvät toiminnot Tarkista valikon alta löytyvätesim. kieliasun tarkistukseen liittyvät toiminnot Näytä valikon alta voidaan esikatsella asiakirjaa erilaisissa esitysmuodoissa ja laitetaan näkyviin esim. viivain. Foxit PDF valikon alta löytyvät PDF- muotoihin liittyviä toimenpiteitä. Kerro mitä haluat tehdä. Voidaan kertoa hakusana halutulle toimenpiteelle, esim riviväli. MUISTA: Kun muutat esim. Tekstin ulkoasua jne., niin muista myös hiiren oikean puoleisen painikkeet kautta tulevat toiminnot. Sitä kannattaa käyttää mahdollisimman paljon. Periaate on että aina ensin muotoiltava kohde valitaan 1. maalaamalla hiirellä 1. painike 2. Painamalla hiiren 2. painiketta 3. valitsemalla listasta haluttu toiminto hiiren 1. painikkeella

5 5 Esim. Jos halutaan muuttaa tekstin ulkoasua, niin maalataan teksti ja painetaan hiiren 2. painiketta ja valitaan listasta esim. lihavointi hiiren 1. painikkeella. Samat toiminnot löytyvät myös ylävalikoista Aloituslehdeltä. Muista myös, että kun liitetyn tekstin alaosaan oikealle tulee seuraava kuva, niin tästä valinnasta löytyy myös toimintoja, jotka liittyvät esim. tekstin numeroluettelon tekemiseen tai tekstin liittämisessä tapahtuviin muotoiluihin 3. Asiakirjan avaaminen ja uuden luominen 3.1 Asiakirjan avaaminen 1. Valitse Tiedosto ja sieltä Avaa. 2. Avaa sanan alle ilmestyy valintoja, josta tiedostoa voi lähteä etsimään. Jos tiedosto sijaitsee tietokoneella tai ulkoisella asemalla, niin valitse Tietokone- kuvake ja siirry sieltä haluamaasi kansioon ja valitse tiedosto listasta ja kuittaa Avaa. 3. Oikean puoleisessa listassa näkyvät viimeisimmät tiedostot, jotka olet tallentanut ko tietokoneella. Nuolella palataan takaisin, jos haku ei onnistunut. 3.2 Uuden asiakirjan luominen tai mallipohjan käyttäminen 1. Valitse Tiedosto ja sieltä Uusi. 2. Valitse joko tyhjä asiakirja tai valitse valmis mallipohja. 3.3 Asiakirjan tallentaminen Valitse Tiedosto ja sieltä Tallenna tai Tallenna nimellä. Tallenna nimellä vaihtoehto antaa mahdollisuuden tallentaa tiedosto eri nimellä tai vaihtaa tallennuspaikkaa. Voit myös luoda uuden kansion New folder painikkeen alta. Anna asiakirjalle nimi ja kuittaa Tallenna painikkeella.

6 6 4. SIVUN ASETUKSET 4.1 Sivun numerointi Valitse Lisää valikkorivi ja sieltä kuvake sivunumero. Valitse listasta kohta, johon sivunumero ( yläreuna) asetetaan ja sitten vielä sen paikka keskityksessä. Poistu ylätunnistealueelta joko painamalla Sulje painiketta tai klikkaa kaksoisklikkauksella tekstiosaan. 4.1 Reunusten asetukset sekä paperin suunta ja koko Mene Asettelu valikkoriville Täältä voit vaihtaa paperin suunnan ja koon. Reunusten asetukset muutetaan Reunukset kohdasta. Valitse Reunukset: Valitse listasta valmis vaihtoehto tai Mukautetut reunukset ( viimeinen kohta), jolloin saat Sivun asetukset lehden auki. Määritä reunukset. Täältä voi muuttaa myös paperin suunnan. Alhaalla Aseta oletukseksi painikkeen kautta saat antamasi asetukset automaattisesti uusiin asiakirja pohjiin. Kuittaa vain varmistuskysymys OK. Useita sivuja kohdasta voi määrittää esim Pelikuvareunukset ( kirja tulostus)

7 4.2 Riviväli Jos et ole heti asiakirjan avaamisen jälkeen muuttanut riviväliä, niin silloin on maalattava se teksti alue, jolle riviväli muutetaan. Koko asiakirjan tekstin saat maalattua esim. CTRL+A- näppäinyhdistelmä. Kun haluat maalata koko tekstin, niin valitse Aloitus- lehden oikeasta reunasta Valitse- kohta ja sieltä valitse kaikki. 7 Valitse Aloitus valikkoriviltä Kappalekohdasta Rivivälipainike ja valitse sopiva riviväli tai valitse Rivivälin asetukset, josta voidaan tarkemmin säätää rivejä. 5 Automaattinen tekstin tavutus Valitse Asettelu / Tavutus. Valitse listasta Automaattinen. Jos halutaan muuttaa asetuksia, niin valitse Tavutusasetukset kohta ja muuta avautuneen ikkunan asetuksia. 6.Kappaleen sisennys ja tasaus Vie kursori sen kappaleen alkuun, joka sisennetään. Sisennyspainikkeet ovat Aloituslehdellä. Voit aloittaa kappaleen sisennyksen painamalla Suurenna sisennystä-painiketta (ylhäältä) ja vastaavasti pienennä sisennystä painamalla tarvittava määrä Pienennä sisennystä -painiketta. Muista, että sisennys tapahtuu vain siihen kappaleeseen, jossa kursori on. Jos haluat sisentää useamman kappaleen yhtä aikaa, niin maalaa kappaleet. Voit muuttaa vapaasti sisennystä viivaimessa olevasta kytkimestä. Ota tällöin hiirellä kiinni alimmasta neliöstä. 1. rivi sisennetään sisentämällä alaspäin olevaa nuolta liikuttamalla. Riippuva sisennys

8 Kun sivuotsikko ja sisennettävä kappale alkavat samalta riviltä ja tekstikappale jatkuu sisennettynä seuraavalle riveillä. 8 Kirjoita kappale, niin että riippuva otsikko on kirjoitettu kappaleen alkuun. Vie kursori kappaleen alkuun ja vie neliö (vasen sisennys) siihen kohti tekstiä, josta 2. rivin sisennys alkaa. Vie tämän jälkeen Alaspäin oleva kolmio siihen kohtaan tekstiä, josta 1. rivin sisennys alkaa. Katso alapuolen kuvaa malliksi. Sisennyksen saat pois viivaimella olevat painikkeet takaisin vasempaan reunaan kohdakkain.. Kappaleen reunojen tasauspäinikkeet löytyvät myös Kappale kuvakkeista. Valitse kappaleet, joille teet tasauksen maalaamalla ja klikkaa haluttu tasaus 7 TEKSTIN MUOTOILU 7.1 Tekstin siirto (leikkaus), kopiointi, tuhoaminen Toiminnot ovat Aloitus - lehdellä Maalaa teksti jolle haluat suorittaa toimenpiteen. Tekstin siirto eli leikkaus toiseen paikkaa tehdään seuraavasti: Maalaa teksti ota hiirellä tekstistä kiinni ja vie se haluttuun kohtaan tai valitse Muokkaa/ leikkaa ja vie tämän jälkeen kursori oikeaan kohtaa ( klikkaa hiirellä oikeaan paikaan) ja liitä se valitsemalla liitä (tai käytä pikapainikkeita, CTRL+V) Tekstin kopiointi: Maalaa kopioitava alue ja valitse Kopioi ja vie kursori oikeaan kohtaa ja valitse Liitä. Tekstin poisto: Maalaa poistettava teksti ja paina DELETEnäppäintä. Edellä olevat toimenpiteet voit valita myös painamalla hiiren oikean puoleisen näppäimen alas maalatulla alueella ja valitsemalla sieltä toimenpide 8 Asiakirjan ominaisuudet ja salaus Löytyy Tiedosto valikosta ja sieltä Tiedot. Oikealta näkymästä näkyvät Ominaisuudet otsikon alta asiakirjaan liittyviä tietoja. kohdasta voidaan antaa asiakirjalle tiettyjä tietoja, tekijän nimi yms. Suojaa tiedosto kohdasta voit antaa -oikeuksia kohdasta voidaan suojata salasana. Kirjoita

9 salasana pyydettyyn kohtaan. 9 9 ASIAKIRJAPOHJAN FONTTITYYLIN JA KOON MÄÄRITTÄMINEN VAKIOKSI UUDELLE ASIAKIRJALLE Aloitus- lehdeltä Fontti kohdasta oikealla alakulmassa on pieni painike (oranssi nuoli), jota klikkaamalla saadaan auki Fontti asetusikkuna. Valitse näkymästä Fontin asetukset ja jos painat OK painikkeen sijasta Aseta oletukseksi- painiketta, niin ko tyyli tallentuu asiakirjapohjamalliin ja on automaattisesti valittuna, kun uusi asiakirja avataan. 10 TAULUKKO Taulukko koostuu soluista, joiden lukumäärä määräytyy taulukon sarakkeiden ja rivien lukumäärästä. Sarakkeet nimetään kirjaimilla A,B,C,... ja rivit numeroilla 1,2,3,... Solut nimetään A1,A2,...B1,B2, sarake A sarake B sarake C sarake D solu A1 solu B1 solu C1 solu D1 solu A2 solu B2 solu B2 solu D Taulukon lisäys Valitse Lisää- lehdeltä Taulukko ja sieltä avautuvasta ikkunasta voit joko valita ruuduista haluamasi taulukon koon maalaamalla tai valitsemalla Lisää taulukko Anna Sarakkeiden ja Rivien lukumäärät Taulukon ulkoasun muokkaus Taulukon muotoiluun ja asetuksiin pääset laittamalla kursorin taulukoon ja klikkaamalla Taulukkotyökalut-otsikkoa ylhäältä

10 10 Taulukon tyylin voi muuttaa Taulukkotyylit kohdasta.. Saat lisää tyylejä klikkaamalla nuoli- alaspäin painiketta. Videolla esitetty laajempi taulukon tyylin muokkaus.esim solujen sävytykset,reunaviivojen tyylit yms Taulukon rivien ja sarakkeiden lisäys ja poisto Rivin tai sarakkeen lisäys: Vie kursori siihen kohtaa taulukkoa, johon haluat lisätä rivejä ja sarakkeita Paina hiiren oikean puoleista painiketta ja valitse haluttu toiminto listasta vasemmalla painikkeella. Koko taulukon saa helposti pois viemällä kursorin taulukon päälle ja klikkaamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa neliötä hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valitsemalla sieltä Poista taulukko Poista toiminnot riveille ja sarakkeille Rivi poistetaan esim. maalaamalla rivi painamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla sieltä poista koko rivi. Toinen mahdollisuus on viedä kursori siihen kohtaa taulukkoa, jota halutaan muuttaa ja valitsemalla hiiren oikeanpuoleisesta listasta Poista solut. Vastaavasti voidaan poistaa koko sarake. Sisällön sovitus Taulukon sisältö voidaan sovittaa eri tavalla maalaamalla solut ja hiiren oikeanpuoleisen painikkeet listasta valitaan Sovita 10.4 Solun jakaminen ja yhdistäminen taulukossa Tietty solu voidaan jakaa taulukossa useammaksi soluksi seuraavasti: Vie kursori jaettavaan soluun ja valitse hiiren oikean puolen näppäimen listasta Jaa Solut

11 Anna Sarakkeita-kohdan arvoksi soluun tulevien sarakkeiden määrä ja rivejä -kohtaan anna soluun tulevien rivien lukumäärä. 11 Solujen yhdistäminen taulukossa Maalaa yhdistettävät solut ja valitse hiiren oikean puoleista listasta Yhdistä solut. 11.Sarkainten käyttäminen Tekstin asemointiin voidaan käyttää taulukko siten että jätetään taulukostareunavärit pois. Asemoinnin voi myös tehdä sarkaimilla. Jokaisella rivillä voi olla erilaiset sarkainasetukset ja tämä hankaloittaakin niiden käyttämistä, jos periaatteita ei tunne. Vie kursori riville, jolle teet sarkaimet. Aloit niiden tekeminen siten, että valitse ensin sarkaintyyli vasemalla olevasta painikkeesta (1). Klikkaa niin monta kertaa, että haluamasi tasaus tulee voimaan. Tämän jälkeen kllikkaa vasemmalla painikkeella viivaimen kohtaa siinä kohtaa, johon teet sarkaimen. Esim. Alapuolen kuvassa on lisätty seuraavat sarkaimet. 2 cm, vasentasaus; 6 cm keskitetty, 10 cm oikea tasaus; 14 cm desimaali Sarkaimen saa poistettua siten, että sarkaimesta otetaan kiinni hiirellä ja vedetään alaspäin. Siirry sarkaimeen sarkainpainikkeella. maanantai päivä sade 1,25 maanantai ilta puolipouta 0,5 12 Lisää kuva tai muoto Kuvan lisäys. Asiakirjaan voi tuota kuvia esim. siten, että ensin on kopioinut leikepöydälle kuvan ja sen voi sitten liittää asiakirjaan liitä toiminnolla. Kuvan voi myös hakea tiedostona seuraavasti. Valitse lehti Lisää ja sieltä Kuvat Hae kuvatiedosto ja lisää se. Kuvan asemointi tektin suhteen tapahtuu siten, että vie kursori kuvan päälle ja klikkaa oikealle ilmestyvää kuvaketta. Valitse rivitystyyli. Vie kursori vaihtoehdon päälle, niin näet millaisesta rivityksestä on kyse Kuvan kokoa voi muuttaa klikkaamalla kuvaa ja veyttämällä nurkkiin ilmestyneistä pallukoista. Kuvan saa pois klikkaamalla kuvaa, niin että reunukset näkyvät ja painamalla DEL- painiketta.

12 Muodon lisäys: Valit4e Lisää ja sieltä Muodot. Valitse haluttu muoto ja klikkaa se asiakirjaan. Voit siirtää paikkaa ja tehdä samat rivitystoiminnot kuin kuvan lisäyksessä. Kun aktivoit kuva, niin Ylös ilmestyy valinta Piirtotyökalut. Sitä klikkaamalla saadaan muodon muokkaamiseen tarvittavat työkalut. 12