Henkilöstösuunnitelma

Transkriptio

1 Henkilöstösuunnitelma Päiväys Toimiala Tulosyksikkö Työyksikkö Palveluliiketoimi Espoo Kiinteistöpalvelut 1. Yksikön perustehtävä, palvelut ja asiakasryhmät Strategian mukaan huolehdimme kaupungin rakennusten, laitteiden ja kiinteän omaisuuden hoidosta ja toimialojen tarvitsemien tilapalvelujen (omistaja - ja käyttäjäpalvelut) tuottamisesta. Liikelaitoksessa on kuusi palveluyksikköä, jotka ovat Tuotannon tuki, Aula- ja turvallisuus-, Siivous- ja Kiinteistönhoitopalvelut sekä Rakennustekniset kunnossapitotyöt ja Talotekniset palvelut. Espoo Kiinteistöpalvelu -liikelaitoksen toiminta-ajatuksena on tuottaa rakennusten korjaus- ja kunnossapito-, kiinteistönhoito-, siivous- ja aula- ja turvallisuuspalvelut laadukkaasti ja tehokkaasti yhteistyössä tilaajan ja käyttäjien kanssa niin, että tiloissa on hyvä työskennellä ja toimia. Liikelaitoksen hoidettavana on noin kiinteistöä, joiden tilavuus on noin 4,68 milj. m 3 ja huoneistopinta-ala hm 2. Kouluja ja päiväkoteja näistä kiinteistöistä on noin 400 kpl. 2. Espoo-tarinan, valtuustokauden tavoitteiden, tulostavoitteiden ja toiminnan kehittämisen henkilöstövaikutukset. Espoo-tarinan päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet jakautuvat kolmeen näkökulmaan: Asukkaat ja palvelut, Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys sekä Resurssit ja johtaminen. Espoo Kiinteistöpalvelut on avannut nämä tavoitteet tuloskorttiinsa. Tuloskortit löytyvät Essistä (Työkalut > Tuloskortit). Kaikki liikelaitokselle asetetut tavoitteet, erityisesti TATU -tavoitteet tulevat vaikuttamaan henkilöstöön. Muutos: Kaksinkertaisen resursoinnin purku Tilakeskuksen L3 -kiinteistönhoitoalueen kilpailuttaminen Kilpailutettujen markkinoiden hyväksikäyttö vaikuttaa kaikissa palveluyksiköissä: siivous-, vahtimestari-, kiinteistönhoito, kunnossapito Arvio henkilöstövaikutuksista: Henkilöstösiirrot liikelaitos/toimialatasolla Hankinnat keskitetään PALI/Hankintapalveluihin. Keskittämisessä siirretään kolme vakanssia, joista kaksi vakanssia työntekijöineen. Rakennustekniset kunnossapitotyöt -palveluyksikön Rakennuttamispalvelut toimii yhteysyksikkönä Hankintapalveluihin. Tuotannon tuesta siirtyy kaksi vakanssia Rakennustekniset kunnossapitotyöt palveluyksikköön. Rakennuttamisen ja valvonnan resurssia pitää edelleen vahvistaa, hankinnan ja valvonnan prosessointi käynnistetään. Osaaminen varmistetaan henkilökoulutuksilla ja hyvällä perehdytyksellä. Kiinteistönhoidon L3 alueen uloskilpailutus johtaa henkilösiirtoihin L3 alueelta muille kiinteistönhoitoalueille (noin 7 kiinteistönhoitajaa). Jos tilaaja kilpailuttaa lisää alueita 2015 alkaen, tulee kiinteistönhoidossa eteen henkilöstöresurssien ylimitoitus. Saattaa aiheuttaa vähintään henkilösiirtoja toimialojen ja liikelaitosten välillä. Palvelustrategian laadinta aloitetaan, tehdään selvitystä siitä, mitkä palvelut on kaupungille edullisemmat tuottaa ostopalveluina. Eläkkeelle jäävien tilalle ei rekrytoida uusia työntekijöitä. Palvelujen tuottaminen pienemmillä henkilöstömäärillä saattaa aiheuttaa

2 Siivouspalvelujen uusien alueiden kilpailuttaminen ulos Vahtimestaripalvelujen siirtyminen myös koulujen osalta ostopalveluihin Kunnossapitopalvelut lisäävät palvelujen ostoa (nyt noin %), tavoite jatkossa % Laitoshuoltajien rekrytointia vähennetään, samoin tulee selvitettäväksi millaisilla palveluohjaaja ja aluepäällikköresursseilla palvelujen ostoa jatkossa hallitaan. Eläkkeelle jäävien tilalle ei rekrytoida uusia työntekijöitä. Palvelujen tuottaminen pienemmillä henkilöstömäärillä saattaa aiheuttaa Eläkkeelle jäävien tilalle ei rekrytoida uusia työntekijöitä. Palvelujen tuottaminen pienemmillä henkilöstömäärillä saattaa aiheuttaa Ammattimiesten rekrytointia ei tehdä. Määritetään vähimmäistaso oman työn osuudelle palvelujen ostamisesta ja päivitetään hankintojen ja valvonnan prosessit. Kiinteistönhoidon siirtyminen kahteen alueeseen ja kahden kunnossapitoyksikön yhdistäminen Talotekniset palvelut -palveluyksiköksi Nimikemuutoksia ja tehtäväkuvan muutoksia on tulossa. Palvelujohtajan ja työpäällikön vakanssit muutetaan uusiin tehtäviin soveltuviksi. Apuvälinekorjaukset uudelleen organisoidaan Aiheuttaa nimikemuutoksia ja muutoksia esimiehisyydessä. Asiakas ja asukaslähtöisyyden kasvattaminen Asiakasvastaavien/päälliköiden lisääminen organisaatioon vakanssi- ja tehtävämuutoksilla. Aloitetaan SOTEN asiakkuudesta. 3. Nykyinen henkilöstörakenne. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus (eläkkeelle jäävät sekä muu vaihtuvuus) Tunnuslukuja (trendiajo, jossa mukana kuukausipalkkaiset ja tuntipalkkaiset ). Henkilöstöä 632, joista vakinaisia on 603 ja määräaikaisia 25. (työllistettyjä 4) Naisia on henkilöstöstä 328 ja miehiä 304. Vakinaisten miesten keski-ikä on 48,94 v ja naisten 48,91 v. Vakinaisia 60 v täyttäneitä liikelaitoksen työntekijöistä on 94 eli 15,6 %. Liikelaitoksen suurimmat henkilöstöryhmät ovat laitoshuoltajat 298, kiinteistönhoitajat 94, vahtimestarit 68 ja kirvesmiehet 19. Suurin osa kentällä työskentelevistä työntekijöistä ovat ammattitutkinnon suorittaneita. Muut liikelaitoksessa työskentelevät ovat suorittaneet koulu- tai opistotasoisen tutkinnon. Palveluyksiköiden johto on opisto-, AMK ja ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita. Henkilöstömäärä on laskenut 13:lla edellisestä vuodesta. Pääosa henkilöstöstä työskentelee palvelutuotannossa Aula- ja turvallisuuspalveluissa vahtimestareina, Siivouspalveluissa laitoshuoltajina, Kiinteistönhoidossa kiinteistönhoitajina ja Kunnossapidossa kirvesmiehinä ja muina ammattimiehinä. Tuotannon tuki -palveluyksikössä, jonka tehtävänä on muiden liikelaitoksen palveluyksiköiden avustaminen ja toiminnan kehittäminen yhteisissä liikelaitoksen asioissa, työskentelee kolmetoista henkilöä. Tuotannon tuen kaksi painopistealuetta ovat henkilöstöhallinto ja talouspalvelut. 4. Yksikön henkilöstösuunnitelma ja toimenpiteet Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä (tilanne ). Arvion on perustuttava kohdassa 2. esitettyihin henkilöstövaikutuksiin. Toteuma 12/ / / / /2017 Vakinaisia Määräaikaisia Yhteensä:

3 5. Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Ryhmä Arvio lukumäärästä (per vuosi) Toteuma Oppisopimuskoulutettavat (rekrytoiva oppisopimuskoulutus) Palkattomat harjoittelijat Palkalliset harjoittelijat Kesätyöntekijät Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkattavat (palkkaus enintään kolmeksi vuodeksi/maahanmuuttaja) Juniorimallilla palkattavat (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Palkkatuella työllistettävät Siviilipalvelusmiehet Miten yksikön henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monimuotoisuussuunnittelu (ikä, sukupuoli, monikulttuurisuus, osatyökykyisyys) ja tasa-arvonäkökulma? Tavoitteena on lisätä maahanmuuttajataustaisten määrää myös kiinteistönhoidon ja kunnossapidon palvelualueilla. Siivouspalveluissa maahanmuuttajien osuus työvoimasta on jo yli 35 %. Tavoitteeseen pyrkimisessä käytetään kaupungin luomia tuettuja rekrytointimalleja. Koska vakituisten työntekijöiden rekrytointia ei tehdä, työntekijöiden saannin osittaiseksi turvaamiseksi rekrytoidaan ja koulutetaan myös oppisopimusopiskelijoita ja palkallisia oppilaitosharjoittelijoita. Tavoitteena olisi tutkinnon suorittamisen jälkeen kiinnittää koulutettu tutkinnon suorittaja vapaaseen vakanssiin jos se on mahdollista ja työtä on tarjolla. Työkykyarviointeja tehdään ja tuetaan työkyvyn jatkumista soveltaen määräaikaisten osatyökyvyttömyyseläkkeiden käyttöä työhön sopeutumisessa. Tavoitteena on, että yhdelle vakanssille saadaan kaksi osa-aikaista työntekijää. Työntekijän jäädessä eläkkeelle varmistetaan tiedon siirtyminen avainhenkilön päällekkäisrekrytoinnilla ja perehdyttämällä seuraajat. Liikelaitoksessa toimitaan tasa-arvoisesti, yhdenvertaisesti ja syrjimättömästi kaikissa tehtävissä ja toiminnassa. Liikelaitoksen rekrytoinneissa huomioidaan molemmat sukupuolet ja kansalaisuudet tasaarvoisesti. Syrjintää eikä rasismia ei sallita. Osaaminen. Kuvataan kriittisten osaamisalueiden nykyiset vahvuudet ja kehittämiskohteet. Ammatillinen osaaminen - asiantuntijuus Vahvuudet: Motivoitunut henkilöstö, itsensä kehittämishalu. Kannustetaan työntekijöitä tutkinnon suorittamiseen työn ohella, suunnitellaan omia koulutuskokonaisuuksia osaamisen kehittämiseksi, käytetään kouluttamisessa liikelaitoksessa olemassa olevaa osaamista. Kehittämiskohteet: Siivouksen ja kiinteistönhoidon tehtäviin on vaikea rekrytoida uusia ammattilaisia. Kehitetään oppisopimusoppilaiden, palkkatuettujen ja oppilaitosharjoittelijoiden rekrytointia ja työnohjausta. Organisaatiotaidot: johtaminen, yhteistyö, vuorovaikutus, oppimiskyky, muu <mikä> Vahvuudet: Motivoitunut henkilöstö, tahto kehittää palveluja. Kehittämiskohteet: Sisäisen yhteistyön parantaminen, esimiestaitojen yhdenmukaistaminen, alaistaidot, asiakkuusosaaminen ja asiakkuuden ymmärtäminen Tietotaidot: tietotekniikka, työkalut, kielet, muu <mikä> Vahvuudet: Innostus uuden järjestelmän käyttöönottoon, uuden tuotantojärjestelmän käyttöönoton valmistelu ja sen koulutuksen valmistelu. Tietotekniikkataidot esimiehillä hyvällä tasolla.

4 Kehittämiskohteet: Kentän työntekijöiden tietotekniikkataitojen parantaminen, uuden järjestelmän hallinnan oppiminen ja sopivien laitteiden (mobiilivalmius) hankinta ja käyttöönotto. Yksikön osaamisen kehittämisen suunnitelma (perustuen kohdan 7. Osaaminen kehittämiskohteisiin) Tavoite ja kehityskeskustelut aloitetaan vuosittain liikelaitoksen johdosta syyskuussa. Edetään syksyn ja kevään aikana läpi kaikkien organisaatiotasojen. Tavoitteena kehityskeskusteluissa on pitää pääsääntöisesti henkilökohtaiset keskustelut. Suurien ryhmien kuten laitoshuoltajien ja kiinteistönhoidon osalta on mahdollista pitää pienryhmäkeskusteluja. Kehityskeskustelut raportoidaan omalle esimiehelle ja keskusteluissa esille nousseet ideat ja kehityskohteet huomioidaan mahdollisuuksien mukaan käytännössä. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet: Työntekijät osallistuvat kaupungin ja toimialan tarjoamaan koulutukseen palveluyksikön johdon ja työntekijän yhteisen kehityssuunnitelman mukaan. Liikelaitoksessa koulutetaan omia työntekijöitä ns. täsmäkoulutuksilla ja tuetaan työn ohella omaehtoista opiskelua. Palveluyksiköistä osallistutaan johdon päätöksellä vuosittain pidettäviin alan messuihin ja päiviin, joista haetaan uusinta tietoa palvelujen tuottamiseen. Tällaisia tapahtumia ovat vuosittaiset siivousalan, rakennusalan, turvallisuusalan, kiinteistönhoidon, rakennusautomaation ja talotekniikan erilaiset tapahtumat ja päivät. Palveluyksiköiden johto linjaa vuosittain osallistumisen näihin tapahtumiin niin, että toiminta on yhtenäistä liikelaitos tasolla. Koulutukset, joiden pitää olla tietyillä työntekijöillä aina voimassa: EA koulutus: työnjohtotaso (rakennusmestarit, palveluohjaajat, työnjohtajat, aluepäälliköt), sähköyksikön kaikilla työntekijöillä voimassa oleva taito, muissa yksiköissä noin 5 % työntekijöistä (palveluyksikön johtaja linjaa, sovitaan liikelaitostasolla kaksi kertaa vuodessa), Työturvallisuuskortti: työnjohto, kiinteistönhoidon ja kunnossapidon kaikki työntekijät Tulityökortti: Sähköyksikön kaikki työntekijät, LVIA - kunnossapidon kaikki työntekijät ( alkaen Talotekniset palvelut yksikkö), Rakennustekniset kunnossapitotöistä ja Kiinteistönhoidosta tarvittava määrä kortin omaavia Alkusammutus koulutus: vahtimestarit Henkilönostimien käyttökoulutus: kunnossapidon ja kiinteistönhoidon laitteita käyttävät työntekijät, työnjohto Hygieniapassi henkilöillä jotka käsittelevät työssään elintarvikkeita: laitoshuoltajat Siivoustyön perusteet: uudet laitoshuoltajat Seuraavista suuremmista koulutuskokonaisuuksista sovitaan vuosittain liikelaitoksen johdon kesken RAPE rakennuttamisen perusteet tai muu vastaava koulutus. rakennuttajat ja valvojat: koskee kaikkia kunnossapidon yksiköitä KOKO Kosteusvaurioiden korjaamisen koulutus ja tutkinto; rakennusmestarit Sähkötyöturvallisuus SFS 6002-koulutus: sähköteknisiä asiantuntijatöitä tekevät SÄTKY - koulutus 1/2 henkilölle: sähköteknisiä asiantuntijatöitä tekevät S1/S2 tutkintoon osallistumismahdollisuus kiinnostuksen mukaan: sähköteknisiä asiantuntijatöitä tekevät Kiinteistönhoidon perus-, ammatti- tai erikoisammattitutkinto; kiinteistönhoitajat Vartijan tai virastomestarin ammattitutkinto: vahtimestarit Toimitilahuoltajan perustutkinto tai laitoshuoltajan ammattitutkinto: laitoshuoltajat Työpaikkaohjaajan koulutus: kaikkien yksiköiden työnjohto tarpeen mukaan; palveluohjaajat, työnjohtajat Siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto: palveluohjaajat Jet- Johtamisen erikoisammattitutkinto: aluepäälliköt Siivousteknikon erikoisammattitutkinto: aluepäälliköt Työmäärämitoitukseen liittyvät koulutukset: työnmitoitusta tekevät palvelusuunnittelijat eri yksiköissä Kielikoulutus; laitoshuoltajat ja muut suomenkielen koulutusta tarvitsevat Muut kaupungin tarjoamat ajankohtaiskoulutukset Hankintalain muutoksiin liittyvät koulutukset Henkilöstöasioiden tiedon päivittäminen Tietotekniset koulutukset (word, excel, powerpoint)

5 Jokaisessa yksikössä on käytössä liikelaitoksen ja kaupungin perehdytysmateriaali. Palveluyksiköt laativat omat perehdytysoppaansa johon lisätään palveluyksikön tärkeimmät työturvallisuusohjeet. Valmistaudutaan eläkkeelle jäävien osalta tiedon siirtoon juniorille vierihoidolla ja avainhenkilön päällekkäisrekrytoinnilla Tehtävien kierrättäminen / työtehtävien uudelleen suunnittelu Mentorointi tarvittaessa Työkykyarvioinneissa esiin tulee usein halukkuutta uusiin tehtäviin. Yritetään järjestään työkokeilumahdollisuuksia eri palveluyksiköissä tarpeen mukaan.