Henkilöstösuunnitelma

Transkriptio

1 Henkilöstösuunnitelma Päiväys / / Toimiala Tulosyksikkö Työyksikkö Kaupunkisuunnittelukeskus TYT 1. Yksikön perustehtävä, palvelut ja asiakasryhmät Kaupunkisuunnittelukeskuksen tehtävänä on luoda maankäytön suunnittelun ja kaavoituksen kautta edellytykset viihtyisälle, toimivalle ja turvalliselle asuin- ja elinympäristölle. Tavoitteena on tuottaa kaupungin kehityksen turvaavia yleiskaavoja ja asemakaavoja sekä niihin liittyviä kehittämissuunnitelmia ja liikennesuunnitelmia. Kaavaprosesseissa tehdään yhteistyötä hankkeiden, maanomistajien ja muiden osallisten kanssa. 2. Espoo-tarinan, valtuustokauden tavoitteiden, tulostavoitteiden ja toiminnan kehittämisen henkilöstövaikutukset. Ksk:n ylätason tavoitteet johdetaan Espoo-tarinasta ja teknisen toimialan tarinasta. Maankäytön suunnittelun painopistealueet ja erityisteemat kaudelle on hyväksytty kaavoitusohjelmassa (kh 11/2013). Vuosittain laadittava ja kerran kaudessa tarkistettava keskuksen työohjelma yksilöi kaavoituskohteet ja aikatauluttaa ne. Työohjelma sisältää myös liikennesuunnittelun kohteet sekä keskuksen kehittämishankkeet. Tärkein määrällinen tavoite on pääkaupunkiseudun ja ympäristökuntien maankäytön, asumisen ja liikenteen (MAL) aiesopimuksen asuntotuotantoa koskeva velvoite eli edellytysten luominen vuosittain uuden asunnon rakentamiselle. Tämän lisäksi kaupunginhallituksen tila- ja asuntojaos on asettanut määrällisen tavoitteen: kaupunkisuunnittelulautakunnan kautta hyväksyttäväksi on saatava vuosittain vähintään k-m 2 asuinrakennusoikeutta. Vuodesta 2016 lähtien korotettu MAL-sopimuksen mukainen tavoite on k-m 2 kaupungin hyväksymää asuinrakennusoikeutta vuodessa. Länsimetron rakentamisen jatkaminen ja siihen liittyvät sopimustarkistukset tuovat lisää haastetta maankäytön suunnitteluun. Lisäksi valtuustosopimuksessa ja lautakuntasopimuksessa on tavoitteita, joita keskus edistää kaupungin strategisten tavoitteiden lisäksi. Espoo-tarinan päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet jakautuvat kolmeen näkökulmaan: Asukkaat ja palvelut: kaupungilla on kaavalliset ja kunnallistekniset valmiudet asunnon vuosituotannolle, asukkaiden tyytyväisyys toimialan järjestämiin palveluihin on vähintään edellisen mittauksen tasolla. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys: luodaan edellytykset Länsimetron jatkeen ja kaupunkiradan rakentamiselle. Varmistetaan Länsimetron, kaupunkiradan ja T3-alueen kehittämisen eteneminen. Varmistetaan suurten kehittämisprojektien ja metron asemanseutujen maankäytön tiivistäminen ja kaupungin investointien eteneminen. Metron asemaseutujen, Suurpellon, Espoon keskuksen, Finnoon ja Histan kehittäminen etenevät. Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä (HSL) on tiivistänyt yhteistyötä kaavoituksesta, maankäytöstä ja asumisesta vastaavien kaupunkien organisaatioiden kanssa. Tuottavuuden nousu vähintään 1,5 % vuodessa. TATU (kh ): Maankäytön periaatteiden ja linjausten kuvaaminen ja ajantasaistaminen tavoitteena nopeuttaa prosesseja ja edistää kaupungin maanluovutus- ja maankäyttösopimustulojen kertymistä. Laaditaan asemakaavoista kokonaistaloudellinen tarkastelu kaavan toteutumisen varmistamiseksi. Resurssit ja johtaminen: Kaupunkisuunnittelukeskuksen toiminnan kehittämisessä keskeisiä toimenpiteitä ovat avainprosessien tai toimintojen parantaminen (sähköinen asiointi ja asiakaspalvelu, lupaprosessi ja kaavaprosessi), toiminnan ja tehtävien selkeyttäminen ja yksiköiden yhteistyömuotojen kehittäminen (kaavatalous ja energiatarkastelut) ja henkilöstöjohtamisen ja työkulttuurin parantaminen

2 (ESJO-johtamisen projekti). Muutos: Länsimetron jatkeen toteuttamiseksi tehtävä sopimus edellyttää kaavoituksen nopeuttamista ja lisäämistä. Johtamisen kehittämisen pilotti Kaavoituksen nopeuttamispyrkimyksellä on myös samanaikaisen henkilöstöresurssin tarvetta lisäävä vaikutus, mikäli halutaan tehdä kaikki maankäyttö- ja rakennuslain (MRL) vaatimat selvitykset ja turvata myös niiden ajanmukaisuus. Raideliikenteen asemaympäristöjen maankäytön kehittämiseen liittyvien maankäyttötarkastelujen ja osayleiskaavojen lisääntyvä määrä lisää myös valmisteltavien asiakirjojen määriä. Arvio henkilöstövaikutuksista: Tarvetta lisätä osa-aikaisten harjoittelijoiden määrää avustaviin tehtäviin ja suunnata kaavoitusresursseja tavoitteen kannalta keskeisten kaavojen valmisteluun. Päälliköiden ja aluearkkitehtien ajankäyttö. Nopeuttamispyrkimys edellyttää nykyisten resurssien säilyttämistä ja sen lisäksi konsulttien käyttöä. Edellyttää suunnittelu- ja suunnittelua avustavan henkilöstön määrän riittävyyden varmistamista ja kehittämistä tilanteessa, joissa eläkkeelle siirtyvän henkilöstön määrä lisääntyy. Pientalotuotantoa tukevan, laaja-alaisen Espoon pohjois- ja keskiosien yleiskaavan käynnistäminen edellyttää MRL:n mukaisten laajojen vaikutusselvitysten tekemistä. Kaava- ja lupaprosessien kehittäminen ja seuranta. Kaavoituksen työohjelmaan vuodelle 2014 lisättiin asemakaavoja, jotta asemakaavavarannon riittävyys voidaan taata pitkällä tähtäimellä. Toimialan asiakaspalvelun kehittäminen - sähköisten palveluiden ja asiakkaille tarjottavan palvelun luotettavuus ja laatu. Lupatoimintojen uudistaminen edellyttää koulutusta ja lupa-asioiden kasautuminen resurssitarpeen arviointia. Lautakuntapalveluiden toiminnan sujuvuus, luotettavuus ja joustavuus on varmistettava oikein kohdennetuilla resursseilla ja osaamisella. Arvioidaan asiakaspalvelutoimintoja ja niihin kohdennettavia resursseja. 3. Nykyinen henkilöstörakenne. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus (eläkkeelle jäävät sekä muu vaihtuvuus) Henkilöstömäärä kaupunkisuunnittelukeskuksessa on 134, josta asemakaavayksikössä 55, yleiskaavayksikössä 23, liikennesuunnitteluyksikössä 24 ja palvelu- ja kehittämisyksikössä 32 henkilöä. Työntekijöistä 66 % on naisia ja 34 % miehiä. Osa-aikaisia työntekijöitä on 11 henkilöä. Juniorimallilla palkattuja on 2 henkilöä ja 1 henkilö hoitaa tehtäväänsä seniorivakanssilla. Henkilöstöstä 67 % on korkeakoulututkinto. Keskiasteen tutkinnon suorittaneita on 23 % ja perusasteen tutkinnon suorittaneita tai ilman tutkintoa olevien osuus on 10 %. Organisaatiossa keski-ikä on 46 vuotta (asemakaava 46 v, yleiskaava 46 v, liikennesuunnittelu 40 v ja palvelu ja kehittäminen 51 v). Suurin ikäryhmä on vuotiaat (22 % henkilöstöstä) ja yli 60- vuotiaita työntekijöitä on 23 kpl (17 % henkilöstöstä).

3 Henkilökohtaisen eläkeiän saavuttavien määrä/vuosi: Muu vaihtuvuus organisaatiossa vuosina on ollut 3 6 hlö/vuosi (2-4 % henkilöstöstä). 4. Yksikön henkilöstösuunnitelma ja toimenpiteet Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä (tilanne ). Pyritään TATU tavoitteiden ja periaatteiden mukaisesti suuntaamaan resursseja tarkoituksenmukaisesti mm. yhdistämällä ja muokkaamalla vapautuvia vakansseja toiminnan painopistealueisiin. Arvion on perustuttava kohdassa 2. esitettyihin henkilöstövaikutuksiin. Toteuma 12/ / / / /2017 Vakinaisia Määräaikaisia 10 4, joista yksi 5, joista yksi 5, joista yksi 5, joista yksi Yhteensä: Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Ryhmä Arvio lukumäärästä (per vuosi) Toteuma Oppisopimuskoulutettavat (rekrytoiva oppisopimuskoulutus) Palkattomat harjoittelijat Palkalliset harjoittelijat / osa-aikaiset harjoittelijat Kesätyöntekijät Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkattavat (palkkaus enintään kolmeksi vuodeksi/maahanmuuttaja) Juniorimallilla palkattavat (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Palkkatuella työllistettävät Siviilipalvelusmiehet Miten yksikön henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monimuotoisuussuunnittelu (ikä, sukupuoli, monikulttuurisuus, osatyökykyisyys) ja tasa-arvonäkökulma? Organisaation tehtävät edellyttävät pääosin hyvää suomen kielen taitoa ja soveltuvaa tutkintoa, mistä syystä ikä-, sukupuoli- tai muita tasa-arvonäkökulmia ei erityisesti voi painottaa rekrytoinnissa. Ikärakenteen muutokseen liittyviä tarpeita pyritään turvaamaan juniori- ja seniorivakansseilla. 7. Osaaminen. Kuvataan kriittisten osaamisalueiden nykyiset vahvuudet ja kehittämiskohteet. Ammatillinen osaaminen - asiantuntijuus Vahvuudet: Vahvuutena organisaatiossa on yleisesti henkilöstön ammatillisen osaamisen monipuolisuus ja monialaisuus. Ikäjakauma on tasainen ja kokeneet suunnittelijat pyrkivät siirtämään tietotaitojaan nuoremmille suunnittelijoille. Sisäistä koulutusta järjestetään kuukausittain. Ulkoista koulutusta hankitaan tarpeen mukaan.

4 Kehittämiskohteet: Henkilöstön pysyvyyttä pyritään edistämään luomalla innostava työympäristö, jotta käytännön ammatillinen ja paikallistuntemukseen perustuva kokemus pysyy organisaatiossa. Huomiota on kiinnitettävä koulutustarpeiden tunnistamiseen ja suunnitelmalliseen toteutukseen. Riskinä on ammattitaitoisen ja kaavoituskokemusta omaavan työvoiman riittävä saatavuus. Organisaatiotaidot: johtaminen, yhteistyö, vuorovaikutus, oppimiskyky Vahvuudet: Kehittämiskohteet: Organisaatio on uudistamisen jälkeen selkeä ja toimiva. Yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot ovat hyvällä tasolla. Johtamistaidot ovat hyvät ja kehitetään edelleen. Kaavaprosessin johtaminen. Organisaation tehtävistä viestiminen ja tehtäväsisältöjen avaaminen yhteistyömahdollisuuksien tunnistamiseksi on asetettava tavoitteeksi. Resurssien käyttöä rationalisoidaan ja kohdennetaan substanssitoimintaan mm. yhdistämällä avustavien tehtävien vakansseja ja muuttamalla ne kaavavalmisteluun. ESJOjohtamispilotti parantaa johtamisvalmiuksia, tiedon kulkua ja selkiinnyttää johtamisjärjestelmää. Kaavaprosessia, lupapalveluita ja lautakuntatoimintoja kehitetään jatkuvasti. Pyritään kehittämään monialaisen ammattiosaamisen työmenetelmiä. Yksiköiden yhteistyötä lisätään raja-aitojen madaltamiseksi. Henkilöstöjohtamisen kehittäminen. Kokouskäytäntöjen kehittäminen. Vuonna 2017 alkavan metropolihallinnon vaikutukset organisaatioon selvitetään ja mahdollisiin muutoksiin sopeudutaan. Muutos koskee erityisesti yleiskaavoitusta. Tietotaidot: tietotekniikka, työkalut, kielet Vahvuudet: Kaavaprosessit edellyttävät monenlaisten tietokoneohjelmien ja sovellusten käyttöä suunnitteluprosessin eri vaiheissa. Kehittämiskohteet: ATK-perus- ja täydennyskoulutustarve. Täsmäkoulutukset eri työvaiheissa. 3/4Dmallintaminen, toimistojärjestelmien käytön riittävä hallinta, Dynasty ja Trimble Locus, kaavatuotantoa tukevan karttapohjaisen paikkatieto- ja kaavataloustyömenetelmien kehittäminen. Nettisivut hyödynnettävyys ja tietosisältöjen tarkistaminen. 8. Yksikön osaamisen kehittämisen suunnitelma (perustuen kohdan 7. Osaaminen kehittämiskohteisiin) Tavoite- ja kehityskeskustelujen käytäntö ja ajoittuminen: Kehityskeskustelut käydään organisaatiossa alkuvuodesta. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet (eri yksiköissä painotus vaihtelee): Koulutus: Asemakaavayksikkö Yleiskaavayksikkö Liikennesuunnitteluyksik - kö Kuukausittain sisäistä koulutusta suurimmille ammattiryhmille. Koulutuksissa käsitellään ajankohtaisia asioita tarpeen mukaan. Koulutukset suunnittelee yksikön sisäinen koulutustyöryhmä. Vuosittain 1-2 suunnittelijaa osallistuu YTK-kurssille Ammatillisiin lisäkoulutuksiin osallistumista suositaan Jatkuvaa peruskoulutusta tarvitaan seuraavissa kokonaisuuksissa: - maankäyttö- ja rakennuslakikoulutus, - kaavan vaikutusten arviointi. - Asukasvuorovaikutuksen kehittäminen kaavoituksessa - ATK-ohjelmien kohdennettu koulutus - Projektin johto ja konsulttitöiden ohjauskoulutus - kaavaprosessikoulutus johtamisen koulutus - YTK täydennyskoulutus 5-vuotiskoulutusohjelman laatiminen on käynnissä Perehdytys Uusille työntekijöille määrätään oma Tavoitteena on nimetä henkilökohtainen jokaiselle uudelle henkilölle määrätään Perustietotekniikka ja toimistovälineiden käyttö haltuun, varmistetaan jokaiselle osaaminen keskeisissä toimistotöissä, ammatillisen osaamisen ylläpito keskeisissä tehtävissä, viestinnän ja vuorovaikutuksen osaamisen lisääminen ja mahdollisuudet laaditaan perehdytysaineisto

5 perehdyttäjä. Osastosihteeri perehdyttää palvelussuhdeasioihin, vanhempi kollega ammattiasioihin; kokonaisvastuu perehdyttämisestä on aluearkkitehdilla. perehdyttäjä uudelle työntekijälle. Huomioidaan myös juniori, kesätyöntekijä ja opiskelija sekä vieraskieliset työntekijät henkilökohtainen perehdyttäjä keskeisistä toiminnoista ja kaupunkisuunnittelukesku ksen yhteisistä toimintatavoista Mentorointi Eläkeikää lähestyvillä työntekijöillä hallussaan olevaa tietämystä pyritään jakamaan nuoremmille työntekijöille Mentorointi ja seniorivakanssien käyttö juniorivakanssien ohella eläkeikää lähestyvät jakavat tietämystään yksikön muille työntekijöille Tehtävien kierrättäminen / työtehtävien uudelleen suunnittelu Suunnittelijoilla on mahdollisuus mahdollista vaihtaa toiselle suunnittelualueelle tai työskennellä useammalla alueella. Tehtävien kierrättäminen, työtehtävien uudelleensuunnittelu, työkulttuurin parantaminen ja kehityskeskustelussa esiin tulleet asiat. suositaan töiden kierrättämistä työn jakaminen edellyttää yhteistyötä ja toiselta oppimista, varmistetaan tiedon siirto erilaisilla tehtäväkokonaisuuksilla varmistetaan kriittisten vaiheiden toteutus, mahdollistaa myös työtehtävien vaihtelevuuden Muu työssä oppiminen sparrausryhmällä tuetaan kaavoituksen valmistelutyötä ja jaetaan asiantuntemusta hyödynnetään stipendikukkaro itseopiskelun tukemiseen vastuualuekokouksissa käsitellään yksittäisiä työkokonaisuuksia ja sparrataan henkilöitä osaamisen jakaminen