Henkilöstösuunnitelma

Transkriptio

1 Henkilöstösuunnitelma Päiväys Toimiala Tulosyksikkö Työyksikkö TYT Kaupunkisuunnittelukeskus 1. Yksikön perustehtävä, palvelut ja asiakasryhmät Kaupunkisuunnittelukeskuksen tehtävänä on luoda maankäytön suunnittelun ja kaavoituksen kautta edellytykset viihtyisälle, toimivalle ja turvalliselle asuin- ja elinympäristölle. Tavoitteena on tuottaa kaupungin kehityksen turvaavia yleiskaavoja ja asemakaavoja sekä niihin liittyviä kehittämissuunnitelmia ja liikennesuunnitelmia. Suunnittelua tukevat liikennetiedon kerääminen, muu tutkimustoiminta sekä lautakunta-, asiakas- ja sisäiset palvelut. Kaavaprosesseissa tehdään yhteistyötä kuntalaisten, maanomistajien ja muiden osallisten kanssa. Asiakkainamme on tunnistettu rakentamisen ammattilaiset, satunnaiset tietoa kaipaavat, yhteistyökumppanit, päätöksentekijät ja sisäiset asiakkaat. 2. Espoo-tarinan, valtuustokauden tavoitteiden, tulostavoitteiden ja toiminnan kehittämisen henkilöstövaikutukset. Kaupunkisuunnittelukeskuksen ylätason tavoitteet johdetaan Espoo-tarinasta ja teknisen toimialan tarinasta. Maankäytön suunnittelun painopistealueet ja erityisteemat kaudelle on hyväksytty kaavoitusohjelmassa (kh 11/2013). Vuosittain laadittava ja kerran kaudessa tarkistettava keskuksen työohjelma yksilöi ja aikatauluttaa kaavoituskohteet. Työohjelma sisältää myös liikennesuunnittelun kohteet sekä keskuksen kehittämishankkeet. Tärkein määrällinen tavoite on pääkaupunkiseudun ja ympäristökuntien maankäytön, asumisen ja liikenteen (MAL) aiesopimuksen asuntotuotantoa koskeva velvoite eli edellytysten luominen vuosittain uuden asunnon rakentamiselle. Tämän lisäksi kaupunginhallituksen tila- ja asuntojaos on asettanut määrällisen tavoitteen: kaupunkisuunnittelulautakunnan kautta hyväksyttäväksi on saatava vuosittain vähintään k-m 2 asuinrakennusoikeutta. MAL-sopimuksen mukainen tavoite on k-m 2 kaupungin hyväksymää asuinrakennusoikeutta vuodessa. Länsimetron jatkaminen ja siihen liittyvät sopimustarkistukset tuovat lisää haastetta maankäytön suunnitteluun. Lisäksi valtuustosopimuksessa ja lautakuntasopimuksessa on tavoitteita, joita keskus edistää kaupungin strategisten tavoitteiden lisäksi. Espoo-tarinan päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet jakautuvat kolmeen näkökulmaan: Asukkaat ja palvelut: kaupungilla on kaavalliset ja kunnallistekniset valmiudet asunnon vuosituotannolle, asukkaiden tyytyväisyys toimialan järjestämiin palveluihin on vähintään edellisen mittauksen tasolla. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys: luodaan edellytykset Länsimetron jatkeen ja kaupunkiradan rakentamiselle. Varmistetaan Länsimetron, kaupunkiradan ja T3-alueen kehittämisen eteneminen. Varmistetaan suurten kehittämisprojektien ja metron asemanseutujen maankäytön tiivistäminen ja kaupungin investointien eteneminen. Metron asemaseutujen, Suurpellon, Espoon keskuksen, Finnoon ja Keran, Espoon pohjois- ja keskiosien (sisältäen Histan) sekä Kivenlahden kehittäminen etenevät. Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä (HSL) on tiivistänyt yhteistyötä kaavoituksesta, maankäytöstä ja asumisesta vastaavien kaupunkien organisaatioiden kanssa. Sujuvalla lupavalmistelulla tuetaan maankäytön strategisia tavoitteita. Resurssit ja johtaminen: Kaupunkisuunnittelukeskuksen toiminnan kehittämisessä keskeisiä toimenpiteitä ovat avainprosessien ja -toimintojen parantaminen (sähköinen asiointi ja asiakaspalvelu, lupaprosessi ja kaavaprosessi), toiminnan ja tehtävien selkeyttäminen ja yksiköiden yhteistyömuotojen kehittäminen (kaavatalous ja energiatarkastelut) ja henkilöstöjohtamisen ja työkulttuurin parantaminen. Muutos: Länsimetron jatkamisesta tehty sopimus edellyttää kaavoituksen nopeuttamista ja lisäämistä. Arvio henkilöstövaikutuksista: Tarvetta säilyttää osa-aikaisten harjoittelijoiden määrä avustavissa tehtävissä ja suunnata kaavoitusresursseja tavoitteen kannalta keskeisten kaavojen valmisteluun. Riittävät tukipalveluresurssit vuorovaikutustoimintaan:

2 vuorovaikutuksen ja viestinnän kehittäminen, ennakoivien vuorovaikutustyökalujen käyttöönotto, vuorovaikutuskäytäntöjen selkiyttäminen, vuorovaikutustilaisuuksien fasilitointi ja käytännön järjestelyt. Johtamisen kehittämisen pilotista saatujen tulosten käyttöönotto ja hyödyntäminen Päälliköiden ja lähiesimiesten ajankäyttö ja tehtäväkuormat. Keskuksen keskitettyjen sihteeritoimintojen toimintavarmuus edellyttää riittäviä resursseja. Vuonna 2015 tehdyn suunnitteluavustajien tehtävien ja resurssoinnin kokonaisselvityksen toteutusta jatketaan. ESKO-projektin yhteydessä tarkastellaan johtamismallin kehittämistä mm. arkistoinnin osalta.toimialalla selvitetään samassa yhteydessä arkistoinnin organisoitumista ja valmistautumista sähköiseen arkistointiin. Asemakaavavarannon riittävyys taataan pitkällä tähtäimellä. Kaavoituksen tehostamistavoitteella on merkitystä myös resurssien käytölle ja kohdentamiselle. Tavoittena on, että voidaan tehdä kaikki maankäyttöja rakennuslain (MRL) vaatimat selvitykset ja turvata myös niiden ajanmukaisuus. Raideliikenteen asemaympäristöjen maankäytön kehittämiseen liittyvien maankäyttötarkastelujen ja osayleiskaavojen lisääntyvä määrä lisää myös valmisteltavien asiakirjojen määriä. Tehostamistavoite edellyttää nykyisten resurssien säilyttämistä ja sen lisäksi konsulttien käyttöä. Edellyttää suunnittelu- ja suunnittelua avustavan henkilöstön määrän riittävyyden ja ammattitaidon varmistamista ja kehittämistä tilanteessa, joissa eläkkeelle siirtyvän henkilöstön määrä lisääntyy. Juniorivakansseja käytetään mahdollisuuksien mukaan hiljaisen tiedon siirtämiseen. Kaavatalouden merkityksen korostumisen myötä kunnallisteknisten selvitysten laatimisen ohjaamisen ja kehittämisen tarve on lisääntynyt. Lisäksi kaavakustannusten seurantaan ja -menetelmien kehittämiseen on asetettu vaatimuksia. Ydinprosessien (kaava-,päätöksenteko- ja lupaprosessin) kehittäminen ja seuranta. Kaavakustannusten laskentaan ja laskennan kehitystyöhön varmistetaan riittävät voimavarat ja valmiudet. Kaavaprosessien kehittämistä jatketaan. Lupatoimintojen uudistaminen edellyttää koulutusta ja lupa-asioiden kasautuminen resurssitarpeen arviointia. Sähköisten palveluiden hyödyntämiseen panostetaan. Lautakuntapalveluiden toiminnan sujuvuus, luotettavuus ja joustavuus on varmistettava oikein kohdennetuilla resursseilla ja osaamisella.

3 3. Nykyinen henkilöstörakenne. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus (eläkkeelle jäävät sekä muu vaihtuvuus) Henkilöstömäärä kaupunkisuunnittelukeskuksessa on 135 (vakansseja 127; vakituisia 126, määräaikaisia 9), josta asemakaavayksikössä 52+5 (vakansseja 52), yleiskaavayksikössä 25+3 (vakansseja 23), liikennesuunnitteluyksikössä 22+1 (vakansseja 22) ja palvelu- ja kehittämisyksikössä 27+0 (vakansseja 30) henkilöä. Työntekijöistä 67 % on naisia ja 33 % miehiä. Osa-aikaisia työntekijöitä on 7 henkilöä. Yksi henkilö hoitaa tehtäväänsä seniorivakanssilla ja yksi juniorivakanssilla. Henkilöstöstä 73 % on korkeakoulututkinto, joista 3 henkilöllä tutkijakoulutus. Keskiasteen tutkinnon suorittaneita on 22 % ja perusasteen tutkinnon suorittaneita tai ilman tutkintoa olevien osuus on 5 %. Organisaatiossa keski-ikä on 46 vuotta. Yli 60-vuotiaita työntekijöitä on 22 henkilöä (17 % henkilöstöstä). Maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden osuus on 2,24 % henkilöstöstä (äidinkieli muu kuin suomi tai ruotsi). Henkilökohtaisen eläkeiän saavuttaneiden ja saavuttavien määrä/vuosi: Ennen v Vuoteen 2019 mennessä henkilökohtaisen eläkeiän saavuttavat mm. 4 suunnitteluavustajaa, 1 aluearkkitehtia, 2 arkkitehtia ja 2 suunnittelupäällikköä sekä 1 yksikön päällikkö. Muu vaihtuvuus kaupunkisuunnittelussa on ollut 3 8 hlöä / vuosi (2-6 % henkilöstöstä) vuosina Vuoden 2015 tietoa ei ole käytettävissä. 4. Yksikön henkilöstösuunnitelma ja toimenpiteet Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä (tilanne ) Pyritään TATU tavoitteiden ja periaatteiden mukaisesti suuntaamaan resursseja tarkoituksenmukaisesti mm. yhdistämällä ja muokkaamalla vapautuvia vakansseja toiminnan painopistealueisiin. Johtamisjärjestelmän kehittäminen ESJO-pilotista saatujen suuntaviivojen mukaisesti. Asemakaavayksikköön tarvitaan toinen suunnittelupäällikkö johtamisjärjestelmän selkeyttämiseksi. Nykyisellä organisoinnilla yksikön esimiesten vastuunjakoa ei pysty järkevästi selkeyttämään ja päällikkö kuormittuu liikaa. Suunnittelupäällikön vakanssi esitetään muodostettavaksi yhdistämällä tiimien määrän vähentämisen johdosta tarpeettomaksi jäänyt projektipäällikön vakanssi ja tyhjänä oleva toimistosihteerin (palvelu- ja kehittämisyksikkö) vakanssi. Tukitoimintoja tarkastellaan kaupunkisuunnittelukeskuksen laajuisesti siten, että varmistetaan pääprosessien kannalta keskeiset toiminnot ja yhteistyö ja sijaistukset pelaavat. Esimerkiksi asemakaavayksikön henkilökunnasta noin viidennes työskentelee erilaisissa tukitoiminnoissa siten, että yhdestä tehtäväkokonaisuudesta vastaa yksi henkilö joko päätoimisesti tai sivutoimisesti. Suurin ongelma on ollut sijaisuuksien järjestäminen. Haasteena on ollut mm. - vastaavaa osaamista ei helposti löydy - työsykli tai työn määrä eri mahdollista sijaisuuksia - sopivin sijainen on eri yksikössä, jolloin käytännön järjestelyt on koettu työläinä Tutkitaan tehtävien järjestämistä erilaisilla tavoilla esim. - sihteeriringin tapaan koko keskuksen yhteisinä palveluina, ja varmistetaan sihteeringin riittävä resurssointi - yhdistettynä toiseen tehtävään yksikön sisällä - osatehtävien jakaminen toisella tavalla yksikön sisällä - vakanssin siirto toiseen tiimiin tai yksikköön - tehtävänkuvien muuttaminen - Lean-menettelyn hyödyntäminen eli tehtävien liinaus ja hukan vähentäminen (hukkajahti) - työtapojen muuttaminen

4 Arvion on perustuttava kohdassa 2. esitettyihin henkilöstövaikutuksiin. Toteuma 12/ / / / /2019 Vakinaisia (vakansseja) Määräaikaisia (harjoittelijoita) Yhteensä: Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Ryhmä Arvio lukumäärästä (per vuosi) Toteuma Oppisopimuskoulutettavat (rekrytoiva oppisopimuskoulutus) Palkattomat harjoittelijat (koulutukseen kuuluva) Palkalliset harjoittelijat / osa-aikaiset harjoittelijat Kesätyöntekijät Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkattavat (palkkaus enintään kolmeksi vuodeksi/maahanmuuttaja) Juniorimallilla palkattavat (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Seniorimallilla palkattavat Palkkatuella työllistettävät 1 1 Siviilipalvelusmiehet 1 1 1

5 6. Miten yksikön henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monimuotoisuussuunnittelu (ikä, sukupuoli, monikulttuurisuus, osatyökykyisyys) ja tasa-arvonäkökulma? Organisaation tehtävät edellyttävät pääosin hyvää suomen kielen taitoa ja soveltuvaa tutkintoa, mistä syystä ikä-, sukupuoli- tai muita tasa-arvonäkökulmia ei erityisesti voi painottaa rekrytoinnissa. Ikärakenteen muutokseen liittyviä tarpeita pyritään turvaamaan juniori- ja seniorivakansseilla. 7. Osaaminen. Kuvataan kriittisten osaamisalueiden nykyiset vahvuudet ja kehittämiskohteet. Ammatillinen osaaminen - asiantuntijuus Vahvuudet: Vahvuutena organisaatiossa on yleisesti henkilöstön ammatillisen osaamisen monipuolisuus ja monialaisuus. Ikäjakauma on tasainen ja kokeneet suunnittelijat pyrkivät siirtämään tietotaitojaan nuoremmille suunnittelijoille. Sisäistä koulutusta järjestetään kuukausittain. Ulkoista koulutusta hankitaan tarpeen mukaan. Kehittämiskohteet: Henkilöstön pysyvyyttä pyritään edistämään luomalla innostava työympäristö, jotta käytännön ammatillinen ja paikallistuntemukseen perustuva kokemus pysyy organisaatiossa. Huomiota on kiinnitettävä tasapuolisiin koulutustarpeiden tunnistamiseen ja suunnitelmalliseen toteutukseen. Yhdyskuntateknisen ja vuorovaikutusosaamisen lisäämiseen tulee kiinnittää huomiota. Ammattitaitoisen ja soveltuvaa työkokemusta omaavan työvoiman saatavuus varmistetaan (esimerkiksi juniorivakanssin hyödyntäminen). Organisaatiotaidot: johtaminen, yhteistyö, vuorovaikutus, oppimiskyky Vahvuudet: Organisaatio on uudistamisen jälkeen selkeä ja toimiva. Kaavaprosessin johtaminen. Yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot sekä johtamistaidot ovat hyvällä tasolla ja niitä kehitetään edelleen. Kehittämiskohteet: Keskuksen eri yksiköiden tehtävistä ja osaamisesta viestiminen sekä yhteistyön lisääminen. Resurssien käyttöä rationalisoidaan ja kohdennetaan substanssitoimintaan mm. yhdistämällä avustavien tehtävien vakansseja ja muuttamalla ne kaavavalmisteluun. Johtamisen kehittämisen pilotista saatujen tulosten käyttöönotto ja hyödyntäminen parantavat johtamisvalmiuksia, tiedon kulkua ja selkiinnyttää johtamisjärjestelmää. Kaavaprosessia, lupapalveluita ja lautakuntatoimintoja kehitetään jatkuvasti. Henkilöstöjohtamisen kehittäminen. Kokouskäytäntöjen kehittäminen. Tietotaidot: tietotekniikka, työkalut, kielet Vahvuudet: Monenlaisten tietokoneohjelmien ja sovellusten käyttö suunnitteluprosessin eri vaiheissa. Kehittämiskohteet: Tietotekniikan perustaitojen ja täydennyskoulutuksen tarve, lisäksi erikoisohjelmien käyttötaitoon tulee kiinnittää huomiota. Täsmäkoulutukset eri työvaiheissa. Toimisto- ja suunnitteluohjelmien käytön riittävä hallinta. Kaavatuotantoa tukevan karttapohjaisen paikkatieto- ja kaavataloustyömenetelmien kehittäminen. Nettisivujen hyödynnettävyys ja tietosisältöjen tarkistaminen. 8. Yksikön osaamisen kehittämisen suunnitelma (perustuen kohdan 7. Osaaminen kehittämiskohteisiin) Tavoite- ja kehityskeskustelujen käytäntö ja ajoittuminen: Kehityskeskustelut käydään organisaatiossa alkuvuodesta. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet (eri yksiköissä painotus vaihtelee): Koulutus Henkilökohtaiset koulutustarpeet käsitellään tavoite- ja kehityskeskustelujen yhteydessä vuosittain. Peruskoulutus on tarpeen säännöllisesti seuraavien teemojen osalta: maankäyttö- ja rakennuslaki ja muuta maankäytön suunnittelua koskeva lainsäädäntö, kaavan vaikutusten arviointi, asukasvuorovaikutuksen kehittäminen kaavoituksessa, kohdennettu tietotekniikan koulutus, projektin johtamisen koulutus, kaavaprosessikoulutus ja johtamisen koulutus. Lisäksi suositaan ammatillisiin lisäkoulutuksiin osallistumista.

6 Asemakaavayksikkö Yleiskaavayksikkö Liikennesuunnitteluyksik - kö Kuukausittain sisäistä Henkilöstöä kierrätetään Koulutuksiin koulutusta suurimmille eri rooleissa ainakin osallistumisen ammattiryhmille. oman yksikön sisällä tasapuolisuus Koulutuksissa käsitellään varmistetaan laatimalla ajankohtaisia asioita 5-vuotiskoulutusohjelma tarpeen mukaan YTK:n pitkä kurssi Yksikössä jatketaan käytäntöä, että tarjoudutaan avuksi muihin projekteihin omaaloitteisesti Vapautuvien vakanssien ja henkilöstön kierrätystä voisi harjoittaa koko toimialankin sisällä YTK:n pitkä kurssi YTK:n pitkä kurssi Liikennejärjestelmäkoulut us Palvelu- ja kehittämisyksikkö Palveluiden osalta perustietotekniikka ja toimistovälineiden käyttö ja riittävä osaaminen keskeisissä tukitoimitotehtävissä Ammatillisen osaamisen ylläpito keskeisissä tehtävissä Viestinnän ja vuorovaikutuksen osaamisen lisääminen ja monipuolinen hyödyntäminen Perehdytys Uusille työntekijöille määrätään oma perehdyttäjä. Sihteeririnki perehdyttää palvelussuhdeasioihin, perehdytysaineisto ajantasaista ja kattavaa ryhmätyötiloissa ja Essissä. Vanhempi kollega perehdyttää ammattiasioihin. Perehdyttämisen kokonaisvastuu on lähiesimiehellä. Mentorointi Pyritään hyödyntämään kokeneiden työntekijöiden ammattitaitoa ja siirtämään sitä nuoremmille. Käytetään juniori- ja seniorivakansseja, jos mahdollisuus tulee. Tehtävien kierrättäminen / työtehtävien uudelleen suunnittelu Asemakaavayksikkö Yleiskaavayksikkö Liikennesuunnitteluyksikkö Suunnittelijoilla on Tehtävien kierrättäminen, Tarjotaan mahdollisuus mahdollisuus vaihtaa työtehtävien laajentaa osaamista toiselle uudelleensuunnittelu, nykyisen tehtävän suunnittelualueelle tai työkulttuurin ulkopuolelle. työskennellä useammalla parantaminen ja alueella. kehityskeskustelussa Arvioidaan kriittisesti, esiin tulleet asiat. mitkä työt teetetään konsulteilla ja mitkä kannattaa tehdä itse. Palvelu- ja kehittämisyksikkö Tarkastellaan ydinprosessien toteuttamisessa tarvittavat tukitoiminnot kokonaisuutena, niissä tarvittava osaaminen ja riittävä resurssointi. Tiimityöskentelyä kehitetään edelleen. Muu työssä oppiminen Asemakaavayksikkö Yleiskaavayksikkö Liikennesuunnitteluyksikkö Sparrausryhmällä tuetaan Hyödynnetään kaavoituksen stipendikukkaroa valmistelutyötä ja jaetaan itseopiskelun tukemiseen. asiantuntemusta. Kehitetään yksikön oman osaamisen jakamista muille esim. tietoiskuja järjestämällä. Suunnittelijat ja lähiesimiehet sparraavat toisiaan. Tärkeimpiä ajankohtaisia aiheita käsitellään Liisuakatemian tilaisuuksissa tai tiimipalavereissa. Palvelu- ja kehittämisyksikkö Tiimirakenteella tuetaan monipuolista osaamista. Jaetaan tietoa ja kehitetään yhteistä osaamista mm. tietoiskuja järjestämällä.