Espoon kaupunki Pöytäkirja 6. 6 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta

Transkriptio

1 Sivu 1 / 1 677/ / Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Päivi Turunen, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Maija Lehtinen Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa tiedoksi. Käsittely Päätös Toimitusjohtajan sijaisena asian esitteli palvelujohtaja Aija Leino. Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Kiinteistöpalvelujen toiminnan riskikartoitus toteutettiin liikelaitoksen johdon ja konsernihallinnon riskipäällikön yhteistyöllä kevään aikana. Liikelaitoksen riskiprofiilissa on yhteensä 37 riskiä, joista 18 on hallinnoitu toimivalla tavalla, 19 on hallittu kohtalaisesti ja kahden riskin hallintakeinot eivät ole riittävät. Työ toiminnan riskien tunnistamiseksi, hallinnoimiseksi ja ennakoimiseksi jatkuu.

2 Sivu 2 / 2 Toimialojen kanssa on pidetty useita pieniä kehityskokouksia eri ajankohtaisten aihealueiden ympäriltä ja toimintaa on kehitetty saatujen palautteiden mukaan. Erityisesti on keskitytty uusien Apuvälinekorjauspalvelut ja Huoltokuljetukset -yksiköiden palvelujen kehittämiseen yhteistyössä Sosiaali- ja terveystoimen kanssa Puolarmetsässä ja Aurorakodissa. Puolarmetsän ja Aurorakodin sisäiset huoltokuljetukset siirtyivät liikelaitoksen palvelutuotteeksi 1.4 alkaen. Huoltokuljetusten palvelukuvaukset on päivitetty ja toimintaa kehitetään Sosiaali- ja terveystoimen. Puolarmetsän ja Aurorakodin henkilöstön sekä Espoo Cateringin kanssa. Tilakeskus-liikelaitoksen kanssa on pidetty kuusi seurantakokousta ja yksi yhteinen kehittämispäivä, jossa käsiteltiin kiinteistöjen kunnossapidon ja kiinteistönhoidon toimintaa ja liikelaitosten yhteistyön muotoja. Kiinteistönhoidossa otettiin käyttöön Tilakeskuksen hankkima Granlund Manager -huoltokirja. Liikelaitoksen kehityskokous eri toimialojen kanssa pidettiin Kehityskokouksista saadun palautteen perusteella toimialat ovat olleet kohtalaisen tyytyväisiä liikelaitoksen palvelujen ja toiminnan suuntaan ja saamiinsa palveluihin. Kehityskokouksessa nousi esiin erityisesti kehittämiskohteiksi käyttäjäpalvelujen laskutuksen yksinkertaistaminen ja tiedottamisen parantaminen. Palvelusopimukset ja palvelukuvaukset on päivitetty asiakkaiden kanssa vuoden alussa. Kunnossapidon korjausten tiedottamista on parannettu kevään aikana uuden viestintästrategian mukaisesti. Liikelaitoksen kunnossapidossa on ottanut käyttöön korjausten info-tiedotteet ja suuremmissa korjauksissa korjauskohteen työmaakyltit. Siivouspalveluissa toimistosiivouksen ja terveyskeskusten siivouksen mitoitusta on päivitetty. Toimistotiloissa käyttöön otettu 2Team -malli on lisännyt siivouksen tehokkuutta ja parantanut laatua. Asiakaspalveluosaamista on parannettu, lähes 600 työntekijää osallistui asiakaspalvelukoulutukseen. Lisäksi järjestettiin kiinteistönhoidolle kiinteistötraktoreiden koneenhallinta- ja ajokoulutusta. 2. Talous Valtuusto hyväksyi Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen tuloksen parannuksen 1,3 milj. eurolla. Budjetoidut menot pienennettiin siivouspalveluissa, joissa alennettiin henkilöstökuluja euroa sekä palvelujen ostoja euroa. Tulojen korotusta ei tehty. Alla oleva vertailu on tehty alkuperäiseen budjettiin. Liikelaitoksen tuloksen arvioidaan olevan 2,8 milj. euroa ylijäämäinen. Tuotannon tuen kulujen vyörytysten jälkeen yksiköiden tulokset ovat seuraavanlaiset: siivouspalveluissa ylijäämä on 2 milj.euroa, aula- ja turvallisuuspalveluissa ylijäämä on 0,6 milj. euroa, kiinteistönhoitopalvelujen ylijäämä on 0,4 milj. euroa ja kunnossapitopalvelut lähes budjetoidun mukainen alijäämä on 0,07 milj.euroa. Apuvälinekorjaukset ja hoitolaitosten huoltokuljetukset olivat yhteensä alijäämäiset 0,2 milj. euroa.

3 Sivu 3 / 3 Ylijäämät johtuvat toiminnan tehostamisesta sekä tilattujen korjaustöiden suuresta määrästä. Tilakeskus liikelaitoksen kanssa pidetään kerran kuukaudessa seurantapalaveri kunnossapidon ja kiinteistöhoidon kustannusten ja töiden seurannasta, joissa on sovittu vuosi- ja perusparannustöiden lisätilaukset sekä kiinteistöhoidon lumityöt sekä jätekustannusten ylitykset. Harmaan talouden torjuntamalli on käytössä. 2.1 Tuotot Toiminnan tuotot ovat 63,2 milj. euroa. Tulot nousivat 9,6 milj. euroa, johtuen uusista tilauksista. Kunnossapidossa vuosi- ja peruskorjauksissa tulot ylittivät 4,5 milj. euroa, kiinteistönhoidossa ylitys oli 0,7 milj. euroa, palveluverkkorahoilla tehtävistä muutostöistä tuotot kasvoivat 0,8 milj. euroa ja käyttäjäpalveluista 3,1 milj. euroa ja aula- ja turvallisuuspalveluissa 0,1 milj. euroa sekä ulkoisista tuloista 0,5 milj. euroa budjetoitiin nähden. 2.2 Kulut Toiminnan kulut ovat 60,2 milj. euroa. Kulut ylittävät korjatun budjetin 8,1 milj. eurolla. 2.3 Tulos Tilikauden tuloksen arvioidaan olevan +2,8 milj. euroa. Henkilöstömenot alittuivat 1,8 milj. euroa. ja palvelujen ostot ylitys on 7,8 milj. euroa alkuperäiseen budjettiin nähden, aineissa ja tarvikkeissa ylitys on 0,6 milj. euroa sekä vuokrissa 0,2 milj. euroa. (milj. euroa) Siivouspalvelut Rakennustekniset kunnossapitopalvelut Kiinteistönhoitopalvelut Aula- ja turvallisuuspalvelut Apuvälinekorjauspalvelut ja huoltokuljetukset Yhteensä TULOT MENOT TULOS Rah.kulut Poistot Yli-/alijäämä Siivouspalvelut ylittävät tulostavoitteen. Tuotannon tuen vyörytyksiin oli varattu selvästi toteutuneita enemmän varoja ja budjetoinnissa oli varauduttu 1 % tuottovaatimukseen, joka pudotettiin 0 %.ksi Lisäksi siivouspalvelut ovat ottaneet käyttöön uuden toimistosiivoustoimintamallin, joka on vähentänyt sijaisten tarvetta ja vapauttanut mitoitusta. Myös muu mitoitustyö etenee. Näin ollen henkilöstökustannukset ja palvelujen ostot ovat alentuneet. Vuonna 2014 siivouksen yksikköhintoja alennetaan -5%.

4 Sivu 4 / 4 Aula- ja turvallisuuspalvelut ylittävät tulostavoitteen. Aula- ja turvallisuuspalveluissa on kehitetty sijaistustoimintoa, jolla on saatu palvelujen ostot hallintaan. Kunnossapito alittivat tulostavoitteen. Kunnossapidon liikevaihto on kasvanut budjetista liki 10 milj. euroa. Palveluverkkotyöt sekä sisäilmakorjaukset ovat olleet merkittävä osa kasvaneesta liikevaihdosta. Kasvanut korjaustöiden määrä, on lisännyt myös menoja. Sähkötekniset kunnossapitotyöt palveluyksikön apuvälinekorjauspalvelut ovat alittaneet budjetin. Apuvälinekorjauspalvelut sisältävät myös huoltokuljetukset. Joulukuussa sosiaali- ja terveystoimelle hyvitettiin euroa. Kiinteistönhoitopalvelut ylittävät tulostavoitteen. Kiinteistönhoidossa on säästetty erityisesti henkilöstökuluissa koska sijaistuksiin ei ole otettu vuokratyövoimaa. Tuotannon tuki yksikkö alitti budjetin 0,436 milj. eurolla. Tuotannon tuen menot ovat 3 milj,euroa,. Pali / Hallinto- ja kehittämisyksikkö alensi laskutustaan eurolla. Lisäksi on saatu alennettua menoja henkilöstökuluissa 0,06 milj, euroa ja aine- ja tarvikehankinnoissa 0,4 milj eurolla. 2.4 Investoinnit Koki -tietopalvelun kehittämiseen on investoitu euroa (budjetti euroa). 3. Henkilöstö Espoo Logistiikasta siirtyi Puolarmetsän ja Aurorakodin huoltokuljetukset yksikön 9 työntekijää liikelaitokseemme 1.4. Huoltokuljetukset liitettiin Sähkötekniset kunnossapitotyöt palveluyksikön Apuvälinekorjauspalvelut yksikköön. Liikelaitoksessamme oli 659 työntekijää, joista 631 on vakituisia ja 28 määräaikaisia. Naisia on yhteensä 339 ja miehiä 320. Työntekijät palveluyksiköittäin jakautuvat seuraavasti, tuotannon tuki 12, siivouspalvelut 347, kiinteistönhoitopalvelut 114, aula- ja turvallisuuspalvelut 91 sekä rakennustekniset, sähkötekniset ja LVIA tekniset kunnossapitotyöt 95, joista tuntipalkkaisia on 43. Oppisopimusoppilaita oli yhteensä 17, joista yhdeksän kiinteistönhoidossa, neljä siivouspalveluissa, kaksi kunnossapidossa ja kaksi aula- ja turvallisuuspalveluissa. Työllistettäviä tai työkokeilussa oli seitsemän, joista 5 kiinteistönhoidossa ja 2 siivouspalveluissa. Kunta10 -kyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa työpistekokouksissa. Kyselyn tulosten perusteella esiin nousseet kehitysehdotukset otetaan käsittelyyn syksyn aikana. Kehityskeskustelut henkilöstön kanssa on käyty. Henkilöstön koulutukseen on panostettu. Ensiapu, tulityö ja työturvallisuuskoulutuksia on järjestetty liikelaitoksessa keskitetysti kaikille työntekijöille. Kiinteistönhoitajat ovat jatkaneet talotekniikkakoulutuksessa ja heille on järjestetty myös

5 Sivu 5 / 5 kalustonajokoulutusta yhteistyössä Espoo Logistiikan ja Omnian kanssa. Esimiehet ovat osallistuneet kaupungin johtamiskoulutukseen ja liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin. 4. Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutuu. 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet 1) Kohteessa palvelevat henkilöt toimivat yhteisvastuullisesti Kohdekohtaisten palvelujen yhteistyön kehittämissuunnitelma valmis 6/2013 Kohteen kokonaisetu on huomioitu palvelukonseptissa 12/2013 Tavoite toteutuu osittain. Projektin tavoitteena on käyttäjien arjen helpottaminen kohteissa Espoo Kiinteistöpalvelut liikelaitoksen työntekijöiden ja esimiesten yhteistoimintaa lisäämällä. Kehittämisen kohteiksi on valittu isot koulut (yli 400 oppilaan yläasteet ja lukiot), joissa liikelaitoksen työntekijöinä ovat vahtimestari, laitoshuoltaja ja kiinteistönhoitaja. Koulujen lisäksi pilottikohteina ovat toimineet suurimmat Sosiaali- ja terveystoimen kohteet, Espoon sairaala ja Aurorakoti. Näissä liikelaitoksen toimijoita on vielä enemmän kuin kouluissa koska siellä toimivat myös apuvälinekorjaajat ja huoltokuljetusten henkilöstöä. Myös Kalajärven monitoimitalo, jossa on useiden toimialojen käyttäjiä, valittiin kohteeksi. Projektissa parannetaan jatkossa esimiesten ja työntekijöiden yhteistyötä niin, että esimiesvastuu jaetaan kohteittain ja työntekijöiden yhteistyötä hiotaan niin, että toiminta on sujuvaa, tunnetaan toisten vastuualueet ja annetaan toisille apua ongelmatilanteissa. Projektin loppuvaiheessa myös käyttäjät otetaan mukaan kohdekokouksiin. Ensimmäinen tavoite on kuitenkin liikelaitoksen sisäisen yhteistyön kehittäminen. Tavoitteen toteuttaminen jatkuu myös vuoden 2014 päätavoitteena. Lopullinen tavoite on asiakaspalvelun parantaminen ja asiakasymmärryksen lisääminen. 2) Laskutusmenettely toimii Suunnitelma valmis 4/2013 Laskutus on oikea-aikaista 12/2013 Tavoite on toteutunut. Laskutus on manuaalista ja se tehdään adeilla tai Community-ohjelmalla. Laskutustilanne on saatu ajan tasalle ja laskutus

6 Sivu 6 / 6 perustuu aina palvelusopimuksiin ja yksittäisiin lisätilauksiin. Käyttäjäpalvelujen laskutus tehdään erillisenä laskutuksena. Tavoitteena on kehittää liikelaitoksen laskutusta niin, että laskutus tapahtuu jatkossa töittäin ja palveluittain, laskutuksen ajantasaisuus parantaa ennustettavuutta ja että laskutus tapahtuu automaattisesti tuotannonohjausjärjestelmän avulla. 3) Tuotannossa käytössä yhteiset toimintamallit Yhteiset toimintamallit on kehitetty 6/2013 Yhteiset toimintamallit ovat käytössä 12/2013 (omavalvonta, ostopalvelujen valvonta, viestintä) Tavoite toteutuu osittain. Tavoitteena on kehittää liikelaitoksen toimintaa niin, että kaikissa palveluyksiköissä ja palvelualueilla toiminta perustuu samoihin yhteisesti määriteltyihin prosesseihin. Yhtenäinen toiminta tehostaa palveluyksiköiden ja liikelaitoksen toimintaa ja taloudellisuutta. Tilakeskus -liikelaitos aloitti syksyllä 2013 Toimitilakäsikirja -projektin, johon liikelaitoksemme osallistuu. Toimitilakäsikirjassa kuvataan kaikki kiinteistöihin liittyvät palvelut ja toimitilakäsikirjan tuottajaosan päivitys luo meille perustan toimintamalleille. Toimintamallien yhtenäistämiseksi on tehty useita erillisiä ohjeita, jotka on tarkoitus koota yhteen toimintamallit - ja prosessit kansioon. Sisäisen vastuunjaon selventämiseksi on laadittu vastuunjakotaulukko, joka on jalkautettu palveluyksiköissä vuoden lopun aikana. Toimintamallien yhtenäistäminen jatkuu edelleen. Suuren avun siihen tuo käyttöönotettava toiminnanohjausjärjestelmä, jonka tilaaja on ostanut ja jonka käyttöön se meidät velvoittaa. Tiedoksi

7 Sivu 7 / 7