Liite 1. Henkilöstösuunnitelma

Transkriptio

1 Henkilöstösuunnitelma Päiväys / Toimiala Tulosyksikkö Työyksikkö TYT Kaupunkisuunnittelukeskus 1. Yksikön perustehtävä, palvelut ja asiakasryhmät Kaupunkisuunnittelukeskuksen tehtävänä on luoda maankäytön suunnittelun ja kaavoituksen kautta edellytykset viihtyisälle, toimivalle ja turvalliselle asuin- ja elinympäristölle. Tavoitteena on tuottaa kaupungin kehityksen turvaavia yleiskaavoja ja asemakaavoja sekä niihin liittyviä kehittämissuunnitelmia ja liikennesuunnitelmia. Suunnittelua tukevat liikennetiedon kerääminen, muu tutkimustoiminta sekä lautakunta-, asiakas- ja sisäiset palvelut. Kaavaprosesseissa tehdään yhteistyötä kuntalaisten, maanomistajien ja muiden osallisten kanssa. Asiakkainamme on tunnistettu rakentamisen ammattilaiset, satunnaiset tietoa kaipaavat, yhteistyökumppanit, päätöksentekijät ja sisäiset asiakkaat. 2. Espoo-tarinan, valtuustokauden tavoitteiden, tulostavoitteiden ja toiminnan kehittämisen henkilöstövaikutukset. Ksk:n ylätason tavoitteet johdetaan Espoo-tarinasta ja teknisen toimialan tarinasta. Maankäytön suunnittelun painopistealueet ja erityisteemat kaudelle on hyväksytty kaavoitusohjelmassa (kh 11/2013). Vuosittain laadittava ja kerran kaudessa tarkistettava keskuksen työohjelma yksilöi ja aikatauluttaa kaavoituskohteet. Työohjelma sisältää myös liikennesuunnittelun kohteet sekä keskuksen kehittämishankkeet. Tärkein määrällinen tavoite on pääkaupunkiseudun ja ympäristökuntien maankäytön, asumisen ja liikenteen (MAL) aiesopimuksen asuntotuotantoa koskeva velvoite eli edellytysten luominen vuosittain uuden asunnon rakentamiselle. Tämän lisäksi kaupunginhallituksen tila- ja asuntojaos on asettanut määrällisen tavoitteen: kaupunkisuunnittelulautakunnan kautta hyväksyttäväksi on saatava vuosittain vähintään k-m 2 asuinrakennusoikeutta. Vuodesta 2016 lähtien korotettu MAL-sopimuksen mukainen tavoite on k-m 2 kaupungin hyväksymää asuinrakennusoikeutta vuodessa. Länsimetron jatkaminen ja siihen liittyvät sopimustarkistukset tuovat lisää haastetta maankäytön suunnitteluun. Lisäksi valtuustosopimuksessa ja lautakuntasopimuksessa on tavoitteita, joita keskus edistää kaupungin strategisten tavoitteiden lisäksi. Espoo-tarinan päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet jakautuvat kolmeen näkökulmaan: Asukkaat ja palvelut: kaupungilla on kaavalliset ja kunnallistekniset valmiudet asunnon vuosituotannolle, asukkaiden tyytyväisyys toimialan järjestämiin palveluihin on vähintään edellisen mittauksen tasolla. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys: luodaan edellytykset Länsimetron jatkeen ja kaupunkiradan rakentamiselle. Varmistetaan Länsimetron, kaupunkiradan ja T3-alueen kehittämisen eteneminen. Varmistetaan suurten kehittämisprojektien ja metron asemanseutujen maankäytön tiivistäminen ja kaupungin investointien eteneminen. Metron asemaseutujen, Suurpellon, Espoon keskuksen, Finnoon ja Histan kehittäminen etenevät. Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä (HSL) on tiivistänyt yhteistyötä kaavoituksesta, maankäytöstä ja asumisesta vastaavien kaupunkien organisaatioiden kanssa. Resurssit ja johtaminen: Kaupunkisuunnittelukeskuksen toiminnan kehittämisessä keskeisiä toimenpiteitä ovat: - avainprosessien ja -toimintojen parantaminen (sähköinen asiointi ja asiakaspalvelu, lupaprosessi ja kaavaprosessi), - toiminnan ja tehtävien selkeyttäminen ja yksiköiden yhteistyömuotojen kehittäminen (kaavatalous ja energiatarkastelut) - henkilöstöjohtamisen ja työkulttuurin parantaminen. Tätä tuetaan kaupunkitasoisen ESJO-johtamisen projekti avulla. Projektissa seurataan erilaisia mittareita: o asiakastulokset luodaan mittaristo sekä segementointi asiakkuuksille o tuottavuuden parantaminen seurataan kaavojen lukumäärää (kpl ja k-m 2 ), kaavataloutta, kaavoituksen kestoa ja lupavalmistelun kestoa o henkilöstötulokset seurataan tyhy-matriisia o johtaminen toteutetaan kaksi 360 -palautetta

2 Muutos: Länsimetron jatkamisesta tehty sopimus edellyttää kaavoituksen nopeuttamista ja lisäämistä. Johtamisen kehittämisen pilotista saatujen tulosten käyttöönotto ja hyödyntäminen Arvio henkilöstövaikutuksista: Tarvetta säilyttää osa-aikaisten harjoittelijoiden määrä avustavissa tehtävissä ja suunnata kaavoitusresursseja tavoitteen kannalta keskeisten kaavojen valmisteluun. Päälliköiden ja lähiesimiesten ajankäyttö. Viestintää ja jalkauttamista sekä koko henkilöstön osallistamista. Asemakaavavarannon riittävyys taataan pitkällä tähtäimellä. Kaavoituksen nopeuttamispyrkimyksellä on myös samanaikaisen henkilöstöresurssin tarvetta lisäävä vaikutus, että voidaan tehdä kaikki maankäyttö- ja rakennuslain (MRL) vaatimat selvitykset ja turvata myös niiden ajanmukaisuus. Raideliikenteen asemaympäristöjen maankäytön kehittämiseen liittyvien maankäyttötarkastelujen ja osayleiskaavojen lisääntyvä määrä lisää myös valmisteltavien asiakirjojen määriä. Kaavakustannusten seurantaan ja -menetelmien kehittämiseen on asetettu vaatimuksia Nopeuttamispyrkimys edellyttää nykyisten resurssien säilyttämistä ja sen lisäksi konsulttien käyttöä. Edellyttää suunnittelu- ja suunnittelua avustavan henkilöstön määrän riittävyyden varmistamista ja kehittämistä tilanteessa, joissa eläkkeelle siirtyvän henkilöstön määrä lisääntyy. Juniorivakansseja käytetään hiljaisen tiedon siirtämiseen. Kaavakustannusten laskentaan ja laskennan kehitystyöhön varmistetaan riittävät voimavarat ja valmiudet. Kaava- ja lupaprosessien kehittäminen ja seuranta. Lupatoimintojen uudistaminen edellyttää koulutusta ja lupa-asioiden kasautuminen resurssitarpeen arviointia. Sähköisten palveluiden hyödyntäminen. Lautakuntapalveluiden toiminnan sujuvuus, luotettavuus ja joustavuus on varmistettava oikein kohdennetuilla resursseilla ja osaamisella. Vahvistetaan keskuksen juridisten asioiden käsittelyä rekrytoimalla maankäytön lupien ja lupavalitusten valmisteluun henkilö, joka samalla toimii keskuksen lakimiehen apuna.

3 3. Nykyinen henkilöstörakenne. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus (eläkkeelle jäävät sekä muu vaihtuvuus) Henkilöstömäärä kaupunkisuunnittelukeskuksessa on 145 (vakinaisia 131; määräaikaisia 14), josta asemakaavayksikössä 56, yleiskaavayksikössä 28, liikennesuunnitteluyksikössä 25 ja palvelu- ja kehittämisyksikössä 36 henkilöä. Työntekijöistä 66 % on naisia ja 34 % miehiä. Osa-aikaisia työntekijöitä on 15 henkilöä. Kaksi henkilöä hoitaa tehtäväänsä seniorivakanssilla ja yksi juniorivakanssilla. Henkilöstöstä 73 % on korkeakoulututkinto, joista 4 henkilöllä tutkijakoulutus. Keskiasteen tutkinnon suorittaneita on 23 % ja perusasteen tutkinnon suorittaneita tai ilman tutkintoa olevien osuus on 4 %. Organisaatiossa keski-ikä on 46 vuotta (asemakaava 45 v, yleiskaava 43 v, liikennesuunnittelu 42 v ja palvelu ja kehittäminen 52 v). Yli 60-vuotiaita työntekijöitä on 24 kpl (18 % henkilöstöstä). Maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden osuus on 1,5 % henkilöstöstä (äidinkieli muu kuin suomi tai ruotsi). Henkilökohtaisen eläkeiän saavuttaneiden ja saavuttavien määrä/vuosi: Ennen v Vuoteen 2018 mennessä henkilökohtaisen eläkeiän saavuttavissa on mm. 6 suunnitteluavustajaa, 2 aluearkkitehtia, 2 arkkitehtia ja 2 suunnittelupäällikköä sekä 1 yksikön päällikkö. Muu vaihtuvuus kaupunkisuunnittelussa on ollut 3 8 hlöä / vuosi (2-6 % henkilöstöstä) vuosina Yksikön henkilöstösuunnitelma ja toimenpiteet Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä (tilanne ). Pyritään TATU tavoitteiden ja periaatteiden mukaisesti suuntaamaan resursseja tarkoituksenmukaisesti mm. yhdistämällä ja muokkaamalla vapautuvia vakansseja toiminnan painopistealueisiin. Arvion on perustuttava kohdassa 2. esitettyihin henkilöstövaikutuksiin. Toteuma 12/ / / / /2018 Vakinaisia Määräaikaisia Yhteensä: Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Ryhmä Arvio lukumäärästä (per vuosi) Toteuma Oppisopimuskoulutettavat (rekrytoiva oppisopimuskoulutus) Palkattomat harjoittelijat Palkalliset harjoittelijat / osa-aikaiset harjoittelijat Kesätyöntekijät Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkattavat (palkkaus enintään kolmeksi vuodeksi/maahanmuuttaja) Juniorimallilla palkattavat (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Seniorimallilla palkattavat Palkkatuella työllistettävät Siviilipalvelusmiehet

4 6. Miten yksikön henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monimuotoisuussuunnittelu (ikä, sukupuoli, monikulttuurisuus, osatyökykyisyys) ja tasa-arvonäkökulma? Organisaation tehtävät edellyttävät pääosin hyvää suomen kielen taitoa ja soveltuvaa tutkintoa, mistä syystä ikä-, sukupuoli- tai muita tasa-arvonäkökulmia ei erityisesti voi painottaa rekrytoinnissa. Ikärakenteen muutokseen liittyviä tarpeita pyritään turvaamaan juniori- ja seniorivakansseilla. 7. Osaaminen. Kuvataan kriittisten osaamisalueiden nykyiset vahvuudet ja kehittämiskohteet. Ammatillinen osaaminen - asiantuntijuus Vahvuudet: Vahvuutena organisaatiossa on yleisesti henkilöstön ammatillisen osaamisen monipuolisuus ja monialaisuus. Ikäjakauma on tasainen ja kokeneet suunnittelijat pyrkivät siirtämään tietotaitojaan nuoremmille suunnittelijoille. Sisäistä koulutusta järjestetään kuukausittain. Ulkoista koulutusta hankitaan tarpeen mukaan. Kehittämiskohteet: Henkilöstön pysyvyyttä pyritään edistämään luomalla innostava työympäristö, jotta käytännön ammatillinen ja paikallistuntemukseen perustuva kokemus pysyy organisaatiossa. Huomiota on kiinnitettävä tasapuolisiin koulutustarpeiden tunnistamiseen ja suunnitelmalliseen toteutukseen. Ammattitaitoisen ja soveltuvaa työkokemusta omaavan työvoiman saatavuus varmistetaan (esimerkiksi juniorivakanssin hyödyntäminen). Organisaatiotaidot: johtaminen, yhteistyö, vuorovaikutus, oppimiskyky Vahvuudet: Organisaatio on uudistamisen jälkeen selkeä ja toimiva. Kaavaprosessin johtaminen. Yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot sekä johtamistaidot ovat hyvällä tasolla ja niitä kehitetään edelleen. Kehittämiskohteet: Keskuksen eri yksiköiden tehtävistä ja osaamisesta viestiminen sekä yhteistyön lisääminen. Resurssien käyttöä rationalisoidaan ja kohdennetaan substanssitoimintaan mm. yhdistämällä avustavien tehtävien vakansseja ja muuttamalla ne kaavavalmisteluun. Johtamisen kehittämisen pilotista saatujen tulosten käyttöönotto ja hyödyntäminen parantavat johtamisvalmiuksia, tiedon kulkua ja selkiinnyttää johtamisjärjestelmää. Kaavaprosessia, lupapalveluita ja lautakuntatoimintoja kehitetään jatkuvasti. Henkilöstöjohtamisen kehittäminen. Kokouskäytäntöjen kehittäminen. Tietotaidot: tietotekniikka, työkalut, kielet Vahvuudet: Monenlaisten tietokoneohjelmien ja sovellusten käyttö suunnitteluprosessin eri vaiheissa. Kehittämiskohteet: ATK-perus- ja täydennyskoulutustarve. Täsmäkoulutukset eri työvaiheissa. Toimisto- ja suunnitteluohjelmien käytön riittävä hallinta. Kaavatuotantoa tukevan karttapohjaisen paikkatieto- ja kaavataloustyömenetelmien kehittäminen. Nettisivujen hyödynnettävyys ja tietosisältöjen tarkistaminen. 8. Yksikön osaamisen kehittämisen suunnitelma (perustuen kohdan 7. Osaaminen kehittämiskohteisiin) Tavoite- ja kehityskeskustelujen käytäntö ja ajoittuminen: Kehityskeskustelut käydään organisaatiossa alkuvuodesta. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet (eri yksiköissä painotus vaihtelee): Koulutus: Asemakaavayksikkö Yleiskaavayksikkö Liikennesuunnitteluyksik - kö Kuukausittain sisäistä koulutusta suurimmille ammattiryhmille. Koulutuksissa käsitellään ajankohtaisia asioita tarpeen mukaan. Koulutukset suunnittelee yksikön sisäinen koulutustyöryhmä. Vuosittain 1-2 Jatkuvaa peruskoulutusta tarvitaan seuraavissa kokonaisuuksissa: - maankäyttö- ja rakennuslakikoulutus, - kaavan vaikutusten arviointi. - Asukasvuorovaikutuksen kehittäminen kaavoituksessa - ATK-ohjelmien Koulutuksiin osallistumisen tasapuolisuus varmistetaan laatimalla 5-vuotiskoulutusohjelma Koulutustarpeet käsitellään tavoite- ja kehityskeskustelujen yhteydessä Perustietotekniikka ja toimistovälineiden käyttö kaikilla haltuun, varmistetaan jokaiselle osaaminen keskeisissä toimistotöissä, ammatillisen osaamisen ylläpito keskeisissä tehtävissä, viestinnän ja vuorovaikutuksen osaamisen lisääminen ja

5 suunnittelijaa osallistuu YTK-kurssille Ammatillisiin lisäkoulutuksiin osallistumista suositaan kohdennettu koulutus - Projektin johto ja konsulttitöiden ohjauskoulutus - kaavaprosessikoulutus johtamisen koulutus - YTK täydennyskoulutus YTK:n pitkä kurssi Liikennejärjestelmäkoulut us mahdollisuudet Koulutustarpeet käsitellään tavoite- ja kehityskeskustelujen yhteydessä Perehdytys Uusille työntekijöille määrätään oma perehdyttäjä. Osastosihteeri perehdyttää palvelussuhdeasioihin, vanhempi kollega ammattiasioihin; kokonaisvastuu perehdyttämisestä on aluearkkitehdilla. Tavoitteena on nimetä henkilökohtainen perehdyttäjä uudelle työntekijälle. Huomioidaan myös juniori, kesätyöntekijä ja opiskelija sekä vieraskieliset työntekijät Laaditaan perehdystyssuunnitelma ja päivitetään perehdytyspaketti. Uusille työntekijöille määrätään oma perehdyttäjä. Osastosihteeri perehdyttää palvelussuhdeasioihin, vanhempi kollega ammattiasioihin; kokonaisvastuu perehdyttämisestä on lähiesimiehellä. Mentorointi Eläkeikää lähestyvillä työntekijöillä hallussaan olevaa tietämystä pyritään jakamaan nuoremmille työntekijöille Mentorointi ja seniorivakanssien käyttö juniorivakanssien ohella Kokeneemmat työntekijät jakavat tietämystään yksikön muille työntekijöille mm. Liisuakatemian tilaisuuksissa. Käytetään juniori- ja seniorivakansseja, jos mahdollisuus tulee. laaditaan perehdytysaineisto keskeisistä toiminnoista ja kaupunkisuunnittelukesku ksen yhteisistä toimintatavoista työn jakaminen edellyttää yhteistyötä ja toiselta oppimista, varmistetaan tiedon siirto Pyritään hyödyntämään kokeneiden työntekijöiden ammattitaitoa ja siirtämään sitä nuoremmille. Käytetään juniori- ja seniorivakansseja, jos mahdollisuus tulee. Tehtävien kierrättäminen / työtehtävien uudelleen suunnittelu Suunnittelijoilla on mahdollisuus mahdollista vaihtaa toiselle suunnittelualueelle tai työskennellä useammalla alueella. Tehtävien kierrättäminen, työtehtävien uudelleensuunnittelu, työkulttuurin parantaminen ja kehityskeskustelussa esiin tulleet asiat. Tarjotaan mahdollisuus laajentaa osaamista nykyisen tehtävän ulkopuolelle. Arvioidaan kriittisesti, mitkä työt teetetään konsulteilla ja mitkä kannattaa tehdä itse. erilaisilla tehtäväkokonaisuuksilla ja niiden osaamisella varmistetaan kriittisten vaiheiden toteutus, mahdollistaa myös työtehtävien vaihtelevuuden Tiimityöskentelyä kehitetään edelleen. Muu työssä oppiminen

6 sparrausryhmällä tuetaan kaavoituksen valmistelutyötä ja jaetaan asiantuntemusta hyödynnetään stipendikukkaro itseopiskelun tukemiseen Suunnittelijat ja lähiesimiehet sparraavat toisiaan. Tärkeimpiä ajankohtaisia aiheita käsitellään Liisuakatemian tilaisuuksissa. osaamisen jakaminen Joitain aiheita voidaan käsitellä myös tiimipalavereissa.