TEKNISEN KESKUKSEN RAKENNEMUUTOSSELVITYKSEN TOIMEENPANOSUUNNITELMA SISÄLLYSLUETTELO

Transkriptio

1 TEKNISEN KESKUKSEN RAKENNEMUUTOSSELVITYKSEN TOIMEENPANOSUUNNITELMA SISÄLLYSLUETTELO 1. Toiminnalliset muutokset Hallinnolliset - ja sopimusmuutokset Henkilöstöä koskevat muutokset Tilamuutokset Taloudelliset vaikutukset Toiminnalle asetettavat tavoitteet ja vastuut Muut toimenpiteet ja jatkosuunnittelu Päätöksenteko ja viestintä... 4

2 1 1. Toiminnalliset muutokset Reijolan ja Niittylahden alueen tukipalvelutuotanto toteutetaan ostopalveluna alusta. Liiketoiminnan johtokunta on tehnyt asiaa koskevan päätöksen kokouksessaan Palvelutuotannon osa-alueiden siivous, kiinteistönhoito ja ateriatuotanto kilpailutukset ovat käynnissä. Tarjousten jättöaika päättyy elokuun lopussa ja päätös tehtäneen lokakuussa. Kilpailutuksen vastuutaho on hankintatoimi. Kilpailutuksen jälkeen tapahtuvan ostopalvelutoiminnan käynnistämisen vastuuhenkilöinä ovat teknisen keskuksen vastuualuepäälliköt. Tilojen kunnossapitoon liittyvien pienten hankkeiden urakoinnin keskittämistä Tekniseen keskukseen vuoden 2015 alusta on suunniteltu. Valmistelutyötä jatketaan edelleen yhdessä Tilakeskuksen kanssa. Torivalvonta siirtyy vuoden 2015 alusta kuntatekniikan vastuualueen puistojen hoidon yksiköstä Vapaaaikakeskuksen vastuulle. Esimiestehtäviin liittyvistä muutoksista on parhaillaan valmisteilla hallinnon vastuualueen organisointi. Kuntatekniikan vastuualueella tehdyistä määräaikaisista esimiesjärjestelyistä tehdään pysyvät ratkaisut syksyn 2014 aikana. Kuntatekniikan päällikön vakanssia ei tässä vaiheessa täytetä. Kiinteistöpalvelujen vastuualueen organisointi tilojen kunnossapidon pienten hankkeiden urakoinnin siirtoon liittyen valmistellaan 2014 syksyn aikana. Siilaisen uuden tuotantokeittiön esimiestehtävien organisoinnista päätetään 2015 aikana. Yksiköiden tehtäviin ja esimiesten tehtäväkuviin mahdollisesti tulevista muutoksista päättää teknisen keskuksen johtaja (hallintosääntö 46 ratkaisuvalta kohta 7). 2. Hallinnolliset - ja sopimusmuutokset Teknisen keskuksen rakennemuutoksen toimeenpano ei vaadi hallintosääntömuutoksia. Toiminnalliset muutokset sisällytetään tilaajan ja tuottajan välisiin sopimuksiin (sopimus kiinteistöjen hoito-, huolto- ja kunnossapitotehtävistä) ja muihin sopimuksiin (sopimus torin hoitamisesta). 3. Henkilöstöä koskevat muutokset Kaikki ostopalveluhankinnat ja toimintojen tehostamiseen liittyvät muutokset toteutetaan eläköitymisen myötä. Tehtävien sisällöissä ja työn suorituspaikassa voi tapahtua muutoksia. Muutoksissa kuullaan asianosaisia ja otetaan mahdollisuuksien mukaan heidän toiveet huomioon. Tehtäviä jätetään työntekijöiden eläköityessä täyttämättä kaikilla vastuualueilla. Vähennysten yhteismäärä vuosina on 40 henkilötyövuotta. Torivalvonnan siirron yhteydessä siirretään yksi henkilö Teknisestä keskuksesta Vapaa-aikakeskukseen. Siirtoa koskeva ehdotus valmistellaan syyskuussa tuotantojohtajan päätettäväksi (hallintosääntö 58 ).

3 Yhteenveto rakennemuutosselvitysten htv-vaikutuksista vuosina on alla olevassa taulukossa. 2 Rakennemuutosselvityksen toimenpiteiden htv-vaikutus htv-muutos Ostopalveluiden lisääminen -10,8-4,2 0,0-15,0 Siilaisen valmistuskeittiön rakentaminen Muiden prosessien kehittäminen Yhteensä -16,8-13,2-10,0-40,0 Organisaatiomuutoksista johtuvat htv-vaikutukset teknisessä keskuksessa on esitetty alla olevassa taulukossa. Kaupunkitasolla niillä ei ole nettovaikutusta. Organisointimuutosten htv-vaikutus htv-muutos Logistiikkayksikön perustaminen 5,5 5,5 Torivalvonnan siirto Vapaa-aikakeskukseen -1,0-1,0 4. Tilamuutokset Organisaatiomuutoksiin ja muihin tilatarpeisiin liittyen on käynnistetty erillinen selvitys, joka kattaa Teknisen keskuksen käytössä olevat toimitilat. Selvitys laaditaan yhdessä tilakeskuksen kanssa ja se valmistuu alkusyksyn aikana. Vastuuhenkilönä on teknisen keskuksen johtaja. Tilamuutoksiin liittyvät päätökset tekee tarvittaessa teknisen keskuksen johtaja. 5. Taloudelliset vaikutukset Alla olevassa taulukossa on yhteenveto prosessien kehittämisen euromääräisistä vaikutuksista. Muutos on kuvattu kunkin vuoden kohdalla tapahtuvana muutoksena suhteessa edelliseen vuoteen. Nettovaikutus kohdistuu pääosin maksajahallintokunnille ja se valmistellaan talousarvion laadinnan yhteydessä. Vaikutukset kuluihin (ostopalvelut t-kate) Ostopalveluiden lisääminen Siilaisen valmistuskeittiön rakentaminen Muiden prosessien kehittäminen Kaikki Talousarviovalmistelun vastuuhenkilönä on teknisen keskuksen taloussihteeri.

4 3 6. Toiminnalle asetettavat tavoitteet ja vastuut Ostopalvelujen hankinnalla tavoitellaan kustannushyötyjä ja verrokkitoiminnan avulla syntyvää omien prosessien kehittämisaineistoa. Toiminnan onnistunut käynnistyminen edellyttää myös tiivistä yhteistyötä käyttäjäasiakkaan kanssa. Vuoden 2015 alussa siirtyvien toimintojen suunnittelu käynnistetään syksyn 2014 aikana. Hallintokuntien kanssa sovitaan menettelytavoista siirtyvien tehtävien osalta. Erityistä huomiota kiinnitetään uusien rajapintojen joustavaan hallintaan. Sovituista muutoksista tehdään kirjallinen yhteenveto. Vastuuhenkilöinä ovat teknisen keskuksen vastuualuepäälliköt. Siilaisen uuden keittiön rakentaminen ja toiminnan käynnistyminen on laajuudeltaan mittava kehittämishanke. Keittiön ja toimintaprosessien suunnittelussa onnistuminen on tulevaisuuden kannalta erittäin tärkeää. Suunnittelun riittävästä resursoinnista on huolehdittava. Vastuuhenkilönä on ruokapalvelupäällikkö. Hallinnon prosessien uudistamistarve on tiedossa. Kehittämistyön lisäresursointi on välttämätöntä. Valmistelu on vireillä. Suunnittelussa otetaan huomioon myös perustettavan logistiikkayksikön tukitoiminnat. Vastuuhenkilönä on teknisen keskuksen johtaja. Tilojen kunnossapitoon liittyvien pienten hankkeiden urakoinnin keskittämistä valmistellaan edelleen Tilakeskuksen kanssa. Vastuuhenkilönä on teknisen keskuksen johtaja. Torivalvonnan siirron yhteydessä siirretään yksi henkilö Teknisestä keskuksesta Vapaa-aikakeskukseen. Vapaa-aikakeskuksen kanssa sovitaan menettelytavoista siirtyvien tehtävien osalta. Erityistä huomiota kiinnitetään tehtäväjakoon ja uusien rajapintojen joustavaan hallintaan. Sovituista muutoksista tehdään kirjallinen yhteenveto. Vastuuhenkilönä on teknisen keskuksen puutarhuri. 7. Muut toimenpiteet ja jatkosuunnittelu Siivouspalveluissa on valmisteilla 4,2 henkilötyövuoden suuruista työpanosta vastaava ostopalveluhankinta vuosille Asia valmistellaan liiketoiminnan johtokunnan päätettäväksi syyskuun kokoukseen (hallintosääntö 37 kohta 2). Vastuuhenkilönä on siivouspäällikkö. Keittiöverkoston kehittäminen jatkuu niin, että vuosien aikana selvitetään Enon, Tuupovaaran ja Kiihtelysvaaran 6:n tuotantokeittiön organisointi tulevaisuudessa. Vastuuhenkilönä on ruokapalvelupäällikkö. Maastomittauksen ja pohjatutkimuksen yksikön toiminnan kehittämisestä laaditaan pidemmän aikavälin kehittämissuunnitelma, joka tuodaan liiketoiminnan johtokunnan käsiteltäväksi syksyn 2014 aikana. Vastuuhenkilönä on maanmittausteknikko ja teknisen keskuksen johtaja. Kiinteistöpalveluiden vastuualueella laaditaan erillinen kehittämissuunnitelma, joka tuodaan liiketoiminnan johtokunnan käsiteltäväksi syksyn 2014 aikana. Vastuuhenkilönä on teknisen keskuksen johtaja ja kiinteistöpäällikkö. Kiinteistöpalveluiden teknisen huollon yksikön toiminnan kehittämistä lean-pilottina jatketaan kevääseen 2015 asti. Vastuuhenkilönä on kiinteistöpäällikkö.

5 4 8. Päätöksenteko ja viestintä Viestinnän keskeinen aineisto on koottu tähän toimeenpanosuunnitelmaan. Suunnitelma viedään liiketoiminnan johtokuntaan elokuun kokoukseen tiedoksi ja johtokunnan päätöksiä edellyttävät kohdat hyväksyttäväksi. Toimeenpanosuunnitelma on lähetetty valmisteluvaiheessa kommentoitavaksi tuotantojohtajalle. Suunnitelmassa nimettyjen vastuuhenkilöiden kanssa se on käyty läpi Suunnitelma on esityslistavaiheessa lähetetty tiedoksi ja mahdollisia kommentteja varten kaupungin johtoryhmälle, kaupunginlakimiehelle, tuottajan johtotiimille ja talousvastaaville sekä teknisen keskuksen johtoryhmälle.