HYVÄ POTKU hanke Loppuraportti

Transkriptio

1 HYVÄ POTKU hanke Loppuraportti Laakson terveysasema Merja Holkko, Tanja Kankuri, Sirkka Kettumäki, Berndt Köhler, Pekka Ruusulehto, Merja Toivonen 1

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto/perustietoja terveysasemastamme 2 Ongelma(t) 3 Asetetut tavoitteet 4 Hyvä Potku-hankkeen eteneminen eli keinot ja menetelmät 5 Tulokset 6 Arvio tuloksista, pysyvyydestä 7 Hyvä Potku -hankkeen lisäarvo potilaille/potilaiden hoidolle 8 Hyvä Potku-hankkeen lisäarvo henkilökunnalle 9 Jatkoideat 1 Lopuksi 2

3 1 JOHDANTO, PERUSTIETOJA TERVEYSASEMASTAMME Vuonna 1982 rakennettu Laakson terveysasema on yksi Helsingin 25:stä terveysasemasta ja sijaitsee läntisessä Helsingissä, Laakson sairaalan kanssa samalla tontilla. Olemme keskisuuri terveysasema, väestöpohjamme on henkeä ( ). Laakson terveysasemalle listautuneiden potilaiden määrä on kasvanut koko ajan viime vuosien aikana ja kasvua terveysasemallemme listautuneessa väestössä on ollut 1,96% vuoden 214 tammikuun ja syyskuun tehtyjen mittausten perusteella. Laakson terveysasemalla työskennellään työparimalli-periaatteella, töissä on kahdeksan työparia. Lääkäreitä on yhdeksän, joista seitsemän on vakinaisissa viroissa ja muut lääkärit ovat viran sijaisina virkavapailla olevien tilalla. Terveydenhoitajia Laakson terveysasemalla on kuusi, lisäksi on yksi omahoitaja (perushoitaja) ja yksi sairaanhoitaja. Toimistossa on töissä 4 perushoitajaa. Lisäksi terveysaseman kanssa samoissa tiloissa työskentelee psykiatrinen sairaanhoitaja, ravitsemusterapeutti, fysioterapian yksikkö sekä neuvola. Laakson terveysaseman kanssa samassa rakennuksessa toimii HUS-laboratorion toimipiste. Terveysasemallamme saa otettua EKG:n, verensokerin sekä hemoglobiinin. Lisäksi on mahdollisuus pika-crp:n ottoon. Muut HUSLab:in ottamat näytteet menevät autokuljetuksella eteenpäin määritettäväksi. Laakson sairaalan tiloissa toimii HUS-kuvantamisen röntgen. Laakson terveysasemalta olivat mukana Hyvä Potku-hankkeessa: lääkäreistä ylilääkäri Pekka Ruusulehto (kaksi ensimmäistä seminaaria), Tanja Kankuri, Berndt Köhler (kaksi viimeistä seminaaria) Pekka Ruusulehdon jäätyä eläkkeelle, osastonhoitaja Sirkka Kettumäki, terveydenhoitaja Merja Toivonen (coach) ja toimistosta perushoitaja Merja Holkko. 3

4 2 ONGELMA Suurin ongelmamme oli pitkä odotusaika kiireettömälle vastaanotolle erityisesti lääkärin vastaanotolle, mutta myös terveydenhoitajalle. Aikojen kysynnän ja tarjonnan mittausviikot balanssilaskurin tekoa varten olivat viikot 16 ja 17. Lähtötilanteessa kolmas vapaa vastaanottoaika oli T3-mittauksissa (viikko 14 eli ennen mittausviikkoja) lääkärille 31 ja hoitajille 8.5 (viikko 18 eli mittausviikkojen jälkeen). 3 TAVOITE Asetimme T3- mediaani tavoitteeksemme lääkärille 18 vuorokautta lokakuussa 214 ja 7 vuorokautta omahoitajalle. Vastaavasti asetimme tavoitteeksi 14 vuorokautta lääkärille ja 7 vuorokautta hoitajalle KEINOT/MENETELMÄT Teimme mittaukset Hyvä Potku-seminaareissa saamiemme ohjeiden mukaan ja täytimme tasapainolaskurin tarjonnan ja kysynnän selvittämiseksi lähtötilanteessa. Jo ennen mittauksia kaikki lääkärit vaihtoivat työjärjestyksissään 1-2 akuuttiaikaa per viikko tavallisiksi vastaanottoajoiksi. Lääkäreiden osalta tasapainolaskuri osoitti, että kapasiteettia oli ylimäärin ja akuuttiaikoja oli suunniteltu todellista kysyntää enemmän. Hoitajien osalta tasapainolaskuri antoi samanlaisen tuloksen. 4

5 Lääkäreiden tasapainolaskuri Utfall Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan Faktisk mottagningskapacitet Total 97 % 3 % % 1 % 116 % 16 % Tid Graf Balans Hämta kapacitet Reppu = "Ryggsäck" Antal pat. som finns på väntelista Kutsulista = Bevakningslista Antal pat. som finns på bevakningslista Ohjaukset muualle = Hänvisningar Ei ole antaa aikaa ohjattu soittamaan uudelleen tarjottu aika ei käy Yhteensä = Total Pot Pot Pat Merarbete Pat Antal eituu under mätperioden 17 Antal asperui under mätperioden 45 Antal operui under mätperioden 4 Total 66 Tredje tillgängliga tiden Dagar Medianvärdet 26 KAPACITET Aktivitet Plan. Utfall Aktiviteter - mottagning akuuttikäynti vastaanotto vastaanotto Puhelinajat sähköinen asiointi 15 5 toimenpide 11 5 Summa TOM Aktiviteter patientrelatierade konsultaatio 3 27 toimistoasiat potilastyö 59 Summa 3 86 TOM Aktiviteter - övriga toimistoasiat muu koulutus tauko 3 4 neuvola kokous hallinto 6 Summa TOM Total kapacitet 53 5 Lääkäreiden kapasiteetti 5

6 Efterfrågan HELSINGIN KAUPUNKI KAPACITET - Graf 1 Filter BALANSFLIK 12 Kapacitet Mott + Pat. Rel 1 8 Tidsperiod 2 veckor 6 Plan Kap Utfall 4 Plan / Utfall Plan + Utfall 2 Uppdatera graf TAK TVO2 TVO3 TPUH TSÄH TTOIM TKONS tstopot Lääkäriaikojen kysyntä EFTERFRÅGAN - Graf 1 Filter BALANSFLIK Efterfrågan fördelad över veckans dagar Efterfrågan Int + Ext Enhet Antal patienter Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar TSÄH TPUH TTOIM TAK TVO Hoitajien tasapainolaskuri 6

7 Utfall Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan Faktisk mottagningskapacitet Total 1 % % % 1 % 135 % 35 % Tid Graf Balans Hämta kapacitet Reppu = "Ryggsäck" Pot Antal pat. som finns på väntelista Kutsulista = Bevakningslista Pot Antal pat. som finns på bevakningslista Ohjaukset muualle = Hänvisningar Pat Aikaa ei ole antaa 3 ohjattu soittamaan uudelleen 1 tarjottu aika ei käy 4 Yhteensä = Total 8 Merarbete Pat Antal eituu under mätperioden 12 Antal asperu under mätperioden 18 Antal operu under mätperioden 7 Total 37 Tredje tillgängliga tiden Dagar Medianvärdet 9 Hoitajien kapasiteetti KAPACITET Aktivitet Plan. Utfall Aktiviteter - mottagning vastaanotto akuuttikäynti puhelinaika varattava 1 18 sähköinen asiointi 7 3 Summa TOM Aktiviteter patientrelatierade puhelinaika paperityö potilaaseen liittyvä 9 23 konsultaatio 7 4 Summa TOM Aktiviteter - övriga paperityö muu kokous tauko 31 3 koulutus 8 2 hallinto, perehdystys 4 17 Summa TOM Total kapacitet TR1 TR KAPACITET - Graf 1 Filter BALANSFLIK Kapacitet Mott + Pat. Rel + Övr 12 Tidsperiod 2 veckor Plan Kap Utfall Plan / Utfall Plan + Utfall 4 2 Uppdatera graf THVO THAK TPUHAVTHSÄHTPUHNETPAPpoTHKONSTPAPmu TKOKTTAUKOTKOUL THALL Hoitaja-aikojen kysyntä 7

8 Mittausten valmistuttua muokkasimme tarjontaa tulosten valossa ja uudistimme sekä lääkäreiden että terveydenhoitajien työjärjestykset. Edelleen jätimme tarkoituksella akuuttiaikoja hiukan tarvetta enemmän, jotta sairastapaukset ja tietojärjestelmäongelmat ym. eivät aiheuttaisi niin paljon kasvua T3:een. Vaihdoimme kuukausittaisen terveysasemakokouksen aikaa tiistai-iltapäivältä perjantaiaamupäivälle, jolloin vastaanottoaikoja saatiin kohdennettua kysytymmälle päivälle. 5 TULOKSET Syyskuussa 214 T3-mediaani oli 14 lääkäreille ja 7 hoitajille. 8

9 T3-Mediaani Lääkäri Mediaani Lääkäri 9

10 T3 - Mediaani Terveydenhoitaja Mediaani Terveydenhoitaja 6 ONKO TODELLISIA MUUTOKSIA SAAVUTETTU ONKO PYSYVÄSTI OIKEA SUUNTA Tällä hetkellä näyttää, että todellisia muutoksia on saatu aikaan, T3 mediaani on pystytellyt nyt samana: n. 14 vuorokautta lääkärille ja n. seitsemän vuorokautta hoitajalle, eikä ainakaan ole lähtenyt uudelleen nousuun. Suunta näyttää oikealta. Pysyvyys tulee tarkistettua T3- mittausten avulla jatkossa. 6 HYVÄ POTKU-HANKKEEN LISÄARVO POTILAIDEN HOIDOLLE Paneuduimme Rohtopajassa fasilitaattoriemme johdolla hoitosuunnitelmien tekoon, jotta saisimme erityisesti monisairaat potilaat paremmin hoidetuksi. Lisäksi potilaat ovat olleet tyytyväisiä, kun lääkärille ja hoitajalle päässyt nyt usein 1-2 viikon sisällä hoitamaan asioitaan. 1

11 7 HYVÄ POTKU -HANKKEEN LISÄARVO HENKILÖKUNNALLE Työtyytyväisyyden mittausta varten teimme hoitajille ja lääkäreille laatikot, joihin tiputimme erilaisia hymynaamoja: iloinen vihreä, kun oli ollut hyvä viikko, vakavampi keltainen, kun oli keskinkertainen viikko ja punainen, tyytymätön naama huonosta viikosta. Värien ja naamojen ideologia oli sama kun potilailla käytössä olevassa tyytyväisyys mittauksessa, Happy or Not, joka Helsingin kaupungilla on käytössä potilastyytyväisyyden seuraamista varten. Tulokset työtyytyväisyyden mittauksesta: Vähän vastauksia, seuraavaksi laitamme idealaatikon tyytyväisyysmittausten viereen, sinne voi kirjoitella vapaasti ideoita ja kommentteja toiminnasta ja sen kehittämisestä. Hyvä Potku-hanketta käytiin läpi useissa eri kokouksia, terveysaseman yhteisissä sekä ammattiryhmien omissa. Hoidon tarpeen arvion yhtenäistämiseksi fasilitaattorimme Merja Toivonen järjesti Rohtopajan, jossa ajanvarauksessa työskentelevät sekä omahoitajat miettivät yhdessä, miten saataisiin jo ajanvaruksessa potilas oikea-aikaisesti sopivan mittaiselle ajalle omahoitajalle ja lääkärille. Myös akuuttiaikojen antamiseen liittyen tarkistettiin hoidon tarpeen arviota, jotta saisimme mahdollisimman samanlaisena pysyvän ja eri ammattilaisten välillä olevan vaihtelun aikojen jakamiseen liittyen niin pieneksi kuin mahdollista. Tämä yhtenäinen ohje helpottaa uuden hoitajan tai sijaisen perehdyttämistä ajanvarausten suhteen. Myös lääkärit kävivät läpi hoidon tarpeen arvion kriteerit sekä minkälaisia aikoja olisi syytä antaa kullekin potilasryhmälle. Hyvä Potku-hanke on selvästi lisännyt keskustelua työn järjestelemisestä työpaikallamme ja hoitajien on ollut helpompi tehdä puhelintyötä ja antaa aikoja, kun on ollut antaa aikoja nopeasti niitä tarvitseville ja myös tarvittaessa vähän pidemmällekin saatu potilaalle aika. Onnistuminen tässä projektissa on antanut työn iloa. Myös oman työn suunnittelu ja hallinta helpottunut huomattavasti repun purkamisen jälkeen. Jonon purku on myös antanut tilaa uusien ideoiden kehittämiselle, uskoa mahdollisuuteen saada ne eteenpäin ja vaikuttaviksi, pääsemme nyt nopeallakin aikataululla testaamaan uusia ideoita työmme ja prosessiemme kehittämiseksi PDSA-sykleillä (PDSA=Plan-Do- Study-Act). 11

12 9 JATKOIDEAT Teimme PDSA-syklin luomien näyttöajoista/luomien seurannasta, ettei luomen näyttäjät turhaan täyttäisi 2-1 minuutin mittaisia ajanvarausvastaanottoja. Lisäksi mittaamme parhaillaan toimenpideaikojen kysyntää, tarkoituksena jatkossa muuttaa työjärjestyksiä tältäkin osalta vastaamaan kysyntää ja keskittää toimenpiteet esimerkiksi tietylle päivälle joka toinen viikko. Tällöin avustavan hoitajan työpanosta olisi helpompi suunnitella ja käyttää tehokkaasti kuten esimerkiksi päiväkirurgisissa yksiköissä tehdään. Myös tulkin kanssa asioivien potilaiden käyntejä pyrimme tehostamaan ja parantamaan laatua, olemme suunnitelleet esitietolomakkeen, jonka ensimmäistä kertaa lääkärille tuleva potilas voi täyttää yhdessä tutkin kanssa tai jo kotona. Tällä lomakkeella kysymme myös käynnin pääasiallisen syyn. Näin lääkäri saa heti vastaanoton alkuun nopeammin tarvittavat tiedot potilaasta ja käynnin syystä. Kysynnän ja tarjonnan välistä suhdetta aiomme jatkossa mitata kaksi kertaa vuodessa, jotta voimme reagoida muuttuvaan tilanteeseen. Vaihteluun varautuminen on edelleen haaste pienessä yksikössä. Meillä edelleen tarjolla hiukan kysyntää enemmän akuuttiaikoja, jotteivät yhden tai kahden työntekijän poissaolot kasvata jonoa turhaan. 1 LOPUKSI Tärkeää oli koko henkilökunnalle huomata, mihin kaikkeen yhdessä pystymme, kun päämäärä asetettu realistisesti ja keinot ovat omissa käsissämme. Tämän koko muutosprosessin ja siitä poikineiden jatkoideoiden takana on meidän työpaikkamme kokenut ja projektiin loistavasti sitoutunut henkilökuntamme. ELI TAVOITE : T3 lääkärille 7 vuorokautta, hoitajille 7 vuorokautta. 12

13 13