Hyvä Potku hanke 2015 Loppuraportti Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon ky Suun terveydenhuolto

Transkriptio

1 1 Hyvä Potku hanke 2015 Loppuraportti Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon ky Suun terveydenhuolto Mikko Neuvonen johtava hammaslääkäri Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon ky

2 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Lähtötilanne 2. Kehittämistarpeet ja tavoitteet 3. Mittaukset 4. Toimenpiteet 5. Pohdinta

3 3 1. Lähtötilanne Kainuun sosiaali- ja terveydenhuolto kuntayhtymään, Kainuun sote, kuuluu seitsemän kuntaa, Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Ristijärvi, Sotkamo ja Suomussalmi. Kainuun sote järjestää kaiken sosiaali- ja terveydenhuollon lastenpäivähoitoa lukuun ottamatta alueensa kunnille. Kainuun sotessa on perusterveydenhuolto ja erikoissairaanhoito integroitu samaan organisaatioon. Alueen väestömäärä on noin Alueen kunnat ovat asukasluvultaan hyvin erilaisia, pienin on Ristijärvi, noin 1400 asukasta ja suurin Kajaani, noin asukasta. Suun terveydenhuollossa työskentelee yli 100 henkilöä. Hammaslääkärin vakansseja on 40,5, suuhygienistin vakansseja 19 ja hammashoitajan 56. Määriin sisältyvät sekä perusterveydenhuollon että erikoissairaanhoidon vakanssit. Muutama vuosi sitten osassa kuntayhtymän jäsenkunnista oli runsaasti potilaita hammashoitojonossa. Jonot purettiin pääasiassa vuosien 2013 ja 2014 aikana ostopalvelutyövoimalla sekä oman henkilöstön lisätöillä. Kun jonot saatiin puretuksi ja voitiin luopua ostopalvelusta, heräsi huoli siitä, kuinka tilanne saadaan jatkossa pidetyksi hallinnassa. Erityisesti Kajaanissa hoitojaksot venyivät hyvin pitkiksi, koska hoitokäyntien välit olivat 3-4 kk. Mahdollisuus osallistua Hyvä Potku hankkeeseen tuli kuin tilauksesta. Ensimmäinen seminaari oli joulukuussa Meiltä Hyvä Potkuun osallistui kaksi ryhmää, joissa molemmissa oli kaikkien ammattiryhmien edustajia lähes kaikista alueen kunnista. Käytännössä kumpikin ryhmä työskenteli seminaareissa yhdessä kehittäen omia ideoita ja ottaen vinkkejä aiempien ryhmien toimenpiteistä. Kainuun Hyvä Potku -työryhmät 1 ja 2: Heikkonen Pirjo osastonhoitaja, Huusko Marjo, hammashoitaja, Hyvönen Sanna hammashoitaja, Ipatti Anneli hammaslääkäri, Jokinen Riitta hammaslääkäri, Kaikkonen Terhi hammaslääkäri, Kurkinen Tiina hammashoitaja, Loppukaarre Mervi suuhygienisti, Neuvonen Mikko johtava hammaslääkäri, Parviainen Marja-Leena hammashoitaja, Pesonen Milla hammashoitaja, Remes Aune hammashoitaja, Räisänen Silja hammashoitaja, Sahlberg Essi hammaslääkäri, Tamio Niina suuhygienisti, Temonen Anni hammaslääkäri, Timonen Anne hammaslääkäri. 2. Kehittämistarpeet ja tavoitteet Kehittämistarpeita oli todettu ainakin hoitoon pääsyssä ja pitkissä hoitoväleissä. Päivystyksen käytännöissä oli hiomista. Peruuttamattomat poisjäännit aiheuttavat tyhjäkäyntiä. Paikkakuntien välisiä toimintatapoja oli syytä yhtenäistää. Vastaanotoille tulevat puhelut häiritsivät toimintaa. Tavoitteet asetettiin haastaviksi, muttei mahdottomiksi. T3-aika (kolmas vapaa 30 minuutin aika) tavoitteeksi asetettiin 30 vuorokautta huhtikuun loppuun 2015 mennessä ja 15 vuorokautta syyskuun alkuun 2015 mennessä. Työtekijöiden työtyytyväisyyden tavoiteltiin nousevat mennessä 0,5 yksikköä asteikolla 4-10 ja mennessä 1,0 yksikköä. Potilaiden tyytyväisyyteen tavoiteltiin mitattava nousu. Runsas potilasmäärä, joka aiheuttaa hoitojaksojen pitkittymisen, on meidän reppumme. Se pyritään purkamaan 9/15 mennessä. Puheluiden vastausprosentiksi tavoittelimme 90 4/15 mennessä. 3. Mittaukset Ensimmäisen seminaarin jälkeen suunnittelimme lomakkeet sisäisen ja ulkoisen kysynnän mittaamista varten. Kysyntä sekä hammaslääkäreiltä että suuhygienisteiltä mitattiin viikoilla 5-6/ Samoihin aikoihin aloitettiin myös henkilökunnan työtyytyväisyyden mittaus viikottain. Samoin aloitettiin T3-ajan mittaus. Se suoritetaan keskitetysti Kajaanista sekä hammaslääkäreille että suuhygienisteille ja sitä jatketaan edelleen.

4 4 Vaikka kysyntälomakkeet yritettiin suunnitella etukäteen huolellisesti ja niitä testattiin etukäteen, jonkin verran täyttämisessä oli kuitenkin epäselvyyttä. Pääasiassa mittaus onnistui kuitenkin hyvin. Työtyytyväisyysmittauksessa on pidetty taukoa, mutta sitä on tarkoitus jatkaa syksyllä jaksottain. Kajaanin kysyntä ja kapasiteetti, hammaslääkärit Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 38 % 278 Intern efterfrågan 62 % 450 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 728 Faktisk mottagningskapacitet 92 % 666 Total -8 % -61 KAPACITET Aktivitet Plan. Utfall Aktiviteter - mottagning vastaanotto päivystys tarkastus oikominen 0 35 Summa Aktiviteter patientrelatierade toimistotyö Summa Aktiviteter - övriga ruokailu koulutus,kokous Summa Total kapacitet Kajaanissa toteutuman mukaan oli 8% alikapasiteetti vaikka suunniteltu kapasiteetti ylitti kysynnän. Tämä johtui, siitä että vastaanotto ei toteutunut suunnitellusti. Poikkeaman aiheuttivat koulutustilaisuudet, joita ei ollut kirjattu työohjelmaan ja peruuttamattomat poisjäännit. Jokin verran kapasiteetin puutetta on myös Kuhmossa, Hyrynsalmella, Paltamossa ja Sotkamossa.

5 5 Suomussalmen kysyntä ja kapasiteetti, hammaslääkärit Aktivitet KAPACITET Plan. Utfall Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 43 % 90 Intern efterfrågan 57 % 118 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 208 Faktisk mottagningskapacitet 109 % 227 Total 9 % 19 Aktiviteter - mottagning vastaanotto päivystys tarkastus 0 14 oikominen 0 7 Summa Aktiviteter patientrelatierade toimistotyö Summa Aktiviteter - övriga ruokailu koulutus,kokous 6 50 Summa Total kapacitet Suomussalmella hammaslääkäri kapasiteetti on mittauksen mukaan riittävä. Myös Ristijärven kapasiteetti on riittävä. Kajaanin kysyntä ja kapasiteetti, suuhygienistit Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 38 % 89 Intern efterfrågan 62 % 144 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 233 Faktisk mottagningskapacitet 101 % 234 Total 1 % 1 KAPACITET Aktivitet Plan. Utfall Aktiviteter - mottagning vastaanotto Summa Aktiviteter - övriga muu työ ruokailu ja kahvitauko suunnittelu/kokous/koulutus ryhmätilaisuus 9 3 matka-aika 1 2 laitoskäynti 0 0 Summa Total kapacitet Tasapainomittauksen mukaan suuhygienistien vastaanoton kysyntä ja toteutunut tarjonta Kajaanissa ovat lähes samat. Muissa Kainuun kunnissa kapasiteettia on jonkin verran enemmän kuin kysyntää. Suunniteltu kapasiteetti näytti mittauksen mukaan ylimitoitetulta, mutta todellisuudessa kaikki ajanvarauskirjoilla vastaanotoksi merkitty aika ei ollut potilastyöhön tarkoitettu.

6 6 4. Toimenpiteet Suun terveydenhuollon toimintaa on kehitetty jo vuosien ajan, joten oli selvä jo hankkeeseen lähtiessämme, että mitään suurta yksittäistä kehittämistoimenpidettä emme keksi. Hyvä Potkun lähtökohta onkin, että useilla pienillä muutoksilla saadaan hoidon saatavuutta parannetuksi. Toimenpiteillä pyritään vähentämään kysyntää, lisäämään kapasiteettia, varautumaan vaihteluun ja repun tyhjentämiseen. 1. Päivystys. Päivystyspotilaille annetaan ohjeellinen ajanvaraus. Pyritään tekemään kerralla mahdollisimman valmiiksi. Tämä kohta koskee lähinnä Kajaania ja Sotkamoa, muualla päivystys toteutetaan jo ajanvarauksella. Tavoitteena on vähentää kysyntää sekä parantaa potilas- ja työtyytyväisyyttä. 2. Ajanvarauskirjojen yhtenäistäminen. Hammaslääkäreillä pitää olla keskimäärin yksi tarkastusaika työpäivää kohden. Varataan yksi puolikiireellinen aika viikossa nopeaa hoitoa tarvitseville. Ajanvarauskirjalta poistetaan lähes kaikki korvamerkityt, lukitut ajat. Vain koululaisten tarkastuksia varataan sopiva määrä aikoja. Annetaan vain yksi jatkohoitoaika kerrallaan. Hammaslääkäreille ja suuhygienisteille suunnitellaan 30 tuntia kliinistä työtä viikossa (täyttä työaikaa tekevät). Tavoitteena on lisätä kapasiteettia 3. Kehitetään koululaisten tarkastuksiin monihuonemallia. Tarkastusryhmään kuuluisi yksi hammaslääkäri ja kaksi suuhygienistiä. Menettelytapa suunnitellaan paikallisesti. Tavoitteena on lisätä kapasiteettia. 4. Hoitoaikojen pituudet todellisen tarpeen mukaisiksi. Kaikki hammaslääkärit ja suuhygienistit tarkastelevat omaa ajanvaraustapaansa kriittisesti. Tavoitteena on lisätä kapasiteettia. 5. Suuhygienistien toimenpidepalkkiot. Tämä vaatii paikallisen sopimisen. Tavoitteena on suuhygienistien työajan tehostaminen. 6. Pop up hoitolat. Hammaslääkäri ja hoitaja menevät kouluille liikuteltavan hammashoitoyksikön kanssa tekemään tarkastukset. Tavoitteena on lisätä kapasiteettia sekä vähentää kysyntää. 7. Aikuispotilaiden tarkastus moniammatillisesti. Varataan 60 minuutin aika suuhygienistille ja siihen sisällytetään 15 minuutin aika hammaslääkärille. Tavoitteena on kapasiteetin lisäys ja kysynnän vähentäminen. 8. Puhelut pois hoitohuoneista kliinisenä työaikana. Uusi call center mahdollistaa tämän. Huonekohtaiset numerot poistetaan nettisivustolta ja seuraavasta palveluhakemistosta. Tämä lisää kapasiteettia. 9. Palaverien ajankäytön tiivistäminen. Hoitolakohtaisiin palavereihin varataan korkeintaan 60 minuuttia kliinistä työaikaa kuukaudessa. Tämäkin lisää kapasiteettia. 10. Hoitopäätökset. Hammaslääkäreiden on uskallettava tehdä radikaaleja hoitopäätöksiä riittävän ajoissa toivottomissa tapauksissa. Tavoitteena on kapasiteetin lisäys. 11. Palveluseteli. Markkinoidaan palveluseteliä aktiivisesti kokonaishoitopotilaille. Myös päivystyspotilaiden juurihoitojen jatkoihin voidaan tarjota palveluseteliä. Leikkauksellisiin hampaan poistoihin voidaan myös myöntää palveluseteli, jos oma kapasiteettii ei riitä. Tavoitteena on lisätä kapasiteettia. 12. Tekstiviestimuistutus ajanvarauksesta. Hankitaan Efficaan tekstiviestimuistutusominaisuus. Tavoitteena on vähentää peruuttamattomia poisjääntejä ja siten lisätä kapasiteettia. Näistä toimenpiteistä osa on jo otettu käyttöön ja osalle on suunniteltu käyttöönoton ajankohta. Osaa toimenpiteistä pilotoi ensin muutama työntekijä ja heidän kokemusten perusteella arvioidaan jatkosta. Jotkin toimenpiteet, kuten ajanvarauskirjojen yhtenäistämisen, toteuttavat kaikki ja arviointi tehdään saatujen kokemusten perusteella.

7 7 Tavoitteet asetettiin projektin alussa haastaviksi. Niihin ei ole vielä läheskään päästy, mutta esimerkiksi Kajaanin hammaslääkäreiden T3-aika on tasaisesti lyhentynyt. Tehdyillä toimenpiteillä ja jo sillä, että koko ajan pidetään mielessä toiminnan tehokkuus vaikuttaa olevan myönteinen vaikutus. Esimerkkejä T3-ajoista T3-Mediaani Kajaani hl Kajaani hl T3 - Mediaani Kuhmo hl Kuhmo hl

8 8 T3 - Mediaani Shg Kni Kni shg Pienetkin, oikeaan osuvat, muutokset näyttävät saavan aikaan selvän myönteisen vaikutuksen. Kajaanissa siirtyminen päivystyksessä ajanvaraukseen on lisännyt huomattavasti sekä potilaiden että henkilökunnan tyytyväisyyttä. Kun hoitohuoneisiin ei enää tule puheluita kesken potilastyön, henkilökunta voi käyttää ajan tehokkaasti potilaan hoitamiseen. Tämä on helpottanut erityisesti pieniä hoitoloita. Uusi call center, sen lisäksi että se mahdollistaa useiden vastaanottojen keskitetyn ajanvarauksen, on yksinkertaistanut takaisinsoittoa niin, että käytännössä kaikki soittopyynnöt ehditään hoitaa saman päivän aikana. Siten tavoite puheluihin vastaamisesta on jopa ylitetty. Vaihtoehtoisten vastaanottotapojen käyttöön otto ei ole vielä edennyt kokeilua pidemmälle. Ongelmia on aiheuttanut hammaslääkärin ja suuhygienistin yhdistetyillä ajoilla esimerkiksi potilastietojärjestelmään kirjaaminen, kun suorittaja vaihtuu. 6. Pohdinta Kainuun soten suun terveydenhuollossa jäsenkuntien välillä oli ja on edelleen suuria eroja hoidon saatavuudessa. Osassa kunnista ei ole ollenkaan ongelmia ja osa tuskailee liian suuren potilasmäärän kanssa. Halusimme kuitenkin kehittää ja yhtenäistää toimintaa koko kuntayhtymän alueella. Ilman Hyvä Potku hanketta ja sen valmista toiminnan kehittämismallia parantaminen olisi ollut hyvin vaikeaa. Projekti mahdollisti innostuneen moniammatillisen ryhmän kokoamisen, joka sai rauhassa paneutua ensin nykytilan ongelmakohtien pohtimiseen, toiminnan mittauksen suunnitteluun ja ennen kaikkea kehittämistoimenpiteiden ideoimiseen. Myös muu henkilökunta on suhtautunut hanke myönteisesti. Jo tehdyillä toimintatapojen muutoksilla on saatu jonkin verran myönteistä kehitystä aikaan. Asetettuja tavoitteita ei kuitenkaan ole vielä saavutettu. Suunniteltuja kehittämistoimenpiteitä testataan ja tarvittaessa edelleen kehitetään. Syksyn aikana tehdään uusi tasapainomittaus. T3 -aikojen mittausta jatketaan koko ajan. Työtyytyväisyyttä mitataan muutaman viikon jaksoissa toistuvasti. Loppuvuodesta pidetään kokohenkilökunnan kehittämispäivä, jolloin toivon mukaan saadaan lisää ideoita kehitystyöhön. Tasapainomittaus on tulevaisuudessakin tarkoitus suorittaa vuosittain. Kiitos Kristalle ja Päiville ryhmämme innostavasta sparraamisesta.