HYVÄ VASTAANOTTO, kierros XI, v. 2014/ HYVÄ POTKU, kierros I, v.2014 LOPPURAPORTTI PORVOON TERVEYSKESKUS, SUUN TERVEYDENHUOLTO

Transkriptio

1 1 (8) HYVÄ VASTAANOTTO, kierros XI, v. 2014/ HYVÄ POTKU, kierros I, v.2014 LOPPURAPORTTI PORVOON TERVEYSKESKUS, SUUN TERVEYDENHUOLTO Historiallisessa Porvoon kaupungissa on asukasta, joista suomenkielisiä on 65 %, ruotsinkielisiä 31 % ja muita 4 %. Kaupungissa työskentelee useita yksityishammaslääkäreitä, mutta suurin osa kaupunkilaisista hakeutuu terveyskeskukseen hammashoitoon. Porvoon kaupungin suun terveydenhuollossa työskentelee 22 hammaslääkäriä, 8 suuhygienistiä ja 28 hammashoitajaa, joista kolme on ajanvarauksessa. Erikoishammaslääkäreitä on kolme. Heistä kaksi on oikojaa ja yksi parodontologi. He kaikki työskentelevät osa-aikaisesti. Oikomiseen ja kirurgiaan on syventynyt useampi hammaslääkäri. He hoitavat perustyön ohessa lähetepotilaita. Hammashoitoloita on yhteensä viisi. Näistä Näsissä sijaitseva on suurin ja juuri laajennettu. Hoitohuoneita on siellä 22. Muut hoitolat ovat kouluhoitoloita, joissa on yhdestä kolmeen hoitohuonetta. Osallistuimme HV-seminaareihin maaliskuussa, toukokuussa ja syys-lokakuussa v. 2014, ja loppuseminaari pidetään vielä Työryhmään valittiin edustajia kaikista ammattiryhmistä siten, että erilaiset työalueet olisivat hyvin edustettuina, samoin kuin eri hoitolat. Aluksi ryhmä oli jaettu kahteen osaan, mutta tuntui luontevalta yhdistää se heti ensimmäisen seminaarin yhteydessä. Työryhmä: Forsberg, Arjaleena (hh), Holmberg, Sari (ylihml), Hurmerinta, Eva (hh, toimisto), Jäppinen, Marketta (hh), Klawèr, Sabrina (shg), Kärkkäinen, Päivi (hml, apuoikoja), Launo, Susanna (hml, coach), Perikangas, Terhi (shg), Sirèn, Helena (osastonhoitaja), Sirkka, Seija (hh, toimisto), Stenberg, Marina (hh, johdon sihteeri, tietojenkäsittely), Surakka, Hanna-Maija (hml, coach). Tilanne Porvoon kaupungin hammashuollossa oli monella tavalla hyvä, kun aloitimme työskentelyn HV-kierroksella. Vuosien mittaan oli tehty muutoksia ja toimintatapojen tarkastelua hyvinkin samaan tapaan, kun meitä on seminaarien aikana ohjeistettu. Meillä ei ollut varsinaisia hoitojonoja, sillä hoitojonot oli purettu oman henkilökunnan toimesta v Hoitojonossa oli tuolloin ollut n potilasta. Päivystysajat oli suurelta osin suunniteltu

2 2 (8) vastaamaan kysyntää. Yksi osavastaava hammaslääkäri oli nimetty suunnittelemaan näitä aikoja. Ostopalveluun oli lähetetty päivystyksen juurihoitojen jatkohoitoja ja leikkaukseen meneviä potilaita fokushoitoja varten. RC-välejä oli pidennetty, ja kaikilla potilailla on yksilölliset hoitovälit. Tele-Q-puhelinpalvelujärjestelmä on otettu käyttöön Virkaajan ulkopuolinen päivystys on ollut ostopalveluna hankittuna käytössä syksystä 2012 alkaen. Porvoon kaupungissa mitataan säännöllisesti, joka toinen vuosi, asiakastyytyväisyyttä. Näissä mittauksissa suun terveydenhuolto on perinteisesti pärjännyt oikein hyvin. Työtyytyväisyyskyselyt tehdään vastaavasti myös säännöllisesti, ja niissä on havaittu jonkin verran vaihtelua eri hoitoloiden välillä. Ilman mittauksia ei ole tuloksia, mutta näyttää siltä, että osaa henkilökunnasta kuormittivat hoitojen venymiset enemmän kuin joitakin muita. Eri hoitoloissa olikin myös melko suurta vaihtelua siinä, miten nopeasti potilas saisi hoidon jatkoajan. Täten potilaat eivät olleet tasa-arvoisessa asemassa. Periaatteessa aluerajoista oli luovuttu jo ennen HV-seminaaria, mutta tästä ei pidetty aivan tiukasti kiinni. Toki ajatuksena oli myös mahdollisuuksien mukaan säilyttää hoitosuhteet, mitä pidetään yleisesti hyvän hoitokäytännön mukaisena. Ensimmäisessä seminaarissa päätettiin, että työajan seuranta tehdään samalla kerralla sekä hammaslääkäreille että suuhygienisteille. Tavoitteeksi asetimme sen, että lokakuun lopussa hammaslääkärille ja suuhygienistille saisi kiireettömän hoitoajan kuuden viikon sisällä ja vuoden loppuun mennessä vuorokauden sisällä. Seurantalomakkeita kehiteltiin, ja ne olivat koekäytössä yhtenä päivänä kahdella hammaslääkärillä ja kahdella suuhygienistillä. Hyvä vastaanotto periaatteet ja työajanseurantalomakkeet esiteltiin koko henkilökunnalle yhteisessä kokouksessa. Melko kiireisen aikataulun vuoksi seurantaviikoiksi valikoituivat ainoina kokonaisina viikkoina viikot 19 ja 20. Valitettavasti näihin viikkoihin osui poikkeuksellisen paljon koulutusta niin, että aivan tavanomaiset viikot eivät olleet kyseessä. Kaikilla oli kokonainen koulutuspäivä ja osalla hammaslääkäreistä vielä puolen päivän mittainen koulutus. Henkilökunta suhtautui työajan seurantaan pääosin melko myönteisesti, ja osa oli oikein innostunut näyttämään, mitä me täällä oikein teemmekään. Hyvä vastaanotto ei ehkä saanut aivan yhtä hyvää vastaanottoa. Kevään 2014 seminaarien jälkeen on toiminnassa tehty seuraavat muutokset: Aluerajat on poistettu. Mikäli hoitosuhdetta ei ole, ensimmäinen vapaa aika annettaan riippumatta siitä, missä potilas asuu. Kysyntää ja tarjontaa on mitattu kahden viikon ajan (viikoilla 19 ja 20), jotta pystyisimme paremmin suunnittelemaan työajankäyttöä kysyntää vastaavalla tavalla. Potilaalle annetaan vain yksi jatkoaika, mutta kuitenkin tarvittaessa oma aikansa sekä hammaslääkärille että suuhygienistille ja useampi aika proteettisiin töihin. Viime hetken peruutuksista, siis samana päivänä tapahtuneista peruutuksista, päätettiin alkaa laskuttaa

3 3 (8) potilasta sakkomaksun hinnalla. Osa-aikainen päivystäjä aloitti syyskuun alussa. Hän päivystää vuoden loppuun saakka kolmena päivänä viikossa. Näiltä päiviltä vapautuu kaikkien muiden hammaslääkärien toinen päivystysaika jatkohoitoajoiksi. T3-mittauksia jatkettiin. Suunnitteilla oli myös ajanvarauskirjojen muokkaaminen ja yhtenäistäminen. Olimme saaneet alustavan lupauksen tekstiviestimuistutuksen käyttöönotosta vuoden 2015 alusta alkaen. Sovittiin, että pyritään tekemään yhdellä käyntikerralla mahdollisimman paljon, mutta tämäkin oli monella hammaslääkärillä ollut jo käytäntönä. Suunniteltiin henkilökunnan viikoittaista työtyytyväisyyskyselyä lokakuun alusta saakka. Kalanruotokuviot olivat jokaisessa hoitolassa täytettävinä. Hammaslääkäreiden mittausviikkojen tulos: Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 29 % 251 Intern efterfrågan 71 % 613 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 864 Faktisk mottagningskapacitet 91 % 785 Total -9 % -79 Suuhygienistien mittausviikkojen tulos: Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 43 % 152 Intern efterfrågan 57 % 202 Efterfrågan på grupper 0 % 0 Total efterfrågan 100 % 354 Faktisk mottagningskapacitet 92 % 325 Total -8 % -29

4 4 (8) TASAPAINOLASKURIN ESITTELY: 2.9. koulutuspäivässä esiteltiin koko henkilökunnalle vielä tarkemmin HV-periaatteita ja tasapainolaskurin tulokset. Osa tuloksista oli printattu seinille näkyville, mutta sekä hammaslääkärien että suuhygienistien laskuri käytiin vielä erikseen läpi. Kuten sanottua, toukokuun seurantaviikot olivat hiukan poikkeukselliset. Kliinisen työn kapasiteettia oli käytössä hiukan tavallista vähemmän. Toki koko henkilökunnan koulutuspäivänä oli ulkopuolinen, kokopäiväinen päivystäjä. Harmillisesti osa hammaslääkäreistä oli merkinnyt koulutuksen työaikasuunnitelmaan kliinisenä työaikana, mikä aiheutti laskentaan sen vääristymän, että kliinistä työaikaa ei tehty niin paljon, kuin oli suunniteltu. Peruuttamattomat poisjäännit ja viime hetken peruutukset, joihin ei enää ehditty saada ketään tilalle, merkittiin toimistoajaksi, koska ne olivat poissa potentiaalisesta kliinisestä työajasta. 900-koodi merkittiin seurannassa minuutilleen suunnitellun ajan mukaan, jotta kokonaistyöaika ei olisi vääristynyt. Saimme myös samalla mitattua, kuinka paljon aikaa tähän kuluu kaiken kaikkiaan. Kaikki peruuttamattomat käynnithän eivät ole pituudeltaan samanlaisia. Hammaslääkärien osalta kokonaiskysyntä kahden viikon aikana oli 864 h ja suunniteltu vastaanottokapasiteetti 863 h, eli nämä olivat kutakuinkin tasapainossa. Todellisuudessahan pitäisi suunnitella hiukan ylikapasiteettia, jotta varauduttaisiin etukäteen vaihtelun varalta. Toteutumassa kliinistä työaikaa oli kuitenkin -9%. Osin tämä selittyy peruutusaikojen merkitsemisellä toimistotyöksi. Päivystystä oli enemmän kuin oli suunniteltu. Tässä ilmenee se, että peruutusajat muutetaan päivystysajoiksi. Päivystysaikojen venyminen myös toisaalta syö tavallista vastaanottoaikaa. Kokemuksemme mukaan peruutusaikojen muuttaminen päivystysajoiksi on toiminut hyvin. Ehkä päivystysaikoja ei tarvita lisää, tai sitten niiden jakautumista viikonpäivien osalle voi vielä harkita. Suuhygienisteillä vastaava toteuma oli -8%. Työaikaseurannan mukaan nyt tässä tilanteessa on sekä suuhygienisteillä että hammaslääkäreillä suunniteltu liian vähän vastaanottoaikaa kysyntään nähden. Tasapainolaskurista kävi ilmi, että se, mistä voisimme saada lisää vastaanottokapasiteettia sekä hammaslääkäreille että suuhygienisteille, olisivat peruuttamattomat poisjäännit ja viime hetken peruutukset, joiden tilalle ei saada toista potilasta, esimerkiksi päivystyspotilasta tai soittolistan potilasta. Näitä potilaita oli kahden viikon aikana yhteensä (hml+shg) 125, ts. 62,5 pot./vk. Laskuriin näitä potilasaikoja ei voinut merkitä muuta kuin potilaiden lukumäärän mukaan. Merkitsimme heidät siis toimistotyöajalle, jotta saimme näkyviin, kuinka paljon kliinistä työaikaa menee todellisuudessa hukkaan. Ajallisestihan perutut ajat voivat olla hyvin eripituisia. Tunteina tämä teki yhteensä 85,4 h/2vk, siis yli 40 h/vk. Tämä on hyvinkin 1½

5 Efterfrågan 5 (8) työparin työ. Tekniset ongelmat veivät nekin aikaa n. 8 h/2vk. Tämäkin on yksi työpäivä, mutta siihen epäkohtaan on huomattavasti vaikeampi puuttua. Ulkoinen kysyntä on suurinta maanantaisin, mikä ei ole yllätys, sillä silloinhan soitetaan paljon päivystysaikoja ja potilaat aktivoituvat muutoinkin, samoin kuin aina myös lomien jälkeen ja vuodenvaihteessa. Mietimme, pitäisikö maanantaisin olla enemmän päivystysaikoja kuin muulloin ja voisiko joltain päivältä vähentää niitä. Peruutusajat kompensoivat puuttuvia päivystysaikoja jonkin verran. Siihen, että toisina viikkoina on vähemmän porukkaa töissä kuin joinain muina, pitäisi ehkä tulevaisuudessa kiinnittää vielä enemmän huomiota. Efterfrågan fördelad över veckans dagar Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar hvo hvo Kapaciteten fördelad över veckans dagar Övr ( Pat re Mott 60 T3-aika Övr ( Pat re Mott 0 Mån Mån Tis Tis Ons Ons Tor Tor Fre Fre

6 6 (8) T3-aika on lyhentynyt mittausaikana viikoilla 1-45 v hammaslääkäreillä 70->33 ja suuhygienisteillä 60->20. Vaihtelua selittää hammaslääkärien osalta osin se, että keväällä saatiin vapautettuja suunniteltuja kesän päivystysaikoja hvo-käyttöön, kun huomattiin, että kesällä onkin kaksi kokopäiväistä päivystäjää eikä muilla tarvitse olla päivystysaikoja. Osaaikainen päivystäjä syyskuun alusta alkaen on myös auttanut lyhentämään T3-aikaa. Kaksi suuhygienistiä on palannut töihin äitiyslomalta, mikä on lisännyt hoidon saatavuutta suuhygienistien osalta. T3-Mediaani Hml Mediaani Lääkäri T3 - Mediaani Suuhygienisti Mediaani Sairaanhoitaja

7 7 (8) IDEOITA JA MUUTOKSIA, JOILLA TULEVAISUUDESSA PARANNETAAN HOIDON SAATAVUTTA: Lista on laadittu koko henkilökunnan koulutuspäivän muutosehdotusten pohjalta. Myös kalanruotokuvioon kirjatut epäkohdat on huomioitu. Lisätään kapasiteettia: - Otetaan käyttöön tekstiviestimuistutus. - Yhtenäistetään ajanvarauskirjat. Otetaan käyttöön 15 min ajanjako, ja poistetaan turhat aikatyypit. - Lisätään tarkastusaikoja siellä, missä on enemmän väljyyttä ajanvarauskirjassa. - Varataan koululaistarkastuksiin min, ts. otetaan vastaan 3-4 potilasta/ 1 h. Ekaluokkalaisille varataan kuitenkin ½ h aika. - Suunnitellaan suuhygienisteille/ valistushoitajille ryhmävastaanotot 1-vuotiaille (max 10 perhettä kerrallaan). - Lisätään valistushoitajien työtä. Suuhygienistikapasiteettia saadaan täten lisättyä. - Suuhygienistien korvamerkityt ajat saa vapauttaa aikuispotilaille, jos ne ovat vapaina vielä yhtä viikkoa aikaisemmin. - Otetaan aktiiviseen käyttöön peruutuslistat (omaan huoneeseen ja/tai toimistoon). - Hyödynnetään Wilmaa tehokkaammin. Hukkatyö vähenee. - Harkitaan tarkoin kokouksiin käytetty aika ja niihin käytetyt työaikalajit. - Yhtenäistetään hoitohuoneiden instrumenttien ja tarveaineiden järjestys mallihuonesysteemillä. - Käytetään tehokkaasti hyödyksi vapaina olevat hoitohuoneet: koulutuspäivistä tai muista poissaoloista lähetetään viesti Seijalle. - Hammaslääkäri merkitsee ajanvarauskirjaansa oman koulunsa poikkeuspäivät, joihin koululaisille ei kannata varata tarkastus- ja hoitoaikoja. - Kehitetään itsehoitokorttia eri ikäluokille sopivaksi. Näiden käyttö nopeuttaa tarkastuksia. - Harkitaan apulaisosastonhoitajan toimenkuvaa. Tällöin yksi suuhygienisti hoitaisi nyt useammalle jaetut tehtävät. Muiden kliinisen työn kapasiteetti lisääntyisi. Vähennetään kysyntää:

8 8 (8) - Päivystyksen juurihoitojatkot lähetetään ostopalveluun. - Yhtenäistetään recall-käytäntöjä riskiryhmittäin sekä lapsilla että aikuisilla. Perustetaan työryhmä. - Niissä 5.luokan tarkastuksissa, joissa todetaan tarve shg:n rc:lle 7.lk:lla, merkitään ylös, kuinka pitkä aika shg:lle tarvitaan. - Kun tarvitaan rc-käynti kontrollia varten, merkitään kutsusivulle, kuinka pitkä aika kontrolliin tarvitaan. - Suuhygienisti voi tarvittaessa konsultoida paron recall-väleistä hammaslääkäriä. - Varataan potilaille riittävän pitkät hoitoajat: tehdään mahdollisimman paljon yhdellä kerralla. - Kehitetään ryhmävastaanottoa vanhainkotipotilailla: monihuonemalli. - Noudatetaan sovittuja sääntöjä, ja esimerkiksi implanttihoidossa tarkastetaan hoitokriteerit. - Otetaan myös lapsilta tarvittaessa BW-kuvat. Tutustutaan Käypä hoito suositukseen myös karieshoidon osalta tarkemmin. Varaudutaan vaihteluun: - Autetaan kaveria, jos oma potilas ei tule ja kollega on myöhässä. Ilmoitetaan (Näsissä) toimistoon, jos ollaan myöhässä. - Käytetään mahdollisuuksien mukaan eläkeläisiä apuna ruuhka-aikoina. - Hyödynnetään Wilmaa. Otetaan yhteys koulutoimeen, jotta jokaisen koulun kotisivuille tulisi tarkka lukuvuosisuunnitelma erilaisine tapahtumineen. Hävitetään reppu: - Pyritään saamaan ajanvarauskirjat sellaisiksi, että eri hoitoloiden erilaiset odotusajat tasoittuisivat. Ruuhkautuneille hammaslääkäreille ei annata tarkastusaikoja samaan tahtiin kuin niille hammaslääkäreille, joilla on nopeammin vapaita aikoja. Näin saadaan purettua reppua, joka on meillä se, että osalla hammaslääkäreistä on pitkät odotusajat jatkohoitoon.