LOPPURAPORTTI. Hyvä potku-hanke Limingan terveyskeskuksessa

Transkriptio

1 LOPPURAPORTTI Hyvä potku-hanke Limingan terveyskeskuksessa

2 Sisällys 1.Johdanto Liminka kuntana Limingan terveyskeskus Hyvä Potku-hanke Hyvä Potku-hanke Limingassa Työryhmä Ongelmat ja kehittämiskohteet Tavoitteet Toimenpiteet ja tulokset Lääkärien työajan käytön mittaus tasapainolaskurilla T3-ajan seuranta Vastaanottojonon purkaminen ja jonokirjan poisto Konsultaatiolääkäri Inr-poliklinikka Pitkäaikaissairaiden omahoidon kehittäminen ja hoitosuunnitelman laatiminen Palveluiden suurkuluttajien hoidon laadun parantaminen Kehittämisiltapäivä Työtyytyväisyyden seuranta Johtopäätökset ja pohdinta Liitteet

3 1.Johdanto 1.1 Liminka kuntana Liminka on Pohjois-Pohjanmaalla, Oulun naapurissa, sijaitseva vanha kulttuurikunta. Se on perustettu vuonna Asukkaita Limingan kunnassa on noin Väestörakenteeltaan Limingan kunta on lapsipainotteinen. Lapsiperheitä kaikista perheistä on 62 %. Limingan kunnassa on paljon suuria perheitä. Vanhusväestön määrä on suhteellisesti vähäinen maaseutukunnan kokoon nähden. 1.2 Limingan terveyskeskus Limingassa toteutettiin vuosina Suomen mittakaavassakin suuri uudisrakennushanke. Vanha terveyskeskus purettiin ja samalle tontille rakennettiin kokonaan uusi terveyskeskus. Terveyskeskuksen yhteyteen rakennettiin uudet nykyaikaiset sairaalatilat. Terveyskeskus valmistui huhtikuussa Henkilöstö ja toiminta muutettiin viikon aikana uusiin tiloihin vuoden lopulla myös Limingan kunnan sosiaalitoimisto siirrettiin uuteen terveyskeskukseen. Terveyskeskuksessa on perusterveydenhuollon avosairaanhoidon palveluina lääkäreiden ja sairaanhoitajien ajanvarausvastaanotto sekä päivystys. Lisäksi talossa on lasten- ja äitiysneuvola, kouluterveydenhuollon vastaanotto, opiskelijaterveydenhuolto, perhesuunnitteluneuvola, mielenterveysyksikkö, fysioterapiapalvelut ja hammashoitola sekä 28-paikkainen vuodeosasto. Täydentävinä palveluina ovat oma röntgen ja laboratorio. Vuoden 2015 alusta alkaen Nordlab Oy on tuottanut laboratoriopalvelut terveyskeskuksen tiloissa. Terveyskeskuksessa on 7,5 lääkärin virkaa, joista yksi on johtavan lääkärin ja yksi vuodeosaston lääkärin virka. Avosairaanhoidossa on 7 sairaanhoitajaa, 1 perushoitaja, 1 välinehuoltaja ja 3 sihteeriä. 3

4 2. Hyvä Potku-hanke Kaste-ohjelma on sosiaali- ja terveysministeriön pääohjelma. Sen avulla johdetaan ja uudistetaan suomalaista sosiaali- ja terveyspolitiikkaa. Ohjelman tavoitteena on kaventaa hyvinvointi- ja terveyseroja sekä järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja palvelut asiakasta kuunnellen. Painopistettä siirretään ongelmien hoidosta fyysisen, henkisen ja sosiaalisen hyvinvoinnin aktiiviseen edistämiseen, ja ongelmien ehkäisemiseen koko väestössä. Kaste-ohjelma on myöntänyt hankerahoitusta kansalliselle Hyvä potku-hankkeelle vuosina Potku tulee lyhenteestä potilas kuljettajan paikalle. Hyvä potku/vastaanotto pyrkii ensisijassa parantamaan hoidon saatavuutta kaikille potilaille ja kehittämään moniammatillisia työtapoja, joiden avulla hyödynnämme resurssejamme järkevämmin. Potku-hankkeen keskeinen tavoite on terveyshyötymallin (CCM) soveltaminen käytäntöön. Terveyshyötymallin mukaisesti kehitetyssä organisaatiossa toiminta on yhteistyötä korostavaa ja potilaskeskeistä sekä potilaan voimavaroja hyödyntävää. 4

5 Kaste-hankkeen kuusi osa-aluetta 2.1 Hyvä Potku-hanke Limingassa Keväällä 2014 terveyskeskus muutti uusiin tiloihin. Uudet tilat mahdollistivat uusien toimintamallien kehittämisen. Kehittämisen tarve oli ollut olemassa jo pitkään. Lähikuntien esimerkin innostamana Limingan terveyskeskuksen johto päätti, että terveyskeskuksen avosairaanhoito osallistuu Hyvä Potku2- hankkeeseen. Hyvä Potku2-hanke alkoi elokuussa

6 Hyvä Potku-hankkeen aikataulu ja suunnitelma 2.2 Työryhmä Työryhmään kuuluivat johtava lääkäri Pauliina Sarajärvi, terveyskeskuslääkäri Oili Junttila, terveyskeskuslääkäri Eija Ukkola, sairaanhoitaja Riitta Laine ja sairaanhoitaja Outi Lastumäki. Työryhmä kokoontui tiistaiaamuisin puolen tunnin ajaksi. Ensimmäisen seminaarin jälkeen työryhmä esitteli Hyvä Potku-hankkeen avoterveydenhuollon henkilökunnalle. Hankkeeseen liittyvistä asioista informoitiin henkilökuntaa yhteisissä palavereissa, sähköpostitse, tiedotteilla ja henkilökohtaisella ohjauksella. 6

7 3. Ongelmat ja kehittämiskohteet Kehittämistyössä pohdittiin aluksi asioita ja toimintatapoja, jotka ovat olleet hyviä. Näitä ovat: - uudet hyvät tilat - kokenut ja osaava henkilökunta - keskinäinen kunnioitus ja hyvä yhteistyö - myönteinen suhtautuminen kehittämiseen ja uudistuksiin Seuraavaksi pohdittiin ongelmia. Ongelmien kartoittamisen apuna käytettiin ns.kalaruotokuviota, johon henkilökunta sai merkitä ongelmia. Suurimmiksi ongelmiksi koettiin: - hoidon tarpeen arviointi - konsultaatiomahdollisuuksien selkiyttäminen - vuorovaikutuksen tavat ja kanavat - arkijohtaminen ja työn organisointi konkreettisesti - lääkärin vastaanottoaikojen vähäisyys - lääkärien nopea vaihtuvuus ja suuri koulutettavien lääkärien määrä - runsas päivystysaikojen ja neuvolapalveluiden tarve väestörakenteesta johtuen - epäselvät sisäiset ohjeet käytännön työhön liittyen 7

8 4. Tavoitteet Työryhmä suunnitteli tavoitteiksi seuraavia asioita: - potilas pääsee kiireettömälle lääkärinvastaanottoajalle 14 vuorokauden kuluessa kevään 2015 loppuun mennessä - kiireellisten vastaanottoaikojen poistaminen - päivystysaikojen riittävyys jatkossakin - hoidontarpeen arvioinnin kehittäminen - työnjaon selkiyttäminen - työhyvinvoinnin lisääntyminen 8

9 5. Toimenpiteet ja tulokset 5.1 Lääkärien työajan käytön mittaus tasapainolaskurilla Hyvä Potku2-hankkeen keskeisimpiä työkaluja on tasapainolaskuri. Sillä voidaan mitata vastaanoton kysynnän ja tarjonnan tasapainoa. Tasapainomittaria varten työryhmä laati työajanseurantalomakkeet lääkäreille ja hoitajille (liite 1 ja liite2). Lomakkeiden käyttö opetettiin henkilökunnalle ja niiden toimivuus testattiin ennen mittausta. Tämän perusteella lomakkeisiin tehtiin vielä joitakin muutoksia. Mittaukset toteutettiin viikoilla 40 ja 41 vuonna Mittausten perusteella suunniteltu vastaanottokapasiteetti todettiin riittäväksi ajatellen tulevaa jononpurkua. Kuvassa 1. on käyntien kysyntämäärä prosentteina ja aika tunteina. Vastaanottoajoista oli ulkoista kysyntää (potilaat, jotka soittavat, varaavat aikaa ja tulevat vastaanotolle) 78% ja sisäistä kysyntää (potilaat, joille annetaan vastaanotolla uusi aika tai lähetetään vastaanoton sisällä toiselle ammattilaiselle) 22%. Suunniteltu kapasiteetti oli selkeästi suurempi kuin toteuma. Tämän vuoksi mitattiin kysyntä uudestaan yhden viikon ajalta. Tulokset olivat samansuuntaiset. Kuvassa 2. on kahden viikon ajalta suunniteltu ja toteutunut lääkärien työajan käyttö. Eri työaikalyhenteiden selitykset ovat liitteessä 1. Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan 0 % 100 % Utfall Faktisk mottagningskapacitet 169 % 197 Total 78 % 22 % 69 % Tid Graf Balans Hämta kapacitet Kuva 1. 9

10 KAPACITET - Graf 1 Filter BALANSFLIK 120 Kapacitet Mott + Pat. Rel + Övr Tidsperiod Plan / Utfall 2 veckor Plan + Utfall Plan Kap Utfall Uppdatera graf 0 päiv lvo puh kiivo kk kirj kons resuus muu vos ruo hall koul meet ohj Kuva 2. Viikoilla 10 ja on toteutettu hoitajien työajan tasapainomittaus. Mittaustuloksia ei vielä ole käytettävissä. 5.2 T3-ajan seuranta T3 aika kuvastaa saatavuutta ja vastaanoton kykyä vastata potilaiden vastaanottoaikojen kysyntään. T3 aika tarkoittaa ajanvarauskirjalla olevaa kolmatta vapaata varattavissa olevaa aikaa. T3 ajan seuraaminen on aloitettu viikolla 37 vuonna Lähtötilanteessa T3-aika oli 47 päivää. Aluksi T3 lähti laskemaan nopeasti. Joulun ajan lomat ja muut poissaolot näkyvät T3-ajan pidentymisenä vuoden 2014 lopussa. Vuoden 2015 keväällä T3-aika on parhaimmillaan ollut 21,5 päivää. Viikoilla 52, 1, 8 ja 11 mittauksia ei ole suoritettu. Alkuvuonna 2015 T3-aika on pääosin ollut alle 30päivää. 10

11 T3-Mediaani Lääkäri Mediaani Lääkäri Kuva 3. T3-Mediaani Lääkäri Mediaani Lääkäri Kuva Vastaanottojonon purkaminen ja jonokirjan poisto Terveyskeskuksessa oli aiemmin käytössä ns. jonokirja. Jonokirjalla oli lista potilaista, jotka olivat varanneet aikaa lääkärin kiireettömälle vastaanotolle. Aikoja annettiin jonokirjalta muutamaksi viikoksi eteenpäin. Potilas sai ajan kirjeitse. Jonossa oli potilaita n.250. Hyvä Potku2-hankkeen myötä jonokirjasta päätettiin luopua. Lääkäreiden vastaanottokirjat avattiin syyskuun 2014 alussa noin 2 kuukaudeksi eteenpäin, jotta kaikille potilaille saatiin aika annettua. 11

12 5.4 Konsultaatiolääkäri Tasapainomittarin tuloksista kävi ilmi, että maanantaisin ja perjantaisin päivystysaikojen tarve on keskimäärin aikaa. Muina päivinä tarve on aikaa. Tästä syystä päätettiin aloittaa kokeiluna konsultaatiolääkäritoiminta aluksi maanantaisin ja myöhemmin myös perjantaisin. Konsultaatiolääkäri on käytettävissä talon sisäisiin konsultaatioihin, sekä hoitajien että toisten lääkärien tarpeeseen. 5.5 Inr-poliklinikka Hyvä Potku2-hankkeen toisessa seminaarissa päätettiin inr-poliklinikan aloittamisesta. Aiemmin Marevanhoidossa olevien potilaiden inr-seuranta on ollut lääkärin tehtävä. Uudessa mallissa inr-seuranta on pääosin siirretty tehtävään koulutetuille sairaanhoitajille. Inr-poliklinikan tavoitteena on vähentää seurantakäyntien määrää ja parantaa hoitotasapainoa. 5.6 Pitkäaikaissairaiden omahoidon kehittäminen ja hoitosuunnitelman laatiminen Pitkäaikaissairaat ovat perinteisesti käyneet vuosikontrolleissa lääkärin vastaanotoilla. Tulevaisuudessa pyritään siihen, että pitkäaikaissairaiden hoito tapahtuu työparimallityöskentelynä lääkärin ja hoitajan yhteistyönä. Pitkäaikaissairaille laaditaan yksilöllinen hoitosuunnitelma. Tämän työkaluina käytetään omahoitokaavaketta ja rakenteellista kirjaamista, jota varten suunnitellaan fraasit eri sairausryhmille. Tavoitteena on pyrkiä vähentämään vuosikontrollikäyntien määrää. 5.7 Palveluiden suurkuluttajien hoidon laadun parantaminen Terveyskeskuksen palveluita käyttävistä ihmisistä osa on ns. suurkuluttajia, joilla käyntejä terveyskeskuksessa on yli 10 vuodessa. Näiden paljon palveluja käyttävien asiakkaiden määrää ollaan mittaamassa. Suunnitelmana on määrittää tälle asiakasryhmälle oma lääkäri ja oma hoitaja. Tavoitteena on asiakastyytyväisyyden lisääminen, hoidon kokonaisuuden parempi hallinta ja käyntimäärien vähentäminen. 5.8 Kehittämisiltapäivä Avoterveyshuollossa on ollut aikaisemmin käytössä tiimipalaverit säännöllisin väliajoin. Ne eivät kuitenkaan toimineet toivotulla tavalla ja käytännöstä luovuttiin. Tiimipalavereiden lopettamisen jälkeen ei 12

13 vastaanoton kehittämistyötä tehty suunnitelmallisesti. Hyvä Potku2-hankkeen työryhmän aloitteesta järjestettiin vastaanoton kehittämisiltapäivä, ns. Hukkapaja Hukkapajassa etsittiin eri ammattiryhmien kesken käytännön työhön liittyviä turhia ja päällekkäisiä työtehtäviä, huonoja, aikaa vieviä käytäntöjä ja muita epäkohtia. Hukkaa aiheuttavia töitä löytyi paljon ja niistä valittiin kolme eniten keskustelua herättänyttä. Tämän jälkeen laadittiin ohjeet kyseisten epäkohtien poistamiseksi. Kehittämisiltapäivässä päätettiin, että kehittämistyötä vastaanotolla jatketaan tulevaisuudessakin. Loput löytyneet epäkohdat on tarkoitus käsitellä myöhemmissä kehittämispalavereissa. 5.9 Työtyytyväisyyden seuranta Työtyytyväisyyden mittaaminen on aloitettu Hyvä Potku2-hankkeen alussa, viikolla 37/2014. Avoterveydenhuollon lääkärien ja hoitajien työtyytyväisyyttä on mitattu hymynaamakaavakkeella viikoittain (kuva 5.). Työtyytyväisyydessä ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia hankkeen aikana (kuva 6.). Arvo Kuva 5. 13

14 3,00 Työtyytyväisyys 2,50 2,00 1,50 1,00 Keskiarvo 0,50 0,00 Kuva 6. 14

15 6. Johtopäätökset ja pohdinta Hyvä Potku2-hankkeesta on ollut hyötyä käytännön työhön. Sen myötä on tullut monta uudistusta arkiseen työhön. Hanke on vaatinut paljon työtä, joka on heijastunut vastaanoton toimintaan resurssien vähenemisenä. Siitä huolimatta hankkeeseen osallistuminen on ollut vaivannäön arvoista. Jonokirjan lopettaminen on ollut suurin tehdyistä uudistuksista. Jonokirjan poistumisen myötä vastaanottoaikojen on helpottunut ja potilastyytyväisyys on lisääntynyt. Toistuvien ajantiedustelujen määrä on vähentynyt ja yhden hoitajan työaikaa on säästynyt muuhun toimintaan. Ajanvarauskirjojen aukaiseminen pidemmälle aikavälille on helpottanut työajan suunnittelua ja hallintaa. Tasapainomittarin tulosten perusteella voidaan todeta, että kapasiteettia kysynnän tarpeeseen on riittävästi. Haasteena on kohdentaa kapasiteetti tarkoituksenmukaisesti. T3-aikaa on saatu laskettua, mutta tavoitteeseen ei vielä ole päästy. Tällä hetkellä T3-aika on päivää. Tavoitteena oli 14 päivää. Hyvä Potku2-hankkeen aikana on esitelty Älyexcel-ohjelma, jonka avulla voidaan laatia ajanvarauskirjat tasapainolaskurin mittaustulosten mukaisesti. Älyexcelin käyttöä on harjoiteltu ja ohjelma on tarkoitus ottaa jatkossa käyttöön. Toiveena on, että kapasiteetti saadaan älyexcelin avulla kohdennettua oikein ja T3- ajan tavoitteeseen päästään. T3-ajan seuranta on ollut hyvä työkalu vastaanoton kysynnän seurantaan. Sen mittaamista jatketaan hankkeen päättymisen jälkeenkin säännöllisesti. Konsultaatiolääkärin tarpeesta tehtiin henkilökunnalle kysely. Sekä hoitajat että lääkärit olivat sitä mieltä, että toiminta on tarpeellista. Kyselyn ja kokeiluajalta saatujen kokemusten perusteella toimintaa päätettiin jatkaa. Inr-poliklinikan toiminta on muotoutumassa. Tällä hetkellä hoitajat määrittävät jo suurimman osan hoidoista lääkärin tuella. Huonossa tasapainossa olevat potilaat käyvät vierimittauksissa hoitajalla tarpeen mukaan. Potilaat ovat kokeneet uudistuksen hyväksi. Syksyllä 2015 suunnitelmissa on aloittaa ryhmäohjaus uusille Marevan-potilaille. Pitkäaikaissairaiden omahoidon kehittäminen ja hoitosuunnitelman laatiminen sekä palvelujen suurkuluttajien hoidon laadun parantaminen ovat laajoja, keskeisiä kokonaisuuksia. Hankkeen aikana tähän kehittämiseen ei ole ollut tarpeeksi aikaa ja on jo sovittu, että näiltä osin kehittämistyö jatkuu edelleen. Hanke on vaatinut henkilökunnalta paljon joustavuutta ja sitoutumista. Henkilökunta on ollut alusta lähtien hyvin hankkeessa mukana ja suhtautunut muutoksiin positiivisesti. Kehittämisiltapäivään osallistuneet 15

16 olivat innokkaasti mukana ja toivat uusia, hyviä ideoita käytännön työhön. Työryhmä oli ylpeä henkilökunnan motivoituneesta ja innostuneesta suhtautumisesta kehitystyöhön hankkeen aikana. Ajanpuutteen vuoksi laajempi henkilökunnan informointi hankkeen eri vaiheissa jäi työryhmän mielestä ajoittain liian vähäiseksi, mutta siitä huolimatta muutosvastarintaa ei ole ollut. 16

17 Liitteet Liite 1. HYVÄ POTKU-SEURANTA TASAPAINOMITTAUS/LÄÄKÄREIDEN TYÖAJAN SEURANTA Seurantaviikot 40 ja 41/2014 PVM: NIMI: Merkitse eri työaikalajeihin aika minuutteina (5minuutin tarkkuudella) Lääkärin vastaanotto Kiireellinen vastaanotto Päivystysvastaanotto Puhelinaika Korvakontrolli Reseptien uusinta Ohjaus Muu toiminta (=neuvolat, ksh, vanhainkoti) Vuodeosasto Kirjalliset työt (potilaisiin liittyvät, mm.labrapiikin katsominen) Hallinnollinen työ (sähköposti, essie, M2, ei suoranaisesti potilaisiin liittyvää, myös potku, perehdytys) Koulutus(+röntgen meetingit) Ruokailu + taukoajat (myös siirtymiset paikasta toiseen) Meetingit (myös lääke-esittelyt, kokoukset) Konsultaatiot (lääkärit, sh:t ja esh, sisältäen psyk.meetingit, iltapäivän ns. kahvitunti) Sisäinen kysyntä (lääkärin itse antamien aikojen määrät, esim.korvakontrollit, merkitse määrät pystyviivoina) LVO KIIVO PÄIV PUH KK Potilas ei tullut vastaanotolle (ilmaise aikana = minuutteina) 17

18 Muuta huomioitavaa: Liite 2. HYVÄ POTKU-SEURANTA TASAPAINOMITTAUS HOITAJILLE Seurantaviikot 40 ja 41 Nimi: Pvm: Puhelin LVO KIIVO PÄIV PUH KK EI AIKAA Sisäinen kysyntä LVO KIIVO PÄIV PUH KK EI AIKAA 18

19 Työryhmä seminaarissa Pikkusyötteellä Vahvasti kohti tavoitteita 19