Tieto Corporation Company confidential Tieto Healthcare & Welfare Welfare Finlandin asiakaspalvelu Vuoden service desk 2013 Anne Räsänen Head of Services Tieto, Healthcare & Welfare anne.rasanen@tieto.com
Yhteys 11.9.2013 Esittely 3 Tieto-konserni 4 Healthcare & Welfare 5 Welfare Finland 6 Welfare Finland Vuoden Service desk 2013 7 Welfare Finlandin asiakaspalvelu 8 Onnistumisen eväitä 12 Palvelulupaus 13 Kehitysaskeleita 24 Arvioijien päähavainnot 25 2 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tieto Corporation Company confidential Esittely
Tieto-konserni Tieto Pohjoismaiden suurin tietotekniikkapalveluyritys, joka tarjoaa täyden elinkaaren ITpalveluita sekä yksityiselle että julkiselle sektorille Yhtiön tuotekehitysliiketoiminta ja toimituskeskukset toimivat maailmanlaajuisesti Yrityksen palveluksessa työskentelee noin 15 000 ammattilaista yli 20 maassa Liikevaihto noin 1,8 mrd euroa Strategisena valintana toimialaosaamisen vahvistaminen 4 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tieto-konserni Healthcare & Welfare Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä varhaiskasvatuksen toimialat Noin 1000 toimialojen ammattilaista Yli 40 vuoden kokemus toimialalta Suomessa 5 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Welfare Finland Sosiaalipalvelujen, varhaiskasvatuksen ja kotihoidon toimialat Noin 50 työntekijää Noin 110 asiakasta Kuntia ja kuntayhtymiä Suomessa Asiakaspalvelussa 19 henkilön tiimi, jonka vastuulla Sovellustukipalvelu Tekninen tukipalvelu Koulutukset ja konsultointi Käyttöönottoprojektit 6 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tieto Corporation Company confidential Welfare Finland Vuoden Service desk 2013
Welfare Finlandin asiakaspalvelu Osa sovellustuen asiantuntijoista toimii myös kouluttajina ja konsultteina, joten tehtävävastuuseen osalla kuuluu asiakaskoulutukset (seminaarit, asiakaskohtaiset koulutukset) ja koulutusmateriaalien päivitys Kaikki sovellustuessa osallistuvat myös tuotteiden testaamiseen 8 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Welfare Finlandin asiakaspalvelu Asiakaspalvelua vetää asiakaspalvelupäällikkö, jonka apuna tukipalvelussa on sisäinen palvelupäällikkö Toiminnan taustana Healthcare & Welfare tasoinen asiakaspalvelun kokonaisstrategia, joka on Welfare Finlandin asiakaspalvelun toimintasuunnitelman pohja Henkilökohtaiset tavoitteet liittyvät asiakaspalvelun perustehtäviin ja on linkitetty strategiaan/toimintasuunnitelmaan 9 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Welfare Finlandin asiakaspalvelu Service deskimme vastaa Effica sosiaalipalvelujen ja varhaiskasvatuksen sovellustuesta kaikille asiakasorganisaatioille (112 kpl) Teknisestä tukipalvelusta tukisopimusasiakkaille (67 kpl) Päivystämme virka-aikana klo 8-16 First line supportiin (sovellustuki) osallistuu 9 henkilöä, samanaikaisia päivystäjiä on 1-2/sovellusalue Teknisessä tuessa on 7 henkilöä, joista 1 päivystää tukipalvelussa ja toiset hoitavat valvonta- ja asennustehtäviä Tukipyynnöt vastaanottaa Help desk 10 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Volyymit Noin 400 palvelupyyntöä/kk 55 % palvelupyyntöjä (neuvonnat) 45 % häiriöitä (virheet) Teknisen tuen tikettejä 76/kk Asennuspyynnöt Palvelinympäristön muutokset Tekniset ongelmat Yhteydenottokanavat Sähköpostitse 77 % Portaalin kautta 15 % Puhelimitse 6 % 11 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tieto Corporation Company confidential Onnistumisen eväitä
Onnistumisen eväitä palvelulupaus Enemmän aikaa asiakkaille Todistetusti tyytyväiset asiakkaat ja selvä tavoite asiakastyytyväisyydelle Reagointi- ja ratkaisuaikojen jatkuva mittaaminen ja seurata Yhtenäinen ekstranet Single point of contact Yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä Ammattimaiset palvelukuvaukset Ammattilaiset työntekijät Säännöllinen ja proaktiivinen yhteydenpito määriteltyjen asiakkaitten kanssa 13 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Jatkuva mittaaminen ja seuranta Healthcare & Welfare-tasolla seurataan kuukausittain Palvelupyyntöjen määrää Keskimääräistä reagointiaikaa Keskimääräistä ratkaisuaikaa Kriittisten tikettien määrää ja ratkaisuaikaa Asiakastyytyväisyyttä Mitattavat tavoitteet ovat asiakaslähtöisiä 14 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tukipalvelu Sisäiset tavoitteet Reagointiaika (=otetaan työn alle) 2 tuntia Prio critical: 0,2 tuntia (12 min) Prio high: 1 tunti Toteuma ka. 0,37 tuntia Ratkaisuaika 24 tuntia Prio critical: 8 tuntia Prio high: 16 tuntia Toteuma ka. 16,88 tuntia Sisäiset tavoitteet ovat tiukemmat kuin asiakkaille annettu palvelulupaus! 15 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tyytyväiset asiakkaat Tukipalvelupyyntöjen palautekysely on ollut käytössä yli 3 vuotta Palautekysely lähetetään toiminnanohjausjärjestelmästämme automaattisesti Kyselyn saa joka kolmas ratkaisun saanut asiakas Tavoitetaso: 3.5 asteikolla 1-4 Yli 90 % tyytyväisiä Jos asiakas antaa arvosanaksi 1 tai 2, palvelupäällikkömme on asiakkaaseen yhteyksissä ja käy hänen kanssaan läpi kyseisen palvelupyynnön ja annetun ratkaisun Käymme myös sisäisesti läpi korjaavat palautteet, jotta voimme oppia niistä 16 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tyytyväiset asiakkaat Palautekyselyn mukaan yli 90 % vastaajista on tyytyväisiä saamaansa palveluun Arvosana vuonna 2012 keskimäärin 3.5 Vuonna 2013 keskiarvo on elokuun loppuun mennessä 3.6 Vastausprosentti on vuonna 2013 ollut keskimäärin 23,3 % 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 Tyytyväisyys tukipalveluun 2011 2012 2013 1,5 1,0 17 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Ekstranet Uudistettu vuonna 2012 Annettu tunnukset 800 käyttäjälle, joista 77 % käyttää palvelua säännöllisesti Pääasiallisin tiedotuskanava asiakkaille 18 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Ekstranet - Asiakkaille tärkeintä Topical issues 32% Information documents 35% Events 8% Solutions 13% Services 4% Contacts 2% Release notes 7% Lähde: HC Fin 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Tärkeintä ajantasaiset dokumentit ja ajankohtaiset tiedotteet Jatkuva sisällöntuotanto 19 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Ammattimaiset palvelukuvaukset Sovellus- ja teknisen tuen palvelukuvaukset päivitetty vuonna 2013 Yhtenäiset koko Healthcare & Welfaressa Osana myynnin tarjoussalkkua Asiakkaitten luettavissa ekstranetissä Major Incident Managementistä tehty oma kuvaus, joka esitelty asiakkaille vuonna 2012 20 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Ammattilaiset työntekijät Asiakaspalvelun ammattilainen Welfare Finlandissa Vähintään 5 vuoden työkokemus vastaavista töistä Vahva toimialaosaaminen Koulutus Työkokemus Asiakaskentän tunteminen Useimmat työskennelleet aiemmin asiakasorganisaatiossa Henkilöstötyytyväisyystutkimuksen mukaan motivoituneet ja tyytyväiset työntekijät 21 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Johdon tuki Muutos viimeisen 2 vuoden aikana Tukipalvelu mainitaan johdon tiedotteissa nyt säännöllisesti Palvelupyyntöjen volyymit Kohtaamiskyselyjen tulokset Muut kehitysaskeleet Palvelut ja osaava asiakaspalveluhenkilöstö on avain asiakastyytyväisyyteen! 22 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Kehitysaskeleita Toiminnanohjausjärjestelmä uudistuu Työntekijälle moderni käyttöliittymä Johdolle online-raportointi Asiakkaalle palvelupyyntöjen seurannan helpotus ja onlineraportointi Problem management prosessin käyttöönotto Liittymä tuotekehityksen virheidenkäsittelyjärjestelmään 23 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Kehitysaskeleita Säännöllinen yhteydenpito proaktiivisesti asiakkaitten kanssa Asiakkuusprosessin kehittäminen (myynnin 2 3 vastuulla) Malli systemaattiselle asiakkuustyölle työn alla Tukipalvelu osana asiakkuustiimiä Vuosikellomalli 4 24 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Arvioijien päähavainnot Toiminnan taustalla on selkeä kokonaisstrategia, josta myös asiakastuen tavoitteet on johdettu Asiakastuen rooli ja näkyvyys parantunut mm. aktiivisen esimiestoiminnan ansiosta Toiminta on hyvin asiakaslähtöistä asiakastyytyväisyys on hyvä Tiimin jäsenet ovat tyytyväisiä työhönsä Mittausta on parannettu ottamalla vuoden alusta käyttöön uusia mittareita; myös kohtaamiskyselyn käyttö parantaa laatua Ns. tukipalveluprosessin kypsyystaso on hyvä ja se on selkeästi vastuutettu; prosessin rajapintoja ei ole kuvattu Työkalujen välistä integrointia kannattaa lisätä työn sujuvuuden parantamiseksi Toiminta on kokonaisuutena tasalaatuista ja hanskassa 25 Tieto Corporation Vuoden service desk 2013
Tieto Corporation Company confidential Enemmän aikaa asiakkaille Kiitokset erityisesti siitä, että oli vastattu laajasti myös muut osiot ja tulevaisuus huomioiden! Säästyimme paljolta turhalta työltä. Nopea vastaus ja ammattitaitoinen selvitys virheen korjaamiseksi. Kiitos! Päivitykset sujuivat suunnitellusti ja aikataulussa eikä päivityksen jälkeen ilmennyt ongelmia. Viimeisin ongelmani ratkesi nopeasti ja tekijältä löytyi vielä piristävää kannustusfilosofiaa. Vastaus oli selkeä ja ymmärrettävästi kerrottu. Sain ystävällistä, asiantuntevaa apua. Anne Räsänen Head of Services Tieto, Healthcare & Welfare anne.rasanen@tieto.com
Tieto Corporation Company confidential Anne Räsänen Head of Services Tieto, Healthcare & Welfare anne.rasanen@tieto.com