Tarjouspyyntö Henkilökohtaisten avustajien palkkahallinnon järjestäminen A 19/2010

Tarjouspyyntö Henkilökohtaisten avustajien palkkahallinnon järjestäminen A 19/2010 3.1.2011

SISÄLLYSLUETTELO 1. ETELÄ-KARJALAN HANKINTAPALVELUIDEN ESITTELY... 1 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS... 1 2.1. Tarjouspyynnön kohteen tausta... 1 2.2. Tarjouspyynnön kohde... 2 2.3. Tarjouspyynnön kohteen volyymi... 3 2.4. Tarjouspyynnön kohteen sisältö... 3 2.4.1. Palveluntuottajalta kuukausittain edellytettävät tehtävät... 3 2.4.2. Palveluntuottajalta vuosittain edellytettävät tehtävät... 4 2.4.3. Kertaluonteiset tai ajoittaiset tehtävät... 4 2.5. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen... 4 3. SOPIMUSKAUSI... 4 4. TARJOUSTEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET... 4 5. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET... 5 5.1. Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset... 5 5.1.1. Tarjoajaa koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset... 5 5.1.2. Tarjoajaa koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset... 5 5.1.3. Tarjousta koskevat ehdottomat edellytykset... 6 6. TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT HANKINTAAN LIITTYVÄT VAATIMUKSET... 6 6.1. Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa... 6 6.2. Maksuehto ja laskutus... 6 6.3. Viivästyskorko... 7 6.4. Viivästyssakko... 7 6.5. Toimitusaika... 7 7. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET... 7 7.1. Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset... 7 7.2. Osatarjoukset... 7 7.3. Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset... 7 7.4. Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet... 7 8. TARJOUKSEEN JA HANKINTASOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT... 8 8.1. Noudatettavat sopimusehdot... 8 8.2. Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus... 8 8.3. Erimielisyyksien käsittely... 8 8.4. Tarjouksen hylkääminen... 8 8.5. Sopimuksen tekeminen... 8 8.6. Sopimuksen tekemisen perusteet... 8 9. YHTEYSHENKILÖT... 9 10. TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU... 9 10.1. Tarjouksen voimassaolo... 9 10.2. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset... 9 10.3. Tarjousten jättäminen... 9 10.4. Tarjouskilpailun aikataulu... 10 11. ALLEKIRJOITUKSET... 10

1 pyytää Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin, Imatran, Kotkan ja Kouvolan kaupunkien sekä Pyhtään puolesta Teiltä tarjousta vammaispalvelulakiin liittyvistä henkilökohtaisen avustajan työnantajille korvattavista tilitoimistopalveluista tämän tarjouspyynnön mukaisesti. 1. ETELÄ-KARJALAN HANKINTAPALVELUIDEN ESITTELY toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamana kunnallisena yhteishankintayksikkönä ja vastaa Etelä-Karjalan sosiaalija terveyspiirin, Lappeenrannan, Lemin, Imatran, Parikkalan, Taipalsaaren, Rautjärven, Ruokolahden, Savitaipaleen, Suomenniemen ja Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hankintojen kilpailuttamisesta sekä huolehtii sopimusten tekemisestä ja niiden ylläpidosta. Edellä mainitut tahot voivat tehdä hankintoja tämän tarjouspyynnön voittaneelta sopijaosapuolelta tehtävän hankintasopimuksen mukaisesti. Haminan kaupungille sekä Miehikkälän ja Vironlahden kunnille varataan optio ostaa palveluita tämän tarjouspyynnön pohjalta tehtävän sopimuksen mukaisesti. Tarjouspyynnössä Etelä-Karjalan hankintapalveluihin viitataan termillä Asiakas. Kilpailutukseen osallistuviin Etelä-Karjalan hankintapalveluiden asiakkaisiin viitataan termillä Tilaaja. Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiristä käytetään lyhennettä Eksote. Hankintayksikkönä tässä kilpailutuksessa toimii. Kunnat ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä ovat valtuuttaneet kilpailuttamaan tilitoimistopalvelut puolestaan sekä tekemään hankintapäätöksen ja puitesopimuksen 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS 2.1. Tarjouspyynnön kohteen tausta Henkilökohtainen apu tuli vaikeavammaiselle subjektiiviseksi oikeudeksi 1.9.2009. Henkilökohtaista apua voidaan järjestää kolmella järjestämistavalla: 1. työnantajamalli, 2. palveluseteli tai 3. kunnan oma, yhteistyössä muiden kuntien kanssa tuotettu tai ostopalvelu. Kun vaikeavammainen henkilö toimii avustajansa työnantajana, hän vastaa itse kaikista työnantajavelvoitteista (mm. työsopimus, palkanlaskenta, lakisääteiset työnantajamaksut ja vakuutukset, työterveyshuolto). Kunnalla on vammaispalvelulain mukaan velvollisuus neuvoa ja ohjata vaikeavammaista henkilöä työnantajan velvoitteista suoriutumisessa sekä auttaa avustajan hankinnassa. Kaakkois-Suomessa on käynnistynyt 1.1.2010 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän, Haminan, Imatran, Kotkan, Kouvolan, Miehikkälän,

2 Pyhtään ja Virolahden kuntien ja Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Socom Oy:n kehittämiskumppanuutena Henkka eli henkilökohtaisen avun keskus, joka toteuttaa kuntien puolesta lakisääteistä henkilökohtaisen avun neuvontaa ja ohjausta, auttaa työnantajia avustajan hankinnassa sekä neuvoo vaikeavammaisia työnantajia ja heidän avustajiaan työsuhteeseen liittyvissä asioissa. Kunnat ovat sitoutuneet henkilökohtaisen avun keskuksen pilotointivaiheeseen kahden vuoden määräajaksi 2010-2011. Kunnalla on myös velvollisuus korvata vaikeavammaiselle avustajan palkkaamisesta aiheutuvat kustannukset. Näitä ovat avustajan palkkakulut ja työnantajan lakisääteiset maksut (sotu, vakuutukset, työterveyshuolto). Mikäli työnantaja ei suoriudu avustajan palkkahallinnosta itse, kunnan tulee vammaispalvelulain mukaan korvata työnantajalle tilitoimistopalvelut, joita hän tarvitsee työnantajan velvoitteista suoriutuakseen. Henkilökohtaisen avun keskuksen pilotointiin sitoutuneet kunnat haluavat keskittää nämä tilitoimistopalvelut, jotta henkilökohtaisen avun palveluita saavat asiakkaat ovat kunnissa tasa-arvoisessa asemassa ja henkilökohtaisen avun palkkahallintopalveluiden laatu paranee yhden tilitoimiston perehdyttyä avustaja-alan palkanlaskentaan ja työsuhteiden erityispiirteisiin. Kunnan vammaispalveluista vastaava työntekijä tekee päätöksen henkilökohtaisesta avusta. Päätös tehdään yleensä toistaiseksi. Vammaispalvelun työntekijä määrittää yhdessä asiakkaan kanssa tilitoimistopalvelujen tarpeen samalla kun sovitaan henkilökohtaisen avun järjestämisestä työnantajamallilla sekä kunnan korvaaman henkilökohtaisen avun tuntimäärästä. Avustaja-alan työehtosopimusta valmistellaan parhaillaan ja tämänhetkisen arvion mukaan se valmistunee vuoden 2010 lopulla. Tämänhetkisen tiedon mukaan työehtosopimuksessa ei tulla ottamaan kantaa avustajien palkkaukseen. Tällä hetkellä avustaja-alan palkanmaksussa noudatetaan työsopimus-, työaika- ja vuosilomalakeja. Lisäksi Kaakkois-Suomen kunnat valmistelevat alueellista toimintaohjetta, johon kirjataan henkilökohtaisten avustajien palkan määräytymisperusteet eri kunnissa työskentelevien avustajien palkkojen yhdenmukaistamiseksi. Toimintaohje valmistuu loppuvuonna 2010. 2.2. Tarjouspyynnön kohde Hankinnan kohteena ovat vammaispalvelulakiin liittyvät vaikeavammaiselle avustajan työnantajalle korvattavat tilitoimistopalvelut. Työnantajana toimiva vaikeavammainen henkilö voi kunnan myöntämän tuntimäärän puitteissa palkata useamman kuin yhden avustajan, mikäli käytännön toimet sitä vaativat. Avustajien määrä yhdellä työnantajalla voi vaihdella yhdestä jopa viiteen. Palveluntuottajan tulee voida tarjota palvelua koko Kaakkois-Suomen alueelle. Yhteishankinnassa ovat mukana seuraavat kunnat: - Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä - Hamina (optiolla) - Imatra - Kotka

3 - Kouvola - Miehikkälä (optiolla) - Pyhtää ja - Virolahti (optiolla). Tilaajakunnat eivät sitoudu ostamaan tiettyä määrää palvelua. 2.3. Tarjouspyynnön kohteen volyymi Tarjouspyynnön perusteena käytetään nykyistä palkkahallinnon tukipalvelun käyttäjien määrää. Yhteishankinnassa mukana olevissa kunnissa (mukaan luettuna optiolla olevien kuntien 23 työnantajaa) on järjestetty yhteensä 230 avustajan työnantajalle palkkahallinto joko kunnan omana toimintana tai ostopalveluna tilitoimistolta. Näillä työnantajilla on yhteensä 327 avustajaa. Avustajista 110 on kuukausipalkkaista ja 217 tuntipalkkaista. Palkkatapahtumien määrä kuukaudessa on 544. Palkansaajien määrä vaihtelee kuukausittain johtuen esim. avustajien sairauslomista. Tilitoimistopalvelun käyttäjien määrässä on odotettavissa kasvua tietoisuuden ja henkilökohtaisen avun päätösten lisääntyessä. Hankinta ylittää arvoltaan EU-kynnysarvon. 2.4. Tarjouspyynnön kohteen sisältö Hankittavan palkkahallinnon koko prosessi, eri osatoiminnot, aikataulut ja vastuutahot on kuvattu liitteessä 1. 2.4.1. Palveluntuottajalta kuukausittain edellytettävät tehtävät - tuntilistojen vastaanotto henkilökohtaisten avustajien työnantajilta suojatun sähköisen yhteyden kautta tai paperisena kirjepostina - tietojen syöttäminen palkanlaskentaohjelmaan, tuntimäärien tarkistaminen ja virheistä ilmoittaminen - 327 avustajan palkanlaskenta ja -maksu tuntipalkkaisille kaksi ja kuukausipalkkaisille kerran kuukaudessa erikseen sovittavina palkkapäivinä (palkkatapahtumien määrä 544/kk) - jäsenmaksujen tilitykset - palkkalaskelmien ja niihin liittyvien sivukuluja koskevien tietojen toimittaminen suojatun sähköisen yhteyden kautta 3-4 päivää ennen palkanmaksupäivää kahdeksaan kuntaan - palkkalaskelmien toimittaminen avustajille sähköisessä muodossa tai paperisena kirjepostina - nettopalkan siirtäminen työnantajan tililtä työntekijän tilille valtakirjalla työnantajan puolesta kaksi päivää ennen palkkapäivää - lakisääteisten tilitysten ja ilmoitusten hoito verohallintoon ja työeläkeyhtiöille valtakirjalla työnantajan puolesta - kausiveroilmoitusten tekeminen työnantajien puolesta - palkkatietojen toimittaminen työeläkevakuutusyhtiöille kuukausittain tai erikseen vakuutusyhtiön kanssa sovittavalla aikataululla - vuosilomien ja muiden poissaolojen kirjaus ja seuranta

4 - henkilökohtaisen avun keskuksen konsultointi palkkahallintoon liittyvissä kysymyksissä - työnantajien ja avustajien neuvonta palkkahallintoon liittyvissä asioissa tarvittaessa 2.4.2. Palveluntuottajalta vuosittain edellytettävät tehtävät - vuosi-ilmoitusten tekeminen verottajalle työnantajien puolesta - vuosi-ilmoitusten tekeminen tapaturmavakuutusyhtiöille työnantajien puolesta - vuosiraportit kuntiin maksetuista palkoista ja sivukuluista työnantajakohtaisesti 2.4.3. Kertaluonteiset tai ajoittaiset tehtävät - tiedon siirtäminen nykyisistä järjestelmistä yrityksen käyttämään järjestelmään - palkkatodistukset tarvittaessa - erillisraportointi tilaajien pyynnöstä tarvittaessa - yhteistyöpalaverit kuntien ja henkilökohtaisen avun keskuksen kanssa (2 krt/vuosi) Palkanlaskennan kautta ei makseta avustajien matkakuluja, vaan työnantajat hakevat niihin erilliskorvausta vammaispalvelutoimistosta. Avustajat hakevat itse Kelalta korvauksen sairausajalta. 2.5. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMASSA sekä Etelä-Karjalan hankintapalveluiden internetsivuilla osoitteessa. 3. SOPIMUSKAUSI Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.1.2011 ja päättyy 31.12.2013. Hankintasopimukseen liittyy optio 1 + 1 vuodelle. Optiovuoden käyttöönotosta sovitaan sopimusosapuolten kesken erikseen viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. 4. TARJOUSTEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Valituksi voi tulla yksi tarjoaja seuraavien arviointiperusteiden mukaan: 1. Hinta, 70 % 2. Laatu, 30 % (Henkilöstön kokemus avustaja-alan palkkahallinnosta, Henkilöstön saannin turvaaminen erityistilanteissa, Laatujärjestelmä sisältäen asiakaspalautejärjestelmän, menettelyohjeet reklamaatiotilanteissa ja henkilöstön ammattitaidon kehittäminen)

5 Hinta- ja laatuperusteiden vertaaminen on esitetty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 3. Tarjoajan tulee ilmoittaa arviointia varten tarvittavat tiedot. Mikäli tarvittavia tietoja ei toimiteta, eikä laatua voida todentaa, tarjous voidaan hylätä. Laadulliset kriteerit arvioi tarjouksissa olevien tietojen perusteella alan ammattilaisista koostettu asiantuntijaryhmä. 5. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET 5.1. Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. 5.1.1. Tarjoajaa koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset Tarjoajien kelpoisuuden toteamiseksi pyydetään toimittamaan seuraavat todistukset: - Ennakkoperintärekisteriote - Kaupparekisteriote - Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus sekä todistus työnantajan lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen maksamisesta (=työeläke-, tapaturma-, vakuutus-, ryhmähenkivakuutus- sekä sosiaaliturvamaksut) - Tase- ja tuloslaskelma kahdelta viimeksi vahvistetulta tilikaudelta Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuina. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimusten allekirjoittamista tarvittavat lisäselvitykset. 5.1.2. Tarjoajaa koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee täyttää seuraavat ehdottomat edellytykset: - palveluntuottajan tulee pystyä toteuttamaan palvelukuvauksessa mainitut tehtävät prosessikuvauksessa (liite 1) esitetyssä aikataulussa - palvelukielen tulee olla suomi - valittavalta palveluntuottajalta edellytetään varautumista volyymin kasvuun (arvio 20-30 työnantajaa vuodessa) - palveluntuottajan tulee pystyä vastaamaan koko palvelukokonaisuuden tuottamisesta - palveluntuottajan tulee pystyä tarjoamaan palvelua koko Kaakkois-Suomen alueella - henkilöstöllä tulee olla kaupallinen tai muu soveltuva koulutus - yritys on perehtynyt/sitoutuu perehtymään avustaja-alan nykyiseen palkanmaksukäytäntöön ja hankkimaan koulutusta työehtosopimuksen voimaan tullessa - palveluntuottaja sitoutuu kehittämispalavereihin kaksi kertaa vuodessa tilaajan tiloissa

6 5.1.3. Tarjousta koskevat ehdottomat edellytykset - tarjouksen pitää olla laadittu tarjouspyynnön sisällön mukaan - tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liite 2 - tarjouksen pitää olla perillä ajoissa 6. TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT HANKINTAAN LIITTYVÄT VAATIMUKSET 6.1. Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Hinta on ilmoitettava kiinteänä, arvonlisäverottomana nettohintana (Alv 0 %), joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset, ja on voimassa koko sopimuskauden. Erillisiä laskutus- ja toimistokuluja tms. ei makseta. Tarjoushinnat tulee ilmoittaa liitteeseen 2. Tarjouslomaketta ei saa muuttaa millään muotoa. Tarjouslomakkeessa pyydetään ilmoittamaan kolme hintaa: - Hinta ilmoitetaan /palkkatapahtuma (alv 0 %). Hinnan tulee sisältää kaikki tilitoimistolta edellytettävät kuukausittaiset tehtävät. - Tuntihinta ilmoitetaan muista lisätöistä kuten uuden työntekijän perustaminen, palkkatodistusten tekeminen, raportointi tilaajatahoille, yhteistyöpalaverit. - Lisäksi ilmoitetaan hinta työnantajan vuotuisten lakisääteisten tehtävien hoitamisesta /työnantaja (alv 0 %). Mahdollisesti käytettävien optiovuosien osalta voidaan neuvotella kustannuskehitystä vastaavista hinnanmuutoksista. Hintojen korotusta ei hyväksytä yksipuolisella ilmoituksella. Hintojen esittämiseen liittyvillä vaatimuksilla ja ehdoilla tavoitellaan tarjousten yhteismitallisuutta ja vertailukelpoisuutta. 6.2. Maksuehto ja laskutus Maksuehto on 21 pv netto. Myös pidemmät nettomaksuehdot hyväksytään, mutta ne käsitellään samanarvoisina. Maksuaika lasketaan alkavaksi laskun saapumispäivämäärästä. Laskutus tapahtuu kunnasta riippuen verkkolaskutuksena tai paperilaskutuksena. Laskut toimitetaan Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymälle, Haminan, Imatran, Kotkan ja Kouvolan kaupungeille sekä Miehikkälän, Pyhtään ja Virolahden kunnalle. Tilaajalla on oikeus saada palveluntuottajalta laskutuksen tarkistamista varten tarpeelliset tiedot.

7 6.3. Viivästyskorko Korkolain mukainen 6.4. Viivästyssakko JYSE 2009:n mukainen 6.5. Toimitusaika Tilitoimiston on pystyttävä hoitamaan henkilökohtaisten avustajien palkanmaksu tuntipalkkaisten avustajien osalta kerran 2 viikossa ja kuukausipalkkaisten avustajien osalta kerran 4 viikossa. Muut toimitusaikoihin liittyvät vaatimukset on kuvattu liitteessä 1. 7. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET 7.1. Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. 7.2. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 7.3. Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. Tarjouksessa ei voi esimerkiksi asettaa tarjouksen voimassaolon ehdoksi tarjouksen valintaa kaikille mahdollisesti tarjotuille osa-alueille tai tehdä sopimusehtojen soveltamiseen liittyviä varaumia. 7.4. Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin.

8 8. TARJOUKSEEN JA HANKINTASOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT 8.1. Noudatettavat sopimusehdot Tarjouksessa mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. 8.2. Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 75 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. 8.3. Erimielisyyksien käsittely Mahdollisten hankintaan liittyvien erimielisyyksien käsittelypaikka on Markkinaoikeus ja siltä osin kun ne eivät ole Markkinaoikeuden käsiteltäviä asioita Lappeenrannan käräjäoikeus, ellei sopimusta saada aikaan keskinäisillä neuvotteluilla. 8.4. Tarjouksen hylkääminen Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten vertailu 8.5. Sopimuksen tekeminen Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. 8.6. Sopimuksen tekemisen perusteet Pidätämme oikeuden perustellusta syystä olla valitsematta mitään tarjousta.

9 9. YHTEYSHENKILÖT Palvelun sisältöön liittyvät asiat: Kehittämissuunnittelija/projektipäällikkö: Niina Turunen Puh: 040 352 0320, S-posti: niina.turunen@socom.fi Kaupalliset asiat: Hankinta-asiantuntija: Veera Lavikkala, Puh: 040 482 6959, S-posti: veera.lavikkala@ekhankintapalvelut.fi Tiedustelut tulee esittää suomeksi. 10. TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU 10.1. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 10.2. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen veera.lavikkala@ekhankintapalvelut.fi viimeistään 1.10.2010 klo 14. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa Kysymykset liittyen henkilökohtaisten avustajien palkkahallinnon järjestämiseen. Kysymyksiin tehdään vastaukset, jotka julkaistaan osoitteessa tarjouspyynnön yhteydessä 13.10.2010. Tarjoajan on pidettävä itse huoli, että käy lukemassa mahdolliset vastaukset ennen tarjouksensa jättämistä. 10.3. Tarjousten jättäminen Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa kahtena kappaleena osoitteella: Kesolantie 3 54100 JOUTSENO Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä A19/Henkilökohtaisten avustajien palkkahallinnon järjestäminen. Tarjous ja pyydetyt liitteet on lisäksi toimitettava sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset@ekhankintapalvelut.fi. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa A19/Henkilökohtaisten avustajien palkkahallinnon järjestäminen. Jos tarjous toimitetaan palautuspäivään mennessä vain sähköisesti, tulee asiasta ilmoittaa

10 puhelimitse kaupallisten asioiden yhteyshenkilölle ja toimittaa tarjousasiakirjat kirjallisesti viimeistään seuraavaksi päiväksi. Tarjousten ja mahdollisten liitteiden tulee olla perillä 27.10.2010 klo 13:00 mennessä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 10.4. Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään marraskuussa 2010 ja päätöksen saatua lainvoiman 21 päivän päästä allekirjoitetaan hankintasopimus. 11. ALLEKIRJOITUKSET Veera Lavikkala hankinta-asiantuntija LIITTEET Liite 1. Hankittavan palvelun prosessikuvaus, toimijat, vastuunjako ja aikataulut Liite 2. Tarjouslomake Liite 3. Tarjousten arviointikriteerit

Liite 1 Hankittavan palvelun prosessikuvaus, toimijat, vastuunjako ja aikataulut 1

Liite 2 Tarjouslomake 1. Tarjouksen antajan nimi- ja yhteystiedot Yrityksen nimi Osoite Y-tunnus Yhtiömuoto Kotikunta Puhelin WWW-sivut Sähköposti hankintapäätöksen lähettämistä varten Vastuuhenkilö Vastuuhenkilön puh. ja sähköposti Avustajan palkkahallinnosta vastaava yhteyshenkilö 2. Tarjouksen liitteet Edellytetyt selvitykset: Ennakkoperintärekisteriote Kaupparekisteriote (ei 2 kk vanhempi) Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus sekä todistus työnantajan lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen maksamisesta (=työeläke-, tapaturmavakuutus-, ryhmähenkivakuutus- sekä sosiaaliturvamaksut). (ei 2 kk vanhempi) Tase- ja tuloslaskelma kahdelta viimeksi vahvistetulta tilikaudelta. 3. Ehdottomat edellytykset Palveluntuottajan ehdottomien edellytysten täyttyminen: palveluntuottaja pystyy toteuttamaan palvelukuvauksessa mainitut tehtävät liitteessä 1 esitetyssä aikataulussa yrityksen palvelukieli on suomi palveluntuottaja varautuu volyymin kasvuun palveluntuottaja pystyy vastaamaan tarjouspyynnössä esitetyn palvelukokonaisuuden tuottamisesta palveluntuottajan pystyy tarjoamaan palvelua koko Kaakkois-Suomen alueella henkilöstöllä on kaupallinen tai muu soveltuva koulutus yritys on perehtynyt/sitoutuu perehtymään avustaja-alan nykyiseen palkanmaksukäytäntöön ja hankkimaan koulutusta työehtosopimuksen voimaan tullessa palveluntuottaja sitoutuu kehittämispalavereihin kaksi kertaa vuodessa tilaajan tiloissa 4. Tarjouksen sisältö 4.1 Hintatiedot (arviointikriteeri 1, painoarvo 70 % = 70 pistettä) Palkkatapahtumakohtainen hinta / /palkkatapahtuma alv 0 Hinta työnantajan vuotuisten lakisääteisten tehtävien hoitamisesta / /työnantaja alv 0 Hinta erikseen sovittavista lisätöistä / /tunti alv 0 Hinnat ovat voimassa asti. 1

Liite 2 Tarjouslomake 4.2 Laatutiedot (arviointikriteeri 2, painoarvo 30 % = 30 pistettä) 4.2.1 Henkilöstön kokemus (0-10 pistettä) Lisäansioksi katsotaan henkilöstön kokemus avustaja-alan palkanlaskennasta. Työntekijä Kokemus v ja kk 1. 2. 3. 4. 5. Palveluntuottaja kuvaus kokemuksestaan: 4.2.2 Palvelun keskeytyksettömyys (0-10 pistettä) Palveluntuottajan selvitys siitä, miten avustajien palkkahallinto hoidetaan tilanteissa, joissa vakituinen henkilöstö on estynyt hoitamasta tehtäviään (esim. vuosilomat, sairauslomat): Niiden alaan perehtyneiden työntekijöiden määrä, jotka voidaan ohjata sijaistamaan avustajien palkkahallintoa vakituisesti hoitavia henkilöitä tarvittaessa henkilöä 4.2.3 Laadunhallinta (0-10 pistettä) Palveluntuottajalla on käytössään laatujärjestelmä, mikä? Laatujärjestelmään sisältyy asiakaspalautejärjestelmä, menettelyohjeet reklamaatioiden osalta sekä suunnitelma henkilöstön ammattitaidon ylläpitämisestä Laatujärjestelmää ei ole, mutta em. asiat on muutoin ohjeistettu ja dokumentoitu Lyhyt kuvaus asiakaspalautejärjestelmästä, menettelytavoista reklamaatioiden suhteen ja suunnitelmasta henkilöstön ammattitaidon ylläpitämisestä ja kehittämisestä 4. Päiväys ja allekirjoitus Päivämäärä Allekirjoitus Nimenselvennys 2

Liite 3 Tarjousten arviointikriteerit HENKILÖKOHTAISTEN AVUSTAJIEN PALKKAHALLINNON KILPAILUTUS TARJOUSTEN VERTAILUSSA KÄYTETTÄVÄT ARVIOINTIKRITEERIT JA PAINOARVOT Valintakriteeri 1. HINTA 70 %, joka sisältää palvelukuvauksen mukaisen laadun Palkkatapahtumakohtainen hinta, joka sisältää palvelukuvauksessa esitetyt kuukausittaiset tehtävät (tarjousvertailuun lasketaan 510 palkkatapahtumaa/kk) Työnantajan lakisääteiset vuotuiset tehtävät palvelukuvauksen mukaisesti hinta/työnantaja (tarjousvertailuun lasketaan 215 työnantajaa) Muut erikseen sovittavat tehtävät, tuntihinta (tarjousvertailuun lasketaan 10h/kk) Kokonaishinta ja pisteet (halvin kokonaishinta/tarjottu kokonaishinta x70) Hintapisteet yhteensä 70 /palkkatapahtuma /työnantaja /tunti 0-70 tarjous A tarjous B tarjous C 2. LAATU 30% Henkilöstön kokemus avustaja-alan palkkahallinnosta 0-10 (eniten kokemusta/tarjoajan kokemus x10) Henkilöstön saannin turvaaminen erityistilanteissa 0-10 (suurin sijaisresurssi/tarjoajan sijaisresurssi x10) Laatujärjestelmä, johon sisältyy 0-10 - asiakaspalautejärjestelmä - menettelyohjeet reklamaatioiden osalta - henkilöstön ammattitaidon kehittäminen Laatupisteet yhteensä 30 KOKONAISPISTEET 1+2 100 1