ProAgria Oulu TARJOUSPYYNTÖ MaitoManagement 2020 hanke PL 106 90101 Oulu 11.7.2011 MAITOTILAYRITYSTEN KANSSA TYÖSKENTELEVIEN ASIANTUNTIJOIDEN VIESTINTÄ- JA VUOROVAIKUTUSTAITOJA KEHITTÄVÄ ASIANTUNTIJAPALVELU 1. TAUSTA ProAgria Oulu on Pohjois-Pohjanmaalla toimiva maatalouden ja maaseutuyrittämisen asiantuntijaorganisaatio. Eri puolilla maakuntaa työskentelevä neuvojaverkosto tarjoaa räätälöityjä asiantuntijapalveluja yritysten kilpailukyvyn kehittämiseen, johtamiseen ja kokonaisuuden hallintaan. MaitoManagement 2020 on ProAgria Oulun hallinnoima elinkeinojen kehittämishanke. Hanke kehittää erityisesti isojen maitotilayritysten toimintamalleja sekä palveluja ja työvälineitä. Hankkeen kohderyhmänä on pohjois- ja keskipohjalaisten suurien maitotilojen parissa työskentelevä asiantuntijaverkosto ja välillisesti nämä maitotilat. Hanke on kolmivuotinen ja kestää 31.12.2013 asti. Hanke jakautuu kehittämis- ja soveltamisosioihin. Kehittämisosiossa toimintamalleja työstetään asiantuntijoista ja maitotilayrittäjistä koostuvissa pienryhmissä. Kehittämisosio on jaettu kahdeksaan osaan: tuottavat työtavat, talouden hallinta, karjamanagement, eläinten terveys ja hyvinvointi, maidon laadunhallinta, nuorkarjan kasvatus, karjan eläinaines sekä tuotosseuranta. Soveltamisosiossa kehitetään palveluja, työvälineitä ja työskentelytapoja laajempaan käyttöön kaikkien maitotilojen ja niiden parissa työskentelevien asiantuntijoiden saataville. Soveltamisosioon kuuluu neljä osaa: parhaiden maitotilan liiketoiminnan johtamisen mallien kehittäminen, asiantuntijaryhmien yhteistyön ja verkostoitumisen kehittäminen, asiantuntijoiden pedagogisten ja viestinnällisten taitojen kehittäminen sekä asiantuntijoiden teknisten valmiuksien kehittäminen. Hankkeen tavoitteena on maitotilojen kilpailukyvyn lisääminen kehittämällä asiantuntijaverkoston osaamista kehittämällä tuotantoprosesseja, tuotteita ja palveluita tiivistämällä eri toimijoiden välistä yhteistyötä Hankkeen tuloksena syntyy uusia tehokkaampia toimintamalleja ja työskentelytapoja. MaitoManagement 2020 on Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman 2007-2013 mukainen elinkeinojen kehittämishanke. Hanke on saanut rahoitusta Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastosta. Tuen myönsi Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus.
2. HANKINNAN KOHDE ProAgria Oulun hallinnoima MaitoManagement 2020 hanke pyytää tarjousta isojen maitotilayritysten kanssa työskentelevien asiantuntijoiden viestintä- ja vuorovaikutustaitoja kehittävästä asiantuntijapalvelusta. Kohderyhmänä ovat Pohjois- ja Keski- Pohjanmaan alueen isojen maitotilayritysten (yli 60 lypsylehmää) parissa työskentelevät asiantuntijat. Tarjottavan asiantuntijapalvelun näkökulmana tulee jokaisessa kehityspäivässä olla asiantuntijoiden parempi asiakaspalvelu sekä asiakkuuden johtaminen ja hoitaminen. Tarjottavaan asiantuntijapalveluun tulee sisältyä kullekin osallistujalle henkilökohtainen käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaava analyysi. Analyysiin tulee sisältyä luottamuksen rakentamista kuvaava osuus. Analyysin tulosten tulee perustua sekä osallistuvan henkilön itsearvioon, että muiden (kollegoiden/yhteistyökumppaneiden) tekemään arvioon. Analyysin tulee olla selkeä, helppokäyttöinen ja helposti sovellettavissa oleva. Tarjottavaan asiantuntijapalveluun tulee sisältyä analyysin tulosten tulkinta ja soveltaminen käytäntöön. Viestintä- ja vuorovaikutustaitoja kehittävä asiantuntijapalvelu hankintaan kehittämispäiviin, jotka on suunnattu asiantuntijaryhmille. Osallistujia yhdessä asiantuntijaryhmässä on noin 25 henkilöä. Asiantuntijapalvelun tarjoaja toimii kehittämispäivien vetäjänä ja ohjaajana. Palvelun tarjoaja toimittaa kehittämispäivien materiaalin osallistujille. Yhdelle asiantuntijaryhmälle (osallistujia noin 25 henkilöä) vedettävä kehittämiskokonaisuus sisältää kolme (3) kehittämispäivää, joiden pituus on viisi (5) tuntia. Yhden kehittämiskokonaisuuden kokonaistuntimäärä on 15 tuntia. Samansisältöisiä kehittämiskokonaisuuksia hankitaan neljälle (4) eri asiantuntijaryhmälle. Kaikkiaan viestintä- ja vuorovaikutustaitoja kehittävää asiantuntijapalvelua hankitaan 12 kehittämispäivään, joiden kokonaistuntimäärä on 60 tuntia. Kokonaisosallistujamäärä on kaikkiaan noin 100 henkilöä. Asiantuntijaryhmien kehittämispäivien tulee sisältää vähintään seuraavat kokonaisuudet: 1. kehittämispäivä - Asiakkaan kohtaaminen ja vuorovaikutus - Ennakkotehtävä: ennen ensimmäistä päivää osallistujat tekevät käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaavan analyysin - Käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaavan analyysin tulosten tulkinta ja soveltaminen käytäntöön o oma käyttäytymistyyli ja sen vaikutus viestintään o käyttäytymistyylin tunnistaminen asiakkaasta / yhteistyökumppanista o erilaisen viestintä- ja käyttäytymistyylien ymmärtäminen ja hyväksyminen o oman viestintä- ja käyttäytymistyylin muokkaaminen vastaanottajan mukaan - Päivän tulee sisältää runsaasti käytännön harjoituksia
- Itsenäinen väli-/harjoitustehtävä, jonka osallistujat tekevät kehittämispäivien välissä 2. kehittämispäivä Asiantuntija asiakkuuden hoitajana - Käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaavan analyysin tulosten tulkinta ja soveltaminen käytäntöön. Näkökulmana tulee olla ennen kaikkea luottamuksen rakentaminen - Asiakastilanteen ulottuvuudet o asiakkaan odotukset ammattilaiselta ja odotuksiin vastaaminen - Luottamuksen rakentaminen asiakkaan kanssa o viestintätyylin vaikutus luottamuksen rakentamisessa o asiantuntijan asenne ja tahto o asiantuntijaverkoston hyödyntäminen (asiantuntijakaan ei tiedä kaikkea) - Yhteydenpito asiakkaaseen o asiakasta ei jätetä yksin o asiakkaan rinnalla kulkeminen ja tukena oleminen - Asiantuntijoiden tiimityö- ja tiimissä toimiminen yli organisaatiorajojen - Päivän tulee sisältää runsaasti käytännön harjoituksia - Itsenäinen väli-/harjoitustehtävä, jonka osallistujat tekevät kehittämispäivien välissä 3. kehittämispäivä Asiantuntija asiakkaan kumppanina - Käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaavan analyysin tulosten tulkinta ja soveltaminen käytäntöön - Ratkaisukeskeisyys asiakastilanteissa o rakentava vuorovaikutus o kysely, kuuntelu ja uusien näkökulmien ehdottaminen o ratkaisujen löytäminen yhdessä oivaltaen asiakkaan kanssa (asiantuntija ei tarjoa valmiita ratkaisumalleja) - Asiakkaan sitouttaminen yhdessä löydettyjen ratkaisujen toteuttamiseen - Tavoitteiden ja välitavoitteiden asettaminen ja miten asiakas voi saavuttaa ne o rakentavan palautteen antaminen o kannustaminen ja motivointi - Päivän tulee sisältää runsaasti käytännön harjoituksia - Itsenäinen väli-/harjoitustehtävä Asiantuntijaryhmien kehittämispäiviä järjestetään Oulun seutukunnan alueella ja Ylivieskan seutukunnan alueella. Kehittämispäivät aloitetaan syksyllä 2011. Yksityiskohtaiset aikataulut sovitaan tilaajan ja palvelun tuottajan kesken erikseen. Asiantuntijaryhmien kehittämispäivät tulee toteuttaa siten, että kaikki neljä (4) kehittämiskokonaisuutta järjestetään hankkeen aikana aikavälillä syksy 2011 kevät 2013. Tilaaja voi tarvittaessa neuvotella asiantuntijaryhmien kehittämispäivien ajankohdan muutoksista. Hankintayksikkö vastaa asiantuntijaryhmien kehittämispäivien tilavarauksista, markkinoinnista, osallistujien ilmoittautumisten vastaanotosta, tilavuokrista ja kahvituksien järjestelyistä.
3. HANKINTAMUOTO Hankintailmoitus on julkaistu 11.7.2011 julkisten hankintojen ilmoituspalvelussa (HILMA) osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja ProAgria Oulun MaitoManagement 2020 -hankkeen internetsivuilla osoitteessa www.proagriaoulu.fi/fi/hankinnat. Hankintamenettely on avoin tarjouspyyntö ja hankinnassa noudatetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana voimassaolevaa lakia julkisista hankinnoista, sekä sopimusehtoja JYSE 2009 palvelut. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella tehtävässä vertailussa parhaiten menestyneen tarjoajan kanssa tehdään hankintasopimus. Mahdollisesta hankintasopimuksesta ilmoitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille sähköpostitse hintatarjouslomakkeella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. 4. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS Tarjoajalta edellytetään seuraavia tietoja tarjouksen yhteydessä kelpoisuuden arvioimiseksi: kaupparekisteriote todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista todistus verojen maksamisesta (verovelkatodistus) tarjoajan referenssit vastaavista toimeksiannoista viimeisen kahden (2) vuoden ajalta selvitys tarjoajan hankintaan käytettävissä olevista resursseista toteutussuunnitelma asiantuntijoiden viestintä- ja vuorovaikutustaitoja kehittävästä asiantuntijapalvelusta (mm. kehittämispäivien sisällöt ja harjoitukset) selvitys käytettävästä käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaavasta analyysistä selvitys kehittämispäivillä käytettävästä ja osallistujille jaettavasta materiaalista selvitys asiantuntijaryhmien kehittämispäivien vetämiseen ja ohjaukseen osallistuvan/osallistuvien henkilön/henkilöiden o koulutuksesta o kokemuksesta o ammatillisesta pätevyydestä o referensseistä vastaavista asiantuntijatehtävistä o toimintaympäristön ja -alan sekä kohderyhmän tuntemuksesta. Selvitykset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia. Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Alihankkijan käyttäminen hyväksytään. Mikäli tarjouksen antaja toteuttaa asiantuntijaryhmien kehittämispäivät jonkin kolmannen tahon kanssa tai muutoin käyttää alihankkijaa, tulee ne nimetä tarjouksessa. Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden hylätä ilmoitettu alihankkija tai yhteistyökumppani perustellusta syystä.
Alihankkijoiden kelpoisuudesta ja soveltuvuudesta tulee esittää samat selvitykset kuin tarjoajasta. Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja oikeuden hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Tarjous voidaan hylätä myös hankintalain 53 :n ja 54 :n mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan myös sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt yritykselle kuuluvien lakisääteisten maksujen suorittamisen. 5. TARJOUSTEN VERTAILU Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjousten arvioinnin suorittaa ProAgria Oulun hallinnoiman MaitoManagement 2020 hankkeen nimeämä valintatyöryhmä. Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa hinnan painoarvo on 40 % (maksimi 8 pistettä) ja laadun painoarvo 60 % (maksimi 12 pistettä). Laadun arvioinnin kriteerit ovat: Toteuttamissuunnitelma, käytettävä käyttäytymis- ja viestintätyyliä kuvaava analyysi sekä kehittämispäivien materiaali (maksimi 3 p) Asiantuntijaryhmien kehittämispäivien vetäjän/vetäjien ammattitaito ja referenssit (maksimi 3 p) Toimintaympäristön ja alan sekä kohderyhmän tuntemus (maksimi 1,5 p) Toimitusvarmuus (maksimi 1,5 p) Tarjoajan referenssit (maksimi 3 p) 6. TARJOUSHINTA Tarjouksen hinta tulee esittää muodossa /kehittämispäivä + alv sekä kokonaishinta kaikille kehittämispäiville + alv. Tarjoushinta ilmoitetaan euromääräisesti sekä arvonlisäverottomana että arvonlisäverollisena. Arvonlisäveron määrä on eriteltävä. Tarjouksessa esitetyn hinnan tulee sisältää kaikki asiantuntijaryhmien kehittämispäivien asiantuntijapalvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Tarjouksessa esitettävään yhden kehittämispäivän hintaan ja kehittämispäivien kokonaishintaan ei sisällytetä matkustuskustannuksia. Tarjoajan tulee ilmoittaa hintatarjouslomakkeella toimintatukikohta, josta matkakustannukset lasketaan. Matkakustannukset maksetaan enintään Valtion matkustusohjesäännön mukaisesti. Korvauksia matkustusajalta ei hyväksytä. Tarjouksen tulee sisältää arvio matkakustannuksien suuruudesta + alv. Arvioidut
matkakustannukset ilmoitetaan euromääräisesti sekä arvonlisäverottomana että arvonlisäverollisena. Arvonlisäveron määrä on eriteltävä. Hintatarjous tulee tehdä liitteenä olevalla hintatarjouslomakkeella. 7. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjous on jätettävä allekirjoitettuna suljetussa kirjekuoressa. Kuoriin on merkittävä myös tarjoavan yrityksen nimi ja osoite. Tarjoushinnan sisältävä tarjouslomake toimitetaan omassa kuoressaan merkinnällä MaitoManagement 2020, asiantuntijoiden viestintä- ja vuorovaikutustaitojen kehittäminen, hintatarjous. Arviointiaineisto toimitetaan eri kuoressa varustettuna merkinnällä MaitoManagement 2020, asiantuntijoiden viestintä- ja vuorovaikutustaitojen kehittäminen, arviointiaineisto. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvausta tarjoajalle. Tarjoukset tulee jättää määräaikaan mennessä ja kaikilta osin suomenkielisinä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. Tarjous on toimitettava ProAgria Oulun toimistoon 15.8.2011 klo 12.00 mennessä osoitteella: ProAgria Oulu MaitoManagement 2020 PL 106 (Kauppurienkatu 23), 90101 Oulu Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kunnes sopimukset on allekirjoitettu, kuitenkin vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Hankintaa koskevien tarjousasiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouksen sisältämät tiedot liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat pääsääntöisesti julkisiksi asianosaisille sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty, ja muille kuin asianosaisille, kun sopimusasiakirjat on allekirjoitettu. Hintatiedot (kokonaishinta) ovat aina lain mukaan julkisia. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että tarjous sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää merkinnällä salassa pidettävä. Hankintayksikkö päättää salassapidosta tapauskohtaisesti.
8. HANKINNAN EHDOT, HANKINNASTA TEHTÄVÄT SOPIMUKSET JA LASKUTUS Hankkeita koskevissa tehtävissä on noudatettava hanketoimintaa koskevaa lainsäädäntöä ja määräyksiä sekä rahaston ja rahoittajan hankeohjeita työn toteuttamisessa, kuten kilpailutuksissa, ostojen hintavertailussa, tiedotuksessa sekä kustannusten todentamisessa ja kirjanpidossa. Vastaava velvoite koskee myös käytettäviä alihankkijoita. Koska tarjoajan kelpoisuusvaatimuksena on se, että tarjoaja ei ole maksukyvytön ja tarjoajalla on riittävä taloudellinen asema palvelun suorittamiseen, on tilaajalla oikeus päättää sopimussuhde, mikäli tarjoaja on konkurssimenettelyssä siten, että konkurssihakemus on vireillä, yrityssaneerausmenettely tulee vireille tai tarjoajaa uhkaa muutoin sen kaltainen maksukyvyttömyys, että tilaajalla on perusteltu syy päättää sopimussuhde. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus ProAgria Oulun hallinnoiman MaitoManagement 2020 hankkeen ja valitun toimittajan kesken. Kehittämispäivien siirtyminen tai peruuntuminen ei aiheuta ostajalle korvausvelvollisuutta. Palvelun tuottaja toimittaa tilaajalle laskun. Laskutuskäytännöstä sovitaan erikseen tilaajan ja palvelun tuottajan kesken. Viivästyskorko on enintään voimassa olevan korkolain mukainen. Suurempaa kuin korkolain mukaista viivästyskorkoa ei hyväksytä. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Lasku lähetetään osoitteeseen: ProAgria Oulu ry MaitoManagement 2020 PL 106 90101 Oulu 9. LISÄTIEDOT Mahdolliset kysymykset tulee jättää sähköpostitse viimeistään 2.8.2011 osoitteeseen tiia.keranen@proagria.fi. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset kootaan yhteen ja julkaistaan viimeistään 5.8.2011 osoitteessa www.proagriaoulu.fi/fi/hankinnat. Sähköpostin otsikossa tulee lukea Lisätietopyyntö: asiantuntijoiden viestintä- ja vuorovaikutustaitojen kehittäminen. Puhelimella esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata. 10. LIITTEET Hintatarjouslomake