Talotekniikka- ja rakennusalan tehokkain tapa toimia Sovellus- ja palvelu- KOKONAISUUS
sisältö TYÖKALUT TULOKSEN TEKOON Sovelluskokonaisuus 4 TALOUSHALLINTO ADMINET ON EDELLÄKÄVIJÄN RATKAISU TOIMINNANOHJAUKSEEN Ostolaskut 6 Rahaliikenne 7 PROJEKTINHALLINTA Kalenteri ja resursointi 8 Sähköinen työmääräin 9 Työtilausten laskutus 12 Sopimus- ja huoltolaskutus 13 Yleinen hinnasto 14 Hinnoittelu 15 Tarjouslaskenta 16 18 Tapahtumaruutu 20 Projektinvalvonta 21 MATERIAALIHALLINTA Ostotarpeet ja -tilaukset 22 Varastonhallinta 23 Myymälä 24 Myyntitilaukset 25 PALKKAHALLINTO Tuntikortit 26 Lomat ja poissaolot 27 Matkalaskut 28 Palkanlaskenta 29 HALLINTO JA JOHTAMINEN Reaaliaikainen kirjanpito 30 Sisäinen laskenta 31 Automaattiraportit 32 Data-analysaattori 34 Asentaja-analyysi 35 Dokumentinhallinta 36 Asiakkuudenhallinta, CRM 37 PALVELUT Käyttöönotto 38 Koulutus ja konsultointi 39 Palvelukokonaisuus 40 Adminetin hyödyt 42 Adminetin automatiikka 43 Sovellusvalikoima 44 Nykytila-analyysi 46 näin luet: Tutustu tarkemmin! Tätä ominaisuutta et löydä mistään muusta alan ohjelmistosta. Lue hyödyt tiivistetysti. Kuinka Adminetin ominaisuudet parantavat kannattavuutta ja tehostavat toimintaa. Adminet on talotekniikka- ja rakennusalan yritysten kannattavuuden kasvattamiseen rakennettu toiminnanohjausjärjestelmä. Merkittävin ero markkinoilla oleviin perinteisiin ohjelmistoihin on automatisoidut toiminnot. Automatisointi hoitaa paljon rutiinitehtäviä käyttäjän puolesta taloushallinnossa, palkanlaskennassa, materiaalihallinnassa, rahaliikenteessä ja projektinhallinnassa. Manuaalisen työn määrä vähenee merkittävästi, virheet vähenevät ja toimintatavat selkeytyvät. Tuloksena on toiminnan tehostuminen, jolloin vapautuneen ajan voi käyttää liiketoiminnan kehittämiseen tai tuottavamman työn tekemiseen. Vankka kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä ja toimittamisesta sekä arkipäivän tieto talotekniikka- ja rakennusalan yritysten arjesta ja haasteista on luonut pohjan Adminetin kehittämiselle. Kehittämisen johtoajatuksena on ollut ja tulee olemaan helppokäyttöisyys, asiakkaan kilpailukyvyn kasvattaminen ja ensiluokkainen palvelu. Helppokäyttöisyyttä on muun muassa konkreettinen käyttöliittymätason käyttö: kuinka nopeasti ruutua katsomalla käyttäjä pääsee käsiksi homman hoitamiseen. Automatisoiduilla toiminnoilla käyttäjän työtaakkaa helpotetaan niin, että tehtäviä ei ole puoliksikaan niin paljoa kuin perinteisemmillä ohjelmilla. Myös nettikäyttöisyys ja palvelukeskusmalli vapauttavat asiakkaan ohjelma- ja laitehallinnasta. Kun yhteydet, varmuuskopioinnit, päivitykset ja ohjelman ylläpito sekä kehitys ovat IT-ammattilaisten käsissä, voi urakoitsija keskittyä rauhassa omaan toimintaansa. Nettikäyttöisyydellä mahdollistetaan myös hyvin vaivaton käyttöönotto, käytännössä asiakkaalle jää vain ohjelman käytön opettelu. Asiakkaan kilpailukyvyn kasvuun Adminetin vahvimmat työkalut ovat toimialan ratkaisut, automatiikka ja seuranta. Automatisoidut toiminnot hoitavat keskimäärin 1-2 henkilön työmäärän pk-yrityksessä. Ohjelman hoitaessa rutiinit, vapautuu kallisarvoinen ihmistyö toiminnan kannalta tuottavampiin tehtäviin. Automatiikka vapauttaa työaikaa talous- ja palkkahallinnosta, projektinhallinnasta ja materiaalihallinnasta. Toimialan työkaluilla yrityksen prosessit saadaan tehokkaammiksi ja tarkoituksenmukaisemmiksi. Tarkalla ja reaaliaikaisella seurannalla omistajat, johto ja työnjohto saavat nopeasti ja oman työnsä kannalta tarkoituksenmukaisesti tiedon työmaista, asiakkaista, liiketoiminnan osastoista, toimipisteistä ja koko liiketoiminnasta. Tarkemmalla tiedolla kyetään parempiin päätöksiin. Ensiluokkainen palvelu on minulle sydämen asia. Ymmärtämällä asiakkaan tilanteen sekä liiketoiminnan haasteet ja tarpeet, pääsemme valitsemaan ratkaisut, joilla asiakas saavuttaa tavoitteensa. Tarpeen ymmärtämiseen tarvitaan vuoropuhelua ja ennen kaikkea kuuntelua. Palvelua on se, että päivästä toiseen ratkaisu vastaa asiakkaan tarpeeseen. Asiakkaan liiketoiminnan muuttuessa ratkaisu joustaa ja elää mukana. Liiketoimintaympäristön muutoksiin reagointi ja tulevaisuuden haasteisiin varautuminen on osa jokaisen yrittäjän työnkuvaa. Me Admicomilla tarjoamme asiakkaillemme ensiluokkaiset työkalut ja palvelut, joilla asiakkaan kilpailukyky varmistetaan nyt ja tulevaisuudessa! Ole hyvä tutustu tarkemmin ratkaisuumme, Marianne Hautsalo toimitusjohtaja Sisältö 2 3 Lukijalle
SOVELLUSKOKONAISUUS SOVELLUSKOKONAISUUS Adminet sisältää seuraavat kokonaisuudet: taloushallinto, palkkahallinto, hallinto ja johtaminen, materiaalinhallinta, projektinhallinta ja rahaliikenne. Nettikäyttöisyys Adminetin käyttöön tarvitaan vain laite, jossa nettiyhteys toimii, esimerkiksi tietokone, tabletti tai kännykkä. Käyttäjä voi unohtaa muun muassa laitehankinnat, ohjelmistoinvestoinnit ja -päivitykset, ylläpidon, palvelimet sekä varmuuskopioinnit, Admicom hoitaa ne käyttäjän puolesta. Helppous Adminet helpottaa työntekoa, sillä rutiinitoiminnot on automatisoitu. Yrittäjän ei tarvitse osata kirjanpitoa, palkanlaskentaa, rahaliikennettä tai viranomaisten raportointia. Adminet ja Admicomin palvelu hoitavat ne. Etusivun ilmoituksista näkee yhdellä silmäyksellä kaikki hoidettavat asiat ja pääsee suoraan valitsemaansa tehtävään. Adminet Wiki ja tukipalvelut Adminetin päivittäistä käyttöä helpottavat kattavat ohjeet ja asiakaspalvelu. Adminet Wiki sisältää ajantasaiset ohjeet sovellusten käyttämiseen. Helpolla navigaatiolla pystyy hakemaan suoraan sovelluskohtaiset ohjeet tai vapaalla sanahaulla kaikki tiettyyn aiheeseen liittyvät ohjeet. Lisäksi Adminetissä on paljon Tooltip-tietoa eli muutaman rivin pikaohjeita, jotka opastavat toimimaan tai antavat lisätietoa aiheesta. Tarvittaessa asiantunteva tuki palvelee puhelimitse tai kirjallisten tukipyyntöjen kautta. Adminet toimii netin kautta, joten sitä voi käyttää missä ja milloin vaan tietokoeella, tabletilla tai kännykällä. Adminet ei ole selain- eikä laiteriippuvainen. Selkeä käyttöliittymä helpottaa käyttöä. Tehty talotekniikka- ja rakennusalan tarpeisiin Adminet on tehty talotekniikka- ja rakennusalan erikoispiirteet huomioon ottaen. Päivittäisistä toimistorutiineista suuri osa on automatisoitu. Käyttäjäkohtaisilla kirjautumistunnuksilla määritetään toiminnot ja sovellukset, joihin käyttäjä pääsee käsiksi. Asentajien käytössä on esimerkiksi sähköinen työmääräin ja tuntikortti. Työnjohtajalla on resurssikalenteriin sekä töiden ja tuntien tarkastamiseen ja hyväksyntään oikeuttavat tunnukset. Toimitusjohtajalla on koko yritysympäristöön ja kirjanpitäjällä kirjanpidon toimintoihin oikeuttavat tunnukset. Parempi kilpailukyky ja tulos Ajansäästö, kustannussäästö ja ajantasaisen tiedon hyödyntäminen liiketoiminnassa mahdollistavat merkittävän tuottavuuden ja kilpailukyvyn kasvun. Kumppani tuloksen tekoon Adminet-työkalujen lisäksi Admicomin palvelutarjontaan kuuluvat liiketoiminnan kehittäminen ja yrityskauppajärjestelyt. Kokenut ja osaava henkilökunta auttaa yrittäjää liiketoiminnan solmukohdissa. Tarjolla on myös alan ja ohjelman tuntevaa kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelua. Toimialan tarkin seuranta Adminetissä liiketoiminnan seuranta on toimialan tarkinta ja reaaliaikaista. Asiakas tietää koko ajan, missä yrityksessä mennään ja pystyy reagoimaan nopeasti muuttuneisiin tilanteisiin. Kustannukset pienemmiksi Adminet-asiakkaat ovat saavuttaneet työajan säästöä 1-2 henkilön vuosityömäärän verran pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Kustannukset pienenevät tuottamattoman rutiinityön vähentyessä. Toimialan tehokkain ratkaisu kilpailukyvyn kasvattamiseen. Parantaa kannattavuutta 30 50 %. Toimii netin kautta missä ja milloin vaan. Selkeä ja helppo käyttöliittymä. Talotekniikka- ja rakennusalan tarpeisiin suunniteltu. Sovelluskokonaisuus 4 5 Sovelluskokonaisuus
ostolaskut rahaliikenne Adminetin ostolaskujen käsittely ja hallinta on pitkälle automatisoitu, sen ansiosta käsittelyprosessista poistuu useita työvaiheita. Kaikki laskut saapuvat Adminettiin, käyttäjän tehtäväksi jää vain laskujen tarkistus ja maksuun hyväksyminen. Adminetissä rahaliikenne on hoidettu kokonaan automatisoidusti. Adminettiä käytettäessä ei tarvita erillisiä pankkiohjelmia, eikä aikaa rahaliikenteen hoitoon. Eri pankkien tileistä näkyy ajantasaiset tiedot yhtäaikaisesti. Adminet tarkastaa automaattisesti ostolaskujen hinnat verrattuna ostotilaukseen ja toimittajan hintoihin, nettohintoihin sekä alennushintoihin ja ilmoittaa jo etusivulla, jos eroja on. Viikon voi avata päiväkohtaiseen tarkasteluun. Paperisten laskujen vastaanotto Paperisille laskuille avataan postilokeropalvelu ja ne muutetaan eli skannataan sähköiseen muotoon Adminettiin. Laskuja ei enää vastaanoteta paperisina toimistolle. Verkkolaskujen vastaanotto Verkkolaskut tulevat eri toimittajilta suoraan Adminettiin. Admicomin toimesta hoidetaan verkkolaskuyhteyksien avaus operaattorille. Laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen Ostolaskut ohjautuvat tarkastettavaksi henkilölle, joka tavaran tai palvelun on tilannut. Tilauksen puuttuessa järjestelmästä, ohjautuu ostolasku tarkastettavaksi henkilölle, jonka kohteelle lasku kohdistuu. Mikäli kohdistustieto puuttuu, tulee lasku tarkastettavaksi toimipisteen tai osaston vastaavalle. Adminet ohjaa saapuvat ostolaskut tilaajalle tarkistettavaksi. Tarkistamisen jälkeen lasku siirtyy esimiehelle hyväksyttäväksi. Edelleenlaskuttaminen Laskutöille ostetut rivit Adminet ehdottaa laskutettaviksi. Käyttäjä voi muokata laskutettavia määriä tai valita myös urakkatöille ostetut laskutettaviksi. Muuten urakalle ostetut tuotteet kertyvät kuluiksi. Adminettiin jää jälki kaikesta ostetusta ja näin varmistetaan, että kaikki tulee laskutettua. Laskujen maksaminen Hyväksytyt laskut menevät automaattisesti maksuun joko erä-, kassa-alennus tai muuna haluttuna maksupäivänä. Adminetille annetaan tilienkäyttöoikeus, jolloin se maksaa laskut automaattisesti määrätyltä tililtä. Jos rahat eivät riitä yhdellä tilillä laskujen maksuun, järjestelmä kerää summan automaattisesti eri tileiltä. Adminettiä käytettäessä ei tarvita erillisiä pankkiohjelmia. Laskujen tiliöinti ja siirto kirjanpitoon Adminet tiliöi laskut automaattisesti kirjanpitoa, projektinvalvontaa ja kustannuslaskentaa varten. Järjestelmässä on yli 900 toimittajaa, joiden tiliöinnit on automatisoitu. Kaikki lasku- ja maksutiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Sähköinen arkisto Laskut arkistoituvat automaattisesti Adminetin arkistoon, josta niitä on helppo selailla tai laskuttaa eteenpäin. Automaattiraportit Adminet muodostaa ostoraportit automaattisesti. Raportit tulevat viikoittain perjantaisin ja kuukausiraportit kuukauden viimeinen päivä sähköpostiin. Ajantasaiset ja luotettavat raportit mahdollistavat yrityksen toiminnan reaaliaikaisen seurannan ja kyvyn reagoida nopeasti muuttuneisiin tilanteisiin. Ei enää paperisten laskujen käsittelyä. Ostot ohjautuvat aina oikealle kohteelle tai tilaajalle. Varmistaa edelleenlaskuttamisen. Osto- ja kululaskut Aina, kun uusia laskuja saapuu, käyttäjä saa niistä tiedon sähköpostiin ja Adminettiin. Järjestelmä maksaa laskut automatisoidusti niiden tarkastuksen ja hyväksynnän jälkeen. Adminetille annetaan tilienkäyttöoikeus, jolloin järjestelmä kerää tileiltä (halutussa järjestyksessä) rahat laskun maksuun ilman, että rahoja tarvitsee siirrellä pankkitililtä toiselle. Myyntilaskujen suoritukset Adminet noutaa viitesuoritukset pankeista, tiliöinti ja kohdistus laskuille tapahtuu automaattisesti päivittäin. Pankki- ja luottokorttimyynnit ja suoritukset Pankki- ja luottokorttitapahtumien varmennukset, kortinantajien suoritusten kohdistus ja tiliöinti sekä korttiprovisioiden jyvitys tapahtumille hoituvat automaattisesti. Palkat Kun palkat on hyväksytty, Adminet hoitaa palkkojen maksatuksen automaattisesti ja kirjaa sotut ja ennakot verotilimaksuun. Adminet tekee automaattisesti palkkojen maksatusnoudon, josta ne voi halutessaan maksaa itsekin. Adminet hoitaa koko pankkiliikenteen automatisoidusti täysin ilman eräajoja, noutoja tai kohdistuksia. Ei tarvetta erillisille pankkiohjelmille. Matkalaskut ja käteiskuitit Käyttäjä skannaa pankkikortti- ja käteiskuitit ja ilmoittaa, mitä ostos koski ja mihin se kohdistuu. Esimiehen hyväksynnän jälkeen käteisostosta menee automaattisesti maksatus ostajalle ja tieto siirtyy kirjanpitoon. Verotili Automatiikka hoitaa alv-maksujen, ennakonpidätysten ja sotujen viranomaisilmoituksen ja maksatuksen eräpäivinä. Ay-jäsenmaksut sekä säännölliset toistuvat maksut Automatiikka hoitaa ay-jäsenmaksujen maksatuksen. Vastuuhenkilölle jää vain tarkastus ja hyväksyminen maksuun. Vuokrat, ennakkoverot ja muut toistuvat maksut maksetaan automatisoidusti. Tiliotteiden käsittely Tiliotteiden automaattinouto kaikilta yrityksen tileiltä, tapahtumien automaattinen käsittely ja kirjaus kirjanpitoon tapahtuvat päivittäin. Myös tilien automaattinen täsmäytys ja tiliotteiden arkistointi tiliotearkistoon hoituu järjestelmän puolesta. Valuuttakurssit Adminetissä on valuuttakurssien automaattinen noutopalvelu ja valuuttakurssimuutokset hoituvat automatiikalla. Rahoitusennuste Rahoitusennusteelta näkyy reaaliajassa kaikki lähtevät ja saapuvat suoritukset. Taloushallinto 6 7 Taloushallinto
kalenteri ja resursointi sähköinen työmääräin Adminet-kalenterilla suunnitellaan ja hoidetaan päivittäinen toiminta: huoltotyöt, laskutyöt, urakat ja muut tapahtumat. Adminetin sähköinen työmääräin on työkalu tilausten hallintaan aina työn vastaanottamisesta asiakkaalta laskutukseen asti. Kalenteri Kalenteri toimii asentajan sekä työnjohdon kätevänä apuvälineenä tulevia töitä suunniteltaessa. Kalenterista pääsee merkintää klikkaamalla tilauksen tai tapahtuman tietoihin tai voi poimia uuden tilauksen halutulle ajankohdalle. Työtilausten ja urakka-aikataulujen lisäksi kalenteriin voidaan merkitä mitä tahansa muita tapahtumia. Lisäksi kalenterissa näkyvät pekkaset, lomat ja poissaolot. Värikoodit helpottavat työn suunnittelua ja yhdellä vilkaisulla näkee koko yrityksen henkilöstön ajankäytön jakautumisen sekä työkannan riittävyyden tällä hetkellä ja tulevaisuudessa. Kalenterin kautta otetaan vastaan työtilaukset, aikataulutetaan tekijät ja laskutetaan tehdyt työt. Koko henkilöstön ajankäyttö näkyy yhdellä vilkaisulla. Kalenteri on työkalu tulevien töiden suunnitteluun ja ajankäytön hallintaan. Työtilaus Työtilauksen vastaanoton voi Adminettiin tehdä työnjohtaja tai asentaja määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaan. Työnjohtaja voi kiinnittää työtehtävän asentajalle tai asentaja voi itse poimia työn työpoolista. Asentajalle voidaan lähettää tieto uudesta tilauksesta sähköpostilla. Asentaja voi työn vastaanottamisen jälkeen raportoida työlle tehdyt tunnit, kirjata ostetut/käytetyt tarvikkeet ja merkitä lopulta tilauksen valmiiksi. Olemassa olevan työtilauksen rivit voi kopioida uuden pohjaksi. Uudesta työtilauksesta voi tehdä asiakkaalle tarjouksen. Tarvikkeet Asentaja voi lisätä tarvikkeita tilaukselle omasta hinnastosta, tuotepoiminnalla yleisestä hinnastosta tai lisäys voi tulla suoraan ostolaskulta. Asentajan ei tarvitse muistaa tuotekoodeja, koska tarvikepoiminnassa näkyy oma hinnasto (kaikki käytetyt tuotteet) tai yleinen hinnasto (kaikkien tukkurien kaikki tuotteet). Monipuoliset ja nopeat hakutoiminnot helpottavat oikean tuotteen löytymistä. Tuotteet voidaan poimia myös viivakoodikeräilijällä varastosta tai huoltoautosta. Työtilausprosessi etenee täysin reaaliajassa: Asiakas tekee tilauksen esim. puhelimitse Työn vastaanottaja merkitsee tilauksen tiedot Adminettiin. Tilaus kiinnitettään asentajalle tai se siirtyy työpooliin. Työmaalla asentaja vastaanottaa tilauksen. Lopuksi hän merkitsee käytetyt tavarat ja työn sekä kuittaa tilauksen valmiiksi. Työtunnit Asentajan on helppo kirjata tunnit, matkat ja ruoka- tai päivärahat. Tiedot kirjautuvat automaattisesti asentajan tuntikortille palkanlaskennan pohjaksi. Urakoiden lisä- ja muutostyöt kirjataan sähköisen työmääräimen kautta. Näin tehdyt työt ovat automaattisesti tallessa järjestelmässä, eivätkä jää laskuttamatta tilaajalta. Tarvittaessa urakka voidaan vaiheistaa työtilauksilla osakokonaisuuksiksi. Työn vastaanottajalle tulee ilmoitus valmistumisesta. Hän tarkistaa tiedot ja hyväksyy tilauksen laskutukseen. Arkisto Kohteen, tilauksen ja asiakkaan tiedot ovat nähtävissä vuosienkin kuluttua Adminetin arkistosta. Tietoja voi tarkastella arkistosta dokumenttitasolla tai vaikka tarvike- ja työrivikohtaisesti. Lasku lähtee asiakkaalle automatisoidusti vielä samana päivänä. Työntekijöiden työtilanne näkyy nopealla vilkaisulla. Eri tapahtumat näkyvät selkeästi omilla värikoodeillaan ja lisätietoa saa viemällä hiiren kursorin merkinnän päälle. 8 9
sähköinen työmääräin sähköinen työmääräin Sähköinen työmääräin on käytettävissä nettikäyttöisyyden ansiosta suoraan työmaalla. Sitä voi käyttää tietokoneella, tabletilla tai kännykällä. Adminet ei ole laite- tai selainriippuvainen. Sähköisen työmääräimen lisäksi asentajalla on käytössään sähköinen tuntikortti sekä loma- ja poissaolokalenteri. Adminettiin voidaan määritellä vastuuasentajat, jotka voivat täyttää myös muiden tapahtumia. Vastaanottaja täyttää uuden tilauksen tiedot. Asentajalle voidaan lähettää tilauksesta muistutus. Ei koodien muistamista. Adminet ehdottaa sopivaa tuotetta sitä mukaan, kuin kuvausta tai koodia kirjoitetaan. Töiden ja tarvikkeiden lisääminen on helppoa. Tilaus voidaan haluttaessa kiinnittää suoraan tietyn asentajan kalenteriin. Muussa tapauksessa se siirtyy työpooliin. Asentaja näkee hänelle kiinnitetyt työtilaukset kalenterista. Hän voi valita työpoolista lisää tilauksia esim. luvatun toimituspäivän tai prioriteetin perusteella sekä avata itse uuden tilauksen. Koko työtilausprosessi hoituu sähköisesti. Tieto on yhtäaikaa ja ajantasaisena sekä johdolla että asentajilla työmaalla. Toimistolle ei tarvitse ajaa hakemaan tai palauttamaan työmääräimiä ja tuntilappuja. Nopeuttaa laskutusta ja rahankiertoa. Täytetyt tiedot siirtyvät automaattisesti laskutukseen ja palkanlaskentaan kertakirjauksella. Yksinkertainen käyttöliittymä, jolla asentajankin on helppo ja nopea lisätä työt ja tarvikkeet. Varmistaa, että kaikki tulee laskutettua. ASENTAJAN MOBIILI Asentajan Mobiili mahdollistaa työtilausten ja kalenterin tehokkaan käytön sekä tuntikorttien täyttämisen myös kentällä. Asentajat ja työnjohto voivat käyttää sovelluksia mobiililaitteilla. 10 11
työtilausten laskutus sopimus- ja huoltolaskutus Laskuttamaton työtilaus tulee Adminetin etusivulle vastuuhenkilön tarkastettavaksi sen jälkeen, kun asentaja on merkinnyt työn valmiiksi. Työtilaukselta löytyvät eriteltyinä asentajien syöttämät työt ja tavarat. Laskuttaa voi koko työtilauksen tai tehdä välilaskun valitsemalla ne rivit, jotka haluaa laskuttaa asiakkaalta ensin. Laskutusluvan jälkeen lasku lähtee asiakkaalle automatisoidusti verkkolaskuna tai ipostina. Tarvittaessa laskuihin saa mukaan liitteen. Sopimuslaskutuksella hallitaan laskutusta, joka toistuu määrävälein samanlaisena tai liki samanlaisena. Lisäksi sillä hallitaan kaikki erikseen laskutettavat kyseisiin sopimuksiin liittyvät työt ja laitevuokrat. Esimerkiksi asiakkaiden sovitut kausihuollot tulevat käyttäjille kalenteriin ja työlistoihin muistutukseksi. Allekirjoitettu sopimus tai muu dokumentti voidaan liittää mukaan. Myyntikate Myyntilaskulta näkyy töiden ja tavaroiden rivikohtainen myyntikate, jolloin hinnoittelu menee varmemmin oikein. Työn kustannushinta on asentajan tuntipalkka sivukuluineen. Postitus Perinteisten laskujen tulostamisen ja postittamisen voi unohtaa. Adminetistä laskut lähetetään automatisoidusti päivittäin. Laskut lähtevät asiakkaille ipostina tai verkkolaskuina, asiakkaiden vastaanottovalmiuksien mukaisessa muodossa. ipost on Itellan koneellisesti tulostama, kuorittama ja vastaanottajalle jakelema paperinen kirje. Aiempi laskutus Aiemmat laskut, laskurivit ja laskujen maksutilanne löytyvät työtilauksesta helposti. Suoritukset Automatiikka noutaa suoritukset pankista, tiliöi ja kohdistaa ne laskulle päivittäin. Maksumuistutukset ja perintä Adminet lähettää perintäkirjeet automaattisesti, jos asiakkaan suoritus on myöhässä. Viivästyneet maksut tulevat huomioitua, eivätkä suoritukset jää roikkumaan. Adminettiin voidaan määrittää, mitkä laskut lähtevät suoraan perintätoimistoon. Työtilausarkisto Kaikki laskut löytyvät nopeasti ja helposti sähköisessä muodossa mapista etsimisen sijaan. Laskut ja tapahtumat näkyvät työtilauksittain, kohteittain ja asiakkaittain. Prioriteetin ja toimituspäivän määrittely helpottavat töiden organisointia. Tuotekortti Sopimuslaskutuksessa on tuotekortti, johon voidaan yksilöidä huollon kohteena olevat laitteet. Tuotteet tai palvelut voidaan poimia tuoterekisteristä tai kirjata käsin ja ne voidaan yksilöidä sarjanumeroilla. Toimenpiteet ja resurssit Sopimuksen kohteena oleviin laitteisiin voidaan kohdistaa toimenpiteitä, joita huoltokäyntien aikana suoritetaan ja toimenpiteisiin voidaan kiinnittää resurssit. Aikataulutusta tehtäessä on mahdollista katsoa samalla suunnalla sijaitsevien, muiden sopimusten ajoitus ja ajoittaa käynnit vaikka samalle päivälle. Resurssikalenteri Asetuksilla valitaan, kuinka paljon aikaisemmin ohjelma muistuttaa toimenpiteistä. Toimenpiteet ilmestyvät resurssikalenteriin ja kyseisen asentajan omaan kalenteriin tai työpooliin. Työt näkyvät listoissa ja niitä on helppo aikatauluttaa uudelleen prioriteettien tai luvattujen päivämäärien avulla. Arkisto Sopimuksen alta löytyy arkistosta kaikki tehtävät, joita sopimuskohteessa on suoritettu: tehdyt kausihuollot, vikakeikat ja muut mahdolliset toimenpiteet. Laitevuokra Adminetin laitevuokrausominaisuudella voidaan rakentaa rekisteri vuokrattavista laitteista. Laitteita vuokrataan työtilausten kautta ja varausta tehtäessä ainoastaan vapaana olevat laitteet näkyvät valikossa. Työtilausten kautta voidaan myös tarkastella ja muuttaa varausten tietoja. Palautuksen yhteydessä tarkennetaan tarvittaessa vuokrauksen päättymispäivä ja laite kuitataan palautetuksi, jolloin se vapautuu vuokrattavaksi. Vuokrattavat laitteet laskutetaan työtilausten kautta samaan tapaan kuin muutkin tilaukselle syötetyt työt ja tavarat. Huoltoja ei jää hoitamatta, koska Adminet muistuttaa sovituista huoltokeikoista. Laitteiden käyttöä on helppo suunnitella ja laskuttaa toteutuneen käytön mukaan. Huollettaville tuotteille voidaan kohdistaa erilaisia toimenpiteitä, esimerkiksi huolto- ja tarkastusaikoja. Projetkinhallinta 12 13
YLEINEN HINNASTO HINNOITTELU Tavarantoimittajien hinnat päivittyvät Adminettiin automaattisesti. Asiakkaalla on aina käytössään ajantasainen hinnasto. Tuotteiden koodeja ei tarvitse muistaa, sillä kaikki tuotteet löytyvät helposti kuvauksilla tai niiden osilla. Adminetissä tavaroiden ja töiden hinnoitteluun sekä alennusten määrittelyyn on kattavasti vaihtoehtoja. Helppo haku Adminetin hakutoiminnolla ei tarvitse muistaa koodeja. Hakukenttään kirjoitetaan haetun tuotteen nimi ja Adminet ehdottaa hakua vastaavia tuotteita. Tarvikkeita käsiteltäessä voidaan hakea tuotetta esimerkiksi sanalla PVC 75, jolloin Adminet hakee kaikki tuotteet, joissa tämä sana esiintyy. Haku tapahtuu sekä koodi-, nimi- että kuvauskentästä samaan aikaan. Kattava toimittajahinnasto Adminetissä on kattava toimittajahinnasto eli Yleinen hinnasto. Yleinen hinnasto on yhteinen kaikille Adminettiä käyttäville yrityksille. Yleisestä hinnastosta löytyvät seuraavien alojen kattavat tuote- ja hintatiedot: LVI sähkö kylmä rakennus metalli yleinen Yli 20 toimittajaa kattava tukkurilistaus löytyy osoitteesta www.admicom.fi (Ratkaisut > Materiaalihallinto > Yleinen hinnasto). LVI-alan korvaavat tuotteet vain Adminetissä Haettaessa LVI-tuotteita yleisestä hinnastosta, saadaan samalla lista eri valmistajien korvaavista tuotteista eriteltynä halvimmasta kalleimpaan. Käyttäjä on selvillä siitä, maksaako hän tuotteista oikean hinnan vai löytyykö toiselta toimittajalta tuotteita edullisempaan hintaan. Sähköalan korvaavat tuotteet STUL:n ylläpitämä rekisteri sekä toimittajien itse täydentämä kattava rekisteri. Omat hinnastot ja tuoterekisteri Kun Adminettiin on luettu yrityksen alennustaulukot ja nettohinnastot, hinnastot ovat käytettävissä yrityksen omilla hinnoilla. Yleisen hinnaston sijaan tuotteet voi poimia myös omasta tuoterekisteristä, jolloin näytöllä näkyvät vain ne tuotteet, joita yrityksessä on käytetty. Adminet hakee ajantasaisen hinnan tuotteelle yleisestä hinnastosta. Käytössä on siis tuoterekisteri, johon päivittyvät automaattisesti vain ne tuotteet, joita käytetään. Tuotteita voi hakea myös tuoteryhmittäin, jolloin selailu on helppoa tuotteiden mahtuessa näyttöruudulle pitkien listausten sijaan. Tuoterekisteriä voi selailla vain omien tuotteiden pohjalta sen sijaan, että katselee yli 200 000 tuotteen yleistä hinnastoa. Excel-Import Tuoterekisteriä voi täydentää omilla tuotteilla. Tietojen täydentäminen ja ylläpito tapahtuu lukemalla tiedot Excelistä suoraan rekisteriin tai tallentamalla tuotetiedot. Tuotetiedot Käyttäjäoikeuksien rajoissa tuotteita käsiteltäessä nähdään ostohinta, ostohistoria, myyntihinta, myyntihistoria, varastosaldot, korvaavat tuotteet ja avoimet tilaukset. Tuotteiden hinnoittelu Yleisen hinnaston tuotteiden hinnoittelua voidaan ohjata viiden tuotealueen (ilma/teräs/putki/sähkö/yleinen) mukaan. Hinnoittelutapa voidaan valita neljästä vaihtoehdosta: Kallein toimittaja hakee tuotteen myyntihinnaksi aina kalleimman toimittajan hinnan. Hintaa on vielä mahdollista muuttaa kertoimen avulla. Toimittajajärjestys hakee tuotteen myyntihinnan asetetun järjestyslistan mukaisesti. Esimerkiksi Onnisen ollessa järjestyksessä ensimmäisenä, haetaan myyntihinta aina Onnisen hinnoista. Kate % hinnoittelee tuotteen toimittajajärjestyksen mukaisesti eli valitsee listalta ensimmäisen toimittajan, jolla kyseinen tuote löytyy ja laskee tuotteelle myyntihinnan lisäämällä käyttäjän määrittelemän prosentin verran katetta ostohinnan päälle. Kate % hintaportain hinnoittelee tuotteet kustannushinnan mukaisin hintaportain. Hintaportaat toimivat siten, että asetetaan alin kustannushinta, jonka päälle laitetaan katetta haluttu prosenttimäärä. Oman tuoterekisterin tuotteille hinnat voidaan määritellä kaikille asiakkaille tai asiakaskohtaisesti. Tuotteiden hintoja voidaan muokata laskutettaessa. Töiden hinnoittelu Töiden laskulajeihin voidaan lisätä erilaisia töitä, esimerkiksi urakkatyö, lisätyö, laskutyö ja kilometrikorvaus. Jokaiselle työlajille määritellään yksikkö- ja myyntihinta. Lisäksi kiinteille kustannuksille, kuten kilometrikorvaus tai päiväraha, määritellään kustannushinta. Jokaiselle työntekijälle voidaan määritellä oma kustannushinta. Kaikkien töiden hintoja voidaan muokata laskutettaessa. Alennukset Erilaisille asiakkaille voidaan luoda myyntialennusryhmiä, joille määritellään alennukset. Tuoterekisterissä on helppo määritellä tuotteille alennukset kampanjan ajaksi. Alennustaulukot asiakkaille Alennustaulukko voidaan kiinnittää tietyn toimittajan hintoihin tai luoda tuoteryhmäkohtaisesti. Hinnoitteluohjaukset voidaan tehdä tuotealueittain halutulla tavalla. Adminet varmistaa, että katteet ovat kunnossa. Tuotteita voi hakea kuvauksella, koodilla tai niiden sekoituksella. Tavaroiden ja töiden hintoja ja alennuksia voidaan muokata vielä laskutettaessa. 14 15
tarjouslaskenta tarjouslaskenta Adminetin tarjouslaskennan avulla käyttäjä voi olla varma, että tarjoukset tehdään aina voimassaolevilla hinnoilla. Käytössä ovat STUL:n, Tapalsin sekä Vesi&Watin pakettirekisterit. Myös lisätyötarjoukset pystyy laskemaan alkuperäisen tarjouksen hinnoilla. Voitettu urakka siirretään ostotarpeisiin ja resursointiin sekä seurannan pohjaksi. Adminetin tarjouslaskenta tuo nopeutta ja tarkkuutta tarjousten laskemiseen. Sen avulla pystytään jättämään samassa ajassa merkittävästi isompi määrä tarjouksia, kuin perinteisillä menetelmillä. Tuotteiden poiminta Adminetin tarjouslaskennassa tuotteet ja paketit pääsee poimimaan pakettipoiminnalla, syöttösivuilla, tuotepoiminnalla tai CAD-aineistosta. Tarjoukseen haetut paketit näkyvät automaattisesti töiksi ja tarvikkeiksi eriteltynä, hintoineen. Käytettävissä ovat myös korvaavat tarvikkeet. Pakettien sisältöä voi tarkastella, tehdä muutoksia sekä vertailla eri valmistajien korvaavia tarvikkeita ilman, että koodeja tarvitsee muistaa. Syöttösivut Syöttösivujen kautta voidaan syöttää kaikki tiedot kyseiselle kohteelle. Käyttäjä voi lisätä ja vaihtaa pakettien töitä, tarvikkeita, asennustapoja tai syöttää pelkkiä tarvikkeita. Syöttösivuilla voi myös syöttää järjestelmäkokonaisuudet kuten konehuoneet tai viemärit yhdellä sivulla. Rekisterit Pakettien ja syöttösivujen kautta käytössä ovat tarkat tarvikeluettelot. Myös omia valmiita paketteja voi luoda tai tuoda Excelistä. Hinnoittelu Hinnoittelusäännöt voi asettaa tarjous- ja positiokohtaisesti. Hinnoitella voi myös asentajan työn tuottavuudella euroa/tunti. Pakettien lisäksi voi käyttää osaprosenttia. 0-hintaisista järjestelmä herjaa. Yksikköhintaluettelo Adminet laskee kaikille paketeille yksikköhinnat annetuilla kertoimilla. Lisätyötarjoukset Lisätarjoukset hoituvat joko tarjouksen pistehinnoilla, käsinhinnoittelulla tai normaalisti tarjouslaskentasovelluksella. Lisätyötarjouksen tultua hyväksytyksi, siitä voi avata työtilauksen tarjotulla hinnalla laskutettavaksi. Tulosteet Kattavat tulosteet tarjouksen tiedoista ovat käytettävissä projektin toteutuksessa, esimerkiksi tarvikeluettelot, työluettelot ja positioerittelyt. Lähetetyt tarjoukset ja lisätyötarjoukset tallentuvat automaattisesti tarjouslaskentaan. Tarkka tarjouslaskenta Adminetin tarjouslaskenta on erittäin tarkka ja kustannukset ovat selkeästi tiedossa. Tarjouksesta näkee nopeasti, mistä hinta muodostuu. Rivi- ja positiokohtaisen hintamuodostuksen kautta hintaa on tarvittaessa helppo säätää. Tarjouslaskenta huomioi tarkasti todelliset kulut. Se laskee mukaan esimerkiksi varmuuskertoimet, hävikkiprosentit, matkakulut ja päivärahat. Laskettaessa tarjouksia työaika-arvion pohjalta, myös tuntiarviolle pystyy määrittelemään kertoimen, joka huomioi mahdolliset ylimääräiset tunnit. Useasta paikasta samaan aikaan Adminetillä pystytään laskemaan samaa tarjousta ja vaikka samaa pakettia yhtä aikaa. Tämä helpottaa ja nopeuttaa erityisesti usean toimipisteen välistä toimintaa. Voitetut urakat helposti käyntiin Adminetillä voitetut urakat on helppo siirtää käytäntöön. Projektin budjetti voidaan luoda suoraan tarjouksen tiedoista napinpainalluksella. Myös tarvikemassat siirtyvät näppärästi Adminetin ostotarpeisiin, jossa ostot voidaan suunnitella ja kilpailuttaa. Ostojen suunnittelulla ja hintavertailulla on iso merkitys urakan kustannuksiin. Tarjouslaskennassa voi käyttää omia paketteja tai valmiita paketteja, jotka sisältävät tuotteet, niiden oheistarvikkeet ja työt. Nettikäyttöisellä Adminetillä tarjousten työstäminen onnistuu mistä ja milloin tahansa. Samaa tarjousta voi massoitella useampi henkilö. Hinnat ja laskentapaketit ovat aina ajan tasalla. Tarjouksen perustietoihin voidaan määritellä mm. hinnoittelutapa ja osaprosentti. Voitettu tarjous siirtyy budjetiksi ja seurannan pohjaksi napinpainalluksella. 16 17
projektinhallinta projektinhallinta Adminet sisältää monipuoliset työkalut talotekniikka- ja rakennusalan projektinhallintaan, aina tarjouksen tekemisestä reaaliaikaiseen seurantaan ja takuuajan huoltoihin. Projektinhallinnassa voidaan muokata ja aikatauluttaa vaiheita, tarviketarpeita ja töitä. Tarjous toimii urakanseurannan pohjana. Toteumaa päästään seuraamaan tarjottuun ja suunniteltuun joka hetki työn aikana. Laadukkaalla projektinhallinnalla parempiin tuloksiin Adminetillä laskettu tarjous kirjautuu ostojen ja työajan suunnitteluun. Adminet lajittelee tarjotun vaiheiksi. Vaiheita voidaan muokata ja aikatauluttaa ja vaiheeseen laskettuja tarvikkeita ja töitä voi muokata vapaasti. Laskentamassat toimivat ostoehdotuksina. Myös tuotteen hinnat ja varastosaldot ovat tarkistettavissa. Töiden suunnittelussa Adminet näyttää vaaditun asentajamäärän annetulla ajanjaksolla. Työt voidaan resursoida kalenterin avulla. Lisätyötarjoukset voidaan laskea alkuperäisen tarjouksen hinnoilla ja lähettää sähköpostitse tilaajalle. Hyväksytyt lisätyöt siirretään toteutukseen ja laskutettavaksi työtilaussovelluksella. Projektin aikana kaikki ostot ja varasto-otot kohdistuvat suoraan kuluksi kohteelle. Samoin työntekijöiden palkkakulut näkyvät suoraan projektin tiedoissa. Adminetissä projektin seuranta on reaaliaikaista, sillä projektinvalvonta on liitetty suoraan kirjanpitoon. Tapahtumaruudulta pystytään tarkastelemaan yhdellä silmäyksellä koko projektin tarvikekäyttöä ja vertaamaan sitä alkuperäiseen laskelmaan. Projektin päätyttyä ei ole tarvetta jälkilaskennalle. Projektin tietoja voi tarkastella Adminetin raporteista jo projektin aikana. Adminetillä: 1 2 3 4 TARJOUS Tarjouslaskenta Lisätyötarjous SUUNNITTELU Budjetointi Vaiheistus Aikataulutus Resursointi OSTOT Ostotarpeet Ostotilaus Ostolaskut: tarkistus, hyväksyntä TOTEUTUS Urakan maksuerät Lisätyötilaus: työmääräin, laskutus Tuntikortit (palkanlaskenta) Varasto-otot Töiden aikataulutus ja projektin vaiheiden suunnittelu voidaan tehdä projektin vaiheiden mukaan. 5 SEURANTA Urakan osatuloutus tulokseen Toteutuman vertailu laskettuun ja suunniteltuun Projektin tarvikkeet voidaan siirtää hintavertailun jälkeen ostotarpeisiin ja tilaus lähtee tukkurille Adminetistä. 6 TAKUUAJAN SEURANTA Kohteen vuosisopimukset Huoltokalenteri 18 19
tapahtumaruutu projektinvalvonta Tapahtumaruudulla käsitellään projektiin liittyviä tarvike- ja asiakirjatapahtumia: myyntilaskuja, ostolaskuja ja varastolähetteitä. Kohteen tarvikkeet voidaan joko laskuttaa tai palauttaa kohteelta varastoon. Tapahtumaruudulta näkee yhdellä vilkaisulla kaikki projektin tarvikkeet verrattuna laskentaan sekä mistä käytetyt tarvikkeet ovat tulleet. Toteutuksen vertailu laskentaan Adminetin tapahtumaruudulla voi tarkastella tiettyyn projektiin liittyviä tarvike- ja asiakirjatapahtumia, kuten myynti- ja ostolaskuja sekä varastolähetteitä. Sekä suunniteltuja että toteutuneita tapahtumia voi seurata. Projektille kohdistetut tarvikkeet voidaan joko laskuttaa tai palauttaa kohteelta varastoon. Kohteen tapahtumat näkyvät myös työtilauksittain. Seuranta vaiheittain Tarvikkeet vaiheittain -toiminnolla voi seurata tarviketilannetta projektin vaiheiden mukaisesti eriteltynä. Jos kohde on urakkatyö, josta on laskettu tarjous, toteutuneen tarvikekäytön rinnalla esitetään tarjouksen laskettu tarvikekäyttö ja niiden erotus. Kyselyä voi halutessaan rajata valitsemalla listalta koko projektin tai vain haluttujen vaiheiden tarviketilanteen. Oletuksena ruudulle avautuu vaiheiden yhteenveto, josta kunkin vaiheen tilanne voidaan katsoa erikseen. Kaikki ostolaskut, laskutustapahtumat ja varasto-otot tarkasteltavissa. Asiakirja-arkistosta nähdään valitun projektin myyntilaskut, ostolaskut ja varastolähetteet. Myös myynti- ja ostolaskujen maksutilanteet sekä kohteen tietoihin tallennettuja asiakirjoja pääsee katsomaan. Projektin ajantasainen tarviketilanne näkyy yhdellä vikaisulla. Menneitä ostoja, laskutusta ja varasto-ottoja on helppo tarkastella. Näyttää lasketun ja toteutuneen tarvikekäytön erotuksen. Näyttää lasketun ja toteutuneen tarvikekäytön kappaleeron. Jälkilaskenta on historiaa. Adminetin projektivalvonnalla seurataan projektien etenemistä reaaliaikaisesti. Projektinvalvonta on liitetty suoraan kirjanpitoon, joten kaikki projektinvalvonnan tapahtumat tulevat suoraan kirjanpidosta eli yrityksen todellisista tuotoista ja kuluista. Projektinvalvontaan tuotot tulevat automaattisesti maksuerälaskuista ja lisätyölaskuista ja kulut puolestaan ostolaskuista, varastolähetteiltä, matkalaskuista, palkanlaskennasta sekä tiliotteilta. Tietojen käsinsyöttämistä ei tarvita. Tiedot ovat aina ajantasalla. Budjetti ja ennuste Lasketun tarjouksen tiedot kirjautuvat suoraan tarjouslaskennasta kohteen (projektin) budjetiksi. Budjetin avulla suoritetaan urakan valmiusastelaskenta. Projektin aikana budjettia voidaan tarkentaa ennusteen avulla. Ennustetta muuttamalla saadaan projektin tilanne vastaamaan sen todellisuutta työmaalla. Ennustamisen avuksi saadaan haettua myös projektin nykytilanne näytölle. Näin ennustetta voi muokata suhteessa toteutuneeseen tilanteeseen. Valmiusastelaskenta Adminet laskee kunkin projektin valmiusasteen perjantaisin ja kuukauden viimeisenä päivänä joko myynnin tai kustannusten mukaan. Valmiusastelaskennan jälkeen osatuloutus kirjaa maksuerillä laskutetun myynnin liikevaihtoon keskeneräisten urakoiden myynniksi. Valmiusasteen mukaiset kulut sekä keskeneräisen työn muutos tai kustannusvaraus kirjataan kirjanpitoon. Näin yrityksen tuloslaskelma ja tase näyttävät ajan tasalla olevan kuvan yrityksen taloudesta ja menestyksestä. Raportit sisältävät kaikkien budjetoitujen kohteiden urakkalaskutuksen liikevaihtona ja projektien katteen budjetin tai ennusteen mukaisena. Automaattiset projektiraportit Raporteissa on eriteltynä vertailut budjettiin tai ennusteeseen sekä vertailu kuluvaan kuukauteen ja tilikauden alkuun nähden. Tämän lisäksi projektiraportit on mahdollista saada esimerkiksi projektin, toimipisteen tai vastuuhenkilön mukaisesti eriteltynä. Projektin seuranta Massalista sisältää projektin kaikki tapahtumat kuten maksuerät, ostot, työtunnit ja töiden sivukulut, matkakorvaukset jne. Projektin tapahtumaruudulla näkyy vertailu laskettuihin tarvikkeittain tai tuoteryhmittäin. Vertailun saa myös töiden ja muiden kulujen osalta. Raporteilta näkyy eriteltynä projektin lisätyölaskutus. Projektin etenemistä voi verrata laskettuun budjettitasolla, vaihetasolla ja tarviketasolla. Lasketun ja toteutuneen erotus euroina. 20 21
ostotarpeet ja -tilaukset varastonhallinta Adminetin ostotarpeet ja ostotilaustyökalut ovat luonnollinen jatkumo ostoprosessissa, joka alkaa tarjouslaskennasta. Tarjouslaskennasta saadut massat jaetaan projektin vaiheille, jotka voidaan aikatauluttaa ja siirtää ostotarpeiksi. Ostotarpeista voidaan puolestaan tehdä sähköinen ostotilaus tukkureille. Adminetissä varastotoiminnot on automatisoitu mahdollisimman pitkälle. Tuotteiden lisääminen laskulle vähentää varastosaldoa ja ostolaskulta hyväksyminen lisää varastosaldoa. Adminetissä tuotteet kohdistuvat aina joko varastoon tai projektille. Esimerkiksi jokainen huoltoauto voi olla oma varastonsa. Adminetin materiaalihallinnalla tahaton ja tahallinen hävikki poistetaan, kun kaikesta jää jälki. Ostotarpeet Ostotarvelistalle voi useampi käyttäjä syöttää ostotarpeita tai tarpeita voi tulla useammalta projektilta. Ostotarvelista toimii ostojen suunnittelun ja hintakilpailutuksen pohjana. Oletusarvoisesti ostotarpeisiin haetaan halvimmat tuotteet hinnoitteluohjauksen mukaisesti. Toimittaja, jolta tuotteet tilataan, voidaan vaihtaa tuotekohtaisesti. Tällöin hinta näkyy verrattuna halvimpaan toimittajaan. Tuotteet voidaan tilata joko varastoon tai kohteelle. Toimitusosoitteet tulevat suoraan kohteen perustiedoista tai varaston tiedoista. Kun kohteelle on useampia työtilauksia tai vaiheita, tarvikkeet voi kohdistaa työtilaukselle/vaiheelle, jolloin myös seuranta saadaan vaihekohtaisesti. Ostotilaukset Adminet lähettää ostotilaukset automaattisesti. Tilausvaiheessa ostotilauksen tietoja voidaan muokata, esimerkiksi antaa toimituspäivä, lisätietoja ja lisätä tuotteita. Ostolaskun saapuessa järjestelmä vertaa automaattisesti tilausta ja laskua toisiinsa sekä ilmoittaa mahdollisista eroista, jolloin laskun tarkastaminen nopeutuu. Tuotteet voi palauttaa varastoon tai laskuttaa. Adminetillä pystyy tekemään ostot aina halvimmalla hinnalla suoraan järjestelmästä. Automatiikka vapauttaa aikaa ostoihin. Ajankohtaiset ostot aina halvimmalla hinnalla. Tilaaminen suoraan Adminetistä. Ostot kohdistuvat aina kohteelle. Adminet tarkistaa, että ostolaskun tuotehinta täsmää alkuperäiseen ostohintaan. Kattavat korvaavien tuotteiden rekisterit mahdollistavat Adminet-käyttäjille ostoetua. Ero halvimpaan tukkuhintaan. Varastosaldo ja -lähetteet Kohteelta tarvikkeiden palauttaminen varastoon onnistuu varastolähetteiden avulla. Varastolähetteellä voidaan myös viedä tuotteita varastosta kohteelle. Myös varastojen väliset siirrot onnistuvat varastolähetteillä. Tuotteiden varastosaldot voidaan tarkastaa kaikkialla, missä tuotteita käsitellään. Varastosaldo näytetään varastokohtaisesti ja tilan mukaisesti eriteltynä. Varastosaldojen lisäksi tuotteen tiedoista voidaan hakea myynti- ja ostohistoriatietoa. Tuotteesta nähdään esimerkiksi onko se ostettu varastoon vai kohteelle ja keneltä tuote on hankittu. Viivakoodien käyttö Adminetissä on mahdollista käyttää viivakoodinlukijaa tarvikkeiden keräämiseen myymälässä tai varastossa. Viivakoodin lukeminen onnistuu joko suoraan viivakoodinlukijaa käyttämällä tai kannettavalla viivakoodikerääjällä. Viivakoodien keräämisen jälkeen tarvikkeet saadaan siirrettyä suoraan kassaohjelmaan, varastolähetteelle, työtilauksiin tai ostotarpeisiin. Adminet käyttää viivakoodeina EAN-, LVI- ja sähkökoodeja tai luo tuotteelle viivakoodin jos koodi puuttuu. Viivakooditarrojen tulostaminen onnistuu suoraan ohjelmasta. Tapahtumahallinta Tapahtumahallinnalla tarkastellaan kohteen tarvikkeita tuoteryhmittäin, vaiheittain tai kaikkia kerralla. Kohteelle kirjattuja tarvikkeita voidaan palauttaa kohteelta takaisin varastoon tai laskuttaa. Adminetin pitäessä kirjaa tuotteista, joita ei ole laskutettu, varmistutaan, ettei mikään tarvike jää asiakkaalta laskuttamatta. Tämän lisäksi jokaisen tuotteen kohdalta nähdään, miltä ostolaskulta tuotteet on kohteelle kirjattu tai miten ne on asiakkailta laskutettu. Inventointi Inventointi on mahdollista tehdä Adminetissä varastokohtaisesti milloin tahansa. Inventoitavia tuotteita voidaan rajata useilla kriteereillä, kuten nimikeryhmällä, tuoteryhmällä tai tuotenumerolla. Inventoinnissa tarvitsee antaa vain varastossa oleva määrä. Muut tiedot tulevat automaattisesti tuotteiden tiedoista. Laskutus Tarvikkeiden laskuttaminen työtilaukselta tekee automaattisesti sähköisen varastolähetteen tapahtumasta. Poistaa hävikin. Kaikki tuotteet joko laskutetaan tai palautetaan varastoon, joten mitään ei jää laskuttamatta. Helppo viivakoodikeräily. Materiaalihallinta 22 23 Materiaalihallinta
myymälä myyntitilaukset Adminet myymäläsovellus käyttää samaa hinnastoa ja varastoa. Sillä voi rahastaa käteisellä, kortilla tai laskuun. Sovelluksessa toimivat kaikki pankki- ja luottokortit ja järjestelmä tekee korttivarmennukset. Myynti kirjautuu suoraan kirjanpitoon. Adminetin myyntitilaukset ovat myynnin ja myymälän työkalu. Myyntitilauksilla tehdään asiakkaille tarviketarjoukset ja muutetaan ne tilauksiksi. Myös tarjousten ja tilausten seuranta on helppoa. Myynti Kun Adminetin kassalla tehdään korttimyynti, on myynti kirjanpitoa myöten valmis. Adminet noutaa korttitapahtumien viitteet päivittäin ja kohdistaa ne saataviin maksuihin. Myös tiliotteiden nouto on automatisoitu. Käteismyynneistä ohjelma tekee kassaraportin kassan täsmäystä varten. Laskulle myydyt kaupat voidaan määritellä koontilaskutettaviksi tai laskuttaa heti. Lisäksi kassalla voidaan rahastaa laskuja ja myyntitilauksia. Arkisto Kassamyynnin arkistosta löytyvät kaikki aiemmat myyntikuitit. Tämä helpottaa työskentelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas tulee vaihtamaan tai palauttamaan tuotetta. Arkistosta näkyy myös myynti- ja ostohistoria tuotteittain. Viivakoodikerääjät Adminetin kassaan voi liittää tarvittaessa myös viivakoodinlukijan tai kannettavan viivakoodikerääjän. Admicom toimittaa helppokäyttöiset ja ohjelman kanssa yhteensopivat laitteet asennettuina ja testattuina avaimet käteen -periaateella. Myyntitilauksen tai tarjouksen tekeminen Työkalulla voi tehdä asiakkaalle tilauksen tai tarjouksen ja muuttaa sen myöhemmin myyntitilaukseksi. Adminet seuraa toimintoja ja kertoo, mikäli myyntitilaus on jäänyt toimittamatta. Vanhan tilauksen voi kopioida uuden tilauksen pohjaksi ja muokata hintoja tai muita ehtoja. Tuotteen myynti- ja ostohistoria auttavat tarjouksen hinnoittelussa. Tarjoukseen tai tilaukseen voi myös liittää dokumentteja ja lähettää ne Adminetistä sähköpostilla asiakkaalle. Adminet arkistoi kaikki tilaukset ja tarjoukset dokumentteineen. Ostaminen Myyntitilauksesta voi muodostaa automaattisesti ostotilauksen ja halutessaan muokata sitä käsin. Ostolasku kirjaa myyntitilauksen automaattisesti toimitetuksi, jolloin myyntitilaus on valmis ja odottaa laskutuslupaa. Tilauksia on helppo muokata tai kopioida uuden pohjaksi. Adminet-kassassa on kolme mahdollista maksutapaa: käteinen, kortti ja tili tai näiden yhdistelmä. Kortinlukija on integroitu Adminettiin. Eri vaiheissa olevia tiluksia voi tarkastella samalla kertaa, esimerkiksi mitä tilauksia ei ole vahvistettu, toimitettu tai laskutettu. Kassalla nähdään tuotteiden ostohistoria, myyntihistoria, varastojen saldot ja tämänhetkiset ostohinnat tukkureittain. Myyntitapahtumat kirjautuvat suoraan kirjanpitoon Noutaa ja kohdistaa korttitapahtumien viitteet. Myyntihistoria helposti selailtavissa. Materiaalihallinta 24 25 Materiaalihallinta
tuntikortit lomat ja poissaolot Asentajien täyttäessä itse tunnit Adminettiin säästyy työnjohdolta ja toimistohenkilöiltä aikaa, vältytään virheiltä ja varmistetaan kaikkien tuntien ja tapahtumien laskutus. Asentajat ja muut työntekijät voivat ehdottaa loma-ajat ja syöttää poissaolot, kuten sairauslomat, suoraan sähköiseen kalenteriin. Esimiehen hyväksyttyä loma-ajat ja poissaolot, tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan ja yrityskalenteriin näkyville helpottamaan töiden suunnittelua. Tuntikorttien syöttö Asentaja pystyy syöttämään tuntikorttinsa suoraan Adminettiin, vaikka työmaalta käsin. Jos käytössä on sähköinen työmääräin, tuntikortti täyttyy kätevästi samalla, kun asentaja merkitsee tilaukselle tehdyt tunnit, kilometrit sekä ruoka- ja päivärahat. Asentajan syöttämät tapahtumat kohdistuvat aina projektille tai tilaukselle, jolloin kustannukset tulevat huomioitua projektinvalvonnassa ja varmistetaan laskutus. Keskeneräiset tuntikortit näkyvät Adminetin etusivun avoimissa tehtävissä, josta asentaja pääsee täydentämään tietoja. Valmis tuntikortti siirtyy esimiehelle hyväksyttäviksi. Tuntikortti on tulostettavissa milloin tahansa. Lisäksi tuntikortit löytyvät asentajan henkilökohtaisesta ja yrityksen arkistosta. Tuntikorttien hyväksyntä Hyväksymättömät tuntikortit näkyvät esimiehelle etusivun avoimissa tehtävissä. Esimies voi tehdä korjauksia ja muutoksia sekä ilmoittaa niistä asentajalle. Tarvittaessa koko tuntikortin voi siirtää takaisin avoimeksi asentajalle muutosten tekoa varten. Hyväksymisruudulla näkyvät myös jakson työajanlyhennykset ja lomat. Esimiehen hyväksyessä tuntikortit ne siirtyvät palkanlaskentaan. Käytettävät palkkalajit tulevat automaattisesti projektin tyypin mukaan, jolloin työehtosopimuksen vaatimukset tulevat huomioitua urakka- ja laskutöissä. Asentajan tuntikortille täyttämät tiedot ovat haettavissa laskutukseen. Esimies voi tarkistaa, mitkä tunnit tuntikortilta on laskutettu ja mitkä ovat vielä laskuttamatta. Kalenterinäkymästä näkee nopeasti työntekijöiden lomat ja poissaolot halutulta aikaväliltä. Työntekijä voi tarkistaa lomasaldonsa aina halutessaan. Palkkatapahtumalle voi lisätä muistiinpanot esimiestä varten. Asentaja täyttää joko sähköistä työmääräinta tai tuntikorttia. Ei paperisia tuntikortteja tai tietojen siirtoa ohjelmasta toiseen. Poistaa päällekkäisiä työvaiheita. Kustannukset tulevat aina huomioitua projektivalvonnassa Töitä ei jää laskuttamatta asiakkaalta. Lomien ja poissaolojen syöttö Asentaja voi ehdottaa loman tai työajanlyhennyksen syöttämällä tiedon Adminetin kalenteriin, josta se siirtyy esimiehille tarkastettavaksi. Työntekijä voi itse tarkistaa käytettävissä olevat vuosilomapäivät ja pekkaset. Työntekijä tekee ilmoituksen myös sairauspoissaolosta suoraan Adminettiin. Liitteeksi voi tallentaa sairauslomatodistuksen. Lomien ja poissaolojen hyväksyntä Esimies voi suunnitella loma-ajat kalenterin avulla ja määrittää loman tai poissaolon ajaksi henkilölle sijaisen. Hyväksynnän yhteydessä Adminet tarkistaa henkilön lomasaldot, jolloin lomia ei voida hyväksyä liikaa. Hyväksymällä lomat ja poissaolot, kirjaa järjestelmä lomapalkan palkanlaskentaan ja vähentää vastaavasti normaalia palkkaa tai kirjaa palkattomasta poissaolosta palkanvähennyksen palkanlaskentaan. Esimiehen hyväksyttyä poissaolon sairauspoissaoloksi, järjestelmä kirjaa palkkoihin sairausajan palkan ja vähentää vastaavasti normaalia palkkaa. Kalenterinäkymästä esimies näkee nopeasti haluamaltaan aikaväliltä haluamiensa työntekijöiden loma- ja poissaolot sekä niiden syyt. Kaikki työtekijöiden lomat ja poissaolot löytyvät arkistosta. Henkilörekisteri Henkilörekisterissä voi ylläpitää työntekijöiden luvanvaraista osaamista ja pätevyyttä, kursseja, kulkulupia ja koulutuksia. Automatiikka noutaa verokortit ja veronumerot sähköisesti suoraan verottajalta kerran vuodessa. Rekisteriin kertyy työntekijöiden loma- ja poissaolohistoria, palkkatiedot sekä palkkalaskelmat. Työntekijä voi itse tarkistaa lomasaldonsa ja jättää lomaehdotuksia. Esimiehen hyväksynnän jälkeen tieto siirtyy automaattisesti palkanlaskentaan. Kalenterin avulla on helppo suunnitella työntekijöiden loma-ajat ja tarvittaessa määritellä sijaiset. Palkkahallinto 26 27 Palkkahallinto
matkalaskut palkanlaskenta Järjestelmään syötetyt matkalaskut siirtyvät esimiehelle hyväksyttäväksi. Työntekijän tallentaessa tiedot suoraan Adminettiin, matkalaskut maksetaan palkanlaskennasta erillään. Automatiikan ansiosta käytössä on aina voimassaolevat verottajan hyväksymät kustannuskorvausten hinnat, kuten kilometrikorvaus ja päiväraha. Adminetin automatiikan ansiosta palkanlaskenta on helppoa. Työnjohto tarkastaa sähköisesti täytetyt tuntikortit ja hyväksyy ne. Palkanlaskennassa valitaan tunti- tai kuukausipalkat ja käynnistetään laskenta. Tiedot tarkastetaan ruudulla ja hyväksytään, jolloin tiedot menevät kirjanpitoon ja palkat maksuun. Matkalaskun syöttö Työntekijä tallentaa työmatkan tiedot suoraan sähköiselle matkalaskulle paikasta ja ajasta riippumatta. Valmis matkalasku siirtyy esimiehelle hyväksyttäviksi. Matkalasku voidaan kohdistaa projektille. Matkalaskulle tallennetaan tietoa matkan tarkoituksesta ja osallistujista. Kun matkalaskulle määritellään tilaus, rivit siirtyvät myös laskutukseen. Matkalaskulle voidaan liittää matkaan liittyvät käteiskuitit, kuten hotellilaskut tai pysäköintikuitit. Matkalaskut löytyvät arkistosta. Käteiskuitit Käteisellä tai kortilla ostettujen ostosten kuitit skannataan Adminettiin. Lisäksi annetaan tieto mitä ostos koski. Matkalaskun hyväksyminen Hyväksymättömät matkalaskut ja käteiskuitit näkyvät esimiehen etusivulla avoimissa tehtävissä, josta esimies pääsee tarkastamaan ja hyväksymään matkalaskut. Esimies voi tehdä korjauksia ja muutoksia matkalaskuun sekä ilmoittaa niistä työntekijälle sähköisesti tai siirtää matkalaskun tarvittaessa takaisin työntekijälle muutosten tekoa varten. Hyväksymällä matkalaskun, se kirjautuu kirjanpitoon ja palkanlaskentaan automaattisesti verottajan vuosi-ilmoitusta varten ja menee maksuun. Esimiehen hyväksyttyä matkalaskun, hoitaa automatiikka sen saman tien maksuun, kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja arkistoon verottajan vaatimalla tavalla. Paperisia kuitteja ei tarvitse säilyttää. Sähköiset tuntikortit Asentaja täyttää tuntikorttinsa sähköisesti Adminetissä. Työnjohtajan tehtävä on tuntien tarkastaminen ja hyväksyminen. Tunnit ovat siirrettävissä laskutukseen. Sähköinen työmääräin Tuntikortin sijaan asentajat voivat syöttää samat tiedot sähköiselle työmääräimelle. Tuntikortti täyttyy samalla ja tapahtumat ovat heti hyväksyttävissä laskutettaviksi. Palkka-ajojonon käynnistäminen tai automaattinen palkkojen maksu Palkkojen maksaminen tarkoittaa käytännössä palkkojen tarkastamista, hyväksymistä (korjausta tai perumista) ja palkka-ajojonon käynnistämistä. Palkat tiliöityvät kirjanpitoon ja menevät maksuun automaattisesti. Maksupäivä tulee palkkakauden perusteella automaattisesti. Palkat voi maksaa myös maksupäätteellä, jos automaattimaksatusta ei halua käyttää. Adminet hoitaa automatiikalla ay-jäsenmaksujen ja ulosottopidätysten maksamisen. Verotiliautomatiikka hoitaa sotu- ja ennakonpidätysilmoitukset sekä maksut verottajalle. Palkkalaskelmat lähtevät työntekijöille joko sähköpostilla tai Itellan kautta ipostina eli paperikirjeinä. Lomakalenteri ja lomapalkka-automaatti Loma- ja poissaolotapahtumien kautta työntekijät kirjaavat lomat, poissaolot ja sairauslomat. Tiedot kirjautuvat suoraan palkanlaskentaan ja palkkoihin esimiehen hyväksymisen jälkeen. Myös lomasaldo voidaan tarkistaa tässä näkymässä. Adminetissä on lomapalkka- ja työajanlyhennyskertymien laskenta-automatiikka ja lomapalkkajaksotus. Sairauslomien syöttö tapahtuu Adminettiin työntekijän toimesta ja sairauslomailmoituksen liitteeksi lisätään sairauslomatodistukset. Sairauslomat kirjautuvat hyväksymisestä suoraan palkkatapahtumiin. Lomakalenterissa näkyy eri väreillä eri tyyppiset poissaolot. Sekä työntekijä että vastuuhenkilö näkevät työntekijän kaikki poissaolot, työajanlyhennysvapaat ja sairauslomat. Verokortit Adminet hakee tammikuussa verottajalta kaikille työntekijöille uudet verokortit. Sähköiset vuosi-ilmoitukset Sähköiset vuosi-ilmoitukset muodostetaan Adminetissä ja tiedot lähetetään automatisoidusti verottajalle ja vakuutusyhtiölle. Myös sähköinen TyEL kuukausi-ilmoitus hoituu automatiikalla. Tietojen pohjalta vakuutusyhtiö toimittaa laskun suoraan järjestelmään. Automatiikka hoitaa valtaosan palkanlaskennan toiminnoista. Käyttäjä antaa tiedon matkan tarkoituksesta ja vaadittavista korvauksista. Käteiskuitit skannataan mukaan matkalaskuun, joten paperisia tositteita ei tarvitse säilyttää. Adminet suorittaa automaattisesti halutut toiminnot ja muodostaa niistä raportit. Tehtäväksi jää tarkastus ja hyväksyminen. Kun toiminnot on hyväksytty, Adminet lähettää palkkalaskelmat ja vie tiedot automaattisesti kirjanpitoon. Valitsemalla lopuksi maksatus voi jättää palkkojen maksun automatiikan hoidettavaksi. Palkkahallinto 28 29 Palkkahallinto
reaaliaikainen kirjanpito sisäinen laskenta Adminetin ydin on automatisointi, siksi myös kirjanpito on jatkuvasti reaaliaikainen. Tieto niin myynti-, osto- ja kululaskuista kuin palkoista, matkalaskuista, varastosta, urakoista yms. siirtyy automaattisesti kirjanpitoon ja on aina käytettävissä. Automaattisen osatulotuksen ansiosta kirjanpidon raportit antavat myös luotettavan kuvan toiminnasta jatkuvasti. Adminetin kirjanpito on sataprosenttisesti paperiton eli kaikki tositteet ovat Adminetissä. Käytettävissä on kattavasti valmiita raportteja. Myynti-, osto- ja kululaskut Myyntilaskut tiliöityvät ja kirjautuvat kirjanpitoon automaattisesti, kun laskut on hyväksytty (laskutuslupa annettu). Osto- ja kululaskut tulevat sähköisesti, tiliöityvät ja kirjautuvat kirjanpitoon hyväksymisen jälkeen. Automatiikka noutaa ja kohdistaa suoritukset laskuille sekä kirjaa ne samalla kirjanpitoon. Tiliotteiden nouto eri pankeista sekä osto- ja kululaskujen kirjaus kirjanpitoon tapahtuu päivittäin. Palkat Palkkojen hyväksymisen jälkeen järjestelmä tekee automaattikirjauksen kirjanpitoon. Ennakonpidätykset ja sotut kirjautuvat samalla veloiksi. Verotiliautomatiikka kirjaa sotut ja ennakot, automaattimaksatuksen hoitaessa niiden maksamisen. Lakisääteiset vakuutukset, lomat, sairauslomat ja työajanlyhennysvapaat kirjautuvat palkkojen hyväksymisen yhteydessä automaattisesti kuluiksi ja veloiksi. Käteiskuitit ja matkalaskut Palvelun tai tuotteen ostaja skannaa kuitit sekä lisää tiedon, mitä ostos koski ja mihin se kohdistuu. Esimiehen hyväksyntä siirtää tapahtuman kirjanpitoon ja kulu maksetaan ostajan tilille. Kuitteja ei tarvitse säilyttää erikseen, sillä ne ovat tallessa sähköisessä arkistossa. Myymälä ja varastomyynti Käteismyynnit kirjautuvat automatiikalla myynniksi ja korttimyynnit saataviksi. Luottokunnalta tai kortinantajalta tulevat maksut kohdistuvat kyseisiin saataviin ja kirjautuvat kirjanpitoon automatiikalla. Provisiot korttimyynnistä kirjataan kuluksi kyseisille kaupoille. Automatiikka kirjaa käteismyynnit myymälämyynniksi. Kirjanpidon tiedot tulevat reaaliajassa yrityksen todellisista tuotoista ja kuluista. Adminetissä kirjanpito on pitkälle automatioitu, kirjanpitäjälle jää vain asiantuntijatyö. Admicomin kirjanpitopalvelu on osaavaa ja toimialan tuntevaa. Varasto-otot ja palautukset Varasto-otot ja -palautukset kirjautuvat kirjanpitoon ja järjestelmä tekee jokaisesta tapahtumasta automaattisesti varastolähetteen. Urakat ja projektivalvonta Käyttäjän tarvitsee tallentaa urakalle vain budjetti ja maksuerätaulukko. Automatiikka kirjaa maksuerät ennakkomaksuihin. Perjantaisin ja kuukauden viimeinen päivä järjestelmä laskee urakoiden valmiusasteen ja osatulouttaa urakat automatiikalla. Näin kirjanpito on aina ajan tasalla. Jaksotukset Adminet hoitaa jaksotukset, esimerkiksi kaluston poistot ja lainoista aiheutuvat korot, tehtyjen suunnitelmien mukaisesti kuukausittain automatisoidusti. Automaattiraportit ja kirjanpidon tulosteet Adminet lähettää raportit sähköpostiin ja tallentaa ne Adminettiin. Kirjanpitäjän ja tilintarkastajan ruutu Adminetissä tilintarkastajalla on osio, josta pääsee tarkastamaan koko yrityksen kirjanpitoaineiston tapahtumineen ja tositteineen. Tilintarkastajan oikeuksilla ei voi tehdä kirjauksia Adminettiin, oikeudet oikeuttavat ainoastaan kirjanpitoaineiston tarkasteluun. Kirjanpitäjän ruudulla kirjanpitäjä pääsee kätevästi hakemaan tai selaamaan tapahtumia. Kirjanpitäjä voi tarkastella tapahtumiin liittyviä tositteita sekä tehdä korjausvientejä ja muistiotositteita. Adminetillä kirjanpitäjän tehtäväksi jää vain tiliöinti, tiliotetapahtumien käsittely, toistuvat kirjaukset, täsmäytykset, tilinpäätös ja veroilmoitus. Kun perusrutiinien määrä on vähäinen, pystyy kirjanpitäjä keskittymään asiakkaan liiketoiminnan kehittämiseen. Adminetissä sisäinen laskenta tapahtuu yrityksen tarpeiden mukaisesti. Seurannalla saadaan selville eri osastojen, toimipisteiden tai toimialojen kulujen ja tuottojen jakautuminen sekä kehittyminen. Organisaatio Adminetissä organisaatio voi koostua kolmesta tasosta: toimialasta, toimipisteestä ja osastosta. Kaikkia tasoja ei tarvitse käyttää. Määrittely koostuu kolmesta vaiheesta, jossa ensimmäisessä jaotellaan käytössä olevat organisaatiotasot ja niiden järjestys. Toisessa vaiheessa annetaan toimialoille, toimipisteille ja osastoille nimet. Kolmannessa vaiheessa muodostetaan varsinainen organisaatiokaavio. Kun organisaatiokaavio on muodostettu, yrityksen henkilöt kiinnitetään tiettyyn toimialaan, toimipisteeseen tai osastoon. Sisäisen laskennan raportointi Adminetissä raportointi perustuu aina kohteeseen. Kaikki kohteen tuotot ja kulut raportoidaan kohteen kautta. Näin on myös sisäisen laskennan osalta. Kaikki kohteelle tallennetut tapahtumat tallentuvat myös vastuuhenkilön ja organisaation tapahtumiksi. Kohdetta perustaessa organisaatio-oletus tulee käyttäjän perusteella tai sen voi vaihtaa. Raportointi voidaan toteuttaa toimialan, toimipisteiden tai osastojen suhteen. Kuukausipalkkaisten osalta siltä osin, kun ei ole kyse projektille kohdistetuista kuluista, kulut kohdistuvat organisaatioaseman mukaan. Esimerkki Adminettiin määriteltävistä organisaatiotasoista: Helsinki Urakointi Huolto IV LV Myymälä Laskutyöt Urakointi Oy Tampere Urakointi Huolto Laskutyöt Budjetointi Liiketoimintabudjetin voi luoda yritystasolla tai käytössä olevien osastojen, toimipisteiden tai toimialojen tasolla ja seurata toteutumaa verrattuna budjettiin. Myymälä ja myyntitilaukset Myymälässä myynti ja vastaavat kulut kirjautuvat myyjän organisaatioaseman mukaan. IV LV Tarkemmalla seurannalla varmistetaan eri tulosyksiköiden kannattavuus. Adminetin raporttien tiedot tulevat reaaliaikaisesti yrityksen tapahtumista, joten käytettävissä on aina ajantasainen tilanne. Raportit saapuvat käyttäjälle sähköpostitse perjantaisin ja kuukauden viimeinen päivä. Raportteja voi tulostaa Adminetistä. Oulu Urakointi Myymälä Rakennus Sähkö Hallinto ja johtaminen 30 31 Hallinto ja johtaminen
automaattiraportit automaattiraportit Adminetissä on erittäin monipuolisesti valmiita raportteja liiketoiminnan kaikilta osa-alueilta. Johto tietää reaaliajassa, missä yrityksessä mennään ja pystyy reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Kun seuranta on viety tarkalle tasolle, pystytään asioita ohjaamaan tiedolla mutu-tuntuman tai jälkiviisauden sijaan. Tieto vaivattomasti ja reaaliajassa Yritystoiminnan hallinta, seuranta ja muutosten tekeminen vaativat reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa. Adminetillä seurantatiedot ovat reaaliaikaisia ja helposti saatavilla. Adminetin automatisoiduista raporteista saa reaaliaikaisen tiedon muun muassa liiketoiminnan eri osioista, toimipisteistä, toimialoista, osastoista, projekteista ja asiakkaista vastuuhenkilöittäin. Automaattiraportit tulevat määritellyille käyttäjille sähköpostilla perjantaisin ja kuun viimeinen päivä. Lisäksi raportit ovat aina saatavilla Adminetistä. Raporttien avulla tieto yrityksen tilanteesta on reaaliaikaista ja muuttuneisiin tilanteisiin pystytään reagoimaan ajoissa. Automaattiraporttien hyödyt Saatavilla monipuolisesti toteutumatietoa vertailtuna ennusteisiin ja tavoitteisiin. Raportit ovat reaaliaikaisia. Ne täsmäävät kirjanpitoon, koska jaksotukset on tehty reaaliaikaisesti, eikä tilikauden lopussa. Projektit on osatuloutettu viikoittain eli kirjapidon ja sisäisen laskennan viikkoraporteissa tarkkuus on parempi kuin useimpien yritysten tilinpäätöksissä. Aikaa ei tarvitse käyttää tietojen keräämiseen ja koostamiseen. Kun tilanteet havaitaan ajallaan, päästään korjaavat toimenpiteet tekemään heti, kun niillä on vielä vaikutusta lopputulokseen. Adminetistä saa kattavasti tietoa päätöksenteon tueksi. Esimerkiksi seuraavat raportit ovat aina käytettävissä ajantasaisin tiedoin. Kirjanpidon raportit sisäinen tuloslaskelma tase virallinen tuloslaskelma virallinen liukuva sisäinen tuloslaskelma (12 kk) liukuva tase (12 kk) myyntisaamiset, ennuste myyntisaamiset ostovelka, ennuste ostovelat rahoitusennuste myyntisaamiset laskuittain Projektivalvonnan raportit Ennen raporttien ajoa järjestelmä tekee automaattisesti osatuloutukset. keskeneräiset urakat, budjettivertailu (toteuma) keskeneräinen työ, tilikausi ja jakso (toteuma) valmiit urakat, budjettivertailu (toteuma) valmiit työt tilikaudelle tai jaksolle laskutyötilasto jaksoittain valmiusastetoteutumat budjetti valmiusasteraportti tilikausi/jakso urakat toimipisteittäin urakat toimipistehenkilöittäin laskutyöt toimipisteittäin ja vastuuhenkilöittäin työtilausten raportit (tuntiraportti, tilausraportti, laskuttamattomat, laskutettu, laskutettu tilaaja) tarvikemassat vaiheittain Myynnin, rahoituksen ja sisäisen laskennan raportit toimipisteet jaksolle ja tilikaudelle toimipisteen kohdelajit - jakso ja tilikausi yrityksen kohdelajit jaksolle yrityksen kohdelajit tilikaudelle laskutustilasto asiakkaittain tai laskuittain laskutustilasto kohdelajeittain tai asiakkaittain laskutyötilasto asiakkaittain/jakso vastaavasti osastoille ja toimialoille Adminetin raporttien tiedot tulevat reaaliaikaisesti yrityksen tapahtumista, joten käytettävissä on aina ajantasainen tilanne. Raportit saapuvat käyttäjälle sähköpostitse perjantaisin ja kuukauden viimeinen päivä. Raportteja voi tulostaa Adminetistä aina tarvittaessa. Tuloslaskelmakaava auttaa urakoinnin johtamista. Automaattiraporttien lisäksi Adminetistä saa kattavasti raportteja, joita voi tulostaa ajantasaisin tiedoin aina halutessaan. Hallinto ja johtaminen 32 33 Hallinto ja johtaminen
data-analysaattori asentaja-analyysi Adminet on toimialan ainoa ohjelmisto, jossa on porautuva raportointi. Data-analysaattorilla voi kerätä raportin tiedon ja lukuihin pääsee porautumaan syvemmälle. Toisin sanoen yhdessä raportissa on kaikki tarvittava tieto. Toimialalla ainoana ohjelmana Adminetissä on tarkka asentajakohtainen vertailu. Projektien kannattavuutta voidaan seurata myös asentajien tuottavuutta seuraamalla. Asentaja-analyysillä tunnistetaan tuottavimmat työt ja työskentelymenetelmät, joilloin ne voidaan vakiinnuttaa toimintatavoiksi. Tuloslaskelman ja taseen tiedot vaikka atomitasolla Data-analysaattorilla voidaan valita, millä tavalla tietoja kerätään, eritellään ja analysoidaan. Työkalulla voidaan kerätä tietoja halutulta aikaväliltä. Lisäksi tietoihin voidaan pureutua tarkemmin, muun muassa liikevaihtoa voidaan tutkia vastuuhenkilöittäin, kohteittain, asiakkaittain ja kirjanpitotapahtumien mukaan eriteltynä. Esimerkiksi parilla klikkauksella pääsee vilkaisemaan, kenen asiakkaan tai kohteen tuloista liikevaihto tai tulos koostuu. Kaikista raportin tiedoista pääsee porautumaan syvemmälle ja syvemmälle, mistä luku koostuu. Eli tarjolla on erittäin tarkkaa tietoa yrityksen tuloista ja kuluista. Asentaja-analyysi Asentaja-analyysi on työkalu kannattavuuden seuraamiseen. Sen avulla voi tarkastella asentaja- ja kohdekohtaisesti tehtyjä tunteja, laskutettuja euroja, kustannuksia ja saavutettuja katteita. Rajauksen voi tehdä organisaation, vastuuhenkilön, asentajan tai ajankohdan mukaan. Asentaja-analyysin avulla johto pystyy seuraamaan, kuinka paljon asentajille maksetaan suhteessa tehtyihin työtunteihin ja kuinka paljon kertyy tunteja, joita ei laskuteta asiakkaalta. Asentaja-analyysillä tuottavuutta voidaan tarkastella asentaja- ja kohdekohtaisesti. Esimerkiksi liikevaihdon koostumista voi tutkia asiakkaittain ja vielä eritellä asiakaskohtaisia tietoja muilla kriteereillä, esim. kohteella tai vastuuhenkilöllä, ja porautua aina kirjanpitotapahtumaan asti. Data-analysaattorilla pystyy pureutumaan todella tarkasti tuloslaskelman ja taseen tietoihin. Asentaja-analyysillä voidaan seurata tuottavuutta asentaja- ja kohdekohtaisesti. Hallinto ja johtaminen 34 35 Hallinto ja johtaminen
dokumentinhallinta asiakkuudenhallinta, crm Mapit ja tietojen etsiminen ovat historiaa! Sähköisen dokumentinhallinnan avulla asiakirjat arkistoidaan sähköisesti. Samalla poistuu mappien ja papereiden käsittelyyn kuluva aika. Tiedot löytyvät nopeasti ja ovat kaikkien käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Asiakkuudenhallinnassa kaikki asiakastiedot ovat yhdessä järjestelmässä. Asiakkuudenhallinnan avulla pystytään parantamaan asiakaspalvelua sekä tehostamaan myyntiä ja markkinointia. Asiakkuudenhallinta on koko yrityksen yhteinen rekisteri potentiaaleista, asiakkaista ja kumppaneista. Monipuoliset arkistointiratkaisut Dokumenttien säilyttämiseen Adminet tarjoaa monipuoliset arkistointiratkaisut. Adminetissä säilytetään kaikki dokumentit asiayhteydessä. Dokumentteja pystyy tarkastelemaan, muokkaamaan ja tallentamaan yhden järjestelmän sisällä, riippumatta tallennusmuodosta. Asiakirjat aina mukana Adminetin dokumentinhallinta parantaa yrityksen tiedonhallintaa. Tieto on helposti saatavilla missä tahansa, aina ajantasaisena ja oikein kohdennettua. Dokumentit ovat saatavilla niiden henkilöiden kesken, joille on jaettu oikeudet kyseiseen hakemistoon tai sen alihakemistoihin. Siellä missä on internetyhteys, sieltä löytyvät dokumentit. Asiakirjat asiayhteydessä Asiakirjat tallennetaan yritys-, asiakas-, kohde-, toimittaja-, tarjous-, työtilaus- ja työntekijätietojen yhteyteen. Asiakirjoja voi tallentaa asiakas- ja kohdetietojen yhteyteen, esimerkiksi sopimukset, mittauspöytäkirjat, kalustoluettelot, alihankintasopimukset ja kuvat sekä huoltosopimukset eri tiedostomuodoissa. Toimittajakohtaisesti voi tallentaa tärkeät tiedot kuten reklamaatiot, sopimukset ja vuosisopimukset. Henkilötietojen yhteyteen voi tallentaa työntekijän todistukset, työsopimukset, muistiot ja muut tärkeät asiakirjat. Dokumenttien ollessa asiayhteyteen liitettynä, ovat ne aina helposti löydettävissä. Yrityksen tietoihin on helposti tallennettavissa esimerkiksi hallituksen pöytäkirjat ja kokouspöytäkirjat. Siellä missä on internetyhteys, sieltä löytyvät dokumentit. Tiedon etsintä on nopeaa, eikä mappeja tai paperipinoja tarvitse selata. Kaikki asiakirjat voi arkistoida yhteen paikkaan, josta ne löytyvät helposti vuosienkin päästä. Tietojen määrittäminen Asiakkuudenhallintaan voi vapaasti määritellä, millaista tietoa halutaan kerätä, esimerkiksi asiakkaiden muistamisia, tilastointia ja luokittelua. Myös halutut aktiviteetit ja tapahtumat voidaan itse määritellä: esimerkiksi sovittu soitto, myyntitapaaminen, kirje tms. Myynnin työkalu Asiakkuudenhallinta toimii myyjän tietolähteenä ja tulevien tehtävien suunnittelutyökaluna. Järjestelmä muistuttaa sovituista aktiviteeteista heti asiakkuudenhallinnan etusivulla. Suunnitellut soitot ja tapaamiset näkyvät myös yrityskalenterista. Asiakkuudenhallintaan voidaan määritellä potentiaalille vastuuhenkilö ja myyjille myyntialueet seurantaa varten. Asiakkuudenhallista on helppo seurata myyjien aktiviteetteja ja tapahtumia sekä ohjata toimintaa. Työkalusta pystyy lukemaan myyjien tallentamia dokumentteja, tarjouksia ym. kommentteja Asiakaspalvelun työkalu Asiakkuudenhallinta antaa hyvän perustan asiakassuhteiden suunnittelulle ja hoitamiselle sekä varmistaa laadukkaan asiakaspalvelun. Yhteisellä työkalulla tietojen välittyminen ja yhteistyön onnistumisen eri osastojen välillä nopeutuu ja helpottuu. Esimerkiksi myymälässä voidaan nähdä asennuspuolen toimittamat palvelut ja toisin päin. Tieto säilyy yrityksessä riippumatta henkilöstössä tapahtuvista muutoksista tai poissaoloista. Markkinoinnin työkalu Asiakkuudenhallintaan määriteltyjen segmentointi- ja luokittelutietojen avulla avulla markkinointitoimenpiteet pystytään kohdistamaan oikein. Asiakkuudenhallinnasta saadaan helposti Excel-muotoiset postituslistat ja tarratulosteet. Asiakkuudenhallinta sisältää: Asiakasrekisteri Kontaktirekisteri Myynnin aktiviteettiseuranta Myynnin tavoiteseuranta Tarjousseuranta Joukkoviestintä (sähköpostit) Postituslistat ja tarratulosteet Isännöitsijäntoimisto Aaltonen Hallinto ja johtaminen 36 37 Hallinto ja johtaminen
käyttöönotto koulutus ja konsultointi Varmistamme, että asiakkaamme saa Adminetistä parhaan tehon irti. Kartoitamme yhdessä asiakkaan kanssa liiketoiminnan kehittämisen kohteet. Suunnittelemme käyttöönottoprojektin ja toimintatapamuutokset siten, että asetetut tavoitteet saavutetaan. Pidämme asiakkaisiimme yhteyttä käyttöönoton jälkeen varmistaaksemme hyötyjen toteutumisen. Admicomin asiantunteva tuki on helposti tavoitettavissa aina, kun kysyttävää tulee. Miten varmistamme, että toiminta tehostuu? Käymme kartoitusvaiheessa läpi asiakkaan tavoitteet, tarpeet, ongelmat ja motiivit eli mitä asiakas haluaa saada aikaiseksi liiketoiminnassaan. Suunnittelemme yhdessä asiakkaan kanssa, millaisia muutoksia toimintatapoihin kannattaa tehdä, jotta paras hyöty Adminetistä saadaan irti. Hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti varmistaa tehokkaan käytön heti alusta alkaen. Admicomin asiantuntijat ja asiakastuki tarjoavat ammattitaitoisen ja henkilökohtaisen palvelun. Käyttöönotto ja koulutus Yhteisen sävelen löydyttyä ja sopimuksen solmimisen jälkeen suunnitellaan käyttöönotto yhteistyössä asiakkaan 1. KARTOITUS Liiketoimintaan perehtyminen, pullonkaulojen ja kehittämistä vaativien osa-alueiden tunnistaminen Asiakasvastaava yhdessä asiakkaan kanssa 2. Käyttöönottopalaveri kanssa. Konsultoinnin, koulutuksen ja kehittämispalveluiden avulla varmistamme, että asiakkaan toiminta tehostuu. Asiakastuki ja yhteistyö Käytettävissä on useita tapoja (Adminet Wiki, puhelintuki, online-tukipyynnöt, tooltipit) ottaa yhteyttä ja saada apua kaikkiin pulmatilanteisiin. Admicom tekee aktiivista yhteistyötä asiakkaiden kanssa kehittäessään Adminetistä yhä monipuolisemmin talotekniikka- ja rakennusalan ammattilaisia palvelevan. Pidämme yhteyttä asiakkaaseen käyttöönoton jälkeen varmistaaksemme, että muutoksia toimintatapoihin on pystytty tekemään ja niistä on myös saatu toivottu hyöty irti. Lähtötietojen määrittely (palkanlaskenta, kirjanpito) Asiakasvastaava ja käyttöönottovastaava asiakkaan kanssa Tarvittaessa mukana myös projektipäällikkö 3. ASIAKASYMPÄRISTÖ JA TIEDONSIIRROT Perustetaan Adminet-ympäristö, mukautetaan sovellukset ja siirretään tiedot sekä perustetaan käyttäjät Avataan sähköiset yhteydet: pankit, tukkurit ja verkkolaskuoperaattorit Suoritetaan asiakastietojen, varaston alkusaldon ja tuotetietojen konversiot Käyttöönottovastaava suorittaa Admicom tarjoaa asiakkailleen myös koulutusta ja liiketoimintakonsultointia erikseen ostettavana palveluna. Koulutus Admicom tarjoaa ohjelmiston käyttökoulutusta, jota voi tilata tarpeen mukaan. Ohjelmistokoulutus räätälöidään asiakkaan tarpeiden mukaan. Lisäksi eri sovelluksiin liittyen järjestetään muutaman kerran vuodessa ryhmäkoulutuksia, joihin kaikki asiakkaat voivat osallistua. Ryhmäkoulutuksia järjestetään myös muista talotekniikka- ja rakennusalan yrityksiä kiinnostavista aiheista. Käyttöönottotehtävät ovat ennen käyttöönottoa tehtävien asetusten ja tietojen siirron opastusta. Perusteet 1 ja 2 varmistavat riittävät taidot Adminetin peruskäyttöön. Syventävän koulutuksen avulla käyttäjä saa parhaan hyödyn irti Adminetistä. Sitä suositellaan hyödynnettäväksi, kun perusteet ovat jo hallussa, aikaisintaan 1-2 kk käyttöönoton jälkeen. Erikoiskoulutukset on räätälöity erilaisiin tarpeisiin. Kirjanpito- ja palkanlaskentakoulutukset on tarkoitettu tilitoimistolle tai yrityksen kirjanpidon ja palkanlaskennan asioista vastaaville henkilöille. Johdon koulutus on yrityksen johdolle suunnattua, räätälöityä koulutusta, jossa perehdytään seurantaan ja kannattavuuden parantamiseen tarkoitettujen työkalujen hyödyntämiseen erilaisissa tilanteessa. KOULUTUSMODULIT Käyttöönotto- TEHTÄVÄT Liiketoiminnan kehittäminen Tarjoamme myös liiketoimintakonsultointia. Organisaatiostamme löytyy vankkaa talotekniikka- ja rakennusalan osaamista. Yrittäjän ei tarvitse yrittää yksin, kokemusten vaihdolla pääsee nopeammin maaliin. Admicom tarjoaa vuosikymmenten toimialaosaamisen asiakkaansa hyödyksi. Erityisen hyviä olemme kasvuyrittäjyyden ja kannattavuuden teemoissa. Admicom tarjoaa pitkän kokemuksensa talotekniikka- ja rakennusalalta asiakkaidensa hyödynnettäväksi toiminnan tehostamisessa, kannattavuuden parantamisessa ja kasvuyrittäjyyden haasteissa. Ohjelmistokoulutuksilla varmistetaan, että asiakas saa parhaan hyödyn irti Adminetistä. Mahdollisuus sekä asiakaskohtaiseen että ryhmäkoulutukseen. PERUSTEET 1 (ennen käyttöönottoa) urakkatyökohteet urakointi/asentajat laskutyöt (lasku-, keikka- ja takuutyökohteet) laskutyöt/ asentajat (lasku-, keikka- ja takuutyökohteet), urakointi/työnjohto laskutyöt/työnjohto sopimuslaskutus muut kohteet 4. Käyttöönottokoulutus 1 Päivän koulutus ennen Adminetin käyttöönottoa Henkilöstö koulutetaan järjestelmän käyttöön ja uusiin toimintatapoihin Sisältö mukautetaan käyttäjän roolin ja tarpeiden mukaan Admicom kouluttaa asiakkaan luona 5. Käyttöönottokoulutus 2 Tapahtuu käyttöönoton jälkeen Varmistetaan, että käyttäjät osaavat Adminetin perusominaisuudet ja pystyvät itsenäisesti lisäämään osaamistaan Asiakkaan luona tai etänä Kesto 1 5 pv kokonaisuudesta riippuen 6. tuki JA LISÄKOULUTUS Kattavat ohjeet Adminet Wikissä, tooltipit sekä online-tukipyyntö ja puhelintuki klo 8-16 välisenä aikana. Online-tukipyynnöllä voi lähettää kysymyksiä, tiedoksiantoja sekä tuotekehitysideoita Online-tukipyyntöihin reagoidaan nopeasti Kurssimuotoiset koulutukset ja lisäkoulutukset tarpeen mukaan perusteet 2 (käyttöönoton jälkeen) myymälä ostaminen dokumenttien hallinta ostolaskut käteiskuitit budjetointi tiliotteet esimiestehtävät matkalaskut varasto syventävät KOULUTUKSET pääkäyttäjän toiminnot asiakkuudenhallinta raportit tarjouslaskenta varasto projektien vaiheistus kuittien käsittely yrityskalenteri myynti- ja ostolaskuarkisto asentajaanalyysi tapahtumien hallinta työtilausraportit omat tiedot erikoiskoulutukset Kirjanpito myynti ostot rahaliikenne taloushallinto työsuhdeasiat projektinhallinta hallinta Palkanlaskenta Johdon koulutus data-analysaattori työn tuottavuudella hinnoittelu budjetit ja ennusteet ostotarpeet ja ostotilaukset tapahtumaruutu raportit VA-laskenta Päivityskatsaus uudet ominaisuudet esim. 1 krt/v Palvelut 38 39 Palvelut