1/12 TOIMITTAJIEN 7.8 MENNESSÄ ESITTÄMÄT KYSYMYKSET JA HANKINTA RYHMÄN VASTAUKSET Nykyisin Jyväskylän yliopistolla on käytössä 130 kpl monitoimilaitteita. Arvion mukaan monitoimilaitteita tulee olemaan n. 110 kpl. Nykyisin Jyväskylän yliopistolla on käytössä 100 kpl verkkotulostimia. Mikä on arvio verkkotulostimien määrästä? 20 kpl vähintään 35 sivua minuutissa tulostavia A4 mustavalkolasertulostimia Jyväskylän yliopistolla ja 3 kpl Kokkolan yliopistokeskukselle. Ks. tarjouspyyntö, kohta Hankinnan kohde ja laajuus, sivu 5. Liite 1 Toimittajalta vaadittavat pakolliset kuvaukset Jotta kuvaukset olisivat selkeät ja antaisivat hyvän ja vertailukelpoisen kuvan, voisiko kuvauksen pituus olla enemmän kuin kaksi A4 sivua? Esimerkiksi maksimissaan 10 A4 sivua. Liitteessä 1 on mainittu seuraavasti: ʺPisteytettävät kuvaukset (tiivis kuvaus, maksimissaan kaksi A4 sivua):ʺ Kysymys: Tarkoitaako tämä, että kukin kuvaus voi olla kaksi A4 sivua? Kuvaukset voivat olla pituudeltaan maksimissaan 10 A4 sivua. Tämä muutos on päivitetty myös verkkosivuilla olevaan tarjouspyynnön liitteeseen 1. Liite 7 Hintalomake. Kuinka ilmoitetaan hinta lisälaitteille? Ostohintana vai senttihintana? Jos senttihintana, niin millä sivumäärällä lasketaan ja kuinka monta kappaletta esim. vihkoviimeistelijöitä tullaan tarvitsemaan. Hinnat tarjottujen laitteiden lisälaitteille vapaamuotoisella liitteellä, josta käy ilmi seuraavat asiat: Annetaanko lisälaitteiden hinnat ostohintoina /kpl vai senttiä sivu hinnoittelulla?
2/12 Euromääräinen kappalehinta. Määriä ei vielä tiedetä. Määrät ovat todennäköisesti pieniä. LIITE2 Vähimmäisvaatimukset 1.1 Monitoimilaitteilta vaadittavat ominaisuudet ʺVapautettaessa turvatulostusta monitoimilaitteella kopioiden määrä on voitava muuttaa, värillinen työ on pystyttävä muuttamaan mustavalkoiseksi työksi sekä työ on voitava tallentaa uudelleen käyttöä varten, jolloin se voidaan tarvittaessa vapauttaa toiselta monitoimilaitteelta.ʺ Nämä kaikki kolme pakollista vaatimusta ovat nykyisen Equitrac ohjelman toiminnallisuuksia. Jos pidätte nämä vaatimukset pakollisena, niin suljette kaikkien muiden markkinoilla olevien tulostuksenhallintaohjelmistojen tarjoamisen pois. Voisitteko poistaa nämä pakolliset vaatimukset, tai vaihtoehtoisesti muuttaa ne pisteytettäviksi toiminnoiksi? Vaatimukset ovat hankintayksikölle tärkeitä toiminnallisuuksia, eivätkä ole pelkästään Equitracin ominaisuuksia. Tarjouspyyntöä ei tältä osin muuteta. 3 Käyttäjän tunnistaminen. ʺJokaisessa monitoimilaitteessa tulee olla tunnistautumista varten RFIDlukija sekä mahdollisuus kirjautua myös ADkäyttäjätunnuksella ja salasanalla. Yliopistolla nyt käytössä Mifare Compatible 1K tunnistusavain. Kilpailutukseen osallistuvat Toimittajat saavat pyynnöstä testattavakseen em. tunnistautumisavaimen.ʺ Tarkoittaako tämä sitä, että turvatulostusta ja kortinlukijaa ei ole tarkoitus ottaa käyttöön verkkotulostimissa? Liite 2 kohta 1.2 ʺMahdollisuus vapauttaa työ/työt turvatulostusjonosta.ʺ Onko tämä välttämätön? Pääasiallisesti tulostus hoidetaan monitoimilaitteilla, tulostimilla on tukeva funktio.
3/12 Toiminto otetaan käyttöön tarjouspyynnön LIITE 1 Toimittajalta vaadittavat pakolliset kuvaukset, Kuvaus 1 mukaisesti. Käyttöönotto toteutetaan tarjotun ratkaisun mukaisesti. Ratkaisu voi olla esim. erillinen lukija, erillinen kirjautumispaneeli, käyttäjän mobiililaitetta hyödyntävä ratkaisu. LIITE6 Pisteytettävät laadulliset kysymykset ʺVoiko monitoimilaitteen käyttöpaneelin kielen valita ennen kirjautumista?ʺ Monitoimilaitteissa on toiminto, jonka mukaan käyttäjä saa itselleen määritellyn kielen automaattisesti kirjautumisen yhteydessä. Voitteko muuttaa vaatimuksen muotoon ʺVoiko monitoimilaitteen käyttöpaneelin kielen valita ennen kirjautumista tai saako käyttäjä itselleen määritellyn kielivalinnan automaattisesti kirjautumisen yhteydessä?ʺ Mitä haetaan monitoimilaitteen käyttöliittymän kielisyyden valinnalla ennen kirjautumista, ja miksi kieli pitää pystyä valitsemaan ennen kirjautumista? Riittääkö turvatulostusohjelmiston kielisyyden ohjautuminen automaattisesti kirjautumisen yhteydessä käyttäjäkohtaisen oletuskielen mukaisesti kun tieto on saatavissa Active Directorysta? Käyttäjähän tietää etukäteen millä kielellä hän palvelun haluaa. Tämä säästäisi käyttäjän aikaa ja helpottaisi turvatulostuksen käyttöä. Ominaisuus ei ole vähimmäisvaatimus. Tarjouspyyntöä ei tältä osin muuteta. LIITE 2 Vähimmäisvaatimukset Kohta 1.1 Monitoimilaitteilta vaadittavat ominaisuudet Kohdassa 1.1 vaaditaan kaikilta monitoimilaitteilta nitovaa viimeistelijää. Koskeeko tämä vaatimus myös A4 koon monitoimilaitteita? Monitoimilaitteelta vaadittavat ominaisuudet on mainittu ʺNitova viimeistelijäʺ Eihän tämä koske A4 monitoimilaitteita? Kaikissa monitoimilaitteissa (A3/A4) tulee olla nitova viimeistelijä.
4/12 LIITE 6 Pisteytettävät laadulliset kysymykset Liitteessä kysytään tulostustyön kustannusten näkyvyydestä kolmessa kohdassa: Näkeekö käyttäjä oman käyttäjäryhmän mukaisen tulostustyön hinnan monitoimilaitteen paneelista? Näkeekö käyttäjä oman käyttäjäryhmän mukaisen tulostustyön hinnan windows työasemalta? Näkeekö käyttäjä oman käyttäjäryhmän mukaisen tulostustyön hinnan Mactyöasemalta? Kysymys: onko nämä toiminnallisuudet jo nykyäänkin Yliopiston asiakkaiden käytössä, ja jos on, niin tuleeko nämä tiedot yliopiston omistamasta ja yliopistolla jo käytössä olevasta Equitrack ratkaisusta monitoimilaitteelle/tietokoneen näytölle? Toiminnallisuudet ovat osittain käytössä tällä hetkellä ja niiden toteutuminen uudessa järjestelmässä pisteytetään tarjouspyynnön mukaisesti. LIITE 6 Pisteytettävät laadulliset kysymykset Liitteessä kysytään, ʺVoidaanko skannata tekstin tunnistuksella pilvipalveluihin (Google ja O365)?ʺ Kysymys: Onko ko. toiminto jo yliopistolla käytössä, ja jos on, niin millä ratkaisulla ko. toiminto on toteutettu? Ei ole käytössä tällä hetkellä. Tarjouspyynnön kohta Liite 2. Vaatimus kopiointi/tulostusnopeus vähintään 35 s/min. Kysymys: Tarkoitetaanko tällä mustavalkonopeutta.? Mikäli Värinopeus voisi olla 30 sivua/min toisi se merkittävää kustannussäästöä Jyväskylän Yliopistolle vaikuttamatta tuottavuuteen koska värivolyymit ovat vain 10% kokonaisvolyymista. Voidaanko tämä vaatimus muuttaa siten että se tarkoittaa mustavalkonopeutta?
5/12 Nopeus voi olla joko mustavalko tai värinopeus. Tarjouspyynnön kohta Liite 2. Osa A3 monitoimilaitteista tulee olla varustettu vähintään 2200 A4 arkin paperikapasiteetilla. Kysymys: Kokemuksemme mukaan vastaavissa ympäristöissä ko paperikapasiteetin omaavien laitteiden riittävä nopeus on 30 sivua/min. Hyödyt Jyväskylän yliopistolle olisivat taloudellisesti merkittävät ja käytännössä 5 sivun erotus nopeudessa ei vaikuta tuottavuuteen. Voidaanko näitten 35kpl A3 laitteen osalta muuttaa nopeusvaatimusta 30 värisivuun/min? Lopuissa A3 (30kpl)laitteissa jossa vaatimus 2200 A4 arkin+ 500 A3 arkin paperikapasiteetille nopeusvaatimus 35 sivua säilyisi. Samalla Liitteen 2 vaatimusmääritys Kaikki A3 monitoimilaitteet käyttävät samaa väripatruunaa muutetaan siten että Kaikki A3 monitoimilaitteet käyttävät korkeintaan 2 eri väripatruunamallia. Käytännössä laitetoimittajan vastuulla on toimittaa väripatruunat jolloin tällä muutoksella ei ole vaikutusta toimintaan. Nopeus voi olla joko mustavalko tai värinopeus. Väripatruunavaatimusten osalta tarjouspyyntöä ei muuteta. Tarjouspyyntö. Tarjouksen jättäminen: voiko tarjouksen liitteitä tai yleisiä kuvauksia jättää englannin kielellä? Esitteet tarjottavista laitteista voivat olla englanninkieliset. Kaikki muu materiaali on toimitettava suomeksi. Tarjouspyyntö, kohta 3: ʺHankinta koostuu tulostuksenhallintaohjelmistosta,ʺ Viitataanko tässä tulostuksenhallintaohjelmistoon, vai Equitrac ohjelmistoon? Esim Liite 2, kohta 2 puhutaan Hallintasovelluksesta.
6/12 Tulostuksenhallintaohjelmistolla tarkoitetaan Equitrac:in kaltaista tuotetta. Liitteen 2, kohdassa 2 hallintasovelluksella tarkoitetaan ratkaisua, jolla seurataan tulostinlaitteiden tilaa ja virheilmoituksia, ym. Tarjouspyyntö, kohta 5, Testiympäristö on oltava pystyssä kolmessa viikossa. Koska testiympäristöön vaaditaan uudet laitteet, pyydetään aikarajaa lisättävän 4 viikkoon. Testiympäristö voidaan toteuttaa myös käytetyillä laitteilla, mutta niiden on oltava tarjouksessa tarjottua mallia. Tarjouspyyntöä ei tältä osin muuteta. Liitteessä 1 kohdassa Kuvaus 1 on mainittu seuraavasti: Miten työ/työt vapautetaan turvatulostusjonosta tarjotussa verkkotulostinmallissa. Arvostamme ratkaisussa helppokäyttöisyyttä eli vähäistä valintojen määrää. Kysymys: Tarkoitetaanko kuvauksessa 1 kuvata monitoimilatteiden (MFD) vai A4 MV verkkotulostimien kuvausta? Pyysimme kuvausta: miten työ/työt vapautetaan turvatulostusjonosta tarjotussa verkkotulostinmallissa. Kyseessä on siis ratkaisu miten turvatulostus voidaan vapauttaa verkkotulostimelta. Liite 2 kohta 1.1 Monitoimilaitteelta vaadittavat ominaisuudet on mainittu ʺ A4 monitoimilaitteet tulee olla varustettu vähintään 1600 A4 arkin paperikapasiteetilla.ʺ Kysymys: Riittähän tähän laitemalli jonka maximi paperikapasiteetti on 1250 arkkia? Vaatimus tarjouspyynnön mukaisesti eli vähintään 1600 A4 arkin kapasiteetilla.
7/12 Liite 2, vähimmäisvaatimukset: Kohta 5. ʺToimittaja sitoutuu vastaamaan laitteiden huollosta ja ohjelmistojen päivittämisestä sekä tulostuksenhallintaohjelmiston ylläpidosta ja päivittämisestä (mukaan lukien JY:n omistama Equitrac, mikäli se säilyy tulostuksenhallintaohjelmistona) koko sopimuskauden ajan. ʺ Kysymys: miten JYO järjestää käytännössä Equitrack ohjelmiston ylläpito mahdollisuuden toimittajalle? Nykytilanteessa toimittajalla ei ole edes pääsyä Equitrack palvelimelle. Jos toimittaja ottaa täyden vastuun Equitrackin ylläpitämisesta, miten toimittajalle taataan varmistus siitä, ettei Equitrackia pääse muokkaamaan muut kuin toimittajan valtuuttamat henkilöt? Vastuista ja valtuutuksista sovitaan tarkemmin valituksi tulleen toimittajan kanssa. Liite 3 ʺAsiakas siirtyy maksamaan saldon palveluntarjoajan maksupalveluun (Paytrail)ʺ Voihan maksupalvelu olla muu, esim PayPal? Yliopiston verkkokaupassa maksupalvelun tarjoaja on Paytrail. Lisäksi yliopiston verkkokaupassa voi maksaa myös PayPal:in kautta. Liite 4: Selvyyden vuoksi halutaan varmistaa, että onhan liitteessä 4 kuvattu määrämuotoine laskutusdata tarkoittaa dataa, jota JYO käyttää omien loppuasiakkaiden laskuttamiseen? Toimittaja ei tule laskuttamaan JYO:ta esim. skannatuista sivuista, näin ollen liitteessä 4 kuvattu laskutusdata vs. Toimittajan aktuaali laskutus eivät tule olemaan koskaan yhdenmukaisia. Sama asia kuvattu LIITE 9. sopimusluonnos kohta 9 ʺRaportointiʺ. Määrämuotoinen laskutusdata tarkoittaa loppuasiakkaiden laskuttamiseen käytettävää dataa.
8/12 Liite 8 kohta 3, referenssit: ʺJyväskylän yliopiston ympäristö on hyvin laaja joten vastaavia ympäristöjä on rajattu määrä Suomessa. Pyydämme muuttamaan vaatimuksia siten että joko vähintään 1 referenssiasiakas täyttää turvatulostusmäärän, tai että tulostusvolyymimäärää lasketaan 3 miljoonaanʺ Useammalla referenssillä mitataan toimittajan kykyä toimittaa tarjouspyynnössä kuvatun kaltainen tulostusympäristö. Tarjouspyyntöä ei tältä osin muuteta.
9/12 KYSYMYKSET SOPIMUSLUONNOKSESTA Tarjouspyynnön kohdan 13 selventäminen siitä osin kuin lause ʺSopimusluonnoksen keskeisten ehtojen muuttamisesta ei hankintapäatoksen tekemisen jälkeen neuvotella tarjoajan kanssa.ʺ Selvyydeksi pyydetään mainitsemaan ne keskeiset ehdot mihin tämä kohdistuu. Sopimusneuvotteluissa täydennetään sopimusluonnosta siltä osin kuin sopimuksessa tarvittavia tietoja ilmenee tarjoajan tarjouksesta tai osapuolet yhdessä havaitsevat jostain asiasta olevan vielä tarvetta sopimukseen kirjata. Sanamuotoja selventäviä muutoksia tai kirjoitusvirhekorjauksia voidaan luonnollisestikin tehdä sopimusneuvotteluissa. Tarjoajan tulee suhtautua sopimusluonnokseen siten, ettei hankintayksikkö tule sopimusneuvotteluissa muuttamaan sopimuksen ehtoja toimittajalle edullisemmaksi. Alla olevissa sopimusta koskevissa kysymyksissä on otettu kantaa eräitä sopimusehtoja koskeviin kysymyksiin. Kysymysten perusteella sopimusluonnokseen on tehty vähäisiä muutoksia. Korjattu sopimusluonnos on päivitetty tarjouspyyntöasiakirjoihin. Yleinen havainto: Sopimuskohdan 15 jälkeen seuraava kohta on epähuomiossa numero 13, ja ehtonumerointi on näin osittain päällekkäinen. Korjattu. Vastuunrajoituskohta 13(4) [sic, numerointi on virheellinen]: Kohta tulee saattaa molemminpuoliseksi, ts. kumpikaan sopijapuoli ei vastaa välillistä vahingoista. Vaatimus välillisistä vahingoista on kohtuuton ja täysin markkinakäytännön vastainen. Hankintayksikkö edellyttää välillisten vahinkojen korvattavuutta toimittajalta. Korvausvastuu on kuitenkin rajattu euromääräisesti. Kohtaa ei muuteta. Kohta 11(2): Kohtaan tulee lisätä markkinakäytännön mukaiset lisäykset, ja poikkeukset Toimittajan IPR vastuisiin. On täysin kohtuutonta vaatia, että Toimittaja vastaa IPR loukkauksesta esim. tilanteessa jossa loukkaus johtuu Asiakkaan toiminnasta. Poikkeukset ovat markkinakäytännössä vakiintuneet, ja mallia voi ottaa esimerkiksi JIT 2007 yleisten ehtojen kohdasta 6.
10/12 Viitatun sopimuskohdan sanamuodot ovat pääsääntöisesti JIT 2007 Yleisten ehtojen kohdasta 6. Sopimukseen lisätään vielä kohdan 6 (4) mukaiset poikkeukset. Kohdan 2(1) sanamuoto jättää auki sen, toteutetaanko hankinta palveluna, vai perinteisempänä järjestelynä. Voisiko sopimusta selventää tältä osin? Hankintayksikön käsityksen mukaan kyse on hankintayksikön tarpeisiin ja organisaatiorakenteeseen räätälöidystä palvelusta. Käytettävät laitteet säilyvät toimittajan omaisuutena, kuten sopimuksessakin sanotaan. Palvelun toimittamisen ehdot käyvät ilmi tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä. Kohta 5(5): JY:n datan poistaminen monitoimilaitteen kiintolevyltä on pystyttävä osoittamaan aina, kun laite poistuu. Pyydetään muuttamaan siten, että datan poistaminen osoitetaan osapuolten tarkemmin sopimalla tavalla ja että toisen lauseen lopusta poistetaan määre Tilaajan hyväksymällä tavalla Kohtaa ei muuteta. Sopimuskohta 10.4 Hintojen muuttaminen: Tämä on iso muutos nykykäytäntöön (5% korotus), eli sallitaan max 2% ja asiakas voi kieltäytyä. Elämme globaalissa markkinataloudessa missä palvelun tuottamiseen vaikuttaa kansainvälinen talous ja raaka ainetilanne. Pyydetään kohtuullistamaan tämän kohdan lähemmäs nykykäytäntöä. Kahden prosentin enimmäiskorotus on JIT 2007 yleisten ehtojen mukainen. Kohtaa ei muuteta. Kohta 12(2): Salassapitovelvoite on voimassa sopimuksen jälkeen rajoittamattoman ajan. Tämä on hankittavan palveluun nähden kohtuuton vaatimus. Nykyinen käytäntö on 5 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Pyydetään kohtuullistamaan tämän kohdan vastaamaan nykyistä sopimusta. Kohta 12(2) perustuu JIT 2007 yleisten ehtojen kohtaan 26 (2). Salassapitoaikaa kuitenkin muutettu siten, että se on 5 vuotta sopimuksen päättymisestä, ellei lainsäädännöstä aiheudu pidempää salassapitoaikaa.
11/12 Kohta 15 (Sopimussakot viivästys): Viivästyssakon (1% per viikko) peruste on vuoden kokonaislaskutuksesta (11,5 miljoonan sivun mukaan). Kyse on siten kohtuuttoman isosta summasta. Pyydämme asettamaan maximikaton 15%:iin koko vuoden palvelumaksuihin. Hankintayksikön näkemyksen mukaan viivästyssakon määrä ei ole kohtuuton. Kohtaa ei muuteta. Kohta 15 (Sopimussakot tuotantokäyttö): Toimittaja maksaa laitekohtaista sakkoa 100 euroa per 1 h, jos 2 kk aikana laite on poissa käytöstä yli 12 h aikavälillä 8 16. Sanamuodon mukaan tämä astuu voimaan elleivät kaikki tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajan tarjouksessaan erittelemät, testiympäristössä todennetut toiminnallisuudet toimi. Ehto on kohtuuton. Pyydämme poistamaan tarkennuksen ʺ kaikki tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajan tarjouksessaan erittelemät, testiympäristössä todennetut toiminnallisuudet toimi. Hallintaohjelmistot eivät pysty todentamaan mikäli joku tietty funktio ei toimi laitteessa. Tämä on siis mahdotonta seurata ja todentaa milloin mikäkin funktio on ʺtippunutʺ pois. Hankintayksikölle on olennaista, että tarjottu palvelu pysyy samalla laatutasolla koko sopimuskauden. Hallintaohjelmiston ei ole tarpeen pystyä seuraamaan laitteen kaikkia funktioita, vaan sanktiointi voidaan toteuttaa hankintayksiköltä tulevien virheilmoitusten perusteella. Kohta 13(2) Vahingonkorvaus: Toimittaja ottaa tämän sopimuksen valossa vastuun myös kolmansien osapuolten ohjelmistoista aiheutuvista virheistä, riippumatta kolmansien osapuolten lisenssiehdoista. Tämä kohta on vastoin markkinakäytäntöä. Kohta tulisi poistaa ja korvata seuraavasti: Toimittajalla on kokonaisvastuu palvelun sopimuksenmukaisuudesta sekä käytettävien ohjelmistojen valinnasta ja toimivuudesta. Kolmannen osapuolten tuotteiden osalta noudatetaan kuitenkin aina yksinomaan kyseiseen tuotteeseen sovellettavia vakioehtoja. Hankintayksikkö ostaa kokonaisuuden, johon se haluaa soveltaa yhtäläisiä vastuu ja vahingonkorvausehtoja riippumatta siitä, mistä toimimattomuus johtuu. Tämän kohdan muotoilu perustuu aiempiin epäselvyyksiin aiheutuneiden vahinkojen korvattavuudesta. Kohtaa ei muuteta.
12/12 Kohta 13(5) Vahingonkorvaus: Vahingonkorvausvastuun yläraja on 100.000 euroa per sopimusvuosi (nykyisessä sopimuksessa yläraja on 100.000 euroa per sopimuskausi eli 6 vuotta). Yläraja on kohtuuton kokonaissopimusarvon nähden. Vahingonkorvausvastuun yläraja jää selvästi sopimuksen vuosittaisen arvon alle, eikä se siten ole kohtuuton. Kohdat 17(2) ja 17(3) Sopimuksen purkaminen: Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan palvelun toteuttaminen vähimmäisvaatimukset alittavasti. Tämä on ankara ehto, joka käytännössä mahdollistaa verraten kevein perustein sopimuksen purkamisen (käsittäen mm. maksujen palauttamisen ja vahingonkorvauksen vaatimisen). Pyydeämme kohdan 17(3) viimeisen lauseen, ʺOlennaisiksi sopimusrikkomuksiksi katsotaan esimerkiksi palvelun toteuttaminen vähimmäisvaatimukset alittavasti ja huollon vasteaikojen toistuva laiminlyöntiʺ, poistoa. Kuten edellä on todettu, hankintayksikkö haluaa varmistaa palvelun laatutason säilymisen läpi sopimuskauden. Ennen kuin hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus, on toimittajalle tarjottava mahdollisuus korjata virheensä. Sopimuksen purkaminen ja koko laitekannan vaihtaminen on hankintayksiköllekin siinä määrin raskas prosessi, ettei siihen ryhdytä kevein perustein.