Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 1/7 1. Hankintayksikön (tilaajan) perustiedot Vihdin kunta 2. Hankinnan kohde Kalusteiden puitehankintasopimus Vihdin kunnalle. Hankinnan kuvaus: Hankinnan kohteena on erilaisten kalusteiden toimittaminen Vihdin kunnalle puitesopimusjärjestelynä. Hankittavat kalusteet ovat mm. erilaisia toimisto-, koulu-, päiväkoti-, ruokailu- ja kirjastokalusteita. Hankittavat Tuoteryhmät on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Kalusteiden erittely. Kilpailutus toteutetaan liitteen 1 Kalusteiden erittely mallikalusteiden mukaisesti. Hankittavien kalusteiden tulee olla laadukkaita, kestäviä ja julkisiin tiloihin sekä ammattimaiseen käyttöön soveltuvia. Tällä tarjouspyynnöllä ei hankita laadultaan ja ominaisuuksiltaan kotikäyttöön tarkoitettuja kalusteita. Tarjottujen tuotteiden ja niiden varaosien tulee olla saatavissa valittavien toimittajien valikoimassa 24 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta lähtien ja niillä tulee olla vähintään viiden (5) vuoden takuu. Tiettyjen kalusteiden voidaan katsoa kuuluvan useampaan Tuoteryhmään. Asiakas päättää, mikä Tuoteryhmä on yksittäisen tilauksen kannalta soveltuvin. Tuoteryhmien hankinnassa huomioidaan kokonaisuuden tarkoituksenmukaisuus, joka voi poikkeuksellisesti johtaa siihen, että hankintoja tehdään yli Tuoteryhmien. Esimerkiksi päiväkodin sosiaalitilojen ja/tai päiväkodin johtajan huoneen kalusteet voidaan hankkia samalta toimittajalta, joka toimittaa päiväkotilasten kalusteet. Käyttäjän erityistarpeista lähteviin perusteltuihin yksittäisiin hankintoihin voidaan käyttää myös muita kuin sopimuksessa valittuja toimittajia (esimerkiksi kemia-fysiikan luokan varustus). Sopimuskaudella kalustehankinnat toteutetaan aina yksilöllisesti tilaajan tarpeiden mukaisesti. Hankinnan tarkkaa määrää ja tyyppiä ei voida määritellä etukäteen, vaan hankinnat voivat olla erilaisia yksittäisiä irtokalusteita tai yhden toimistohuoneen kalustamista, täydennyshankintoja taikka hankintoja peruskorjaus- tai uudisrakennuskohteisiin. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään vaan hankkii kalusteet vuosittain vaihtuvien määrärahojen ja tarpeensa mukaisesti. Sopimuskauden hankinnat porrastetaan siten, että alle 30.000 euron (alv 0 %) tilaukset voidaan tehdä tilaajan toimesta siten, että tilaaja päättää tarpeensa mukaan kalusteiden hankintapaikan sopimustoimittajien joukosta ilman erillistä kilpailutusta (valintaperusteena hinta, tuotteen soveltuvuus aikaisempiin kalusteisiin, esteettiset kriteerit, koekäyttö, tarkoituksenmukaisuus ko. kohteeseen yms.). Arviolta 30.000 euron ylittävissä hankinnoissa toteutetaan sopimustoimittajien kesken minikilpailutus, ellei hankinta sisälly esimerkiksi kunnan rakennusurakkakilpailutukseen liittyvään hankintasopimukseen. Minikilpailutuksessa valintakriteerit voivat olla joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus. Mikäli tilaaja on hankkimassa tuotteita joita muilla eri Tuoteryhmän toimittajilla on myös valikoimissa (esimerkiksi osa tuoleista), tilaaja voi halutessaan minikilpailuttaa hankinnan sisällyttäen myös nämä puitesopimuksen toisen Tuoteryhmän toimittajat kyselyyn. Tarkemmat sopimusehdot ja toimitukseen liittyvät ajat on liitteessä 3, Sopimusluonnos.
Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 2/7 Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon. Hankinnan voimassaoloaika: Sopimusaika 3 vuotta (arvioitu sopimuskausi 1.2.2015 31.1.2018), optio 1 vuosi. 3 Hankintalaji ja -menettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Puitejärjestelyssä on useita toimijoita. Puitejärjestelyn varsinainen sopimusaika on kolme (3) vuotta ja mahdollinen optio yksi (1) vuosi. Sopimuskauden ilmoitettu aika on arvio, sopimus astuu voimaan aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tuoteryhmiin toimistokalusteet ja koulukalusteet valitaan 4 kpl toimittajia. Muihin tarjouspyynnön Tuoteryhmiin valitaan 3 kpl toimittajia. Sama tarjoaja voi tulla valituksi enemmän kuin yhden Tuoteryhmän toimittajaksi. Osatarjoukset ovat sallittuja Tuoteryhmittäin siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa Tuoteryhmää. Kussakin tarjottavassa Tuoteryhmässä on oltava tarjous kaikista Tuoteryhmään kuuluvista tuotteista. Mikäli kaikkia Tuoteryhmän tuotteita ei ole tarjottu tai jonkun Tuoteryhmän tuotteet tai osa niistä ei täytä vaatimuksia, tarjous suljetaan kyseisen Tuoteryhmän osalta tarjouskilpailusta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso liite 2 Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Vertailuperusteiden määrittely: Pisteytys Tuoteryhmittäin tarjouspyynnön kohdassa 8 mainitulla tavalla. Tarjouksen valintaperuste: Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet. 4. Hankinnan kohteen kriteerit Hankinnan kohteet (mallikalusteet, joiden perusteella vertailu tehdään) on eritelty tarjouspyynnön liitteessä 1, jonka tarjoaja täyttää. Liitteessä 1 tarjoajan tulee ilmoittaa kunkin Tuoteryhmän tuotteiden osalta yleinen alennusprosentti. Alennusprosentti ei saa pienentyä sopimuskauden aikana. Alennusprosentti on kokonaisluku ilman desimaaleja ja myönnetään kulloinkin voimassa olevasta hinnastosta. Liitteessä 1 tarjotut tuotteet tulee hinnoitella tarjoajan myöntämän yleisen alennusprosentin mukaisilla hinnoilla seuraavan laskukaavan mukaisesti (luettelo- eli listahinta alennusprosentin mukaisesti laskettu alennus = tarjottu eli nettohinta).
Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 3/7 5. Hinta ja kaupalliset ehdot Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina nettohintoina täyttämällä tarjouspyynnön liite 1 kahden desimaalin tarkkuudella. Kaikkien tilaajalta veloitettavien kulujen tulee sisältyä ilmoitettuun tuotehintaan. Laskutus- ym. lisiä ei hyväksytä pois lukien alla sekä liitteessä 2 Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset todettu pientoimituslisä. Ostomääriin porrastettuja hintoja ei hyväksytä. Tarjoajan tulee sitoutua toimittamaan yksi (1) kpl tuotetta samaan hintaan euroa/kpl kuin mitä tarjouksen mukainen kpl-hinta on tarjottu. Kalusteiden hintaan tulee sisältyä vähintään seuraavat palvelut, joista tulee antaa selvitys tarjouksessa: - kalusteiden toimitus tilaajalle, pois lukien pientoimitukset alle 1500 euron tilauksissa (alv 0 %, pientoimituslisä korkeintaan 10 % tilauksen arvosta) - kalusteiden asentaminen - pakkausjätteiden poisvienti - käytönopastus, esitteet ja puhdistusohjeet suomenkielellä - koekäyttömahdollisuus - kalusteiden mitoituspalvelu hankintakohteeseen / pienehkö 1-5 huoneen sisustussuunnittelu Tilaaja hankkii tuotteita tarpeidensa mukaisesti ja talousarvion puitteissa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn ostomäärään eikä ole korvausvelvollinen ostomäärän muutoksista sopimuskaudella. Tarjoajan oikeutta tarjota muille ei rajoiteta. Tarjoushintojen tulee olla voimassa kiinteinä ensimmäisen sopimusvuoden (12 kk). Sen jälkeen voidaan neuvotella perusteltujen hinnanmuutosten tekemisestä. Muut kuin yllämainitut hintavaraumat aiheuttavat tarjouksen hylkäämisen. Sitoumuksetta tehtyä tai ehdollista tarjousta ei hyväksytä. Hankintaa koskevat ehdot on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteessä 3 Sopimusluonnos. 6. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Tilaaja pyytää liitteessä 2 mainitut todistukset ja selvitykset vain niiltä tarjoajilta, jotka näyttävät alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituiksi tarjouskilpailussa, ellei selvityksiä ole saatavissa Tilaajapalvelu.fi tai vastaavasta palvelusta. Kaikki liitteessä 2 mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä alkaen kun tilaaja on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Mikäli tarjous ei sisällä niitä selvityksiä ja todistuksia, jotka joko on pyydetty liittämään tarjoukseen tai on erikseen pyydetty toimittamaan määräajassa, tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajan, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen, suljetaan pois tarjouskilpailusta. 7. Tarjouksen voimassaoloaika: Tarjouksen on oltava voimassa 31.3.2015 saakka.
Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 4/7 8. Päätöksenteon perusteet / Tarjousten käsittely 9. Hylkäämisperusteet Tarjousten arviointi toteutetaan hankintalain mukaisesti kolmessa vaiheessa: - kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi - tarjousten vertailu Tarjousten perusteella Tuoteryhmittäin valittavien toimittajien valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankittavat Tuoteryhmät ja Tuotteet on kuvattu liitteessä 1 Tarjouspyynnön kalusteiden erittely (excel-tiedosto). Kunkin Tuoteryhmän sisältämän Tuotteen osalta hinnan vertailuperusteena on liitteessä 1 mainittu nettohinta (max 10 pistettä/tuote). Kullekin liitteen 1 mukaiselle Tuoteryhmälle lasketaan erikseen vertailupisteet siten, että Tuoteryhmän sisällä halvin Tuote saa 10 pistettä ja muiden tarjoajien vertailupisteet lasketaan kaavalla: halvin tarjous jaettuna tarjoajan ilmoittama nettohinta kertaa 10 pistettä. Vertailuhinnat lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Vertailuhintojen laskemisen jälkeen kunkin tarjoajan saamiin Tuoteryhmän yhteispisteisiin yhdistetään liitteessä 2 mainitut Pientoimituslisää koskevat pisteet (max 5 pistettä/tuoreryhmä) ja liitteessä 7 mainitut Oheispalveluita koskevat pisteet (max 12 pistettä/tuoteryhmä). Tarjousvertailun laskentakaava on siis seuraava: 1. Halvin tarjous = 10 pistettä/tuote 2. Muut tarjoukset = halvin tarjoushinta x 10 pistettä tarjoushinta 3. Tuoteryhmän hintapisteet yhteensä 4. Kohdan 3 mukaisiin Tuoteryhmäkohtaisiin hintapisteisiin lisätään Pientoimituslisää koskevat pisteet ja Oheispalveluita koskevat pisteet Tarjoukset vertaillaan tarjoustietojen perusteella. Tilaaja ei etsi tietoja muualta kuten esimerkiksi tarjoajien www-sivuilta. Hankintaa toteuttamaan valitaan Tuoteryhmiin Toimistokalusteet ja Koulukalusteet neljä (4) toimittajaa, muihin Tuoteryhmiin kuhunkin kolme (3) toimittajaa. Hankintapäätöksen tekeminen ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja tarjoajan välille. Sopimus syntyy kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja osapuolten välillä on solmittu kirjallinen hankintasopimus. Hankintasopimus laaditaan tarjouspyynnön ja tarjouksen perusteella. Tarjouspyyntö ja tarjous otetaan osaksi sopimusta. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen tiedoksi. Tarjoajan on toimitettava pyydetyssä määräajassa ennen hankintasopimuksen solmimista ne tarjouspyynnössä ja sen liitteessä 2 mainitut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia koskevat selvitykset, joita ei ole tullut toimittaa jo tarjouspyynnön liitteenä. Mikäli tarjous ei sisällä niitä selvityksiä ja todistuksia, jotka on pyydetty liittämään tarjoukseen, tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä, sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjoaja vastaa tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta.
Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 5/7 10. Sopimusmenettely Tarjouksiin ei saa lisätä mitään muita kuin tarjouspyynnössä pyydettyjä liitteitä. Esimerkiksi tarjoajan omia toimitusehtoja tai alan yleisiä ehtoja ei pidä liittää tarjoukseen, koska ne voivat johtaa tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjouksia vertaillaan hankintalain mukaisten tietojen perusteella sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjouksen jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjottavat tuotteet on löydyttävä tarjouksen liitteeksi toimitetusta hinnastosta. Tilaaja ei etsi tietoja esimerkiksi tarjoajan www-sivuilta. Tarjouspyyntöä vastaamaton tai varaumia sisältävä tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjous on toimitettava pyydetyssä muodossa ja sen tulee sisältää pyydetyt tiedot. Tarjouksiin ei saa lisätä mitään muuta kuin mitä tarjouspyynnössä on pyydetty. Tilaaja voi myös muusta perustellusta syystä olla Tuoteryhmäkohtaisesti hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan kokonaan toteuttamatta. Tarjouksen tekijän tulee huolellisesti tutustua liitteeseen Sopimusluonnos. Sen sisältämät ehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, joihin ei saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia ehtoja voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa vähäisin osin. Hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset noudattaen tarjouspyynnön liitteenä olevan liitteen Sopimusluonnos ehtoja. Sopimukset tehdään Vihdin kunnan ja valitun toimittajan kesken. Sopimus syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Toimittajan omia tai alan yleisiä sopimus- tai toimitusehtoja ei tule liittää tarjoukseen. Sama toimittaja voi olla valittuna toimittajana useammassa kuin yhdessä Tuoteryhmässä. Mikäli hankintasopimusta ei voida solmia kilpailutuksessa valitun toimittajan kanssa, voidaan sopimusneuvottelut aloittaa ja hankintasopimus solmia järjestyksessä seuraavan tarjoajan kanssa. Sopimuksen suunniteltu voimaanastuminen on 1.2.2015, kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. 11. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on toimitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tiedot erillisinä asiakirjoina, joihin on selkeästi merkittävä salassapidettävyys. Julkisiin asiakirjoihin ei saa sisällyttää salassa pidettäviä tietoja. Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Mikäli jokin tarjoajan tarjouksen liitteeksi lataama tiedosto on tarjoajan mielestä liikesalaisuutena käsiteltävä, se tulee merkitä sekä itse tiedostonimeen (esim. tiedostonimi Salainen.doc) ja dokumenttiin (ko. tiedostodokumentin sivuille merkintä Salainen). Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla on tilaajalla oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla.
Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 6/7 12. Muut asiat 13 Lisätiedot Lisätietojen antajat: hallintosihteeri Antti Luukkanen ja kuljetus- ja hankinta-asiantuntija Salla-Mari Rintala, sähköposti etunimi.sukunimi@vihti.fi. Tarjousasiakirjoista, tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousmenettelyn kielenä on suomi. Tarjous on jätettävä suomen kielellä. Tilaaja ei vastaa tarjouspyyntöasiakirjojen kääntämisestä muulle kielelle. Tarjous tulee laatia täsmällisesti tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjoaja vastaa tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Lisätietokysymykset on lähetettävä perjantaihin 21.11.2014 klo 14 mennessä. Kysymykset tulee lähettää sähköpostilla osoitteella kunnanvirasto@vihti.fi. Sähköpostiviestin otsikkona tulee olla lisätietokysymykset / kalusteiden tarjouspyyntö. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset tulee esittää suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan keskiviikkoon 26.11. klo 14 mennessä yhteenveto, joka julkistetaan sähköisesti osoitteessa www.vihti.fi/ajankohtaista/tarjouskilpailu. Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan perjantaihin 28.11. klo 14 mennessä Hilmassa ja edellä mainitussa osoitteessa. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin edellä mainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Osatarjous on mahdollinen tarjouspyynnön liitteen 1 mukaisista Tuoteryhmistä. Tarjoaja voi tarjota vain osan tarjouspyynnön liitteessä 1 mainituista Tuoteryhmistä. Tarjouksen tulee kattaa kaikki tarjottavaan Tuoteryhmään kuuluvat tuotteet. Mikäli kaikkia Tuoteryhmän tuotteita ei ole tarjottu tai jonkun Tuoteryhmän tuotteet tai osa niistä ei täytä vaatimuksia, tarjous suljetaan kyseisen Tuoteryhmän osalta tarjouskilpailusta. Tarjoukseen liittyvien ja muistitikulle ladattavien liitteiden maksimikoko per liite on 30 Mt. Huomioittehan tämän ladatessanne liitteitä muistitikulle. Kutakin pyydettyä tarjottavaa tuotetta kohden voi tarjota vain yhtä tuotetta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Tarjouspyyntö / kalusteiden puitesopimushankinta Vihdin kunnalle 7/7 14 Tarjousten jättäminen 15 Allekirjoittajat 16 Liitteet Tarjoukset on toimitettava viimeistään perjantaihin 12.12.2014 klo 14 mennessä. Kuoreen tulee laittaa merkintä Tarjous / kalusteiden hankinta. Tarjoukset on toimitettava määräaikaan mennessä Vihdin kunnan kirjaamoon, jonka osoitetiedot ovat seuraavat: - käyntiosoite: Asemantie 30, 03100 Nummela - postiosoite: PL 13, 03101 Nummela Tarjous ja sen liitteet on toimitettava paperiversiona ja allekirjoitettuna sekä sen lisäksi yhdelle muistitikulle (USB-tikku) ladattuna. Kukin liite lukuun ottamatta liitettä nro 3 (Sopimusluonnos) tulee täyttää kohdassa 16 mainitussa tiedostomuodossa. Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja muistitikulle ladatun tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Tarjousasiakirjojen sekä tilaajan edellyttämien selvitysten laatimisesta ja toimittamisesta ei tilaaja maksa korvausta. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi kun tilaaja on avannut tarjouksen tarjousajan päätyttyä. Hallintojohtaja Noora Nordberg. Liite 1 Tarjouspyynnön kalusteiden erittely (excel-tiedosto) Liite 2 Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset (rtf-tiedosto) Liite 3 Sopimusluonnos (pdf-tiedosto) Liite 4 Referenssiluettelo (excel-tiedosto) Liite 5 Ympäristölomake (rtf-tiedosto) Liite 6 Laatulomake (rtf-tiedosto) Liite 7 Oheispalvelut (rtf-tiedosto)