Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohjeet 155/02.02 02 00/2014 H 5 (Valmistelija: talousjohtaja Eija Tolonen-Manninen) 1. YLEISTÄ Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän valtuusto on hyväksynyt 18.12.2013 vuoden 2014 talousarvion. Talousarvion laadinnan lähtökohtatietoina on käytetty Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimialan vuosien 2005-2012 tilinpäätöstietoja ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän vuoden 2013 arvioitua toteutumaa. Taustatietojen laskenta perustuu Kuntaliiton ennusteisiin ja valtion peruspalveluohjelmaan 2014-2017. Vuoden 2014 hyväksytty talousarvio perustuu 3,7 prosentin kasvuun vuoden 2013 syyskuun toteuman pohjalta tehtyyn vuosiennusteeseen verrattuna. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toimintojen laajentamiseen ja palvelutarpeen kasvu tulee tyydyttää lisäämällä palvelujen tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Esitetyllä kasvulla pystytään turvaamaan vain kustannustason noususta johtuva menojen kasvu. TULOSENNUSTE 2013 Edellisen vuoden tilikauden tulos, ilman liikelaitosta, tulee olemaan marraskuun ennusteen mukaan alijäämäinen n. -6,3 milj. euroa. Alijäämää aiheuttavat henkilöstökulut ja asiakaspalvelujen ostot. Vuoden 2013 alkuperäisen talousarvion mukaan tilikauden tulos oli 6,3 milj. euroa alijäämäinen. Maaliskuussa hyväksytyn käyttösuunnitelman mukaan tilikauden tulos oli -6,2 milj. euroa. Käyttösuunnitelmaan verrattuna alijäämä kasvaa 0,1 milj. euroa. Ylitys johtuu pääasiassa henkilöstökulujen ja asiakaspalveluiden kasvusta. 2. TALOUSARVION SITOVUUS JA KÄYTTÖSUUNNITELMAT Talousarvio 2014 on yhtymävaltuustoon nähden sitova. Investointien osalta sitovuustaso on kuntayhtymätaso. Valtuusto on hyväksynyt talousarvion ja taloussuunnitelman tulosalueille määrärahojen ja tuloarvioiden osalta bruttona. Kuntayhtymän tasolla sitovuustaso on toimintakate. Valtuuston hyväksymään talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat hyväksyy alaisensa toi-
minnan osalta hallitus tai liikelaitoksen johtokunta. Tulosalueiden ja liikelaitosten talousarvion pitävyyttä seuraavat tulosaluejohtajat. Pitävyydestä vastaavat tulosalueiden ja liikelaitoksen johtaja, jotka ovat oman tulosalueensa kuntalain mukaisia tilivelvollisia. Tarvittavat määrärahasiirrot tulee tehdä vastuualueiden ja tulosyksikköjen kesken siten, että tulosalueen talousarvio ei ylity. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää kuntayhtymän valtuusto, jos määrärahat ylittyvät tai toiminnalliset tavoitteet alittuvat. Muutoin käyttösuunnitelmien muutoksista päätetään seuraavasti: Kuntayhtymän johtaja päättää määrärahojen siirroista tulosalueiden kesken budjettimäärärahan puitteissa. Tulosalueiden ja liikelaitoksen johtaja päättävät tulosalueen ja liikelaitoksen käyttösuunnitelman jakamisesta vastuualueille ja vastuualueen johtajat päättävät oman vastuualueensa käyttösuunnitelman jakamisesta tulosyksiköille. Investointimäärärahojen jakamisesta eri hankkeille ja projekteille päättää kuntayhtymän johtaja tai liikelaitoksen johtaja. Talousarvioon sisältyviä määrärahoja voidaan käyttää vain käyttösuunnitelmassa määriteltyyn tarkoitukseen ja siinä ilmaistujen tavoitteiden mukaisesti. 3. TOIMINNALLISET MUUTOKSET Talousarvion laadinnassa on perusperiaatteena ollut se, että henkilötyövuodet lisääntyvät vain toiminnan muutoksista johtuen. Myös uudet lakisääteiset velvoitteet lisäävät henkilötyövuosia esim. päivystysasetus. Henkilötyövuositavoite vuodelle 2013 oli 3.179. Tavoitteena on, että henkilötyövuodet lisääntyvät vuoden 2013 tavoitteesta ainoastaan uusien virkojen/toimien määrällä, joka on 71 HTV2:ta. Huomattava HTV2 lisäys johtuu ostopalvelujen muuttamisesta omaksi toiminnaksi sairaanhoidon palvelujen, terveyden- ja sairaanhoidonpalvelujen, vanhuspalvelujen ja perhepalvelujen tulosalueilla. Henkilötyövuositavoite vuodelle 2014 on 3.250 HTV2:ta. Tulosalueiden tulee huomioida uusien virkojen/toimien täyttämisessä niihin varatut määrärahat. Uusia virkoja ja toimia ei täytetä heti alkuvuodesta, jos niihin on varattu määräraha vain osaksi vuotta. Myös uusien virkojen ja toimien osalta on noudatettava jäljempänä esitettyä täyttölupamenettelyä. Täyttölupamenettely ei koske lääkäreitä, psykologeja eikä sosiaalityöntekijöitä.
Tulos- ja vastuualueiden tulee huolehtia siitä, että henkilöstökulujen lisäys, jolla muutetaan ostopalveluja omaksi toiminnaksi, toteutuu vastaavasti ostopalvelujen vähentymisenä talousarviossa suunnitellun mukaisesti. 4. HENKILÖSTÖÖN LIITTYVÄT OHJEET 4.1. Täyttölupamenettely Täyttölupamenettely ei koske lääkäreitä, psykologeja eikä sosiaalityöntekijöitä. Täyttölupamenettely koskee kaikkia muita ammattiryhmiä sekä toistaiseksi voimassa oleviin palvelussuhteisiin että määräaikaisiin palvelussuhteisiin palkattavia seuraavasti: 4.1.1. Toistaiseksi voimassa oleva palvelussuhde Ennen avoimeksi tulleen viran tai toimen täyttölupamenettelyn aloittamista on ensin selvitettävä, voidaanko toimintaprosesseja muuttamalla löytää muita vaihtoehtoja tai siirtää henkilöstöä jostain muusta yksiköstä tai voiko joku muu yksikkö suorittaa työn omana palvelunaan. Jos viran tai toimen täyttäminen on välttämätöntä, on selvitettävä mahdollisuudet ottaa tehtävään maakunnan vakinaisessa palvelussuhteessa oleva henkilö. Silloin kun palvelutarve ehdottomasti edellyttää uuteen palvelusuhteeseen ottamista, täyttölupa anotaan sähköisessä Laura-rekrytointijärjestelmässä. Täyttölupatyöryhmän jäseniä ovat kuntayhtymän johtaja, henkilöstöjohtaja, hallintojohtaja sekä ne tulosalueen johtajat, joiden täyttölupaesityksiä on käsiteltävänä kokouksessa. Täyttölupaesitys käsitellään täyttölupatyöryhmässä, jonka jälkeen päätöksen tulosalueensa henkilöstön osalta tekee tulosalueen johtaja. Asiantuntijana työryhmässä kuullaan Rekrytointi ja tukipalvelut -yksikön päällikköä. Täyttölupatyöryhmä kokoontuu erikseen määriteltyinä kokouspäivinä. Uusien työsuhteisten toimien osalta myönnetty täyttölupa on samalla toimen perustamispäätös, joten erillistä kuntayhtymän hallituksen toimen perustamiseen liittyvää päätöstä ei tarvita. Virkasuhteisten osalta uudet virat on perustettava kuntayhtymän hallintosäännön mukaisesti. Täyttöluvan saaminen edellyttää aina, että talousarviossa on palkkamäärärahat varattu viran/toimen täyttämiseksi. 4.1.2. Määräaikainen palvelussuhde
Määräaikaisen henkilökunnan täyttölupaesitykset on oltava Rekrytointi- ja tukipalvelut yksikössä neljä (4) työpäivää ennen täyttölupatyöryhmän kokousta. Täyttölupa määräaikaisen henkilökunnan osalta tarvitaan: - kaikista yli 14 vrk kestävistä sijaisuuksista - kaikista niistä työajan muutoksista, jotka nostavat HTV2:tä (esim. - - osa-aikaisen työajan muutoksista, myös vakituisten). Kaikkien määräaikaisten työntekijöiden työsopimukset laaditaan Rekrytointi ja tukipalvelut -yksikössä. Määräaikaisten täyttöluvat ratkaisee tulosaluejohtaja ilman täyttölupatyöryhmän käsittelyä. 4.1.3. Määräaikaiseen työsuhteeseen ottaminen - hoitohenkilökunta Hoitohenkilökunnan sijaisuuksien käyttöä koordinoidaan Rekrytointi ja tukipalvelut -yksiköstä. Lyhytaikaiset sijaisuudet on ensisijaisesti hoidettava erilaisilla töiden järjestelyillä, kuten tehtäviä priorisoimalla, työaikalain 35 :n mukaisesti työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä työvuoroluetteloja muuttamalla tai yhteistyössä toisen yksikön kanssa henkilöstöä väliaikaisesti siirtämällä. Työnantajalla on oikeus muuttaa työvuoroluetteloita. Työnantaja voi vedota työaikalain 35.2 :n momentissa todettuun painavaan syyhyn työvuoroluettelon muuttamistilanteissa. Painavana syynä työvuoroluettelon muuttamiseen voidaan pitää mm. toiminnallisia syitä esim. ennalta arvaamattomia poissaoloja. Lyhytaikaisiin ennalta arvaamattomiin alle kolme (1-3) päivää kestäviin poissaoloihin saadaan käyttää sijaista vain, mikäli palvelutarve tätä ehdottomasti edellyttää. Palvelutarpeen edellyttämän äkillisen poissaolon sijaisuuteen esimies varaa varahenkilön sähköisen varausjärjestelmän kautta, joka on käytettävissä 24h/vrk/vko. Jos varahenkilöä ei ole järjestelmästä käytettävissä, tulee poissaolon aiheuttama henkilöstötarve hoitaa ensisijaisesti työvuoroja vaihtamalla ja/tai yhteistyössä toisen yksikön kanssa. Esimiehellä ei ole toimivaltaa luvata ulkopuolisille sijaisille työtä suullisesti eikä työvuorotaulukkoon työvuoroja suunnittelemalla. 4.2. Vuosilomien pitäminen 2014 Pääsääntö on, että vuosilomaoikeudesta enintään 8 lomapäivää pidetään seuraavan vuoden 2015 puolella. Tällä edesautetaan henkilöstön jaksamista ja estetään vuosilomavarauksen ylitys tämän
vuoden talousarviosta. Henkilöstöhallinto antaa tarkemman ohjeen vuosilomien pitämisestä. 4.3. Kokonaisvaltainen suunnitelma vuosilomista - hoitohenkilökunta Lomanmääräytymisvuoden 2014 vuosilomaoikeuden, joka on kertynyt 1.4.2013 alkaen ja kertyy 31.3.2014 saakka, mukaisten vuosilomapäivien pitäminen on mahdollista aloittaa 1.1.2014 alkaen. Vuosilomasuunnitelmien tekemisessä periaatteena on, että loma-ajalle 1.1. - 30.9. myönnettävistä vuosilomista on oltava suunnitelma 28.2. mennessä ja loma-ajalle 1.10. - 30.4 aikana pidettävistä vuosilomista 31.8. mennessä. Yksiköt, joissa työskentelee hoitohenkilökuntaa ja vuosilomien ajaksi tarvitaan sijaisia, toimittavat vuosilomasuunnitelman Rekrytointi ja tukipalvelut -yksikköön kyseiseen määräaikaan mennessä. Vuosilomat suunnitellaan yhtäjaksoiseen ketjuun. Ne yksiköt, joihin on perustettu sisäisen sijaisen vakansseja, vuosilomien sijaisuudet hoidetaan ensisijaisesti sisäisillä sijaisilla eli sisseillä. Vuosilomat vahvistetaan sen jälkeen, kun Rekrytointi ja tukipalvelut - yksikön kanssa on sovittu sijaisista. Rekrytointi ja tukipalvelut -yksikkö järjestää vuosilomien sijaisuudet, tällöin täyttölupaesitystä ei tarvita. Tarkennetut vuosilomamääräykset löytyvät henkilöstöpalveluiden säännöistä ja ohjeista (Kaima/Henkilöstöpalvelut/Esimiestyö ja johtaminen/vuosilomien pitäminen sote-kuntayhtymässä). Eläköityvien osalta vuosilomien keskittämistä palvelussuhteen päättymisen yhteyteen on vältettävä, joten vuosilomat tulee suunnitella normaalin vuosilomasuunnittelun mukaisesti ketjuihin. Vuosilomien suunnittelussa on huomioitava sijaisten rajoitettu saatavuus. Tavoitteena on, että vuosilomat ovat tasaisesti ketjussa ympäri vuoden. Ns. arkipyhälistat aiheuttavat lisähenkilöstön tarvetta, tällöin ei suositella vuosilomien myöntämistä ko. ajalle. 4.4. Ulkomaille tehtävät virka-, virantoimitus- ja koulutusmatkat Ulkomaille tehtävät virka-, virantoimitus- ja koulutusmatkat hyväksyy esimiehen esimies. 5. LASKUJEN HYVÄKSYMINEN Laskujen hyväksyjiksi nimetyt viranhaltijat/toimihenkilöt ovat vastuussa talousarvion sitovuuden noudattamisesta sekä toiminnan sopeuttamisesta varattuihin määrärahoihin ja talousarvion toteutumisen seurannasta.
Laskujen yleinen hyväksymisoikeus on kuntayhtymän johtajalla, hallintojohtajalla, talousjohtajalla ja talouspäälliköllä. Tulosalueilla kunkin tulosyksikön päällikkö hyväksyy määrärahojen puitteissa toimintaansa koskevat laskut ja maksumääräykset annettujen ohjeiden mukaisesti. Talouspalvelut ylläpitää luetteloa laskujen hyväksyjistä ja asiatarkastajista. Luettelo julkaistaan intranetissä osoitteessa: http://kaima.kainuu.fi/hallitus /(talouspalvelut/tiedotteet). 6. HANKINNAT JA HANKINTARAJAT Julkisia hankintoja koskevan lain mukaan kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden on kilpailutettava materiaali- ja palveluhankintansa siten kuin hankintalaissa säädetään. Kuntayhtymän jokainen toimielin ja viranhaltija/työntekijä ovat vastuussa siitä, että sen/hänen vastuulleen kuuluvat hankinnat on kilpailutettu hankintalain mukaisesti. Hankinnat tehdään pääsääntöisesti keskitetysti Materiaalipalvelujen (= hankintatoimisto) kautta. Atk-laitteiden ja ohjelmistojen hankinta tapahtuu keskitetysti Tietohallintopalvelujen kautta. (http://kaima.kainuu.fi/hallitus (tietohallintopalvelut/atk-hankinnat). Hankintojen kilpailutus valmistellaan tarpeen mukaan yhteistyössä hankinnan tilaajan ja Materiaalipalvelujen(hankintatoimisto) kesken sen jälkeen, kun tilaaja on ilmoittanut hankintatoimistolle tarjouskilpailun tarpeellisuudesta. Hankintatoimiston tehtävä on valmistelun jälkeen suorittaa tarjouskilpailu loppuun saakka, ja se myös itse valvoo kuntayhtymän hankintojen kilpailutusten tarpeellisuutta sekä kehottaa tilaajaa käynnistämään tarjouskilpailun. Tulosyksiköt tekevät kaikki materiaalitilauksensa keskusvarastosta. Vapautuva kalusto kierrätetään materiaalipalvelujen kautta muiden yksiköiden käyttöön. Materiaalipalvelulla on valtuus ja velvollisuus yhtenäistää maakunnan puhelin- ym. kalusto-, laite- ja työvaatehankinnat kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla. Hankintarajat Jokainen kuntayhtymän toimielin ja viranhaltija/työntekijä vastaavat siitä, ettei se/hän ylitä toimivaltaansa päättäessään kuntayhtymän puolesta hankinnasta tai hankintakriteereistä. Alle 15 000 euron hankinnoista päättää kukin tulosyksikkö budjettimäärärahojen puitteissa.
Hankintakriteereiden hyväksymisrajat on määritelty hankintasäännössä, jonka on hallitus hyväksynyt 3.12.2012 28. Yli 15 000 euron hankinnoissa ja sopimuksissa on ennen tarjouspyynnön julkaisemista päätettävä tarjouspyynnön sisällöstä ja hankintakriteereistä. Materiaalipalveluja koskevat tarkemmat ohjeet ja tiedotteet löytyvät Kaimasta: http://kaima.kainuu.fi/hallitus / (materiaalipalvelut). 7. TALOUSARVION TOTEUTUMISEN SEURANTA Talousarvion toteutumista seurataan kuukausittain hallitukselle ja valtuutetuille tehtävän tulosaluekohtaisen kuukausiraportin avulla. Seurannassa painotetaan erityisesti henkilöstömenojen ja henkilötyövuosien seurantaa. Jokaista vastuualuetta seurataan erikseen kuukausittain toteutuneiden ja suunniteltujen menojen ja henkilötyövuosien osalta. Poikkeamista tulee raportoida erikseen. Tätä varten laaditaan erilliset henkilöstömenojen seurantataulukot (excel), jotka tallennetaan sähköisenä asemalle Y:\Henkilöstömenojen seuranta\2014\. Lisäksi toimialat laativat kuntayhtymän hallitukselle ja valtuustolle kaksi osavuosiraporttia 30.4.2014 ja 31.8.2014 toteutumatilanteiden perusteella. Raporttien tulee sisältää tulosaluekohtaisen määrärahojen toteutumisvertailun lisäksi sanallinen yhteenveto toiminnan tavoitteiden toteutumisesta. Raporttien tulee sisältää arvion jäljellä olevien määrärahojen riittävyydestä sekä tulojen kertymisestä talousarviovuoden aikana sekä selvityksen toimenpiteistä, joihin poikkeamien johdosta on ryhdytty. Raportit toimitetaan hallitukselle ja valtuutetuille raportointikautta seuraavan kuukauden loppuun mennessä. 8. TALOUSARVION MUUTOKSET Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää kuntayhtymän valtuusto kuntalain 65 :n mukaan, jos määrärahat ylittyvät tai toiminnalliset tavoitteet alittuvat. Muista käyttösuunnitelmien muutoksista päättää kuntayhtymän johtaja tulosalueiden välillä. Talousarvion muutokset tulee esittää valtuuston hyväksyttäviksi viipymättä ennen määrärahan ylittymistä tai käyttötarkoituksen muuttamista talousarviovuoden aikana. 9. MUUT OHJEET JA TIEDOTTAMINEN
Kuntayhtymän johtaja ehdotus: Hallitus: Muita lisätietoja ja ohjeita annetaan Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän intranet-sivuilla: http://kaima.kainuu.fi. Lisätietoja asiasta antaa talousjohtaja Eija Tolonen-Manninen, puh. 050 404 1224 tai sähköpostitse etunimi.sukunimi@kainuu.fi. Hallitus hyväksyy edellä olevan talousarvion 2014 täytäntöönpanoohjeen. Hyväksyi.