Kajaanin kaupunki. Vuoden 2013 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet

Transkriptio

1 Kajaanin kaupunki Vuoden 2013 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet

2 1. Talousarvion sitovuus Kajaanin kaupunginvaltuuston on hyväksynyt kokouksessaan vuoden 2013 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman. Vuosi 2013 on toimielimiä sitova ja suunnitelmavuodet ohjeellisia. Tavoitteiden sitovuus talousarviovuodelle 2013: Valtuustoon nähden sitovat tavoitteet - Kajaanin kaupungin strategiassa esitetyt toiminnalliset tavoitteet ja mittarit - toimialojen toiminnalliset tavoitteet ja mittarit Lautakuntiin nähden sitovina tavoitteina hyväksytään - tulosalueiden ja tulosyksiköiden toiminnalliset tavoitteet ja mittarit Määrärahojen sitovuus talousarviovuodelle 2013: Käyttötalouden määrärahan sitovuustaso valtuusto: - käyttötalouden määrärahan sitovuustaso on toimialan toimintakate/ toimialanetto - valtuuston erikseen päättämä rahamäärän ylitys Investointien määrärahan sitovuustaso valtuusto (netto) - Hankekohtaisesti rakennukset muut aineelliset hyödykkeet käyttöomaisuusarvopaperit - Tulosaluekohtaisesti maa- ja vesialueet kiinteät rakenteet ja laitteet - Toimialakohtaisesti irtain omaisuus

3 Liikelaitosten sitovuus valtuusto: - Kajaanin ammattikorkeakoulu peruspääoman korko peritään toiminta-avustus vuonna Kajaanin Vesi tuottovaatimus ja peruspääoman korko yhteensä 0,8 milj. vuosina tuottovaatimus ja peruspääoman korko yhteensä 1,2 milj. vuonna Vimpelinlaakson kehittämisliikelaitos peruspääoman korko - Kajaanin Mamselli tuottovaatimus ja peruspääoman korko yhteensä vuodessa - Kajaanin kaupunginteatteri peruspääoman korko toiminta-avustus vuonna Kajaanin kaupungin toisen asteen koulutusliikelaitos peruspääoman korko Kuntayhtymät ja niiden liikelaitokset sitovuus valtuusto: - Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä osuuksia vastaava peruspääoman korko - Kainuun liitto osuuksia vastaava peruspääoman korko - Kainuun jätehuollon kuntayhtymä osuuksia vastaava peruspääoman korko Käyttötalouden määrärahan sitovuustaso lautakuntiin nähden: - tulosalueiden ja tulosyksiköiden käyttötalouden määrärahat 2. Käyttösuunnitelmien vahvistaminen Kaupungin hallintosäännön 23 :n mukaan kaupunginhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien kunkin osaltaan tulee käsiteltävä käyttösuunnitelmat valtuuston hyväksymän talousarvion pohjalta. Käyttösuunnitelma on valtuuston hyväksymää talousarviota yksityiskohtaisempi toiminnallinen ja taloudellinen selvitys tehtävistä ja määrärahoista. Määrärahat kohdistetaan tuotettaville

4 palveluille ja oikeille tileille. Käyttösuunnitelma on johtamisen keskeinen väline toimialan sisällä ja antaa pohjan toiminnan ja määrärahojen seurannalle. Käyttösuunnitelman laadinnassa on otettava huomioon kaupunginvaltuuston hyväksymän strategian tavoitteet, niiden arviointikriteerit sekä sitovien tavoitteiden toteuttamiseen tarvittavat toimenpiteet. 3. Henkilöstö Henkilöstöjohtamista toteutetaan Kajaanin kaupungin hyväksymän henkilöstöstrategian mukaisesti. Henkilöstömäärää pyritään vähentämään. Kun henkilöstöä eläköityy tai lähtee pois kaupungin palveluksesta, jokaisen auki tulevan paikan kohdalla harkitaan, voidaanko se jättää täyttämättä. Mikäli päädytään siihen, että henkilö on palkattava, pyritään löytämään talon sisältä henkilö tai jakamaan jäljelle jääneet tehtävät. Samaten on harkittava, voidaanko tehtävä jättää kokonaan tai osittain täyttämättä. Tätä henkilöstösuunnittelutyötä tehdään normaalina toimintana osana johtamista. Täytettävät paikat käsitellään henkilöstösuunnittelutyöryhmässä. Uusien työntekijöiden/viranhaltijoiden palkkaamiseen on haettava lupa kirjallisesti toimialajohtajalta. Harkinnanvaraiseen palkankorotukseen on haettava lupa kirjallisesti henkilöstöpäälliköltä. Työpaikkakokouksissa tulee käsitellä tuloksellisuutta koskeva suositus, jonka tavoitteena on tuottavuuden kasvu, tuloksellisuuden kehittäminen ja palvelujen parantaminen sekä työhyvinvoinnin parantaminen. Työhyvinvoinnin ylläpito ja tuloksellisuuden parantaminen on toteutettava samanaikaisesti. Työyhteisöjen toimivuustutkimusten tulokset on hyödynnettävä niin, että tulokset käsitellään työpaikkakokouksissa. Esimiesten vastuulla on toimivuustutkimusten tulosten hyödyntäminen työpaikkojen kehittämisessä. 4. Hankinnat Hankintalain menettelyjä on noudatettava kaikissa kansalliset kynnysarvot ylittävissä eli yli euron tavara- ja palveluhankinnoissa, yli euron sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä työvoimapoliittisen koulutuspalveluiden hankinnassa sekä yli euron rakennusurakoiden hankinnassa. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa noudatetaan Kajaanin kaupungin pienhankintaohjetta, jonka kaupunginhallitus on hyväksynyt. Perusedellytys hankinnan toteuttamiseen on, että tavaran tai palvelun tarve on välttämätön ja että talousarviossa on hankinnalle osoitettu määräraha.

5 Kilpailutusprosessi tulee suorittaa Cloudia ohjelman avulla. Hankintapäätökset tehdään Dynasty-ohjelmalla. Hankkijan on valittava itse toteuttamissaan hankinnoissa parhaiten soveltuva hankintamenettely ottaen huomioon hankinnan arvo ja luonne, mahdollisten tarjoajien lukumäärä, hankinnassa oleva neuvottelutarve sekä muut seikat. Suorahankintoja voidaan tehdä vain perustellusta syystä suorahankinnan edellytysten täyttyessä. Suorahankintaperuste tulee kirjata hankintapäätökseen. Tavara- tai palveluhankintoja suoritettaessa valituksi tulleilta puitesopimustoimittajilta on toimittajien välillä tarvittaessa järjestettävä minikilpailutus, mikäli se tuotteiden ominaisuuksien ja palveluiden saatavuuden kannalta on mahdollista järjestää. Kajaanin kaupungin hankintatoimen Internet-sivuilla on ajantasainen hankintapaikkaluettelo. Hankkijan on sovellettava niitä puitejärjestelyjä ja - sopimuksia, jotka kuuluvat keskitetysti sovittavien hankintojen piiriin. Toimialojen- ja tulosyksiköiden tulee tehdä hankintansa valituilta sopimustoimittajilta. HUOM: Kaupungin hankintoja ei saa tehdä lainkaan työpaikoilla kiertäviltä kauppiailta eikä puhelinmyyjiltä. Hankintojen toteuttamista on valvottava. Hankintayksikön on välittömästi ilmoitettava toimittajalle havaituista puutteista ja reklamaatiot on dokumentoiva ja toimitettava keskushallintoon hankintatoimeen. Lomakepohja löytyy kaupungin nettisivulta Hankinnat >Ajankohtaista. 5. Talousarvion seuranta Talousarvion taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta annetaan vuosittain kaksi seurantaraporttia kaupunginvaltuustolle. Toteutumat raportoidaan huhtikuun ja elokuun lopun tilanteesta. Tarkemmat raportointiohjeet annetaan myöhemmin. Kaupunginhallitus, lautakunnat ja liikelaitosten johtokunnat seuraavat oman toiminnan kehittymistä kuukausittain. Lisäksi lautakuntien ja liikelaitosten tulee antaa kuukausittain lyhyt vapaamuotoinen analysoitu katsaus talousarvion toteutumisesta ja tilinpäätösennusteesta Kajaanin kaupungin talousjohtajalle. 6. Talousarviomuutokset Jos toiminnassa tapahtuu sellaisia muutoksia, etteivät talousarviomäärärahat toimialalla tule riittämään niin ao. lautakunnan on tehtävä välittömästi esitys kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle talousarviomuutokseksi.

6 7. Muuta huomioitavaa Dynasty-asianhallintajärjestelmän version vaihdon yhteydessä helmikuussa käyttöönotetaan uusi sopimushallinta. Kajaanin kaupungin kaikki sopimukset tallennetaan siitä lähtien sähköiseen sopimuksenhallintaan. Käytännössä sopimukset valmistellaan ja luodaan asianhallintajärjestelmässä. Käyttöönotto ohjeistetaan version vaihdon yhteydessä. Tarvittaessa keskushallinto järjestää koulutuksen. Kevään aikana voimassa olevia sopimuksia ryhdytään skannaamaan asianhallintajärjestelmään. Tavoitteena on, että kaikki sopimukset löytyvät asianhallintajärjestelmästä vuoden 2013 loppuun mennessä. Kaikkien toimialojen ja liikelaitosten on sopimuksenhallinnan käyttöönoton jälkeen tallennettava sopimuksensa järjestelmään. Keskushallinto ohjeistaa vuoden 2013 alkupuolella tietohallintohankintojen toteutuksen erikseen. Ohjeistus sisältää mm. ohjelmisto-, tietojärjestelmä-, tietoliikenneyhteys- ja isompien laitehankintojen toteutuksen suunnittelun yhteistyössä keskushallinnon kanssa. Tavoitteena ohjeistuksella on kokonaisarkkitehtuurin toteutuminen. Toimialojen ja tulosalueiden on kiinnitettävä erityistä huomiota palvelujen ostosopimuksien laatimiseen varsinkin silloin, kun palvelun tarjoajana on yksityinen henkilö tai toiminimi. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on varmistettava, onko palvelun tarjoaja ennakonperintärekisterissä ja onko palvelun tarjoaja huolehtinut eläkevakuuttamisesta. Toimeksianto- tai konsulttisopimuksen perusteella tehty työ kuuluu KuEL:n piiriin, jos toimeksisaajalla ei ole voimassa olevaa YEL- tai MYEL vakuutusta tai päätöstä vapautuksesta. Jos toiminta on niin vähäistä (yrittäjätoiminnasta saatu työtulo vuonna 2011 on vähemmän kuin 6 896,96 ) ettei henkilö ole velvollinen ottamaan itselleen YEL- vakuutusta, työ kuuluu KuEL:n piiriin. Ostopalvelut, jotka kuuluvat KuEL:n järjestelmään ja joista maksetaan KuEL maksu, maksetaan palkanjärjestelmän kautta. Uudet ALV-prosentit astuivat voimaan Ostolaskujen käsittelyssä erityistä huomiota tulee kiinnittää arvonlisäverojen määrään. Uudet, yhdellä prosenttiyksiköllä korotetut ALV-kannat astuivat voimaan Tositteiden sisältöön on kiinnitettävä edelleen erityistä huomiota. Tositteesta tai sen liitteestä on käytävä selville, mitä palvelua tai tavaraa on hankittu. Ostolaskuja selventämään on syytä käyttää kommenttilappuja. Lisäksi on muistettava tavaraa tai palvelua tilattaessa/ostettaessa antaa toimittajalle tarkat laskutustiedot ja selkeä viite asiatarkastajasta, jotta rondo- piste pystyy reitittämään laskun heti oikeaan osoitteeseen.