Hyväksytty käyttöön 7.10.2009 Anna-Maija Ylimaula, johtaja 2 (9) SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHTAMINEN...3 1.1 KOULUTUS- JA TUTKIMUSPALVELUJEN PERUSTEHTÄVÄ...3 1.2 ORGANISAATIO...4 1.3 LAATUPOLITIIKKA...5 2 KOTUN MENESTYSTEKIJÄT...5 7.10.2009 3 TOIMINNAN SUUNNITTELU...6 3.1 TULOSNEUVOTTELUKÄYTÄNTÖ...6 3.2 TOIMINNAN MONITOROINTI JA KONTROLLOINTI...7 4 LAATUJÄRJESTELMÄN TAVOITTEET JA KUVAUS...7 4.1 TAVOITTEET...7 4.2 JÄRJESTELMÄN KUVAUS...8 5 LAATUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ JA JATKUVA PARANTAMINEN...9 Versio 1.00
3 (9) 4 (9) 1 Johtaminen 1.1 Koulutus- ja tutkimuspalvelujen perustehtävä (lyh. KOTU) on Oulun yliopiston erillislaitos. KOTU hoitaa aikuiskoulutuksen asiantuntijaorganisaationa yliopiston lakisääteistä velvoitetta elinikäisen oppimisen edistäjänä sekä toteuttaa yliopiston yhteiskunnallista palvelutehtävää huolehtimalla korkeakoulutettujen kattavista täydennyskoulutusmahdollisuuksista, järjestämällä akateemista aikuiskoulutusta ja tarjoamalla Avoimen yliopiston opetusta. Samalla se edistää koko Pohjois- Suomen hyvinvointia tiiviissä yhteistyössä työelämätahojen kanssa. KOTUn tehtävänä on vastata alueen elinkeino-, työ - ja kulttuurielämän muuttuviin koulutus- ja kehittämistarpeisiin yhteistyössä tiedekuntien ja ainelaitosten sekä muiden ylipistojen, ammattikorkeakoulujen ja oppilaitosten kanssa. KOTU koordinoi avointa yliopisto-opetusta ja vastaa yhdessä tiedekuntien kanssa elinikäisen oppimisen periaatteiden käytännön toteuttamisesta, monimuoto-opetuksesta, muunto- ja poikkeuskoulutusprojekteista sekä alueellisesta koulutuksesta. 1.2 Organisaatio KOTUn johtamisesta vastaavat johtaja, varajohtaja, talouspäällikkö ja tuoteryhmien vetäjät. Edellä mainitut henkilöt muodostavat KOTUn ohjausryhmän, joka kokoontuu säännöllisesti. KOTUlla on yliopiston hallituksen asettama johtokunta. KOTUssa on viisi tuoteryhmää: alue- ja innovaatiotoiminta, johtaminen ja esimiestyö, hyvinvointiohjelmat, opetuksen ja osaamisen kehittäminen ja kongressipalvelut. Lisäksi KOTUun kuuluu Avoin yliopisto. Laatujärjestelmän ylläpitoa ja kehittämistä varten toimii laatutiimi. (Kuva 1). Oulun yliopiston rehtori / hallitus Yliopiston strategisia linjauksia toteutamme: kehittämällä ja tarjoamalla tehokkaasti aikuiskoulutusta, elinikäistä oppimista ja niissä tarvittavia ohjaus- ja neuvontapalveluja vaikuttamalla aktiivisesti Pohjois-Suomen innovaatioverkoston uusiutumiseen monipuolistamalla ja parantamalla Avoimen yliopiston tarjontaa ja opintoväylää kansainvälisellä hankeyhteistyöllä (kehittämishankkeet ja koulutus, Kongressipalvelut) Johtaja Johtokunta Henkilöstöhallinto ja taloushallinto Ohjausryhmä Laatutiimi Tuoteryhmät Johtaminen ja esimiestyö Opetuksen ja osaamisen kehittäminen Alue- ja innovaatiotoiminta Hyvinvointiohjelmat Kongressipalvelut Avoin yliopistoopetus Kuva 1. KOTUn organisaatiokaavio 2009.
5 (9) 6 (9) 1.3 Laatupolitiikka Toiminnan laadun systemaattinen kehittäminen on alkanut KOTUssa jo 1990- luvun puolivälissä projektitoiminnan ohjeistuksella, projektikäsikirjan laatimisella ja niiden pohjalta projektien laatuhenkilötoiminnan aloittamisella. Vuoden 2002 alusta alkaen laatutoimintaa on kehitetty tietoisesti tähtäimenä laadunhallintajärjestelmä, joka täyttää ISO 9001:2000 laadunhallintastandardin perusvaatimukset. KOTUn johto on sitoutunut toimimaan laatujärjestelmänsä mukaisesti ja kehittämään sitä laadunhallintajärjestelmän jatkuvan parantamisen periaatteen mukaisesti. KOTUn johto on sitoutunut varmistamaan, että laatujärjestelmä soveltuu sen perustehtävään ja on asiakaskeskeinen sisältää johdon sitoumuksen laatujärjestelmän vaatimusten täyttämiseen ja laatujärjestelmän vaikuttavuuden jatkuvaan parantamiseen otetaan käyttöön organisaation kaikilla tasoilla päivitetään jatkuvasti KOTUn toimintaan 2 KOTUn menestystekijät KOTUn menestyksen perustana on hyvä prosessien ja projektien hallinta sekä kyvykkyys monitieteiseen toimintaan tavoitteena asiakastyytyväisyys. KOTUlla on kyky reagoida nopeasti muuttuviin yhteiskunnallisiin tilanteisiin. KOTUn toiminta rakentuu erityyppisten projektien varaan. Perusprojektityyppejä ovat koulutus, kehittäminen, selvitykset, yliopiston sisäinen kehittäminen, tuotekehitys ja muut erillisprojektit. Hyvin hoidetut projektit ovat KOTUn menestyksen perusteena. Projektien hyvien käytäntöjen soveltamiseen perustuva laatujärjestelmä, on auttanut hyvään tulokseen pääsemisessä. Järjestelmää on parannettu ja kehitetty jatkuvasti ja nyt päivitetty KOTUn laatujärjestelmä on kuvaus nykykäytännöistä. Projektien hallinnan taustalla on KOTUn pääprosessien kuvaukset, jotka on tehty opinnäytetyönä vuonna 2005 Oulun yliopistossa. Prosessikuvauksissa on kuvattu mm. yhteistyö eri sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa hankkeiden eri vaiheissa. Oulun yliopiston monitieteisyys ja sen antamat mahdollisuudet soveltaa ennakkoluulottomasti uusia koulutuskokonaisuuksia ja oppimis- ja opetusteknologioiden käyttöönottoa mm verkkokursseja kehittämällä muodostavat erinomaisen toiminnallisen perustan. Aikuiskoulutusprosessien hallinta merkitsee kyvykkyyttä tunnistaa koulutustarpeet ja kehittää vuoropuhelussa ympäröivän yhteiskunnan kanssa tarpeita vastaavaa tarjontaa. Monitieteiset verkostot ovat synnyttäneet monitieteisen KOTUn, jonka dynaaminen työyhteisö kannustaa itsenäiseen aloitteellisuuteen, uusiin avauksiin ja luovaan suunnittelupanokseen. KOTUn asiantuntijuus perustuu 30 vuoden aikana hankittuun kokemukseen, aktiiviseen vuorovaikutteisuuteen, selviytymiskykyyn ja yhteyksien rakentamiseen. KOTU on joustava ja tulevaisuusorientoitunut prosessi- ja tiimiorganisaatio, jonka asiantuntijuus koostuu osaavista, motivoituneista yksittäisistä työntekijöistä ja heidän toimivista verkostoistaan ja yhteistyökyvyistään sekä yliopiston sisäisten että muiden yhteistyökumppaneiden kanssa. Avoimen yliopiston keskeiset menestystekijät ovat monitieteinen yliopisto, hyvät suhteet tiedekuntiin, muihin yliopistoihin (erityisesti Lapin yliopistoon) ja alueen yhteistyötahoihin. 3 Toiminnan suunnittelu 3.1 Tulosneuvottelukäytäntö KOTUn suunnittelu- ja seurantajärjestelmä on osa Oulun yliopiston suunnittelu- ja seurantajärjestelmää, mikä jaksottuu yliopistojen ja Opetusministeriön suunnittelu- ja seurantajaksoihin. KOTU on laatinut oman strategian (viimeisin vuosille 2007 2009), mikä on hyväksytty KOTUn johtokunnassa. KOTUn strategiatyön rinnalla toimii avoimen yliopistotoiminnan tukena Avoimen ohjausryhmä, jonka tehtävänä on laatia avoimen yliopisto-opetuksen strategia ja toimenpideohjelmat vuositasolla. KOTUn vuosittainen suunnittelu tehdään yliopiston vuosisyklin mukaisesti siten, että KOTU toimittaa oman suunnitelmansa seuraavan vuoden toiminnan pääsisällöiksi ja tältä pohjalta käydään yliopiston johdon kanssa tulosneuvottelut. Neuvotteluista on tehty tulossopimus, jonka yliopiston rehtori ja KOTUn johtaja ovat allekirjoittaneet. Tulossopimuksessa on sovittu mm seuraavista kohdista: KOTUn kokonaistavoitteet seuraavalle vuodelle osaamisen hallinta ja kehittäminen toiminnallinen tehokkuus ja laadunhallinta resurssit, henkilöstö ja talous seuranta ja raportointi Vuosille 2010 2012 vuosittainen Toiminta- ja taloussuunnittelu tulee siirtymään osaksi Oulun yliopiston toiminnanohjausjärjestelmää. Käytäntö tulee muuttumaan siten, että KOTU ei tee omaa strategiaa, vaan toiminta- ja taloussuunnitelman. Syksystä 2009 käyttöön tullut uusi suunnittelukehys sisältää seuraavat pääkohdat: Osa I- strateginen kehys Osa II- tavoitteet ja toimenpiteet Osa III- henkilöstösuunnitelma Osa IV- taloussuunnitelma ja budjetti
Aiemman vuosittaisen tarkastelun sijaan käyttöön tulevat osavuositarkastelut. KOTU julkaisee myös oman vuosikertomuksen, missä kuvataan edellisen vuoden tapahtumia ja esitetään taloudellinen kehitys. 3.2 Toiminnan monitorointi ja kontrollointi KOTUn johtokunnan tehtävänä on monitoroida ja tukea KOTUn johtamista. Johtokunnassa on useita eri sidosryhmien edustajia, jotka tuovat ulkopuolisen näkemyksen KOTUn johtamiseen mm. käsittelemällä keskeisiä toiminnan suunnitteluasiakirjoja ja toiminnan tulosta. KOTU:lla on johtajan, apulaisjohtajan, talouspäällikön ja tuoteryhmien vetäjien muodostama sisäinen ohjausryhmä, joka toimii asiantuntijafoorumina, ideageneraattorina ja tukee johtajan toimintaa ja auttaa päätöksenteossa. Ohjausryhmän muita tehtäviä ovat mm. tulevaisuuden tarpeiden ennakoiminen, asiakashallinnan kehittäminen, operatiivisen toiminnan kehittäminen ja suunnitteleminen, tuotekehitys, oman toiminnan seuranta ja analysointi, yksikön sisäinen tiedottaminen ja laadun seuranta. KOTU järjestää vähintään kolme kertaa vuodessa yhteisen henkilöstöpalaverin, jossa käydään läpi sen hetkinen tilanne niin resurssien käytön kuin taloudellisen ja muun menestyksen kannalta. Tämä muodostaa tärkeimmän yhteisen foorumin tarkastella KOTUn menestymistä ja resurssien käyttöä. Tämän rinnalla tuoteryhmät, jotka ovat tulosvastuullisia kokonaisuuksia, tarkastelevat säännöllisesti toiminnan tuloksellisuutta ja kehitysnäkymiä. KOTUn talous- ja toimintasuunnitelma koostuu ensisijaisesti tuoteryhmien toiminnasta ja muodostaa siten tulosneuvottelun ytimen. 4 Laatujärjestelmän tavoitteet ja kuvaus 4.1 Tavoitteet Koulutus- ja tutkimuspalvelujen laatujärjestelmä on osa Oulun yliopiston laadunvarmistusjärjestelmää. Koulutus- ja tutkimuspalvelujen laadunhallintajärjestelmä (lyh. laatujärjestelmä) noudattaa kansainvälisen ISO 9001:2000- laatustandardin perusvaatimuksia. Laatujärjestelmä pyrkii täyttämään Korkeakoulujen arviointineuvoston laadunvarmistusjärjestelmien auditointikriteerit (Auditointikäsikirja 2008 2011). KOTUn laatujärjestelmän perustavoitteena on ohjata yksikön johtamista ja toiminnan jatkuvaa parantamista sen kaikissa toiminnoissa. Laatujärjestelmän toisena tavoitteena on tukea yksikön tehtävää yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja elinikäinen oppimisen toteuttajana. Järjestelmä auttaa toimijoita sen kaikilla tasoilla tiedostamaan yksikön tehtävät, tavoitteet ja hyvät käytänteet sekä vastaamaan toiminnan laadun jatkuvasta parantamisesta asiakasnäkökulma huomioon ottaen. 7 (9) 4.2 Järjestelmän kuvaus KOTUn laatujärjestelmän runkona on yksikön laatukäsikirja ja laatuopas, johon sisältyy toimintaohjeet. Näissä asiakirjoissa kuvataan ja määritellään yksikön johtamisen ja toiminnan suunnittelun periaatteet, henkilöstön tehtävät, keskeiset toiminta- ja tukiprosessit, toiminnan seuranta, arviointi, raportointi, kehittäminen ja dokumentointi. Näiden väliset vuorovaikutusprosessit muodostavat KOTUn toiminnanohjauksen kokonaisuuden. KOTUn laatujärjestelmä sisältää kolme tasoa: laatukäsikirja (julkinen), laatuopas eli toimintaohjeet ja toimintaohjeiden liitedokumentit (Kuva 2). Laatuopas Laatukäsikirja Toimintaohjeet Toimintaohjeiden liitedokumentit Kuva 2. Koulutus- ja tutkimuspalvelujen laatujärjestelmä. Laatukäsikirja on julkinen laatujärjestelmän tiivistelmä, jonka ajantasainen dokumentti on luettavissa KOTUn Internet-sivuilta. Toimintaohjeet sisältävät seuraavat pääkappaleet: 1. Johtaminen 2. Henkilöstö 3. Perustoiminnan prosessit 4. Tarjous- ja sopimustoiminta 5. Projektitoiminnot 6. Tukitoiminnot 7. Toiminnan arviointi ja kehittäminen Pääkappaleet on jaettu edelleen kappaleisiin, joissa on kuvattu yksityiskohtaisesti KOTUn toiminnan käytännöt. Toimintaohjeiden liitedokumentit sisältävät lomakepohjia ja ohjeita, joita käytetään toiminnassa. 8 (9)
9 (9) 5 Laatujärjestelmän käyttö ja jatkuva parantaminen Laatujärjestelmä on otettu käyttöön 7.10.2009 osana Oulun yliopiston laadunvarmistusjärjestelmää. Järjestelmän käyttöön on annettu koulutusta koko henkilöstölle. Myös uudet työntekijät perehdytetään laatujärjestelmän käyttöön. Laatujärjestelmän dokumentit ovat henkilöstön luettavissa ja käytettävissä KOTUn sisäisiltä www-sivuilta (Intranet). Toiminnan kehittämiseksi ja parantamiseksi on perustettu KOTUn laatutiimi, jossa on edustus sekä johdosta että muusta henkilökunnasta. Tiimin tehtävänä on järjestelmän ylläpito, seuranta ja kehittäminen osana yliopiston laatujärjestelmää. Laatutiimi kokoontuu säännöllisesti ja ottaa vastaan parannusehdotuksia. Operatiivisesta toiminnasta vastaa laatupäällikkö oman toimensa ohella. Toimintaa arvioidaan vuosittain sisäisillä auditoinneilla ja sen tulosten perusteella laatujärjestelmää kehitetään toiminnan jatkuvan parantamisen periaatteen mukaisesti. (Kuva 3). 4. Arvioi ja kehitä 1.Suunnittele 3. Tunnista ja tarkista 2.Toteuta Kuva 3. Toiminnan jatkuva parantaminen soveltaen William E. Demingin PDCA -kehityssykliä.