1 SOPIMUS KODINHOITOAVUN JA KOTISAIRAANHOIDON ASIAKASPALVELUOSTOJEN HANKINTAA KOSKEVASTA PUITEJÄRJESTELYSTÄ 1. Sopijapuolet Helsingin kaupunki (jäljempänä Tilaaja) Osoite: Toinen linja 4 A PL 6000, 00099 Helsingin kaupunki ja xxxxxxx (jäljempänä Palveluntuottaja) Osoite: xxxxxxxxxxxx y-tunnus 2. Yhteyshenkilöt Tilaajan puolelta sopimusta koskevissa asioissa yhteyshenkilönä on hankintapäällikkö Erja Snellman, puh. (09) 310 74402, sähköposti erja.snellman@hel.fi ja toimintaan liittyvissä asioissa yhteyshenkilönä on XXX(tarkennetaan myöhemmin). Palveluntuottajan yhteys- ja/tai vastuuhenkilön vaihtumisesta sekä yhteystietojen yms. muutoksista on viipymättä ilmoitettava sosiaali- ja terveysvirastoon henkilölle XXXX, sähköpostitse XXX tai osoitteeseen PL XX, 00099 Helsingin kaupunki. Tilaajan puolelta palvelun käytännön toiminnan toteutuksen yhteyshenkilö ilmoitetaan tilauksessa. Palveluntuottajan yhteyshenkilö on xxxxxxxx puh. xxxx, sähköposti xxxxxxx@xxxxxx Toiminnan yhteyshenkilö vastaa ostopalvelutoimintaan liittyvästä työnopastuksesta. 3. Sopimuksen kohde Palveluntuottaja järjestää kodinhoitoapua Helsingin kaupungin kotihoitoasiakkaille xxxxxxx alueella ja kotisairaanhoitoa Helsingin kaupungin kotihoitoasiakkaille xxxxxxx alueella tarjouspyynnön H014-13 ja annettujen tilausten mukaisesti.
2 4. Henkilökunnan vaatimukset Palvelua suorittavien henkilöiden tulee olla persoonallisuudeltaan ja kyvyiltään alalle soveltuvia, taustaltaan nuhteettomia sekä tehtäviinsä hyvin perehdytettyjä ja täytettävä tarjouspyynnön H014-13 mukaiset vaatimukset koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajan henkilökunnalla on erityisvalmiuksia seuraavien asiakasryhmien palveluun: xxxxxx xxxx Tilaajalla on oikeus vaatia palvelua suorittavan henkilön vaihtamista perustellusta syystä. Vuosi- ja sairauslomasijaisuuksiin Palveluntuottajalla on valmis suunnitelma niin, että sijaisuuksiin käytetään vain valmiiksi perehdytettyjä henkilöitä. Palveluntuottajan on esitettävä Tilaajan sopimusasioiden edustajalle luettelo alle 18-vuotiaiden lasten kotisairaanhoitoa suorittavista henkilöistä, joiden rikosrekisteriotteen hän on nähnyt sekä annettava kirjallinen vakuutus, ettei ko. henkilöillä ole laissa mainittuja rikoksia (laki 504/2002). Ote ei saa olla kuutta (6) kuukautta vanhempi. Otteen saa tilata Oikeusrekisterikeskuksesta (www.oikeus.fi/oikeusrekisterikeskus). Tämä koskee myös uusia henkilöitä koko sopimuskauden ajan. 5. Palvelun laatu Palvelun laatuvaatimukset on määritelty tarjouspyynnössä H014-13. Palveluntuottajalla on kolmen (3) kuukauden sopimusoikeudellinen koeaika sopimuksen allekirjoittamisesta. Tänä aikana palveluntuottajan tulee toteuttaa palvelutoiminta haltuunottosuunnitelmansa mukaisesti. Koeaikana tilaajalla on oikeus arvioida haltuunottosuunnitelman toteutumista ja palvelun yleistä laatua. Tuottajan epäonnistuminen palvelutoiminnassa koeaikana saattaa vaikuttaa palveluiden jakamiseen ja johtaa sopimuksen purkuun. Tällöin tilaajan tulee antaa toimenpiteilleen perusteltu syy.
6. Palvelun laadun valvonta 3 Ensisijaisuusryhmässä palveluntuottajien kykyä palvelun tuottamiseen ja palvelunlaatua arvioidaan teettämällä puolueeton asiakastyytyväisyyskysely. Kyselyn tulosten perusteella palveluiden jakoa tarkennetaan niin, että palveluntuottajalla, hyvin kyselyssä menestyessään, on mahdollisuus saada uusia asiakkuuksia tai päinvastoin menettää jo olemassa olevia asiakkaita. Kysely teetetään ensisijaisuusryhmän palveluntuottajista ja tuloksia verrataan heidän kesken. Täten tulokset vaikuttavat vain ensisijaisuusryhmän sisällä tapahtuvaan palveluiden jakoon. Asiakastyytyväisyyskyselyn lisäksi hankintayksikkö tarkkailee palvelunlaatua sopimuskaudella. Viiden (5) perustellun reklamaation jälkeen ja niistä kirjallisesti tiedon saatuaan, palveluntuottajalla on yksi (1) kuukausi aikaa korjata toimintansa. Jollei palveluntuottaja saa toimintaansa korjatuksi tai reklamaatioita tulee edelleen samoista syistä, tilaajalla on oikeus tiputtaa palveluntuottaja pois ensisijaisuusryhmästä etusijajärjestyksen viimeiselle sijalle taikka irtisanoa sopimus päättymään välittömästi. Molemmissa tapauksissa ensisijaisuusryhmän jälkeen järjestyksessä toissijainen palveluntuottaja saa kyseisen palveluntuottajan paikan ensisijaisuusryhmässä. Tilaajalla on oikeus myös sopimuksen purkuun tilanteessa, jossa palveluntuottajan virheellinen toiminta on vähäistä suurempi, eikä Palveluntuottaja saa virhettä korjatuksi kirjallisesta huomautuksesta huolimatta yhden (1) kuukauden kuluessa. Tällöin reklamaation määrällä ei ole vähimmäisvaatimusta. Katso lisäksi edellinen kohta 5. Palvelun laatu sekä tarjouspyyntö H014-13. 7. Palveluntuottajan muut velvollisuudet ja vastuut Jyse 2009 Palvelut ehtojen kohtaa 7.3 sovelletaan seuraavassa muodossa: 7.3 Jos Palveluntuottaja aiheuttaa vahinkoa kolmannelle taholle tämän sopimuksen mukaisia velvoitteita täyttäessään, riippumatta siitä, onko Tilaajalla jollain perusteella ensisijainen vastuu edellä kerrotusta vahingosta, on Palveluntuottajalla velvollisuus korvata aiheutunut vahinko kolmannelle. Jos Tilaaja on suorittanut palveluntuottajan aiheuttamasta vahingosta korvausta kolmannelle, Tilaajalla oikeus saada Palveluntuottajalta vastaavan suuruinen korvaus.
8. Alihankinnat 4 Toimittajalla on oikeus käyttää osaan palvelun tuottamisesta alihankkijoita tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Toimittajan alihankkijat ja heidän tehtävänsä sopimuksen kohteen toimittamisessa ovat seuraavat: Nimi, osoite, Y-tunnus, tehtävä Nimi, osoite, Y-tunnus, tehtävä tai Toimittaja ei käytä alihankkijoita. Mikäli alihankkija vaihtuu tai alihankkijoiden määrä kasvaa, toimittajan on ennen uuden alihankkijan toiminnan aloittamista ilmoitettava asiasta tilaajalle. Tilaajalla on perustellusta syystä kieltää uuden alihankkijan käyttäminen. Toimittaja vastaa alihankkijoidensa osuudesta kuten omastaan. 9. Palvelun tilaaminen ja toimittaminen Yksiköt tilaavat asiakkailleen palveluja ja sopivat yksityiskohdista kuten palvelun tarkemmasta sisällöstä, kestosta ja käyntiajoista Palveluntuottajan kanssa. Kodinhoitoavun palveluajat ovat: arkisin ma-pe klo 7.00-18.00 ja 18.00-22.00 lauantaisin ja sunnuntaisin / arkipyhinä 7.00-18.00 ja 18.00-22.00 (arkisin yöllä klo 22.00-7.00) (lauantai/sunnuntai ja arkipyhinä yöllä klo 22.00-7.00) Kotisairaanhoidon palveluajat ovat: arkisin ma-pe klo 7.00 18.00 ja 18.00-22.00 lauantaisin ja sunnuntaisin / arkipyhinä 7.00-18.00 ja 18.00-22.00 arkisin yöllä klo 22.00-7.00 lauantai/sunnuntai ja arkipyhinä yöllä klo 22.00-7.00 Palveluntuottaja ei saa ketjuttaa tilausaikoja ilman Tilaajan lupaa yhteneviksi. Sopimuksen kohteen alueella olevaa yksittäistä asiakasta koskeva tilaus on otettava vastaan vetoamatta Palveluntuottajan työtä suorittavan henkilön kokopäiväiseen työaikaan.
5 Tilauksia otetaan vastaan klo 7.00 17.00, puh. xxxx, fax xxxxx, sähköposti xxxxx. Faksilla ja sähköpostilla vastaanotetut tilaukset vahvistetaan Tilaajalle mahdollisimman pian tilauksen vastaanottamisen jälkeen. Peruutus tulee tehdä viimeistään xxxxxx ( ) tuntia aikaisemmin, jolloin peruutetusta tilauksesta ei suoriteta maksua. Mikäli peruutus tapahtuu Tilaajan toimesta em. aikaa myöhemmin ja samalle ajalle esitetään toinen tilaus, ei peruutetusta tilauksesta suoriteta maksua. Tämä sopimus ei sisällä mitään vähimmäisostovelvollisuutta. 10. Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus palvelun tuottamisessa käy ilmi tarjouspyynnöstä H014-13. 11. Hinta Kodinhoitoavun tuntihinnat (alv 0 %) per henkilö ovat seuraavat: arkipäivisin ma-pe klo 7.00-18.00 xx.xx euroa arki-iltaisin ma-pe klo 18.00-22.00 xx.xx euroa (yöllä arkisin ma-pe klo 22.00-07.00 xx.xx euroa) lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 7.00-18.00 xx.xx euroa lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 18.00-22.00 xx.xx euroa (lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 22.00-07.00 xx.xx euroa) Kotisairaanhoidon tuntihinnat (alv 0 %) per henkilö ovat seuraavat: arkipäivisin ma-pe klo 7.00-18.00 xx.xx euroa arki-iltaisin ma-pe klo 18.00-22.00 xx.xx euroa yöllä arkisin ma-pe klo 22.00-07.00 xx.xx euroa lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 7.00-18.00 xx.xx euroa lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 18.00-22.00 xx.xx euroa lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhinä klo 22.00-07.00 xx.xx euroa Hinta peritään ilman arvonlisäveroa (arvonlisäverolaki 37 ). Minimiveloitusaika kodinhoitoavussa on 30 min ja kotisairaanhoidossa 15 minuuttia. Peruuttamattomasta käynnistä veloitetaan sovitun ajan hinta, ei kuitenkaan enempää kuin yhden (1) työtunnin hinta.
6 Hinta sisältää kaikki oheiskulut, kuten matka-, puhelin-, laskutus-, neuvottelu- ja raportointikulut sekä työntekijän tarpeelliset henkilökohtaiset suojausvälineet, eikä niistä saa laskuttaa erikseen. Mikäli käynti myöhästyy yli puoli tuntia, eikä asiakas ole hyväksynyt myöhästymistä siten, että asiakkaan kanssa olisi sovittu uusi aika hyvissä ajoin ennen käynnin myöhästystä, myöhästynyt käynti on Tilaajalle veloitukseton. Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutuksen tulee tapahtua lähipalvelualueittain Tilaajan antamaan osoitteeseen sopimuksen mukaisesti kuukausittain jälkikäteen. Laskussa tulee eritellä asiakaskohtaisesti palvelun toimituspäivät ja kellonajat sekä veloitusperuste ja tilaajan yhteystiedot. Liitteenä tulee olla asiakkaiden kuittaukset tehdystä työstä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Hinta on kiinteä kaksi (2) vuotta sopimuskauden alusta. Tämän jälkeen puitejärjestelyn sisällä ryhmäkohtaisesti suoritetaan ns. minikilpailutus. Tällöin puitejärjestelyssä mukana olevat palveluntuottajat ilmoittavat uudet, mahdollisesti muuttuneet hintansa. Hintaa voi korottaa enintään neljä (4) prosenttia ja sen on perustuttava todelliseen ja perusteltuun kustannusten nousun. Pelkästään vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää riittävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hinta esitetään hankintayksikölle kirjallisesti ja siinä on esitettävä perustelut hinnanmuutokselle. Hintaesityksistä tehdään minikilpailutus, jonka mukainen hintavertailu annetaan kaikille tiedoksi sitä koskevan päätöksenteon jälkeen. Laatupisteet eivät muutu. Minikilpailutuksen johdosta etusijajärjestys ryhmäkohtaisesti saattaa muuttua. Minikilpailutuksen jälkeen hinta on kiinteä sopimuskauden loppuun saakka. 12. Maksuehdot ja laskutus Laskuissa on ehdottomasti mainittava Veroton 130 a. (Laskutusosoite tarkennetaan myöhemmin). 13. Viivästyminen 14. Ylivoimainen este
7 15. Vakuutukset Lisäksi Palveluntuottajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus. 16. Vahingonkorvaus Lisäksi, mikäli Palveluntuottaja tai palvelua suorittava työntekijä rikkoo asiakkaan omaisuutta tai kadottaa sitä, (esim. avaimet), on Palveluntuottaja velvollinen korvaamaan kyseisen menetyksen täyden arvon asiakkaalle. 17. Hinnanalennus ja sopimuksen purku sekä Sopimuksen päättäminen erityistilanteissa Lisäksi, mikäli asiakkailta tulee toistuvia reklamaatioita, viiden (5) perustellun reklamaation jälkeen, mikäli Palveluntuottaja ei ole korjannut virhettään yhden (1) kuukauden sisällä saatuaan kirjallisen huomautuksen Tilaajalta tai reklamaatioita tulee edelleen samoista syistä, Tilaajalla on oikeus tiputtaa Palveluntuottaja pois ensisijaisuusryhmästä etusijajärjestyksen viimeiselle sijalle taikka irtisanoa sopimus päättymään välittömästi. Tilaajalla on oikeus sopimuksen purkuun tilanteessa, jossa palveluntuottajan virheellinen toiminta on vähäistä suurempi, eikä virhettä saada korjatuksi kirjallisesta huomautuksesta huolimatta yhden (1) kuukauden kuluessa. Lisäksi palvelutuottajan epäonnistuminen koeaikana palvelutoiminnan toteuttamisessa voi johtaa Tilaajan ilmoittamasta perustellusta syystä tuottajan palvelumäärän vähentämiseen taikka palvelutuottajan sopimuksen purkuun. Katso kohta 5. Palvelun laatu. 18. Immateriaalioikeudet
19. Salassapito ja henkilötietojen käsittely 8 Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta ja tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä. Palveluntuottajan on huomioitava kyseisten lakien määräykset sopimuksen mukaisessa toiminnassaan. Palveluntuottajan on erityisesti huolehdittava siitä, ettei palveluja annettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa muuten tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista. Myös asiakkaan kotiin, kodin kalustukseen, muihin tarvikkeisiin ja tavaroihin sekä perheenjäseniin ja muihin kodissa oleskeleviin henkilöihin liittyvät tiedot, jotka Palveluntuottaja tai hänen henkilökuntansa on saanut tietoonsa millä tavalla tahansa, ovat tämän sopimuksen mukaan salassa pidettäviä tietoja. Asiakastietoja sisältävien asiakirjojen säilytys tapahtuu palveluntuottajan toimistossa lukituissa tiloissa, turvallisessa säilytyspaikassa, silloin kuin niitä ei tarvita työtehtävissä. Asiakasrekisteriä tulee pitää henkilötietolain mukaisesti. Henkilötietoja ei käsitellä Internetin välityksellä. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot siltä osin kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Syntyneisiin asiakirjoihin ja niiden säilytykseen ja luovutukseen sovelletaan muun muassa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia, henkilötietolakia, lakia potilaan asemasta ja oikeuksista. Palveluntuottajan on huolehdittava sellaisten tietojen salassapidosta, jotka Palveluntuottaja tai hänen henkilökuntansa on saanut tietoonsa millä tahansa tavalla, niin luottamuksellisiksi merkittyjen kuin myös sellaisten, jotka olisi tullut asian luonteen vuoksi ymmärtää luottamuksellisiksi. Palveluntuottajan tulee varmistaa, että sen henkilökunta sitoutuu pitämään salassa ja käsittelemään huolellisesti saamansa salassa pidettävät potilastiedot ja olemaan käyttämättä niitä muuhun kuin tämän sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Palveluntuottajan tulee selvittää salassapitovelvollisuuden sisältö työntekijöilleen ja ottaa työntekijöiltä allekirjoitus vaitiolositoumukseen ennen työtehtävien aloittamista. Salassapitovelvollisuuden tulee olla voimassa myös ja työntekijän työsopimuksen päättymisen jälkeen.
9 Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai Tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman toisen osapuolen kirjallista lupaa. Nämä määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. 20. Palveluntuottajan taloudellisen tilanteen seuraaminen Alla oleva ehto korvaa kokonaan Jyse 2009 Palvelut -ehtojen kohdan 21. Palveluntuottajan on toimitettava Tilaajalle sopimussuhteen aikana 3 kuukauden välein seuraavat selvitykset: - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty, sekä - todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Todistuksia ei tarvitse toimittaa, jos Palveluntuottajan tiedot ovat saatavissa www.tilaajavastuu.fi palvelusta. Ulkomaisen Palveluntuottajan on toimitettava Tilaajan pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden Tilaajalle jättämispäivästä laskettuna. Lisäksi Palveluntuottajan on toimitettava Tilaajalle sopimussuhteen aikana sen vaatimuksesta ja vaatimuksessa esitetyssä määräajassa edellä esitetyn mukaiset selvitykset. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Palveluntuottaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai jos Palveluntuottaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista Tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa Palveluntuottajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata Tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa.
10 21. Sopimuksen siirtäminen ja muuttaminen Helsingin terveyskeskus ja sosiaalivirasto, suomenkielistä päivähoitoa lukuun ottamatta, yhdistyivät sosiaali- ja terveysvirastoksi 1.1.2013. Sopimuksen yhteystiedot ja yhteyshenkilö saattavat tarkentua. Uuden viraston syntymisellä ei ole muuta vaikutusta sopimuksen sisältöön. Muutoin sopimusta voidaan muuttaa ainoastaan molempien sopimusosapuolien kirjallisin allekirjoituksin. Muutoin sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja kohta 22. 22. Avustamisvelvollisuus palveluntuottajan vaihtuessa 23. Erimielisyydet ja sovellettava laki 24. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 1. Tämä Sopimus 2. Tarjouspyyntö H014-13 liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (Jyse 2009 Palvelut) (liite 4) 4. Tarjous xx.xx.201x. 25. Sopimuskausi xx.x.2013 - xx.x.2017. Katso ehto koeajasta kohdasta 5. Palvelun laatu. 26. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset Tätä sopimusta on laadittu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle.
11 Helsinki xx.xx.2013. Helsingin kaupunki Palveluntuottaja Liitteet 1) Tarjouspyyntö 2) Organisaatiokaavio 3) Kotihoito-osaston henkilökunnan käytössä olevat hyvän palvelun periaatteet ja asiakkaan avainten hallintaohjeet 4) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (Jyse 2009 Palvelut)