Tulevaisuuden kunta liinaa seminaari 26.1.2017 Esimerkkejä Kemin ja Pellon lean-hankkeesta Aki Pekuri, projektikoordinaattori aki.pekuri@kemi.fi 040 183 7463
Esityksen rakenne Tulevaisuuden kunta liinaa kehittämishanke Mitä on lean? Lappi liinaa kehittämismalli Lean-menetelmä käytännössä Havaintoja liinauksesta
Tulevaisuuden kunta liinaa kehittämishankeen tausta Kuntiin kohdistuvat muutospaineet Taloudellinen tilanne, väestörakenne, teknologian kehitys, lainsäädäntö, jne. Tulevaisuuden kunta reformi Toimintatapojen uudistaminen ja tarpeita vastaavat palvelut Hyvä julkinen hallinto ja kestävä talous Lean-toimintatapa Asiakaskeskeisten palvelujen kehittäminen Henkilöstön osaamisen hyödyntäminen Toiminnan tehostaminen
Hankkeen tavoitteet 1. Kehittämismallin rakentaminen 2. Lean-toimintamalliin perehtyminen ja menetelmän pilotointi 3. Lean-muutos ja siihen liittyvät mahdollisuudet ja haasteet 4. Kokemusten jakaminen
Mitä on tehokkuus?
Resurssitehokkuus vs. virtaustehokkuus Resurssitehokkuus Toiminta optimoidaan resurssien näkökulmasta henkilöstö, tilat, laitteet Toiminta on tehokasta, kun resurssit ovat käytössä käyttöaste! Virtaustehokkuus Päähuomio keskitetään virtausyksikköön asiakas, palvelu, asia, tuote Toiminta on tehokasta, kun virtaus on sujuva läpimenoaika!
Lean = keino virtaustehokkuuden parantamiseen
Prosessikuvaukset vs. todellisuus Prosessikuvaukset sisältävät perinteisesti vain prosessin arvoa tuottavat vaiheet Tämä on usein lähtötilanne kehittämiseen prosessin ajatellaan olevan täydellinen Miten kuvittelemme prosessin toimivan Todellinen prosessi sisältää myös arvoa tuottamattomia vaiheita Mallinnuksen avulla opitaan näkemään prosessiin pesiytynyt hukka Tavoitetilat antavat suunnan prosessin jatkuvalle parantamiselle Lean-kehittäminen fokusoituu arvoa tuottamattomien vaiheiden poistamiseen Miten prosessi käytännössä toimii Miten prosessin tulisi toimia?? Tätä on lean!
Lean-kehittämisen periaatteet 1. Luo arvoa asiakkaalle 2. Poista hukka, epätasaisuus ja ylikuormitus 3. Osallista työntekijät 4. Visualisoi tekeminen 5. Ymmärrä tilanne gemballa
Lappi liinaa kehittämismalli * TAVOITTEET JATKUVA PARANTAMINEN PROJEKTIMAINEN PARANTAMINEN KEHITYSTYÖN JOHTAMINEN KEHITTÄMISEN TUKI LEAN-KEHITTÄMISEN PERIAATTEET * perustuu KAIZEN Instituten muutosjohtamisen malliin
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi
Reagointitaulu jotta samat ongelmat eivät toistuisi joka päivä/viikko/kuukausi Kehityskohde (ongelma/mahdollisuus/idea) Syy (etsi juuri syy, kysy 5 x miksi) Toimenpide (poista syyn, ei seurausta) Tila (kuka tekee, milloin valmis)
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi ENNEN 5S JÄLKEEN 5S Kaikella on paikkansa ja kaikki on paikallansa
5S??? 1. Lajittele Mitä tarvitaan ja mitä ei tarvita 5. Ylläpidä järjestystä säännöllisellä seurannalla 2. Järjestä kaikki tarpeellinen paikoilleen 4. Luo säännöt epänormaalin tilan tunnistamiseksi 3. Siivoa ja puhdista työalue
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla ENNEN JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi JÄLKEEN
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi JÄLKEEN 5S ENNEN 5S
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi ENNEN 5S JÄLKEEN 5S
Jatkuvaa parantamista Kemin keskusvarastolla ENNEN 5S JATKUVA PARANTAMINEN 1. Tiimin organisointi 2. Työympäristön organisointi JÄLKEEN 5S
Jatkuvan parantamisen pilotit Jatkuvan parantamisen pilottien tavoitteena oli oppia menetelmät tiimin ja sen työympäristön organisointiin. Tiimin organisoinnin käytäntöinä olivat tiimitaulun laadinta ja tiimipalaveri. Työympäristön organisointi perustui 5S-menetelmään. Pilotti tiimit/kohteet: Kemi, keskusvarasto Pello, palkkahallinto Pello, fyysiset toimintaympäristöt Pello, oppilashuolto Pello, alle kouluikäisten palvelut Pello, poliklinikka Lisäksi: vastaanoton ja sosiaalitoimiston tiimit Kemissä
Projektimaista parantamista Pellon tilinpäätösprosessissa PROJEKTIMAINEN PARANTAMINEN 1. Arvoketjun mallintaminen 2. Parannustoimenpiteet
Projektimaista parantamista Pellon tilinpäätösprosessissa PROJEKTIMAINEN PARANTAMINEN 1. Arvoketjun mallintaminen 2. Parannustoimenpiteet?
Projektimaista parantamista Pellon tilinpäätösprosessissa PROJEKTIMAINEN PARANTAMINEN 1. Arvoketjun mallintaminen 2. Parannustoimenpiteet Ostolaskujen käsittely 1 h 20 min 16 pv Yhtiöitten tilinpäätökset 1 pv 6 h Myyntilaskujen käsittely Poistot Vyörytykset Tilinpäätöslaskema Tilintarkastajien tarkastus + KH Valtuusto + viestintä 15 min 2 pv 11 h 1 pv 4 h 8 pv 6 pv 12 h 20 h 37 pv 14 pv 4 pv 3 h 67 pv 90 pv 16 pv Lomapalkan jaksotus Tekstin-käsittely 13 h 3 pv 6 h 9 pv 16 h Arvoa tuottavaa aikaa ~30 päivää Arvoa tuottamatonta aikaa ~6kk
Projektimaista parantamista Pellon tilinpäätösprosessissa PROJEKTIMAINEN PARANTAMINEN 1. Arvoketjun mallintaminen 2. Parannustoimenpiteet Suunnitelmallisuus, aikataulutus, priorisointi, versionhallinta, täsmällisyys
Projektimaisen parantamisen pilotit Projektimaisen parantamisen pilottien tavoitteena oli oppia mallintamaan arvoketjun nykytila, suunnittelemaan arvoketjun tavoitetila sekä kehittämään toimenpiteet arvoketjusta tunnistetun hukan poistamiseksi. Pilottiprosessit: Kemi, päivähoidon laskutus- ja perintä Kemi, tilavuokraus Kemi, asiankäsittely Pello, tilinpäätös Pello, kotihoito Lisäksi: palvelutarpeen arvioinnin prosessit ja kotouttamisprosessi Kemissä
Yleisiä havaintoja tehdyistä piloteista Tiimin ja työympäristön organisointi: Parantaa viestintää Lisää ymmärrystä kokonaisuudesta Selkiyttää pelisääntöjä Mahdollistaa säännöllisen seurannan Vähentää väärinkäsityksiä ja päällekkäistä työtä Arvoketjun mallinnus: Mahdollistaa yhteistyön eri osapuolten välillä Menetelmää on helppo ymmärtää ja innostaa kehittämään Paljastaa todellisuuden prosessista Paljastaa ongelmat ja kehittämisen paikat
Lappiliinaa.fi
KIITOS! Aki Pekuri Yhteystiedot: aki.pekuri@kemi.fi 040 183 7463