Tulevaisuuden kunta liinaa Lean toimintamalli osana organisaatiokulttuurin muutosta Pellon kunnassa ja Kemin kaupungissa kehittämishanke

Transkriptio

1 Kuntiin, kuten kaikkiin toimijoihin, kohdistuu paljon ulkoisia toimintaympäristön reunaehtoja. Näitä ovat mm. lainsäädäntö ja normisto, sosiaalinen, teknologinen, taloudellinen ja poliittinen todellisuus, ilmapiiri sekä väestörakenne. Kuntien on elettävä näissä olosuhteissa ja vastattava näissä tapahtuviin muutoksiin. Pellon kunta ja Kemin kaupunki ovat reagoineet ajankohtaisiin muutoksiin ympäristössään. Tulevaisuuden kunta liinaa Lean toimintamalli osana organisaatiokulttuurin muutosta Pellon kunnassa ja Kemin kaupungissa kehittämishanke Kemin kaupunki ja Pellon kunta ovat lähteneet yhteistyössä työstämään tulevaisuuden kuntamallia Tulevaisuuden kunta liinaa kehittämishankkeen puitteissa. Myönteinen maakunnankehittämisrahoituspäätös hankkeelle saatiin Lapin liitolta Hankkeen kustannusarvio on noin euroa ja kesto noin kuusi kuukautta. Hanke on alkanut kesäkuussa Kemin kaupunki ja Pellon kunta uskovat, että ennakkoluulottomat ja edelläkävijät kuntaorganisaatiot pystyvät vastaamaan nykyajan haasteisiin ja pärjäävät paremmin uudistamalla ketterästi rakenteitaan ja toimintatapojaan Lean menetelmän avulla. Rakenteiden ja toimintatapojen kehittämisen lisäksi hankkeen tavoitteena on keskittyä olennaisiin työprosesseihin ja karsia turhat toiminnot (hukat) prosesseista, omaksua jatkuvan parantamisen toimintamalli, kehittää muutosjohtajuutta ja ajattelun muutosta sekä osallistaa henkilöstö mukaan kokonaisvaltaiseen kehittämistyöhön. Myönteinen rahoituspäätös tarkoittaa sitä, että Kemin kaupunki ja Pellon kunta ovat ottaneet haasteet vastaan ja lähteneet innovatiivisesti kehittämään organisaatiokulttuuriaan Lean menetelmän avulla. Kemin kaupunki ja Pellon kunta uskovat, että Lean menetelmä vastaa kummankin kunnan tarpeita ja kunnan edustajien näkemyksiä osana tulevaisuuden kunnan toimintamallista ja siitä, miten uudistuva, ennakkoluuloton ja kehitysmyönteinen kunta tuottaa asiakaslähtöisiä palveluita sekä mahdollistaa kuntien toimia osana hyvää julkista hallintoa ja kestävää taloutta. Kemin kaupunki ja Pellon kunta Kemissäkin kaupungin nykyinen taloudellinen tilanne on pakottanut yhä tarkemmin miettimään palveluverkkoa ja palvelujen tuottamisen tapoja sekä toimintamallia tehdä asioita aiempaa tuottavammin muun muassa automatisoimalla prosesseja joko kokonaisuudessaan tai osittain erilaisia sähköisiä työkaluja lisäten. Nykytilanteessa palveluverkoston ja palvelutuotannon rakenteiden uudelleenarviointi on välttämätöntä. Kaupungissa on käynnissä lukuisia tuottavuutta edistäviä hankkeita, joilla pyritään palvelurakenteen uudistamiseen sekä pitempiaikaiseen ja pysyvään kustannushallintaan. Vuonna 2016 kaupungin hallinto ja palvelutuontaorganisaation kehittämistä jatketaan prosessimaiseen toimintamalliin. Prosessimaisen toimintamallin kehittäminen parantaa henkilöstön mahdollisuuksia ja vastuuta vaikuttaa työprosesseihin. Kaupunkitasoisten

2 kehittämistoimenpiteiden yksi tavoite on näin ollen myös henkilöstömäärän sopeuttaminen uusiin palvelurakenteisiin. Kemissä organisaatiokulttuurin muutos on aloitettu vaikuttamalla johtamiseen valmentavan johtamisen kautta sekä vaikuttamalla henkilökunnan asenteisiin ja voimaannuttamalla henkilökunta kehittämään omaa työtään sekä työprosessejaan. Jotta saavutettaisiin kaupunkitasoisten kehittämishankkeiden tavoitteet on todettu, että tarvitaan yhtenäisen systemaattisen toimintamallin prosessien ja toimintatapojen kehittämiselle. Kemin kaupunki tulee tarvitsemaan asiantuntijapalveluita luodakseen yhtenäinen systemaattinen toimintamalli Lean toimintatavan avulla prosessien ja toimintatapojen kehittämiselle. Pellon kunta aloitti vuosina organisaation kokonaisuudistusprojektin, jonka seurauksena kunta on järjestäytynyt alkaen prosessiorganisaatiomuotoon (kuvio 1). Samaan aikaan kunnassa uudistettiin hallintosääntö, yhtiöitettiin osa kunnan palveluista ja vuoden 2015 aikana päivitettiin kuntastrategia, talousarvioasiakirja sekä elinkeino ohjelma. Pellon kunnassa organisaatiouudistuksen ja prosessityöstämisen taustalla ovat pääosin samat lähtökohdat kuin Kemin kaupungilla: taloudellinen tilanne on pakottanut kunnan peilaamaan omia toimintojaan ja palvelukokonaisuuksia Pellon kunnan tahtotilana on säilyttää itsenäisyytensä ja siten se tulee panostamaan pidemmän tähtäimen toimenpiteisiin em. tavoitteen saavuttamiseksi. Kuntakenttään kohdistuvien muutoksien keskellä kunnan vahvoina tahtotiloina on säilyttää hyvinvointinsa ja edistää elinvoimaansa. Vuonna 2030 Pellon kunnan strategisena tavoitteena on olla ennakkoluulottomasti kasvava, Väylänvarren eloisin elinympäristö ja logistinen keskus Kalotilla. Kuva 1. Pello 2020 strateisen tason prosessikartta alkaen.

3 Vuonna 2016 Pellon kunta on aloittanut aktiivisemman prosessityöstämisensä Leanmenetelmää hyödyntäen. Pellon kunta näkee, että Lean menetelmän etuna on nimenomaan palvelujen sekä sen toimintojen tehostaminen siten, että kunta saavuttaa tästä ennen kaikkea laadukkaampia palveluita; resursseja saadaan kohdistettuja oikeisiin paikkoihin, määrällisesti oikean verran ja oikeaan aikaan. Tämän rinnalla kunta tulee tarkistamaan huolellisesti luonnollisen poistuman myötä vapautuvia työtehtäviä ja täyttämään nämä harkiten; tehtävien uudelleenorganisoimista tullaan yleisestikin toteuttamaan aktiivisesti. Prosessitarkastelun ja järjestäytymisen myötä henkilöstön liikkuvuutta voidaan niin ikään tehostaa. Pellon kunta tulee tarvitsemaan ennen kaikkea tukea henkilöstön ja esimiestason työskentelyyn prosessityöstämisessä Lean menetelmää hyödyntäen, jotta yhteinen, aito toimintamalli saadaan rakennettua ja sisäistettyä kuntaorganisaation sisällä. LEAN MENETELMÄ Kemissä ja Pellossa Lean menetelmä ei ole säästöohjelma, vaan ennen kaikkea prosesseja monipuolisesti kehittävä käytännönläheinen menetelmä. Tavoitteena on henkilökunnasta liikkeelle lähtevä työn tehokkaampi tekeminen ja turhien työvaiheiden karsinta. Lean menetelmällä halutaan saavuttaa ennen kaikkea resurssitehokkaita ja laadukkaampia asiakaslähtöisiä palveluita, joiden myötä tarjoutuu laajempi mahdollisuus paneutua koko organisaation palvelurakenteisiin. Lähtökohta menetelmän soveltamiseen on tuottavuus, johtamisen kehittäminen sekä asukasnäkökulman ja tehokkuuden nostaminen. Lean menetelmässä yhdistyy asukasnäkökulma, arvon tuottaminen asukkaalle, tehokkuus toiminnassa, prosessimainen ajattelu ja käytännön toiminnan tasolla tapahtuva muutos ajattelussa sekä toimintatavoissa. Osana Lean menetelmää on Lean ajattelu, jossa keskiössä on työyhteisössä toistemme keskinäinen kunnioitus ja toistemme ammatillisen kehittymisen tukeminen sekä toiminnassa keskittyminen asukkaan tarpeisiin ja palvelun laatuun. Lean menetelmän kulmakivi on systemaattinen jatkuva parantaminen ja sen systemaattinen seuranta. Leanissa lähtökohtana on, että jokainen työntekijä parantaa toimintaa joka päivä joka paikassa. Prosessitasolla parantaminen on prosessien kuvaamista ja yksinkertaistamista sekä standardisointia. Standardisoinnilla tarkoitetaan yhtenäistä tapa tehdä asioita. Seurannassa tarkastellaan prosessihajontaa eli tarkastetaan onko toiminta standardin mukaista. Lean menetelmän käyttöönottoon liittyviksi onnistumistekijöiksi voidaan nostaa seuraavat tekijät: organisaatiokulttuuri ja omistajuus organisaation valmiuden kehittäminen sitoutumisen ja osaamisen johtaminen ulkopuolinen tuki ensimmäisessä käyttöönotossa

4 tehokas kommunikointi ja sitoutuminen organisaation jokaisella tasolla strateginen lähestyminen parannuksiin tiimityö ja osallistava kokonaisajattelu järjestelmästä realistisen aikataulun asettaminen muutokselle ja sitoutumiselle sekä innostuksen hyödyntäminen muutoksessa LEAN MENETELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO PILOTIN AVULLA KEMIN KAUPUNGISSA JA PELLON KUNNASSA Kemissä ja Pellossa Lean menetelmän käyttöönottoa on suunniteltu Tulevaisuuden kunta liinaa kehittämishankesuunnitelmassa pilottien avulla, jossa ensimmäisessä käyttöönotossa käytetään ulkopuolista tukea. Pilotti on tarkoitus toteuttaa syksyn 2016, elo syyskuu, aikana. Pyydämme tarjousta asiantuntijapalveluista pilottivaiheeseen, jonka tarkoituksena on jatkossa monistaa omaksuttua toimintamallia ja edetä Lean menetelmän käyttöönotossa eri palvelualueilla sekä yksiköissä pilotissa opittujen työvaiheiden mukaisesti tarkasteltaessa prosesseja ja toimintatapoja. Pilotissa tavoitteena toimintatapojen kehittämisessä on: luoda yhtenäinen toimintamalli prosessien ja toimintatapojen kehittämisessä keskittyä olennaisiin työvaiheisiin ja karsia turhat toiminnot (hukat) prosesseista jatkuvan parantamisen toimintamallin omaksuminen ja johtaminen ajattelun muutos Lean toiminta tulee rakentaa organisaatiokulttuuriin. Tarkoituksena on haastaa organisaatio näkemään maailma toisella tavalla ja ajattelemaan toisin. Kehittämisessä keskeisessä roolissa ovat itse työtä tekevät ihmiset ja jokainen on oman työnsä paras asiantuntija. Lean toimintatavassa ohjataan esimiestä kohti valmentavaa ja tiimin vahvuuksia hyödyntävää päivittäistä johtamista. Valmentavan johtamisen tarkoitus on parantaa organisaation suorituskykyä ja aikaansaannoksia luomalla yksilöille ja tiimeille suotuisia kehittymismahdollisuuksia ja tilanteita. Systemaattinen jatkuva parantaminen edellyttää,että ongelmia tutkitaan huolella, ratkaisuvaihtoehtoja testataan, niiden toimivuutta seurataan ja toimivat ratkaisut viedään laajasti käytäntöön. Jatkuvaa parantamista tuetaan toiminnan mittaamisella ja mittareiden viemisellä osaksi päivittäistä johtamista. Jokaisella prosessilla on omat vaiheensa, tehtävänsä sekä toimintonsa, minkä takia jokaisen organisaation tulisi määritellä omat avainprosessinsa sekä kuinka niitä käytetään, kun pyritään luomaan arvoa. Kun asukkaan arvo on määritelty ja tunnistettu arvoa tuottavat ja tuottamattomat aktiviteetit, pyritään eliminoimaan kaikki hukka ja järjestämään arvoa tuottavat aktiviteetit mahdollisimman sujuviksi virtauksiksi. Toiminta tulee järjestää

5 siten, että kaikki lisäarvoa tuottamaton työ eliminoidaan prosessista. Lean menetelmän käytön varmistaminen käyttöönottopilotin jälkeen Jottei Lean osaaminen vain jäisi ulkopuolisen konsultin varaan, osana pilottia on tarkoitus kouluttaa 5 Pellon kunnan (2 hlö) ja Kemin kaupungin (3 hlö) operatiivisen johdon nimeämää sisäistä oppijaa ulkopuolisen konsultin avulla. Sisäiset oppijat jatkavat Lean menetelmän soveltamista organisaatiossa pilotin jälkeen kuntien Lean vastaavina ja huolehtivat, että kunnissa on jatkossakin käytössä yhtenäinen systemattinen toimintamalli prosessien ja toimintatapojen kehittämisessä. Sisäiset oppijat ovat mukana konsultin työskennellessä henkilökunnan koulutuksen, pilottitiimien ja prosessien mallintamisessa, jotta oppivat Lean menetelmän periaatteet ja oppivat soveltamaan Lean periaatteita sekä työkaluja käytännössä. Tarjouspyynnön sisältö ja arviointikriteerit 1. Nimetyn kouluttajan pätevyys, osaaminen ja asiantuntemus (25 pistettä) Työkokemus > 5 vuotta Lean menetelmän käyttöönotoissa ja Lean työkalujen käytöstä sekä suorituskyvyn mittareiden määrittelemisestä ja käytöstä Työkokemus > 10 vuotta laatujohtamisesta ja jatkuvasta parantamisesta työelämässä Näyttö laatu arvioitsijana toimimisesta Kielitaito suomi Työkokemus: Vähintään 5 vuoden kokemus kouluttajana/ konsulttina toimimisesta Lean menetelmän käyttöönotoissa ja Lean työkalujen käytöstä sekä suorituskyvyn mittareiden määrittelemisestä ja käytöstä. Lisäksi kouluttajalta/konsultilta vaaditaan vähintään 10 vuoden työkokemus laatujohtamisesta ja jatkuvasta parantamisesta työelämässä. Kieli: suomi, sekä puhuttu että kouluttajan/konsultin kirjalliset materiaalit. Kouluttajan pätevyys todennettava CV:lla ja arvioidaan valintaperusteiden kohdassa 1.

6 2. Lean menetelmän käyttöönoton toteutuksen mallin monipuolisuus ja sisältö (25 pistettä) ja käyteyt työpäivät (15 pistettä) Tarjousta pyydetään Lean menetelmän toteutuksen mallista ja ulkoiseen tukeen mallin käyttöönotosta. Toteutuksen mallin on oltava sellainen, joka yhdistää: asukas/asiakas näkökulman arvon tuottamisen tehokkuuden toiminnassa prosessimaisen ajattelun asukas/asiakas rajapinnassa käytännön toiminnan tasolla tapahtuvat muutokset henkilöstön ajattelussa sekä toimintatavoissa Toteutuksen mallin tulee keskittyä myös organisaatiokulttuurin muutokseen sekä henkilökunnan ja johdon Lean osaamisen ja ymmärryksen lisäämiseen. Toteutuksen mallin tulee perustua seuraaviin tarpeisiin: Kemin kaupungin tarpeet Johdon perehdytys Tavoite Kenelle Milloin Hinta Ymmärretään: Tuottavuuden ja tuloksellisuuden johtaminen. Jatkuvan parantamisen kulttuuri, jatkuvan parantamisen johtamismalli, johtajan rooli Lean muutoksessa. Kaupunginhallitus jäsenet, tilaajajohtajat (kaupungin operatiivinen johto) Elokuu 1 sessio 4 tuntia/sessio 15 osallistujaa/sessio Henkilökunnan perehdytys Ymmärretään: Jatkuvan parantamisen tavoitteet, jatkuvan parantamisen toteutuksen malli, esimerkkejä menetelmistä Yleinen perehdytys henkilökunnalle Elokuu 4 sessiota, 1 ½ tuntia/sessio 120 osallistujaa/sessio Päivittäinen parantaminen Luonnollisten tiimien tunnistaminen, valmistelu ja perehdytys. Tiimitaulun ja palaverin mallintaminen ja käyttöönotto. Työpaikkan organisointi ja työmenetelmien standardointi. Tiimitaulujen ja palaverien, toiminnan varmistaminen. 1 valittu tiimi Elo syysk uu 5 päivää

7 Arvoketjun mallintaminen ja parannuskeinojen tunnistaminen Nykyisen ja tavoitetilan arvoketjun mallintamisen valitulla alueella, sekä erikseen sovittavan määrän tukea muutoksen toteuttamiseksi. Tarkoitus on toteuttaa askelmainen läpimurtoparannus. Päätetään parannus toimenpiteet mallennettuun ja arvovirta kartoitettuun prosessiin. Parannustoimen piteen toteuttaminenesim. virtauksen tehostamiseen, työn standardointiin, laadun parantamiseen, palveluprosessien parantamiseen, projektien tehostamiseen 2 valittua prosessia Elo syysk uu 5 päivää Pellon kunnan tarpeet Johdon perehdytys Tavoite Kenelle Milloin Hinta Ymmärretään:Tuottavuuden ja tuloksellisuuden johtaminen, muutoksen johtaminen, jatkuvan parantamisen kulttuuri, jatkuvan parantamisen johtamismalli, johtajan rooli Lean muutoksessa. Kunnanhallituksenja kunnanvaltuuston jäsenet, kunnan operatiivinen johto, lähiesimiehet Elokuu Marraskuu 4 tuntia/sessio 2 sessiota (20 osallistujaa/ sessio) Henkilökunnan perehdytys Ymmärretään:Lean ajattelu, muutokset organisaatiossa, yksilön rooli prosessissa, jatkuvan parantamisen tavoitteet, jatkuvan parantamisen toteutuksen malli, esimerkkejä menetelmistä Perehdytys henkilökunnalle Elokuu Syyskuu Marraskuu 3 tuntia/sessio 3 sessiota (50 osallistujaa/ sessio) Päivittäinen parantaminen Luonnollisten tiimien tunnistaminen, valmistelu ja perehdytys. Tiimitaulun ja palaverin mallintaminen ja käyttöönotto. Työpaikan organisointi ja työmenetelmien standardointi. Tiimitaulujen ja palaverien, toiminnan varmistaminen. 2 valittua pilottitiimiä eri palvelualueelta Elokuu 1 päivä (2 tiimiä/päivä)

8 Arvoketjun mallintaminen ja parannuskeinojen tunnistaminen Nykyisen ja tavoitetilan arvoketjun mallintaminen valitulla alueella, tuen saaminen muutoksen toteuttamiseksi. Päätetään kehittämistoimenpiteet mallinnettuun ja arvovirta kartoitettuun prosessiin. Parannustoimenpiteen toteuttaminen esim. virtauksen tehostamiseen, työn standardointiin, laadun parantamiseen, palveluprosessien parantamiseen, projektien tehostamiseen liittyen. 13 tiimiä, jokaisella oma prosessi työstettävänä Syyskuu 6 päivää (½ päivää/tiimi, yksi tiimi koulutuspäivänä) Kemin ja Pellon kuntien yhteiset tarpeet Sisäiset oppijat Organisaation Lean vastaavat 5 7 kuntien operatiivisen johdon nimeämää henkilöä Elo syysk uu, koulutus toteutetaa n joko Kemissä tai Pellossa 1 päivä Koulutukset tapahtuvat kuntien omistamissa tiloissa ja mahdolliset kustannukset tiloista sisällytetään hankkeen kustannuksiin. Toteutuksen mallin tulee myös sisältää aikataulusuunnitelman ja arvioitu käytetty työaika työpäivinä. Toteutuksen mallia arvoidaan valintaperusteiden kohdassa Yrityksen referenssit (15 pistettä) Palveluntuottajalta pyydetään toimittamaan kaksi (2) referenessiä julkiselle sektorille tuotetusta ansiantuntijapalvelusta Lean menetelmän käyttöönotossa. Referenssien on ajallisesti oltava vuosilta Yrityksen referenssit todennettava ja arvioidaan valintaperusteiden kohdassa Kokonaishinta (20 pistettä) Hinta pyydetään esittämään alvittomana kokonaishintana sisältäen muut kulut.

9 Kokonaishintaa vertaillaan valintaperusteiden kohdassa 4. Valintaperusteet: tarjouksia, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vaatimukset, vertaillaan keskenään. Vertailussa ominaisuudet vaikuttavat: 1) osaaminen ja asiantuntemus (25 pistettä) 2) toteutuksen mallin sisältö ja monipuolisuus (25 pistettä), käytetyt työpäivät (15 pistettä) 3) julkiselle sektorille tuotetut asiantuntijapalvelut Lean menetelmän käyttöönotossa (15 pistettä ) 4) kokonaishinta (20 pistettä) painoarvot ominaisuuksille 1) osaaminen ja asiantuntemus (25 %) 2) toteuttamissuunnitelman sisältö ja monipuolisuus, käytetyt työpäivät (40%) 3) julkiselle sektorille tuotetut asiantuntijapalvelut Lean menetelmän käyttöönotossa (15%) 4) kokonaishinta (20 %) Tarjouksista valitaan eniten pisteitä saanut, edellyttäen, että kustakin osa alueesta tarjoaja saa vähintään 3 puolet maksimipistemäärästä. Mikäli yksi tai useampi tarjous saa saman pistemäärän, valittavaksi tulee se tarjous, joka saa painoarvoltaan suurimmasta eniten pisteitä. Jos tässäkin on sama pistemäärä, edetään painoarvoittain suuremmasta pienempään kunnes piste ero syntyy. Tarjousten jättöaika: Tarjoukset tulee jättää suomenkielisenä klo mennessä. Tarjoukset toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@kemi.fi otsikolla. Asiantuntijapalveluiden kilpailutus. Kysymykset ja vastaukset: Kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse klo mennessä osoitteeseen hankinnat@kemi.fi otsikolla Asiantuntijapalveluiden kilpailutus. Vastaukset julkaistaan osoitteessa hankinnat/ Hylkäämisperusteet: Tarjouspyynnön vastainen tai myöhässä saapunut tarjous tullaan hylkäämään.

10 Tarjous hylätään mikäli ilmenee, että tarjoajaa koskee jokin hankintalain 53 tai 54 :ssa tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintapäätös: Hankintapäätöksen tekee Kemin kaupungin hankintayksikkö. Palvelusopimus tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintayksikkö ei sitoudu tarjousvertailun määriin, vaan hankinnat suoritetaan tarveperusteisesti. Hankintayksikkö varaa oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Hankintayksikkö ei vastaa tarjouksen tekemisestä aiheutuneista kustannuksista. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan tarjoajalle sähköpostitse ja tätä varten tarjoajan on ilmoitettava sähköpostiosoitteensa, johon päätös toimitetaan. Sopimuksen purkaminen: Hankintayksikkö varaa oikeuden purkaa hankinta, mikäli toimituksen aikana ilmenee, että tarjoaja ei pysty tarjoamaan tarjouspyynnön, tarjouksen ja sopimuksen mukaisia palveluja. Mikäli tarjoaja ei kykene tuottamaan sovittua palvelua on tarjoaja korvausvelvollinen järjestelyn aiheuttamista ylimääräisistä kustannuksista. Asiakirjojen julkisuus: Hankintaa koskevat asiakirjat ovat julkisia, kun hankintasopimus tehty (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Hankintaan osallistuvan palvelujen tarjoajan toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat julkisiksi hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen. Palvelujen tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksen liike ja ammatti salaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike tai ammatti salaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö päättää mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta on julkinen tieto.