-TASE - Puolustushallinnon Taloushallinnon selvitys Loppuraportti

-TASE - Puolustushallinnon Taloushallinnon selvitys Loppuraportti Puolustusministeriö 15.12.2004

LAATIJAT: Tämän raportin ovat laatineet: Satu Kiiskinen Senior Manager Anu Lindberg Senior Consultant BearingPoint Kalevankatu 3 A FIN-00100 Helsinki Finland Office: +358 10 80 2288 Mobile: +358 40 844 2114 satu.kiiskinen@bearingpoint.com BearingPoint Kalevankatu 3 A FIN-00100 Helsinki Finland Office: +358 10 80 2288 Mobile: +358 40 578 7231 anu.lindberg@bearingpoint.com Markus Kaihoniemi Manager BearingPoint Kalevankatu 3 A FIN-00100 Helsinki Finland Office: +358 10 80 2288 Mobile: +358 40 752 0062 markus.kaihoniemi@bearingpoint.com This document is protected under the copyright laws of the United States and other countries as an unpublished work. This document contains information that is proprietary and confidential to BearingPoint, Inc. or its technical alliance partners, which shall not be disclosed outside or duplicated, used, or disclosed in whole or in part for any purpose other than to evaluate BearingPoint, Inc. Any use or disclosure in whole or in part of this information without the express written permission of BearingPoint, Inc. is prohibited. 2004 BearingPoint, Inc. (Unpublished). All rights reserved. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 2

SISÄLTÖ 1 Raportin yhteenveto 4 2 Taustaa ja tavoitteet 17 3 Projektin lähestymistapa, laajuus ja organisointi 20 4 Nykytila-analyysi 26 5 Taloushallinnon palvelukeskuksen toiminta-ajatus 38 6 Visio ja strategiset tavoitteet 42 7 Kustannus- ja hyötyanalyysi 49 8 Johtopäätökset ja toimenpidesuositukset 62 Liitteet 65 Liite 1: Projektin eteneminen ja työkokousten sisältö Liite 2: Tutkittujen prosessien nykytila Liite 3: Haastattelujen yhteenveto 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 3

1 RAPORTIN YHTEENVETO TASE - taloushallinnon selvitys

1 RAPORTIN YHTEENVETO Taustaa. Puolustushallinnon taloushallinnon kehittämishanke liittyy valtiovarainministeriön johdolla tapahtuvaan valtion konserniohjauksen kehittämiseen mm. valtion keskushallinnon kehittämistavoitteiden, valtionhallinnon tulosvastuuta ja tilivelvollisuutta uudistavan hankkeen sekä tuottavuuden toimeenpanoohjelman osalta. Se liittyy kiinteästi valtiokonttorin toimesta toteutettavaan valtion tukipalvelujen kehittämisohjelmaan nimeltään KIEKU. Hankkeen aloitusprojektina käynnistettiin välittömästi esiselvitys, jonka tavoitteena oli selvittää palvelukeskusmallin soveltuvuus puolustushallinnon tilivirastojen taloushallinnon kehittämiseen ja antaa perusteet päätöksenteolle ottaen huomioon toiminnalliset, taloudelliset ja valmiudelliset asiat sekä henkilöstövaikutukset. Siihen liittyi maksupisteiden arviointi ja taloushallinnon rutiineiden ja tehtävien järjestelymahdollisuuden selvittäminen palvelukeskusmallin mukaisesti maksupisteitä yhdistämällä. Esiselvityksen tavoite. Esiselvityksen tavoitteena oli laatia selvitys hallinnonalan taloushallinnon tukipalvelujen organisoinnissa palvelukeskusmallin mukaisesti sekä sen tuomista eduista ja haitoista. Esiselvityksen tavoitteena oli antaa perusteet taloushallinnon tukipalvelujen järjestämistä koskevalle päätöksenteolle. Selvitykseen kuului myös jatkotoimenpiteitä ja niiden aikataulua koskevien ehdotusten tekeminen. Alustavana tavoitteena oli, että keskeiset organisaatioratkaisut voitaisiin tehdä vuoden 2006 talousarvioehdotuksessa. Tämä edellyttää etenemislinjoista päättämistä syksyn 2004 aikana, mihin mennessä käynnistettävä selvitys tuli saada valmiiksi. Lähestymistapa. Koska puolustushallinnon taloushallinnon kehittämishankkeen lähtökohtana oli palvelukeskusmalli, projektissa hyödynnettiin BearingPointin lähestymistapaa palvelukeskushankkeisiin. Lähestymistapa kattaa neljä eri vaihetta esiselvityksen, suunnittelun, toteutuksen ja optimoinnin. Alla olevassa kuvassa on esitetty esiselvitysvaihe tarkemmin. Projektin Projektin organisoituminen organisoituminen Projektin ohjaus ja muutoshallinta Tiedon kerääminen ja nykytilan Haastattelut analyysi ja tiedon kerääminen Toiminta-ajatuksen kehittäminen Hyötyjen ja kustannusten Hyötyjen ja kustannusten arviointi arviointi Projektin laajuus. Projekti kattoi kaikki puolustushallinnossa tehtävät toiminnot seuraavissa taloushallinnon prosessien prosesseissa: ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra, matkalaskut, maksuliike (lähtevä raha), laskutus, myyntireskontra ja maksuliike (saapuva raha), kirjanpito ja tilinpäätökset sekä käyttöomaisuuskirjanpito. Edellisten lisäksi selvitettiin myös seuraavien puolustusvoimissa Pääesikunnan suunnitteluosastolle kuuluvien prosessien nykytila: sisäinen laskenta, suunnitteluprosessi, raportointi ja analysointi sekä valtuusseuranta. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 5

1 RAPORTIN YHTEENVETO Nykytila-analyysi. Talouden nykytilan kartoittamiseksi kerättiin kyselylomakkeella tietoa puolustushallinnon talousprosessien työmääristä, volyymeista ja kustannuksista. Kyselylomakkeella kerättyjä tietoja verrattiin BearingPointin suomalaiseen palvelukeskusaineistoon, jotta voitiin selvittää saavutettavissa oleva resurssien uudelleenkohdistamispotentiaali. Potentiaalin selvittämistä varten projektiryhmä määritteli tavoitetilan työnjaon palvelukeskuksen ja asiakkaiden välillä sekä prosessien tavoitetehokkuudet. Lisäksi tehtiin haastatteluita, jotka tukivat nykytila-analyysin tekemistä. Selvityksessä huomioitiin henkilö-, IT-, yleis- ja palvelusopimuskustannukset prosessikohtaisesti. Talouden prosessien kustannukset ovat yhteensä noin 22 821 miljoonaa euroa. Koko puolustushallinnon osalta henkilökustannusten osuus kaikista taloushallinnon kustannuksista on noin 71,2 %. Kustannusrakenne vaihteli hieman vastaajittain. Eniten vaihteli yleiskustannusten ja ITkustannusten osuus. Koko puolustushallinnon osalta IT-kustannusten osuus kokonaiskustannuksista on 4,8 %, joka on selvästi vähemmän kuin vertailussa mukana olevilla palvelukeskuksilla. Henkilöstökustannusten suuri osuus pienentää IT-kustannusten suhteellista osuutta puolustushallinnon aineistossa. Palvelukeskuksilla järjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista on noin 20 % - 40%. Tietojärjestelmien hyödyntämisaste vaikuttaa sekä prosessien taloudellisuuteen että tuottavuuteen. 16 000 12 000 8 000 4 000 0 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Kustannusten jakauma t 16 256,2 5 397,0 1 090,7 Hlöstö-kust. Yleiskust. IT kust. Kustannusten jakauma % 0,3 4,8 15 23,6 32 18 71,2 35 Puolustushallinto Palvelukeskukset 78,0 Palvelusopimuksilla ostetut palvelut Palvelusopimuksilla ostetut palvelut IT kust. Yleiskust. Hlöstö-kust. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 6

1 RAPORTIN YHTEENVETO Taloushallinnon prosessien kustannukset ovat yhteensä noin 22 821 miljoonaa euroa ja henkilötyövuodet yhteensä 523,4 htv. Henkilötyövuosilla ja kustannuksilla mitattuna suurimpia prosesseja ovat: 8 000 6 000 4 000 2 000 ostolaskujen käsittely (178,3 htv, 8581,6 t ) matkalaskut (70,2 htv, 3 552,3 t ) kirjanpito ja tilinpäätökset (51,7 htv, 2 549,6 t ) raportointi ja analysointi (62,2 htv, 2 171,4 t ) suunnittelu (75,2 htv, 1 908,9 t ) 0 Ostolaskut Matkalaskut Kirjanpito ja tilinpäätökset Prosessien kustannukset t Raportointi ja analysointi Suunnitteluprosessi Maksuliike (Lähtevä raha) Laskutus Myyntiresk. ja saapuva raha Sisäinen laskenta Käyttöomaisuus Valtuusseuranta 24 000 20 000 16 000 12 000 8 000 4 000 0 Tämä on hyvin tyypillinen resurssien jakautuminen myös muissa julkisen sektorin organisaatioissa. Puolustushallinnossa prosessien suuruusjärjestys vaihtelee riippuen siitä, tarkastellaanko niitä kustannusten vai henkilötyövuosien suhteen. Tämä johtuu siitä, että suunnittelu-, raportointi ja analysointi, sisäisen laskennan sekä valtuusseurannan tiedot on saatu Pääesikunnan suunnitteluosastolta. PE suunnitteluosaston ilmoittamissa tiedoissa yleiskustannusten osuus henkilöstökuluista (vain 4%-7%) on huomattavasti pienempi kuin taloushallinnon ilmoittamissa tiedoissa (33%-45%). Näiden prosessien henkilötyövuosissa ja kustannuksissa on tiettyä epäluotettavuutta, mutta niillä ei ole palvelukeskusmallin kannalta olennaista merkitystä. Prosessien henkilötyövuodet 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 7 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Ostolaskut Suunnitteluprosessi Matkalaskut Raportointi ja analysointi Kirjanpito ja tilinpäätökset Laskutus Sisäinen laskenta Maksuliike (Lähtevä raha) Myyntiresk. ja saapuva raha Käyttöomaisuus Valtuusseuranta 500 400 300 200 100 0

1 RAPORTIN YHTEENVETO Taloushallinnon palvelukeskuksen toiminta-ajatus. Tavoitetilassa taloushallinnon prosessien tulisi toimia tehokkaasti, jolloin resursseja jää riittävästi substanssi- eli asiakasyksikön johdon tukeen, taloussuunnitteluun ja talouden raportointiin Tällöin nykytilan kehittämisen tulisi perustua rakenteellisiin ratkaisuihin sekä sellaisten työkalujen ja menetelmien toteuttamiseen, jotka mahdollistavat tavoitetilan toteutumisen. Ohessa on esitetty valtion taloushallinnon rakenteen tavoitetila, jossa on erotettu tilaaja-tuottajamallin mukaisesti johtamista ja päätöksentekoa tukevat palvelut talouden perustoiminnoista, jotka on mahdollista tuottaa keskitetysti. Tavoitetilan rakenteella pyritään muuttamaan taloushallinnon painopistettä asiakasyksiköissä enemmän tapahtumien käsittelystä johdon tukemiseen ns. controller toimintaan. Palvelukeskustoimintamallilla pyritään parhaimpien toimintatapojen hyödyntämiseen, tietojärjestelmien maksimaaliseen hyväksikäyttöön sekä laadun ja tehokkuuden lisäämiseen. Palvelukeskus palvelee kaikkia asiakkaita sovitun palvelutason mukaisesti perustuen erilliseen sopimukseen. Palvelukeskuksen ohjausmalli perustuu nettobudjetoituun toimintamalliin, jolloin sen tuottamat palvelut ovat asiakkaille maksullisia. Tällä varmistetaan toisaalta palvelukeskuksen sisäinen toiminnan ohjaus kustannustehokkuus-, laatu- ja asiakaspalvelutavoitteiden osalta, mutta myös se, että joukkoosastoissa sisäisten palveluiden kustannuksiin saadaan läpinäkyvyyttä ja siten voidaan karsia päällekkäisiä toimintoja. Valtion yhteiset Klusterin tms. yhteiset Substanssi -yksikkökohtaiset Konsernitasoisen ohjauksen / rakenteen tavoitetila Johtamista ja päätöksentekoa tukevat palvelut Strategiset Erikoispalvelu palvelut Valtiokonsernin taloushallinnon strategian määrittely ja toteutus Yhtenäiset tietomallit Laskentapuitteiden suunnittelu ja ylläpito (esim ohjeistus) Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen Toiminnan taloudellinen raportointi ja analysointi Analyyttiset palvelut Toiminnan taloudellinen raportointi ja analysointi Substanssijohdon tuki Budjetointi Suunnittelu Ennustaminen Osaamisen kehittäminen (esim koulutus) Kustannustehokkaat perustoiminnot ja palvelut Yhteiset palvelut Konsernitilinpäätöksen laadinta IT-tuki, hankinta ja kehitys Kirjanpito ja tilinpäätökset Osto- ja myyntireskontra Käyttöomaisuuskirjanpito Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen Yksikön perustoiminnot Lähdeaineiston tuottaminen (esim. laskutus, palkanlaskenta) Talousarvioseuranta Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 8

1 RAPORTIN YHTEENVETO Puolustushallinnon palvelukeskuksen osaava, motivoitunut taloushallinnon henkilöstö tuottaa ja kehittää asiakaslähtöisesti joustavia ja kilpailukykyisiä palveluita valtiokonsernissa sekä rauhan että kriisin aikana Visio ja strategiset tavoitteet. Osana esiselvitystä projektiryhmä määritteli puolustushallinnon taloushallinnon palvelukeskukselle strategiakartan, joka ohjaa palvelukeskuksen toimintaa. Strategiakartta koostuu visiosta, strategisista tavoitteista, kriittisistä menestystekijöistä sekä mittareista. Esiselvitysvaiheessa projektiryhmä määritteli vain vision ja strategiset tavoitteet. Visio vastaa kysymykseen: Mitä puolustushallinnon taloushallinnon palvelukeskus haluaa olla tulevaisuudessa? Visio on yhteinen näkemys puolustushallinnon taloushallinnon halutusta tulevaisuuden tilasta ja se kertoo mihin puolustushallinnon taloushallinto on menossa. Selkeä visio kasvattaa henkilöstön motivaatiota ja sitoutumista. Taloushallinnon palvelukeskuksen tavoitetila Strategisilla tavoitteilla ilmaistaan, miten visiolauseen tavoitetila saavutetaan tai mitkä ovat keinot sen saavuttamiseksi. Kriittiset menestystekijät kertovat missä on ehdottomasti onnistuttava, jotta strategiset tavoitteet täyttyvät? Missä asiakokonaisuuksissa on oltava todella hyvä? Mitkä ovat onnistumisen edellytykset? Mittarit edustavat strategiakartan alinta tasoa. Mittareiden avulla pyritään saamaan tietoa siitä, miten hyvin kriittisiä menestystekijöitä hallitaan ja missä määrin strategiset tavoitteet saavutetaan. Puolustushallinnon Puolustushallinnon palvelukeskuksen palvelukeskuksen osaava, osaava, motivoitunut motivoitunut taloushallinnon taloushallinnon henkilöstö henkilöstö tuottaa tuottaa ja ja kehittää kehittää asiakaslähtöisesti asiakaslähtöisesti joustavia joustavia ja ja kilpailukykyisiä kilpailukykyisiä palveluita palveluita valtiokonsernissa valtiokonsernissa sekä sekä rauhan rauhan että että kriisin kriisin aikana aikana Strategiset tavoitteet (v 2010 mennessä) Talous ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus Asiakkaat Palvelut ja prosessit Ihmiset ja osaaminen Kriittiset menestystekijät/edellytykset Mittarit 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 9

1 RAPORTIN YHTEENVETO Taloushallinnon palvelukeskuksen strategiset tavoitteet on jaettu neljään eri näkökulmaan, jotka perustuvat yleisesti käytettyyn tuloskortti (Balanced Scorecard) lähestymistapaan, joka pystystään helposti kääntämään valtiolla käytössä olevan tulosprisman muotoon. Neljä näkökulmaa, joita ovat talous ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus, asiakkaat, palvelut ja prosessit sekä ihmiset ja osaaminen, jakavat tavoitteet ulkoisen toimintaympäristön ja organisaation sisäisten voimavarojen mukaan. Eri näkökulmien ansiosta pystytään taloudellisten tekijöiden ohella seuraamaan myös muita organisaation onnistumisen kannalta tärkeitä tekijöitä. Talous ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus Toteuttaa valtion tuottavuusohjelman tavoitteita: Kriittinen toiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden seuranta johtaa kustannustehokkuuteen, kilpailukykyisyyteen sekä optimaaliseen laatuun. Taloushallinnon palvelukeskus tukee valtion alueellistamistavoitteita ja työnantajapolitiikkaa sekä vastaa eläköitymisen haasteisiin. Palvelut ja prosessit Puolustushallinnon palvelukeskuksen tietojärjestelmien ja teknologian tehokkaasti tukemat yhtenäiset prosessit, joita kehitetään jatkuvasti. Taloushallinnon palvelukeskus toimii vuorovaikutteisesti valtiohallinnon muiden palvelukeskusten kanssa. Asiakkaat Luotettavat, asiakkaan tarpeita vastaavat palvelut takaavat korkean asiakastyytyväisyyden sekä rauhan että kriisin aikana. Joustava organisaatio ja palvelut mahdollistavat asiakaskunnan laajentamisen valtionkonsernin sisällä. Ihmiset ja osaaminen Ammattitaitoinen, kehityshakuinen, osaava ja motivoitunut henkilöstö jonka turvallinen ja luotettava toiminta lisää valtion arvostusta työnantajana. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 10

1 RAPORTIN YHTEENVETO Kustannus- ja hyötyanalyysi. Puolustushallinnon henkilöresurssien uudelleenkohdentamispotentiaali verrattuna vuoteen 2004 on noin 207 henkilötyövuotta. Tämä vastaa 40 % koko taloushallinnon prosessien henkilötyövuosista. Prosessien yhteenlaskettu uudelleenkohdentamispotentiaali henkilöstökustannuksissa vuositasolla on 6 850 930. Tämä vastaa 42 % koko taloushallinnon henkilöstökustannuksista. Uudelleenkohdentamispotentiaali pelkästään henkilöstökustannuksien osalta ylittää hankkeelle asetetun 15-20 % tavoitteen. Hankkeen takaisinmaksuaika on 1 vuosi 6 kk, mikä on erittäin lyhyt ja selkeästi parempi kuin keskimääräinen palvelukeskushankkeiden takaisinmaksuaika (2-3 vuotta). Hankkeen nettonykyarvo, laskettuna 3,0 % korkokustannuksella ja 7 vuodelle on yli 35 M. Nettonykyarvo 5 vuodelle laskettunakin on yli 21 M, eli hanke on erittäin kannattava. Palvelukeskusmallin toteuttamiseen vaadittavien investointien suuruudeksi on arvioitu noin 3,6 M. Investointivaatimus on jopa alhainen suhteutettuna hankkeen takaisinmaksuaikaan ja 1. toimintavuotena saavutettavaan resurssien uudelleenkohdentamispotentiaaliin. Henkilöstöresurssien uudelleenkohdentamispotentiaalin toteutumiseen vaikuttavat puolustusvoimien henkilöstöpolitiikan linjaukset. Projektin suunnitteluvaiheessa lähtökohtana on, ettei henkilöstöä irtisanota vaan tehostuminen realisoituu luonnollisen poistuman kautta. Tarvittavat investoinnit yhteensä 3 641 Nettonykyarvo 35 828 Takaisinmaksuaika annetulla korkokannalla 1 vuosi 6 kk Käytetty aikajänne (nettonykyarvolaskelma) 7 vuotta Käytetty korkokustannus 3,00 % Vuosittaiset resurssien udelleen kohdentamispotentiaalit verrattuna nykytilaan euroa 1. Toimintavuosi 1 963 2. Toimintavuosi 3 896 3. Toimintavuosi 5 858 4. Toimintavuosi 8 309 5. ja siitä eteenpäin toimintavuodet 8 415 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 11

1 RAPORTIN YHTEENVETO Saavutettavat toiminnalliset hyödyt ja riskit Hyödyt Osaava ja innostunut henkilöstö kuuluu joukkoon, jonka ydintehtävä on taloushallinto. Käyttökustannusten ja investointikustannusten merkittävä pieneneminen verrattuna hajautettuun malliin. Henkilöstöresurssit voidaan kohdentaa tehokkaasti. Tehostunut toiminta johtaa parempaan kustannustehokkuuteen ja alhaisempiin taloushallinnon kokonaiskustannuksiin. Vapautuvat resurssit voidaan käyttää strategisen taloushallinnon / johdon laskentatoimen asiantuntija- ja analysointi-tehtäviin sekä puolustusvoimien ydintehtäviin. Malliin siirtyminen voidaan toteuttaa ilman irtisanomisia luontaista poistumaa hyväksi käyttäen Toimenkuvien uudelleen suunnittelu ja uusi organisaatiomalli tarjoavat uusia mielekkäitä, vastuullisia ja selkeitä tehtäväkuvia sekä rooleja henkilöstölle. Malliin siirtyminen mahdollistaa moniosaajat, joilla nykyistä joustavampi urakehitys. Kannustava palkitsemisjärjestelmä kasvattaa työtyytyväisyyttä. Ohjaus ja johtaminen selkiytyvät ja johtamisen keskittäminen parantaa toimintaa. Prosesseilla selkeät vastuut ja omistajat, tekeminen saadaan läpinäkyväksi. Yhtenäisiä toimintaperiaatteita ja tietovarastoja voidaan hyödyntää valtakunnallisesti. Tehokkaat ja korkealaatuiset palveluprosessit ovat kaikkien osapuolien käytössä (raportoinnin laatu ja nopeus). Kehittämistoiminnan vaikuttavuus paranee, koska palvelukeskus vastaa koko taloushallinnon tasolla kehittämisestä ja kehittämisen tulosten sekä resurssien ja tietojärjestelmien tehokkaammasta hyödyntämisestä. Palvelusopimuksilla ja asiakasvastaavien toiminnalla päästään suurempaan asiakaslähtöisyyteen ja voidaan huomioida asiakkaiden tarpeita paremmin Tilaaja tuottajamallilla on mahdollista alentaa kustannuksia edelleen, kun ostajien kustannustietoisuus kehittyy. Palvelujen hinnoittelu muuttuu läpinäkyvämmäksi ja palvelujen hinnat muodostuvat todellisten kustannusten perusteella. Palvelukeskus mahdollistaa nopeatkin organisaatio ja volyymimuutokset. Kriisiajan toimintoja nykyistä paremmin tukeva ja palveleva malli. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 12

1 RAPORTIN YHTEENVETO Riskit Tilaaja-tuottajamalli ei toteudu. Henkilöstövalinnoissa epäonnistutaan. Organisaatiossa ei tehdä selvitystyön perusteella esitettyjä päätöksiä. Päätöksentekoprosessin aikataulun venyminen estää toiminnan käynnistäminen suunnitellussa aikataulussa. Ei pystytä riittävästi vaikuttamaan henkilöstörakenteeseenosaamiseen- työtehokkuuteen - vanha malli jää käyttöön. Ei käytetä täyttökieltoa apuna sopeuttamaan henkilöstön määrää uuteen toimintamalliin. Uusia toimintatapoja ei saada käyttöön suunnitellulla tavalla, vaan käyttöön jää myös vanhat toimintatavat. Ei haluta nähdä tai ei ymmärretä saavutettavissa olevia toiminnallisia ja taloudellisia hyötyjä. Vapautuvien resurssien suunniteltu kohdentaminen ei toteudu. Muutosjohtamisessa ja -viestinnässä epäonnistutaan SAP-järjestelmää ei saada täysin hyödynnettyä taloushallinnon prosessien tukena. Johtopäätökset. Esiselvityksen perusteella voidaan todeta, että kehittämisvaihtoehdoksi valittu palvelukeskusmalli täyttää sekä valtionhallinnon KIEKU hankkeen tavoitteet että puolustushallinnon kokonaistavoitteet ja tukee vuoden 2004 puolustusselvityksen tavoitteita. Palvelukeskusmalli tukee etenkin tuottavuuden parantamiseen liittyviä tavoitteita, koska prosesseja keskittämällä voidaan saavuttaa merkittäviä kustannushyötyjä. Kustannustehokkuuden parantaminen edellyttää rakenteellisia muutoksia sekä palvelukeskuksen organisoinnissa mutta myös joukko-osastoissa. Tavoitetilan toimintamallissa taloushallinnon rooli joukko-osastoissa muuttuu ja resurssien painopiste kohdistuu toiminnan suunnitteluun, raportoinnin ja talouden analysointiin. Taloushallinnon palvelukeskusmallin toteuttaminen on kustannushyötyanalyysin mukaan erittäin kannattava hanke. Koska taloushallintoa palveleva SAP-järjestelmä on jo puolustusvoimissa toteutettu, ovat projektin investoinnit suhteellisen pieniä. Investoinnit liittyvät pääsääntöisesti SAPin optimointiin uuden toimintamallin mukaisesti, sähköisen ostolaskujen kierrätyksen toteutukseen (RONDO) sekä matkahallintajärjestelmän toteutukseen. Uuden toimintamallin avulla saavutettava resurssien uudelleenkohdentamispotentiaali on merkittävä yhteensä n. 200 htv. Henkilötyövuosisäästöt on mahdollista saavuttaa vain, mikäli palvelukeskuksen toteuttamisen lisäksi joukko-osastoissa uudelleen organisoidaan tehtäviä merkittävästi ja siten vapautetaan resursseja muihin toimintoihin. Projektin takaisinmaksuaika on 1 vuosi 6 kk, mikä on keskimääräistä lyhyempi. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 13

1 RAPORTIN YHTEENVETO Suositukset. Projektiryhmän suositus taloushallinnon kehittämiseksi on seuraava: Käynnistetään esitetyn kehittämisvaihtoehdon mukainen taloushallinnon palvelukeskuksen suunnitteluhanke, jossa puolustusvoimien taloushallinto organisoidaan palvelukeskusmallin mukaisesti ja sitä ohjataan ja johdetaan yhtenä yksikkönä. Suunnitteluvaihe toteutetaan kevään 2005 aikana. Toteutusvaiheen käynnistys ja aikataulu ratkaistaan suunnitteluvaiheen aikana. Palvelukeskusmallin suunnitteluvaiheen tulisi kattaa laskentatoimen sisällön, prosessien, järjestelmien ja organisaation suunnittelu sekä suunnitelmien yhteensovittamisen. Koko projektin kestävä projektin ohjaus ja muutoshallinta ovat tärkeässä asemassa merkittävässä muutostilanteessa. Lähestymistapaehdotus suunnitteluvaiheelle on esitetty ohessa. Projektin aloitus Projektin ohjaus ja muutoshallinta Sisällön suunnittelu Prosessien suunnittelu Organisaation suunnittelu Järjestelmien suunnittelu Toimitilojen suunnittelu Työnjakokeskustelut 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 14

2 TAUSTAA JA TAVOITTEET TASE - taloushallinnon selvitys

2 TAUSTAA JA TAVOITTEET Taustaa Puolustushallinnon taloushallinnon kehittämishanke liittyy valtiovarainministeriön johdolla tapahtuvaan valtion konserniohjauksen kehittämiseen mm. valtion keskushallinnon kehittämistavoitteiden, valtionhallinnon tulosvastuuta ja tilivelvollisuutta uudistavan hankkeen sekä tuottavuuden toimeenpanoohjelman osalta. Se liittyy kiinteästi valtiokonttorin toimesta toteutettavaan valtion tukipalvelujen kehittämisohjelmaan nimeltään KIEKU. Puolustushallinnon taloushallinnon kehittämishankkeessa otetaan huomioon valtioneuvoston kanslian asettaman tukitehtävien alueellistamishankkeen tavoitteet. Puolustusministeriö on lausunnossaan valtion taloushallintouudistuksesta todennut, että puolustusministeriön hallinnonalalla on tarkoitus asettaa oma hanke, jolla pyritään ohjaamaan ja koordinoimaan puolustushallinnon alakonsernin taloushallinnon kehittämistä valtion käynnistyvien tilivelvollisuusuudistuksen toteuttamishankkeen ja taloushallintouudistuksen periaatteiden mukaisesti. Puolustusministeriö piti lausunnossa tärkeänä mahdollisuutta osallistua kehittämisohjelmassa ehdotettuihin hankkeisiin, erityisesti rakenneuudistukseen, menettelyjen yksinkertaistamiseen sekä palvelukeskusmallin pilotointiin. Taloushallinnon kehittämishankkeen pilotoinnin onnistuminen on kriittinen koko hankkeen läpiviennin kannalta. Puolustushallinnon taloushallinnon pilotoinnilla saadaan yhtä aikaa kokemusta suurista volyymeistä ja hajanaisen toimintamallin yhtenäistämisestä. Pilotilla tarkoitetaan tässä kärkihanketta eikä vain kokeilua. Puolustusministeriöllä ja puolustusvoimilla on jo hyviä kokemuksia palvelukeskusmalleista, jolloin riski pilotoinnin epäonnistumiseen on pieni ja muutosvastarinnan hallinta on helpompaa. Tilaaja - tuottajamallin mukaista palvelukeskusajattelua on jo hyödynnetty Puolustushallinnon Rakennuslaitoksessa sekä puolustusvoimien PALMA ja RUOKE hankkeissa. Puolustusvoimien perustietojärjestelmät talouden osalta on jo yhtenäistetty. Vuoden 2004 alusta koko puolustusvoimissa käytössä oleva uusi SAP-järjestelmä materiaalihallinnon, hankintatoimen ja taloushallinnon kohdealueilla tukee sekä palvelukeskusmallia että pilotointia erinomaisesti, koska SAP-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä on yhtenäistetty kohdealueiden prosessit, toimintatavat ja tietojärjestelmät. Palvelukeskuspilotoinnin yhteydessä on mahdollista tarkastella SAPjärjestelmän tuomia prosessisäästöjä ja tehostamispotentiaaleja. Myös tämä mahdollistaa merkittävien hyötyjen saavuttamisen ja todentamisen pilotoinnissa. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 16

2 TAUSTAA JA TAVOITTEET Puolustushallinnossa palvelukeskusajattelu on osa oman toiminnan kehittämistä. Se tukee ajatusta ydin- ja tukitoimintojen organisoinnista uudella tavalla. Aloitettavassa hankkeessa voidaan terävöittää taloushallinnon tukiprosessien ohjausta ja tavoitteellisuutta kustannustehokkuuden ja palvelutason osalta. Puolustusvoimien taloushallinnon henkilöstön ikärakenne pakottaa toimenpiteisiin, koska valtio-työnantajan houkuttelevuus ei ole paras mahdollinen ja noin 20 % taloushallinnon henkilöstöstä on jäämässä eläkkeelle vuoden 2012 loppuun mennessä. Valtiokonttorin taloushallintoselvityksen loppuraportissa on arvioitu tuottavuuden tehostamispotentiaali valtion tilivirastoille. Tehostamispotentiaali antaa kuvan suuruusluokasta. Puolustushallinnon osalta tehostumispotentiaali on tilivirastojen keskiarvoa korkeampi. Hankkeen aloitusprojektina käynnistettiin välittömästi esiselvitys, jonka tavoitteena oli selvittää palvelukeskusmallin soveltuvuus puolustushallinnon tilivirastojen taloushallinnon kehittämiseen ja antaa perusteet päätöksenteolle ottaen huomioon toiminnalliset, taloudelliset ja valmiudelliset asiat sekä henkilöstövaikutukset. Siihen liittyi maksupisteiden arviointi ja taloushallinnon rutiinien ja tehtävien järjestelymahdollisuuden selvittäminen palvelukeskusmallin mukaisesti maksupisteitä yhdistämällä. Tavoitteet Esiselvityksen tavoitteena oli laatia selvitys hallinnonalan taloushallinnon tukipalvelujen organisoinnissa palvelukeskusmallin mukaisesti sekä sen tuomista eduista ja haitoista. Esiselvityksen tavoitteena oli antaa perusteet taloushallinnon tukipalvelujen järjestämistä koskevalle päätöksenteolle. Selvitykseen kuului myös jatkotoimenpiteitä ja niiden aikataulua koskevien ehdotusten tekeminen. Alustavana tavoitteena oli, että keskeiset organisaatioratkaisut voitaisiin tehdä vuoden 2006 talousarvioehdotuksessa. Tämä edellyttää etenemislinjoista päättämistä syksyn 2004 aikana. 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 17

3 PROJEKTIN LÄHESTYMISTAPA, LAAJUUS JA ORGANISOINTI TASE - taloushallinnon selvitys

3 PROJEKTIN LÄHESTYMISTAPA, LAAJUUS JA ORGANISOINTI Lähestymistapa Koska puolustushallinnon taloushallinnon kehittämishankkeen lähtökohtana oli palvelukeskusmalli, projektissa hyödynnettiin BearingPointin lähestymistapaa palvelukeskushankkeisiin. Lähestymistapa kattaa neljä eri vaihetta esiselvitys, suunnittelu, toteutus ja optimointi. Esiselvitysvaiheen tavoitteena oli selvittää palvelukeskuksen soveltuvuus taloushallinnon kehittämiseen ja antaa perusteet päätöksenteolle ottaen huomioon sekä toiminnalliset että taloudelliset asiat. Suunnitteluvaiheen tavoitteena on määritellä palvelukeskusmallin eri osa-alueet niin tarkalla tasolla, että niiden toteutus on mahdollista. Toteuttamiskelpoisella palvelukeskuksella tarkoitetaan mallia, joka on sisäisesti yhtenäinen niin prosesseiltaan kuin järjestelmiltään, mutta tarpeeksi joustava vastaamaan asiakkaiden erilaisiin tarpeisiin kustannustehokkaasti. Toteutusvaiheen tavoitteena on käynnistää palvelukeskusorganisaation toiminta ja siirtää ensimmäiset pilottiasiakkaat palvelukeskusmallin piiriin sekä arvioida alustava suorituskyky ja tehdä tarvittavat täsmennykset suunnitelmaan. Optimoinnilla tarkoitetaan palvelukeskuksen toiminnan käynnistyttyä jatkuvaa toiminnan kehittämistä ja suorituskyvyn seurantaa Projektin ohjaus ja muutoshallinta Vaihe I I - Esiselvitys Nykytilan analyysi Soveltuvuusarvio Kustannushyötyanalyysi Toiminta-ajatus Etenemissuunnitelma Vaihe II II - Suunnittelu Strategia ja toimintatavat Mittarit Prosessit Tietotarpeet/järjestelmät Organisaatio Sijainti Vaihe III III - Toteutus Resursointi Henkilöstön koulutus IT infrastruktuuri Testaus Palvelusopimukset Tuotantoonlähtö Vaihe IV IV - Optimointi Suorituskyvyn arviointi Jatkuva kehittäminen 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 19

3 PROJEKTIN LÄHESTYMISTAPA, LAAJUUS JA ORGANISOINTI Esiselvityksen vaiheet Esiselvitysvaiheen tavoitteena on selvittää palvelukeskusmallin soveltuvuus taloushallinnon tukitoimintojen kehittämiseen ja antaa perusteet päätöksenteolle, ottaen huomioon sekä toiminnalliset että taloudelliset asiat. Esiselvitysvaiheessa määritetään karkealla tasolla prosessimalli, palvelukeskuksen toiminta-ajatus sekä analysoidaan palvelukeskusmallin toiminnalliset ja taloudelliset hyödyt ja kustannukset. Esiselvitysvaihe jakaantuu alla oleviin vaiheisiin. Projektin ohjaus ja muutoshallinta Projektin Projektin organisoituminen organisoituminen Tiedon kerääminen ja nykytilan Haastattelut analyysi ja tiedon kerääminen Hyötyjen ja kustannusten Hyötyjen ja kustannusten arviointi arviointi Toiminta-ajatuksen kehittäminen 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 20

3 PROJEKTIN LÄHESTYMISTAPA, LAAJUUS JA ORGANISOINTI Projektin vaiheet ja aikataulu Projektin aloitustilaisuus: 23.9. klo.9-12 Kalevankatu 3A Työkokous 1: 4.10. klo.9-16 Kalevankatu 3A Tiedon keruu käyntiin: 4.10. Vastausten palautus: 20.10. Työkokous 2: 25.10. klo.9-16 Kalevankatu 3A Vierailut: viikot 44-45 PvKvK 4.11 (Kalevankatu 3A) MatLE 28.10 Ilmavoimat 1.11 Merivoimat 27.10 Impa 4.11(Kalevankatu 3A) Puolustusministeriö 3.11 Työkokous 3: 11.11. klo. 9-16 Taloushallinnon neuvottelupäivät: viikko 47 Hämeenlinna, 16.11.2004 klo 13-16 tulosten esittelyä Loppuraportin esittely ohjausryhmälle: 15.12. Ohjausryhmän kokoukset: 1. kokous 26.10.2004 2. kokous 24.11.2004 3. kokous 15.12.2004 Projektin hallinta Projektin hallinta Toiminta-ajatuksen Toiminta-ajatuksen kehittäminen kehittäminen Nykytila-analyysi Nykytila-analyysi ja ja tiedonkeruu tiedonkeruu Projektin Projektin organisoitu- organisoitumineminen Kustannus- Kustannushyötyanahyötyanalyyslyysi Vaihe Tuotokset 09 10 11 2004 BearingPoint, Inc. JULKINEN SEKTORI 21