Taloushallintojärjestelmien käyttö Suomessa Suurimmat haasteet ja etulinjan järjestelmät kpmg.fi
Taloushallintojärjestelmä on oleellinen osa tehokkaasti toimivia talousprosesseja ja talousorganisaation tärkein työkalu.
Taloushallintojärjestelmien käyttö Suomessa Sisällys Johdanto 4 Yhteenveto 5 Vastaajien profiili 6 Taloushallintojärjestelmiin liittyvät haasteet 7 05 Yhteenveto Taloushallintojärjestelmien toiminnallisuus 9 Miten hyvin järjestelmät täyttävät taloushallinnon tarpeet nyt ja tulevaisuudessa 15 Huomioitavia asioita talousjärjestelmää hankkiessa 16 KPMG lyhyesti 17 06 Vastaajien profiili 09 Taloushallintojärjestelmien toiminnallisuus 16 Huomioitavia asioita talousjärjestelmää hankkiessa
01 Johdanto KPMG työskentelee jatkuvasti auttaakseen asiakkaitaan talousprosessien ja talousorganisaatioiden tehostamisessa. Taloushallintojärjestelmä on talousorganisaation tärkein työkalu. Tästä johtuen halusimme tutkia, mitkä ovat keskeisimmät haasteet taloushallintojärjestelmiin liittyen eri organisaatioissa Suomessa. Lisäksi tutkimuksella haluttiin selvittää, onko havaittavissa esimerkiksi toiminnallisia alueita, toimialoja tai yrityskokoja joita nykypäivän järjestelmät tukevat erityisen hyvin tai huonosti. Tämä raportti vastaa näihin kysymyksiin sekä selvittää vahvuuksia ja heikkouksia eri taloushallinnon järjestelmissä. Haluamme kiittää niitä 108 talouspäättäjää ja talousorganisaation edustajaa, jotka vastasivat kyselyymme ja toivomme, että raportista on teille hyötyä työssänne, entistä tehokkaampia talousprosesseja tavoitellessanne. Terveisin Janne Vesa Head of IT Advisory KPMG Management Consulting janne.vesa@kpmg.fi 4 / KPMG Oy Ab
Yhteenveto 02 KPMG toteutti keväällä 2014 kyselyn, jossa kartoitettiin 108 henkilön näkemyksiä organisaationsa taloushallinnon järjestelmästä. Lähes 70 prosenttia vastaajista ovat talous-/hallintojohtajia tai talouspäälliköitä. Loput vastaajista edustavat muita talousorganisaation rooleja. Tutkimuksen mukaan suurin taloushallinnon järjestelmiin liittyvä haaste koetaan olevan rajallinen mahdollisuus vaikuttaa järjestelmätoimittajien järjestelmäkehitykseen. Yksi selittävä tekijä tälle voisi olla, että tänä päivänä on entistä tavallisempaa tarjota vain standardoituja valmisohjelmistoja, jotka ovat suunnattuja laajalle käyttäjäkunnalle. Yksi mielenkiintoisimmista huomioista tässä tutkimuksessa on, että havaittavissa on varsin suuria eroja siinä, miten hyvin eri järjestelmät pystyvät vastaamaan vaatimuksiin eri taloushallinnon toiminnallisilla osa-alueilla. Tutkimuksessa havaittiin vain pieniä toimialakohtaisia ja organisaation kokoon liittyviä eroja. Näin ollen näiden sijasta tulisi priorisoida muita tekijöitä, kun arvioidaan ja vertaillan taloushallintojärjestelmien soveltuvuutta oman organisaation käyttöön. Yleisesti järjestelmät saavat kohtalaisen tasaisia ja hyviä arvosanoja toiminnallisuudesta ja vaatimusten täyttymisestä. Tutkimuksen mukaan suurin taloushallinnon järjestelmiin liittyvä haaste koetaan olevan rajallinen mahdollisuus vaikuttaa järjestelmätoimittajien järjestelmäkehitykseen. KPMG Oy Ab / 5
03 Vastaajien profiili Vastaajista 50 prosenttia on talousjohtajia, loput vastaajista edustaa muita talousorganisaation rooleja. Kyselyyn haluttiin edustajia useilta eri toimialoilta ja valtaosa näistä edustaa pieniä sekä keskisuuria yrityksiä (liikevaihto alle 50 miljoonaa euroa). Isojen yritysten osuus on pieni. Järjestelmä Vastanneet SAP, mysap business suite 18 Sonet 12 Aditro Wintime 9 Aditro Tikon 7 Microsoft Dynamics AX 5 Microsoft Dynamics Nav 5 Visma L7 5 iscala 4 Status 3 Aditro Intime 3 EmCe 3 ProCountor 3 Visma Econet 3 Visma Nova 3 Jokin muu (n<3) 25 Tutkimuksessa käsitellään yhteensä 38 järjestelmää. Näistä 14 järjestelmää sai kolme vastausta tai enemmän. Tutkimuksen järjestelmäkohtaisessa analyysissä olemme keskittyneet näihin 14 järjestelmään. On tärkeä tiedostaa, että vähemmän vastauksia saaneiden järjestelmien osalta tulokset ovat epävarmempia, kuin enemmän vastauksia saaneiden järjestelmien osalta. 9 % 9 % 3 % 17 % 23 % 5 % 5 % 7 % 33 % 9 % 50 % 3 % 4 % 18 % 10 % 4 % 4 % 12 % 13 % 4 % 5 % 5 % 6 % 10 % 32 % Vastaajien asema Vastaajien toimiala Vastaajien liikevaihto Talousjohtaja Controller Talouspäällikkö Hallintojohtaja Kirjanpitopäällikkö Jokin muu Teollisuus Kauppa ja kuluttajat Asiantuntijapalvelut Julkishallinto Kiinteistöt ja rakentaminen Koulutus Liikenne ja logistiikka Markkinointi ja media Terveydenhuolto Teknologia Energia Rahoitusala ja pääomasijoittaminen Muut 10-50 milj Alle 10 milj 100-500 milj 50-100 milj 500-1000 milj Yli 1000 milj 6 / KPMG Oy Ab
04 Taloushallintojärjestelmiin liittyvät haasteet Kartoittaaksemme taloushallintojärjestelmiin liittyviä haasteita, esitimme kyselyssä 25 väittämää, joiden osalta pyysimme vastaajia arvioimaan, miten hyvin esitetyt väittämät kyseessä olevan organisaation käyttämän taloushallintojärjestelmän osalta pitävät paikkansa. Arviointiasteikkona käytimme seuraavaa: 4 Täysin, 3 Pääosin, 2 Vähän ja 1 Ei yhtään. Suurimmat haasteet 2,74 2,21 2,21 Meillä on hyvin rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa toimittajan järjestelmäkehitykseen Järjestelmän hallinta ja jatkokehittäminen on hankalaa ja aikaa vievää Järjestelmän sovittaminen toiminnan muutoksiin on monimutkaista Tutkimuksen mukaan tänä päivänä suurimmiksi haasteiksi taloushallintojärjestelmiin liittyen koetaan rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa toimittajan järjestelmäkehitykseen. Vähiten haasteita koettiin olevan muun muassa huolesta järjestelmän tietoturvaa kohtaan sekä toimittajalle asetettujen aikataulu- ja projektisuunniteman pitävyydestä. Pienimmät haasteet 1,30 1,40 1,48 Järjestelmän käyttäjillä on pääsy tietoihin, joihin heillä ei tulisi olla pääsyä Toimittaja on huono noudattamaan asetettuja aikataulu- ja projektisuunnitelmia Olen huolissani järjestelmän tietoturvasta KPMG Oy Ab / 7
Toimittajaan liittyvät haasteet 1,89 1,86 1,78 1,76 1,70 1,70 1,68 Tukipalvelun kustannus ei vastaa palvelun laatua ja laajuutta Toimittajan tuki ei ymmärrä toimialaamme ja ongelma-asetantaamme Olen epävarma toimittajan pitkäntähtäinen strategiasta järjestelmän suhteen Toimittajan konsultit tuntevat toimialaamme huonosti Toimittajan kustannusarviot ylittyvät usein Toimittaja panostaa liian vähän järjetelmän kehittämiseen ja päivittämiseen Toimittajan tukeen on vaikea saada yhteys Toimittajaan liittyviä haasteita koettiin mm. tukipalvelun kustannuksista palvelun laatuun ja laajuuteen verrattaessa sekä toimittajan ymmärrykseen toimialaa kohtaan. Myöskin koettiin, että järjestelmän kehittämiseen sekä päivittämiseen panostetaan liian vähän. Haasteet järjestelmittäin 2,55 2,31 2,29 2,04 1,82 1,70 1,65 1,65 1,62 1,43 1,33 1,33 1,29 1,17 Microsoft Dynamics Ax iscala Aditro Intime Visma Nova Sonet SAP, mysap business suite Aditro Wintime Visma L7 Aditro Tikon Microsoft Dynamics Nav Status EmCe Visma Econet ProCountor 8 / KPMG Oy Ab
05 Taloushallintojärjestelmien toiminnallisuus Toiminnallisuus toimialoittain 3,50 3,39 3,32 3,28 3,19 3,08 3,02 2,94 2,90 2,88 2,86 2,83 Koulutus Asiantunijapalvelut Markkinointi ja media Kauppa ja kuluttajat Teollisuus Liikenne ja logistiikka Energia Julkishallinto Kiinteistöt ja rakentaminen Rahoitusala ja pääomasijoittaminen Terveydenhuolto Teknologia Tutkiaksemme eri taloushallintojärjestelmien heikkouksia ja vahvuuksia toiminnallisesta näkökulmasta sekä kartoittaaksemme, onko havaittavissa esimerkiksi toimialoja tai yrityskokoja, joita nykypäivän järjestelmät tukevat erityisen hyvin tai huonosti, esitimme kyselyssämme 10 keskeistä taloushallinnon toiminnallista aluetta ja pyysimme vastaajia arvioimaan näitä, oman käytössä olevan järjestelmänsä osalta. Arviointiasteikkona käytimme: 5 Erittäin hyvä, 4 Hyvä, 3 OK, 2 Huono, 1 Erittäin huono, 0 Ei relevantti. Tutkimuksen pohjalta on havaittavissa jonkin verran toimialakohtaisia eroja siinä, miten tyytyväisiä vastaajat ovat olleet taloushallintojärjestelmäänsä toiminnallisessa mielessä. Vastaajien tyytyväisyys taloushallintojärjestelmän toiminnallisuuteen, vaikuttaisi tutkimuksen pohjalta olevan melko yhdenmukaista, organisaation koosta riippumatta. Toiminnallisuus yrityskoon mukaan 3,43 3,41 3,16 3,14 3,13 3,06 Alle 10 miljoonaa Yli 1000 miljoonaa 50-100 miljoonaa 10-50 miljoonaa 500-1000 miljoonaa 100-500 miljoonaa KPMG Oy Ab / 9
Toiminnallisuus prosesseittain 3,73 3,43 3,37 3,35 3,23 2,96 2,80 2,76 2,71 2,66 Kirjanpitotoiminnallisuudet Ostoreskontratoiminnallisuudet Mahdollisuudet joustavaan tilikarttaan Myyntireskontratoiminnallisuudet Laskutustoiminnallisuudet Valuuttakäsittely ja kansainvälisten säännöstöjen hallinta Käyttöomaisuuskirjanpitotoiminnallisuudet Jyvitys- ja allokointitoiminnallisuudet Raportointi- ja analysointitoiminnallisuudet Budjetointi- ja ennustamistoiminnallisuudet Tarkasteltaessa järjestelmiä prosesseittain huomattiin, että varsin suuria eroja on havaittavissa siinä, miten hyvin järjestelmät pystyvät vastaamaan vaatimuksiin eri toiminnallisilla osaalueilla. Verratessa järjestelmän käyttöikää ja vastaajien tyytyväisyyttä taloushallintojärjestelmän toiminnalliseen puoleen huomataan, että tyytyväisimpiä ovat ne vastaajat joilla on ollut kyseinen järjestelmä käytössä 1-2 vuotta. Erot ovat kuitenkin varsin pieniä. Toiminnallisuus käyttöiän mukaan 3,25 3,44 3,18 3,11 3,31 Alle yhden vuoden 1-2 vuotta 3-5 vuotta 6-10 vuotta yli 10 vuotta 10 / KPMG Oy Ab
Verratessa viimeisimmästä päivityksestä kulunutta aikaa ja vastaajien tyytyväisyyttä taloushallintojärjestelmän toiminnalliseen puoleen, tutkimus osoittaa, ettei päivityksestä kuluneella ajalla tunnu olevan kovin suurta vaikutusta. Toiminnallisuus päivityksestä kuluneen ajan mukaan 3,31 3,43 3,00 3,37 3,05 Alle vuosi sitten 1-2 vuotta sitten 3-4 vuotta sitten 4-5 vuotta sitten yli 5 vuotta sitten Päivittämisestä tai järjestelmän vaihdosta koettu hyöty Tutkimus osoittaa, että suurin osa vastaajista (59 %) kokee järjestelmän vaihdon tai päivittämisen tuovan organisaatiolle maltillista tai suurta hyötyä. 11% Varsin pieni 22% Pieni 8% Erittäin suuri 23% Suuri 36% Maltillinen KPMG Oy Ab / 11
Toiminnallisuus järjestelmitttäin 3,57 3,45 3,43 3,42 3,40 3,39 3,33 3,27 3,14 3,04 2,84 2,73 2,36 2,15 Visma Econet Sonet Aditro Tikon Aditro Wintime EmCe SAP, mysap business suite ProCountor Aditro Intime Microsoft Dynamics Nav Visma L7 Microsoft Dynamics Ax Visma Nova iscala Status Tutkimus osoittaa, että lähes kaikilla järjestelmillä on hyväksyttävä ratkaisu kirjanpitoon ja reskontriin, mutta selviä eroja järjestelmien välillä on kuitenkin havaittavissa. Vastaajien arviot kirjanpidon- sekä osto- ja myyntireskontran osalta ovat esitetty alla olevissa kaavioissa. Kirjanpitotoiminnallisuudet järjestelmitttäin 4,11 4,00 4,00 4,00 4,00 3,92 3,80 3,72 3,67 3,60 3,60 3,50 3,25 3,00 Aditro Wintime Aditro Tikon EmCe ProCountor Sonet Microsoft Dynamics Nav SAP, mysap business suite Aditro Intime Visma L7 Status iscala Visma Nova Visma Econet Microsoft Dynamics Ax 12 / KPMG Oy Ab
Myynti- ja ostoreskontratoiminnallisuuksien osalta parhaimman keskimääräisen arvosanan on saanut Aditro Wintime ja heikoimman Status. Raportointi- ja analysointitoiminnallisuuksille annetut arvosanat ovat yleisesti paljon alhaisempia, kuin kirjanpitoja reskontratoiminnallisuuksien arvosanat. Myyntireskontratoiminnallisuudet Ostoreskontratoiminnallisuudet Myynti- ja ostoreskontratoiminnallisuudet järjestelmitttäin 4,13 4,00 4,00 4,00 3,80 3,80 3,60 3,83 3,67 3,67 3,63 3,71 3,60 3,60 3,33 3,67 3,17 3,33 3,33 3,00 3,00 3,00 2,67 3,20 2,50 2,75 2,50 2,50 Aditro Wintime Visma Econet Visma L7 Sonet EmCe SAP, mysap business suite Microsoft Dynamics Nav Aditro Intime Aditro Tikon ProCountor Visma Nova Microsoft Dynamics Ax iscala Status Raportointi- ja analysointitoiminnallisuudet järjestelmittäin 3,33 3,29 3,25 3,00 3,00 3,92 2,67 2,67 2,67 2,60 2,60 2,33 2,00 1,50 Visma Econet Aditro Tikon Aditro Wintime SAP, mysap business suite Microsoft Dynamics Nav Aditro Intime EmCe ProCountor Visma L7 Visma Nova iscala Status Sonet Microsoft Dynamics Ax KPMG Oy Ab / 13
Tarkasteltaessa laskutustoiminnallisuutta sekä budjetointija ennustamistoiminallisuuksia järjestelmäkohtaisesti, huomattiin Aditro pohjaisten ohjelmien pärjäävän parhaiten. Laskutustoiminnallisuudet järjestelmittäin 4,00 3,71 3,67 3,67 3,56 3,50 3,50 3,33 3,27 3,00 2,60 2,50 2,33 2,25 Visma Econet Aditro Tikon Visma Nova Aditro Wintime EmCe ProCountor Microsoft Dynamics Nav Aditro Intime SAP, mysap business suite Status Microsoft Dynamics Ax iscala Sonet Visma L7 Budjetointi- ja ennustamistoiminnallisuudet järjestelmittäin 3,50 3,33 3,08 3,00 3,00 2,80 2,72 2,40 2,33 2,33 2,33 2,33 2,00 2,00 Aditro Tikon Aditro Intime Sonet ProCountor Visma L7 SAP, mysap business suite Microsoft Dynamics Nav Aditro Wintime EmCe Visma Nova Microsoft Dynamics Ax Status Visma Econet iscala 14 / KPMG Oy Ab
06 Miten hyvin järjestelmät täyttävät taloushallinnon tarpeet nyt ja tulevaisuudessa Tutkimuksemme päättyi kysymyksiin siitä, miten vastaajat kokevat, että heidän taloushallintojärjestelmänsä täyttävät nykyiset/tulevaisuuden toiminnan vaatimukset. Kaaviosta nähdään vastaukset kysymyksiin: Arvioi miten hyvin järjestelmä täyttää tämänhetkiset toimintatarpeenne. ja Arvioi miten hyvin järjestelmä voi täyttää tulevaisuuden toimintatarpeenne. Korkein arvosana (5) Järjestelmä on täysin hyväksyttävissä sellaisenaan ja alhaisin arvosana (1) Järjestelmä on korvattava. Järjestelmistä Aditro Wintime, ProCountor, Microsoft Dynamics Nav ja Visma Econet ovat keskimäärin saaneet niin nykytilanteen kuin tulevaisuuden osalta arvosanan neljä tai parempi. iscala ja Aditro Intime ovat kummatkin keskimäärin saanet heikkoja arvosanoja niin nykytilanteen kuin tulevaisuudenkin osalta. Nyt 4,5 SAP, mysap business suite Sonet 4 Aditro Wintime Aditro Tikon Microsoft Dynamics Ax 3,5 Microsoft Dynamics Nav Visma L7 3 iscala Status Aditro Intime 2,5 EmCe ProCountor 2 Visma Econet Visma Nova 1,5 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Tulevaisuudessa KPMG Oy Ab / 15
07 Huomioitavia asioita talousjärjestelmää hankkiessa Järjestelmäkilpailutuksiin liittyvässä neuvonannossamme, meillä on tapana nostaa esille seuraavat asiat erityisen tärkeinä, huomioitavaksi talousjärjestelmän hankinnassa. Sitouta toimittaja asetettuihin tavoitteisiin. Tekemällä toimittajasta osallisen projektiin ja saamalla heidät ymmärtämään ja työskentelemään samaa tavoitetta kohden mihin oma toiminta tähtää, kasvaa projektin mahdollisuudet saavuttaa asetetut tavoitteet. Projektin tavoitteet tulee näin ollen määritellä selvästi ja sisällyttää sovittuun toimitukseen. Ole tarkka järjestelmäprojektin laajuuden ja tavoitteiden kanssa. Kun laajuus ja tavoitteet ovat selkeät, kaikki projektissa ovat tietoisia, mitä pitäisi saavuttaa ja työskentelevät yhteistä päämäärää kohti. Lisäksi tämä mahdollistaa mahdollisten väärinkäsitysten ja odotuserojen riittävän aikaisen selvittämisen. Ohjaa järjestelmäesittelyjä kilpailutuksen aikana jämäkästi. Järjestelmäesittelyt ovat asiakkaan paras mahdollisuus nähdä ja ymmärtää, miten järjestelmä toimii. Näin ollen on tärkeätä järjestelmäesittelyiden yhteydessä keskittyä sellaisiin toiminnallisuuksiin, jotka ovat erityisen tärkeitä tai jopa erikoisia asiakkaan toiminnassa. Ilman jämäkkää ohjausta järjestelmätoimittajilla on taipumus esitellä järjestelmän hienoimmat ominaisuudet ja vältellä sitä, mikä on järjestelmässä vaikeata ja hankalaa. Arvioi myös toimittajan konsultteja eikä vain järjestelmää. Moderneissa talous- ja toiminnanohjausjärjestelmissä on usein hyvät mahdollisuudet konfigurointiin. Se miten järjestelmä konfiguroidaan konsultin toimesta ratkaisee pitkälti sen, miten hyvin järjestelmä tukee toimintaa. Konsultin on ymmärrettävä niin toimintaanne kuin järjestelmää, luodakseen optimaalisen ratkaisun toimintanne tueksi. Hyvä konsultti voi tehdä ihmeitä keskinkertaisella järjestelmällä, mutta hyvä järjestelmä ei voi koskaan paikata konsultin tekemää huonoa tai keskinkertaista työtä. Laadi erillinen sopimus implementointiprojektille. Järjestelmän lopullisen implementointisopimuksen sisältö on aina neuvottelukysymys. On kuitenkin selvää, että ne vakiosopimusmallit joita toimittajat käyttävät, ovat varsin toimittajalähtöisiä. Asiantuntijalle järjestelmäprojektin toimitussopimuksen laatiminen ei ole järin iso työ. Erillisen toimituskohtaisen sopimuksen laatiminen, joka on asiakaskohtainen ja sisältää juuri kyseiselle projektille asetetut vaatimukset ja tavoitteet, on näin ollen hyvä investointi. 16 / KPMG Oy Ab
08 KPMG lyhyesti Management Consulting KPMG:n Liikkeenjohdon konsultointi (Management Consulting) -palvelut kehittävät ratkaisuja, joilla tavoitellaan parempaa suorituskykyä, tehokkaampia toimintatapoja ja -rakenteita, teknologian ja henkilöstön potentiaali huomioiden. Asiantuntijamme työskentelevät yhdessä asiakkaan ja KPMG:n toimialaosaajien kanssa, selvittäen ja luoden asiakkaalle parhaimpia mahdollisia ratkaisuja haasteellisimmissakin tilanteissa. Muuttuvassa toimintaympäristössä organisaatioiden johto on entistä haastavampien kysymysten äärellä. On arvioitava kriittisesti, vastaavatko nykyiset toimintamallit markkinoiden ja lainsäätäjien lisääntyviä vaatimuksia, ja entistä kovemmaksi muuttuvaa kilpailutilannetta. Autamme niin yksityisen kuin julkisen sektorin organisaatioita parantamaan suoritus- tai kilpailukykyään sekä tunnistamaan strategiset muutostarpeensa ja toiminnalliset kehityskohteensa. Management Consulting tarjoaa palveluita seuraavilla osa-alueilla: IT-neuvontapalvelut Tietoturvapalvelut Liiketoiminnan kehittäminen Taloushallinto ja rahoitus Hyvä hallinnointitapa ja riskien hallinta KPMG Oy Ab / 17
Ota yhteyttä Janne Vesa IT neuvontapalvelut P: 020 760 3512 E: janne.vesa@kpmg.fi Risto Ollikainen ERP neuvontapalvelut P: 020 760 3827 E: risto.ollikainen@kpmg.fi Wilhelm von Weymarn ERP neuvontapalvelut P: 020 760 3671 E: wilhelm.vonweymarn@kpmg.fi KPMG PL 1037 Töölönlahdenkatu 3 A 00101 Helsinki P: 020 760 3000 E: etunimi.sukunimi@kpmg.fi www.kpmg.fi KPMG on yksi maailman johtavista asiantuntijapalveluja tarjoavista organisaatioista, jonka tarkoitus on siirtää osaaminen arvoksi ja hyödyksi asiakkailleen, henkilöstölleen ja ympäröivälle yhteiskunnalle. KPMG:n palveluihin kuuluvat tilintarkastus, vero- ja neuvontapalvelut. KPMG:n jäsenyritysten verkosto toimii 155 000 henkilön voimin 155 maassa ympäri maailmaa. Suomessa meitä on yli 800 henkilöä 21 paikkakunnalla. 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Printed in Finland. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative, a Swiss entity.