IITIN KUNTA. Raportti tilikauden 2014 aikaisesta tarkastuksesta. KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Kaija Pakkanen, JHTT, KHT

Transkriptio

1 IITIN KUNTA Raportti tilikauden 2014 aikaisesta tarkastuksesta KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Kaija Pakkanen, JHTT, KHT

2 Sisällys Yhteyshenkilö: Kaija Pakkanen JHTT, KHT Tel Page KPMG:n tarkastusryhmä 2 Tilintarkastusprosessi 3-5 Tilintarkastuksen painopistealueet 6 Hallinnon tarkastus 7 Matkalaskut 8 Käyttöomaisuus ja poistosuunnitelma 9 Muut tarkastuskohteet KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member 1

3 KPMG:n tarkastusryhmä Valtuuston valitsema tilintarkastaja: KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Kaija Pakkanen, JHTT, KHT Päävastuullinen tilintarkastaja Leif-Erik Forsberg, JHTT, KHT Varatilintarkastaja Laadunvarmistaja Jonna Paju, tradenomi Avustava tilintarkastaja Laura Vilenius, KTM Avustava tarkastaja Muut erityisasiantuntijat Vero-, laki- ja neuvontapalvelut havaitun tarpeen mukaan 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member 2

4 Tilintarkastusprosessi 1/3 Tilintarkastuksen suorittaminen Tammi-helmikuu Tilinpäätöksen kannalta keskeisten kysymysten ratkaisu Maaliskuu Maalis-huhtikuu Tilinpäätöstarkastukset Raportointi Joulukuu Kesäkuu Loka-joulukuu Suunnitelman mukaiset tilikauden aikaiset tarkastus käynnit, raportointi tarkastuslautakunnalle tarkastuksesta ja havainnoista Syyskuu Touko-elokuu Uuden tilikauden tarkastuksen suunnittelu: -Tarkastusohjelman laadinta -Tarkastusohjelma esitetään tarkastuslautakunnalle -Asiakaspalautteen läpikäynti 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member 3

5 Tilintarkastusprosessi 2/3 1 Suunnittelu 1 Liiketoiminnan ja toimintaympäristön tunteminen Riskien tunnistaminen ja arviointi Tarkastuksen lähestymistapa Tarkastuksen painopistealueet Jatkuva yhteydenpito 2 Kontrollien arviointi 2 Kontrollien toimivuuden ja tehokkuuden testaus Jäljelle jäävän merkittävän virheen riskin määrittäminen Käytännöllisiä neuvoja 3 Aineistotestaus Analyyttinen ja aineistotarkastus Tarkastushavaintojen arviointi Nopea reagointi ongelmiin 4 Loppuunsaattaminen ja raportointi Tarkastuksen loppuunsaattaminen Johtopäätösten tekeminen Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi Ei yllätyksiä Alustava arvio tarkastuskohteittain siitä, voidaanko kontrolleihin luottaa vai tehdäänkö aineistotestausta KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member Päätös tarkastuksen lähestymistavasta voidaanko kontrolleihin luottaa vai tehdäänkö aineistotestausta 4

6 Tilintarkastusprosessi 3/3 Painopiste Toiminnan keskeiset alueet Tilinpäätösinformaatio Näkökulma ylhäältä alas Lähestymistapa Tarkastus lähtee riskeistä ja tietovirroista, perustuu tietojärjestelmiin ja kontrolleihin sekä atk:n hyödyntämiseen Raportointi Vastuuhenkilöille jatkuvasti sekä epävirallista että virallista, samoin suullista ja kirjallista raportointia Asiakaspalveluryhmä Tilintarkastajat ja asiantuntijat työskentelevät yhtenä, vastuullisen JHTT:n johtamana ryhmänä 2014 KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member 5

7 Tilintarkastuksen painopistealueet vuonna 2014 Tilinpäätöksen tarkastus Tilinavauksen tarkastus Muistiotositteiden sisältö ja laatiminen Osakirjanpitojen täsmäytysrutiinit tilikauden aikana sekä tilinpäätöksessä Kunnan tasekirjan sekä tilinpäätöstä varmentavien tase- ja muiden erittelyjen tarkastus tilinpäätöksessä Sisäisen valvonnan toimivuuden tarkastus Matkalaskujen tarkastus Kontrolliympäristö Asianmukaisuus ja hyväksymiskäytännöt Käyttöomaisuus Käyttöomaisuusrekisterin ohjeistus ja käyttövaltuudet Prosessin läpikäynti Kontrolliympäristö Kontrollien toimivuuden testaus Poistolaskenta Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelyt Kunnan riskienhallinnan järjestelyjen ja sisäisen valvonnan ohjeistuksen läpikäynti ottaen huomioon voimaan tulleet Kuntalain muutokset mm. riskienhallinnan raportoinnista toimintakertomuksessa Hallinnon tarkastus Kunnan johtosääntöjen ja muun sisäisen valvonnan ohjeistuksen läpikäynti Pöytäkirjojen läpikäynti (valtuusto, hallitus ja lautakunnat soveltuvin osin) Valtionosuuksien perusteena olevien oppilastietoilmoitusten tarkastus vuonna KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. Member firms of the KPMG network of independent firms are affiliated with KPMG International. KPMG International provides no services to clients. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member 6

8 Hallinto Valtuuston ja hallituksen pöytäkirjat 2014 Valtionosuuksien perusteista annettujen tietojen tarkastus (mm. oppilastietoilmoitukset) Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Tähän mennessä valtuuston pöytäkirjat on käyty läpi ajalta Valtuusto on kokoontunut 8 kertaa. Tähän mennessä hallituksen pöytäkirjat on käyty läpi ajalta Kunnanhallitus on kokoontunut 25 kertaa. Pöytäkirjoissa käsitellyt asiat on huomioitu tilikauden aikaisessa tarkastuksessa. Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että valtionosuuksien perustan muodostava kunnan Tilastokeskukselle ilmoittama oppilasmäärä vastaa peruskoulujen ja lukioiden oppilaiden osalta oppilastietoja ja esiopetuksessa olevien osalta Effica-järjestelmän tietoja. Tilastokeskukselle ilmoitetuissa oppilasmäärissä havaittiin virhe kahden koulun osalta. Saadun tiedon mukaan tilastokeskukselle on jälkikäteen ilmoitettu oppilastietojärjestelmään perustuva todellinen oppilasmäärä. Sisäisen valvonnan ohje, riskienhallinnan järjestelyt sekä sopimusten hallinnointiprosessi ovat samassa vaiheessa kuin vuonna 2010 suorittamassamme läpikäynnissä. Valtuuston tehtävänä on Kuntalain mukaan päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ( /325). Kunnalla ei toistaiseksi ole dokumentoitua riskienhallintapolitiikkaa. Valtuusto ei toistaiseksi ( ) ole hyväksynyt riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan perusteita Kuntalain voimaan tulleen muutoksen edellyttämällä tavalla. Hallintosääntöä tulee päivittää vastaavasti Kuntalain muutoksen vuoksi ( /325). Kunnanvaltuustossa on käsittelyssä hallintosääntömuutos sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Sisäisen valvonnan ohje tulee kunnanhallitukseen 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 7

9 Matkalaskut Tarkastuksen tavoite Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua matkalaskujen asianmukaisuudesta. Tarkastuksen toteutus Matkalaskuista käytiin läpi kaikki tilivelvollisten ja kunnanhallituksen jäsenten matkalaskut tarkastushetkeen asti ( ). Matkalaskuista tarkastettiin matkalaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen, korvausten oikeellisuus (vrt. verohallinnon ohje) sekä matkalaskujen sisältöä. Havainnot Tarkastetut matkalaskut (34 kpl) sisälsivät mm. kilometrikorvauslaskuja, koulutusmatkoja sekä normaalien työtehtävien hoitoon liittyviä matkalaskuja. Matkalaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen oli asianmukaista. Laskuissa, joissa maksettiin kilometrikorvauksia, oli ajopäiväkirjat liitteenä tai selvitys reitistä. Laskuissa oli huomioitu kilometrirajan (5.000km) täyttyminen ja siten korvauksen alentaminen. Koulutuslaskujen liitteenä oli koulutusohjelmat.. Johtopäätös Kustannusten korvaaminen matkalaskujen perusteella oli tarkastetuilta osin tapahtunut asianmukaisesti KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 8

10 Käyttöomaisuus ja poistosuunnitelma Tarkastuksen tavoite Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua käyttöomaisuuskirjanpidon oikeellisuudesta tilikauden aikana kirjattujen lisäysten ja vähennysten osalta (maa-alueiden muutokset) sekä varmistua poistosuunnitelman asianmukaisuudesta Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston suositukseen nähden. Tarkastuksen toteutus Tarkastuksessa kävimme läpi maa-alueissa tapahtuneet muutokset vuonna 2014 tarkastushetkeen asti ( ) sekä Iitin kunnan voimassa olevan valtuuston hyväksymän poistosuunnitelman. Havainnot Maa-alueiden hankintojen ja myyntien osalta olemme tarkastaneet kaikkien muutosten osalta tositteet ja kauppakirjat. Iitin kunnan poistosuunnitelmassa olevat poistoajat ovat Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston suosituksen mukaisten rajojen puitteissa, joskin ne asettuvat niiden ylärajoille, kun suosituksena on lyhyempien poistoaikojen (alarajojen) käyttäminen. Johtopäätös Maa-alueiden hankinnat ja myynnit vastasivat kauppakirjoja. Iitin kunnan poistosuunnitelmaa tulee tarkastella kriittisesti, vaikkakin poistoajat ovat suositusrajojen sisällä (niiden ylärajoilla) KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 9

11 Muut tarkastuskohteet Tilinavaus Tilinavaus on täsmäytetty päättävään taseeseen ja todettu oikein suoritetuksi. Pankkitapahtumien läpikäynti Muistiotositteiden tarkastus Kävimme läpi pankkitapahtumia ja niiden kirjaamista kirjanpitoon sekä täsmäytimme kolme merkittävintä pankkitiliä kirjanpitoon. Suosittelemme kirjaamaan hyvityslaskujen kohdistamiset kirjanpidossa välitilille, minkä myötä kirjanpidon pankkitileille ei synny kirjauksia, jotka eivät perustu todellisiin pankkitilitapahtumiin. Tarkastuksen perusteella ei huomautettavaa muilta osin Kävimme läpi muistiotositteiden sisältöä ja laatimista selvittämällä muistiotositteiden laatimiseen liittyviä rutiineja ja tarkastamalla Iitin kunnan muistiotositteita vuodelta Muistiotositteista vastaa pääkirjanpitäjä. Tarkastetuista muistiotositteista ilmenee pääosin tositenumero, päivämäärä, tiliöinti tai asiasisältö sekä laatija ja hyväksyjä. Muistiotositteilla on kirjattu mm. erilaisia jaksotuksia, luontaisetuja ja asuntojen vuokratuloja sekä sisäisiä laskuja, eli kirjauksia, joihin ei saada ulkopuolista liiketapahtumaa todentavaa tositetta. Asuntovuokratuloihin liittyvien muistiotositteiden osalta suosittelemme täydentämään muistiotositteiden sisältöä varmentavin tiedoin, mitä kävimme läpi pääkirjanpitäjän kanssa. Tarkastuksen perusteella ei huomautettavaa muilta osin. Taloustilaston laatimisprosessin kartoitus Talous- ja toimintatilastojen laatimisen osalta on kartoitettu mm. tiedonkeruuprosessin tietosisältöä ja tietojen keruun toteutusvastuuta KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative, a Swiss entity. All rights reserved. 10

12 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International. Kaija Pakkanen, JHTT, KHT KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy +358 (0) kaija.pakkanen@kpmg.fi Jakelu: Tarkastuslautakunta Kunnanjohtaja Riku Rönnholm Hallinto- ja talousjohtaja Heikki Kantola Pääkirjanpitäjä Keijo Ravi