Taloushallintojärjestelmien. Suomessa

Transkriptio

1 Taloushallintojärjestelmien käyttö Suomessa Suurimmat haasteet ja etulinjan järjestelmät kpmg.fi

2 Taloushallintojärjestelmien käyttö Suomessa Sisällys Johdanto 4 Yhteenveto 5 Vastaajien profiili 6 Taloushallintojärjestelmiin liittyvät haasteet 7 05 Yhteenveto Taloushallintojärjestelmien toiminnallisuus 9 Miten hyvin järjestelmät täyttävät taloushallinnon tarpeet nyt ja tulevaisuudessa 15 Huomioitavia asioita talousjärjestelmää hankkiessa 16 KPMG lyhyesti Vastaajien profiili 09 Taloushallintojärjestelmien toiminnallisuus Taloushallintojärjestelmä on oleellinen osa tehokkaasti toimivia talousprosesseja ja talousorganisaation tärkein työkalu. 16 Huomioitavia asioita talousjärjestelmää hankkiessa

3 01 Johdanto Yhteenveto 02 KPMG työskentelee jatkuvasti auttaakseen asiakkaitaan talousprosessien ja talousorganisaatioiden tehostamisessa. Taloushallintojärjestelmä on talousorganisaation tärkein työkalu. Tästä johtuen halusimme tutkia, mitkä ovat keskeisimmät haasteet taloushallintojärjestelmiin liittyen eri organisaatioissa Suomessa. Lisäksi tutkimuksella haluttiin selvittää, onko havaittavissa esimerkiksi toiminnallisia alueita, toimialoja tai yrityskokoja joita nykypäivän järjestelmät tukevat erityisen hyvin tai huonosti. Tämä raportti vastaa näihin kysymyksiin sekä selvittää vahvuuksia ja heikkouksia eri taloushallinnon järjestelmissä. Haluamme kiittää niitä 108 talouspäättäjää ja talousorganisaation edustajaa, jotka vastasivat kyselyymme ja toivomme, että raportista on teille hyötyä työssänne, entistä tehokkaampia talousprosesseja tavoitellessanne. Terveisin Janne Vesa Head of IT Advisory KPMG Management Consulting KPMG toteutti keväällä 2014 kyselyn, jossa kartoitettiin 108 henkilön näkemyksiä organisaationsa taloushallinnon järjestelmästä. Lähes 70 prosenttia vastaajista ovat talous-/hallintojohtajia tai talouspäälliköitä. Loput vastaajista edustavat muita talousorganisaation rooleja. Tutkimuksen mukaan suurin taloushallinnon järjestelmiin liittyvä haaste koetaan olevan rajallinen mahdollisuus vaikuttaa järjestelmätoimittajien järjestelmäkehitykseen. Yksi selittävä tekijä tälle voisi olla, että tänä päivänä on entistä tavallisempaa tarjota vain standardoituja valmisohjelmistoja, jotka ovat suunnattuja laajalle käyttäjäkunnalle. Yksi mielenkiintoisimmista huomioista tässä tutkimuksessa on, että havaittavissa on varsin suuria eroja siinä, miten hyvin eri järjestelmät pystyvät vastaamaan vaatimuksiin eri taloushallinnon toiminnallisilla osa-alueilla. Tutkimuksessa havaittiin vain pieniä toimialakohtaisia ja organisaation kokoon liittyviä eroja. Näin ollen näiden sijasta tulisi priorisoida muita tekijöitä, kun arvioidaan ja vertaillan taloushallintojärjestelmien soveltuvuutta oman organisaation käyttöön. Yleisesti järjestelmät saavat kohtalaisen tasaisia ja hyviä arvosanoja toiminnallisuudesta ja vaatimusten täyttymisestä. Tutkimuksen mukaan suurin taloushallinnon järjestelmiin liittyvä haaste koetaan olevan rajallinen mahdollisuus vaikuttaa järjestelmätoimittajien järjestelmäkehitykseen. 4 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 5

4 03 Vastaajien profiili 04 Taloushallintojärjestelmiin liittyvät haasteet Vastaajista 50 prosenttia on talousjohtajia, loput vastaajista edustaa muita talousorganisaation rooleja. Kyselyyn haluttiin edustajia useilta eri toimialoilta ja valtaosa näistä edustaa pieniä sekä keskisuuria yrityksiä (liikevaihto alle 50 miljoonaa euroa). Isojen yritysten osuus on pieni. Järjestelmä Vastanneet Microsoft Dynamics AX Jokin muu (n<3) 25 Tutkimus käsittelee yhteensä 38 järjestelmää. Näistä 14 järjestelmää sai kolme vastausta tai enemmän. Tutkimuksen järjestelmäkohtaisessa analyysissä olemme keskittyneet näihin 14 järjestelmään. On tärkeä tiedostaa, että vähemmän vastauksia saaneiden järjestelmien osalta tulokset ovat epävarmempia, kuin enemmän vastauksia saaneiden järjestelmien osalta. Kartoittaaksemme taloushallintojärjestelmiin liittyviä haasteita, esitimme kyselyssä 25 väittämää, joiden osalta pyysimme vastaajia arvioimaan, miten hyvin esitetyt väittämät kyseessä olevan organisaation käyttämän taloushallintojärjestelmän osalta pitävät paikkansa. Arviointiasteikkona käytimme seuraavaa: 4 Täysin, 3 Pääosin, 2 Vähän ja 1 Ei yhtään. Suurimmat haasteet 2,74 2,21 2,21 Meillä on hyvin rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa toimittajan järjestelmäkehitykseen Järjestelmän hallinta ja jatkokehittäminen on hankalaa ja aikaa vievää Järjestelmän sovittaminen toiminnan muutoksiin on monimutkaista 9 % 9 % 10 % 9 % 50 % 3 % 3 % 4 % 4 % 4 % 17 % 23 % 12 % 18 % 5 % 5 % 7 % 33 % Tutkimuksen mukaan tänä päivänä suurimmiksi haasteiksi taloushallintojärjestelmiin liittyen koetaan rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa toimittajan järjestelmäkehitykseen. Vähiten haasteita koettiin olevan muun muassa huolesta järjestelmän tietoturvaa kohtaan sekä toimittajalle asetettujen aikataulu- ja projektisuunniteman pitävyydestä. Pienimmät haasteet 1,30 1,40 1,48 Järjestelmän käyttäjillä on pääsy tietoihin, joihin heillä ei tulisi olla pääsyä Toimittaja on huono noudattamaan asetettuja aikataulu- ja projektisuunnitelmia Olen huolissani järjestelmän tietoturvasta 13 % 4 % 5 % 5 % 6 % 10 % 32 % Vastaajien asema Vastaajien toimiala Vastaajien liikevaihto Talousjohtaja Controller Talouspäällikkö Hallintojohtaja Kirjanpitopäällikkö Jokin muu Teollisuus Kauppa ja kuluttajat Asiantuntijapalvelut Julkishallinto Kiinteistöt ja rakentaminen Koulutus Liikenne ja logistiikka Markkinointi ja media Terveydenhuolto Teknologia Energia Rahoitusala ja pääomasijoittaminen Muut milj Alle 10 milj milj milj milj Yli 1000 milj 6 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 7

5 05 Taloushallintojärjestelmien toiminnallisuus Toimittajaan liittyvät haasteet 1,89 1,86 1,78 1,76 1,70 1,70 1,68 Toimittajaan liittyviä haasteita koettiin mm. tukipalvelun kustannuksista palvelun laatuun ja laajuuteen verrattaessa sekä toimittajan ymmärrykseen toimialaa kohtaan. Myöskin koettiin, että järjestelmän kehittämiseen sekä päivittämiseen panostetaan liian vähän. Toiminnallisuus toimialoittain 3,50 3,39 3,32 Koulutus Asiantunijapalvelut Markkinointi ja media Kauppa ja kuluttajat Teollisuus Liikenne ja logistiikka 3,28 3,19 3,08 3,02 2,94 2,90 Energia Julkishallinto Kiinteistöt ja rakentaminen Rahoitusala ja pääomasijoittaminen Terveydenhuolto Teknologia 2,88 2,86 2,83 Haasteet järjestelmittäin Tukipalvelun kustannus ei vastaa palvelun laatua ja laajuutta Toimittajan tuki ei ymmärrä toimialaamme ja ongelma-asetantaamme Olen epävarma toimittajan pitkäntähtäinen strategiasta järjestelmän suhteen Toimittajan konsultit tuntevat toimialaamme huonosti Toimittajan kustannusarviot ylittyvät usein Toimittaja panostaa liian vähän järjetelmän kehittämiseen ja päivittämiseen Toimittajan tukeen on vaikea saada yhteys 2,55 2,31 2,29 2,04 1,82 1,70 1,65 1,65 1,62 1,43 1,33 1,33 1,29 1,17 Tutkiaksemme eri taloushallintojärjestelmien heikkouksia ja vahvuuksia toiminnallisesta näkökulmasta sekä kartoittaaksemme, onko havaittavissa esimerkiksi toimialoja tai yrityskokoja, joita nykypäivän järjestelmät tukevat erityisen hyvin tai huonosti, esitimme kyselyssämme 10 keskeistä taloushallinnon toiminnallista aluetta ja pyysimme vastaajia arvioimaan näitä, oman käytössä olevan järjestelmänsä osalta. Toiminnallisuus yrityskoon mukaan Arviointiasteikkona käytimme: 5 Erittäin hyvä, 4 Hyvä, 3 OK, 2 Huono, 1 Erittäin huono, 0 Ei relevantti. Tutkimuksen pohjalta on havaittavissa jonkin verran toimialakohtaisia eroja siinä, miten tyytyväisiä vastaajat ovat olleet taloushallintojärjestelmäänsä toiminnallisessa mielessä. 3,43 3,41 3,16 3,14 3,13 3,06 Alle 10 miljoonaa Yli 1000 miljoonaa miljoonaa miljoonaa miljoonaa miljoonaa Vastaajien tyytyväisyys taloushallintojärjestelmän toiminnallisuuteen, vaikuttaisi tutkimuksen pohjalta olevan melko yhdenmukaista, organisaation koosta riippumatta. 8 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 9

6 Toiminnallisuus prosesseittain 3,73 3,43 3,37 3,35 3,23 2,96 2,80 2,76 2,71 2,66 Tarkasteltaessa järjestelmiä prosesseittain huomattiin, että varsin suuria eroja on havaittavissa siinä, miten hyvin järjestelmät pystyvät vastaamaan vaatimuksiin eri toiminnallisilla osaalueilla. Verratessa järjestelmän käyttöikää ja vastaajien tyytyväisyyttä taloushallintojärjestelmän toiminnalliseen puoleen huomataan, että tyytyväisimpiä ovat ne vastaajat joilla on ollut kyseinen järjestelmä käytössä 1-2 vuotta. Erot ovat kuitenkin varsin pieniä. Kirjanpitotoiminnallisuudet Ostoreskontratoiminnallisuudet Mahdollisuudet joustavaan tilikarttaan Myyntireskontratoiminnallisuudet Laskutustoiminnallisuudet Toiminnallisuus käyttöiän mukaan Valuuttakäsittely ja kansainvälisten säännöstöjen hallinta Käyttöomaisuuskirjanpitotoiminnallisuudet Jyvitys- ja allokointitoiminnallisuudet Raportointi- ja analysointitoiminnallisuudet Budjetointi- ja ennustamistoiminnallisuudet 3,25 3,44 3,18 3,11 3,31 Verratessa viimeisimmästä päivityksestä kulunutta aikaa ja vastaajien tyytyväisyyttä taloushallintojärjestelmän toiminnalliseen puoleen, tutkimus osoittaa, ettei päivityksestä kuluneella ajalla tunnu olevan kovin suurta vaikutusta. Toiminnallisuus päivityksestä kuluneen ajan mukaan 3,31 3,43 3,00 3,37 3,05 Alle vuosi sitten 3-4 vuotta sitten yli 5 vuotta sitten 1-2 vuotta sitten 4-5 vuotta sitten Alle yhden vuoden 1-2 vuotta 3-5 vuotta 6-10 vuotta yli 10 vuotta Päivittämisestä tai järjestelmän vaihdosta koettu hyöty Tutkimus osoittaa, että suurin osa vastaajista (59 %) kokee järjestelmän vaihdon tai päivittämisen tuovan organisaatiolle maltillista tai suurta hyötyä. 22% Varsin pieni 22% Pieni 8% Erittäin suuri 36% Maltillinen 23% Suuri 10 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 11

7 Toiminnallisuus järjestelmitttäin 3,57 3,45 3,43 3,42 3,40 3,39 3,33 3,27 3,14 3,04 2,84 2,73 2,36 2,15 Myynti- ja ostoreskontratoiminnallisuuksien osalta parhaimman keskimääräisen arvosanan on saanut ja heikoimman. Myyntireskontratoiminnallisuudet Ostoreskontratoiminnallisuudet Raportointi- ja analysointitoiminnallisuuksille annetut arvosanat ovat yleisesti paljon alhaisempia, kuin kirjanpitoja reskontratoiminnallisuuksien arvosanat. Tutkimus osoittaa, että lähes kaikilla järjestelmillä on hyväksyttävä ratkaisu kirjanpitoon ja reskontriin, mutta selviä eroja järjestelmien välillä on kuitenkin havaittavissa. Vastaajien arviot kirjanpidon- sekä osto- ja myyntireskontran osalta ovat esitetty alla olevissa kaavioissa. Myynti- ja ostoreskontratoiminnallisuudet järjestelmitttäin 4,00 4,13 4,00 4,00 3,80 3,80 3,83 3,60 3,67 3,71 3,60 3,67 3,63 3,60 3,67 3,33 3,33 3,17 3,00 3,33 3,00 3,20 3,00 2,67 2,75 2,50 2,50 2,50 Kirjanpitotoiminnallisuudet järjestelmitttäin 4,11 4,00 4,00 4,00 4,00 3,92 3,80 3,72 3,67 3,60 3,60 3,50 3,25 3,00 Raportointi- ja analysointitoiminnallisuudet järjestelmittäin 3,33 3,29 3,25 3,00 3,00 3,92 2,67 2,67 2,67 2,60 2,60 2,33 2,00 1,50 12 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 13

8 Laskutustoiminnallisuudet järjestelmittäin Tarkasteltaessa laskutustoiminnallisuutta sekä budjetointija ennustamistoiminallisuuksia järjestelmäkohtaisesti, huomattiin Aditro pohjaisten ohjelmien pärjäävän parhaiten. 4,00 3,71 3,67 3,67 3,56 3,50 3,50 3,33 3,27 3,00 2,60 2,50 2,33 2,25 06 Miten hyvin järjestelmät täyttävät taloushallinnon tarpeet nyt ja tulevaisuudessa Tutkimuksemme päättyi kysymyksiin siitä, miten vastaajat kokevat, että heidän taloushallintojärjestelmänsä täyttävät nykyiset/tulevaisuuden toiminnan vaatimukset. Kaaviosta nähdään vastaukset kysymyksiin: Arvioi miten hyvin järjestelmä täyttää tämänhetkiset toimintatarpeenne. ja Arvioi miten hyvin järjestelmä voi täyttää tulevaisuuden toimintatarpeenne. Korkein arvosana (5) Järjestelmä on täysin hyväksyttävissä sellaisenaan ja alhaisin arvosana (1) Järjestelmä on korvattava. Järjestelmistä,, ja ovat keskimäärin saaneet niin nykytilanteen kuin tulevaisuuden osalta arvosanan neljä tai parempi. ja ovat kummatkin keskimäärin saanet heikkoja arvosanoja niin nykytilanteen kuin tulevaisuudenkin osalta. Budjetointi- ja ennustamistoiminnallisuudet järjestelmittäin 3,50 3,33 3,08 3,00 3,00 2,80 2,72 2,40 2,33 2,33 2,33 2,33 2,00 2,00 Nyt 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Tulevaisuudessa 14 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 15

9 08 KPMG lyhyesti 07 Huomioitavia asioita talousjärjestelmää hankkiessa Järjestelmäkilpailutuksiin liittyvässä neuvonannossamme, meillä on tapana nostaa esille seuraavat asiat erityisen tärkeinä, huomioitavaksi talousjärjestelmän hankinnassa. Sitouta toimittaja asetettuihin tavoitteisiin. Tekemällä toimittajasta osallisen projektiin ja saamalla heidät ymmärtämään ja työskentelemään samaa tavoitetta kohden mihin oma toiminta tähtää, kasvaa projektin mahdollisuudet saavuttaa asetetut tavoitteet. Projektin tavoitteet tulee näin ollen määritellä selvästi ja sisällyttää sovittuun toimitukseen. Management Consulting KPMG:n Liikkeenjohdon konsultointi (Management Consulting) -palvelut kehittävät ratkaisuja, joilla tavoitellaan parempaa suorituskykyä, tehokkaampia toimintatapoja ja -rakenteita, teknologian ja henkilöstön potentiaali huomioiden. Asiantuntijamme työskentelevät yhdessä asiakkaan ja KPMG:n toimialaosaajien kanssa, selvittäen ja luoden asiakkaalle parhaimpia mahdollisia ratkaisuja haasteellisimmissakin tilanteissa. Muuttuvassa toimintaympäristössä organisaatioiden johto on entistä haastavampien kysymysten äärellä. On arvioitava kriittisesti, vastaavatko nykyiset toimintamallit markkinoiden ja lainsäätäjien lisääntyviä vaatimuksia, ja entistä kovemmaksi muuttuvaa kilpailutilannetta. Autamme niin yksityisen kuin julkisen sektorin organisaatioita parantamaan suoritus- tai kilpailukykyään sekä tunnistamaan strategiset muutostarpeensa ja toiminnalliset kehityskohteensa. Management Consulting tarjoaa palveluita seuraavilla osa-alueilla: IT-neuvontapalvelut Tietoturvapalvelut Liiketoiminnan kehittäminen Taloushallinto ja rahoitus Hyvä hallinnointitapa ja riskien hallinta Ole tarkka järjestelmäprojektin laajuuden ja tavoitteiden kanssa. Kun laajuus ja tavoitteet ovat selkeät, kaikki projektissa ovat tietoisia, mitä pitäisi saavuttaa ja työskentelevät yhteistä päämäärää kohti. Lisäksi tämä mahdollistaa mahdollisten väärinkäsitysten ja odotuserojen riittävän aikaisen selvittämisen. Ohjaa järjestelmäesittelyjä kilpailutuksen aikana jämäkästi. Järjestelmäesittelyt ovat asiakkaan paras mahdollisuus nähdä ja ymmärtää, miten järjestelmä toimii. Näin ollen on tärkeätä järjestelmäesittelyiden yhteydessä keskittyä sellaisiin toiminnallisuuksiin, jotka ovat erityisen tärkeitä tai jopa erikoisia asiakkaan toiminnassa. Ilman jämäkkää ohjausta järjestelmätoimittajilla on taipumus esitellä järjestelmän hienoimmat ominaisuudet ja vältellä sitä, mikä on järjestelmässä vaikeata ja hankalaa. Arvioi myös toimittajan konsultteja eikä vain järjestelmää. Moderneissa talous- ja toiminnanohjausjärjestelmissä on usein hyvät mahdollisuudet konfigurointiin. Se miten järjestelmä konfiguroidaan konsultin toimesta ratkaisee pitkälti sen, miten hyvin järjestelmä tukee toimintaa. Konsultin on ymmärrettävä niin toimintaanne kuin järjestelmää, luodakseen optimaalisen ratkaisun toimintanne tueksi. Hyvä konsultti voi tehdä ihmeitä keskinkertaisella järjestelmällä, mutta hyvä järjestelmä ei voi koskaan paikata konsultin tekemää huonoa tai keskinkertaista työtä. Laadi erillinen sopimus implementointiprojektille. Järjestelmän lopullisen implementointisopimuksen sisältö on aina neuvottelukysymys. On kuitenkin selvää, että ne vakiosopimusmallit joita toimittajat käyttävät, ovat varsin toimittajalähtöisiä. Asiantuntijalle järjestelmäprojektin toimitussopimuksen laatiminen ei ole järin iso työ. Erillisen toimituskohtaisen sopimuksen laatiminen, joka on asiakaskohtainen ja sisältää juuri kyseiselle projektille asetetut vaatimukset ja tavoitteet, on näin ollen hyvä investointi. 16 / KPMG Oy Ab KPMG Oy Ab / 17

10 Ota yhteyttä Janne Vesa IT neuvontapalvelut P: E: Risto Ollikainen ERP neuvontapalvelut P: E: Wilhelm von Weymarn ERP neuvontapalvelut P: E: KPMG PL 1037 Töölönlahdenkatu 3 A Helsinki P: E: etunimi.sukunimi@kpmg.fi KPMG on yksi maailman johtavista asiantuntijapalveluja tarjoavista organisaatioista, jonka tarkoitus on siirtää osaaminen arvoksi ja hyödyksi asiakkailleen, henkilöstölleen ja ympäröivälle yhteiskunnalle. KPMG:n palveluihin kuuluvat tilintarkastus, vero- ja neuvontapalvelut. KPMG:n jäsenyritysten verkosto toimii henkilön voimin 155 maassa ympäri maailmaa. Suomessa meitä on yli 800 henkilöä 21 paikkakunnalla KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. Printed in Finland. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative, a Swiss entity.