Yleistä 1 Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset Ohje TEM/2855/03.01.05/2012 Työ- ja elinkeinotoimistot 28.12.2012 Työ- ja elinkeinoministeriön ohje työvoimakoulutuksen hankinnasta 01.01.2013 Tämä ohje on voimassa alkaen toistaiseksi.
Yleistä 2 Työvoimakoulutuksen hankinta 1. YLEISTÄ 4 1.1. Työvoimakoulutuhankintoja koskevat säädökset ja ohjeistus... 4 1.2. Palveluiden laadun ja vaikuttavuuden parantaminen... 5 1.2.1. Ennakkovalvonta... 5 1.2.2. Tilaajavastuulaki ja alihankinnat... 5 1.2.3. Palveluiden laadun seuraaminen hankintasopimuksen voimassa ollessa... 5 1.3. Yleiset hankintaehdot... 6 1.4. Neuvonta ja ohjaus julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa... 6 2. TYÖVOIMAKOULUTUKSEN HANKINTA 7 2.1. Kynnysarvoista... 7 2.2. Suorahankintaan liittyviä erityispiirteitä... 7 2.3. Toteutustavat... 8 2.3.1. Rintama- ja non stop koulutukset... 8 2.3.2. Yksittäinen opiskelijapaikka... 8 2.3.3. Lupatyyppinen koulutus... 9 2.3.4. Palkkatuetun työn ja koulutuksen yhdistäminen eli TOPPIS-malli... 9 2.3.5. Kapasiteettihankinta...10 2.3.6. Yhteishankinta...10 2.3.7. Työvoimakoulutus muutosturvan yhteydessä...11 2.3.8. Muutosturvaan liittyvän koulutuksen hankinta ja kohdentaminen...11 2.3.9. Muutosturvaan liittyvän työvoimakoulutuksen seuranta...12 2.3.10. ELY-keskusten ja TE-toimistojen yhteistyö koulutushankinnoissa...12 2.4. Hankintailmoituksen julkaiseminen...13 2.5. Tarjouspyyntö...13 2.5.1. Tarjouspyynnön laatiminen ja sisältö...13 2.6. Tarjousten vertailu...13 2.6.1. Pisteytysmenettely...13 2.6.2. Tulosten tulkinta...14 2.7. Hankintapäätös...15 2.7.1. Korkeakoulututkinnon hankintaan liittyvä lausuntopyyntömenettely...15 2.8. Hankintasopimus...16 2.8.1. Yleistä...16 2.8.2. Hankintasopimuksen sisältö...16
Yleistä 3 2.9. Hankinnan toteutuminen...16 2.9.1. Hankintahinnan maksaminen ja hankintojen toteutumisen seuranta...16 2.9.2. Hankintasopimuksen seuranta ja valvonta...17 2.9.3. Myöntämisvaltuuden käyttö ja seuranta...18 2.10. Erityiskysymyksiä...19 2.10.1. Opiskelijatyöpäivän kesto...19 2.10.2. Lomajaksot...19 2.10.3. Esteellisyys.. 2 4 2.10.4. Hankinta-asiakirjojen julkisuus.25 2.10.5. Hankinta-asiakirjojen arkistointi.25 2.10.6. Koulutusyhdyshenkilön tehtävät 26 3. LIITTEET: HANKINTA-ASIAKIRJAT 22 Työvoimakoulutuksen tarjouspyyntö...22 Työvoimakoulutuksen hankintasopimus...26 Työvoimakoulutuksen yleiset hankintaehdot...virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty.
Yleistä 4 Yleistä Työvoimakoulutuhankintoja koskevat säädökset ja ohjeistus Työvoimapoliittisen aikuiskoulutuksen (myöhemmin työvoimakoulutuksen) hankinnassa keskeiset säädökset ovat: Laki julkisista hankinnoista (348/2007) (myöhemmin hankintalaki) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) (myöhemmin hankinta-asetus) Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (2012) (myöhemmin JTYPL), 5. luku Valtioneuvoston asetus julkisesta työvoima-ja yrityspalvelusta (2012), 1. ja 5. luvut Laissa julkisista hankinnoista määritellään hankintayksiköt, jotka ovat velvollisia noudattamaan julkisista hankinnoista annettua lainsäädäntöä. Lisäksi laissa säädetään mm. kynnysarvoista, hankintamenettelyistä, tarjouspyynnöstä, tarjoajien ja tarjousten valintaperusteista, tarjouksen valinnasta, hankintapäätöksen ja -sopimuksen tekemisestä, oikeusturvakeinoista, tietojenannosta ja tiedonsaantioikeudesta. Hankinta-asetuksessa säädetään hankintailmoituksesta ja siihen liittyvistä menettelytavoista, jälki-ilmoitusmenettelystä sekä tilastoinnista ja viestinnästä. ESR-projekteihin liittyviin koulutushankintoihin sovelletaan lisäksi EU-säädösten mukaisia erityisehtoja. Koulutustarjousten arvioinnissa sekä mm. opiskelijoiden koulutuksen keskeyttämispäätöksissä sovelletaan seuraavia opetusministeriön antamia säädöksiä: Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) Asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (812/1998) Yliopistolaki (558/2009) Ammattikorkeakoululaki (351/2003) Edellä mainittujen säädösten nojalla annetut opetushallituksen määräykset ja suositukset. Tässä ohjeessa tarkoitettuja hankintayksikköjä ovat elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset (ELYkeskukset), työ- ja elinkeinotoimistot (TE-toimistot) ml. työvoiman palvelukeskukset. Säädöksiä tukevaa ja soveltamista ohjaavaa aineistoa löytyy seuraavista internet-osoitteista: www.vm.fi (valtion hankintakäsikirja liitteineen) www.hankinnat.fi (julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö, kuntaliiton neuvontayksikön tuottamaa aineistoa) www.tem.fi (vuosittain määriteltävät kynnysarvot sekä säädökset) www.oikeus.fi/markkinaoikeus (markkinaoikeuden ratkaisuja, valitusmenettely ja -osoitus) HILMA www.hankintailmoitukset.fi (CPV-koodit) Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailussa.
Yleistä 5 Työ- ja elinkeinoviranomainen tarjoaa julkisia työvoimakoulutuspalveluita asiakkaille näiden palvelutarpeen mukaisesti. Työ- ja elinkeinoviranomainen voi hankkia koulutuspalvelut palvelujen tuottajilta valtion talousarviossa palvelujen hankkimista varten osoitetulla määrärahalla. Valtiovarainministeriö on julkaissut valtion hankintakäsikirjan (Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010), jossa kuvataan hankintalain vaatiman kilpailuttamisen edellyttämät tärkeimmät toteutusvaiheet. Käsikirjassa annetaan käytännön opastusta hankintojen suorittamiseen ja hankinnoista sopimiseen. Koska valtion hankintakäsikirja sisältää kattavan ohjeistuksen, tässä ohjeessa kuvataan vain hankintakäsikirjaa täydentäviä seikkoja, joita nimenomaan työvoimakoulutuspalveluita hankittaessa on otettava huomioon. Palveluiden laadun ja vaikuttavuuden parantaminen Ennakkovalvonta Tarjoajan taloudellisten resurssien riittävyys vaikuttaa palvelun laatuun ja palvelun toimitusvarmuuteen. Tästä syystä erityisesti suurissa yksittäisissä hankinnoissa tai pitkäkestoisissa sopimuksissa tulisi tarjouspyynnössä asettaa edellytyksiä tarjoajan rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta. Hankinta- tai puitesopimusta ei tule tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, jonka taloudellista vakavaraisuutta tai toimintaedellytyksiä muutoin on syytä perustellusti epäillä. Tarjoajalta vaadittavat selvitykset on suhteutettava hankinnan kohteeseen. Suurissa hankinnoissa tarjoajaa voidaan pyytää esittämään laajempaa selvitystä taloudellisesta tilanteestaan, esimerkiksi pankin tai muun luottolaitoksen antama lausunto, selvitys vastuuvakuutuksesta, tuloslaskelma, tase, toimintakertomus ja muut tilinpäätösasiakirjat sekä mahdollinen konsernitilinpäätös. Tilaajavastuulaki ja alihankinnat Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus tulee kysymykseen, jos tilataan yli 7500 euron arvosta sellaista työtä, joka tehdään hankintayksikön työtiloissa tai työkohteessa alihankintasopimuksen tehneen työnantajan palveluksessa. Lisäksi tilattavan työn on liityttävä hankintayksikön toiminnassa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin. Koska työvoimakoulutusta ei koskaan toteuteta TE-hallinnon omissa tiloissa tai työkohteessa, ei tilaajavastuulaki koske TE-hallinnon hankintayksikköä. Sen sijaan se voi koskea koulutuspalvelun tuottajaa, joka käyttää alihankkijoita koulutuspalvelun toteutuksessa. Tilaajavastuusta löytyy lisätietoa Valtion hankintakäsikirjasta s. 87. Palveluiden laadun seuraaminen hankintasopimuksen voimassa ollessa Ostettavan palvelun laatu on kokonaisuus, jonka muodostavat muun muassa annettavan palvelun sisältö, riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö, asianmukaiset tilat ja laitteet sekä tarjoajan kokemus kilpailutettavan palvelun tarjoamisesta. Palvelun myyjän on ylläpidettävä palvelut tarjouksessa antamiensa tietojen mukaisina koko sopimuskauden. Palvelun ostajalla tulee sopimuskauden aikana olla mahdollisuus arvioida sitä, onko myyjän toiminta tarjous- ja sopimusasiakirjojen sekä palvelulle asetettavien tavoitteiden mukaista. Palveluiden laadun seuraamisesta sopimuskauden aikana tulee sopia hankinta- tai puitesopimuksessa. Palvelun ostajalla tulee olla mahdollisuus tehdä tarkastuskäyntejä, jolloin myyjällä on velvollisuus näyttää palvelun tuottamiseen liittyvät tarvittavat dokumentit. Myyjän tulee hankintasopimuksessa sitoutua asettamaan riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö palvelun tuottamiseen. Jos esimerkiksi sopimuksessa sovittu vastuuhenkilö vaihtuu, myyjän on hankittava tilalle vastaavan ammattitaidon omaava henkilö. Myyjän on sopimuskauden aikana myös sitouduttava kehittämään palvelua. Hankinta- ja puitesopimuksessa erikseen sovittavia laadun varmistamiseen ja yhteistyön kehittämiseen liittyviä keinoja voivat olla em. lisäksi esimerkiksi: - nimetyt henkilöt ja yhteistyöelimet, palautepalaverit jotka vastaavat arvioinnista ja kehittämisestä; - yhteiset arviointi- ja kehittämiskeskustelut;
Yleistä 6 - asiakaspalautteen kerääminen ja asiakastyytyväisyysmittaukset (ostajan ja myyjän mittaukset ja - näiden yhteensovittaminen); - seurantatulosten vertailu asetettuihin laatutavoitteisiin sekä - arviointitulosten ja seurantapalautteen raportointi ja hyödyntäminen (esimerkiksi toteumaraportin vaatiminen jokaisen laskun yhteyteen tai loppuraportin vaatiminen). Toimiva yhteistyö myyjän kanssa luo perustaa palvelujen jatkuvalle kehittämiselle. Hyvän yhteistyön edellytys on luottamuksen sekä yhteisen näkemyksen rakentaminen palvelutoiminnan tavoitteille ja toteutukselle. Yhteistyössä tarvitaan molemminpuolista ammatillista kunnioitusta ja luottamusta sekä avointa asiallista ilmapiiriä, jossa keskitytään ratkaisujen löytämiseen myös ongelmatilanteissa. Jos ongelmatilanteita tulee, on tärkeää, että niihin puututaan mahdollisimman pian ja asian käsittely dokumentoidaan. Yleiset hankintaehdot Hankintasopimuksen sisältö on usein tarkoituksenmukaista jakaa kahteen osaan. Ensinnäkin yleiset hankintaehdot sisältävät sellaiset ehdot, jotka ovat yleisesti voimassa sopimussuhteessa riippumatta siitä, mikä on juuri sillä kertaa hankittava palvelu. Varsinaisessa hankintasopimuksessa puolestaan yksilöidään tarkemmin hankittava palvelu ja ehdot, joiden osalta yleisistä hankintaehdoista halutaan poiketa. Hyödyntämällä yleisiä hankintaehtoja pystytään yleensä helpottamaan ja nopeuttamaan varsinaisen hankintasopimuksen laatimista. Työvoimakoulutuksen osalta työ- ja elinkeinoministeriö vahvistaa yleiset sopimusehdot, jotka ovat tämän ohjeen liitteenä. Neuvonta ja ohjaus julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa Työ- ja elinkeinoministeriö vastaa hankittavien palveluiden sisällöllisestä ohjauksesta. Jos kysymys koskee yleisellä tasolla palvelun tai tuotteen sisältöä, voi yhteyttä ottaa työ- ja elinkeinoministeriöön. Jos kysymys koskee hankintamenettelyä tai hankintalakia muilta osin kuin mitä tässä ohjeessa on ohjattu, kannattaa ottaa yhteyttä julkisten hankintojen neuvontayksikköön. Yksikön sähköpostiosoite on hankinnat@kuntaliitto.fi.
Työvoimakoulutuksen hankinta 7 Työvoimakoulutuksen hankinta Kynnysarvoista Työvoimakoulutuksen hankinnassa tulee noudattaa hankintalain mukaisia menettelyjä, kun koulutushankinnan ennakoitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa ylittää kansallisen kynnysarvon 30 000 euroa tai yhteishankinnoissa työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuus on vähintään 100 000 euroa. Ennakoitua kokonaisarvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintalain 17-20 :ien säädökset. Hankintaa ei saa pilkkoa osiin hankinnan kokonaisarvon alentamiseksi. Hankinnan ennakoituun kokonaisarvoon on laskettava mukaan hankinnan kaikkien osien arvo koko suunnitellulta hankintajaksolta ml. mahdolliset optiot tai vaihtoehtoisten toteuttamistapojen kustannukset. Kokonaishinnassa ei kuitenkaan oteta huomioon arvonlisävero-osuutta. Työvoimakoulutushankinnat ovat hankintalaissa tarkoitettuja liitteen B mukaisia toissijaisia palveluhankintoja, joihin sovelletaan aina lain 9 luvussa kuvattuja kansallisia menettelyjä riippumatta siitä ylittääkö hankinnan ennakoitu arvo EU-kynnysarvon. Hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä, suorahankintaa ja kilpailullista neuvottelumenettelyä sekä puitejärjestelyä voidaan käyttää laissa erikseen säädetyin edellytyksin. Avoin menettely on kansalliset kynnysarvot (30 000 ja yhteishankinnoissa työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuus 100 000 ) ylittävissä työvoimakoulutushankinnoissa suositeltava menettely, koska sen avulla varmimmin turvataan kilpailutuksen avoimuus ja syrjimättömyys. Suorahankintaan liittyviä erityispiirteitä Työvoimakoulutuksen hankintamenettelyksi voi valita suorahankinnan vain hankintalain 27 :ssä mainituissa tilanteissa. Käytännössä suorahankinta on työvoimakoulutuksen hankinnassa mahdollinen menettely, kun: kysymys on yhden tai useamman yksittäisen opiskelijapaikan hankinnasta ja opiskelijaksi hakeutuvien on tullut pyrkiä oppilaitokseen samoja menettelyjä noudattaen kuin omaehtoisesti opiskelemaan hakeutuvienkin, eikä opinto-oikeutta voida siirtää tai sitä ei ole opiskelijoille aiheutuvien haittojen ja kustannusten vuoksi kohtuullista siirtää toiseen oppilaitokseen. hankittavaa koulutusta järjestää lisenssiin tai muuhun vastaavaan yksinoikeuteen tai koulutusohjelman (työnantajakohtaiseen) erityisluonteeseen perustuen Suomessa vain yksi koulutuksen järjestäjä ja tämä seikka voidaan todisteellisesti osoittaa. Ennakoidulta työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuudeltaan alle 100 000 euron kertaluontoiset, tietyn työnantajan tarpeisiin räätälöidyt, yhteishankinnat voidaan toteuttaa suorahankintana niiden hankintalaissakin huomioon otetun erityisluonteen perusteella. Tällä perusteella voidaan ottaa huomioon työnantajaosapuolen tarve säilyttää vakiintunut pitkäaikainen yhteistyösuhde tietyn soveltuvan koulutuspalvelun tuottajan kanssa sekä tuotannollisiin ja taloudellisiin seikkoihin liittyvät työnantajaa sitovat aikataulut. Suoran hankintamenettelyn käytön perusteena voidaan erityisluonteen, kertaluonteisuuden ja työnantajakohtaisuuden lisäksi tulee ottaa huomioon kilpailun järjestämisestä aiheutuvat prosessikustannukset sekä kilpailutuksesta hankinnan osapuolille välillisesti aiheutuvia muita kustannuksia. Kun hankinta tehdään suorahankintana, menettely on aina perusteltava hankinta-asiakirjoihin. Ennakoidulta kokonaisarvoltaan enintään 10 000 euroa maksavat koulutushankinnat voidaan aina toteuttaa suorahankintana hankinnan vähäisen arvon perusteella, ellei kilpailutusta pidetä erityisestä syystä tarpeellisena. Myös ennakoidulta arvoltaan 10 000-30 000 euron tavanomaiset työ- ja elinkeinohallinnon yksin rahoittamat koulutushankinnat voidaan toteuttaa suorahankintana hankinnasta aiheutuvien prosessikustannusten perusteella, jos ennakoidut prosessikustannukset ovat suuremmat kuin kilpailutuksesta koituva hyöty palvelun hinnassa.
Työvoimakoulutuksen hankinta 8 Suorahankinnan raja-arvoja tai kynnysarvoja ei saa alittaa pilkkomalla hankintoja keinotekoisesti osiin. Kun tiedossa on, että yhteishankinta toteutetaan saman työnantajan kanssa toistuvasti täysin tai pääosin samanlaisena ja/tai kun koulutuksen toteutuksesta vastaisi toistuvasti sama taho, on hankinta pääsääntöisesti kilpailutettava. Pilkkomiskieltoa tarkastellaan hankintayksikkökohtaisesti. Eri ELY-keskusten tai TE-toimistojen toteuttamia samansisältöisiä hankintoja ei pilkkomiskiellon johdosta tarvitse toteuttaa yhdessä, ellei siitä katsota saavutettavan selkeää taloudellista tai laadullista lisäarvoa. Sen sijaan esim. saman TE-toimiston eri palvelupisteiden samantyyppisiä hankintoja on arvioitava ottaen huomioon pilkkomiskieltoa koskevat säädökset. Mikäli hankinnat on tarkoituksenmukaisuussyistä keskitetty ELY-keskukseen, tarkastellaan pilkkomiskieltoa ELY-keskuksen tekemien hankintojen näkökulmasta. Toteutustavat Työvoimakoulutusta voidaan hankkia tarpeen mukaan joustavasti hyvin erilaisilla sopimusmenettelyillä ja erisuuruisina kokonaisuuksina. Koulutusta voidaan hankkia tiettyjen henkilöiden tarpeisiin yksittäisinä opiskelijapaikkoina, tietyille kohderyhmille suunnattuina erillisinä koulutusohjelmina opiskelijaryhmille, (yhden tai useamman koulutusalan) kapasiteettihankintoina tai yhteishankintoina. Myös lupatyyppistä tai muutosturvan toimintamalliin liittyvää koulutusta voidaan hankkia työvoimakoulutuksena. Rintama- ja non stop koulutukset Tietylle kohderyhmälle kohdentuvat yksittäiset koulutusohjelmat jakautuvat ns. rintamakoulutuksiin ja non stop - tyyppisiin koulutuksiin. Rintamakoulutuksella tarkoitetaan koulutusta, jossa kaikki opiskelijat aloittavat ja päättävät koulutuksen yhtä aikaa ja noudattavat koulutuksen aikana lähtökohtaisesti samaa opetusohjelmaa. Opetusohjelmaa tarkennetaan ja yksilöllistään henkilökohtaisen opiskeluohjelman perusteella. Opiskeluohjelma on pakollinen, kun on kyse tutkintoon valmistavasta ammatillisesta koulutuksesta. Non stop -koulutuksella tarkoitetaan tietylle ammattialalle kohdentuvaa koulutusta, johon voi hakea jatkuvasti. Opiskelijat valitaan joko yksitellen tai ennalta sovittuina ajankohtina ryhminä joustavasti. Kukin opiskelija noudattaa henkilökohtaista opiskeluohjelmaa ja suorittaa vain ne opinnot, jotka hän tarvitsee koulutuksen tavoitteen (esim. tutkinto, työssä tarvittava erityisosaaminen, työllistyminen, hakeutuminen muuhun koulutukseen) saavuttaakseen. Yksittäinen opiskelijapaikka Yksittäisen opiskelijapaikan hankintaa koskevaa harkintaa tehtäessä on noudatettava tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita sekä avoimuutta. Harkinnassa sovelletaan alla kerrottuja sekä opiskelijavalinnoissa sovellettuja yleisiä periaatteita ja arviointikriteerejä. Opiskelijapaikan hankinta ei edellytä kaikkien kriteerien täyttymistä yhtä aikaa, vaan jo yhdenkin kriteerin täyttyminen voi olla riittävä peruste opiskelijapaikan hankinnalle. Yksittäisenä opiskelijapaikkana voidaan hankkia tutkintoon tai sellaisen osaan johtavaa tai muutoin ammattitaitoa lisäävää lyhyt- tai pidempikestoista koulutusta. Myös ns. lupatyyppisen koulutuksen hankinta on suositeltavaa silloin, kun se kriteerit huomioon ottaen on tarkoituksenmukaista. Yksittäisiä opiskelijapaikkoja voidaan hankkia samoilta koulutuspalveluiden tuottajilta, kuin muutakin työvoimakoulutusta. Yksittäisen opiskelijapaikan hankinta poikkeaa muusta työvoimakoulutuksen hankinnasta siinä, että koulutus räätälöidään etukäteen tiedossa olevan henkilön tarpeisiin henkilön työllistymissuunnitelmaa tai sitä korvaavaa suunnitelmaa vastaavasti. Päätös koulutuksen hankkimisesta on samalla myös ratkaisu henkilön koulutustarpeesta ja soveltuvuudesta kyseiseen koulutukseen. Kun sovitaan, että henkilöasiakas voi hakea koulutuspaikkaa työvoimakoulutuksena, kirjataan asia myös henkilön työllistymissuunnitelmaan tai sitä korvaavaan suunnitelmaan URA-tietojärjestelmään. Yksittäisen opiskelijapaikan hankintaa koskevaa harkintaa ei tule jättää vain yhden virkailijan tehtäväksi jääviysseikkojen ja subjektiivisuusriskin vuoksi. Onkin suositeltavaa, että ratkaisu tehdään työ- ja elinkeinotoimistossa tätä varten sovitussa ryhmässä, jolloin toiminnan objektiivisuus sekä hankintaratkaisujen yhdenvertaisuus turvataan mahdollisimman hyvin.
Työvoimakoulutuksen hankinta 9 Yksittäisen opiskelijapaikan hankintaa harkittaessa tulee lähtökohtana olla työvoimapoliittinen tarkoituksenmukaisuus. Sitä arvioidaan ottamalla huomioon seuraavat seikat: Koulutukseen hakeutuvalla henkilöllä on oltava työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa ja palvelutarvearviossa todettu koulutustarve. Henkilöllä tulee olla TE-toimiston arvion mukaan aidosti mahdollisuus työllistyä tai sijoittua ammatilliseen koulutukseen työvoimakoulutuksen hyväksytysti suoritettuaan. Arviota tehtäessä tulee ottaa huomioon niin työvoiman kysyntätilanne, kuin myös kyseisen alan koulutetun työvoiman tarjontatilanne. Tarvittaessa henkilöltä voidaan edellyttää kirjallista selvitystä tarjolla olevasta työ- tai koulutusmahdollisuudesta. Henkilön tulee olla soveltuva hankittavaan koulutukseen ja sen tavoitteena olevaan ammattiin tai tehtävään. Tapauskohtaisesti on otettava huomioon koulutuksen kokonaishinta, opintososiaalisista etuuksista aiheutuvat kustannukset suhteessa koulutuksen todelliseen kestoon ja koulutukseen hakeutuvan henkilön tilanne (esim. perhesuhteet, huoltajuus, terveydentila, taloudelliset edellytykset sekä mahdollisuudet osallistua koulutukseen toisella paikkakunnalla). Tulee selvittää onko vastaavaa, henkilölle soveltuvaa ja todetut koulutustarpeet täyttävää, koulutusta samanaikaisesti tai lyhyellä aikavälillä tarjolla työvoimakoulutuksena tai omaehtoisena koulutuksena siten, että henkilöllä on taloudelliset ja muut seikat huomioon ottaen realistiset mahdollisuudet osallistua koulutukseen. Lupatyyppinen koulutus Useilla aloilla työhön pääsyn edellytyksenä on tietyn luvan voimassaolo. Tällaisia ovat esim. kuljetusalalla vaarallisten aineiden kuljetukseen oikeuttava ADR-kortti, metalli- ja rakennusalalla vaadittava tulityökortti, elintarvikealalla vaadittava hygieniapassi jne. Pääsääntöisesti tällaisten lupien saantiin liittyvä koulutus sisällytetään alan ammatilliseen koulutukseen. Työttömille työnhakijoille, joilla on jo alan ammatillinen koulutus, voi olla tarkoituksenmukaista hankkia lupatyyppinen koulutus samoin perustein kuin yksittäinen opiskelijapaikka. Lupatyyppisen koulutuksen hankinta edellyttää, että tutkintokokeen lisäksi hankintaan liitetään myös tietopuolista opetusta/koulutusta. Lupatyyppistä koulutusta voidaan toteuttaa myös esimerkiksi kapasiteettihankintojen ja non stop -koulutusten sisällä. Palkkatuetun työn ja koulutuksen yhdistäminen eli TOPPIS-malli Suurelta osalta työttömiä puuttuu ammatillinen koulutus tai koulutus on vanhentunut, mikä vaikeuttaa heidän sijoittumistaan avoimille työmarkkinoille. Osaamis- ja ammattitaitokartoituksissa tai muutoin todettujen osaamisen ja ammattitaidon puutteiden poistamiseksi palkkatuettuun työhön tulisi liittää koulutusta. Tämä voidaan toteuttaa järjestämällä koulutus yhdistämällä tuettua työtä ja ammatillista työvoimakoulutusta tai oppisopimuskoulutuksena. Tuotteistettu palkkatuetun työn ja työvoimakoulutuksen TOPPIS- malli TOPPIS-mallissa on kysymys palvelukokonaisuudesta, jossa otetaan huomioon sekä työnantajan että työnhakijan tarpeet. Rekrytointikynnystä alennetaan työnantajan tarpeista lähtevällä koulutuksella ja rekrytointituella; mallin toteuttaminen painottaa työ- ja elinkeinohallinnon toimenpiteiden kysyntälähtöisyyttä ja se voi siten osaltaan lieventää työvoiman kohtaanto-ongelmaa. Palkkatuetun työn ja työvoimakoulutuksen yhdistävässä mallissa työntekijä on työsuhteessa, johon työnantaja saa palkkatukea. Työntekijän tarvitseman koulutuksen suunnittelun ja koulutuksen järjestämisen kustannuksista vastaa työ- ja elinkeinohallinto. Koulutus hankitaan normaalina työvoimakoulutuksena. Hankintamenettelynä voi olla useimmiten suorahankinta. Suorahankinnassa voidaan hyödyntää myös valmiiksi kilpailutettua kapasiteettia ja puitesopimuksia. Mallin tavoitteet palvelevat kolmea asiaa: 1) Alentaa rekrytointikynnystä ja edistää työttömän työnhakijan osaamisen kehittymistä ja työllistymistä 2) Se lisää työpaikalla tapahtuvan työnantajan tarpeista lähtevän koulutuksen tarjontaa; 3) Parantaa palkkatuetun työn vaikuttavuutta; ja 4) Parantaa työvoimakoulutuksen vaikuttavuutta, kun se johtaa entistä todennäköisemmin rekrytointiin ja antaa mahdollisuuden hyödyntää saatua koulutusta myöhemmissä opinnoissa.
Työvoimakoulutuksen hankinta 10 Mallin toimivuus edellyttää, että koulutuksen järjestäjät ovat mukana prosessin eri vaiheissa. Koulutuksen järjestäjät toimivat koulutuksen tuottajina, mutta heitä voidaan hyödyntää myös työnhakijan osaamisen ja koulutustarpeiden arvioinnissa, koulutuksen suunnittelussa sekä laadittaessa työnantajan ja työntekijän kanssa henkilökohtaista opiskelu- tai koulutussuunnitelmaa. Koulutukseen liittyvät järjestelyt on mahdollisuuksien mukaan hyvä keskittää alueellisesti osaavalle koulutuksen järjestäjälle. Monialainen järjestäjä pystyy tarjoamaan koulutusratkaisuja laajasti, koska se ei ole sidottu vain yhden koulutusalan tai oppilaitoksen tuottamiin koulutuksiin. Koulutuksen räätälöinnistä johtuen palkkatuettuun työhön yhdistetty koulutus on kestoltaan useimmiten oppisopimuskoulutusta (perustutkintoja /ammatti- ja erikoisammattitutkintoja) lyhyempää. Koulutussisältöjen suunnittelu (modulointi) voidaan toteuttaa myös siten, että se mahdollistaa opiskelijalle ammatillisen tutkinnon osien suorittamisen (näytöt). Hän voi halutessaan täydentää tutkintoaan myöhemmin, jolloin hänen työmarkkinakelpoisuutensa ja valmiutensa pysyä työmarkkinoilla pidempään paranevat. TOPPIS-malli ja oppisopimuskoulutus täydentävät toisiaan. Oppisopimuskoulutus on tutkintotavoitteista ja TOPPISmalli lyhytkestoisempaa, työnantajan tarpeisiin räätälöityä koulutusta, jonka kustannuksista vastaa kokonaan työ- ja elinkeinohallinto. TOPPIS-mallin käyttöä voidaan suunnata myös niille kolmannen sektorin toimijoille, joilla on jo entuudestaan kokemusta muun muassa pitkäaikaistyöttömien työllistämisestä erilaisiin palvelu- ja avustamistehtäviin. Mallin ensisijaisena kohderyhmänä ovat vajaakuntoiset, pitkäaikaistyöttömät, vaikeasti työllistyvät ja maahanmuuttajat, koska heiltä usein puuttuu työnantajan edellyttämä työllistymistä edistävä koulutus. Kapasiteettihankinta Kapasiteettihankinnalla tarkoitetaan yhtä tai useampaa koulutusalaa koskevaa laajaa opiskelijatyöpäivien määrää tai koulutuskokonaisuuksien sopimuspakettia, johon kootaan yhdeltä koulutuspalvelujen tuottajalta (tai useamman palvelun tuottajan yhteenliittymältä) tehdyt koulutushankinnat. Koulutukset voivat olla sekä rintama- että non stop - koulutuksena toteutettavia. Hankinta voi koskea yhtä alaa (esim. metalliala) ja sen sisällä useita eri ammatteja /työtehtäviä koskevia erillisiä koulutuksia (esim. hitsauskoulutus, koneistajan koulutus, levysepän koulutus jne.). Hankinta voi koskea myös useita toisistaan täysin poikkeavia koulutusaloja. Koulutus toteutetaan henkilökohtaisen opiskeluohjelman perusteella, jonka mukaan myös opiskelijatyöpäivien käyttö lasketaan ja hankintahinta maksetaan toteutuman mukaisesti. Jos hankitaan esim. tietyn koulutusalan opiskelijatyöpäiväkapasiteetti, voidaan kapasiteettia käyttää joustavasti hankintayksikön ja hankintasopimuksessa määriteltyjen muiden työhallinnon yksikköjen (ELY-keskukset, TE-toimistot) esittämien tarkennettujen koulutusohjelmien toteuttamiseen hankintasopimuksen mukaisena ajanjaksona. Kapasiteettina hankittuja opiskelijatyöpäiviä voidaan tarkentavalla hankintasopimuksella käyttää myös yhteishankintojen toteuttamiseen tai yksittäisten opiskelijapaikkojen tarpeisiin. Kapasiteettihankintoihin liittyvistä hankintasopimuksen erityisehdoista kerrotaan liitteessä 2 Hankintasopimuksen sisältö. Yhteishankinta Mahdollisuus toteuttaa työvoimakoulutuksen hankinta yhdessä yhden tai usean työnantajan, yrittäjäksi aikovan henkilön toimeksiantajan tai yrittäjyysoikeudet luovuttavan yrityksen kanssa perustuu JTYPL:n 5 luvun 7 :ään. Koulutusta voidaan hankkia määrätyn työnantajan palvelukseen tuleville tai palveluksessa oleville työntekijöille taikka vuokratyöntekijöille. Lisäksi koulutuksiin voivat osallistua yrittäjiksi aikovat tai henkilöt, joiden on tarkoitus harjoittaa yritystoimintaa hankkimalla yrittäjyysoikeudet toiselta yritykseltä. Myös yrittäjänä toimiva henkilö voi itse osallistua palveluksessaan olevalle tai palvelukseensa tulevalle henkilöstölle järjestettyyn koulutukseen. Työnantaja, yrittäjäksi aikovan henkilön toimeksiantaja tai yrittäjyysoikeudet luovuttava yritys osallistuu koulutuksen rahoittamiseen yhdessä työ- ja elinkeinoviranomaisen kanssa. Jos yrittäjä itse osallistuu koulutukseen, työ- ja elinkeinohallinnon maksama osuus yrittäjän koulutuksen hankintahinnasta on de minimistukea. Yritys tai muu yhteisö voi edustaa itsensä lisäksi muita työnantajia, jos niin on erikseen sovittu. Mahdollistamalla yritysten ja muiden yhteisöjen osallistuminen työvoimakoulutuksen rahoitukseen on pyritty parantamaan edellytyksiä työmarkkinalähtöiseen ja yhteisvastuulliseen koulutuksen toteutukseen sekä samalla avaamaan mahdollisuuksia koulutuksen rahoituspohjan laajentamiseen.
Työvoimakoulutuksen hankinta 11 Yhteishankinnaksi luetaan ja tilastoidaan vain sellaiset koulutushankinnat, joiden hankintasopimuksessa on sovittu yrityksen tai muun yhteisön maksuosuudesta koulutuksen hankintakustannuksista ja joiden hankintasopimuksen yritys tai muu yhteisö allekirjoittaa sopimusosapuolena. Kääntäen tämä tarkoittaa sitä, että yhteishankintaa ei ole esim. - koulutus, jonka suunnittelussa ja toteutuksessakin yritys tai muu yhteisö on mukana, mutta jota yritys tai muu yhteisö ei rahoita eikä allekirjoita hankintasopimusta - koulutus, jossa yritys tai muu yhteisö maksaa koulutuksen järjestäjälle korvausta esim. työvoimakoulutuksen työssäoppimisjaksojen ohjauksesta työssäoppimista koskevan sopimuksen nojalla, mutta jonka hankintasopimuksen sopimusosapuolena yritys tai muu yhteisö ei ole. Yhteishankintakoulutuksen hankinnassa noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, joten hankinta ilman tarjouskilpailua on mahdollista vain hankintalaissa ja tässä ohjeessa määritellyin perustein. Kun hankintayksikkö on aiemmin kilpailuttanut puitejärjestelyn tai laajan koulutuskapasiteetin, jonka hankintasopimukseen on sisällytetty mahdollisuus käyttää puitejärjestelyä tai kapasiteettia myös yhteishankintana toteutettavan koulutuksen toteutukseen, voidaan näin menetellä. Kun koulutusta hankitaan yhteishankintana, yritys tai muu yhteisö osallistuu tarjousten arviointiin ja tarjouksen hyväksymispäätöksen tekevät työvoimaviranomainen ja työnantaja yhdessä. Varsinaisen hankintapäätösasiakirjan allekirjoittaa kuitenkin TE -hallinnon hankintayksikkö. Työvoimakoulutus muutosturvan yhteydessä Muutosturva ja siihen liittyvät työ- ja elinkeinohallinnon palvelut koskevat tietyin edellytyksin tuotannollisista ja taloudellisista syistä irtisanottuja henkilöitä sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Muutosturvan toimintamallin tavoitteena on työnantajan, työntekijöiden ja työvoimaviranomaisten välisen yhteistyön tehostaminen ja työntekijän mahdollisimman pikainen uudelleen työllistyminen. Muutosturvan toimintamalli tukee osaltaan työ- ja elinkeinohallinnon strategisia linjauksia vahvistamalla julkisen työvoimapalvelun proaktiivista toimintatapaa ja tarjoamalla mahdollisuuden nopeaan reagointiin irtisanomistilanteissa. Saatuaan tiedoksi työnantajan neuvotteluesityksen yhteistoimintaneuvottelujen käynnistämisestä työvoiman vähentämistilanteissa tai muutoin tiedon mahdollisista irtisanomisista TE-toimisto ottaa viipymättä yhteyttä työnantajaan. TEtoimiston (ja tarvittaessa ELY-keskuksen), yrityksen ja henkilöstön edustajien yhteistyönä käynnistetään jatkotoimenpiteiden suunnittelu, kartoitetaan työvoimapalvelujen tarve irtisanomistilanteessa, laaditaan toimintasuunnitelma sekä sovitaan toimintaperiaatteet palvelujen tarjoamisesta ja järjestelyistä. Muutosturvaan liittyen voidaan sopia irtisanottaville mahdollisimman varhaisessa vaiheessa järjestettävästä yhteishankintoina toteutettavasta räätälöidystä työvoimakoulutuksesta. Tällöin rahoittajina voivat työ- ja elinkeinohallinnon lisäksi olla sekä työvoimaa irtisanova että sitä rekrytoiva työnantaja. Suurten irtisanomisten yhteydessä on erityisen tärkeää varmistaa TE-toimistojen välinen yhteistyö ja yhteisvastuu sekä palvelujen suunnittelussa että tarjonnassa. Muutosturvatehtäviin palkatuilla asiantuntijoilla on keskeinen vastuu palvelujen käytännön järjestelyssä ja toimeenpanon tuessa. Toiminnan johtamisesta vastaa pääsääntöisesti TE-toimisto. Muutosturvaan liittyvän koulutuksen hankinta ja kohdentaminen Muutosturvan joustava toteuttaminen edellyttää, että soveltuvia työvoimapalveluja voidaan tarjota irtisanotuille henkilöille mahdollisimman nopeasti. Muutosturvan toimintamallin erityisen luonteen ja tavoitteiden vuoksi työ- ja elinkeinoviranomaisilla on tavanomaista suurempi vastuu tarjottaessa koulutusvaihtoehtoja muutosturvan piiriin kuuluville henkilöille tai kohderyhmille. Muutosturvaan liittyen voidaan hankkia niin ammatillista kuin valmentavaakin työvoimakoulutusta. Jos työnantajan tilanne ei salli yhteishankinnan rahoitukseen osallistumista, voidaan muutosturvaan liittyvä koulutus hankkia myös kokonaan työ- ja elinkeinohallinnon rahoittamana. Koulutushankinnat voidaan toteuttaa yksittäisinä opiskelijapaikkoina, erillisinä opiskelijakohderyhmälle räätälöityinä koulutusohjelmina, kapasiteettihankintana tai puitejärjestelynä.
Työvoimakoulutuksen hankinta 12 Muutosturvaan liittyvät koulutushankinnat toteutetaan, samoin kuin muutkin työvoimakoulutushankinnat, noudattaen julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja työvoimakoulutuksen hankinnasta annettuja työ- ja elinkeinoministeriön säädöksiä ja ohjeita. Kun kyse on suuremmasta irtisanottujen ryhmästä tai kun pienistä irtisanomisista koostuvaan kohderyhmään kuuluvien henkilöiden koulutustarpeet ovat yhtenevät, on tarkoituksenmukaista hankkia soveltuvaa koulutusta erillisinä hankintoina. Tällöinkin koulutukset voidaan toteuttaa joko suuremmille opiskelijaryhmille tai yksittäisinä opiskelijapaikkoina. Hankinnoissa voidaan käyttää kaikkia soveltuvia hankintatapoja. Jos koulutusta hankitaan tietyn työnantajan irtisanottavalle henkilöstölle kohdennetusti, voivat koulutukseen osallistua samanaikaisesti niin muutosturvan piiriin kuuluvat kuin muutkin irtisanotut henkilöt. Tällaisen tiettyyn irtisanomistilanteeseen räätälöidyn koulutuksen kyseessä ollen voidaan opiskelijavalinnoissa poiketa normaalisuuden periaatteesta ja etukäteen kohdentaa koulutuspaikat tai osa niistä muutosturvaan oikeutetuille irtisanotuille. Kun muutosturvaan kuuluvien henkilöiden ryhmä on pieni tai koulutustarpeiltaan hyvin heterogeeninen, henkilöt voidaan ohjata hakeutumaan kaikkeen tarjolla olevaan soveltuvaan työvoimakoulutukseen riippumatta siitä, onko sitä erityisesti kohdennettu muutosturvan piiriin kuuluville. Jos irtisanottuja ja muutosturvaan oikeutettuja ohjataan hakeutumaan avoimessa haussa oleviin koulutusohjelmiin, työvoimakoulutuksen hakeutumisessa ja opiskelijavalinnoissa tulee noudattaa normaalisuuden periaatetta. Normaalisuuden periaatteen noudattaminen merkitsee sitä, että koulutusten opiskelijavalinnoissa noudatetaan tavanomaisia menettelyjä myös muutosturvaan oikeutettujen osalta. Muutosturvaan oikeutettujen tulee täyttää samat pääsyvaatimukset kuin muidenkin hakijoiden. Keskeisiä opiskelijavalinnan lähtökohtia ovat työvoimapoliittinen tarkoituksenmukaisuus ja henkilön koulutustarve sekä henkilön soveltuvuus koulutukseen ja tavoitteena olevaan ammattiin. Muutosturvaan liittyvän työvoimakoulutuksen seuranta Muutosturvan toimintamallin toteutukseen liittyvään työvoimakoulutukseen myönnetään vuosittain määräraha osana momentin 32.30.51 määrärahaa. Muutosturvaan kohdentuvan määrärahan määrää seurantaan erikseen URAjärjestelmän kautta. Seuranta tapahtuu työttömyysetuuden maksajalle lähetettävän koulutuksen aloittamisilmoituksen ja työttömyysetuutta koulutuksen ajalta saavista annettavien työvoimapoliittisten lausuntojen avulla. Aloittamisilmoitusikkunalla työllistymisohjelma-kenttään tallennetaan rasti, jonka avulla muutosturvan piiriin kuuluvat henkilöt sekä koulutustiedot saadaan seurantaan. Työvoimapoliittisessa lausunnossa tallennetaan rasti Muutosturva-kenttään. Työ- ja elinkeinoministeriö kokoaa seurattavat tiedot keskitetysti ja toimittaa kuukausittain ELY-keskuksille tiedot määrärahan käytöstä sekä arviot sitomisasteesta. Arvioiden pohjana ovat alakohtaiset koulutuksen keskihinnat. ELY-keskusten ja TE-toimistojen yhteistyö koulutushankinnoissa Osa koulutustarpeista on luonteeltaan sellaisia, että tarvitaan useamman t yö- ja elinkeinohallinnon hankintayksikön yhteistyötä. Kyse voi olla esimerkiksi tilanteesta, jossa suuren työnantajan eri toimipisteet rekrytoivat uutta henkilöstöä tai toteuttavat samoja henkilöstöryhmiä koskevia irtisanomisia samanaikaisesti usean ELY-keskuksen/TE-toimiston alueella. Kyse voi olla myös tilanteesta, jossa useat pienehköt työnantajat haluavat rekrytoida tai irtisanovat yksittäisiä henkilöitä samaan aikaan eri puolilla maata ammattialalla, joka on harvinainen ja jonka koulutusta järjestetään vain harvoilla paikkakunnilla. Ammatillista koulutusta ja myös korkeakoulututkintoon tähtäävää koulutusta tulisi pyrkiä järjestämään yhteistyönä ELY-keskusten/TE-toimistojen kesken. Ensin mainitussa esimerkissä työnantaja voi toivoa yhtenäistä toimintatapaa kaikkien toimipisteiden rekrytointitarpeiden tai irtisanottujen osalta. Tällöin on tarkoituksenmukaista sopia myös ELY-keskusten/TE-toimistojen kesken yhteisestä toimintatavasta sekä mahdollisesta työnjaosta koulutushankinnoissa. Oleellista on, että hankintayksiköt muodostavat yhteisen linjan siitä, voidaanko yhteishankintaan ko. tapauksessa ryhtyä ja kaikki osapuolet sitoutuvat yhteiseen toimintatapaan. Tällöin yhteinen linjaus syrjäyttää mahdolliset kunkin alueen omat linjaukset esim. toimialakohtaisesta kielteisestä kannasta yhteishankintaan. Yhteistyön toimivuuden turvaamiseksi on syytä sopia yhdestä tahosta, joka kantaa päävastuun kokonaisuuden koordinoinnista, vaikka palvelujen toteutuksesta ja hankinnasta vastaisivat eri hankintayksiköt eri puolilla maata. Jos hankintayksiköt niin yhdessä sopivat, on myös mahdollista, että yksi taho kilpailuttaa koko koulutushankintakokonaisuuden, jolla voi olla useita toteuttajia eri puolilla maata. Tällöin tarjouspyynnössä todetaan kaikki hankintaan osallistuvat tahot ja hankintasopimuksessa määritellään mikä hankintayksikkö maksaa työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuuden kustakin koulutusohjelmasta. Samoin eritellään työnantajatahot, jos niitä on useita.
Työvoimakoulutuksen hankinta 13 Jälkimmäisessä esimerkissä kyseeseen tulee toimintamalli yksi työ- ja elinkeinohallinnon hankintayksikkö ottaa keskitetysti vastuun valtakunnalliseen tarpeeseen järjestettävän koulutuksen suunnittelusta ja hankinnasta. Muiden yksiköiden tehtävänä on ohjata kukin rekrytoitava tai muutosturvan piiriin kuuluva henkilö hakeutumaan koulutukseen. Yhteistyön mahdollisuuksia ja tarvetta harkittaessa on syytä muistaa lisäksi ELY-keskuksen sisäisen yhteistyön mahdollisuudet. Erityisen hyödyllistä on yrityspalvelujen asiantuntijuuden hyödyntäminen tilanteissa, joissa kyseeseen tulevat työpaikan organisaation kehittämiseen tai uuden korvaavan yritystoiminnan käynnistämiseen liittyvät ratkaisut. Hankintailmoituksen julkaiseminen Kansalliset kynnysarvot (yhteishankinnoissa työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuus 100 000 euroa ja muissa koulutushankinnoissa ennakoitu kokonaisarvo 30 000 euroa) ylittävistä toissijaisista B-listan palveluhankinnoista on hankintalain 68 :n nojalla julkaistava hankintailmoitus, kun hankinta toteutetaan avoimella, rajoitetulla, neuvottelu- tai kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tai puitejärjestelyllä. Hankintailmoituksen julkaisemisesta ja sisällöstä säädetään hankinta-asetuksella (614/2007). Hankinta-asetuksen 4 :ssä todetaan, että hankintailmoitus on julkaistava internetosoitteessa www.hankintailmoitukset.fi (HILMA). Hankintailmoituksen sisällöstä säädetään asetuksen 5 :ssä. Ilmoituksessa on oltava työvoimakoulutuksen CPV-koodi 8040000-8) HILMA-sivujen lisäksi hankintayksikkö voi halutessaan ilmoittaa hankinnasta myös muualla, esim. omilla internetsivuillaan tai sanomalehdessä. Tällainen ilmoitus voidaan julkaista kuitenkin vasta, kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa. Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön laatiminen ja sisältö Tarjouspyynnössä täsmennetään ja täydennetään tarjouslomakkeen asioita sekä kerrotaan muista tarjouksen laadintaan vaikuttavista seikoista. Tarjoajille tulee varata kohtuullinen aika tarjouksen tekemiseen. Tarjouspyynnön laajuudesta riippuen kohtuullisena voidaan pitää 2-4 viikon tarjousaikaa. Tarjouspyyntökirjeen sisältö on kuvattu liitteessä 1. Tarjousten vertailu Pisteytysmenettely Jos arviointiperusteille on ilmoitettu painoarvot, tulee tarjousvertailua tehtäessä tarjoukset pisteyttää kaikkien arviointiperusteiden osalta ilmoitettuja painoarvoja noudattaen. Liitteessä kuvatussa esimerkissä pisteytys on tehty asteikolla 0-5 pistettä. hankintayksikkö voi kuitenkin harkintansa mukaan käyttää myös muuta pisteasteikkoa, esimerkiksi 0-100 pistettä. Oleellista on, että käytettävä arviointiasteikko ilmoitetaan tarjouspyynnössä ja sitä johdonmukaisesti sovelletaan tarjousten vertailussa. Tarjousten pisteytyksessä voidaan käyttää laskentataulukkoa (TAVE 2). Tarkennuksena eräiden arviointiperusteiden käytölle voidaan todeta seuraavaa: Koulutuksen hinta Arvioinnissa otetaan huomioon aina koulutuksen kokonaishinta ilman arvonlisävero-osuutta (alv). Tarpeen vaatiessa esim. kapasiteetti- ja non stop hankinnoissa otetaan huomioon seuraavat asiat: Opiskelijatyöpäivän hinta, jota voidaan käyttää hintavertailussa kokonaishinnan rinnalla esimerkiksi silloin, kun tarjoajalla on ollut mahdollisuus tarjota koulutusta kestoltaan erimittaisena ja/tai kun tarjoaja on voinut esittää vaihtoehtoisia opiskelijamääriä sekä Opiskelijapaikan hinta, jota voidaan käyttää täydentämään kokonaishintaa siinä tapauksessa, että tarjouspyynnössä koulutuksen kesto on määritelty. Lisäohjauksen tuntihinta ja/tai kokonaishinta (esim. valmentavan koulutuksen hankinnassa)
Työvoimakoulutuksen hankinta 14 Tarjousten hintoja vertailtaessa käytetään seuraavaa hintakeskiarvoon perustuvaa järjestelmää. Esimerkiksi TAVElaskentataulukkoa käytettäessä tarjousten vertailukelpoiset hinnat syötetään ilman arvonlisäveroa, jolloin laskentakaava laskee pisteet seuraavan taulukon raja-arvojen mukaisesti: 5 = Tarjous on vähintään 15.1 % halvempi kuin hintakeskiarvo 4 = Tarjous on 5.1-15 % halvempi kuin hintakeskiarvo 3 = Tarjous poikkeaa hintakeskiarvosta enintään +/- 5 % 2 = Tarjous on 5.1-15 % kalliimpi kuin hintakeskiarvo 1 = Tarjous on vähintään 15.1 % kalliimpi kuin hintakeskiarvo Koulutussuunnitelma Arvioinnissa otetaan huomioon, kuinka hyvin tarjous vastaa opetushallinnon tutkinnon perusteita (jos kyseessä tutkintoon tai sellaisen osaan tähtäävä koulutus) ja muita vaadittuja sisältöjä, tarjouspyynnön kohderyhmää sekä hankintaesityksen koulutuskuvausta. Lisäksi arvioidaan opetusmenetelmien monipuolisuutta ja soveltuvuutta ja opiskelijoille tarjottavaa henkilökohtaista ohjausta sekä mahdollisia muita tukipalveluja. Työelämäläheisyys Arvioinnissa otetaan huomioon, kuinka hyvin tarjouksessa on selvitetty työssäoppismisjaksojen toteutus, yhteistyö työnantajien kanssa, ohjauskäynnit sekä valvonta ja arviointi. Lisäksi arvioidaan koulutuksen toteuttajatahon työelämäverkostoja ja niiden hyödyntämistä koulutuksen toteutuksessa. Opettajaresurssit Tarjouksia vertailtaessa arvioidaan opetushenkilöstön muodollista pätevyyttä ja kokemusta tarjotun koulutuksen toteutukseen. Lähtökohtana on pääopettajan pätevyyden ja soveltuvuuden arviointi. Jos kuitenkin koulutuksella on useita pääopettajia, muodostuu arviointi kaikkien pääopettajien osalta yhteisarviona. Vaikuttavuus Vaikuttavuuden osalta arvioinnissa otetaan huomioon kouluttajan aikaisemman koulutuksen tilastollinen vaikuttavuus mitattuna: - tutkinnon tai sellaisen osan /koulutuksen (ei tutkintoon johtavassa koulutuksessa) suorittaneiden osuudella - 3 kk koulutuksen jälkeen työttömäksi palanneiden osuudella - OPAL-palautteessa annettujen erinomaisten ja hyvien arvosanojen yhteisosuudella Asiakastyytyväisyys Asiakastyytyväisyyden arvioinnissa käytetään OPAL-järjestelmän palautetietoja kunkin tarjoajan vastaavista koulutuksista, aina kun tietoja on saatavissa. Mittarina on opiskelijoiden antamien hyvä tai erinomainen -palautearvosanojen osuus koko palautteesta. Valmentavan koulutuksen kohdalla käytetään OPAL-järjestelmän vaikuttavuus /työelämävalmiuksien kehittyminen - muuttujaa viimeisimmistä vastaavista koulutuksista. Jos OPAL-palautetietoja ei ole käytettävissä, voi tarjoaja esittää tarjouksensa liitteenä muita referenssejä. Tällöin esitetystä aineistosta tulee ilmetä koulutukseen osallistuneiden opiskelijoiden lukumäärä, palautteen antaneiden lukumäärä sekä koulutuksen palautteessa saamien yleisarvosanojen jakauma ja arviointiasteikko. Lisäksi arvioidaan aikaisempia kokemuksia ja palautteita yhteistyöstä kyseisen koulutuksen toteuttajatahon kanssa. Tällöin voidaan ottaa huomioon niin ELY-keskuksen, TE-toimiston kuin myös esim. yhteishankintaan osallistuneen työnantajan antamaa palautetta yhteistyön sujumisesta. Tulosten tulkinta Esiteltäessä tarjousten arviointikriteerejä tarjouspyynnössä on syytä myös kertoa miten kriteerejä tulkitaan: Tarjouksista hyväksytään eniten pisteitä saanut. Jos arviointikriteerit ovat painoarvoltaan samansuuruisia ja yksi tai useampi tarjous saa saman pistemäärän, valitaan kouluttajaksi hinnaltaan edullisimman tarjouksen tehnyt. Jos arviointikriteerit ovat painoarvoltaan erisuuruisia, tulee valittavaksi se tarjous, joka saa painoarvoltaan suurimmasta eniten pisteitä. Jos tässäkin on sama pistemäärä, edetään painoarvoittain suurimmasta pienimpään kunnes piste-ero syntyy. Tärkeysjärjestykseen asettaminen ja pisteytyksen käyttö edellyttää reunaehtojen asettamista siten, että tärkeimmistä kriteereistä täytyy saada jokin vähimmäispistemäärä, jotta tarjous voidaan hyväksyä esim. seuraavasti: Jos tärkeysjärjestykseen asetetuttujen kriteereiden pisteet ovat samansuuruiset, voittaa se tarjous, jossa tärkein arviointikriteeri saa parhaat pisteet. Tärkeimmäksi asetetussa arviointikriteerissä tulee eniten pisteitä saaneen tarjouksen saada kuitenkin vähintään 4 pistettä ja toiseksi tärkeimmästä vähintään 3 pistettä. Näin edetään arviointikriteeristä toiseen kunnes vertailussa mukana olevien tarjousten välille syntyy piste-ero.
Työvoimakoulutuksen hankinta 15 Haluttaessa tarjouspyynnössä voidaan ilmoittaa vähimmäispistemäärä, joka tarjouksen on vertailussa saatava tullakseen hyväksytyksi. Tällöinkin eniten pisteitä saanut tai edellä kuvatulla menettelyllä muutoin parhaaksi arvioitu tarjous valitaan, jos useampi tarjous ylittää ilmoitetun vähimmäisrajan. Jos mikään tarjous ei yllä vähimmäisrajaan voidaan kaikki tarjoukset hylätä tai voidaan siirtyä neuvottelu-menettelyyn lähinnä vaadittua tasoa olevan tarjoajan kanssa. Hankintapäätös Työvoimakoulutuksen hankinnasta tehdään aina kirjallinen, perusteltu hankintapäätös. Hankintapäätöstä yleiset periaatteet on kuvattu valtion hankintakäsikirjassa. Työvoimakoulutuksen tarjousten vertailua ja hankintapäätöstä tehtäessä voidaan hyödyntää tarkoitukseen laadittua sähköistä TAVE 2 arviointi- ja vertailupohjaa. Korkeakoulututkinnon hankintaan liittyvä lausuntopyyntömenettely Työ voimaviranomaisen tulee ennen korkeakoulututkinnon hankintapäätöstä pyytää aina asiasta lausunto opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Lausuntomenettely koskee sekä opiskelijaryhmälle että yksittäisenä opiskelijapaikkana hankittavaa koulutusta. 1 Menettely perustuu julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain säännökseen (5 luku 2 ). Lausuntomenettelystä on sovittu opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa seuraavaa: Työvoimapoliittisen aikuiskoulutuksen hankintayksikkö (ELY-keskus tai TE-toimisto) pyytää korkeakoulututkintoon tähtäävää työvoimapoliittista aikuiskoulutusta hankkiessaan opetus- ja kulttuuriministeriön lausunnon, kun tarjouskilpailussa saatujen tarjousten vertailun perusteella voitaisiin tehdä hankintapäätös jonkin tarjouksen hyväksi. Lausunto tulee pyytää ennen lopullisen hankinta päätöksen ja hankintasopimuksen tekoa. Lausuntopyyntö tehdään opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä kirjeenä että sähköisenä. Se tulee lähettää tiedoksi myös työ- ja elinkeinoministeriön TOKI -ryhmälle. Lausuntomenettelylle on varattava aikaa kolme viikkoa. Lausuntopyynnöstä tulee käydä ilmi seuraavat seikat: - Tarjousten vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi arvioidun tarjouksen tehneen korkeakoulun nimi, yhteystiedot ja yhdyshenkilön nimi - Hankittavan koulutuksen /koulutusohjelman nimi - Koulutuksen tavoitteena oleva korkeakoulututkinto tai -tutkinnot - Hankittavien opiskelijapaikkojen lukumäärä - Koulutuksen kohderyhmän kuvaus (hankintayksikön asettamat lähtötasoa koskevat ja työvoimapoliittiset rajaukset) - Hankittavan koulutuksen arvioitu kesto 1 JTYP-lain voimaan tulon myötä aiempi rajaus, että korkeakoulututkinnon loppuunsaattamiseen tähtäävää koulutusta voitiin hankkia vain opiskelijaryhmälle, poistui 01.01.2013 lukien. - Koulutuksen arvioitu alkamis- ja päättymispäivä ja/tai - Hankittavien opiskelijatyöpäivien määrä /opiskelija Mikäli tarjouskilpailun perusteella päädytään esittämään hankinnan jakamista useamman toteuttajan kesken, niin yllä mainitut tiedot ilmoitetaan kustakin korkeakoulusta erikseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö antaa lausuntonsa kirjallisena. Korkeakoulututkintoja koskevat esitykset toimitetaan opetus- ja kulttuuriministeriön osoitteella: Opetus- ja kulttuuriministeriö
Työvoimakoulutuksen hankinta 16 Korkeakoulu - ja tiedepolitiikan osasto PL 29 00023 VALTIONEUVOSTO Opetus- ja kulttuuriministeriö lähettää kutakin hankintaa koskevan lausuntonsa tiedoksi työ- ja elinkeinoministeriön TOLA -ryhmälle. Työ- ja elinkeinoministeriö seuraa hankittavan koulutuksen määrällistä ja laadullista kehitystä. Muissa kuin tutkintoon tähtäävissä korkeakoulututkintohankinnoissa ei tarvitse pyytää opetus- ja kulttuuriministeriön lausuntoa. Tällaisia ovat esimerkiksi lääkärien ja hammaslääkärien pätevöittämiskoulutukseen liittyvät hankinnat, joissa henkilöt kliinis-hallinnollisen harjoittelun jälkeen voivat osallistua lääketieteellisen tiedekunnan tentteihin ja niistä suoriuduttuaan saada oikeuden toimia laillistettuna lääkärinä. Lausuntopyyntöä tehtäessä ja korkeakoulututkinnon hankintaa harkittaessa on varmistettava, että koulutuspalvelun tuottajalla, jolta koulutusta oltaisiin hankkimassa, on tutkinnonanto-oikeus sillä tai niillä opinaloilla, joihin hanke kohdistuu. Hankintasopimus Yleistä Koulutuksen hankinnasta sovitaan aina työvoimaviranomaisen ja koulutuspalvelujen tuottajan välisellä kirjallisella sopimuksella. Jos koulutus hankitaan yhteishankintana, sopijapuolena on myös asianomainen työnantaja. Kun hankintapäätöksen tiedoksiannosta laskettava oikaisupyyntö-, valitus- ja odotusaika markkinaoikeuteen on umpeutunut ja markkinaoikeuden kirjaamosta on tarkistettu, että hankinnasta ei ole tehty valituksia, tehdään kirjallinen hankintasopimus. Jos hankintapäätöksen tiedoksiannossa käytetään rinnakkain erilaisia tiedoksiantomenettelyjä, on valitusja odotusajan kulumista seurattava hitaimman menettelyn mukaisesti. Markkinaoikeuden internetsivuilla on ajantasainen luettelo vireillä olevista hankinta-asioista. Hankintasopimus on laadittava ja allekirjoitettava aina ennen koulutuksen käynnistämistä, jotta sopimus liitteineen olisi sitovasti voimassa koulutuksen alkamispäivästä lukien. Hankintasopimuksen sisältö Hankintasopimuksen sisällön tulee aina vastata tarjouspyynnössä ja tarjouksessa esitettyä. Jäljempänä liitteessä 2 mainitut ja mahdolliset muut sopimusehdot on hyvä kirjata jo tarjouspyyntövaiheessa ja saattaa tarjoajille tiedoksi jo tarjouspyynnön liitteenä. Hankinnan toteutuminen Hankintahinnan maksaminen ja hankintojen toteutumisen seuranta Hankintahinnan maksatuksessa noudatetaan hankintayksikön taloussääntöä. Hankitun koulutuksen maksamisesta sovitaan hankintasopimuksessa. Koulutus ei kuitenkaan aina toteudu sopimuksen mukaisesti, vaan voi tulla keskeyttämisiä, erottamisia jne. Tästä syystä koulutuksen maksuehdot on syytä muotoilla sellaisiksi, että koulutuksen hinnasta voidaan tarvittaessa neuvotella ja sitä myös muuttaa. Hankintasopimukseen voidaan ottaa esim. seuraavanlaiset ehdot: Rintamakoulutuksena toteutettavasta koulutuksesta maksetaan hankintasopimuksen mukainen hinta, jos toteutus ei poikkea oleellisesti hankintasopimuksesta. Non-stop -koulutuksena toteutettavasta koulutuksesta maksetaan toteutuneiden oppilastyöpäivien mukainen hinta siihen saakka, kun opiskelija on eronnut tai erotettu koulutuksesta taikka koulutus päättyy. Hankintasopimuksessa tulee määritellä, mitä pidetään oleellisina poikkeamina. Oleellisena koulutuksen hintaan vaikuttavana poikkeamana hankintasopimuksesta voidaan pitää esim.: o rintamakoulutuksessa kahden tai useamman (vähintään 15 %) opiskelijan puuttumista koulutuksen alkaessa tai keskeytystä.
Työvoimakoulutuksen hankinta 17 o yhden tai useamman hankintasopimuksen liitteenä olevan opetussuunnitelman mukaisen opetusjakson, -modulin tms. toteutumatta jäämistä o etäopetuksen tai työssäoppimisen aikaisen valvonnan ja ohjauksen puuttumista o opetussuunnitelman toteutumisen kannalta välttämättömien koneiden, laitteiden, työvälineiden tai - materiaalien puuttumista o muu edellä mainittuihin rinnastettava puute Tällaiset ehdot käynnistävät toteutuessaan neuvottelut koulutuspalvelun tuottajan kanssa. Mikäli on kyse korjattavissa olevasta puutteesta, on myyjälle aina annettava mahdollisuus korjata puute tai antaa selvitys puutteen vaikutuksesta koulutuksen toteutuneisiin kustannuksiin. Koulutukset ovat kustannusrakenteeltaan hyvin erilaisia. Vaikka poikkeama hankintasopimuksesta olisi edellä kuvatuilla tavoilla oleellinen, ei se automaattisesti merkitse hankintahinnan tarkistamista. Selvitykset on liitettävä hankinta-asiakirjoihin ja käydyt neuvottelut on dokumentoitava (sopijaosapuolet, muutoksen syyt, perustelut muutoksen tekemiselle /tekemättä jättämiselle). Opiskelijoiden sairaus- tms. kouluttajasta riippumattomista poissaoloista aiheutuva toteutuneiden opiskelijatyöpäivien vajaus ei ole tässä tarkoitettu oleellinen poikkeama hankintasopimuksesta. Jos koulutus maksetaan toteutuneiden opiskelijatyöpäivien mukaan, on hankintasopimuksessa edellytettävä, että kouluttaja liittää kuhunkin laskuun selvityksen laskutusjakson ja koko siihen mennessä toteutuneen koulutuksen toteutuneista oppilastyöpäivistä. Hankintasopimuksessa on edellytettävä, että viimeisen laskun liitteenä koulutuspalvelun tuottaja esittää koulutuksen toteumaraportin, josta ilmenevät ainakin koulutuksen suorittaneiden määrä koulutuksen keskeyttäneiden ja eronneiden määrä suoritettujen tutkintojen ja osatutkintojen määrä, jos kysymyksessä on tutkintoon johtava koulutus Koulutuksen hankintaan kohdentuvan määrärahan tehokkaan käytön ja hankintojen toteutumisen seurannan kannalta on oleellista, että toteutuneiden opiskelijatyöpäivien maksatukseen perustuvien hankintojen, kuten non stop koulutusten, puitejärjestelyiden ja kapasiteettihankintojen hankintasopimukset mitoitetaan opiskelijatyöpäivävolyymiltaan mahdollisimman realistiselle tasolle. ELY-keskusten ja TE-toimistojen tulee seurata em. hankintojen toteutumista vähintään maaliskuussa, toukokuussa, elokuussa ja elokuun jälkeen kuukausittain. Menettelyn tavoitteena on, että hankitun opiskelijatyöpäivävolyymin mahdollinen vajaakäyttö tulee näkyväksi niin aikaisessa vaiheessa, että hankintasopimuksia voidaan muuttaa ja määräraha vapauttaa muuhun käyttöön. Hankintasopimuksen seuranta ja valvonta Lakiin julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta ei sisälly säännöksiä siitä, miten menetellään, jos koulutuksen järjestäjä tai työnantaja toimii koulutuksen yhteishankinnasta tehdyn sopimuksen vastaisesti. Yhteishankintana toteutettavasta koulutuksesta tulee tehdä sopimus, johon otetaan sopimuksen ehdot ja seuraamukset sopimusrikkomuksesta. Jos sopimuksen ehtoja rikotaan, voi hankintasopimuksen allekirjoittanut työ- ja elinkeinoviranomainen (hankintayksikkö) ryhtyä toimenpiteisiin maksetun työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuuden perimiseksi takaisin valtiolle viime kädessä oikeusteitse hallinto-oikeudessa. Ennen takaisinperintään ryhtymistä työ- ja elinkeinoviranomaisen tulee kuulla koulutussopimuksen rikkonutta osapuolta. Vastinetta on syytä pyytää kirjallisesti ja asettaa vastineen antamiselle kohtuullinen määräaika. Samalla on mainittava, että takaisinperintään voidaan ryhtyä, jos vastinetta ei ole annettu pyydetyssä määräajassa. Työ- ja elinkeinoviranomaisen on perintäkirjeellä /maksukehotuksella pyydettävä yhteishankintaan osallistunutta työnantajaa maksamaan perusteettomasti maksettu työ- ja elinkeinohallinnon rahoitusosuus takaisin valtiolle. Työ- ja elinkeinoviranomainen ei voi sitovasti määrätä toista sopimusosapuolta maksamaan valtiolle perusteettomasti saatua maksuosuutta. Edellä mainittu perintäkirje /maksukehotus ei ole varsinainen päätös eikä siihen saa hakea valittamalla muutosta. Jos koulutuksen järjestäjä tai työnantaja ei vapaaehtoisesti maksa perusteettomasti maksettua työ- ja elinkeinohallinnon maksuosuutta, viranomainen voi saattaa asian hakemuksella hallinto-oikeuden ratkaistavaksi hallintolainkäyttölain (586/1996) 69 :n mukaisena hallintoriita-asiana. Hallinto-oikeus ratkaisee takaisinperintäasian ja päättää asiassa esitetyn näytön perusteella, onko koulutuksen järjestäjä tai työnantaja menetellyt säännösten tai sopimuksessa asetettujen ehtojen vastaisesti.
Työvoimakoulutuksen hankinta 18 Myöntämisvaltuuden käyttö ja seuranta Olennaisena osana työvoimakoulutuksen hankintatoimintaan kuuluu myöntämisvaltuuden käyttö. Vuosittain valtion tulo- ja menoarviossa annetaan työ- ja elinkeinoministeriölle työvoimakoulutuksen hankintaan myöntämisvaltuus, jonka suuruus on viime vuosina ollut runsaat 50 % työvoimakoulutuksen hankintaan käytetystä määrärahasta. Myöntämisvaltuus tarkoittaa sitä, että työ- ja elinkeinohallinto voi tehdä työvoimakoulutuksen hankintasopimuksia, joiden kesto ylittää budjettivuoden. Ilman myöntämisvaltuutta sopimukset jouduttaisiin tekemään budjettivuoden ylittävältä osuudeltaan ns. eduskuntaehdolla eli sopimukseen jouduttaisiin kirjoittamaan lause ehdolla, että eduskunta myöntää varat koulutuksen toteuttamiseen. Myöntämisvaltuudella eduskunta sitoutuu osoittamaan määrärahat sopimuksissa tuleville vuosille sovitusta koulutuksesta aiheutuvien kustannusten kattamiseen. Myöntämisvaltuuden käytöllä saadaan työvoimakoulutuksen hankintaan joustavuutta ja pitkäjänteisyyttä. On kuitenkin muistettava, että myöntämisvaltuuden laajamittainen käyttö myös kaventaa tulevien vuosien liikkumavaraa hankintatoiminnassa. Jos ELY-keskus tekee budjettivuotena sopimuksia, joissa myöntämisvaltuudella hankitaan tulevaksi vuodeksi koulutusta jonka kustannuksiin sitoutuu tulevan vuoden hankintarahoista suurin osa, jää ELY-keskuksen liikkumavara äkillisten koulutustarpeiden tyydyttämiseksi varsin vähäiseksi varsinkin tilanteissa, joissa tulevien vuosien työllisyydenhoidon määrärahat yleisesti pienenevät. ELY-keskuksille ajetaan kerran kuukaudessa myöntämisvaltuuksia koskeva täsmäytysraportti. Talousarviossa ilmoitettua ja ELY-keskukselle jaettua myöntämisvaltuutta ei saa koskaan ylittää. Jotta myöntämisvaltuus riittäisi kattamaan myös pidemmistä kapasiteettihankinnoista koituvat entistä suuremmat määrärahan sitomiset tuleville vuosille, on suositeltavaa, että tietylle kalenterivuodelle kohdentuvissa noin 12 kuukauden pituisissa hankintasopimuksissa määritellään sopimuskausi päättymään tammi-helmikuun vaihteessa. Tällöin uusi 12 kuukauden sopimus voidaan tehdä aina tammikuun aikana, jolloin se sitoo myöntämisvaltuutta vain seuraavan vuoden tammikuun osalta. Jos sopimuskausi on 01.1. - 31.12, on uusi sopimus tehtävä aina viimeistään joulukuun lopussa, jolloin uusi sopimus sitoo myöntämisvaltuutta tulevan vuoden osalta koko 12 kuukauden sopimusjakson ajan. Myöntämisvaltuudesta raportoidaan vuosittain valtiokonttorille. Myöntämisvaltuuden käytön raportointi on osoittautunut eräiltä osin ongelmalliseksi. Yksi syy näyttää olevan terminologinen. Kun puhutaan työvoimakoulutuksen hankintamäärärahoista, tarkoitetaan sidotuilla määrärahoilla summaa, joka sopimuksissa on sovittu maksettavaksi sopimuksen mukaisesta koulutuksesta ja käytetyillä määrärahoilla summaa joka lopulta on maksettu koulutuksesta. Sen sijaan valtiokonttori käyttää myöntämisvaltuutta koskevassa raportointilomakkeessa termiä valtuuden käyttö siitä summasta, joka sopimuksissa on sovittu koulutuksen hinnaksi budjettivuoden jälkeisinä vuosina. Summaa joka valtuuden käytön perusteella lopulta on maksettu tai on tarkoitus maksaa tulevina vuosina valtiokonttori kutsuu valtuuden käytöstä aiheutuneiksi menoiksi (jo maksettu summa) ja arvioiduksi määrärahatarpeeksi (tulevina vuosina maksettavaksi suunniteltu summa). Eli sisällöllisesti hankintamäärärahojen sidonta on sama kuin valtiokonttorin myöntämisvaltuuden käyttö ja hankintarahojen käyttö sama kuin valtuuden käytöstä aiheutunut meno Toinen seikka, josta on aiheutunut ongelmia, on URA-järjestelmän käyttö valtuuksien seurannassa. Kunkin budjettivuoden aikana tehtyjen sopimusten valtiokonttorin terminologian mukainen valtuuden käyttö näkyy URAsta. Tämä pätee kuitenkin vain puhuttaessa kuluvasta budjettivuodesta. Tavallista on, että koulutukset eivät toteudu siinä laajuudessa kuin sopimuksessa on esitetty, vaan osa rahoista säästyy. Silloin kun säästöt koskevat myöntämisvaltuudella hankittua koulutusta joudutaan URA:an tekemään muutos myöntämisvaltuuden käyttöä koskevaan tietoon, jotta säästyneet rahat saadaan käyttöön muuhun koulutuksen hankintaan. Tämä johtuu siitä, että vuoden vaihteessa edellisenä vuonna (tai aikaisempina vuosina) myöntämisvaltuudella hankitut koulutukset sitovat automaattisesti kuluvan vuoden määrärahoista summan, joka sopimuksissa on määritelty kyseisenä vuonna toteutettavaksi aiotun koulutuksen hinnaksi. Esimerkki: Jos ELY-keskus on tehnyt vuonna 2012 sopimuksia, joissa vuonna 2013 toteutuvasta koulutuksesta aiheutuviksi kustannuksiksi on arvioitu 1 000 000 euroa, on vuoden 2012 myöntämisvaltuutta käytetty sama summa. URAjärjestelmä sitoi automaattisesta 1.1.2013 TE-keskuksen vuoden 2013 hankintamäärärahoista kyseisen summan. Jos näin vuonna 2012 myöntämisvaltuudella hankittujen koulutusten todellinen hinta vuonna 2013 onkin 800 000, säästyy vuoden 2013 hankintamäärärahoista todellisuudessa 200 000 euroa. Jotta tämä summa saadaan käyttöön vuonna 2013, on ELY-keskuksessa kuitenkin tehtävä URAan muutos, jolla vuoden 2009 myöntämisvaltuuden käyttöä pienennetään 200 000 eurolla. Tämän jälkeen URAssa oleva tieto ei tietenkään enää vastaa valtuuden alkuperäistä käyttöä vuonna 2012. Esimerkin mukainen muutos vuoden 2012 myöntämisvaltuuden käytössä muuttaa siten URAssa näkyvää vuoden 2012 myöntämisvaltuuden käytön määrää siitä mikä se oli vuoden 2012 lopussa. Valtiokonttori kuitenkin edellyttää, että heille annettavissa raporteissa kutakin vuotta koskeva myöntämisvaltuuden alkuperäinen käyttötieto säilyy aina samana eli edellä esitetyn esimerkin tapauksessa 1 000 000 eurona, olivat valtuuden käytöstä aiheutuneet todelliset menot mitkä tahansa. Tämä merkitsee käytännössä sitä, että antaessaan seurantailmoitusta esimerkiksi vuoden 2012 myöntämisvaltuudesta, ELY-keskus ei missään tapauksessa voi ottaa vuoden 2012 myöntämisvaltuuden käyttötietoa URAsta, vaan sillä on oltava tallessa tieto siitä, mikä vuoden 2012 valtuuden käyttö oli vuoden 2012 lopussa. Sen jälkeen URAssa oleva tieto kertoo paremminkin sen, mitkä ovat vuoden 2012 ja aikaisempien vuosien valtuuksien käytöstä aiheutu-
Työvoimakoulutuksen hankinta 19 neet menot. Koska tämä luku ei erottele eri vuosien valtuuksien käytöstä aiheutuneita menoja, ei sitä voi käyttää muutenkaan raportoinnissa. Koulutuksen hankintasopimuksissa olevaa valtuuden käytön määrää ei myöskään saa muuttaa enää budjettivuoden jälkeen. Tämä tarkoittaa seuraavaa: Jos budjettivuonna on tehty sopimus, jossa budjettivuoden jälkeisen vuoden kustannuksiksi on määritelty tietty summa ja jos koulutuksen aikana seuraavana vuonna todetaan, että koulutuksen tulosten kannalta on syytä hankkia lisäjakso tai muu kustannuksia lisäävä toimenpide, joka ylittää alkuperäisen sopimuksen mukaisen summan, niin tältä osin on tehtävä uusi sopimus. Vanhan sopimuksen myöntämisvaltuutta ei voida enää missään tapauksessa muuttaa. Erityiskysymyksiä Opiskelijatyöpäivän kesto Työvoimakoulutuksen opiskelijatyöpäivällä tarkoitetaan seitsemän tunnin mittaista opiskelujaksoa. Käsite ei edellytä, että päivittäinen työskentely kestää aina seitsemän tuntia sisältäen tauot, vaikkakin tätä pidetään yleisenä lähtökohtana koulutuksia suunniteltaessa. Koulutusta voidaan perustellusta syystä toteuttaa myös siten, että esim. iltaopiskeluna työskennellään päivittäin neljä tuntia. Tällöin hankintasopimukseen ja URA-järjestelmään kirjattava opiskelijatyöpäivien määrä saadaan kertomalla päivittäinen opiskeluaika (esim. neljä tuntia) opiskelupäivien lukumäärällä ja jakamalla näin saatu tulo seitsemällä (esim. 21,5 päivää x 4 tuntia = 12 opiskelijatyöpäivää). Harjoittelun/ työssäoppimisen aikana työpäivän kesto on vähintään neljä tuntia ja enintään kahdeksan tuntia. Eräillä ammattialoilla (esim. kuljetus ja terveydenhuolto) työaikajärjestelyt voivat olla sellaiset, että enimmäiskeston päiväkohtainen tarkastelu voi olla ongelmallinen. Tämän vuoksi päivittäinen enimmäiskesto voi tasoittua kahdeksaan tuntiin erityisen tasoittumisjakson aikana. Tasoittumisjaksosta sovitaan työvoimakoulutuksesta laadittavassa hankintasopimuksessa. Opiskelijatyöpäivän käsitteen merkitys on osin laskennallinen. Valtion talousarviossa esitetään vuosittain arvio työvoimakoulutukseen osoitetuilla varoilla hankittavista opiskelijatyöpäivistä ja URA-järjestelmän avulla seurataan myös opiskelijatyöpäiväkohtaisia keskihintoja. Lomajaksot Työvoimakoulutukseen voidaan sisällyttää lomajaksoja, silloin kun koulutus on kestoltaan yli viisi kuukautta. Pääsääntöisesti lomaa sisällytetään koulutukseen viikko kutakin kuuden kuukauden jaksoa kohden. Lomajaksot sijoitetaan lähinnä kesäaikaan sekä muiden työelämässä tavanomaisten loma-ajankohtien tai juhlapyhien yhteyteen. Lomajaksot merkitään hankintasopimukseen. Kouluttaja voi myöntää opiskelijoille muita sellaisia lomia ja poissaoloja, jotka on määritelty työlainsäädännössä. Opiskelijalle, joka opiskelee oppilaitoksessa omaehtoisesti opiskelevien kanssa samassa koulutusohjelmassa (yksittäinen opiskelijapaikka), myönnetään kuitenkin samat lomat kuin muillekin ko. oppilaitoksessa opiskeleville. Tällöin on muistettava ilmoittaa opintososiaalisten etuuksien maksajalle opiskelijan paluu lomajaksolta koulutukseen. 2.10.3. Esteellisyys Työvoimakoulutushankintoja tai opiskelijavalintoja koskevia päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä on otettava huomioon esteellisyyttä koskevat hallintolain (434/2003 27-29 ) säädökset. Hankinta-asiasta tai opiskelijavalinnasta päättävän henkilön tulee olla objektiivisesti arvioiden puolueeton ja riippumaton suhteessa käsiteltävään asiaan tai siinä mukana olevaan henkilöön tai tahoon. Esteellinen henkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn ja hänen on jäävättävä itsensä. Henkilö on esteellinen, kun hän itse tai hänen lähisukulaisensa on osapuolena käsiteltävässä asiassa. Lähisukulaisiksi katsotaan Puoliso tai entinen puoliso Lapsi tai lapsenlapsi Sisarukset ja näiden lapset Vanhemmat tai isovanhemmat Muu erityisen läheinen henkilö tai tämän puoliso
Työvoimakoulutuksen hankinta 20 Vanhempien sisarus tai tämän puoliso Puolison lapsi, lapsenlapsi, vanhempi, isovanhempi tai näiden puoliso Puolison sisarusten lapset Henkilön on jäävättävä itsensä myös, jos: asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen läheiselleen hän on palvelussuhteessa tai toimeksiantosuhteessa siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hän tai hänen läheisensä on johtotehtävissä sellaisessa yhteisössä, jolle on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa luottamus hänen puolueettomuuteensa muutoin erityisestä syystä vaarantuu. Esteellisyys näkökohdat koskevat työ- ja elinkeinohallinnon virkamiesten ohella myös hankintoja koskeviin ratkaisuihin tai opiskelijavalintoihin osallistuvia ulkopuolisia asiantuntijoita. 2.1.4. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouspyynnössä on pyydettävä tarjoajia ilmoittamaan tarjouksessaan, miltä osin heidän tarjouksensa on salassa pidettävä. Salassa pidettäviä ovat luonteeltaan liike- tai ammattisalaisuuksiksi katsottavat seikat. Kokonaishinta ei voi olla salassa pidettävä tieto. Tarkempi hintaerittely sen sijaan on aina salassa pidettävä. Myös yksityiskohtainen opetussuunnitelma voi olla salassa pidettävä. Jos tarjoaja ilmoittaa koko tarjouksensa olevan salainen, ei hankintayksikkö voi tätä hyväksyä, vaan sen tulee tarjoajan kanssa keskustellen tarkentaa salassa pidettävät asiat. Kun koulutusta hankitaan yhteishankintana, on hankintaan osallistuva työnantaja tai muu yhteisö oikeutettu näkemään tarjoukset myös siltä osin, kuin ne ilmoitettu salassa pidettäviksi. Tarjousasiakirjat eivät ole muille asianosaisille tai ulkopuolisille tahoille julkisia ennen kuin hankintapäätös on tehty ja silloinkin vain niiltä osin kuin ne eivät ole salassa pidettäviä. Salaiset asiakirjat on erotettava hankintapäätöksessä erikseen, jos niitä tarjoukseen sisältyy. Tarjousasiakirjoja ei pääsääntöisesti lähetetä nähtäväksi hankintayksikön ulkopuolelle ennen kuin hankintapäätös on tehty. Jos ELY-keskus kuitenkin lähettää ennen hankintapäätöstä tarjousasiakirjat koulutuspaikkakunnan TE-toimistoon arvioitavaksi, tulee edellyttää, ettei TE-toimisto luovuta asiakirjoja edelleen tai käy neuvotteluja koulutuksen myyjien kanssa. TE-toimisto voi antaa tarjousta koskevan lausuntonsa vain hankinnan valmistelusta vastaavalle virkamiehelle. Lausuntojen hankinta on dokumentoitava työ- ja elinkeinohallinnon asianhallintajärjestelmään (diaariin tms.). Hankintasopimuksen julkisuus Allekirjoittamisen jälkeen hankintasopimus liitteineen on julkinen siltä osin kuin se edellä hankinta-asiakirjojen julkisuutta koskevassa luvussa kerrotuista syistä ei ole salassa pidettävä. 2.10.5. Hankinta-asiakirjojen arkistointi Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. Lasku säilytetään joko näihin asiakirjoihin yhdistettynä tai osana taloushallinnon säilyttämää dokumentaatiota. Myös hylättyjen tarjousten asiakirjat arkistoidaan. Asiakirjojen jäljennöskappaleet voidaan hävittää niiden käytyä tarpeettomiksi. Tarkemmat ohjeet arkistoinnista annetaan TE-toimiston arkistonmuodostussuunnitelmassa. 2.10.6. Koulutusyhdyshenkilön tehtävät Työvoimakoulutuksen käynnistämiseen ja toteutukseen liittyvien tehtävien ja yhteistyön hyvä ja sujuva hoito edellyttää, että yhteys-te-toimisto nimeää kullekin koulutukselle koulutusyhdyshenkilön (kurssikummin).