Hankintatoimeen liittyvä seurantarakenne ja sen kehittämistarpeet Handi-työpaja 2.10.2017
Miksi seurata resursointia? Toiminnan kehittämisen tulee perustua dataan Realistinen tavoitetila asetettavissa vain kun tiedossa lähtö-/nykytilanne Datan analysointi auttaa löytämään ongelmakohdat, pullonkaulat => ratkaisut oikeisiin ongelmiin ja vastaukset prosessikustannusten syihin sekä tasosta suhteessa muuhun Vertailumahdollisuus muihin lopputulosten sekä keinojen osalta. Handi-ohjelman tavoitteena, mm: hankinnat toteutetaan oikeellisesti tehokkaasti ja taloudellisesti hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. ohjelman tavoitteista johdetaan tavoitteet yksittäisille virastoille LISÄKSI nostamalla jokin asia seurannan ja arvioinnin kohteeksi asian/toiminnon merkitys korostuu! Hankintatoimen arvo tulee selvemmin esille 3
Hankintatoimi valtion toimintotilikartassa Hankintatoimi on sijoitettu toimintotilikartassa osaksi taloushallintoa (hankinnasta maksuun) 4
9999694000 Hankintatoimi Vain ammattilaiset Hankintatoimi -toiminnon määrittely: Hankintatoimen ammattilaisten tekemä yleisesti koko kirjanpitoyksikköä palveleva hankintatoimi sekä hankintatoimien ammattilaisten tekemä ydintoimintaa palveleva hankintatoimi. o Huom. osa hankintatoimen ammattilaisten tehtävistä voidaan tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella / aiheuttamisperusteen toteutumiseksi kirjata suoraan substanssitoimintaan. 5
9999694000 Hankintatoimi Vain ammattilaiset - Hankintojen suunnittelu ja valmistelu o Mm. vuosisuunnittelu, o kilpailutuskalenterin suunnittelu, o yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu - Hankintojen kilpailuttaminen o Mm. tarpeen määrittely, o markkinakartoitus, o vaatimusmäärittely, o hankintamenettelyn valinta, o tarjouspyyntöjen laatiminen, o tarjousten vertailu, o hankintapäätös 6
9999694000 Hankintatoimi Vain ammattilaiset - Sopimushallinta o Mm. Sopimusten laadinta, o sopimusten ja tilausten seuranta - Tilaaminen o Mm. Tilaustenhallintasovelluksella tapahtuva tilaaminen, o maksuaikakorttihankinnat ammattilaisena, o muu tilaaminen - Hankintatoimen pääkäyttäjätehtävät - Kirjanpitoyksikön hankintatoimeen liittyvä ohjeistus, neuvonta ja kehittämistehtävät 7
Menojen käsittely -toiminnon määrittely Tehtävät, joita tehdään substanssijärjestelmissä ei lueta menojen käsittelyksi. Menojen käsittelyyn sisältyy menotositteista vain osto- ja hyvityslaskujen käsittely. Ts. muiden menotositteiden käsittely kirjataan toiminnolle 9999625000 Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille. Muita menotositteita ovat mm: valtionavut, korvaukset ja avustukset, tilitykset, maksunpalautukset, tietyt kirjanpitoyksikön itse skannaamat lomakkeet (esim. löytöpalkkiot ja sakkotilitykset), maksumääräykset Tiliöintikoodien ja mallien ylläpito sekä sopimuksellisten laskujen sopimuksien tietojen tallentaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen ammattilaisena on menojen käsittelyä. Tilauksen tekeminen ja tiliöinti tilaustenhallintasovelluksella kirjataan toiminnolle 9999694000 Hankintatoimi. Huom. tilauksellisen laskun manuaalinen käsittely kirjataan menojen käsittelyyn. 8
Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot Seurantakohdemallin tukitoimintoja käyttävät tuntikirjauksissa vain ns. tukitoimintojen ammattilaiset, eivät ns. perusvirkamiehet ja esimiehet. Tukitoimintojen ammattilaisen määritelmä Henkilö, joka tekee jatkuvasti joko koko työajan tai osan työajastaan talous- tai henkilöstöhallinnon (tai muun yhteisen tukitoiminnon) tehtäviä. Tukitoiminnon tehtävät / tehtävä ovat osa työnkuvaa Tehtävästä riippuen substanssitoiminto voi olla ydin-, ohjaus- tai tukitoiminto. Esimerkiksi taloushallinnon ammattilaisen substanssitoimintoja ovat taloushallinnon tukitoiminnot 9
Hankintatoimi ryhmitelty osaksi taloushallintoa 10
Hankintatoimi kokonaisuudessaan n. 140-150 htv/v Lisäksi virastokohtaisia tarkennettuja toimintoja n. 1,5 MEUR / 70.000h 155.000 h / 8kk ~ 95 htv tammi-elokuun aikana Vuositasolla yhteensä suuruusluokkaa 140-150 htv 11
Hankintatoimeen käytetty työaika keskittyy suurille hankkijoille 5 suurinta hankkijaa käyttää 57% kaikkien yhteensä käyttämästä työajasta 40 000 Hankintatoimi 1-8/2017 (h) 35 000 30 000 25 000 20 000 23 suurinta yhteensä 90% 15 000 10 000 5 000 0 12
Ryhmätyöohjeistus Ryhmissä pohdittavat kysymykset: 1. Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? 2. Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? 3. Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? 4. Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Työryhmätyöaika: 30 min Ryhmätöiden purkuaika: 30 min Kukin omaan ryhmään 13
Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Hankintoja substanssitoiminnoissa, merkitään projektikoodeille, ei hankintatoimelle Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Vastannee Viraston seurantatarpeet eivät vastaa seurannan kokonaistarpeisiin Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei ole tarpeen. Ei tuo lisäarvoa, koska hankintatoimi on kokonaisuus Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Tuottaa. Asiat kirjataan väärille koodeille 14
9999694000 Hankintatoimi Vain ammattilaiset: Hankintatoimen ammattilaisten tekemä yleisesti koko kirjanpitoyksikköä palveleva hankintatoimi sekä hankintatoimien ammattilaisten tekemä ydintoimintaa palveleva hankintatoimi. Huom. osa hankintatoimen ammattilaisten tehtävistä voidaan tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella / aiheuttamisperusteen toteutumiseksi kirjata suoraan substanssitoimintaan. - Hankintojen suunnittelu ja valmistelu: Mm. vuosisuunnittelu, kilpailutuskalenterin suunnittelu, yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu - Hankintojen kilpailuttaminen: Mm. tarpeen määrittely, markkinakartoitus, vaatimusmäärittely, hankintamenettelyn valinta, tarjouspyyntöjen laatiminen, tarjousten vertailu, hankintapäätös - Sopimushallinta: Mm. Sopimusten laadinta, sopimusten ja tilausten seuranta - Tilaaminen: Mm. Tilaustenhallintasovelluksella tapahtuva tilaaminen, maksuaikakorttihankinnat ammattilaisena, muu tilaaminen - Hankintatoimen pääkäyttäjätehtävät: Kirjanpitoyksikön hankintatoimeen liittyvä ohjeistus, neuvonta ja kehittämistehtävät 9999622000 Menojen käsittely toiminto: Menojen käsittelyyn sisältyy menotositteista vain osto- ja hyvityslaskujen käsittely. muiden menotositteiden käsittely kirjataan toiminnolle 9999625000 Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille. Muita menotositteita ovat mm: valtionavut, korvaukset ja avustukset, tilitykset, maksunpalautukset, tietyt kirjanpitoyksikön itse skannaamat lomakkeet (esim. löytöpalkkiot ja sakkotilitykset), maksumääräykset Tiliöintikoodien ja mallien ylläpito sekä sopimuksellisten laskujen sopimuksien tietojen tallentaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen ammattilaisena on menojen käsittelyä. Tilauksen tekeminen ja tiliöinti tilaustenhallintasovelluksella toiminnolle 9999694000 Hankintatoimi. Tehtävät, joita tehdään substanssijärjestelmissä ei lueta menojen käsittelyksi. Huom. tilauksellisen laskun manuaalinen käsittely kirjataan menojen käsittelyyn. 15
Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei oikeellista, mutta riittävä (jos subst.os.työaika saadaan mukaan) Substanssiosastolta jää kirjaamatta Tulkintaerot Mihin Handi-työpaja kirjataan? Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin?? Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei Tiedolla ei käyttöä Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Kyllä Joko kaikki tai suuri osa hankintatoimen työstä jää kirjaamatta 16
Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei tuota Substanssitekijät jäävät ulkopuolelle, mikä osuus? Määriteltävä / tiedostettava sisältö Virastojen vertailtavuus (keskitetty / hajautettu) Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Ei tarkemmalle tasolle => ei esitetyllä jaolla, hieman karkeampi Hankintatoimi pois taloushallinnon alta? Hankintatoimen ohjaus Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? tuottaa 17
Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Mitä halutaan seurata? Hankinnan ammattilaiset Substanssihenkilöstön tekemä työ Esimies => hankintatoimi, esimiestyö, kehittäminen => mitä mittaa? Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Palvelukeskusmaailma! Enimmäkseen asiakastarpeisiin Palveluntuottaja (Valtori)=> miten kokonaisuus Palvelun ostaja (Tulli) => saadaan mitattua? Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Taloushallinto vs. hankintatoimi Miten erotetaan (onko tarpeen?) operatiivinen toiminta kehittämisestä? Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Isoissa kilpailutuksissa haaste kokonaistyömäärä jää piiloon! vain ammattilaiset vs. asiatarkastajat 18
Tutkimuslaitokset Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Hankintatoimen määritelmä Substanssivalmistelun osuus Osittain puutteellinen kuva, mutta ammattilaisrajauksen ohittaminen tietyissä tapauksissa toisi paremman kuvan Juristien työn kirjaaminen? Saattaa mennä ohi lakipalvelut-toiminnolle Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Kyllä, mutta kehittämisen voisi tuoda määräaikaisesti erillään (tai ohjaus ja kehittäminen) Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Kyllä substanssin tekemisen osalta, mutta päinvastainen linjaus olisi vielä pahempi 19
TK, Viestintävirasto, VNK Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei tuota, ohjeistus eri virastoissa erilainen => ei yhteisiä toimintamalleja Organisaatiotasolla hankintatoimen seuranta voi olla riittävällä tasolla Moni hankinta kirjataan työajaksi esim. kehittämisprojekteille Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Pienemmissä organisaatioissa ainakin Menojen käsittely toiminto -riittävä Hankintatoimi -riittävä Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei tässä vaiheessa, pienillä resursseilla Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Kyllä. Moni substanssiosaaja (esim. tietojärjestelmä) tekee paljon hankintoihin liittyviä tehtäviä, joita ei kirjata hankintatoimelle => toisi hankintojen merkittävyyden esiin. 20
Migri, Mavi Tuottaako työajan seuranta nykyisellään riittävän oikeellisen kuvan hankintatoimen panostuksista. Jos ei, miksi? Ei välttämättä Lisää ohjeistusta Kirjaavatko substanssi-ihmiset oikein? Vastaako hankintatoimeen liittyvä toimintorakenne viraston omiin seurantatarpeisiin? Kyllä Onko hankintatoimen tarkempi jaottelu toimintokartassa tarpeen? Miksi? Ei, kirjausten luotettavuus kärsii, jos pilkotaan useammaksi toiminnoiksi Tuottaako vain ammattilaiset rajoitus toimintojen kuvauksissa hankaluuksia? Millaisia? Ymmärtävätkö substanssi-ihmiset, että hankintatoimeen liittyvät työt kirjataan hankintatoimelle eikä substanssille? 21
+ VNK, EK MINISTERIÖT 4.10.2017 Etunimi Sukunimi 22
ns. PIENET VIRASTOT Henkilöstömäärä n. alle 150 / hankintojen merkitys toiminnalle hyvin pieni 4.10.2017 Etunimi Sukunimi 23
VIRASTOT, JOILLA HANKINTATOIMI SUURTA Hankintoja paljon, mm. POHA, PV, Tulli, PHRakl, Vero, Rise, THL, RVL, VALTORI 4.10.2017 Etunimi Sukunimi 24
TUTKIMUSLAITOKSET mm. VATT, LUKE, EVIRA, MML, IL, GTK, STUK, SYKE 4.10.2017 Etunimi Sukunimi 25
MUUT VIRASTOT RYHMÄ 1 VK, MUSEOVIRASTO, TK, KA, SA, VTV, EV, FICORA, VRK, TRAFI, TEKES 4.10.2017 Etunimi Sukunimi 26
MUUT VIRASTOT RYHMÄ 2 MAVI, ULOSOTTO, ORK, SYYTTÄJÄL., STUK, SLHK, MIGRI, HÄKE 4.10.2017 Etunimi Sukunimi 27