Sivu 1 / 8 TILINTARKASTUSPALVELUT Lapin ammattikorkeakoulu Oy (jäljempänä Lapin AMK Oy) pyytää tilintarkastusyhteisöltänne (jäljempänä toimittaja) tarjousta tilintarkastuspalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tilintarkastuspalvelut käsittävät osakeyhtiön lakisääteisen tilintarkastuksen sekä EU-hankkeiden tarkastuksen. 1. Taustatiedot Lapin AMK Oy perustettiin jatkamaan Rovaniemen ammattikorkeakoulun ja Kemi- Tornion ammattikorkeakoulun toimintaa Lapin ammattikorkeakouluna 1.1.2014 alkaen. Lapin AMK Oy sai toimiluvan ammattikorkeakoulutoiminnan ylläpitämiseksi valtioneuvostolta joulukuussa 2013. Yhtiön ammattikorkeakoulutoiminta alkoi 1.1.2014. Yhtiön omistusosuudet jakaantuvat: Rovaniemen kaupunki 44 %, Kemin kaupunki 22 %, Tornion kaupunki 22 %, Rovaniemen koulutuskuntayhtymä 5 %, Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia 5 % ja Lapin yliopisto 2 %. Lapin AMK Oy:n liikevaihto vuonna 2014 on noin 50 miljoonaa euroa, josta hanketoiminnan osuus on noin 9 miljoonaa euroa. Taseen loppusumma on noin 42 miljoonaa euroa, josta omaa pääomaa on noin 32 miljoonaa euroa. Henkilökuntaa on keskimäärin 507 henkilöä. Toimipisteitä on Rovaniemellä, Kemissä sekä Torniossa ja opiskelijoita on yhteensä noin 5 300. Lisätietoja ammattikorkeakoulun toiminnasta saa osoitteessa www.lapinamk.fi. Lapin AMK Oy:n taloushallinnon järjestelmä on CGI:n ProEconomica, palkkahallinnon järjestelmä on CGI:n Pegasos, matkahallinnon järjestelmä on CGI:n Populus, ostolaskujen kierrätysohjelma on Basware Oyj:n Alusta (noin 12 000 laskua vuodessa) ja maksuliikenne hoidetaan Basware Oyj:n maksuliikenne-ohjelmalla. Lisäksi käytössä on CGI:n verkkopalkkapalvelu ja myyntilaskuille CGI:n laskuhotelli (noin 3 000 laskua vuodessa). Tilintarkastajilla on käytettävissään työtilat Rovaniemellä (yhtiön kotipaikka) ja Kemissä (yhtiön pääkirjanpito), liityntämahdollisuus ammattikorkeakoulun tietoverkkoon sekä tulostus- ja kopiointimahdollisuus.
Sivu 2 / 8 2. Hankintamenettely Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti kansallisen kynnysarvon ylittävänä. Hankintamenettely on avoin. Hankinnasta julkaistaan ilmoitus sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi, sekä Lapin AM- Kin verkkosivuilla osoitteessa http://www.lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Lapin AMK Oy valitsee yhden KHT-tilintarkastusyhteisön toimittajaksi, jonka kanssa se tekee sopimuksen tarjouspyynnön tilintarkastuspalveluista. 3. Tarkastuspalvelujen hankintayksikkö Hankintapäätöksen asiasta tekee Lapin AMK Oy:n yhtiökokous. Yhtiökokous valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Y-tunnus 2528792-5 Jokiväylä 11 C 96300 Rovaniemi 4. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 4.1 Lapin AMK Oy:n lakisääteinen tilintarkastus Lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, arvioidaan olevan 12 tarkastuspäivää tilikaudella. Tarkastuspäivistä vähintään 7 on oltava päävastuullisen KHT-tilintarkastajan suorittamia ja korkeintaan 5 avustavan KHT-/HTM-/JHTT-tilintarkastajan suorittamia. Tarkastuspäivät suoritetaan paikan päällä tarkastuskohteessa Rovaniemellä ja/tai Kemissä. Perustellusta syystä arviota tarkastuspäivien lukumäärästä voidaan yhteisesti sopimalla muuttaa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan yhtiön johdolle vähintään 1 väliraportin tilikauden tarkastustoimista. Yhtiöllä ei ole erillistä tarkastuslautakuntaa.
Sivu 3 / 8 4.2 EU-hankkeiden tarkastus EU-rahoitteisten kotimaisten ja kansainvälisten hankkeiden (esim. Tekes, EAKR, ESR, EU-komissio, Interreg, Pohjoinen Perifery and Arctic ja ENPA / ENI) tarkastusten suorittaminen, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, arvioidaan olevan keskimäärin 15 tarkastuspäivää tilikaudella. Tarkastuspäivät ovat EU-hankkeiden tarkastuksiin tarjouksessa nimetyn päävastuullisen tilintarkastajan ja/tai muun nimetyn KHT-/HTM-/JHTT-tilintarkastajan suorittamia. Tarkastuspäivään sisältyy tavanomaisesti kaksi tarkastustehtävää. Hankkeen koko määrittää lopullisen tarkastustehtävän laajuuden ja toteutuvan tuntimäärän. Tarkastuspäivät suoritetaan tarkastuskohteessa joko Rovaniemellä tai Kemissä. Avustavien tilintarkastajien käyttöä ei hyväksytä. EU-hankkeiden tarkastajalla tulee olla pätevyys hakeutua Työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) sertifioimaksi ensimmäisen tason valvojaksi (First Level Controller). Tarkastajan tulee tuntea TEM:n sertifioinnin edellytykset. Tilikaudella 2015 päättyvien EU-hankkeiden tarkastuksen hoitaa loppuun hankkeiden tarkastuksesta tällä hetkellä vastaava tilintarkastusyhteisö, ellei muuta sovita. 4.3 Korvausperuste Korvaus suoritetaan toteutuneiden työtuntien perusteella (4.1. ja 4.2). Tarkastuspäivällä tarkoitetaan 7,5 tunnin työpäivää (4.1. ja 4.2) tarkastuskohteessa. 4.4 Muut palvelut Tarvittaessa Lapin AMK Oy voi tilata muita tarkastuspalveluja ja erillisiä toimeksiantoja valitulta toimittajalta. Näiden palvelujen laajuus ja hinta sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. Erilliset toimeksiannot voivat käsittää esimerkiksi lakiasiainpalveluja, arvonlisä- ja tuloverotusta, sisäistä valvontaa ja tietojärjestelmien tarkastusta. 5. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset Tarjoaja vakuuttaa soveltuvuutensa palauttamalla tarjouslomakkeen (Liite 1) allekirjoitettuna. Tarjoajan tulee toimittaa lomakkeella pyydetyt selvitykset tarjouksen liitteenä. Tilintarkastajien tiedot annetaan henkilötietolomakkeella (Liite 2).
Sivu 4 / 8 6. Hankintapäätös ja sopimus Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan noudattaen tämän tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä julkisten hankintojen yleisiä ehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Tiedoksianto tehdään sähköpostitse tarjoajan osoittamaan osoitteeseen (Liite 5). Lapin AMK Oy:tä sitova sopimus syntyy hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Lapin AMK Oy varaa mahdollisuuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta, jolloin sopimusta ei tehdä. Sopijaosapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista, esim. olennaisista organisaatiomuutoksista, henkilövaihdoksista ym. muutoksista, ilmoitetaan etukäteen kirjallisesti sopijaosapuolille. Sopimuksen tulkinnassa ja riitojen ratkaisemisessa sovelletaan sopimuksen tekohetkellä Suomessa voimassa olevaa oikeutta. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2014 Palvelut -ehdot 4. Tarjousasiakirjat (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa). Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Lapin käräjäoikeus. 7. Sopimuskausi Lapin AMK Oy:n yhtiöjärjestyksen 10 :n mukaan yhtiöllä on yksi tilintarkastaja. Tilintarkastajan tulee olla hyväksytty tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastajan valitsee yhtiökokous. Yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous pidetään toukokuun loppuun mennessä. Tavoitteena on, että valitun tilintarkastusyhteisön toimikausi alkaa 1.1.2015 ja jatkuu toistaiseksi, ellei sopimusta irtisanota 6 kk ennen uuden sopimuskauden alkua.
Sivu 5 / 8 8. Hinnat sekä laskutus- ja maksuehdot Tarjouksessa hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina, joissa on otettu huomioon kaikki alennukset. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelusta aiheutuvat ja muut kustannukset. Erikseen veloitettavia lisäkustannuksia kuten matka- ja majoituskustannuksia tai päivärahoja ei hyväksytä. Lakisääteisen tilintarkastuksen ja EU-hankkeiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tulee olla kiinteät kolme vuotta (2015 2017) ja ne ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteenä 2 olevalla hintalomakkeella. Hintoja voidaan yhteisesti sopimalla tarkistaa ensimmäisen kerran 31.3.2017 mennessä koskien tilikauden 2018 tarkastusta. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu etukäteen sovitun ja tehdyn työn perusteella. Laskutus tehdään ensisijaisesti sähköisenä verkkolaskuna. Verkkolaskutuksen osoitetiedot: Operaattori: Basware Oyj Välittäjän tunnus: BAWCFI22 Verkkolaskuosoite: 003725287925 OVT-tunnus 003725287925 Maksuehto on 21 vrk netto. Viivästyskorko on voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 9. Muut keskeiset sopimusehdot Toimittaja ei saa vaihtaa tarjouksessa esitettyä toteuttavaa henkilöstöä ilman Lapin AMK Oy:n suostumusta. Jos Lapin AMK Oy ei perustellusta syystä ole tyytyväinen palvelun toimittajan nimeämiin tilintarkastajiin, toimittaja sitoutuu Lapin Amk Oy:n vaatimuksesta kohtuullisessa ajassa vaihtamaan henkilöitä. Mikäli palveluun nimetty henkilö ei sopijapuolista riippumattomista syistä enää voi osallistua palvelun toimittamiseen joko tilapäisesti tai pysyvästi, osapuolet neuvottelevat tilanteesta ja toimittaja pyrkii ensi tilassa löytämään hänen tilalleen vähintään vastaavan ammattitaidon ja pätevyyden omaavan henkilön. Jos toimittaja ei edellä mainituissa tapauksissa voi osoittaa palvelua toteuttamaan vastaavaa ja Lapin AMK Oy:n hyväksymää henkilöä, Lapin AMK Oy:llä on oikeus irtisanoa sopimus ilman erillistä irtisanomisaikaa toimittamatta olevan työn osalta. Palvelua tuottavien henkilöiden vaihtumisen tarpeesta tiedotetaan välittömästi Lapin AMK Oy:lle.
Sivu 6 / 8 10. Alihankinta Alihankintaa ei hyväksytä. 11. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja pistein: Hinta 80 pistettä (Liite 3. Hintalomake) Lakisääteisen tilintarkastuksen ja EU-hankkeiden tarkastuksen kokonaishinta sopimuskaudella tuottaa yhteensä enintään 80 pistettä. Hintapisteet lasketaan seuraavan kaavan mukaan: halvin hinta / vertailtava hinta x 80 pistettä Laatu 20 pistettä (Liite 4. Laatulomake) Päävastuullisen ja EU-hankkeiden tilintarkastajan kokemus ja palvelupyynnön vasteaika tuottavat yhteensä enintään 20 pistettä seuraavasti: Kohta 1. Päävastuullinen tilintarkastaja Kohta 2. EU-hankkeiden tilintarkastaja Kohta 3. Muu tarkastajien toiminta 8 pistettä (max) 9 pistettä (max) 3 pistettä (max) Enimmäispisteet hinta- ja laatupisteistä ovat yhteensä 100 pistettä. Tasapisteissä valinta suoritetaan seuraavassa järjestyksessä kunnes ero tarjousten välille saadaan aikaiseksi (korkein pistemäärä voittaa): 1 Päävastuullinen tilintarkastaja 2 EU-hankkeiden tilintarkastaja 3 Hinta 4 Arvonta.
Sivu 7 / 8 12. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan soveltuvuutta, hankinnan kohdetta kuin hankinnalle asetettuja ehtoja. Tarjoukseen on liitettävä: - Tarjoajan soveltuvuuden arviointilomake (Liite 1) - Selvitys tarkastustehtävään tarjottavista resursseista (Liite 2. Henkilötietolomake) - Hintalomake (Liite 3) - Laatulomake (Liite 4) - Sähköinen tiedoksianto päätöksestä (Liite 5) - Kuvaus alustavasta tarkastustyön työsuunnitelmasta ja tekotavasta sekä painotuksesta tilikauden aikana ja tilinpäätösvaiheessa tapahtuvan tarkastuksen välillä - Kuvaus tarkastustyön raportoinnista - Kuvaus yhteisön palveluksessa olevista erityisasiantuntijoista, jotka ovat käytettävissä mahdollisiin erillistoimeksiantoihin - Allekirjoitukset, lisätietojen antajat ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero). Lisäksi: - Tarjouksen on oltava voimassa 31.08.2015 asti. - Tarjous on laadittava suomen kielellä. 13. Tarjoajan liike- ja ammattisalaisuudet Tarjoajan ei tule sisällyttää tarjoukseen liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- ja ammattisalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on esitettävä erillisellä liitteellä, johon on tehty merkintä ei julkinen. Tarjousten vertailussa käytettävät tiedot kuten hinnat ja kokonaisarvioinnista saadut pisteet eivät ole tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia. Asianosaisella on tiedonsaantioikeus jätettyihin tarjouksiin hankintapäätöksen jälkeen.
Sivu 8 / 8 14. Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen tulee toimittaa kirjallisena tiistaihin 7.4.2015 klo 16.00 mennessä allekirjoitettuna osoitteeseen: Lapin ammattikorkeakoulu Oy Tarjous 23/2015/TTP, Sinikka Jänkälä Jokiväylä 11 C 96300 Rovaniemi Kuoreen tulee merkitä Tilintarkastuspalvelujen tarjous. Lisätiedot: Hankintaa koskevat tiedustelut tulee lähettää sähköpostitse viimeistään 25.3.2015 osoitteeseen: sinikka.jankala@lapinamk.fi. Sähköpostin tulee olla otsikoituna seuraavasti: Lisäkysymys: Tilintarkastuspalvelut. Vastaukset lisätietoihin julkaistaan Lapin AMKin verkkosivuilla osoitteessa http://www.lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset/kysymyksetja-vastaukset viimeistään 31.3.2015. Sinikka Jänkälä Talousjohtaja Lapin ammattikorkeakoulu LIITTEET Liite 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointilomake (palautettava tarjouksen mukana) Liite 2. Henkilötietolomake (palautettava tarjouksen mukana) Liite 3. Hintalomake (palautettava tarjouksen mukana) Liite 4. Laatulomake (palautettava tarjouksen mukana) Liite 5. Sähköinen tiedoksianto (palautettava tarjouksen mukana)