KAUHAVAN KUNTAKONSERNIN VUOSIEN TARKASTUSPALVELUT. 1) hankkeiden edellyttämät tilintarkastukset 2) muut mahdolliset erityistehtävät

Transkriptio

1 KAUHAVAN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kirkkotie KAUHAVA TARJOUSPYYNTÖ TARJOUSPYYNTÖ KAUHAVAN KUNTAKONSERNIN VUOSIEN TARKASTUSPALVELUT Kauhavan kaupunki pyytää Kauhavan kaupungille ja Kuntayhtymä Kaksineuvoiselle tarjoustanne kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta kaupunginvaltuuston toimikautta varten. Edelleen pyydetään tarjousta tilintarkastuslain (459/2007) mukaisesta tilintarkastuksesta kaupungin tytäryhteisöissä toimikautta vastaavilta vuosilta. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat: 1) hankkeiden edellyttämät tilintarkastukset 2) muut mahdolliset erityistehtävät Tarjousten on oltava tämän tarjouspyynnön mukaisia. Tarkastuksessa tulee noudattaa JHTT ry:n suositusta Hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinta toteutetaan avointa menettelyä noudattaen. Hankintailmoitus julkaistaan Hilma-palvelussa ( ja Kauhavan kaupungin internetsivuilla ( 1. Tarjouskilpailun järjestäjä ja tarkastuspalvelun ostaja Tarjouskilpailun järjestäjänä toimii Kauhavan kaupunki, jolle myös Kuntayhtymä Kaksineuvoisen ja tytäryhteisöjen tarjoukset osoitetaan samassa tarjousasiakirjassa, mutta erikseen. Tarjouksessa eriteltynä Kauhavan kaupunki on kohde 1, tytäryhteisöt kohde 2 ja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen kohde 3. Tarkastuslautakunta toimittaa tarjoukset, tarjousvertailun ja ehdotuksen valittavasta tilintarkastajasta edelleen kuntayhtymälle ja tytäryhteisöille, joiden toimielimet tekevät osaltaan päätöksen tilintarkastajan valitsemisesta.

2 2 Yksilöitynä tarjouskilpailun järjestäjä on: Kauhavan kaupunki Tarkastuslautakunta Kirkkotie KAUHAVA 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Kauhavan kaupunki, Alahärmän, Kortesjärven ja Ylihärmän kunnat ovat muodostaneet alkaen Kauhavan kaupungin. Liitoskuntien yhteenlaskettu asukasluku oli Vuoden 2009 alussa Kauhavan kaupungin palveluksessa on noin 600 henkilöä ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen palveluksessa noin 780 henkilöä. Kauhavan kaupungin oma tarkastusorganisaatio muodostuu kaupunginvaltuuston valitsemasta tarkastuslautakunnasta ja hallinto-osaston yhteydessä toimivasta sisäisestä tarkastuksesta, jossa toimii yksi sisäinen tarkastaja. Sisäisen tarkastajan tehtäviin kuuluu huolehtia myös tarkastuslautakunnan toimialaan kuuluvien tehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta. Hän toimii myös tarkastuslautakunnan kokouksissa esittelijänä/sihteerinä. Sisäisen tarkastuksen raportit ovat myös tilintarkastajien ja tarkastuslautakunnan käytössä. Kauhavan kuntakonsernissa on tällä hetkellä 24 tytäryhteisöä, mutta niiden määrä supistuu fuusioiden myötä jo vuonna Fuusioista saattaa aiheutua tilintarkastajalle erityistehtäviä. Kuntayhtymä Kaksineuvoisen ( tehtävänä on järjestää jäsenkuntiensa (Kauhava, Evijärvi, Lappajärvi) asukkaille perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen palvelut. Vuoden 2009 talousarviossa kuntayhtymän käyttötalousmenojen määrä on noin 52 milj. euroa. Kuntayhtymän Kaksineuvoisen hallituksen alaisuudessa toimii kuntayhtymän tarkastuslautakunta, jolla ei ole omaa henkilökuntaa. Tarkastuslautakunnan sihteeri nimetään kuntayhtymän henkilöstöstä. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö sekä tarjoajan soveltuvuusvaatimukset 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan on seuraava: Kohteen 1 osalta: - vastuunalainen JHTT-tarkastus 25 tilintarkastuspäivää/tilikausi Kohteen 3 osalta: - vastuunalainen JHTT-tarkastus 10 tilintarkastuspäivää/tilikausi

3 3 Kummankin kohteen osalta tarkastuspäivien lukumäärässä on huomioitu tilintarkastajan osallistuminen tarkastuslautakunnan kokouksiin, joita on kaupungilla 8-10 kokousta vuodessa ja kuntayhtymällä 5-7 kokousta vuodessa. Ilmoitetut tilintarkastuspäivien lukumäärät ovat suuntaa-antava, ei tilaajaa sitova. Mikäli tilintarkastuspäiviä tarvitaan vähemmän tai enemmän (kaupunki: -/+ < 5 päivää; kuntayhtymä -/+ < 2 päivää), on tilintarkastuspäivän hinnan oltava sama, kuin mikä tarjouksessa muutenkin on ilmoitettu. Lakisääteisen JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tule olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä on oltava tarkastuskokemusta ja muulla tavoin hankittua pätevöitymistä kuntien ja kuntayhtymien tarkastuksessa sekä EU-hankkeiden tai muiden erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. Tilintarkastuspäivällä tarkoitetaan 7,5 tunnin työpäivää. Kummassakin kohteessa tilintarkastajan edellytetään osallistuvan tarkastuslautakunnan kokouksiin ja antavan tilinpäätösraporttien lisäksi vähintään kaksi (2) kirjallista väliraporttia/tilikausi Tilintarkastuslain mukainen tilintarkastus Kyse on lakisääteisestä, hyvän tilintarkastustavan mukaisesta tytäryhteisöjen vuosittaisesta tilintarkastuksesta. Tilintarkastuksessa on noudatettava kuntakonsernin tytäryhteisöjä koskevaa lainsäädäntöä sekä huomioitava kuntalaissa säädetyt edellytykset konsernitilinpäätöksen laatimiselle. Tarjousta pyydetään seuraavien tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta. Liikevaihto-luvusta hahmottuu toiminnan volyymi: Tytäryhteisö Liikevaihto v Suomen Yrittäjäopiston kannatus Oy ,98 Kauhavan Kaukolämpö Oy ,06 Alahärmän Aluelämpö Oy ,63 Kortesjärven Lämpöhuolto Oy ,48 Joupin Lämpö Oy ,74 Härmäin Jätevesi Oy (rakent. 07) Ylihärmän Vesihuolto Oy ,86 Kauhavan Vuokra-asunnot Oy ,71 Kiinteistö Oy Passinrivi ,39 Tuppiroska-konserni ,84 Kiinteistö Oy Kauhavan Roihankuja ,53 Asunto Oy Jokihovi ,61 Kiinteistö Oy Ollintupa ,11 Kiinteistö Oy Härmäntie ,94 Kiinteistö Oy Härmänniitty ,42

4 4 Kiinteistö Oy Härmänlilja ,59 Kiinteistö Oy Kauhavan Säästökeskus ,51 Purmojärven Palvelutalo Oy 7.115,64 Kortesjärven Palkkihalli Oy ,94 Kortesjärven Hirsihalli Oy ,98 Kiinteistö Oy Riihi ,76 Kiinteistö Oy Tietotalo ,96 Alahärmän Yrityskehitys Oy ,30 Kauhavan Jäähalli Oy ,68 Työn laajuudeksi kohteen 2 osalta on määritelty 10 tilintarkastuspäivää/tilikausi. Ilmoitettu tilintarkastuspäivien lukumäärä on suuntaa-antava, ei tilaajaa sitova. Mikäli tilintarkastuspäiviä tarvitaan vähemmän tai enemmän (-/+ < 2 päivää), on tilintarkastuspäivän hinnan oltava sama, kuin mikä tarjouksessa muutenkin on ilmoitettu. Tilintarkastuspäivällä tarkoitetaan 7,5 tunnin työpäivää. Lakisääteisen JHTT-, KHT- tai HTM-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tule olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja muulla tavoin hankittua pätevöitymistä ao. toimialaan kuuluvan tytäryhteisön tarkastuksessa 3.3. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Kaupungin tarkastuslautakunta pitää 8-10 kokousta vuodessa. Kokousten valmistelusta sekä sihteerin tehtävistä vastaa sisäinen tarkastaja. Ulkoisen JHTTtarkastajan osuudeksi jää arviointikertomuksen valmisteluun liittyviä tehtäviä, joiden laajuus on noin yksi (1) tarkastuspäivä vuodessa. Kuntayhtymä Kaksineuvoisessa arviointikertomuksen valmisteluun osallistuminen sisältyy tarkastuspäiviin Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on noin yksi (1) työpäivä vuodessa JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa Kauhavan kaupungin ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen osalta JHTT-tarkastajalla on käytettävissä: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon

5 5 - kopiointipalvelut koskien tilaajan tilintarkastusta Kaupungin tiloja voidaan niin sovittaessa käyttää myös yhtiöiden tarkastuksiin. Kaupungin palveluksessa oleva sisäinen tarkastaja avustaa JHTT-tarkastajaa tarkastustyössä. 4. Hinnat ja hintojen tarkistaminen, maksuehdot Hintatiedot Hintojen tarkistaminen Laskutus ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Kaikki tilintarkastuspalvelujen aloittamiseen ja tuottamiseen liittyvät kustannukset tulee sisällyttää tarjottuun tarkastuksen päivähintaan kaikkien kohteiden ja tarjottujen tilintarkastajien osalta. Tarjoajan on esitettävä hintatiedot (= päivähinnat ja kokonaishinnat) kullekin valtuustokauden tilikaudelle. Hinnat tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina. Hinnan pitää sisältää kohteittain kaikki toiminnasta aiheutuneet kustannukset, siis myös matkakustannukset. Esitettyjen hintojen on oltava tilikauden 2009 osalta lopullisia. Tilaaja ei hyväksy mitään laskutus- ym. lisiä minkään kohteen osalta, vaan niiden on sisällyttävä tarjottuihin hintoihin. Tarkastuspäivien yksikköhintojen ja kokonaishinnan on oltava kiinteät ensimmäisellä tilikaudella, Seuraaville tilikausille tarjoajalla on mahdollisuus neuvotella hintojen tarkistamisesta. Mahdollisesta hintojen tarkistamisesta on neuvoteltava vähintään neljä (4) kuukautta ennen tilikauden alkamista. Mikäli mahdollisesta hintojen tarkistamisesta ei päästä sopimukseen, Kauhavan kaupunki kilpailuttaa palvelut uudelleen. Laskutus tapahtuu kuukausittain tehdyn työn perusteella. Maksuehto on 14 vrk netto ja viivästyskorko on korkolain mukainen Laskutus tapahtuu aluksi paperilaskuna. Ehkä jo vuoden 2009 aikana siirrytään kuitenkin sähköiseen verkkolaskuun. Laskutusosoite: Kauhavan kaupunki, Tarkastuslautakunta Kirkkotie KAUHAVA Osakeyhtiöiden laskut osoitetaan suoraan asianomaiselle yhtiölle ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen laskut yhtymälle.

6 6 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjotuista tilintarkastuspalveluista hyväksytään se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan laatupistein ja hintapistein seuraavin perustein: Kokonaishinta sopimuskaudelle kohteittain, siinä laajuudessa kuin tarjouspyynnön kohdissa on esitetty tarkastuspäivät, sihteeritehtävien työtunnit ja erityistehtävien työtunnit, 50 % Vertailussa vertailuhinnaltaan halvin tarjoaja saa 50 pistettä. Muut tarjoajat saavat hintapisteikseen seuraavan kaavan mukaisen tuloksen: Hintapisteet = maksimipisteet (50) * halvin tarjottu hinta / ao. tarjouksen hinta Tarjottavan vastuunalaisen tarkastajan kokemus julkisyhteisöjen (kohteet 1 ja 3) ja osakeyhtiöiden (kohde 2) tarkastuksesta, 35 % Vertailupisteet muodostuvat seuraavasti: Kokemus - alle 3 vuotta 1 piste - 3,0 5,0 vuotta 5 pistettä - 5,1 8,0 vuotta 15 pistettä - 8,1 10,0 vuotta 25 pistettä - 10,1 15,0 vuotta 30 pistettä - yli 15 vuotta 35 pistettä Vastuunalaisen tarkastajan HTM/KHT-pätevyys, 15 % Vertailupisteet muodostuvat seuraavasti: - Toimiminen HTM tai KHT tarkastajana - alle 1 vuotta 5 pistettä - 1,0 5,0 vuotta 10 pistettä - yli 5 vuotta 15 pistettä Tarjoajat asetetaan pisteytyksen perusteella paremmuusjärjestykseen yllä olevien perusteiden mukaisesti. 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta.

7 7 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastusta. 8. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 9. Muut sopimusehdot Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille mahdollisimman pian. Sopimus voidaan irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Kauhavan käräjäoikeudessa. 10. Hankinnan yleiset ehdot Tarjous tulee toimittaa suomenkielisenä. Myös kaikki palvelut ja dokumentointi tulee saada suomenkielisinä. Osatarjouksia ei hyväksytä eikä myöskään vaihtoehtoisia tarjouksia. Tarjoajan tulee ilmoittaa ja merkitä salassa pidettävät tiedot tarjoukseensa. Hinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus (JulkL 11 ). Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 1994). 11. Tarjouksen mukaan liitettävät selvitykset / todistukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tiedot tarjoajasta : JHTT -yhteisö o Verottajan verovelkatodistus o Vakuutusyhtiön todistus työntekijöiden eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta o Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y- tunnus o Vakuutusyhtiön todistus voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta

8 8 o Liitteenä lyhyet CV:t työn toteuttajista (vastuunalaiset tarkastajat), joista ilmenee työntekijöiden nimi, koulutus, auktorisointi ja työkokemus alalta (vuosina) o Selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistusjärjestelmästä o Mahdolliset omat esitykset tarvittavista tilintarkastuspäivien määristä eriteltyinä kohteittain o Mahdollinen ulkoisen tarkastuksen prosessikuvaus o Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta. o Referenssit Selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalain 53 ja 54 :ssä mainituilla perusteilla. 12. Tarjousten jättäminen 13. Lisätiedot Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle kello mennessä suljettuna kirjeenä osoitteeseen Kauhavan kaupunki, Tarkastuslautakunta, Kirkkotie 10, Kauhava tai sähköpostitse kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kauhava.fi. Kuoren päälle merkintä tai sähköpostin nimenä Tarkastuspalvelut Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Lisätietoja JHTT-tarkastuspalvelujen hankinnasta antaa sisäinen tarkastaja Raimo Peltola (gsm ). Lisätietoja taloudesta saa Kauhavan kaupungin osalta talousjohtaja Liisa Salolta (gsm ) ja Kuntayhtymä Kaksineuvoisen osalta kuntayhtymän johtaja Antti Perkkalaiselta (gsm ). Linkkejä asiakirjoihin: - Kauhavan kaupungin taloussuunnitelma: - Kauhavan kaupungin hallintosääntö: - Kauhavan kaupungin konserniohje: KAUHAVAN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Heikki Hakomäki puheenjohtaja Raimo Peltola sihteeri

9 9