TARJOUSPYYNTÖ HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA. Osatarjoukset eivät ole mahdollisia.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(9) TARJOUSPYYNTÖ HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 1. Tarkastuspalvelun ostaja Pyydämme tarjoustanne Askolan kunnan ja Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuuston toimikautta vastaavilta vuosilta sekä optiota vuosien osalta. Lisäksi tarjoustanne pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat: 1) tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät 2) mahdollisten EU-hankkeiden tai projektien tarkastus 3) tytäryhteisöjen tilintarkastus Osatarjoukset eivät ole mahdollisia. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Ilmoitus on julkaistu hankinta-ilmoituksena julkisten hankintojen ilmoituskanavassa ja organisaatioiden omilla kotisivuilla ja Askolan kunta Tarkastuslautakunta Askolantie Askola 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Tarkastuslautakunta Perämiehentie Porvoo Askolan kunta sijaitsee Etelä-Suomen läänissä Itä-Uudellamaalla. Kunta on perustettu vuonna Kunnan asukasluku oli 4991henkilöä. Tietoja kunnasta ja tilinpäätöksestä löytyy kunnan kotisivuilta

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(9) Askolan kuntakonserniin kuuluvat tytäryhteisöt: - Sosiaalinen yritys Askolan Puhti Oy, kunnan omistusosuus 100 % - Linnankosken asunnot Oy, asuntojen vuokraustoimintaa harjoittava osakeyhtiö, vapaarahoitteinen asuntokanta, kunnan omistusosuus 100 % - Kirnujen asunnot Oy, asuntojen vuokraustoimintaa harjoittava osakeyhtiö, rahoitusrajoitteinen asuntokanta, kunnan omistusosuus 100 % Kunnan toimintamenot vuonna 2012 olivat noin euroa ja toimintatuotot noin euroa. Investointien määrä vaihtelee vuosittain; vuonna 2012 nettoinvestoinnit olivat euroa. Askolan kunnan talous on heikentynyt, mm. kriisikuntakriteereistä toteutui 4 kpl vuoden 2011 tilinpäätöksessä. Askolan kunnassa on tehty ja hyväksytty talouden tervehdyttämisohjelma vuosille , jonka kokonaiskustannusvaikutus on noin 1,5 milj. yhdessä noin 17 henkilötyövuoden vähenemän kanssa. Askolan kunta sai vuonna 2012 harkinnanvaraista valtionosuuden korotusta , jonka edellytyksenä oli uskottava tervehdyttämissuunnitelma. Tarkastuslautakunnan rooli tulee olemaan merkittävä tervehdyttämisohjelman toteutuksen seurannassa ja valvonnassa ja lisännee tarkastuslautakunnan kokousten lukumäärää aikaisempiin vuosiin verrattuna. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän omistaa yhdeksän jäsenkuntaa. Suurin jäsenkunnista on Porvoon kaupunki. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä ylläpitää Porvoon Ammattiopistoa ja aikuiskoulutuskeskus Edupolia, joiden yhteinen opiskelijamäärä on noin oppilasta. Lisäksi kuntayhtymään kuuluu Itä-Uudenmaan oppisopimuskeskus. Oppisopimusten määrä on vuosittain noin 700. Koulutuskuntayhtymällä on seuraavat toimipisteet: - Amisto Perämiehentie 6 Porvoo - Amisto Aleksanterinkatu 20 Porvoo - Amisto Johtajantie 12 Loviisa - Amisto Helkamäentie 32 Monninkylä - Edupoli Ammattitie 1 Porvoo - Edupoli Virnatie 5 A Vantaa - Edupoli Lämmittäjänkatu 2 A Helsinki - Edupoli Kumitehtaankatu 5 B Kerava Kuntayhtymän toimintamenot ovat noin 33 milj. euroa. Investointien määrä vaihtelee vuosittain; vuonna 2012 se oli euroa.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(9) 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus 3.2. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymäkonserniin kuuluvat tytäryhteisöt: - Kiinteistö Oy Loviisan Amisto - Kiinteistö Oy Edupolis - Edupoli Oy - Oy Porvoon opiskelija-asunnot - Studiebostader i Borgå Ab Lisätietoja löytää kuntayhtymän internet-sivuilta ja Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymässä 18 tarkastuspäivää vuodessa ja Askolan kunnassa 11 päivää vuodessa. Tarkastuspäiväksi katsotaan 7 tuntia 30 minuuttia/päivä, johon ei sisälly matka-aikoja. Tarkastuspäivän hintaan sisältyy alla mainittu raportointi. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmastaan. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan kirjallisen väliraportin tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista kummankin kilpailuttavan organisaation tarkastuslautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin kuuluu kokouskutsu/esityslistan laatiminen, pöytäkirjan pitäminen ja arviointikertomuksen kokoaminen. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät hoitaa kokonaisuudessaan JHTTtarkastaja. Askolan kunnan tarkastuslautakunta pitää noin kahdeksan kokousta vuodessa. Sihteeritehtävien laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 45 työtuntia vuodessa. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän tarkastuslautakunta pitää noin kahdeksan kokousta vuodessa. Sihteeritehtävien laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 45 työtuntia vuodessa Mahdollisten EU-hankkeiden tai projektien tarkastus Mahdollisten EU-hankkeen tai muiden projektien tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on Asko-

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(9) 3.4 Kuntakonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastus lan kunnan osalta 14 työtuntia vuodessa ja Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän osalta 25 työtuntia vuodessa. Koska EU-hankkeiden tai muiden projektien toteutumisesta ei tällä hetkellä ole varmaa tietoa, tarjouspyyntö ei 3.3.-kohdan osalta sido tarjouksenpyytäjää ostamaan ko. palveluja. Askolan kuntakonsernin tytäryhteisöjen tarkastuspäivien määrä on vuodessa maksimissaan 4. Laajuus, jolla tarjous pyydetään ja vertailu suoritetaan, on 4 päivää vuodessa. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän tytäryhteisöjen tarkastuspäivien määränä tarjouksessa ja vertailussa käytetään 4 päivää vuodessa. 4. JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa 5. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-tarkastajalla on käytettävissään työhuone, liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon ja kopiointipalvelut. JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla sertifioitu laatu- ja ympäristöjärjestelmä. - Tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta EUhankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 6. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: - kokonaishinta/organisaatio sopimuskaudelle sisältäen tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät ja hankkeiden/projektien tarkastuspalvelut tarjouspyynnössä ilmoitetussa laajuudessa 40 % pisteytys seuraavasti: edullisin kokonaishinta = maksimipisteet 80 pistettä muu tarjottu hinta = 80 pistettä * edullisin hinta / ao. hinta

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(9) - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta, prosentteina 25 % vähintään 80 % = maksimipisteet 50 pistettä 70 % -79 % = 35 pistettä 60 % - 69 % = 20 pistettä 50 % - 59 % = 5 pistettä 0 % - 49 % = 0 pistettä - vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemus kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta, vuosina 20 % yli 20 vuotta = maksimipisteet 40 pistettä vuotta = 30 pistettä vuotta = 20 pistettä 5 9 vuotta = 15 pistettä 0 4 vuotta = 0 pistettä - kuntalain mukaisen tilintarkastuksen kohdalla tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus, prosentteina 15 % vähintään 80 % = maksimipisteet 30 pistettä 70 % -79 % = 25 pistettä 60 % - 69 % = 20 pistettä 50 % - 59 % = 15 pistettä 0 % - 49 % = 0 pistettä Maksimipistemäärä on 200 pistettä ja arviointikriteereistä suurin painoarvo 40 % on hinnalla. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimuskausi on valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuskausi. Ostajapuoli varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta kahden vuoden mittaisella optiokaudella. Mahdollisesta option käytöstä päätetään viimeistään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(9) Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukaan. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän osalta laskutus sähköisenä verkkolaskuna, mikä tulee vahvistaa tarjouksessa. Kuntayhtymän operaattorina on TietoEnator Oyj. Laskut otetaan vastaan mieluiten xml-muotoisena verkkolaskuna osoitteeseen TE Alihankinta Tarjous ei voi sisältää alihankintana tehtävää työtä. 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimus voidaan irtisanoa 12 kuukauden irtisanomisajalla molemmin puolin. Tarkastuspalveluista laadittua sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Porvoon käräjäoikeudessa. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa kummankin organisaation osalta erikseen. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Kuntalain mukainen tilintarkastus - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset. - laskutuksessa sovellettava vastuullisen JHTT-tilintarkastajan tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset

7 TARJOUSPYYNTÖ 7(9) - vastuullisen JHTT-tilintarkastajaksi ehdotetun nimi, yhteystiedot ja tiedot tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta kuntien ja/tai kuntayhtymien tarkastuksesta - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus kuntalain mukaisesta tilintarkastuksesta - laskutuksessa sovellettava avustavan tilintarkastajan tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - avustavaksi tilintarkastajaksi ehdotetun nimi, yhteystiedot ja tiedot tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta kuntalain mukaisessa tilintarkastuksessa - selvitys tilintarkastusyhteisön sertifioidusta laatu- ja ympäristöjärjestelmästä - ehdotetun vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTTlautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät - tarkastuslautakunnan toimikautta vastaavien vuosien sihteeritehtävien kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon tarjottu kokonaishinta perustuu. Mahdollisten EU-hankkeiden tai projektien tarkastus - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien hankkeiden tai projektien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - laskutuksessa sovellettava vastuullisen JHTT-tilintarkastajan ja/tai avustavan tarkastajan tarkastuspäivän tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa asti.

8 TARJOUSPYYNTÖ 8(9) 12. Tarjoajan liike- tai ammattisalaisuudet 13. Tarjousten jättäminen 14. Päätöksenteko 15. Päätöksestä tiedottaminen Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteinä tulee olla - JHTT-yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta - JHTT-yhteisön ansioluettelo - JHTT-pätevyyden omaavien tarkastajien osuus JHTT-yhteisön koko tarkastushenkilöstön määrästä Tarjoajan ei tule sisällyttää tarjoukseensa liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät tiedot, kuten esimerkiksi hinta, eivät voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjoajan tarjousasiakirjat kuitenkin sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tarjous toimittaa kahtena eri versiona: 1. tarjous, joka on kaikilta osilta julkinen 2. tarjous, joka sisältää em. salassa pidettäviä tietoja merkinnällä SALAINEN Tarjoukset pyydetään toimittamaan klo mennessä suljettuna kirjeenä osoitteella Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, hallintojohtaja, Perämiehentie 6, Porvoo. Kuoren päälle merkintä Tarjous/Tarkastuspalvelut. Askolan kunnanvaltuusto ja Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuusto tekevät kumpikin oman erillisen päätöksensä tarkastuspalveluiden hankinnasta. Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. 16. Sopimus ja tilaajavastuulaki Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen ja päätöksen saatua lainvoiman osapuolten välille tehdään erillinen kirjallinen hankintasopimus. Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu.

9 TARJOUSPYYNTÖ 9(9) Ennen kuin tilaaja (Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä/askolan kunta) tekee hankintasopimuksen, voittaneen tarjoajan tulee esittää lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (tilaajavastuulaki 1233/2006) mukaiset selvitykset: - selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että mahdollista verovelkaa koskevat maksusuunnitelma on tehty - todistukset eläkevakuutuslain ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että mahdollisia erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. 17. Lisätiedot Hankintaa koskevat tiedustelut pyydetään esittämään mennessä seuraaville henkilöille: Hankintaprosessiin ja Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän osalta hankinnan kohteen määrittelyyn liittyvät tiedustelut: Maija Penttilä hallintojohtaja, Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä maija.penttila@iukky.fi Askolan kunnan osalta hankinnan kohteen määrittelyyn liittyvät tiedustelut: Kari Jahnsson controller, Askolan kunta kari.jahnsson@askola.fi Tarjoajan tulee seurata avointa tarjouspyyntöä sivulla Mikäli tarjouspyyntöön tulee tarkennuksia, ne julkaistaan ao. sivulla. ITÄ-UUDENMAAN KOULUTUS- KUNTAYHTYMÄ TARKASTUSLAUTAKUNTA Seija Hämäläinen varapuheenjohtaja ASKOLAN KUNTA TARKASTUSLAUTAKUNTA Reija-Riikka Stenbäck puheenjohtaja