Yleisperehdytys Erä 6:n virastojen ydintiimeille 19.8.2015 Sinikka Ollikainen, Valtiokonttori
Sisällysluettelo Keskeisiä käsitteitä Organisaatio 2
Keskeisiä käsitteitä 3
Keskeisiä käsitteitä 4 Käsite Lyhenne Selite Yritys Organisaatiorakenne Organisaatioyksikkö Henkilöstöalue Henkilöstöosa-alue Kustannuspaikka Budjetoitu toimi SAP-taloushallinnossa luotava rakenne, jonka kautta SAPhenkilöstöhallinto saa käyttöön kustannuspaikat (toimintayksiköt). Rakenne vastaa valtion kirjanpitoyksikkörakennetta. Organisaatiota kuvaava rakenne, jota käytetään esimiesalaisrakenteen sekä käyttöoikeuksien määrittelyssä ja raportoinnissa. Organisaation osa Tulosohjattu virasto tai työnantajavirasto. Viraston sopimusalat. Tiedon avulla voi rajata sallittuja palkkalajeja, raportointia, hakuja ja käyttöoikeuksia. Toimintayksikkö Budjetoitu toimi sisältää viran tai tehtävän tiedot. Jokaista sopimusta varten tulee olla oma budjetoitu toimi. Budjetoituun toimeen kytketään käyttöoikeudet.
Keskeisiä käsitteitä Käsite Lyhenne Selite 5 Portaalirooli Yhteisnimitys portaalia käyttäville työrooleille. Roolin sisältö koostuu käyttäjätunnukselle annetuista portaalirooleista. Virkamies Esimies Jokainen Kieku-järjestelmän käyttäjä saa virkamies-roolin: virkamies ilmoittaa /hakee poissaolonsa, päivittää osoite- ja pankkitilitietonsa portaalissa. Virkamiehellä Kieku-järjestelmän organisaatiorakenteessa oleva lähin esimies. Johto Henkilöstöasiantuntija Kieku-järjestelmän organisaatiorakenteessa esimiehen yläpuolella oleva esimies. Henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjä, joka osallistuu useimpiin henkilöstöhallinnon asianohjausketjuihin.
Keskeisiä käsitteitä Käsite Lyhenne Selite Asianohjaus Virkamiehen tekemien ilmoitusten ja hakemusten sekä portaalilomakkeilla tehtävien esitysten sähköinen työnkulku: ilmoittaminen, hyväksyminen, esittäminen, päättäminen ja päivittäminen perusjärjestelmään (SAP GUI). Asianohjaus 1 toteutuu organisaatiorakenteen mukaisesti. Asianohjaus 2 toteutuu manuaalisella valinnalla sähköiselle lomakkeelle. Tehtävälista UWL Virkamiehellä, esimiehellä ja henkilöstöasiantuntijalla on tehtävälista, jonne tulevat hänelle tarkoitetut hyväksyntä- ja ilmoitustehtävät. Hyväksyntätehtävä Ilmoitustehtävä Esimiehet saavat tehtävälistalleen tehtäviä, jotka vaativat hyväksynnän (tai hylkäyksen). Tehtävä poistuu tehtävälistalta käsittelyn jälkeen. Virkamiehet ja henkilöstöasiantuntijat saavat tehtävälistalleen tehtäviä, jotka ovat ilmoitusluontoisia, esim. tieto vuosilomaesityksen hyväksymisestä. 6
Organisaatio 7
Organisaatiorakenne Henkilöstöhallinnon näkökulma organisaatiorakenteeseen on asianohjaus = henkilöstöasioiden hyväksymis- ja päättämisnäkökulma. Asianohjauksella tarkoitetaan sähköistä työnkulkua portaalissa: - Asianohjaus 1 Asianohjaus 1 on standardiratkaisu ja noudattaa organisaation rakennetta Virkamies tekemät poissaoloilmoitukset (ei harkinnanvaraiset ja harkinnanvaraiset) sekä lomiin liittyvät ehdotukset ohjautuvat hänen lähimmän, samassa organisaatioyksikössä olevan esimiehensä käsiteltäväksi. Lähiesimies päättäjänä ei harkinnanvaraisissa poissaoloissa ja vuosilomiin liittyvissä ehdotuksissa Lähiesimiehen käsittelyn jälkeen harkinnanvaraiset poissaoloilmoitukset siirtyvät esimiehen esimiehelle päätettäväksi. Sähköiset lomakkeet ohjautuvat lähiesimiehelle käsiteltäväksi ja esimiehen esimiehelle päätettäväksi. 8
Organisaatiorakenne - Asiaohjaus 2 Asianohjaus 2 ei noudata organisaatiorakennetta, vaan henkilöstöasiantuntija ohjaa lomakkeen siirtymistä järjestelmässä. Lomakkeella suoritettavat toiminnot ohjautuvat prosessin aloittajalta henkilöstöasiantuntijalle, joka valitsee lomakkeen käsittelijät. Esittelijän ei tarvitse olla esimiesasemassa, eikä lomakkeelle ole pakko valita esittelijää Päättäjä on esimiesasemassa ja päättäjä on aina valittava Vuosilomaehdotukset ja ei harkinnanvaraiset poissaoloilmoitukset ohjautuvat saman organisaatioyksikön esimiehelle. - Asianohjaus 2B, ns. ministeriömalli Toiminnot samat kuin asianohjas 2:ssa, lukuunottamatta yhden lomakkeen toiminallisuuksia: luominen lomaketta ei ole liitetty asianohjaukseen, lomakkeen tiedot siirtyvät perusjärjestelmään ilman hyväksymisketjua. 9
Esimerkki organisaatiorakenteesta: aluehallintovirastot 10
Esimerkki organisaatiorakenteesta: aluehallintovirastot/maistraatit 11
Prosessien muutoskartta ja työnjakokartta Merkittävimmät muutokset ja huomioitavat asiat verrattuna ennen Kiekua suoritettuihin prosesseihin Keskeiset tehtävät prosesseissa 11.8.2015 12
Sisältö Materiaalin alussa on ylätason kuvaukset henkilöstöhallinnon prosesseihin kohdistuvista muutoksista ja työnjaosta. Tämän jälkeen on kuvattu prosessikohtaisesti Prosessien muutoskartta ja työnjakokartta Merkittävimmät muutokset ja huomioitavat asiat verrattuna ennen Kiekua suoritettuihin prosesseihin Keskeiset tehtävät prosesseissa Kuvaukset on tehty seuraavista prosesseista Ajankäytön 11.8.2015 13
Henkilöstöhallinnon prosessien muutoskartta ja työnjakokartta 11.8.2015 14
Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä Prosessit Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 15
Ohjaus ja (*) Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä vaikutus luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 16
Ohjaus ja (*) Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä viraston ja Palkeiden välillä luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 17
Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 18
Prosessien muutoskartta ja työnjakokartta Merkittävimmät muutokset ja huomioitavat asiat verrattuna ennen Kiekua suoritettuihin prosesseihin Keskeiset tehtävät prosesseissa 11.8.2015 19
Ohjaus ja Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä Prosessit (*) Tällä sivulla käsitelty prosessi luominen, päivittäminen ja päättäminen Organisaatio luominen päättäminen Eiharkinnanvaraiset poissaolot Harkinnan varaiset poissaolot Työaikojen Työaikojen suunnittelu Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen päivittäminen Työaikojen seuranta Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 20
Ohjaus ja Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä vaikutus (*) Tällä sivulla käsitelty prosessi luominen, päivittäminen ja päättäminen Organisaatio luominen päättäminen Eiharkinnanvaraiset poissaolot Harkinnan varaiset poissaolot Työaikojen Työaikojen suunnittelu Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen päivittäminen Työaikojen seuranta Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 21
Ohjaus ja Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä viraston ja Palkeiden välillä (*) Tällä sivulla käsitelty prosessi luominen, päivittäminen ja päättäminen Organisaatio luominen päättäminen Eiharkinnanvaraiset poissaolot Harkinnan varaiset poissaolot Työaikojen Työaikojen suunnittelu Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen päivittäminen Työaikojen seuranta Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 22
Ohjaus ja Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista henkilöstöhallinnon prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä (*) Tällä sivulla käsitelty prosessi luominen, päivittäminen ja päättäminen Organisaatio luominen Eiharkinnanvaraiset poissaolot Harkinnan varaiset poissaolot Työaikojen Työaikojen suunnittelu Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen päivittäminen päättäminen Työaikojen seuranta Vuosilomien Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! vaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 11.8.2015 23
Keskeisiä huomioon otettavia asioita Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Yleistä Keskeiset henkilöstöasioihin liittyvät toiminnallisuudet tehdään virastossa Kiekun portaalitoiminnoilla ja portaalin sähköisillä lomakkeilla. Papereita ei lähetetä vaan tiedot siirtyvät sähköisillä lomakkeilla automaattisesti Palkeisiin. Virasto ei käytä suoraan SAP-perusjärjestelmää vaan järjestelmässä tietoja ylläpitää Palkeet. Viraston henkilöstöasiantuntijalla on SAP-perusjärjestelmään vain katseluoikeudet ja raportointi- ja päätöstulosteiden ottamisoikeudet. Virastolla ei ole selaaja- ja raportointioikeuksia Kieku Palkkoihin. Ad hoc- ja BI-raporteilla voi tarkistaa että Kiekuun tallennetut tiedot ovat siirtyneet oikein palkanlaskentaan. Toiminnot, jotka tehdään virastossa Kieku-portaalin sähköisillä lomakkeilla Budjetoidun toimen perustaminen luonti: henkilötiedot, sopimus- ja palkkatiedot Palkan muutokset: tehtäväkohtaisen palkan muutos palkanlisän muutos muu palkan muutos henkilökohtaisen palkanosan muutos palkkion maksaminen Palkkojen seurantakohteiden määrittäminen Kieku Ajanan päättäminen Virkamiehille ja esimiehille tulee käyttöön Kieku-portaali. Mm. palkkalaskelma on portaalissa nähtävissä. 11.8.2015 24
Keskeisiä huomioon otettavia asioita Tällä sivulla käsitelty prosessi Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: - luominen, päivittäminen ja päättäminen Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Organisaatio Vakanssien tilalle tulevat budjetoidut toimet, jotka perustetaan virastossa sähköisellä lomakkeella, ja joiden muutoksiin ja lakkauttamiseen liittyvät toimenpiteet tehdään Palkeissa SAP:iin. Jos budjetoituun toimeen tulee muutos (esim. viran nimi muuttuu), muutos tulee tehdä budjetoituun toimeen ja palvelussuhteeseen. Tällöin tehdään palvelupyyntö Palkeisiin. Jos henkilö siirtyy yksiköstä toiseen, tämä on SAP:ssa organisaatiomuutos. Tällöin täytyy tehdä palvelupyyntö Palkeisiin (Palkeet kopioi budjetoidun toimen toiseen yksikköön ja muuttaa henkilön sopimuksessa olevan organisaation). Tämä tehdään siirtyville työntekijöille yksittäin. luominen Uudelta työntekijältä pyydetään henkilötiedot Word-lomakkeella heti kun palvelussuhteen aloittamisesta on sovittu. Esimies tai henkilöstöasiantuntija aloittaa uuden henkilön palvelussuhteen tietojen tallentamisen portaalissa lomakkeella. Lomake siirtyy järjestelmässä seuraavalle käsittelijälle organisaatiorakenteen mukaisesti. Organisaatiorakenne on samalla hyväksymisrakenne. päivittäminen Yli kuukauden mittaisten poissaolojen ajalle palvelussuhteet laitetaan SAP:ssa lepääväksi ja aktivoidaan poissaolon päätyttyä. Tämä on uusi asia, joka vaikuttaa käyttöoikeuksiin: palvelussuhteen laittaminen lepääväksi SAP:ssa estää työntekijän pääsyn Kieku-portaaliin. Jos palvelussuhteen seurantakohteet muuttuvat, virasto lähettää palvelupyynnön Palkeisiin, ja Palkeet tekee muutoksen järjestelmään. päättyminen Työntekijä ilmoittaa irtisanoutumisestaan Kieku-portaalissa. 11.8.2015 25
Keskeisiä huomioon otettavia asioita Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: - Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Yleistä ieto siirtyy ajanan ja palkkajärjestelmään sähköisesti. Papereita ei lähetetä. Poissaolopäätöksiä ei tallenneta Rondoon. Ei-harkinnanvaraiset poissaolot Virkamies tekee poissaoloilmoituksen Kieku-portaalissa ja saa tiedon hyväksymisestä ja hylkäämisestä tehtävälistalleen. Poissaoloilmoituksesta lähtee sähköpostilla tieto esimiehelle Esimies tarkastaa poissaoloilmoituksen Kieku-portaalissa. (Esim. sairasloman kohdalla esimies vertaa lääkärintodistusta järjestelmässä ilmoitettuun poissaoloon ja varmistaa, että poissaolo on haettu oikealle ajankohdalle.) Harkinnanvaraiset poissaolot Virkamies tekee poissaolohakemuksen Kieku-portaalissa. Lomake siirtyy järjestelmässä seuraavalle käsittelijälle organisaatiorakenteen mukaisesti. Vaihtoehtoinen asianohjaus: Harkinnanvarainen virkavapaus lomake Virkamiehen näkökulmasta menee tavallisen prosessin mukaan. Poissaolohakemuksen jälkeen henkilöstöasiantuntija valitsee esittelijän, puoltajat ja päättäjän. Tämä poikkeaa organisaatiopuurakenteesta. 11.8.2015 26
Keskeisiä huomioon otettavia asioita Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Työaikojen suunnittelu Kaikilla henkilöillä Kiekussa on työaikasuunnitelma toteutuneen työajan laskennan pohjana. Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Tunnit kohdennetaan Kiekussa. Kulunvalvonnassa leimattua työaikaa käytetään suoraan pohjana työajan kohdennuksissa, jos kulunvalvonnan liittymä on käytössä. Virkamies korjaa kulunvalvonnan leimauksia. Virkamies ilmoittaa toteutunutta työaikaa. Virkamies ilmoittaa varallaoloja ja erillisiä työaikalisiä (esim. hälytysraha). Virkamies ehdottaa lisiä vapaana pidettäviksi työaikapankkiin. Virkamies näkee omat työaikatietonsa ja korvauksensa järjestelmästä. Esimies hyväksyy tiedot järjestelmässä. Esimies seuraa alaistensa työaikaa, kohdennuksia ja korvauksia järjestelmästä. Tuntipalkkaisen aikapalkkatietojen tallentaminen tehdään virastossa Kiekun Ajanan. Suunniteltu säännöllinen työaika on kaiken työajan laskennan perusta. Työaikapankkien käyttö sähköistyy ja automatisoituu. Järjestelmä laskee työaikakorvaukset automaattisesti. Kaikki työaikakorvaukset lasketaan ja maksetaan järjestelmän kautta. Työaikojen seuranta Ajanhallinnan tiedoista saadaan kattavia raportteja BI-raportoinnin kautta. 11.8.2015 27
Keskeisiä huomioon otettavia asioita Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Vuosilomien Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Virkamiehille ja esimiehille tulee käyttöön Kieku-portaali. Kaikkien vuosilomatiedot haetaan ja hyväksytään sähköisesti virastossa Kieku-portaalissa ja lomasuunnittelussa. Lomasopimusehdotus tehdään sähköisenä. Ansaittu lomaoikeus näkyy Kieku Lomasuunnittelussa kuukausittain aina puolenkuun palkka-ajojen jälkeen. Toiminnot, jotka tehdään virastossa Kieku-portaalin sähköisillä lomakkeilla: Lomaehdotuksen tekeminen Lomaehdotuksen hyväksyminen Lomasopimusehdotuksen tekeminen Lomasopimusehdotuksen hyväksyminen 11.8.2015 28
Palkeet Ammattikäyttäjä (henkilöstöasiantuntija) Virasto Esimies Virkamies Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: luominen, päivittäminen ja päättäminen Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Organisaatio luominen päivittäminen päättäminen Ei määriteltyjä tehtäviä Ei määriteltyjä tehtäviä Palvelupyynnön tekeminen Palkeille uuden organisaatioyksikön luomisesta tai muutoksesta yksikön tiedoissa Budjetoidun toimen luominen sähköisellä lomakkeella ja budjetoituun toimeen liittyvien muutos- ja lakkautuspyyntöjen tekeminen Palkeisiin ATpalvelupyynnöllä Uuden organisaatioyksikön luominen järjestelmään tai muutoksen tekeminen organisaatioyksikön tietoihin 11.8.2015 29
Palkeet Ammattikäyttäjä (henkilöstöasiantuntija) Virasto Esimies Virkamies Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: luominen, päivittäminen ja päättäminen Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Organisaatio luominen päivittäminen päättäminen Viran hakeminen ja omien henkilötietojen (esim. osoite, pankkitiedot) toimittaminen virastoon Nimittämisesityksen esitteleminen (esimies) luominen Kieku-portaalissa (esimies) aloituksesta päättäminen (johto) Uusien palvelussuhdetietojen tarkistaminen ja tallentaminen Kieku-portaalissa Palvelussuhteeseen liittyvien tietojen toimittaminen (esim. työuratiedot, koulutustiedot) Palkeisiin Nimittämiskirjan tai työsopimuksen tulostaminen ja toimittaminen esimiehelle/johdolle/työntekijälle Henkilö- ja palvelussuhdetietojen vastaanottaminen Kiekusta ja tarkastaminen Nimikirjan luominen Palvelussuhteeseen, nimikirjaan ja vuosilomaoikeuteen vaikuttavien sellaisten tietojen tallentaminen, joita virasto ei voi toimittaa sähköisillä lomakkeilla 11.8.2015 30
Palkeet Ammattikäyttäjä (henkilöstöasiantuntija) Virasto Esimies Virkamies Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: luominen, päivittäminen ja päättäminen Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Organisaatio luominen päivittäminen päättäminen Omien tietojen (esim. osoite, pankkitiedot) tarkastaminen ja päivittäminen Kieku-portaalissa Palkan muutokset Esityksen tekeminen virkamiehen palkan muutoksesta (esimies) Palkan muutosta koskevan lomakkeen allekirjoittaminen (esimies ja johto) Palkan muutokset Esimiehen tekemän palkanmuutosesityksen tarkistaminen tietojen päivittäminen Kiekuun portaalilomakkeella (palkan muutokset) Lomakkeen tulostaminen esimiehen ja johdon allekirjoitettavaksi Tietojen siirto Kieku Palkkoihin Vuosilomaoikeuden laskeminen tietojen vastaanottaminen ja tarkastaminen Nimikirjan ylläpito Nimikirjaotteen antaminen asiakkaalle 11.8.2015 31
Palkeet Ammattikäyttäjä (henkilöstöasiantuntija) Virasto Esimies Virkamies Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: luominen, päivittäminen ja päättäminen Tällä sivulla käsitelty prosessi Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Organisaatio luominen päivittäminen päättäminen Irtisanoutumisilmoituksen tekeminen Kieku-portaalissa Irtisanoutumistodistuksen allekirjoittaminen (esimies ja johto) päättäminen sähköisellä lomakkeella Irtisanoutumistodistuksen tulostaminen esimiehen ja johdon allekirjoitettavaksi Lopputiliasiat Tietojen arkistointi 11.8.2015 32
Palkeet Ammattikäyttäjä (henkilöstöasiantuntija) Virasto Esimies Virkamies Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Ohjaus ja (*) luominen, päivittäminen ja päättäminen Työaikojen Vuosilomien Ei-harkinnanvaraiset poissaolot Harkinnanvaraiset poissaolot Poissaoloilmoituksen tekeminen Kieku-portaalissa Poissaolohakemuksen tekeminen Kieku-portaalissa Poissaoloilmoituksen tarkistaminen (esim. lääkärintodistuksen tarkistaminen) (esimies) Poissaolon hyväksyminen (esimies) Poissaoloilmoituksen tekeminen Kieku-portaalissa työntekijän puolesta (esimies) Poissaoloesityksen perustelu ja lähetys portaalissa johdon päätettäväksi (esimies) Poissaolosta päättäminen portaalissa (johto) Poissaoloilmoituksen tekeminen Kieku-portaalissa työntekijän puolesta Lääkärintodistuksen lähettäminen Kelaan Poissaolohakemuksen tekeminen Kieku-portaalissa työntekijän puolesta Poissaolopäätöksen tulostaminen perusjärjestelmästä Tietojen vastaanottaminen Palkkoihin Sopimuksen laittaminen lepääväksi Tietojen vastaanottaminen Palkkoihin Sopimuksen laittaminen lepääväksi 11.8.2015 33
Palkeet Ammattikäyttäjä (henkilöstöasiantuntija) Virasto Esimies Virkamies Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Vuosilomien Ohjaus ja luominen, luominen, päivittäminen ja päättäminen ja (*) Palvelusaikalaskenta(*) Työaikojen Vuosilomien Vuosilomatoiveen esittäminen Kieku-portaalissa (jos virkamies on osa-aikainen, hän ottaa myös kantaa lomajakson pituuteen suhteessa tasoitusjaksoon) Lomasopimusehdotuksen tekeminen Kieku-portaalissa (lomasopimuksella voi sopia lomarahan vaihtamisesta vapaaksi, vuosiloman säästämisestä, vuosiloman siirtämisestä tai vuosiloman pitämisestä lyhennettynä työaikana) Kun kyseessä on vuosiloman pitäminen lyhennettynä työaikana, tulostetaan lomasopimus allekirjoituksia varten. Omien lomajaksojen tarkasteleminen Kieku-portaalissa Vuosilomien suunnitteleminen Vuosilomatoiveen hyväksyminen, lomien vahvistaminen Kieku-portaalissa Lomasopimusehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen Kieku-portaalissa Lomajaksojen tarkasteleminen Kieku-portaalissa Vuosilomien suunnitteleminen Lomajaksojen tarkasteleminen Kieku-portaalissa Osa-aikatyön alkaessa päivittää Kieku Vuosilomat järjestelmään tiedon osa-aikaisuudesta Vuosilomaoikeuksien tarkastaminen Lomarahojen maksaminen 11.8.2015 34