TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSVÄLINEIDEN JA PUHDISTUS-JA SIIVOUSAINEIDEN HANKINNASTA Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta toteuttavat yhteisiä kuntapalveluja nimellä Wiitaunioni. Ruoka- ja puhtauspalvelut toimivat yhteisen teknisen lautakunnan alaisuudessa. Ruoka- ja puhtauspalvelut järjestää tarjouskilpailun siivousvälineistä sekä puhdistus-ja siivousaineista. Pyydämme tarjoustanne oheisten asiakirjojen mukaisesti. 1. Hankinnan kohde Wiitaunionin ruoka-ja puhtauspalveluyksikkö pyytää tarjouksia siivousvälineiden ja puhdistus- ja siivousaineiden toimittamisesta Viitasaaren ja Pihtiputaan kohteisiimme, liite 1. Tarjouspyynnössä on tuoteluettelosivulla tuotteita, joista pyydämme hintaa, liite 2. Tuotemäärät ovat arvioituja vuosikulutusmääriä, jotka eivät kuitenkaan sellaisenaan sido ostajaa. Pyrimme ostotoiminnassamme toimimaan taloudellisesti ja kontrolloidusti. Valittu toimittaja tekee ostajille tarjotuista tuotteista hinnoitellun tuoteluettelon. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjoukset tulee antaa tarjouspyynnössä mainituista tai vastaavista tuotteista liitteenä olevan tarjouslomakkeen mukaisesti. Tarjousliitteen tuotevalikoiman lisäksi hankitaan käyttöön soveltuvia muita tuotteita tarpeen mukaan valitusta ostopaikasta. Tarjoustuotelomakkeeseen tarjoaja ei voi tehdä lisärivejä. Hankinnasta tehdään yksi hankintapäätös. Hankintapäätös sisältää: 1. Puhdistus- ja siivousaineet 2. Siivousvälineet (mopit, pyyhkeet, muut siivousvälineet) 2. Hankintamäärä Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta käyttävät siivousvälineiden ja puhdistus-ja siivousaineiden hankintaan n. 33 000 / vuosi ja 132 000 sopimuskaudella. Tarjouspyynnön liitteessä on mainittu vuosikulutusarvio volyymituotteista tuotteittain. Arvioidut vuosikulutukset ovat suuntaa antavia eivätkä sido tarjouksen tekijää. Toimitiloissa tapahtuvat muutokset voivat aiheuttaa kulutusmääriin muutoksia. Toimitukset tapahtuvat suoraan tilaaville toimipaikoille.
3. Hankinnan vaatimukset Toimittajan, tarjottavien tuotteiden tulee täyttää niitä koskevat lait, määräykset ja asetukset (sekä muut tässä tarjouspyynnössä mainitut kriteerit). Tarjottujen tuotteiden tulee täyttää Suomessa ja EU-alueella voimassaolevat säädökset ja viranomaismääräykset. Tuotteiden tulee olla ammattikäyttöön tarkoitettuja ja tässä tarjouspyynnössä määriteltyjen kriteerien mukaisia. Tarjottujen puhdistus-ja siivousaineiden tulee olla helppo annostella ja käyttää, käyttöturvallisia, monikäyttöisiä, ympäristömyönteisiä, helposti liukenevia sekä huuhtoutuvia ja matalavaahtoisia. Tuotteilla tulee olla allergia- ja astmaliiton tunnus. Puhdistus-ja siivousaineet eivät saa sisältää hajusteita, väriaineita, yleisesti herkistäviä tai ärsyttäviä aineita. Ympäristömyönteisten tuotteiden tulee täyttää Pohjoismaisen Joutsen-ympäristömerkin kriteeristön tai minkä muun tahansa ETAalueen käytössä olevan ympäristömerkin kriteeristön. Hinnoitteluliitteelle tulee merkitä, että onko tarjoajan tuotteelle myönnetty Joutsen-ympäristömerkki tai muu ETA-alueella käytössä oleva ympäristömerkki. Mikäli sopimuskauden aikana ilmenee, että tarjoaja on antanut tarjouksessaan virheellistä tietoa ympäristömerkin kriteeristön täyttämisestä sellaisen tuotteen osalta, joka ei sitä täytä, hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus välittömästi. Toimittajan on pyydettäessä todistettavasti esitettävä tuotteelle asetettujen vaatimusten täyttyminen. 4. Tilauksia ja toimituksia koskevat vaatimukset Hankintarenkaan yksiköt tekevät itse tilauksensa sähköisesti tai puhelimitse ja ilmoittavat laskutus- ja toimitusosoitteen. Siivousvälineiden, puhdistus- ja siivousaineiden toimittaminen tulee tapahtua suunnitellusti ja yhteisesti asiakkaan kanssa sopien. Siivousaineiden, puhdistus-ja siivousaineiden toimituksen tulee tapahtua (2) kaksi kertaa kuukaudessa. Mikäli tilattua tavaraa ei ole toimittajan tulee ilmoittaa tilaajalle ja tarjota korvaavaa tuotetta. Ns. korvaavia tuotteita ei toimiteta ilman tilaajalta saatua lupaa. Mikäli tilaaja hyväksyy tuotteen, tulee korvaava tuote saada samalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla. Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi.
Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia asiakkaalle, asiakkaalla on oikeus ostaa muualta. Asiakas ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Mikäli sovittu tuote toimitetaan viivästyneenä ja mikäli asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, ovat asiakkaalla seuraavat oikeudet: - Asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 20 % alennusta tai mikäli sovittu toimituksen viivästyminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle esim. ylityökustannuksia, on asiakkaalla oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajalta. Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se viivästyy sovitusta aikataulusta 24h. Toimittaja ei voi viivästystilanteessa hyväksyttävästi vedota oman toimittajansa/ alihankkijansa toimitusvaikeuksiin muutoin kuin ylivoimaisen esteen sattuessa. Kulutusraportit toimitetaan kerran vuodessa toimipaikkakohtaisesti kuntatasolla ja pyydettäessä tuoteryhmittäin hankintarenkaan tasolla. Tarjouksessa tulee selvittää ainakin ohjeelliset aikataulut ja toimitusrytmi. Kuljetusveloitukset tulee tarjouksessa esittää selkeästi. 5. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskussa on mainittava myös arvolisäverollinen hinta. Maksuehto on oltava vähintään 21 päivää netto laskun saapumisesta laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. 6. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisissa hankinnoissa. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 22.9.2015 sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi.
7. Hankintayksikkö Hankintapäätöksen asiassa tekee tekninen lautakunta. 8. Hankinnasta tehtävä sopimus ja sopimusehdot Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tilaajan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja tilaajan välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusmalli liite 4. Sopimuskausi on 1.12.2015-30.11.2019. Tarjouksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteen eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. 9. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Kunnat tarkastavat asiakirjojen oikeellisuuden hankintalain mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet alla olevia maksujen suorittamista tai joita koskee hankintalain 54 mukainen poissulkemisperuste. Tarjouksen liitteenä annettava tilaajavastuulain 5 1mom mukaiset selvitykset: 1. onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvolisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvolisäverollisten rekisteriin. 2. kaupparekisteriote 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskevaa maksusuunnitelmaa on tehty. 4. todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. 5. selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista. 10. Tarjouksen muoto- ja sisältövaatimukset Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa
sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjouksessa hinnat tulee olla (alv 0 %). Arvolisäveron osuus tulee ilmoittaa erikseen. Hintojen tulee sisältää kaikki laskutuksesta, tilauksen käsittelystä ym. aiheutuvat kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee ilmetä toimitustapa ja toimitukseen liittyvä rahti ja vakuutus toimipisteeseen. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. 11. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset valitaan vertailuun. Hankittavien tuotteiden valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja tuotteiden laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tärkeysjärjestyksessä seuraavien arviointiperusteiden mukaan: tuotteen ja kuljetuksen hinta 70 pistettä lasketaan kaavalla (halvin hinta /tarjoushinta x 70p). Parhaimmat hintapisteet: 70p Muut 70p *(halvin hinta/ tarjoushinta) Laatuasiat 30pistettä, liite 3 12. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. 13. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä 14. Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
15. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. 16. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjoushintojen tulee olla voimassa vähintään 30.11.2017 saakka. Hinnat ovat kiinteät hankinnan osalta vähintään 30.11.2017 saakka. Sen jälkeen hinnantarkastusesityksiä voi tehdä yhden kerran kalenterivuodessa. Mahdollisista hinnantarkistusesityksistä on toimitettava toiselle sopijapuolelle viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hintojen muutoksista sovitaan viimeistään kuusi (6) viikkoa ennen hintojen voimaantuloajankohtaa. Hintojen muutoksista sovitaan kirjallisesti (ei sopimusmuutos). 17. Tiedottaminen Tarjousmenettelyä koskeviin kaupallisiin kysymyksiin vastaa ruokaja puhtauspalvelupäällikkö Sari Wilkman Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 28.9.2015 klo. 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen sari.wilkman@viitasaari.fi Kaikki kysymykset on esitettävä kirjallisesti sähköpostitse, puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot (vastausosoite), johon halutaan vastaukset lähetettävän. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka lähetetään kysymyksiä esittäneille tai vastausyhteenvetoa pyytäneille 2.10.2015 mennessä.
18. Tarjousten jättäminen Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 13.10.2015 kello: 15.00 mennessä. Tarjousmerkintä siivousvälineet, puhdistus-ja siivousaineet pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Tarjousten mukana pyydetään toimittamaan tarjoajan virallinen sähköpostiosoite, johon tiedoksiannot toimitetaan sähköisesti. Posti- ja käyntiosoite: Pihtiputaan kunta / Tekninen osasto Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö Keskustie 9 44800 Pihtipudas Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Pihtiputaalla 22.9.2015 Hankintayksikkö Sari Wilkman Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö