1 LIITE 0 TARJOUSKILPAILUN EHDOT KIRKKONUMMEN KUNNAN SUOMEN- JA RUOTSINKIELISIIN PERUSKOULUIHIN HANKITTAVAT OPPIKIRJAT Tarjouspyynnön kohteet Tarjouspyyntö on jaettu kahteen kohteeseen. Kohteet ovat: Kohde I/ Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin Kohteeseen I/Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin sisältyvät tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 6/ Peruskoulujen, lukioiden ja esiopetuspaikkojen osoitteet sanottuihin suomenkielisiin peruskouluihin Hankittavat oppikirjat ja oppikirjojen oheismateriaalit (P-kirjat), suomenkielisiin lukioihin hankittavat Lukion oppikirjat ja oppikirjojen oheismateriaalit (K-kirjat), suomenkielisten esiopetuspaikkojen käyttöön hankittavat oppikirjat ja oppikirjojen oheismateriaalit (E-kirjat) sekä liitteessä 6/ peruskoulujen, lukioiden ja esiopetuspaikkojen käyttöön hankittavat raamatut, katekismukset, virsikirjat, koulukirjastokirjat (yleinen kirjallisuus) sekä opetuksen tukena käytettävät cd- ja DVd-levyt sekä muut elektroniset julkaisut. Tarjouksen tekijän tulee sitoutua toimittamaan em. tuoteryhmiin kuuluvat tuotteet tarjouksensa mukaisin ehdoin myös mahdollisesti sopimuskauden aikana perustettaviin uusiin suomenkielisiin yksiköihin. Kohde II/ Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin. Kohteeseen II/Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin sisältyvät tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 6/ Peruskoulujen, lukioiden ja esiopetuspaikkojen osoitteet sanottuihin ruotsinkielisiin peruskouluihin Hankittavat oppikirjat ja oppikirjojen oheismateriaalit (P-kirjat), ruotsinkielisiin lukioihin hankittavat Lukion oppikirjat ja oppikirjojen oheismateriaalit (K-kirjat), ruotsinkielisten esiopetuspaikkojen käyttöön hankittavat oppikirjat ja oppikirjojen oheismateriaalit (E-kirjat)sekä liitteessä 6/ peruskoulujen, lukioiden ja esiopetuspaikkojen käyttöön hankittavat raamatut, katekismukset, virsikirjat, koulukirjastokirjat (yleinen kirjallisuus) sekä opetuksen tukena käytettävät cd- ja DVd-levyt sekä muut elektroniset julkaisut. Tarjouksen tekijän tulee sitoutua toimittamaan em. tuoteryhmiin kuuluvat tuotteet tarjouksensa mukaisin ehdoin myös mahdollisesti sopimuskauden aikana perustettaviin uusiin ruotsinkielisiin yksiköihin.
2 Hankinnalle asetettavat ehdottomat edellytykset Tarjoukseen tulee sisältyä jäljempänä sanotut vähimmäisominaisuudet molemmissa tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisessa kohteessa: Tilausjärjestelmä Sopimuskauden aikaisten tilausten tulee olla tehtävissä tarjouksen tekijän tilaajan edustajille ( tarjouskilpailuasiakirja Liite 6 / Peruskoulujen, lukioiden ja esiopetuspaikkojen osoitteet mainitut yksiköt) käyttöön osoittamalla sähköisellä selainpohjaisella tilausjärjestelmällä (tässä sähköisellä selainpohjaisella tilausjärjestelmällä tarkoitetaan internet-selaimella tai vastaavalla toiminnolla toteutettua tilausjärjestelmää. Esimerkiksi sähköpostilla ja sähköpostin liitetiedostolla (excel- tai word-tiedostot) tapahtuva tilaaminen/ tilausjärjestelmä tai tätä järjestelyä vastaava tilausjärjestelmä ei vastaa edellä tarkoitettua sähköistä selainpohjaista tilausjärjestelmää). Tarjouksen tekijän tulee järjestää ainakin yksi vähintään 1 h kestoinen koulutustilaisuus järjestelmän käyttämisestä Kirkkonummella (hankintayksikön ja tarjouksen tekijän sopimana ajankohtana). Perustilaukset Perustilauksia tulee voida tehdä ainakin maaliskuun loppuun asti kunakin sopimusvuotena, mikäli hyväksyttävää syytä ei ilmene. Hyväksyttävä syy voi olla sopimuskumppaniksi valittavasta johtumaton perustilausten jättämisaikaa rajoittava syy, kuten kustantajan taholta tapahtuva perustilauksen jättämiselle varatun ajan rajoittaminen tai tähän verrattavissa oleva syy. Perustilaukset tulee toimittaa yksiköihin viimeistään elokuun 8. päivään mennessä (ja elokuun 8. päivän ollessa lauantai tai pyhäpäivä seuraavana arkipäivänä). Tarjouksen tekijän tule selostaa tarjouksessaan keskeiset perustilauksen tekemistä koskevat menettelytavat ja aikataulut. Lisätilaukset Muut sopimuskauden aikana tehtävät tilaukset kuin edellä kohdassa Perustilaukset määritetyllä tavalla tehtävät ja toimitettavat tilaukset ovat lisätilauksia. Lisätilausten toimitusaika ja keskeiset lisätilauksen tekemistä koskevat menettelytavat tulee ilmoittaa tarjouksessa työpäivinä tilauksesta. Reklamaatiot Tilaajalla tulee olla vähintään viiden (5) työpäivän reklamaatioaika perustilauksissa luettuna toimituksen saapumisesta. Tarjouksen tekijää
3 pyydetään ilmoittamaan muutoin noudatettavat reklamaatiokäytännöt sopimuskauden aikaisessa toiminnassa. ( menettelytapa reklamaatiotapauksissa, reklamaatiokäytännöt lisätilauksissa jne:) Hintojen ja alennusprosenttien ilmoittaminen tarjouksissa Tarjouksissa tulee ilmoittaa sopimuskaudella kustantajakohtaiset alennusprosentit edellä kohdassa Perustilaukset tarkoitetuille perustilauksille sekä edellä kohdassa Lisätilaukset tarkoitetuille lisätilauksille. Tarjouksissa tulee eritellä kustantajakohtaisesti alennusprosentit peruskoulujen oppikirjoille ja oppimateriaaleille (eli P-kirjat), lukion oppikirjoille ja oheismateriaaleille (eli K-kirjat). Alennusprosentit P-kirjoille ja K-kirjoille tulee ilmoittaa tarjouksissa laskettuna kustantajan kulloinkin sopimuskauden aikana voimassa olevista kouluohjehinnastoista. Tarjouksen tekijää pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa mikäli esiopetuspaikkojen oppikirjoille ja oppikirjojen oheismateriaaleille (E-kirjat) sopimuskauden aikana annettavat alennusprosentit poikkeavat peruskoulujen oppikirjoille ja oppikirjojen oheismateriaaleille (P-kirjat annetuista alennusprosenteista). Raamatuille, katekismuksille ja virsikirjoille, koulukirjastoihin hankittavalle yleiselle kirjallisuudelle sekä Opetukseen käytettäville cd-, dvd-levyille ja muille elektronisille julkaisuille alennusprosentit tulee ilmoittaa kustantajien kouluohjehinnastojen mukaisista hinnoista ohjevähittäishinnoista tai muusta sopimuskauden aikana sovellettavasta hinnastosta (tarjouksen tekijän tulee ilmoittaa tarjouksessaan mitä hinnastoa sopimuskauden aikana sovelletaan). Alennusprosentit tulee ilmoittaa tarjouksissa laskettuna kustantajan kulloinkin sopimuskauden aikana voimassa olevista kouluohjehinnastoista. Tarjouksissa ilmoitettavien alennusprosenttien tulee olla kiinteitä koko sopimuskauden ajan Tilaajalla on kuitenkin oikeus saada sopimuskauden aikana kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, kun sopimuksen perusteella tilaajalta veloitettava sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Tarjousprosentit (ja siten myös sopimuskaudella noudatettavat alennusprosentit) ilmoitetaan tarjoukseen liitettävillä tarjouskilpailuasiakirjoilla Liite 4/ Liite tarjoukseen kohde I-Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin (tehtäessä tarjousta kohteelle I/oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin)
4 Liite 5/ Liite tarjoukseen kohde II -Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin ((tehtäessä tarjousta kohteelle II/ oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin) Tarjoajan tulee ilmoittaa em. liitteillä ne kustantajat ja kustantajakohtaiset alennusprosentit, joiden tuotteita tarjoaja sopimuskauden aikana sitoutuu toimittamaan. Kohteessa I/ oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin tarjoajan tulee sitoutua kuitenkin toimittamaan ainakin tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 2/ -Kohde I/ Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin sanottujen kustantajien (WSOY, OTAVA, TAMMI) P-kirjoja. Kohteessa II/ oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin tarjoajan tulee sitoutua kuitenkin toimittamaan ainakin tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 3 -Kohde II/ Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin sanottujen kustantajien (SCHILDTS, SÖDERSTRÖMS, FONTANA MEDIA) P-kirjoja. Schildts Söderströms Fontana Media Tarjouksen tekeminen Alennusprosentit ilmoitetaan tarjouksissa vähintään kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Tarjoaja voi tehdä tarjouksen joko tarjouskilpailuasiakirjoissa tarkoitetusta kohteelle I/ Oppikirjojen toimittaminen suomenkielisille peruskouluille tai kohteelle II/ Oppikirjojen toimittaminen ruotsinkielisille peruskouluille, tai molemmille kohteille. Tarjous tulee kohdentaa kuitenkin erikseen kohteelle I ja erikseen kohteelle II. Tarjouskilpailuasiakirjassa tarkoitetulle kohteelle tehtyä tarjousta ei saa sitoa toisen tarjouskilpailuasiakirjassa tarkoitetulle kohteelle tehdyn tarjouksen hyväksymiseen (kohteelle tehdyn tarjouksen ehdot tai tarjouksen voimassaolo eivät voi muuttua riippuen siitä tuleeko toiselle kohteelle tehty tarjous hyväksytyksi tai ei). Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa ja laajuudessa sisältäen vähintään tarjouskilpailuasiakirjassa vaaditut tiedot. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi tai ruotsi. Mikäli tarjoaja tekee tarjouksen kohteelle I/Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin, tulee tarjouksen tekijän liittää tarjoukseen Liite 4/ Liite tarjoukseen kohde I- Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin ko. liitteellä pyydetyin tiedoin täytettynä. Mikäli tarjoaja tekee tarjouksen kohteelle II/Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin, tulee tarjouksen tekijän liittää tarjoukseen Liite 5/ Liite tarjoukseen kohde II-Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin
5 Tarjousten avaus peruskouluihin ko. liitteellä pyydetyin tiedoin täytettynä. Lisäksi tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa jäljempänä kohdassa tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus sanotut tarjoajan kelpoisuutta ja soveltuvuutta osoittavat todistukset. Tarjoukset avataan erityisessä avaustilaisuudessa. Saapuneet tarjoukset säilytetään avaamattomina avaustilaisuuteen saakka. Tilaisuudesta pidetään pöytäkirjaa, johon merkitään tarjouskilpailun tunnistetiedot, tilaisuuden aika ja paikka sekä läsnäolijat. Pöytäkirjaan merkitään lisäksi tarjousten jättämiselle asetettu määräaika. Saapuneista tarjouksista merkitään pöytäkirjaan tarjouksen tekijä, tarjouksen saapumisaika ja tarjoushinta sekä muut tarpeelliseksi katsotut tiedot. Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus Tarjoajan tulee täyttää seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset, sekä toimitettaa tarjouksen liitteenä soveltuvuuden todentamiseksi jäljempänä mainitut asiakirjat: Tarjouksen tekijän tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen, ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos: 1) tarjoajan tekninen suorituskyky arvioidaan niin heikoksi tai taloudellinen tilanne niin huonoksi, että tarjoajalla voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteet tai 2) tarjoaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai sijoittautumismaassaan ja niiden osalta ei ole hyväksyttyä maksusuunnitelmaa tai 3) tarjoaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta, tai on ammattinsa harjoittamisessa syyllistynyt vakavaan sopimustai muuhun menettelyrikkomukseen, tai 4) tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle olennaisesti vääriä tietoja. 5) tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä Hankintalain 53 mukaisesta rikoksesta, tarjoaja suljetaan aina tarjouskilpailusta.
6 Tarjoajan sulkeminen pois tarjouskilpailusta voidaan tehdä edellä mainittujen kohtien (kohdat 1-5) lisäksi muilla julkisista hankinnoista annetun lain mukaisilla poissulkemisperusteilla (lain 53-54 ). Tarjoukseen tulee liittää tarjoajan kelpoisuuden ja soveltuvuuden osoittamiseksi seuraavat asiakirjat: kaupparekisterinote * verottajan todistus suoritetuista veroista tai verovelkatodistus * (mikäli tarjouksen tekijällä on verovelkaa todistuksesta tulee ilmetä verovelkojen määrä ja/ tai mahdolliset velkajärjestelyt) työeläkekassan, vakuutusyhtiön/-öiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta * Mikäli tarjouksen tekijä käyttää tai tulee käyttämään alihankintatyötä, tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa tähän tarjouspyynnön perusteella tehtävän sopimuksen mukaisista velvoitteista suoriutuakseen, tulee tarjoukseen liittää selvitys alihankintatyöhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista ennen sopimuksen allekirjoittamista sekä tarjoajan vakuutus siitä, että alihankkija täyttää kohdassa Tarjoan soveltuvuus sanotut ehdot (alihankkijan tulee täyttää samat ehdot kuin tarjoajankin) * Todistukset voivat olla enintään kolme (3 ) kuukautta vanhoja tarjouksen jättöpäivästä lukien. Mikäli tarjouksen tekijä on yhteenliittymä, tutkitaan edellä tarkoitetut tarjoajan kelpoisuutta ja soveltuvuutta koskevat edellytykset jokaisen tarjousyhteenliittymään osallistuvan osalta erikseen, kelpoisuuden tai soveltuvuuden puutteilla yhden tai useamman tarjousyhteenliittymään osallistuvan kohdalla voi olla vaikutusta tarjouksen hyväksyttävyyteen. Tarjouksen tekijää pyydetään tekemään selkoa kelpoisuudestaan liittämällä tarjoukseen tarjouskilpailuasiakirja Liite 8/ Kelpoisuus asianmukaisesti täytettynä.
7 Tarjousten vertailu Tarjousten vertailuun otetaan tarjouspyynnössä esitetyillä ehdoilla arvioituna soveltuviksi ja kelpoisiksi arvioidut tarjoajat. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnön mukaisin kohtein (kohde I/Oppikirjojen toimittaminen suomenkielisille peruskouluille ja kohde II/ Oppikirjojen toimittaminen ruotsinkielisille peruskouluille). Kumpikin kohde vertaillaan erikseen, ja hankintapäätös tehdään kunkin kohteen osalta erikseen. Molemmissa kohteissa vertailu suoritetaan kokonaistaloudellista edullisuutta koskevin vertailuperustein. Kussakin kohteessa hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen eduksi. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on jäljempänä kohteen kohdalla sanottujen kokonaistaloudellista edullisuutta koskevien vertailuperusteiden (molemmissa kohteessa hintatekijä ja laatutekijä) perusteella eniten vertailupisteitä saanut tarjous. Tarjouskilpailuasiakirjoissa mukaisissa kohteissa suoritetaan kokonaistaloudellista edullisuutta koskeva vertailu seuraavalla tavalla: Kohde I Oppikirjojen toimittaminen suomenkielisille peruskouluille Hintatekijä/ painoarvo kokonaistaloudellista edullisuutta koskevassa vertailussa 95 % Hintatekijää koskevat vertailuperusteet ja peruspisteitä koskeva pisteyttämistapa on sanottu tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 2 -Kohde I/ Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin Eniten peruspisteitä hintatekijän osalta saanut tarjous saa 95 vertailupistettä, muiden vertailupisteet hintatekijän osalta kaavalla 95* tarjoajan peruspisteet/ eniten peruspisteitä hintatekijän osalta saaneen peruspisteet Laatutekijä/ painoarvo kokonaistaloudellista edullisuutta koskevassa vertailussa 5 % Laatutekijää koskevat vertailuperusteet ja peruspisteet on sanottu tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 2 -Kohde I/ Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin Eniten peruspisteitä laatutekijän osalta saanut tarjous saa 5 vertailupistettä, muiden vertailupisteet hintatekijän osalta kaavalla: 5* tarjoajan peruspisteet laatutekijä/ eniten peruspisteitä laatutekijän osalta saaneen peruspisteet Kohde II/Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisille peruskouluille
8 Toimitusehto Toimitusaika Toimituskustannukset Hintatekijä/ painoarvo kokonaistaloudellista edullisuutta koskevassa vertailussa 90 % Hintatekijää koskevat vertailuperusteet ja peruspisteitä koskeva pisteyttämistapa on sanottu tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 3 -Kohde II/ Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin Eniten peruspisteitä hintatekijän osalta saanut tarjous saa 90 vertailupistettä, muiden vertailupisteet hintatekijän osalta kaavalla 90* tarjoajan peruspisteet/ eniten peruspisteitä saaneen peruspisteet Laatutekijä/ painoarvo kokonaistaloudellista edullisuutta koskevassa vertailussa 10 % Laatutekijää koskevat vertailuperusteet ja peruspisteet on sanottu tarjouskilpailuasiakirjassa Liite 3 -Kohde II/ Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin Eniten peruspisteitä laatutekijän osalta saanut tarjous saa 10 vertailupistettä, muiden vertailupisteet hintatekijän osalta kaavalla 10* tarjoajan peruspisteet/ eniten peruspisteitä saaneen peruspisteet. Perus- ja lisätilaukset Finnterms 2001 (toimitettuina perille koulun, päiväkodin tai muun tilaajayksikön sisätiloihin tai muuhun yksikön osoittamaan paikkaan, kuljetusvakuutettuna toimittajan lukuun). Perustilaukset tulee toimittaa yksiköihin viimeistään elokuun 8. päivään mennessä (ja elokuun 8. päivän ollessa lauantai tai pyhäpäivä seuraavana arkipäivänä). Lisätilauksien osalta tarjouksessa tulee ilmoittaa toimitusaika työpäivinä tilauksen tekemisestä. Mikäli tarjouksen tekijä perii erillisiä toimituskustannuksia tilaajalta tarjouspyynnön kohteena olevien tuotteiden toimittamisesta, tulee tarjouksen tekijän eritellä tarjouksessaan sopimuskauden aikana noudatettavat toimituskustannusten hinnoitteluperiaatteet. Toimituskustannuksiksi luetaan kaikki tilaajalta tarjouspyynnön kohteena olevien tuotteiden toimittamisesta perittävät kustannukset kuten toimitus-, laskutus, pientoimituslisät, rahtikustannukset, postikustannukset, kuljetuksen aikaisesta vakuuttamisesta perittävät kustannukset tms. tilaajalta perittävät kustannukset).
9 Tarjouksen tekijän tulee tehdä selkoa tilaajalta sopimuskauden aikana veloitettavien toimituskustannusten hinnoittelusta ja muista keskeisistä periaatteista. Selostus annetaan tarjouksiin liitettävillä tarjouskilpailuasiakirjoilla - Liite 4/ Liite tarjoukseen kohde I-Oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin (tehtäessä tarjousta kohteelle I/oppikirjatoimitukset suomenkielisiin peruskouluihin) - Liite 5/ Liite tarjoukseen kohde II -Oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin ((tehtäessä tarjousta kohteelle II/ oppikirjatoimitukset ruotsinkielisiin peruskouluihin) Maksuehto Viivästyskorvaus Muut ehdot Sopimusehdot 14 päivää laskun päivästä. Lasku erääntyy maksettavaksi siihen merkittynä erääntymispäivänä. Enintään korkolain mukainen. Ostaja voi hylätä osan tarjouksista tai kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnössä vaaditussa laajuudessa. Tarjous hylätään, jos tarjouskilpailuasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouskilpailuasiakirjoja. Tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään. Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka vastaavat tarjouspyyntöä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Tarjoukset tulee tehdä suomen tai ruotsin kielellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen tekijän tulee sitoutua tarjouskilpailuasiakirjan Liite 7/ Sopimusmalli-sisältöiseen toimintaan sopimuskauden aikaisessa toiminnassa.
10 Sopimuksen syntyminen Hankintapäätös toimitetaan kirjallisesti tarjouksen tehneille. Valittujen toimittajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että päätös on saanut lainvoiman.