TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 1 (9) Sopimus apuvälinehuollon ja -korjauksen hankinnasta Sopijaosapuolet Espoon kaupunki, jäljempänä Tilaaja PL 640 02070 ESPOON KAUPUNKI Y-tunnus: 0101263-6 ja Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yritys, jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Tässä sopimuksessa Tilaajalla tarkoitetaan kaupunkia ja Toimittajalla yritystä. Asiakas on kuntalainen. Tilaajan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämä sopimus koskee apuvälineiden huolto- ja korjauspalveluiden hankintaa Espoon kaupungille. Apuvälineiden huolto ja korjaus sisältää kotihoitosänkyjen ja nostolaitteiden huoltoa ja korjausta sekä määräaikaishuoltojen toteuttamista ja apuvälineiden perushuoltoa (esim. rollaattorit, pyörätuolit). Huoltoon kuuluu niin asiakkaan kotona tapahtuva korjaus ja huolto (ml. määräaikaishuolto) kuin Espoon kaupungin tiloissa tapahtuva huolto ja korjaus (Espoon sairaala, Puolarinportti 1). Huollon tarve on noin 3-4 päivää viikossa, enintään 32 tuntia viikossa. Espoon kaupunki hankkii pääsääntöisesti tarvittavat varaosat. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 2 (9) Sopijaosapuolten vastuut Tilaaja vastaa siitä, että se hankkii tarvittavat varaosat huollon tarve määritellään tarkasti tilauksessa Toimittajan työntekijät perehdytetään ja opastetaan käytännön asioihin Toimittajan työntekijällä on tietokone käytössään, kulkuluvat sekä tunnukset tarvittaviin järjestelmiin (Efficaapuvälinehuolto-osio ja sähköposti) Toimittaja vastaa siitä, että Huoltohenkilöstöllä on vaadittava pätevyys lääkintälaitteiden lakisääteiseen ylläpitoon sekä riittävä työkokemus lääkintälaitteiden huoltamiseen ja korjaamiseen Huoltohenkilöstöllä on sijaisjärjestely Huolto täyttää terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (629/2010) mukaiset huoltoa koskevat vaatimukset Toimittajalla on riittävät työvälineet ja laitteet, joita palvelun suorittaminen saattaa vaatia, lukuun ottamatta varaosia, jotka Tilaaja hankkii Noudattaa työsuojeluohjeita Työntekijät eivät tupakoi työkohteissa, niiden pihoilla tai ulkoalueilla. Espoon kaupunki on savuton kaupunki vuodesta 2010 alkaen Ulkopuolisia henkilöitä ei liiku työntekijöiden mukana Tilaajan tiloissa eikä asiakkaiden kotona Huolto- tai korjauspyyntöön vastataan viipymättä (Huollon vasteaika on tarvittaessa 2 tuntia arkisin klo 8-16 välillä. Pääsääntöisesti vasteaika on 1 työpäivä huoltopyynnöstä) Huolto- ja korjaustyöt tehdään sovitussa aikataulussa Kuukausittainen raportointi määräaikaisten huoltojen kohdalla toimitetaan sopimuksessa (tai sen liitteessä) mainitulle Espoon kaupungin yhteyshenkilölle Tekee laitteissa tarvittavista varaosista listan Tilaajalle varaosien tilaamista varten. Listaa on tehtävä, kun Toimittaja huomaa varaosissa puutteita tai tarvetta niiden hankkimiselle Avaimet, kulkuluvat ja tunnukset ovat vain nimettyjen ja Tilaajalle ilmoitettujen henkilöiden käytössä Tehdyt toimenpiteet kirjataan Tilaajan käyttämään järjestelmään (Effica) Jos Toimittaja hävittää Tilaajan avaimet niin Toimittaja on korvausvelvollinen
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 3 (9) Palauttaa avaimet, kulkuluvat, varaosat jne. sopimuksen päättyessä Tilaajalle Toimittaja huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta Tilaajalle lain asettamissa määräajoissa. Toimittaja vastaa näiden tietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Sopimus voidaan purkaa, mikäli Toimittaja ei toimita tilaajavastuulain edellyttämiä tietoja, selvityksiä tai todistuksia Tilaajalle tai ne eivät täytä vaatimuksia. Sopimus voidaan purkaa myös, mikäli Toimittaja ei huolehdi selvitysten hankkimisesta alihankkijoiltaan. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen 1.8.2012-31.7.2013. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 5 kuukauden optiokausi. Optio voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön myös lyhyemmäksi aikaa. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiota käyttöön. Päätös option käytöstä tehdään erikseen ja option käyttämisestä ilmoitetaan ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Tilaajalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Tilaajalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Tilaajanoikeus on voimassa, tulee Tilaajan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Tilaajalle käyttämänsä alihankkijat. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Tilaaja voi tilata palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 4 (9) Hinnat ja hintojen tarkistaminen Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Hinnat kirjataan ilman arvonlisäveroa. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät koko sopimuskauden ajan 31.12.2013 asti. Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Tilaajan sisäinen laskunkierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Lääkinnällisen kuntoutuksen yksikkö PL 2311 02070 ESPOON KAUPUNKI Tilaaja on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Tilaajan OVT-tunnus on 003701012636.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 5 (9) Enfo muuntaa laskut Tilaajalle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Vakuutukset Toimittaja vastaa kaikista kohteessa tapahtuneista vahingoista, jotka ovat aiheutuneet huollon tai korjauksen yhteydessä tai jotka sen henkilökunta on muuten toiminnallaan aiheuttanut. Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä Tilaajan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Tilaaja ja Toimittaja reklamoivat, kun toiminta ei ole sitä mitä on sovittu sopimuksessa sen olevan. Yhteydenoton aikana sovitaan, miten asia hoidetaan kyseisessä tapauksessa ja missä ajassa. Reklamaation vastaan ottanut kirjaa yksityiskohdat ja lähettää sähköpostilla kirjallisen version reklamaation antaneelle sekä tiedoksi hankintapalvelujen yhdyshenkilölle (päivämäärät, mistä oli kyse ja mitä sovittiin). Tarvittaessa Espoon kaupungin hankintapalvelut, ostava yksikkö ja Toimittaja sopivat yhteisen neuvotteluajan. Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Tilaajan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sanktiot Jos korjaus tai huolto ei vastaa Tilaajan vaatimuksia, on Toimittaja velvollinen korjaamaan mahdolliset virheet veloituksetta. Mikäli Toimittaja ei kohtuullisessa ajassa korjaa virhettä, Tilaajalla on oikeus turvautua ns. kateostoon. Toimittaja korvaa tässä tilanteessa Tilaajalle mahdollisesti aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Sopimusseuranta Toimittajan tulee puolivuosittain sekä pyydettäessä lähettää raportti sopimuskaudella tehdyistä tilauksista sopimuksessa (tai
Sopimuksen siirtäminen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 6 (9) sen liitteessä) mainitulle Espoon kaupungin yhteyshenkilölle. Tarkemmasta raporttien sisällöstä sovitaan sopimusneuvottelujen yhteydessä. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Tilaajalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 7 (9) Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimuksen päättyminen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (4 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Tilaaja tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Tilaajan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin
Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 8 (9) sopimusehdoin siihen saakka kunnes Tilaaja on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 9 (9) Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa pp.kk.2012 ESPOON KAUPUNKI TOIMITTAJA Nimi vakanssi Nimi titteli LIITTEET: