TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) PIENKONEIDEN HANKINTA Tarjouspyyntö Hankinnan kohde ja kuvaus ESPOON KAUPUNKI PYYTÄÄ TARJOUSTA PIENKONEISTA. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 4 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Tällä tarjouspyynnöllä Espoon kaupunki pyytää tarjousta pienkoneista ja niihin liittyvistä palveluista sekä varusteista. Tähän hankintaan kuuluvat mm.: ruohonleikkurit siimaleikkurit pensasleikkurit puhaltimet moottorisahat raivaussahat metsurivaatteet metsuriturvavarusteet (kengät, kypärät, käsineet, suojaimet) puutavaran käsittelytyökalut metsänmittaus ja merkintävälineet käsisahat varaterät sekatöörit tankosahat varaosapalvelut neuvonta- ja koulutuspalvelut takuuhuollot erillishuollot Hankinnan vertailussa käytettävä tuoteryhmittely sekä tekniset ominaisuudet on ilmoitettu liitteessä 2, hintaliite. Tuotteiden on oltava ammattimaiseen käyttöön soveltuvia. Käyttöön soveltuvuuden ratkaisee ostaja.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Hankinnan ennakoitu arvo on 400 000 euroa (Alv 0%) sopimuskaudelta ja jatkoaikaoptiolta. Espoon kaupunki ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. Tarjoajien tulee toimittaa tarjouksensa yhteydessä myös tuotekortit tarjotuista tuotteista. Hintaliitteellä 2 ilmoitettujen teknisten ominaisuuksien tulee vastata tuotekortin tietoja. Koneiden varustukseen tulee kuulua suomenkieliset käyttöohjeet. Hankintaan sisältyy myös pienkoneiden huolto ja neuvontapalvelut. Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseen selvitys seuraavista huoltoon liittyvistä asioista: tarjoajalla täytyy olla takuun ulkopuolinen huoltopalvelu Espoon talousalueella Takuun ulkopuolisen huoltotyön vasteajan tulee olla korkeintaan yksi päivä tai sopimuksen mukaan huoltotyön laskutuksen perusteet: huoltotunnin hinta tarjoajalla tulee olla varaosapalvelu tarjottuihin tuotteisiin (koneet) Puitejärjestely Kilpailutuksessa tullaan valitsemaan kolme puitesopimustoimittajaa. Hankinnat valituilta toimittajilta tehdään tarjouspyynnön liitteen 5 (puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus) mukaisesti. Sopimuskausi Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi kaksi (2) optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi, Ted-tietokannassa ja Espoon Internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään menettelyä ja kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten jättöaika päättyy 23.03.2012 klo 12:00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena (Hintalomake suljettuna erilliseen kirjekuoreen tarjousasiakirjojen sisään) on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Pienkoneiden hankinta. Tarjous on jätettävä myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 30.06.2012 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoukseen on merkittävä tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjoajan tulee tarjota jokaiselle tuoteriville. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.12.2012 (6 kuukautta sopimuksen solmimisesta) asti. Asiakas voi hyödyntää Espoon kaupungin sopimushintaa alemman tarjoushinnan. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 1, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. Tilaaminen Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja sivun oikeasta laidasta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 28.02.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: pekka.pakkala@espoo.fi.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 12.03.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Anu Hilpi Toimitusjohtaja, Espoo Kaupunkitekniikka Liitteet 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 2. Hintaliite 3. Työryhmän laadun arviointi 4. Keskeiset sopimusehdot 5. Puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus