MATERIAALIHALLINTO 5.10.2015 15177_Tarjouspyyntö_Nouhous TARJOUSPYYNTÖ Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne piirinuohouspalveluista Alavuden ja Jurvan (ml. Norinkylä) nuohouspiireille tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu 5.10.2015. (www.hankintailmoitukset.fi). Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla www.seinajoki.fi/hankinnat. Kyseessä on palveluiden käyttöoikeussopimus. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on 2 vuotta alkaen 1.1.2016 tai sopimuksen mukaan, kuitenkin viimeistään 1.3.2016. Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta 2 vuodella, mikäli sopimukselle asetetut taloudelliset, toiminnalliset sekä laatua koskevat tavoitteet saavutetaan. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. 3. Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus Hankinnan kohteena on pelastuslain (379/2011) sekä sisäasiainministeriön nuohouksesta antaman asetuksen (539/2005) mukaisten tulisijojen ja savuhormien puhdistuksen suorittaminen Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitoksen toimialueeseen kuuluvissa seuraavissa nuohouspiireissä: 1. Alavuden nuohouspiiri Alavuden piirissä nuohottavia kohteita on yhteensä n. 3150 jakautuen seuraavasti kerran vuodessa n. 1850 kerran kolmessa vuodessa n. 1300 Nuohouspiirin kartta on liitteessä 2. 2. Jurvan alueen nuohouspiiri (ml. Norinkylä, yhdistetty yhdeksi piiriksi 2015) Jurvan alueen piirissä nuohottavia kohteita on yhteensä n. 1335 jakautuen seuraavasti kerran vuodessa n. 1650 kerran kolmessa vuodessa n. 90 Nuohouspiirin kartta on liitteessä 3. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, 60101 SEINÄJOKI p. 06 416 2111 (vaihde) www.seinajoki.fi 1
Tarjoaja sitoutuu Pelastuslaitoksen pyynnöstä osallistumaan nokipalojen hoitoon. Työajan ulkopuolella tehtävän työn korvaamisessa noudatetaan soveltuvin osin kulloinkin voimassa olevan työaikalain mukaisia perusteita. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Lisätietoja: http://www2.seinajoki.fi/pelastuslaitos/palvelut/nuohouspalvelut.html 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 5. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen sekä henkilökunnalla pyydetyn palvelun harjoittamiseen oikeuttavat tutkinnot. Tarjoajalla ja sen vastuuhenkilöillä tulee olla edellytykset toimia yhteistyössä Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitoksen kanssa piirinuohousjärjestelmää noudattaen. Mahdolliset dokumentoidut rikkomukset piirinuohousjärjestelmää vastaan viimeisen kolmen vuoden ajalta voivat johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjoajalla (tarjoava yritys /yrittäjä) on kokemusta tarjouspyyntöä vastaavasta tulisijojen ja savuhormien puhdistuksesta vähintään kahden (2) vuoden ajalta (tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien). Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Palveluntuottajaksi hyväksytty toimittaa vuosittain tilaajalle 31.12 mennessä ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi -palvelusta. 6. Hinta ja toimitusehdot Nuohousyksikön voimassaoleva hinta vahvistetaan Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitoksen johtokunnan toimesta. 2
Johtokunnan 5.2.2013 2 tekemän päätöksen mukaisesti 1.3.2013 lähtien Nuohousyksikön hinta on 0,72 euroa/yksikkö + kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Johtokunnan 4.2.2014 8 tekemän päätöksen mukaisesti Nuohouksen vähimmäisyksikkömäärä on 60 yksikköä 1.3.2014 lähtien. Hintaan on sisällytettävä kaikki palveluntuottamiseen liittyvät kustannukset, kuten esim. materiaali-, tarvike-, tila-, ja välinekustannukset sekä matkakulut. Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä. Palveluntuottajalla on oikeus myydä asiakkaille muita palveluja. Asiakkaalla ei ole velvoitetta ostaa ko. palveluja. Hinnat voivat muuttua sopimuskaudella johtokunnan päätöksen mukaisesti. 7. Vakuutukset Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset, kuten vastuuvakuutus. Näistä on pyydettäessä annettava selvitys. Vastuuvakuutuksen määrän on oltava vähintään 20 000 euroa korvaamaan työssä asiakkaalle, kolmannelle osapuolelle tai näiden omaisuudelle aiheutuneet vahingot. 8. Alihankinnat Palvelukokonaisuuden tuottaminen alihankintana on mahdollista. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Suunniteltu alihankkija on ilmoitettava tarjouksessa. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä jonkin alihankkijan käyttöä. Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua. 9. Tilat, välineet, palveluvarusteet Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelun tuottamiseen tarvittavista tiloista, välineistä ja muista palveluvarusteista. 10. Osatarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon seuraavasti: 1. Alavuden nuohouspiiri 2. Jurvan nuohouspiiri Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 11. Laskutus ja maksuehdot Palveluntuottaja laskuttaa itse palvelunsa asiakkailta Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitoksen kulloinkin määrittelemän nuohousmaksuperusteen ja nuohousyksikön hinnan mukaisesti. 3
Maksuajan tulee olla vähintään 14 vrk. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Erillisiä laskutus- tms. lisiä ei hyväksytä. 12. Seuranta ja raportointi Palveluntuottaja antaa toteutuneesta palvelusta veloituksetta kirjallisen raportin toteutuneista nuohouspalveluista sähköisenä 4 kuukauden välein. Palveluntuottajan on ilmoitettava edeltäneen jakson aikana nuohoamiensa kiinteistöjen lukumäärä sekä vuosittain esittää kooste nuohousluettelosta pelastuslaitoksen tarkastettavaksi. Raportti toimitetaan Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitoksen hallintotoimistoon ao. pelastuspäällikölle. Tietoja tulee säilyttää 10 vuotta. 13. Salassapito ja henkilötietojen käsittely Palveluntuottajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita. Jos palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa tietoon tullutta yksityistä salaisuutta luvatta ilmaista. Palveluntuottaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa ulkopuolisille henkilötietoja tai tietoja, jotka voivat olla salassa pidettäviä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille 4
14. Valintaperusteet Kelpoisuusehdot täyttävistä tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteet ja niiden painoarvot ovat seuraavat: 1. Vastuuhenkilön / piirinuohoojan ammatillinen osaaminen, kokemus ja koulutus 25 pistettä 2. Tavoitettavuus 15 pistettä 3. Toimintatapa 15 pistettä 4. Haastattelu 40 pistettä Yhteensä enintään 95 pistettä Arviointipisteet alakohdittain ovat seuraavat: 1. Vastuuhenkilön / piirinuohoojan ammatillinen osaaminen, kokemus ja koulutus 25 pistettä 1.1. Tarjoajan nimetyn vastuuhenkilön / piirinuohoojan koulutus vähimmäisvaatimukset ylittävältä osalta max 5p - Nuohoojamestarin ammattitutkinto - kyllä 5p - ei 0p 1.2. Tarjoajan nimetyn vastuuhenkilön / piirinuohoojan työkokemus nuohousalalla max 20p - työkokemus 10 vuotta tai enemmän 20 p - työkokemus yli 5, mutta alle 10 vuotta 13 p - työkokemus yli 2, mutta enintään 5 vuotta 8 p - työkokemus 2 vuotta tai alle 0 p 2. Palvelun tarjoajan tavoitettavuus (puhelimella) 1 tunnin kuluessa (tarjoajan ilmoittama vasteaika pelastusviranomaiselle: kiireelliset nokipalo- ja nuohoustehtävät sekä asiantuntija-apu) - 24 h / 7 15p - 12 h / 7 8p - virka-aikaan (vähimmäisvaatimus) 0p 3. Toimintatavassa arvioidaan palvelun nopeutta ja pysyvyyttä asiakkaalle. Oletuksena pidetään, että asiakas on tyytyväinen, jos saa palvelun aina samalta tutulta nuohoojalta. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan sitoutuu "aina sama nuohooja" -periaatteeseen, koskee se kuitenkin ainoastaan varsinaista piirinuohoustoimintaa (lakiin perustuva määräajoin tehtävä nuohous). Erikseen tilatuissa nuohouksissa voi nuohouksen suorittaa myös esimerkiksi tarjoajan muu työntekijä. 3.1. Tilatun nuohouksen asiakas saa - nuohous 1-3 päivässä 7p - nuohous 4-7 päivässä 4p - nuohous 8-14 päivässä 0p 3.2. Tutun nuohoojan käyttö - aina sama nuohooja 8p - joskus eri nuohooja 4p - aina eri nuohooja 0p 5
4. Etelä-Pohjanmaan Pelastuslaitos haastattelee tarjousten arviointivaiheeseen hyväksytyt tarjoajat kohtien 1-4 tehdyn pisteytyksen ja vertailun perusteella. Haastattelussa arvioidaan seuraavia kriteerejä: - Nuohoustyön yhteydessä annettava neuvonta, opastus ja valistus paloturvallisuuden edistämiseksi (asiakaspalvelu) max 15p - Paikallistuntemus ja sitä kautta nuohoustyön sujuvuus, joustavuus ja suunnitelmallisuus max 10p - Vastuuhenkilön muu täydennyskoulutus niiltä osin, kun se voidaan lukea eduksi nuohoustoiminnan järjestämisen kannalta max 10p - Käytössä oleva kalusto vähimmäisvaatimukset ylittävältä osalta (esim. imurin käyttö sekä kamera) max 5p Tarjouksessa on ilmoitettava tarjousten arvioinnissa tarvittavat tiedot. Tietojen puuttuminen voi johtaa tarjouksen jäämiseen vertailun ulkopuolelle tai vähintään, että tarjous saa ko. arviointiperusteesta nolla pistettä. 15. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Palvelut yleiset sopimusehdot 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 16. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Tilaajan irtisanomisaika on 3 kuukautta. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden 1. päivästä lukien. Irtisanomisaikana noudatetaan ehtoja, jotka olivat voimassa ennen irtisanomisajankohtaa. Mikäli palvelun ja / tai tuotteiden laatu toistuvasti alittaa tarjouspyynnössä asetetun vaatimustason tai toimittaja muulla tavoin rikkoo sopimusta, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus ilman, että toimittajalla on oikeutta vaatia vahingonkorvausta tai muuta korvausta. Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 6
17. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä sopimuksessa, määräävässä laissa, ohjeissa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. Jos palvelujen laadussa todetaan puutteita, on tilaajalla oikeus seuraaviin korvauksiin: - 1 huomautus: maksuton - seuraavat huomautukset: 1.000,00 euroa/huomautus Korvausvelvollisuus arvioidaan tapauskohtaisesti. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun Pelastuslaitoksen kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava asiakkaalle ja tilaajalle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. 18. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2010) 2. Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä 3. JYSE 2014 Palvelut -ehtoja Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 19. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. 20. Asianhoitaja Hankintajohtaja Mikko Tanhuamäki, p. 06 416 2140, sähköp. mikko.tanhuamaki(a)seinajoki.fi 7
21. Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: sähköposti: hankinta@seinajoki.fi tai kirjallisena: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, 60101 Seinäjoki. Tarjous on jätettävä viimeistään 16.11.2015 virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä 15177/Nuohous". Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään 26.10.2015 klo 15.45 mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan 30.10.2015 osoitteessa www.seinajoki.fi/hankinnat. Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja Liitteet Liite 1: Kelpoisuus ja vaatimukset (palautettava tarjouksen liitteenä) Liite 2: Alavuden nuohouspiirin kartta Liite 3: Jurvan + Norinkylän nuohouspiirin kartta 8