Teatterikorkeakoulun hankintaohjeet 28.10.1999 1. Yleiset määräykset Teatterikorkeakoulun hankinnoissa noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja tätä hankintasääntöä. Julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö käsittää laki julkisista hankinnoista (1505/92) muutoksineen, asetus valtion hankinnoista (1416/93), kauppa- ja teollisuusministeriön päätös julkisten hankintojen ilmoitusmenettelystä (909/94), asetus hankinnoista, joihin ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista (342/94), asetus kynnysarvot ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista (380/98), asetus kynnysarvot ylittävistä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja teletoiminnan alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (381/98). Lisäksi noudatetaan soveltuvin osin kauppa- ja teollisuusministeriön valtion hankinnoista annetun asetuksen (1416/93) perusteella vahvistamia yleisiä sopimusehtoja (JYSE 1994), jotka on aina liitettävä tavarahankintoja koskevaan sopimukseen. IT-hankinnoissa noudatetaan soveltuvin osin valtion tietotekniikkahankintojen yleisiä sopimusehtoja (VYSE 1998), jotka on aina liitettävä IT- hankintoja koskevaan sopimukseen. Edelleen noudatetaan soveltuvin osin rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998) ja rakennustuotteiden yleisiä hankinta- ja toimitusehtoja (RYHT 1996). 2. Hankintaperiaatteet Hankittavien hyödykkeiden tulee olla yleisesti saatavilla olevaa laatua ja mallia, ellei erityisestä syystä muuta johdu. Hankinnat tulee hoitaa tehokkaasti ja taloudellisesti niin, että toiminnan edellyttämät tuotteet ja palvelut saadaan käyttöön mahdollisimman edullisesti. Kilpailuttamismahdollisuuksia on käytettävä hyväksi. Myös maksullisen palvelutoiminnan määrärahoilla sekä erillismäärärahoilla tehtävät hankinnat tulee hoitaa mahdollisimman taloudellisesti käyttäen tavanomaisia hankintamenettelyjä ja ottaen huomioon valtion hankintoja koskevat säädökset. Hankintoja suunniteltaessa on pyrittävä ottamaan huomioon kestävän kehityksen periaatteen toteutuminen eli suositaan tuotteita, joiden koko elinkaaren aikaiset haitalliset ympäristövaikutukset ovat vähäisimmät. Tarjouksia käsiteltäessä on pyrittävä valitsemaan ympäristöystävällisiä tuotteita, jotka voivat olla ympäristösertifioituja. Kansallinen lainsäädäntö velvoittaa kilpailuttamaan myös kynnysarvoja pienemmät hankinnat joko lähettämällä tarjouspyynnön riittävälle määrälle alan toimittajia tai julkaisemalla tarjouskilpailusta vapaamuotoisen ilmoituksen. 3. Määritelmiä Tässä säännössä tarkoitetaan hankinnalla tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla tekemistä toimittajalla sitä, joka myy vuokraa tai muulla siihen rinnastettavalla tavalla toimittaa tavaran, suorittaa palvelun tai urakoi työsuorituksen hankinnasta tehdyn sopimuksen perusteella tarjoajalla sitä, joka tekee tarjouksen ehdokkaalla sitä, joka on pyytänyt saada osallistua tarjouskilpailuun tai jolta on pyydetty tarjous suoralla hankinnalla hankintamenettelyä, jossa vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen tai aikaisemman sopimuksen perusteella taikka ilman tarjouspyyntöä tehdään hankintapäätös avoin menettely kaikki halukkaat potentiaaliset toimittajat voivat lähettää tarjouksen julkaistun ilmoituksen ja pyydettyjen tarjouspyyntöasiakirjojen pohjalta (hankintojen perusmenettely; hallinnollisesti yksiselitteisin ja helpoin) rajoitettu menettely vain ne, jotka on valittu julkaistun ilmoituksen perusteella osallistumishakemuksen jättäneiden joukosta ja jotka täyttävät esitetyt vaatimukset voivat osallistua tarjouskilpailuun (oltava riittävä määrä) neuvottelumenettely hankintamenettely, jossa hankintayksikkö ottaa yhteyden valitsemiinsa toimittajiin ja neuvottelee yhden tai useamman kanssa sopimuksen ehdoista (sallittu vain poikkeustapauksissa; tulee kyseeseen ensisijaisesti silloin, kun avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu lainkaan tai ei ainakaan hyväksyttäviä tarjouksia) Eu-menettely: kuuluuko hankinta EU-menettelyn piiriin sopimustyyppiin liittyvät soveltamisrajoitukset, hankittavan tavaran tai sen laatuun liittyvät soveltamisrajoitukset tai hankinnan arvoon liittyvät soveltamisrajoitukset 1
kynnysarvo (236 945 ) tämän arvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava Suomen ja EU:n virallisissa lehdissä. Suomen Virallinen Lehti välittää ilmoituksen korvausta vastaan EU:n julkaisutoimistoon ja näissä hankinnoissa on noudatettava yksityiskohtaisia hankintamenettelyjä. Komissio laskee ja ilmoittaa kynnysarvot kansallisissa valuutoissa kahden vuoden välein. ennakkoilmoitus tehtävä yli 750 000 olevista hankinnoista (tuoteryhmittäin tai palvelun pääluokittain tulevan 12 kk:n aikana toteutettavaksi suunniteltu) eli mitä tulee tapahtumaan varainhoitovuonna hankintailmoitus tarjouskilpailusta on ilmoitettava julkaisemalla hankintailmoitus Julkiset hankinnat lehdessä, avoimessa menettelyssä tarjoajalla on oltava vähintään 52 päivää aikaa tarjota jälki-ilmoitus tehtävä 48 päivän kuluessa sopimuksen tekemisestä, ilmoituksella on tilastointi ja valvontatarkoitus 4. Hankintamenettelyt Hankinnat on suunniteltava ja valmisteltava huolella. Tarjouspyyntöasiakirjojen on oltava selkeitä ja yksiselitteisiä. Vertailu eri tarjousten välillä on oltava yksinkertaista. Tavoitteena on toimittajan valinta mahdollisimman vähin lisäselvityksin. Avointa hankintamenettelyä käytettäessä on tarjouspyynnöstä ilmoitettava kysymyksessä olevaan hankintaa sopivalla tavalla. Rajoitettua tai neuvottelumenettelyä käytettäessä voidaan ehdokkaalta tiedustella, haluaako tämä antaa tarjouksen. Ehdokkaalle on annettava asian harkitsemista varten tarvittavat tiedot. Rajoitettua tai neuvottelumenettelyä käytettäessä voidaan tarjouspyynnöstä ilmoittaa myös julkisesti. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan laatuun ja kokoon nähden riittävä määrä todellisen kilpailun aikaansaamiseksi. Tarjouskilpailuun osallistujien lukumäärää ei saa rajoittaa. Jos joku muu kuin kilpailuun valittu haluaa tehdä tarjouksen, on hänellä oikeus saada tarjouspyyntö. Jättöaikaa ei tarvitse kuitenkaan jatkaa. Hankinnan vaihtoehdon valinta: 1. Tilaaminen ilman tarjouskilpailua 2. Tilaaminen tarjouskilpailun perusteella - EU kilpailutus; kynnysarvot - kansallinen kilpailutus l. kansallinen menettely Hankinta ilman tarjouskilpailua on mahdollinen 1. tilaaminen yhteishankintayksiköltä (esim. Hansel) 2. hankinta perustuu sopimukseen sisältyvään hankintaoikeuteen (optioon, määritelty alkuperäisessä sopimuksessa) 3. tarjouskilpailun järjestämisestä aiheutuvat kustannuksen vertailu saatavaan hintaetuun. (hankkijalla on oltava selkeä käsitys tiedossa olevan hinnan edullisuudesta, hintatieto perustuu lähiaikoina järjestettyyn tarjouskilpailuun, menettely ei riko myyjien tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä suosimalla jotain tiettyä myyjää. Tätä on kuitenkin vältettävä ja jos käytetään, se on tehtävä harkiten) 4. hankinnan vähäinen arvo (1 700 ) 5. tarjouskilpailulla ei ole saatu tarjouksia tai ne eivät lainkaan vastaa tarjouspyyntöä 6. teknisistä syistä vain tietty toimittaja tulee kyseeseen 7. kiire, joka on hankintayksiköstä riippumaton, ulkoapäin tullut syy ja ennalta arvaamaton 8. tutkimus- ja tuotekehitystyö tietyin edellytyksin 9. muut kynnysarvot ylittävien hankintojen perusteet, jotka on esitetty tarkemmin kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta annetussa asetuksessa Perustelu, miksi hankinnasta on neuvoteltu tai miksi muu kuin arvoltaan vähäinen hankinta on tehty ilman tarjouskilpailua, on merkittävä hankinta-asiakirjoihin, ellei hankinta ole vähäinen. Teatterikorkeakoulun hankintoihin, jotka ovat suuruudeltaan 17 000 tai yli, liittyvät asiakirjat on diarioitava. Tämä koskee tarjouspyyntöä, saatuja tarjouksia sekä tehtyä sopimusta/hankintapäätöstä. Euromäärältään 1 700 16 999 hankintoihin on aina laskun liitteeksi laitettava tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset tai selvitys siitä miten julkinen hankinta on kilpailutettu. 2
5. Tarjouspyynnön tekeminen Tarjouspyyntö on tehtävä sitä varten laaditulla lomakkeella. Tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että siihen perustuvat tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. Toimittajalle tulee lisäksi varata kohtuullinen aika tarjouksen tekemiseen. Tarjouspyyntö koostuu 1) tarjouspyynnöstä, 2) teknisestä erittelystä ja 3) erillishintalomakkeesta. Tarjouspyyntöön tulee sisältyä seuraavien asioiden määrittely: -hankinnan kohteen tarkka yksilöinti -oheislaitteiden ja palvelujen määrittely -kohteen tekniset ja toiminnalliset vaatimukset -määrät -mitä hinnan tulee sisältää (erittely kohteittain) -takuu -vastaanottojen määrittely -tarjouksessa on esitettävä myyjät ja alihankkijat -toimitusehto (esim. vakiintuneita toimituslausekkeita käyttäen esim. FINNTERMS toimitustapalausekkeita käyttäen) -toimitustapa -toimitusaikataulu -maksuehto -tavaran toimitusosoite -tarjouksen jättöosoite -tarjouksen jättöaika -tarjouksen voimassaoloaika -osatarjouksen huomioiminen -oikeus hankintojen jakamiseen -yleisten sopimusehtojen käyttö -viivästyssakkoehdon käyttö -tapauskohtaiset erityisehdot -valintaperuste -vertailuperusteet, jos kokonaistaloudellisuus -hankintayksikkö, tarjouspyynnön numero, päivämäärä, käsittelijät ja heidän puhelinnumeronsa Teknisissä eritelmissä ei saa esiintyä tietyn valmistajan tuote tai tiettyä alkuperää oleva tuote taikka erityisen menetelmän avulla valmistettu tuote, joka johtaisi tiettyjen tarjoajien suosintaan tai karsintaan, ellei se ole hankinnan kohteesta johtuvista syistä perusteltua (perustelut kirjattava). Tietyn tuotteen mainitseminen on sallittua vain jos mainintaan liitetään ilmaisu tai vastaava. Tarjouspyyntö tehdään hankkeen laadun, arvon ja kiireellisyyden mukaan ensisijaisesti kirjallisena. Jos hankinnan kokonaisarvo on vähäinen, hankinnalla on kiire tai kauppatapa on vakiintunut, voidaan tarjouspyyntö tehdä myös suullisesti. Suullinen tarjouspyyntö on kuitenkin dokumentoitava asianmukaisesti. Teatterikorkeakoulussa käytetään pääsääntöisesti vain kirjallisia tarjouspyyntöjä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava hankinnan valintaperuste, joka voi olla -halvin hinta tai -kokonaistaloudellisesti edullisin Mikäli valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjousten vertailuperusteet on asetettava tärkeysjärjestykseen (jos mahdollista): hinta, toimitusaika, valmistuspäivä, käyttökustannukset, laatu, elinkaarikustannukset, esteettiset tai toiminnalliset ominaisuudet, tekniset ansiot, huoltopalvelut, toimitusvarmuus, tekninen tuki ja ympäristökustannukset tms. Teatterikorkeakoulun tarjouspyynnöissä valintaperusteena käytetään pääsääntöisesti vain kokonaistaloudellista edullisuutta. 3
Tarjouspyynnössä on lisäksi ilmoitettava, että hankinnassa noudatetaan 1. kohdassa mainittuja yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin, ellei erityisestä syystä muuta johdu. Tarjouspyynnössä on myös edellytettävä, että tarjoaja esittää selvityksen verojen sekä sosiaali- ja muiden lakisääteisten maksujen suorittamisesta (pyydettävä ennakkoperintärekisteriote). Hankkijoiden on vaadittava alihankkijoiltaan vastaavat selvityksen ja esitettävä tilaajalle. Selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia. Teatterikorkeakoulun uusiin toimitiloihin liittyvät kaikki tarjouspyynnöt käsittelee hankintatyöryhmä. Tarjouspyynnöt valmistelee kyseisestä hankinnasta vastuussa oleva henkilö yhdessä talouspäällikön kanssa. Tarjouspyynnöt allekirjoittaa kyseisestä hankinnasta vastaava henkilö ja hallintojohtaja. 6. Tarjousten säilyttäminen Tarjoukset säilytetään avaamattomina lukitussa paikassa avaustilaisuuteen saakka. Kuoreen merkitään saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin menetelmin lähetetyt tarjoukset on heti suljettava kirjekuoreen, johon merkitään tarjouksen saapumisaika, lähettäjän nimi, tarjouksen kohde ja vastaanottajan nimi. Jos tarjous tehdään sähköisin viestimin, on varmistettava tietojen säilyminen luottamuksellisina koko hankintamenettelyn ajan (salaukset). 7. Tarjousten avaaminen ja avauspöytäkirja Tarjouksia ei saa avata ennen ilmoitetun tarjousajan päättymistä. Tarjoukset tulee avata kahden todistajan läsnäollessa, joista vähintään yhden tulee olla henkilö, joka ei osallistu hankinnan valmisteluun. Tarjousten avaamisen yhteydessä on tehtävä luettelo saaduista tarjouksista, josta käyvät selville kaikki tarjouksen jättäneiden nimet ja muut tarpeelliset tiedot sekä tarjousten avaajat, jotka vahvistavat tiedot allekirjoituksellaan (pvm, kellonaika). Tarjouspyyntöjä avattaessa paikalla on oltava kyseisestä hankinnasta vastaava henkilö, talouspäällikkö ja yksi ulkopuolinen todistaja. Avauspöytäkirja on laadittava sitä varten laaditulle lomakkeelle. 8. Hankintaneuvottelujen käyttö Avointa ja rajoitettua hankintamenettelyä käytettäessä ei saa neuvotella saatujen tarjousten sisällöstä, jos tarjoukset ovat pyydettyjen ehtojen mukaisia. Keskusteluja ehdokkaiden tai tarjoajien kanssa voidaan käydä ainoastaan, jos tarkoituksena on täydentää tai selventää tarjousten sisältöä tai hankkijan vaatimuksia ja jos siihen ei liity syrjintää. Neuvotteluista laaditaan muistio. Mikäli tarjouspyyntö muuttuu tai tarkentuu on tästä annettava tieto kaikille ehdokkaille. Hinta ei saa muuttua eli hintaneuvottelujen käynti on kielletty. Kun päätös toimittajasta on tehty, voidaan hänen kanssaan neuvotella kaikista sopimuksen yksityiskohdista. Perustelu neuvotteluhankinnan käyttöön sekä neuvotteluista laadittu muistio on liitettävä hankintapäätöksen sisältävään asiakirjaan. Mikäli erityiset syyt (tuotetta ei ole muualta saatavissa, tekniset syyt, aikaisemmat hankinnat, lisähankintaoikeus, kiinteät hinnat) vaativat, että hankinta tehdään poikkeuksellisesti suorana hankintana yhdeltä myyjältä pyydetyn tarjouksen tai aikaisemman sopimuksen perusteella, on laskuun liitettävä selvitys, miksi tarjousmenettelyä ei ole järjestetty. Jos hankinnan arvo on vähäinen (1 700 ), selvitystä ei tarvita. 9. Hankinnasta päättäminen Teatterikorkeakoulun hankinnoista päättää tai päätösvallan delegoi hallintojohtaja. Atk-hankinnoista vastaa it-palvelut ja ne hyväksyy hallintojohtaja tai hänen delegoimansa. Päivittäisiä yksikön kulutustarvikkeita voivat hankkia myönnettyjen määrärahojen puitteissa hallintojohtajan hyväksymät menopäätösten tekijät. Menopäätöksen tekijän on varmistuttava menon laillisuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta ja määrärahan riittävyydestä. Hankintapäätöstä tehtäessä on otettava huomioon vertailtaessa tarjousten edullisuutta tämän hankintasäännön kohdat 11 16. Saapuneista tarjouksista on tehtävä vertailulaskelma, jossa toimittajien tarjoamia tavaroita tai palveluja verrataan, jotta saadaan kokonaiskuva toimituksen kokonaishinnasta (esim. Excel-taulukko). Tarjouksia vertailtaessa on otettava huomioon mahdolliselta valuuttakurssiriskiltä suojautumisen kustannukset. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on asetetun valintaperusteen mukaan paras joko hinnaltaan alin tai tarjous, joka on tarjouspyynnössä ilmoitettujen arviointiperusteiden mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisin. Peruste on oltava sama kuin tarjouspyynnössä ilmoitettu. 4
Valinta- ja vertailuperusteiden tulee ilmetä hankinta-asiakirjoista. Hankintapäätöksen esittelyssä on kerrottava kaikki saapuneet tarjoukset sekä ehdokkaat, jotka eivät antaneet tarjousta, mahdollinen vertailulaskelma, tarjousten mahdolliset poikkeamat tarjouspyynnöstä sekä kaikki muut oleelliset, asian ratkaisuun vaikuttavat seikat. Toimittaja, jolta katsotaan puuttuvan taloudelliset tai toiminnalliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen (konkurssi, selvitystila, velkajärjestely, laiton toiminta, verorikkomukset) pitää jättää hankintamenettelyn ulkopuolelle. Toimittaja on edellä mainitusta syystä jätettävä ulkopuolelle jo ennen tarjousten vertailua. Vertailua suoritettaessa on tarjoajia kohdeltava avoimesti, yhdenvertaisesti ja syrjimättömästi. 10. Maksut Maksut suoritetaan laskua vastaan. Maksuajan laskeminen alkaa siitä, kun tavara on sopimusehtojen mukaisesti toimitettu ja lasku on saapunut ostajalle. 11. Vakuudet Hankinnan sekä takuuajan velvoitteiden täyttämisen varalta voidaan vaatia vakuus. Jos ostajan on sopimuksen mukaan maksettava ennakkoa, on myyjän jätettävä ennen ennakon suorittamista ostajalle tämän hyväksymä vakuus, jonka tulee olla harkinnan mukaan 5-15 %:ia suurempi kuin suoritettavat ennakot. Vakuuden tulee olla voimassa vähintään kuukauden yli sopimuksenmukaisen toimitusajan, kuitenkin siihen asti, kunnes toimitus on sopimuksenmukaisesti täytetty. Myyjän tulee toimituksen viivästyessä jatkaa vakuuden voimassaoloaikaa. Vakuudeksi voidaan hyväksyä valtion velkasitoumukset, raha- ja vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, kiinnitys kiinteään omaisuuteen, arvopaperipörssissä noteeratut osakkeet ja obligaatiot sekä asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön osakkeet. Mitään maksuerää tai maksua ei saa suorittaa ennen vakuuden saamista. 12. Tavaran ominaisuudet Tavaran tulee toimitettaessa olla virheetön ja sille on vastaanottavassa yksikössä toimitettava Teatterikorkeakoulun taloussäännön mukainen vastaanottotarkastus, jonka suorittaa tavaran vastaanottaja. Vastaanottotarkastus on suoritettava myös osavastaanoton yhteydessä. Tavaran on lajiltaan, määrältään, laadultaan, muilta ominaisuuksiltaan sekä pakkaukseltaan vastattava sitä mikä voidaan katsoa sovitun. Jos tavarassa on virhe, ostajan tulee ilmoittaa virheestä myyjälle välittömästi, kun hän on havainnut virheen. Myyjän on kustannuksellaan poistettava tarkastuksessa havaitut virheet. 13. Toimitusaika ja viivästyminen Toimitusaika luetaan alkavaksi sopimuksen syntymispäivästä. Tavara katsotaan toimitetuksi sinä ajankohtana, kun se on toimitettu toimitusehdon mukaisesti sellaisessa kunnossa, että se voidaan hyväksyä vastaanottotarkastuksessa. Myyjän todetessa, ettei hän voi noudattaa sovittua toimitusaikaa, on hänen kirjallisesti ilmoitettava ostajalle viivästymisen syy ja uusi toimitusajankohta. Toimituksen viivästyessä ostajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakon suuruus on määriteltävä tarjouspyynnössä (0,5 % - 2 %, sopimuksen mukaisesta hinnasta kultakin täydeltä viikolta). Myös välitavoitteille voidaan määritellä erillinen viivästyssakko. Viivästyssakkoa peritään enintään 15 viikolta. Ostajalla on oikeus vähentää viivästyssakot myyjälle suoritettavista maksuista. Ostajalla on lisäksi, jos viivästys johtuu myyjän tuottamuksesta, oikeus saada korvausta viivästyksen aiheuttamista välittömistä kuluista ja vahingoista. 5
14. Vaaranvastuu ja omistusoikeuden siirtyminen Vaaranvastuu siirtyy ostajalle silloin, kun tavara on sopimusehtojen mukaisesti luovutettu. Omistusoikeus tavaraan siirtyy ostajalle viimeistään silloin, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Teatterikorkeakoulun sopimuksissa on muistettava ottaa huomioon se, että valtio ei vakuuta tavaroita, joten vaaranvastuun siirtymisessä on turvallisinta käyttää sellaisia toimitusehtoja, joissa vaaranvastuu siirtyy vasta, kun tavara on teatterikorkeakoulun toimitiloissa. 15. Takuut ja tavaran virhe Takuuaika on yleensä 12 kuukautta. Takuuaika alkaa siitä päivästä, jona ostaja on vastaanottanut tavaran. Myyjä on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tavaran virheellisen tilalle. 16. Hankintasopimus Hankinnoista tehtävä sopimus tai tilaus laaditaan kirjallisesti. Uusiin toimitiloihin liittyvät sopimukset laatii ja esittelee kyseisestä hankinnasta vastaava henkilö ja sopimuksen allekirjoittaa hallintojohtaja tai hänen valtuuttamansa yhdessä vastuuhenkilön kanssa. Ehdoiltaan yksinkertaisessa hankinnassa voidaan käyttää tilausmenettelyä. Mikäli tilaus poikkeaa tarjouksesta, vaaditaan tilausvahvistus. 18. Hankinnoista ilmoittaminen Kieltävä vastaus tarjoajille on lähetettävä kirjallisena yli 1 700 hankinnoista. Vastauksessa on ilmoitettava voittaneen tarjoajan nimi, tarjouksen valintaperuste, ja sovellettavat vertailuperusteet. EU-menettelyn ollessa kyseessä on tehtävä jälki-ilmoitus. 19. Arkistointi Asiakirjojen arkistoinnissa noudatetaan Teatterikorkeakoulussa hyväksyttyä arkistosääntöä. 20. Toimituksen/asennuksen valvominen Mikäli toimituksen aikana huomataan virheellisyyksiä tai puutteellisuuksia tavarassa, toimituksessa tai asennuksessa on hankinnoista vastaavan tai hänen delegoimansa laadittava niistä välittömästi tilanteeseen sopiva asiakirja esim. reklamaatio/pöytäkirjamuistio. Asennettaessa tavaraa/laitetta on pidettävä säännöllisesti työmaapalavereja, jossa on oltava läsnä laitetoimittajan tai asennuksesta vastaavan edustaja sekä hankinnasta vastaava tai hänen delegoimansa. Työmaapalaverissa kirjataan asennuksen tämänhetkinen tilanne. Hankinnan valvonta on järjestettävä tehokkaaksi ja tarkaksi siten, että korjaustoimenpiteitä tarvitaan mahdollisimman vähän. Tavaraa vastaanotettaessa rahdinkuljettajalta on tehtävä välittömästi merkintä rahtikirjaan havaituista puutteista. Vastaanotosta laadittavat pöytäkirjat 1. Varsinaisesta vastaanottotarkastuksesta laaditaan vastaanottopöytäkirja, josta on ilmettävä, että tavaraa on ollut oikea määrä, se on tilauksessa sovitun laatuista ja se täyttää tilauksessa asetetut tekniset ja muut vaatimukset. Mikäli hankinta otetaan vastaa tietyin puuttein, on tämä huomioitava myös maksua suoritettaessa, jolloin kyseeseen tulee vain osasuoritus eli sovittua hintaa ei saa maksaa kokonaisuudessaan. Reklamaatio on tehtävä mahdollisimman pian puhevallan säilyttämiseksi. Virheestä on laadittava yksilöity reklamaatio vaatimuksista virheen korjaamiseksi -ensisijaisesti virheen korjaamien tai uusi tavara -toissijaisesti hinnan alennus tai kaupan purku 2. Jälkitarkastuspöytäkirja 3. Takuutarkastuspöytäkirja 6
Vastaanotosta ja valvonnasta vastaa tai vastuun delegoi hankinnan suorittanut henkilö. 21. Sopimuksen purkaminen Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta. Ostaja saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys. Ostaja saa purkaa sopimuksen siltä osin kun se koskee tavaraa, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos 1. myyjän suoritus ei ole sopimuksen mukainen eikä virhettä ostajan huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; 2. myyjä ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai ostajan syystä, viivästystä pitää olla kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta (vähintään 14 päivää) 3. myyjä on sellaisessa taloudellisessa tilanteessa, ettei voida odottaa myyjän täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Kaupan purkautuessa ostajalla on oikeus saada myyjältä viivästyssakon lisäksi korvaus kuluista ja vahingosta. 22. Hankinnan julkisuus Hankintoja koskevat asiakirjat eivät ole julkisia, ennen kuin hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Mikäli mm. yksityisen liiketoimen hoitaminen niin vaatii, eivät asiakirjat sopimuksen tekemisen jälkeenkään ole julkisia. Hankintoja toteutettaessa noudatetaan soveltuvin osin yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettua lakia. 23. Yksityishankinnat Teatterikorkeakoulun hankintaan ei saa liittää yksityishankintoja. 24. Erimielisyydet Sopimuksiin on otettava maininta siitä, että sopimukseen sovelletaan Suomen lakia ja sopimukseen liittyvät erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. 7