Tarjouspyyntö 1 (9) Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä Tietotekniikan käyttö- ja tukipalvelut Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö 2 (9) SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä... 3 2 Tarjouskilpailun toimeenpano ja aikataulut... 3 3 Tilaajan toiminnan yleiskuvaus... 3 4 Hankinnan kohde... 3 5 Hankinnan tavoitteet... 4 6 Hankittavat palvelut... 4 7 Kohteen palveluvaatimukset... 6 7.1 Vaatimukset tarjouksen muodolle... 6 8 Hankintamenettely... 6 8.1 Alihankinta... 6 9 Sopimuksen kesto ja sopimusehdot... 7 10 Neuvottelujen sisältö ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 7 11 Tarjouksen muoto ja sisältö... 7 12 Tarjouksen valintaperusteet... 7 13 Tarjouksen voimassaolo... 7 14 Tarjousasiakirjat... 7 15 Asiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus... 8 16 Lisätiedot... 8 17 Tarjouspyyntöasiakirjat ja liitteet... 8 18 Päiväys ja allekirjoitukset... 9
Tarjouspyyntö 3 (9) 1 Yleistä Tämä Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän (jatkossa: HSL tai Tilaaja) tietotekniikan käyttöpalvelujen tarjouspyyntö koostuu tarjouspyyntöasiakirjasta (tämä dokumentti) ja sen liitteistä. Tarjouspyynnön muodostavat dokumentit on lueteltu kohdassa 17 Tarjouspyyntöasiakirjat ja liitteet. 2 Tarjouskilpailun toimeenpano ja aikataulut Tilaaja pyytää tämän tarjouspyynnön perusteella tarjouksen Tilaajan käyttö- ja tukipalveluista. Hankintaa koskeva ilmoitus on julkaistu HILMA:ssa (www.hankintailmoitukset.fi) 15.3.2013. Hankinnassa noudatetaan ns. erityisalojen hankintalakia (349/2007). Hankinta toteutetaan neuvottelumenettelynä. Hankinnan arvioitu aikataulu tämän tarjouspyynnön julkaisusta alkaen on seuraava: Tarjouspyyntö kesäkuussa 2013 Tarjousten jättämisen määräpäivä 12.08.2013 klo 15:00 Hankintapäätös pyritään tekemään elokuussa 2013 Sopimus pyritään allekirjoittamaan viimeistään syyskuussa 2013 Sopimuksen mukaiset palvelut käytössä tavoite: 1.1.2014 Käyttöönottoprojektin on tarkoitus alkaa heti sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. 3 Tilaajan toiminnan yleiskuvaus HSL vastaa jäsenkuntiensa (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Sipoo) joukkoliikenteen suunnittelusta, järjestämisestä ja matkustaja-informaatiosta sekä Helsingin seudun liikennejärjestelmäsuunnitelman laatimisesta. HSL:n jäseniä voivat vuoteen 2018 mennessä olla kaikki Helsingin seudun 14 kuntaa. HSL:n tehtäviin kuuluu mm. suunnitella ja järjestää toimialueensa joukkoliikennekokonaisuus ja edistää sen toimintaedellytyksiä sekä hankkia bussi-, raitiovaunu-, metro-, lautta- ja lähijunaliikennepalvelut. Lisäksi HSL huolehtii joukkoliikenteen markkinoinnista ja matkustajainformaatiosta, hyväksyy taksa- ja lippujärjestelmän ja lippujen hinnat sekä vastaa matkalippujen tarkastuksesta. Tarkempia tietoja saa HSL:n Internet-sivustolta. 4 Hankinnan kohde Tilaaja kilpailuttaa tietotekniikan käyttö- ja tukipalvelut ja tietoteknisen ympäristön kehittämisen. Kilpailutettavat palvelut kattavat Tilaajan nykyiset ja tulevat käyttö- ja tukipalvelutarpeet. Huom. termi käyttö- ja tukipalvelut sisältää luvussa 6 kuvatut palvelut. Tilaajalla on monitoimittajaympäristö, jossa toimii mm. useita järjestelmä- ja sovellustoimittajia. Valittava käyttöpalvelutoimittaja sitoutuu toimimaan hyvässä ja rakentavassa yhteistyössä Tilaajan muiden toimittajien kanssa. Tilaajan henkilöstö toimii pääkaupunkiseudulla Itä-Pasilan päätoimipisteessä sekä muutamassa palvelupisteessä. Tilaajan nykyiset toimipisteet ja niiden arvioidut henkilömäärät on kuvattu liitteissä 1 Nykytila ja 2 Tavoitetila. Lisäksi em. liitteissä on kuvattu Tilaajan tietotekniikkaa. Lisäksi tarjouspyynnön oheismateriaalissa on tietoa Tilaajan tietoliikenneyhteyksistä ja Service Deskin tikettien määrästä.
Tarjouspyyntö 4 (9) Kilpailutettavien käyttö- ja tukipalvelujen kohteena on Tilaajan tietotekninen infrastruktuuri ja käyttäjinä on koko HSL seuraavin täsmennyksin ja rajauksin eli tämän kilpailutuksen piiriin eivät kuulu: Nykyisin kolmansille osapuolille ulkoistettuihin tietojärjestelmiin ja sovelluksiin liittyvät käyttöpalvelut Sovellusten kehitys ja ylläpito Työasemalaitteiden elinkaaripalvelut. Palvelut ja keskeiset dokumentit tulee tuottaa natiivilla suomen kielellä (vähintään Help Desk ja Service Desk, palvelukuvaukset, palvelutuotantomallin kuvaus, kaikki käyttäjille suunnattu dokumentointi). Myös hankinnan asiakirjat (mm. tarjouspyyntö, tarjoukset ja päätösdokumentit, sopimus) tuotetaan suomen kielellä. Tilaaja varaa oikeuden täydentää, supistaa, muokata ja täsmentää tässä kuvattua Tilaajan käyttöpalvelusopimuksen kohdetta ja palvelukokonaisuutta solmittavan sopimuksen voimassaolon aikana, kuitenkin siten, että palvelujen kohteena ovat Tilaajan tietojärjestelmien ja käyttäjien käyttö- ja tukipalvelut sekä niiden kehittäminen. 5 Hankinnan tavoitteet Tilaajan tavoitteena on turvallinen, kustannustehokas, toimiva, hallittu ja harkittu ulkoisten palvelujen käyttö. Kilpailutettujen käyttöpalvelujen tulee täyttää seuraavat keskeiset tavoitteet: Palvelujen tulee olla kattavia, toimivia, turvallisia ja auditoituja Palvelujen tulee täyttää Tilaajan käyttäjien tarpeet, tarvittaessa 24/7 Palvelujen tulee olla laadukkaita Kustannusten tulee olla hallinnassa Raportoinnin tulee olla kattava ja ajantasainen Sopimuksen tulee olla joustava. Palveluiden laatua seurataan sovittujen mittareiden mukaisesti ja laatupoikkeamista sovitaan sanktiomenettely, jota noudatetaan ja seurataan säännöllisesti (vrt. liite Sanktioehdot). Valittavan Toimittajan palvelutuotanto noudattaa ITIL-prosesseja (tai vastaavia), jotka sovitetaan Tilaajan toimintaan sopivaksi yhdessä Toimittajan kanssa tämän tuotantoprosessit huomioiden. Hankinnassa tullaan asettamaan tietoturva-asetuksen tietoturvaluokitteluihin sekä varautumiseen ja jatkuvuuteen liittyviä vaatimuksia Toimittajalle ja käyttöpalvelulle. 6 Hankittavat palvelut HSL:n käyttö- ja tukipalvelut sisältävät vähintään seuraavat palvelut käyttäjien neuvonta- ja tukipalvelut (Service Desk, Help Desk), ITIL-mallin mukaiset prosessit, konesalipalvelut, palvelimien kapasiteetti- ja käyttöpalvelut, levypalvelut, työasemaympäristön palvelut, lähitukipalvelut, toiminnalliset palvelut, muut tietoteknisen infrastruktuurin käyttö- ja tukipalvelut, optiot. Käyttäjien neuvonta- ja tukipalvelut (Service Desk, Help Desk) tarjoaa käyttäjille yhteydenottopisteen ja tuottaa käyttäjien neuvonta- ja tukipalvelut.
Tarjouspyyntö 5 (9) ITIL-mallin (IT Infrastructure Library) mukaiset prosessit sisältävät tarvittavat prosessit ja toiminnot vähintään Tapahtuman-, Ongelman-, Muutosten-, Konfiguraation-, Version-, Kapasiteetin-, Käytettävyyden-, IT-palvelun jatkuvuuden-, Palvelutason-, IT-palvelujen kustannusten- ja Tietoturvan hallintaan. Prosessit sovelletaan Tilaajan toimintaan sopiviksi. Konesalipalvelut sisältävät tarvittavat ja riittävät tilat, järjestelmät ja palvelut palvelinten hostaamiseksi. Konesalipalveluihin sisältyvät myös mm. konesalin lähiverkkoympäristö, nimi- ja aikapalvelut, varmistusjärjestelmä, kuormantasaus, palomuurit ja hyökkäyksenesto sekä sovellusten eräajopalvelut. Palvelinten kapasiteetti- ja käyttöpalvelut sisältävät kokonaispalveluina palvelinten virtuaalisen ja fyysisen kapasiteetin, palvelinten valvonnan ja hallinnan, sekä palvelinten käyttöjärjestelmien, varusohjelmien ja virustorjunnan ylläpidon. Työt sisältävät palvelimien passiivisen valvonnan ja tilan seurannan sekä aktiivisesti vikoja ennaltaehkäisevät ja korjaavat toimet. Levypalvelut sisältävät kokonaispalveluina sovellusten ja käyttäjien tarvitsemat levyt sekä datan varmistustilan. Työasemaympäristön palvelut sisältävät palvelut työasemalaitteiden ja ohjelmistojen pitämiseksi ajan tasalla, mm. asennukset, ohjelmistojakelun, työasemien virustorjunnan ylläpidon, etähallinnan vikatilanteissa, tulostinten hallinnan jne. Lähitukipalvelut sisältävät Tilaajan toimipisteissä paikan päällä tarvittavat lähitukitehtävät. Toiminnalliset palvelut sisältävät mm. Microsoft-palvelintuotteiden palvelut kokonaispalveluna, kuten Active Directory, Exchange-, SharePoint- ja Lync-palvelut, SQLServer-tietokantojen hoitopalvelut, hyppykonepalvelut, VPN-etäkäyttöpalvelut ja lisenssien hallintapalvelut. Toiminnallisten palvelujen kokonaispalvelu sisältää mm. em. palvelujen palvelinalustat ja toimintojen hallinnoinnin, vianselvityksen ja ylläpidon. Muut tietoteknisen infrastruktuurin käyttö- ja tukipalvelut sisältävät mm. palvelu-, tuotanto- ja järjestelmäpäällikköpalvelut, asiantuntijapalvelut, laatu- ja käytettävyysraportointi, dokumentoinnin ja ohjeistuksen ylläpito sekä Tilaajan tietoteknisen ympäristön ja palvelujen jatkuva kehittäminen. Optiot sisältävät mm. end-to-end-mittauspalvelun, tietoliikenneyhteydet Tilaajan päätoimipisteen ja Toimittajan konesalin välillä sekä aktiivilaitteiden valvontanäkymän. Hankintaan sisältyy kertaluonteinen käyttöönottoprojekti: tietoteknisen ympäristön käyttöpalvelujen pystytys ja käynnistys käyttöpalveluvastuun siirto nykyiseltä käyttöpalvelutoimittajalta. Käyttöpalvelujen kohdeympäristö on kuvattu liitteessä 9.1. Palvelun vaatimukset on kuvattu liitteissä 3-8, 9.2, 9.3 ja 11 sekä tietoturva- ja varautumisvaatimukset liitteessä 14. Käyttöpalvelujen tietoteknistä kohdeympäristöä on kuvattu liitteissä 1 Nykytila ja 2 Tavoitetila sekä oheismateriaalissa. Nämä liitteet ovat Toimittajille tiedoksi. Palvelujen sanktiointi on kuvattu liitteissä 15 ja 16. Alustavat sopimusehdot on kuvattu liitteessä 17. Tarjousten sisällysluettelo on liitteessä 12 ja tarjousten vertailu liitteessä 13.
Tarjouspyyntö 6 (9) 7 Kohteen palveluvaatimukset Tarjousta pyydetään palveluista, joiden palveluvaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteinä 3-8, 9.2, 9.3, 11 ja 14: Liite 3 Vaatimukset Yleiset, ITIL, Service Desk Liite 4 Vaatimukset Työasema, lähituki Liite 5 Vaatimukset Konesali, palvelinympäristö Liite 6 Vaatimukset Toiminnalliset palvelut Liite 7 Vaatimukset Optiot Liite 8 Vaatimukset Käyttöönotto Liite 9.2 Reunaehdot Liite 9.3 Luokitukset Liite 11 CV-liite Liite 14 Vaatimukset Tietoturva, ICT-varautuminen Toimittaja ilmoittaa hinnat liitteen 10 Hintalomake tarjouslomakkeessa. Tarjousten hinnat ovat lopullisia eikä Tilaaja tingi niistä mahdollisissa tarjousten sisältöä täsmentävissä neuvotteluissa. Tilaaja voi teetättää Toimittajalla tämän hankinnan kohteeseen eli Tilaajan tietotekniikan käyttöpalveluihin liittyviä tarjouspyynnössä mainitsemattomiakin tehtäviä. Näistä tehtävistä sovitaan Toimittajan kanssa erikseen. Hinnoittelussa noudatetaan solmittavassa sopimuksessa määriteltyjä ehtoja ja hintoja. 7.1 Vaatimukset tarjouksen muodolle Tarjouksen dokumentointi on tehtävä Microsoft Office muodossa. Dokumentointiin tulee sisältyä vähintään tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä vaaditut dokumentit ja liitteet. 8 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, josta julkaistaan ilmoitus. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan ns. erityisalojen hankintalakia (349/2007). Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, koska Tilaajan käyttöpalvelujen hankinta on laaja ja moniulotteinen eikä Tilaajan käsityksen mukaan tarjouspyyntöä voida laatia niin tarkasti, että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous voitaisiin valita muulla menettelyllä. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, voi Tilaaja keskeyttää hankinnan osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, neuvotteluista tai muusta menettelyyn osallistumisesta taikka siihen liittyneistä toimenpiteistä ei Toimittajalle makseta korvausta. 8.1 Alihankinta Toimittaja voi käyttää hankinnassa alihankkijoita. Tällöin Toimittaja vastaa kokonaisvastuullisena toimittajana alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Alihankkijat ja heidän roolinsa on kuvattava tarkemmin tarjouksessa, vrt. liite 12. Alihankkijan on täytettävä hankintalaissa säädetyt Toimittajan soveltuvuutta koskevat ehdot ja se on osoitettava toimittamalla osallistumishakemusohjeessa alihankkijalta edellytetyt asiakirjat (jollei niitä toimitettu jo osallistumishakemuksen yhteydessä). Alihankkijan vaihtaminen sopimuskaudella on mahdollista ainoastaan Tilaajan nimenomaisella suostumuksella. Turvallisuussopimuksessa on alihankkijaa koskevia vaatimuksia, kuten turvallisuusselvitysten tekeminen, jotka voivat vaikuttaa alihankkijan ja sen henkilöstön hyväksymiseen tuottamaan palvelua.
Tarjouspyyntö 7 (9) 9 Sopimuksen kesto ja sopimusehdot Sopimuksen kesto on viisi (5) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaaja esittää alustavat sopimuslehdot tarjouspyynnön liitteenä. Tarjoajan on hyväksyttävä (sitoutuminen liitteen 3 kohdan Y1.1 mukaisesti) sopimusehtojen käyttäminen sopimuksen pohjana. Sopimuksessa noudatetaan JIT-sopimusehtoja yleisinä ja erityisinä sopimusehtoina. Tilaaja voi harkintansa mukaan hyväksyä JIT-ehtoja täydentäviä (mutta ei muuttavia) perusteltuja Toimittajan sopimusehtoja käyttöpalvelusopimukseen. 10 Neuvottelujen sisältö ja vaihtoehtoiset tarjoukset Neuvottelujen kestäessä on neuvoteltu hankinnan kohteesta, ehdoista ja siihen liittyvistä vaihtoehdoista. Tilaaja on tuottanut tämän tarjouspyynnön liitteineen neuvottelujen tuloksena. Tarjoukset on tehtävä tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita. 11 Tarjouksen muoto ja sisältö Tarjouksen muoto ja sisältö kuvataan tarjouspyynnön liitteessä 12 Tarjouksen sisällysluettelo. Tarjouksen tulee noudattaa liitteen 12 muoto- ja sisältövaatimuksia. 12 Tarjouksen valintaperusteet Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden tarkemmat osatekijät sekä tarjousten vertailun pisteytys kuvataan tarjouspyynnön liitteessä 13 Tarjousten vertailu. 13 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen on oltava sitovana voimassa 31.12.2013 asti. 14 Tarjousasiakirjat Tarjous tulee toimittaa kolmena paperikappaleena sekä yhdellä muistitikulla. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli muistitikulle tallennettujen ja paperimuotoisten asiakirjojen välillä on ristiriitaa. Tarjoukset ja niitä täydentävät liitteet on laadittava suomen kielellä ja ne on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 12.8.2013 klo 15:00 osoitteeseen: HSL Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä PL 100 00077 HSL Käyntiosoite: Opastinsilta 6 A, Helsinki, 2 krs. kirjaamo. Kirjekuoreen tulee tehdä merkintä: " / TARJOUS / HSL:n käyttö- ja tukipalvelut". Tilaajalla on oikeus hylätä tätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset sekä puutteelliset tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouspyynnön pakollisia vaatimuksia tai joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
Tarjouspyyntö 8 (9) 15 Asiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, JulkL) 7 :n mukaan tarjoukset ovat julkisia sen jälkeen, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Toimittajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot tarjouksessa selvästi erilleen muusta aineistosta. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tämän tarjouspyynnön liitteenä olevat dokumentit, ohjeet, standardit ja muut kuvaukset ovat Tilaajan omaisuutta, eikä niitä saa käyttää muuhun kuin tarjouksen tekoon, esittää julkisesti tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Tilaajan etukäteistä kirjallista lupaa. 16 Lisätiedot Tilaaja vastaa tarjouspyyntöä koskeviin mahdollisiin kysymyksiin ennen tarjouksen jättämisen määräpäivää vain sähköpostilla alla kuvatulla tavalla. Tilaaja ei vastaa hankintaa koskeviin kysymyksiin muutoin kuin alla kuvatulla tavalla. Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa sähköpostilla molempiin seuraaviin osoitteisiin: hsl@hsl.fi ja asko.hentunen@pivotal.fi viimeistään 17.06.2013 klo 12:00. Sähköpostiviestin otsikoksi tulee kirjata tarjoajayrityksen nimi sekä merkintä "Dnro: 86/03/030/303/2013 / LISÄKYSYMYKSET / HSL:n käyttö- ja tukipalvelut". Tilaaja pyrkii lähettämään vastaukset kysymyksiin kaikille tarjoajille viimeistään 20.06.2013. 17 Tarjouspyyntöasiakirjat ja liitteet Seuraavat dokumentit muodostavat tarjouspyynnön: Tarjouspyyntö HSL:n käyttöpalvelut (tämä dokumentti) Liite 1 Nykytilan kuvaus Liite 2 Tavoitetilan kuvaus Liite 3 Palveluvaatimukset Yleiset, ITIL, Service Desk (tarjouslomake) Liite 4 Palveluvaatimukset Työasema, lähituki (tarjouslomake) Liite 5 Palveluvaatimukset Konesali, palvelinympäristö (tarjouslomake) Liite 6 Palveluvaatimukset Toiminnalliset palvelut (tarjouslomake) Liite 7 Palveluvaatimukset Optiot (tarjouslomake) Liite 8 Palveluvaatimukset Käyttöönotto (tarjouslomake) Liite 9.1 Palvelimet Liite 9.2 Reunaehdot Liite 9.3 Luokitukset Liite 10 Hintaliite (tarjouslomake) Liite 11 CV-liite (tarjouslomake) Liite 12 Tarjouksen sisällysluettelo Liite 13 Tarjousten vertailu Liite 14 Vaatimukset Tietoturva, ICT-varautuminen (tarjouslomake) Liite 15 Sanktioehdot Käyttöönottoprojekti Liite 16 Sanktioehdot Jatkuvat palvelut Liite 17 Keskeiset sopimusehdot
Tarjouspyyntö 9 (9) 18 Päiväys ja allekirjoitukset Helsingissä 10. päivänä kesäkuuta 2013 Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä Suvi Rihtniemi toimitusjohtaja