Kiekun seurantakohteiden suunnittelu ja käyttöönotto 20.8.2015 Eila Parviainen
Seurantakohdemallin tavoitteet Suunnittelun ja seurannan yhtenäistäminen sisällöllisesti valtiokonserni- ja hallinnonalakohtaisesti. Tuottaa tietoa kattavasti kirjanpitoyksikön ydintoiminnasta ja tuottavuudesta. Tulosohjauksen väline. Viraston sisäisen johtamisen tuki. Kattaa ulkoisen ja sisäisen laskennan. Yhteinen järjestelmä ja hallittu kokonaisuus. Yhteiset seurattavat asiakokonaisuudet koko valtiolla. - Hyödynnettävyys koko talousarviotalouden yhteisissä tietotarpeissa (mm. toimitilat, IT, hankinnat ja sisäinen palvelutuotanto). 2
Yleistä seurantakohdemallista Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä otetaan käyttöön rakenteeltaan yhteinen seurantakohdemalli. Seurantakohteet konsernitasoisia, yhteisiä ja kirjanpitoyksikkökohtaisia. Kirjanpitoyksikön johdon on sitouduttava mallin suunnitteluun, jotta tulosohjauksen tarpeet tulevat huomioitua. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Seurantakohteita täydentävät suunnittelun ja seurannan osalta myös Kieku-tietojärjestelmän muut toiminnallisuudet sekä liitännäisjärjestelmät, kuten matkahallintajärjestelmä M2 ja erilaiset substanssijärjestelmät. 3
Kieku-seurantakohdemalli 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani Seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V/P V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) 10 15 10 24 10 10 3 4 8 8 10 10 1) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) 4
Ulkoisen laskennan seurantakohteet KIRJANPITOYKSIKKÖ Talousarviotalouteen kuuluva virasto, laitos tai rahasto. Kirjanpitoyksikölle kuuluu mm. maksuliikkeen ja kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen laatiminen sekä näiden tehtävien sisäinen valvonta. Yritystunnukset perustetaan kirjanpitoyksikkötasolle, jolloin niille voidaan laatia tilinpäätökset. 5
Ulkoisen laskennan seurantakohteet LIIKEKIRJANPIDON TILI (LKP-tili) Valtion liikekirjanpidolla tuotetaan tuotto-kulu-perusteinen tuloksenlaskenta (tilikauden tuotto- tai kulujäämä) ja tase. Liikekirjanpidon tehtävänä on myös tositteisiin perustuvien kirjausten avulla pitää talousyksikön ja sitä ympäröivillä markkinoilla olevien muiden talousyksiköiden rahavarat ym. erät erillään toisistaan. 6
Ulkoisen laskennan seurantakohteet TALOUSARVIOKIRJANPIDON TILI (TaKP-tili) Talousarviokirjanpidolla mahdollistetaan eduskunnan päättämien tulo- ja menoarvioiden toteutumisen seuranta. Talousarviokirjanpidon tilien ja niiden sisällön tulee vastata talousarviota ja sen tilijaottelua. Talousarviokirjanpito käsittää talousarviotilit, siirrettyjen määrärahojen tilit ja Valtiokonttorin määräämät talousarviokirjanpidon tilit. 7
Ulkoisen laskennan seurantakohteet KUMPPANI Kumppanikoodi kertoo sen, mille valtion kirjanpitoyksikölle meno maksetaan tai keneltä tulo saadaan. Sen avulla tullaan myöhemmin toteuttamaan konsolidointi ja sisäisten erien eliminoinnit. Kumppani-seurantakohde tarvitaan sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Se mahdollistaa myös sisäisen laskutuksen Kiekussa olevien kirjanpitoyksiköiden välillä (ei tällä hetkellä käytössä). 8
Sisäisen laskennan seurantakohteet TOIMINTAYKSIKKÖ Järjestelmässä tulosyksikkö tai kustannuspaikka. Kuvaa kirjanpitoyksikön sisäisen organisaatiorakenteen ja hierarkian. Sitä käytetään mm. tuotto- ja kulukirjauksissa, raportoinnissa, sisäisessä budjetoinnissa, vyörytyksissä ja käyttöomaisuusyksikön perustiedoissa. Toimintayksikkö toimii yhdistävänä tekijänä Kiekun talous- ja henkilöstöhallinnon välillä. 9
Toimintayksikköesimerkki Kiekussa 10
Sisäisen laskennan seurantakohteet TOIMINTO Kuvaa niitä tehtäviä tai toimintoja, joita valtionhallinnossa ja sen virastossa tehdään. Toiminnon tulee olla kirjanpitoyksikön toiminnan kannalta mitattavissa oleva kokonaisuus. Toiminnot jakautuvat ydin- ja tukitoimintoihin ja ne kytketään valtioneuvoston ohjesäännön mukaiseen hierarkiaan. Tukitoiminnot ovat yhteisiä koko valtionhallinnolle, mutta kirjanpitoyksikkö voi niitä tarkentaa. Toimintoa hyödynnetään myös vyörytyksissä välillisten palkkakustannusten ja yleiskustannusten kohdistamisessa lopullisille laskentakohteille. 11
Toimintotermejä Toimintokokonaisuus Toimintoryhmä Toiminto Tehtävä Toimenpide Tietyn tavoitteen saavuttamiseksi tehtävien toimintojen joukko. Tietty säännönmukainen ja yhteenkuuluva toimintojen kokonaisuus. Yksittäinen asiakokonaisuus, joka muuttaa panoksen tuotoksi/suoritteeksi. Toiminnon suorittamiseen kuuluvien tehtäviä. Pienin tehtävään kuuluva osakokonaisuus. 12
Sisäisen laskennan seurantakohteet SUORITE Prosessissa tai toiminnoissa aikaansaatu tuotos (output). Voivat olla hallinnonalan, viraston, toimintayksikön, prosessin tai toiminnon tuotoksia. Ovat maksullisia tai maksuttomia tuotteita, palveluita tai aikaansaannoksia. Luovat edellytyksiä toiminnan tehokkuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden seurannalle. 13
Sisäisen laskennan seurantakohteet PROJEKTI Projektilla on aina aikataulu, alkamis- ja päättymispäivämäärä. Projektilla on selkeä tavoite, suunnitelma ja resurssit, jonka tuloksia seurataan. Projektin asettaja määrittää onko kyseessä valtiotasoinen vai virastotasoinen projekti. Projektin asettaja määrittää, miten ja millä tarkkuudella seuranta toteutetaan. Projekteja voidaan seurata ja raportoida perustietojen, organisaatiotietojen sekä lisäluokitusten avulla. 14
Sisäisen laskennan seurantakohteet Projektin luokittelutekijät BI-raportoinnissa: Rahoituslähde Pääluokittelu ( projektilaji ) Tarkentava luokittelu ( prioriteetti ) Molempia voidaan käyttää erillisenä luokittelutekijänä Perustiedot Projektin vastuuhenkilö Organisaatiotiedot Kirjanpitoyksikkö, toimintayksikkö Lisäluokittelu Kentät 1, 2 ja 3 ovat vapaita tekstikentiä Hare kenttä (VN:n hankerekisterin luokittelu) 15
Sisäisen laskennan seurantakohteet PROJEKTI Valtiotason hankkeet Tavoitteet kohdistuvat koko valtiohallintoon. Toimijat koostuvat useammasta kirjanpitoyksiköstä/virastosta. Virastojen väliset projektit Toimijat koostuvat kahdesta tai useammasta virastosta. Virastojen omat projektit Viraston omaa toimintaa varten. 16
Muut seurantakohteet VALTUUS Määrältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu oikeus tehdä sopimuksia ja antaa sitoumuksia. Valtuuden käytöstä aiheutuvat määrärahatarpeet on suunniteltu joko kokonaan tai osittain seuraavien vuosien talousarvioihin. Seurantakohteen avulla seurataan eduskunnan valtion talousarviossa myöntämiä valtuuksien käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja talousarviokirjanpidon mukaisina. 17
Muut seurantakohteet ALUE TAI KUNTA Alueryhmittely perustuu Tilastokeskuksen määrittelemiin hallinnollisiin alueisiin, joiden perustana on kunta ja ulkomaiden osalta valtio. Tämän seurantakohteen avulla on mahdollista tuottaa alue- ja kuntakohtaisia tilastoja ja raportteja. SEURANTAKOHDE 1 JA SEURANTAKOHDE 2 Kirjanpitoyksikön vapaasti valittavissa. Kirjanpitoyksikön päätettävissä olevia seurantakohteita, joilla kirjanpitoyksiköt voivat tuottaa raportointia omaa seurantaansa varten. 18
Yhteiset seurantakohteet Liikekirjanpidon tilit - Konsernitason tilit (5 merkkiä). - VK:n tilimääräysten ja -päätösten mukainen LKP-tilikartta (tilit 8 merkkiä) ei omia alajaotteluja. Talousarviokirjanpidon tilit - Talousarvion tilijaottelun mukaisesti ei omia alajaotteluja. Alue/kunta - Kuntakoodit TK:n luokituksen mukaisesti, maakoodeina SAP:n vakiokoodit. Kumppani - Kirjanpitoyksiköt ja rahastot. Toiminto - Kaikille yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot. - Kaikille yhteinen VNOS:n mukainen hierarkia. 19
Kirjanpitoyksikkökohtaiset seurantakohteet Toimintayksiköt ja kirjanpitoyksikön organisaatiohierarkia. - Monivirastoisilla kirjanpitoyksiköillä myös virastot / Kiekun segmentit määriteltävä. Valtuus-seurantakohteet valtion talousarvioon perustuen. Projektirakenteet. Toiminto (pl. ylätason VNOS-hierarkia ja yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot). Suorite (pl. ylätason hierarkia). Seurantakohde 1 ja 2. 20
Yhteiset hierarkiat Seurantakohteiden vakiohierarkiat kaikille Kiekun käyttäjille yhteisiä: - LKP-tileillä tuotto- ja kululaskelmakaavojen mukaiset hierarkiat - TaKP-tileillä talousarvion tilijaottelun mukaiset hierarkiat - Toimintayksiköillä (tulosyksiköt ja kustannuspaikat) Suomen valtion hallinnonalakohtainen hierarkia, hierarkian kolmantena tasona Kiekun yritykset eli kirjanpitoyksiköt - Valtuus-seurantakohteilla valtuuslajihierarkia - Toiminto-seurantakohteilla VNOS:n mukainen ylätason hierarkia - Suorite-seurantakohteilla yhteinen maksullisuuslajeihin perustuva ylätason hierarkia - Alue/kunta-seurantakohteilla yhteinen maakuntahierarkia - Yhteisten projektien vakiomallit 21
Yhteiset hierarkiat - VNOS 10 Ydintoiminnot 100 Eduskunnan toimialaan kuuluvat 1001 Eduskunta 1002 Ulkopoliittinen instituutti 1003 Valtion talouden tarkstusvirasto 120 Valtioneuvoston kanslian toimialaan kuuluvat 1201 Pääministerin avustaminen valtioneuvoston yleisessä johtamisessa sekä hallituksen ja eduskunnan työn yhteensovittamisessa 1202 Euroopan unionissa päätettävien asioiden valmistelun ja käsittelyn yhteensovittaminen sekä Euroopan unionin kehittämisen kannalta kes 1203 Valtioneuvoston viestintä ja valtionhallinnon viestinnän yhteensovittaminen 1204 Valtioneuvoston organisointi, hallituksen toiminta ja valtioneuvoston yleisten toimintaedellytysten järjestäminen 1205 Valtionyhtiöiden ja valtion osakkuusyhtiöiden yleinen omistajapolitiikka 1206 Valtion sektoritutkimuksen tavoitteiden yhteensovittaminen päätöksenteon tueksi 1207 Valtioneuvoston yhteinen tilannekuva, varautuminen ja turvallisuus sekä häiriötilanteiden hallinnan yleinen yhteensovittaminen 1208 Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisen toiminta- ja taloussuunnittelun, hankintatoimen, talous- ja henkilöstöhallinnon, henkilöstön 1209 Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteinen tietohallinto, mukaan lukien ulkoasiainhallinnon ulkomaanedustustojen tietoja viestintätekn 1210 Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisen verkkopalvelun ja sisäisen verkkoviestinnän kehittäminen ja yhteensovittaminen 1211 Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden toimitila-asiat 1212 Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteiset sisäiset palvelut 140 Oikeusministeriön toimialaan kuuluvat 1401 Lainvalmistelu valtiosääntöoikeuden, yleisen hallinto-oikeuden, yksityisoikeuden sekä rikos- ja prosessioikeuden alalla 1402 Valtioneuvoston lainvalmistelun kehittäminen ja EU-oikeudellinen neuvonta 1403 Tuomioistuinlaitos, syyttäjäntoimi, ulosottotoimi, oikeusapu ja muu oikeudenhoito 1404 Kriminaalipolitiikka, rikoksentorjunta ja rikosseuraamukset 1405 Vaalit, kansanäänestykset ja puolueet 1406 Ahvenanmaan maakunnan itsehallinto ja saamelaisten kulttuuri-itsehallinto 1407 Yhdenvertaisuus ja hyvien etnisten suhteiden edistäminen 22
Yhteiset hierarkiat - VNOS VK:n hierarkia VK:n toimintoja 23
Yhteiset hierarkiat - Suoritehierarkia 1 Maksullisen toiminnan suoritteet 11 Julkisoikeudelliset suoritteet 12 Liiketaloudelliset suoritteet 13 Erillislakien mukaiset suoritteet 15 Kustannusten korvaus 5 Viranomaissuoritteet 51 Loppusuoritteet 52 Välisuoritteet Hierarkia perustuu maksullisen toiminnan osa-alueisiin (maksullisuuslaji): - Maksuperustelain mukaiset julkisoikeudelliset suoritteet - Maksuperustelain mukaiset muut suoritteet (liiketaloudelliset) - Erityislakien perusteella määrättävät maksut tai hinnoiteltavat suoritteet - Maksulainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle jäävä pelkästään virastojen ja laitosten välillä harjoitettava maksullinen toiminta (ns. kustannusten korvaukset) 24
Kaikille yhteiset toiminnot 25
Kaikille yhteiset toiminnot Kaikille yhteiset ohjaus- tuki- ja palkallisen poissaolon toiminnot tulevat kaikille näkyviin. Tukitoiminnot ovat kaikille yhteiset - Voidaan alajaotella omalla koodilla, jos kirjanpitoyksikkö kokee tarpeelliseksi toteuttaa seurantaa tarkemmalla tasolla. Ohjaustoiminnot - Käyttö pääsääntöisesti ministeriöissä. - Kirjanpitoyksiköt voivat käyttää osallistuessaan hallinnonalakohtaisiin kehittämistehtäviin. - Lainsäädäntötyö. Yhteiset toiminnot ja niiden käyttökuvaus löytyy Valtiokonttorin kotisivuilta: - http://www.valtiokonttori.fi/kasikirja/public/download.aspx?id=905 94&GUID={65887541-D60A-44AF-98CA-00816A53563E} 26
50 Ohjaustoiminnot 500 5000 Yhteiskuntapolitiikan strategiat ja seuranta 9 999 500 000 Yhteiskuntapolitiikan strategiat ja seuranta 5100 Hallinnonalan ohjaus- toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta 9 999 510 000 Hallinnonalan ohjaus-, toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta 5200 Lainsäädännön valmistelu ja seuranta 9 999 520 000 Lainsäädännön valmistelu ja seuranta 5300 EU- ja kansainväliset asiat 5400 9 999 530 000 EU- ja kansainväliset asiat Muut ministeriökohtaiset eritystehtävät (ministeriön hoitamat lupa-asiat ja valtionapuviranomaistehtävät) 9 999 540 000 Muut ministeriön erityistehtävät Ohjaustoiminnot on lähtökohtaisesti rakennettu ministeriöiden yhteisten tehtävien seurantaa varten, mutta myös kirjanpitoyksiköt käyttävät tiettyjä ohjaustoimintoja ohjeen mukaisesti. - Kirjanpitoyksikön tulee keskustella ohjaavan ministeriön kanssa siitä, milloin ohjaustoimintoja käytetään. Ministeriöillä voi olla käytössä / voivat ottaa käyttöön tarkennetut ohjaustoiminnot. 27
60 Tukitoiminnot 600 Tukitoiminnot 6000 Johtaminen 6100 Henkilöstöhallinto 6200 Taloushallinto 61100 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu 61200 Palkan- ja palkkionlaskenta 61300 Palvelussuhteen hallinta 61400 Henkinen ja fyysinen työkyky 61500 Koulutus 61600 Muut henkilöstöhallinnon tehtävät 62100 Tulojen käsittely 62200 Menojen käsittely 62300 Kirjanpito 62400 Sisäinen laskenta ja raportointi 62500 Muut taloushallinnon tehtävät 62600 Toiminnan ja talouden suunnittelu 9 999 600 000 Yleishallinto ja johtaminen 9 999 600 200 Sidosryhmäyhteistyö ja edustaminen 9 999 611 000 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu 9 999 612 000 Palkan- ja palkkionlaskenta 9 999 613 000 Palvelussuhteen hallinta 9 999 613 100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen 9 999 614 000 Työterveyshuolto 9 999 614 100 Työsuojelu 9 999 614 200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta 9 999 615 100 Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu 9 999 615 200 Koulutus oppilaana 9 999 615 300 Muu osaamisen kehittäminen 9 999 616 000 Muut henkilöstöhallinnon tehtävät 9 999 616 100 Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen 9 999 616 200 Yhteistoiminta 9 999 616 300 Luottamusmiestoiminta 9 999 621 000 Tulojen käsittely 9 999 622 000 Menojen käsittely 9 999 623 000 Kirjanpito 9 999 624 000 Sisäinen laskenta ja raportointi 9 999 625 000 Muut taloushallinnon tehtävät Tukitoiminnot ovat kirjanpitoyksikön ydintoimintoja yleisesti tukevia tukitoimintoja. Kiinteästi ydintoimintaan liittyvä toiminta kohdistetaan ydintoimintoon / seurataan ydintoimintona. 9 999 626 000 Toiminnan ja talouden suunnittelu 28
610 Henkilöstöhallinto 9999 611 000 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu - henkilöstösuunnittelu mm. eläköitymisen, vaihtuvuuden, toimintaympäristön muutoksen ym. vaikutusten arviointi ja suunnittelu, tehtävien organisointi ym. - henkilöstöön liittyvien tunnuslukujen raportointi - henkilöstökertomus ja henkilöstötilinpäätös - henkilöstön osaamiskartoitukset - henkilöstön osaamisen kehittäminen 9999 612 000 Palkan ja palkkioiden laskenta - palkan ja palkkioiden laskentatyö - palkan ja palkkioiden laskentaan kohdistuva tarkastus, selvittely, neuvonta ja ohjeistustyö - selvitystyö Palkeiden kanssa koskien virkamiesten palkkausasioita - viraston sisäisesti tapahtuva virkamiesten ohjeistus/neuvonta palkkoihin liittyvissä asioissa (yhteys Palkeisiin kulkee useimmiten henkilöstöhallinnon kautta) - palkkojen maksatusaineistoon liittyvä tarkistustyö (sis. palkkaluettelon käsittely Rondossa) 9999 613 000 Palvelussuhteen hallinta - henkilötietojen ja palvelussuhdetietojen ja vakanssitietojen luominen ja ylläpito o Mm. henkilön perustietojen ilmoittaminen ja korjauspyyntöjen tekeminen, palvelussuhteissa tapahtuvien muutosten ilmoittaminen, palkanmäärityslomakkeiden laadinta, virkojen perustaminen, lakkauttaminen tai muuttaminen sekä virkajärjestelyt ja niihin liittyvien päätösten laadinta - henkilöstön poissaolojen hallinta o Mm. poissaolojen, koulutustietojen, vuosilomien ym. tietojen ilmoittaminen ja niihin liittyvien päätösten laadinta, lomatietojen tarkastaminen, lomajärjestelmän käyttöneuvonta, poissaoloilmoituksen laadinta eroavasta ja virkavapaalle lähtevästä henkilöstä - ajanhallinta sis. työvuorosuunnittelu, kulunvalvonta, työaikojen kohdentaminen - esimiestyöstä se osuus, joka tehdään Kiekussa o poissaolot, lomat, ajanhallinnan tietojen käsittely/hyväksyntä (ei raportointi tai osaamisen hallinta) - työtapaturmien ja kuntoutusasioiden hoitamiseen kulunut työaika ja menot 9999 613 100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen - rekrytointiin kohdistuva työaika, suunnittelu, haastattelut ja muut erilliskulut esim. lehti-ilmoitukset, soveltuvuustestit - yleisperehdyttäminen, perehdytysmateriaali, henkilökortit yms. - lähtöhaastattelut 29
HUOM. Yhteisten toimintojen kehittäminen käynnissä vuonna 2015 2 3 4 5 6 7 8 9 Htv- ja tuottavuuskyselyn suunnittelu Valtiotason tietotarpeiden tarkennus Seurantakohteiden kehittämisehdotusten suunnittelu Työpajat kpy:den kanssa Yhteisten toimintojen käyttökuvauks en päivitys Kpy:den kommentit Käyttökuvauk sen julkaisu. Voimaan 1.1.2016. 30
HUOM. Yhteisten toimintojen kehittäminen käynnissä vuonna 2015 Luotettavan tietopohjan varmistamiseksi, yhteisten tukitoimintojen käyttöä ehdotetaan muutettavaksi siten, että niitä käyttävät pääosin vain taha-, heha- ja ns. hallintoammattilaiset. - Esimies ja ns. perusvirkamies kirjaavat hallinnollisiin tehtäviin kuluneen työajan yleishallinto ja johtaminen -tukitoiminnolle. Esimiehen hallinnollisista tehtävistä erotellaan vain rekrytointeihin kuluva työpanos (tukitoiminto Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen). Yhteisiä tietotarpeita varten (erityisesti htv- ja tuottavuuskysely) voidaan esimiehen ja virkamiehen osuus prosessin työpanoksesta arvioida Valtiokonttorissa erilaisten mittareiden avulla. - Esim. x tuntia / virkamies = TUKE-keskustelun työpanos. - Esim. x min / tilauksellinen lasku ja x min / sopimuksellinen lasku (huomioiden automaattisen kohdistumisen asteen). Taustakyselyllä kartoitetaan htv- ja tuottavuuskyselyn tiedonkeruuta tukevia asioita (mm. kirjanpitoyksikön organisointi, taha- ja hehaammattilaisten määrä jne.). 14.8.2015 31
Seurantakohteiden suunnittelun aikataulu 32
Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk* Valmistelu Muutosten määrittely Mukautus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Projektinhallinta Muutosjohtaminen Palvelut Taloushallinto Henkilöstöhallinto Analyysiraportointi Portaali Konversiot Perustiedot Tietoturva Liittymät Tekniikka 33 * Vaiheiden kestot ohjeellisia
Seurantakohteiden eri versiot ja aikataulut Erä6 Versio 1 Valmisteluvaiheen versio dl. 7.9.2015 Pitää ilmetä kpy:n tarpeet kokonaisuudessaan. Käyttöönotettavat seurantakohteet suunniteltu Excel-pohjaan. Pohja jatkotyöstämiselle ja työpajoille. Soveltuvin osin käyttöön vanhaan järjestelmään. Versio 2 Versio 2,5 Versio 3 Määrittelyvaiheen versio dl. 4.12.2015 Valmiina kooditukset: Toimintayksikkö, LKP, TaKP, projektirakenne. Muiden seurantaulottuvuuksien käyttötarve tiedossa ja työstäminen pitkällä. Kaikki avoimet asiat oltava tiedossa. Hyväksymistestauksessa ja koekonversioissa käytettävä versio dl. 18.3.2016 Työstäminen muutosehdotusten määrittely- ja toteutusvaiheessa. Valmis määrittelyvaiheen lopuksi. Auki olleet asiat ratkaistu. Lopullinen / jäädytettävä seurantakohdemalli, kaikki seurantakohteet valmiina. Tuotantoversio dl. 27.5.2016 Työstäminen hyväksymistestausvaiheessa. Sisältää määrittelyvaiheen jälkeen tulleet muutokset. Viimeiset muutokset päivitetään suoraan tuotantoon. Palkeet vie muutokset Kiekuun 2-4 viikkoa ennen käyttöönottoa. 34
Seurantakohteiden suunnittelussa huomioon otettavia asioita 35
Huomioitavaa seukojen suunnittelussa Seurantakohteiden suunnittelu Muutoksia seurantakohteisiin Useita toimijoita Mahdollisuus uudistaa seuranta. Tietotarpeiden kartoitus. Aloitettava hyvissä ajoin (n. 0,5 vuotta ennen käyttöönottoprojektin alkamista). Varattava työstämiseen aikaa ja resursseja riittävästi. Kannattaa ottaa käyttöön sovelletusti jo ennen Kieku-aikaa. Mitä oikeasti tarvitaan. Numerot muuttuvat. Koodit suhteellisen pitkiä. Yhteinen numeroavaruus, koodien alussa kirjanpitoyksikön tunnus. Kirjanpitoyksikkö, Palkeet, ministeriö, VK. Yhteinen kieli. Syntyy uutta osaamista. Vaatii yhteistyötä ja verkostoitumista. 36
Seurantakohdemallin suunnittelu Mieluummin vähemmän kuin enemmän seurantakohteita (ainakin alkuun lähdettäessä) - Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Jokainen seurantakohde tarkoittaa eri asiaa, eli huolehdittava, että eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. - Ei samoja asioita esim. toimintayksikköön ja toimintoon. Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on aikataulu. Ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita. - Samaan toimintoon voi liittyä useampi samantyyppinen suorite (suoriteryhmä). - Seurantakohteiden määrittely alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas). 37
Toimitilat Kiekussa / Optimaze Toimitilat perustetaan Kiekuun toimintayksikköseurantakohteiksi. Toimitiloihin liittyvät kustannukset kirjataan kiinteistötoimintayksiköille, josta toteumatiedot siirretään Optimazeen kerran kuukaudessa. Toimitilojen ryhmittely toimintayksikköseurantakohteiksi ja sijainti toimintayksikköhierarkiassa määritetään kirjanpitoyksikön seurannan tarpeiden pohjalta. - Huomioi myös kiinteistömenojen kirjaaminen / kiinteistöstä tehty sopimus. - Ks. seuraava dia, jossa esitetty 2 vaihtoehtoista tapaa kiinteistötoimintayksiköiden sijainnista hierarkiassa. 38
Kiinteistötoimintayksiköiden sijainti hierarkiassa - esimerkkejä 1 66600392 Tuotanto-osasto 66600393 Hallinto-osasto 6660039220 Tuotanto 1 6660039221 Tuotanto 2 6660039222 Tuotanto 3 6660039223 Kiinteistö 1 6660039330 Taloushallinto 6660039331 Henkilöstöhallinto 6660039332 Kiinteistö 2 2 39
Tietojen siirto Optimazeen Tiedot Kiekusta Optimazeen / Kieku sellaisenaan -liittymä - Toimintayksikköhierarkia siirretään päivittäin. - Tiedot henkilöistä siirretään päivittäin. - Kiinteistötoimintayksiköille kirjatut toiminnan tuotot ja kulut (3- ja 4-alkuiset lkp-tilit) siirretään kerran kuukaudessa. - Liittymä aktivoidaan Kiekun käyttöönoton jälkeen erikseen sovittavassa aikataulussa. - Optimazeen siirretään Kiekusta taloushallinnon toteutumatiedot käyttöönottokuukaudesta alkaen, alkuvuosi kirjanpitoyksikön vastuulla. Liittymää Optimazesta Kiekuun ei ole toteutettu. 40
Kieku organisaatiomalli Taloushallinto vs. Henkilöstöhallinto Taloushallinto Toimintayksikkö Organisaatioyksikkö* Henkilöstöhallinto Budjetoitutoimi Henkilöstöhallinto Taloushallinnon puolella perustettu toimintayksikkö tallennetaan henkilöstöhallintoon organisaatioyksikön peruskustannuspaikaksi. Usea organisaatioyksikkö voi olla yhdistetty yhteen toimintayksikköön. Henkilö Henkilöstöhallinto 41
Suoritteen ja myyntilaskutuksessa käytettävän nimikkeen yhteys Laskutettavia palveluita tai tuotteita kutsutaan SAP-järjestelmässä nimikkeiksi, joista muodostuu Kiekuun virastojen yhteiskäytössä oleva nimikerekisteri. Suoriteseurantakohteen suunnittelussa on otettava huomioon suoritteen ja nimikkeen yhteys. Suorite nimike yhteyttä mietittäessä on kolme vaihtoehtoa: 1. Yksi suorite-koodi = monta nimikettä (esim. Suorite Lupapäätös nimikkeet Lupa A, Lupa B, Lupa C jne.) 2. Yksi suorite-koodi = yksi nimike (esim. Suorite Lupapäätös A Nimike Lupa A) 3. Monta suorite-koodia = yksi nimike / ei nimikettä (esim. Suorite Lupapäätös A, Lupapäätös B, Lupapäätös C Nimike Lupapäätös) 42
Suoritteen ja myyntilaskutuksessa käytettävän nimikkeen yhteys 1. vaihtoehto (Yksi suorite-koodi = monta nimikettä): Tämä käy esim. silloin, kun lupien käsittelyn kustannukset per lupa ovat suhteellisen vakiot (kustannukset per tehty lupapäätös eivät juurikaan vaihtele). 2. vaihtoehto (Yksi suorite-koodi = yksi nimike): Tässä vaihtoehdossa saadaan suoraan raportoinnista (kirjanpito) tiedot, paljonko yhden luvan kustannukset ja tuotot ovat. Tämä vaihtoehto tulee kysymykseen esim. silloin, kun luvan kustannukset vaihtelevat tapauskohtaisesti (esim. ympäristölupa, yksittäisen luvan käsittelyyn voi kulua aikaa muutamasta htp:stä kymmeniin htp:iin). 3. vaihtoehto (Monta suorite-koodia = yksi nimike / ei nimikettä): Tämä vaihtoehto tulisi kysymykseen esim. silloin, kun laskutus tapahtuu pääasiassa substanssijärjestelmän kautta ja lupien kustannukset vaihtelevat tapauskohtaisesti. 43
Suoritteen ja myyntilaskutuksessa käytettävän nimikkeen yhteys Kiekusta saadaan raporteilta tietoa nimikkeittäin, asiakkaittain, kappale- ja euromääriä. Nämä tiedot koskevat siis Kiekun SDlaskutuksen kautta syntyneitä tuottoja. - Substanssijärjestelmien osalta saadaan yleensä vastaavat tiedot raportoitua ko. järjestelmästä. Kirjanpidon raporteilta saadaan eurotiedot Suorite seurantakohteen kautta. 44
Tahtin tiedonkeruu Tahti Kiekun seurantakohteet 038 Henkilöstökoulutus Poissaolokirjaus* (Henkilöstökoulutus t/pv), ei tuntikirjausta. (Toiminto 9999615200 Koulutus oppilaana) 041 Luottamusmiestoiminta päätoiminen 042 Luottamusmiestoiminta sivutoiminen Päätoiminen luottamusmies kirjaa tuntikirjauksissa tukitoiminnolle 9999616300 Luottamusmiestoiminta, sivutoiminen luottamusmies tekee poissaolokirjauksen (Luottamusmiestoiminta). (Toiminto 9999616300 Luottamusmiestoiminta) 043 Yhteistoiminta Poissaolokirjaus (Yhteistoiminta), ei tuntikirjausta. (Toiminto 9999616200 Yhteistoiminta) 044 Työsuojelun yhteistoiminta Toiminto 9999614100 Työsuojelu 045 Virkistystoiminta Poissaolokirjaus (virkistystoiminta), ei tuntikirjausta. Virkistystoimintaan osallistuminen saadaan heha-puolen raportoinnista. (Toiminto 9999614200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta.) 046 Kuntoutuspoissaolo Poissaolokirjaus (Kuntoutus) Saadaan heha-puolen raportoinnista. *Poissaolokirjauksella tarkoitetaan ilmoitusta Kiekun poissaolot-osiossa. 45
Tahtin tiedonkeruu - Työvoimakustannukset, joista ilmoitetaan vian kustannukset (ei palkkaa) Tahti Kiekun seurantakohteet 049 Virka- ja suojapuvut Ty +lkp 40040100 Vaatteisto, virkapuvut + toiminto Ty + lkp 40040200 Vaatteisto, suojavarusteet + toiminto 052 Sairausvakuutuksen palautukset Ty + lkp 41020000 Sairausvakuutus yms. lakien mukaiset palautukset 055 Yhteistoiminnan muut kustannukset 057 Väestösuojelutoiminnan kustannukset Ty + lkp + toiminto 9999616200 Yhteistoiminta Ty + lkp + toiminto 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta, josta arvioidaan väestönsuojelun osuus. 059 Työpaikkaterveyspalvelut ostetut Lkp 43320000-43310203 Työterveyspalvelut Lkp 43320000 Työterveyshuollon kustannusten palautus 062 Virkistystoiminnan muut kustannukset Lkp 43330000 Virkistyspalvelut + ty + toiminto 9999614200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta 069 Rekrytointikustannukset Ty + toiminto 9999613100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen 075 Henkilöstökoulutuksen anto 9999615100 Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu 46
Seurantakohteiden ylläpito 47
Toimijat seurantakohdemallin ja seurantakohteiden ylläpidossa Kirjanpitoyksikkö suunnittelee tarvitsemansa seurantakohteet seurantakohdemallin mukaisesti. VK:n talous ja henkilöstö toimiala vastaa seurantakohdemallin sisällöllisestä ohjeistuksesta ja tukee Kiekun käyttöönotossa kirjanpitoyksikköä seurantakohteiden suunnittelussa. VK:n Kieku-toimiala tukee Kiekun käyttöönotossa kirjanpitoyksikköä seurantakohteiden suunnittelussa. Palvelukeskus osallistuu Kiekun käyttöönotossa seurantakohteiden suunnitteluun ja on käyttöönoton jälkeen seurantakohdemallin ja seurantakohteiden ylläpidon ohjeistaja sekä ylläpitää seurantakohteet Kieku järjestelmään. Kiekun toimittaja CGI osallistuu käyttöönotossa seurantakohteiden suunnitteluun ja ylläpitää eri seukoversiot Kiekun kehitysympäristössä, Kiekun hyväksymistestaus- ja konversioympäristöissä sekä Kiekun tuotantoympäristössä. 48
Seurantakohteiden ylläpito; keskitetysti ylläpidettävät Liikekirjanpidon tilit Liikekirjanpidon tilikartan ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Perustetaan Palkeissa konsernitilikarttaan ja Kiekun tilikarttaan VK/TH:n tilimääräysten ja tilipäätösten perusteella. Kirjanpitoyksikkö pyytää tarvittaessa palvelukeskusta laajentamaan uuden tilin käyttöönsä, osa tileistä laajennetaan automaattisesti kaikille. Talousarviokirjanpidon tilit Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Palkeet perustaa keskitetysti keskuskirjanpidon toimittamien talousarvion tilijaottelun ja tilijaottelumuutosten perusteella sekä keskuskirjanpidon toimittamien tietojen perusteella siirrettyjen määrärahojen tilit. Jakamattomien määrärahojen tilit laajennetaan kirjanpitoyksikön käyttöön Palkeisiin toimitettujen jakopäätösten perusteella. 49
Seurantakohteiden ylläpito; keskitetysti ylläpidettävät Seurantakohteiden ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Alue/Kunta Palkeet ylläpitää keskitetysti kuntakoodit hierarkioineen. Maakoodit päivitetään SAP:n päivitysten mukaisiksi. Kumppanikoodi Palkeet/toimittaja ylläpitää keskitetysti voimassaolevien kirjanpitoyksikköjen ja rahastojen mukaiset kumppanikoodit. Toiminto Palkeet ylläpitää keskitetysti yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot VK/TH-toimialan toimittamien tietojen perusteella. Palkeet ylläpitää keskitetysti kaikki yhteiset hierarkiat sekä kaikille yhteisiin vallidointisääntöihin liittyvät tilijoukot. 50
Seurantakohteiden ylläpito; kirjanpitoyksikön vastuulla, Palkeet ylläpitää Kirjanpitoyksikkö vastaa käytössään olevista LKP- ja TaKPtilikartoista ja niihin liittyvistä yrityskohtaisista validointisääntöjen tilijoukoista. Seurantakohteiden ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Palkeet ylläpitää, pyynnöt kirjanpitoyksiköstä Excel-lomakkeilla - Toimintayksikkö (tulosyksikkö, kustannuspaikka) - Valtuus - Toiminto - Suorite - Seurantakohde 1 ja 2 Palvelukeskus ohjeistaa ja toteuttaa muutokset Kiekussa, esim. rinnakkaishierarkioiden toteutus ja organisaatiomuutokset. Kirjanpitoyksikössä tärkeää nimetä vastuuhenkilöt seurantakohdekoodiston ylläpitoa, validointisääntöjen tilijoukkojen ylläpitoa ja seurantakohteiden käyttöön liittyvien ohjeiden ylläpitoa varten. 51
Seurantakohteet eri järjestelmissä 52
Seurantakohteet Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä Seurantakohde voi olla nimetty eri tavoin eri osissa järjestelmää, kts. tarkemmin seuraava sivu. - Esim. seurantakohdemallin toimintayksikkö on Kiekussa tulosyksikkö ja kustannuspaikka. Osa Kiekun seurantakohteista hyödyntää SAP:n toiminnallisuuksia ( valmiiksi nimettyjä). - Seurantakohteiden nimien räätälöintiä (muokkaaminen asiakkaan tarpeisiin) ei ole tehty Kiekussa, on ongelmallista mm. SAP:n järjestelmäpäivitysten vuoksi. Esim. TaKP-tili => Rahoitusrivi, Toiminto seurantakohde => Toimintoalue, Suorite seurantakohde => Rahasto 53
Seukot Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä Seukon nimi ao. järjestelmässä, mikäli ei ole merkitään ( -- ). Seurantakohde 1 Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 SEUKO-MALLI LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Kumppaniyhtiö Kieku Pääkirjatili Kustannuspaikka Rahoitusrivi Sisäinen Projekti Toiminto- Rahasto Alue/kunta SAP/Fico Tili Tulosyksikkö tilaus (PRR-osa) alue Kumppani SeuKo1 SeuKo2 Segmentti Tilaus SAP/käyttöomaisuus LKP-tili Kustannuspaikka* (--) Sisäinen tilaus (--) Valtuus ProjRakOsa* PRR-osa Toimintoalue* Rahasto* Alue/kunta Kumppaniyhtiö Toimintoalue Rahasto Alue/kunta Projekti Projektimääritys Toiminto Suorite Alue/kunta (--) Projekti-rakenteen osa Logica Palkat LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Ajanhallinta (--) Toimintayksikkö (--) Valtuus Projekti Toiminto Suorite (--) (--) Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 SAP/laskutus Pääkirjatili Tulosyksikkö Rahoitusrivi TA-tili Rahoitusrivi SAP/BIraportointi Toimintayksikkö Rahoitusrivi LKP-tili Tulosyksikkö pisteellinen SAP/HCM (henkilön (--) sopimus) Kustannuspaikka TA-tili Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 (--) (--) (--) Viraston vapaa 1 (--) (--) (--) Toimintoalue Seurantakohde 1 Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 (--) Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 (--) (--) Cats Toimintayksikkö Rondo 8 Tilinnumero Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, yhteinen projekti Toiminto Suorite (--) (--) Seurantakohde 1 Valtuusnumero Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 M2 Tili Toimintayksikkö TA-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani * Seurantakohteelle kirjataan poistot, mikäli tämä seurantakohde on tallennettu käyttöomaisuusyksikölle. Cats: Toimintayksikköä on käytössä asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 54
Seurantakohteiden integraatio Kiekun taloushallinnossa, SAP Ficossa, seurantakohteiden master-tieto. - Kaikki seurantakohdemuutokset tehdään vain Kiekun taloushallintoon ei ylläpidetä muualla. - Muutokset siirtyvät seuraavaksi päiväksi oheisjärjestelmiin. Seurantakohteet ylläpidettävä niin, että eri oheisjärjestelmistä tulevat aineistot käyttävät samoja seurantakohteita. Järjestelmään perustettua ja oheisjärjestelmiin siirrettyä seurantakohdetta ei voi poistaa, ainoastaan muuttaa voimassaoloaikaa / lukita. 55
Seurantakohteet Kiekun järjestelmiin Kiekun käyttöönotossa perustetaan kaikki seurantakohteet ja hierarkiat Kiekun tuotantoympäristöön version 3.0 mukaisina. Seurantakohteet siirtyvät kaikkiin Kiekun järjestelmiin kuten HCM, Palkat, Ajanhallinta ja Cats sekä yhteisiin oheisjärjestelmiin R8 ja M2, Tilhaan seukot siirtyvät Rondosta. Kiekun taloushallinnossa seurantakohteet, hierarkiat ja muutokset ovat heti käytettävissä. Oheisjärjestelmissä seurantakohteet ja niiden muutokset ovat käytettävissä kirjauksiin seuraavana päivänä. Seurantakohteiden hierarkiat ja niiden muutokset siirtyvät yön yli tietovarastoraportointiin (BI-raportointi). Käyttöönoton jälkeen seurantakohteiden ylläpidon tekee Palvelukeskus. 56
Seurantakohteet kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin Seurantakohteiden siirtäminen kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin määritellään liittymäkohtaisesti. Oheisjärjestelmissä on käytettävä samoja seurantakohteita - seurantakohteiden olemassaolotarkistus - seurantakohteiden voimassaolotarkistus Jos oheisjärjestelmä / liittymä ei tarkista seurantakohteita, tietojen taloushallintoon siirtojen oikeellisuudessa on riskejä. BI:sta voidaan siirtää seurantakohteiden hierarkioita kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin. 57
Seurantakohteiden suunnittelupohja 58
Seurantakohteiden suunnittelupohja Seurantakohteet suunnitellaan ns. seuko-pohjaan (Excel). Seukopohjassa on koodien ja hierarkioiden rakentamissäännöt, pituudet ja esimerkit. Seukopohjan kansi-välilehdellä ylläpidetään versiohistoria, sovittava kuka kirjanpitoyksikössä vastaa seukopohjan päivityksistä. - Monivirastoinen kirjanpitoyksikkö laatii seukot yhteen kirjanpitoyksikön yhteiseen seukopohjaan. 59
Seurantakohteiden suunnittelupohja Tiedoston nimeäminen Tiedosto, jota työstetään, on nimeltään KPY0_Kieku_seukot.xls (KPY=kirjanpitoyksikön numero) Kun versio 1.0, 2.0, 2.5 tai 3.0 valmistuu, tallennetaan tiedostosta kopio ja nimetään se niin, että versionumero näkyy tiedoston nimestä, esim. KPY0_Kieku_seukot_v1.xls tai KPY0_Kieku_seukot_v2.xls. Seuraavan version työstämistä jatketaan alkuperäiseen tiedostoon (KPY0_Kieku_seukot.xls), josta taasen tallennetaan erikseen nimetty kopio seuraavan version valmistuttua (tiedoston nimessä on versionumero), jne kaikkien versioiden osalta. 60
Seurantakohteiden suunnittelupohja Tallennus Vaasiin Tallenna suunnittelupohja Erä6 / Työversiot / Taloushallinto / Ydintiedot kansiossa olevaan kirjanpitoyksikön omaan kansioon Vaasi on yhteinen säilytyspaikka ja jakelukanava eri osapuolet työskentelevät Vaasissa olevan materiaalin perusteella. - Sähköposti vain todella perusteltu poikkeus!! Noudata määräaikoja - seurantakohdeversion valmistuminen on sidottu muihin aikatauluihin!! 61
Seurantakohteiden suunnittelupohja Sekalaisia ohjeita Seurantakohteiden nimikenttien pituudet usein max. 40 merkkiä. Nimen alkuun ydinasia, esim. Ajanhallinnan järjestelmässä näkyy vain 25 merkkiä pitkästä nimestä. Ei nimiä suuraakkosin. Kirjaustason nimet selkeiksi, oheisjärjestelmiin siirrettävissä seukoissa ei ole mukana hierarkioita. Tutki miltä kirjaustasojen nimet näyttävät luettelona. Seukojen koodit numeroita, jos mahdollista. - Esim. validointisäännöissä numerokoodit osoittautuneet parhaiksi. Numeroinnin ei tarvitse olla kuvaavaa. 62
Seurantakohteiden suunnittelupohja Sekalaisia ohjeita Älä käytä Koodeissa tai nimissä: - Erikoismerkkejä, esim. näppäimistössä numeronäppäinten yhteydessä olevat merkit. - Puolipiste ehdottomasti kielletty! - Piste, pilkku ja väliviiva (lyhyt viiva) eivät ole erikoismerkkejä. Sallittuja nimissä, mutta käytä harkiten (tuoko lisää selkeyttä, vie tilaa nimikentästä jne.) Koodeissa ä, ö tai å kirjaimia. Taulukon soluissa kaavoja, yliviivauksia yms. muotoiluja - Tuhaterottimet sallittuja Excelin muotoilutoiminnolla, mutta kiellettyjä lisätyllä välilyönnillä. 63
Seurantakohteiden suunnittelupohja Sekalaisia ohjeita Lisää jokaiseen seurantakohteeseen virhetili ja organisaatioon lisäksi oletustoimintayksikkö seurantakohdepohjassa olevan mallin mukaisesti. Poista kunkin seurantakohteen kohdalla oleva esimerkkirivi versiosta 2.5 ja 3.0. Liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon tilien nimiä ei siirretä järjestelmään Excel-taulukosta vaan tulevat keskitetysti kaikille tilimääräysten ja päätösten ja tilijaottelun mukaisina. Yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot tulevat automaattisesti kaikille yhteisillä koodeilla ja nimillä. 64
Kiitos! Eila Parviainen, EXT-Eila.Parviainen@valtiokonttori.fi.