Maa- ja puutarhatilojen hankintailtapäivä - julkisen hankinnan kilpailutusprosessi keskeisin osin Tervetuloa koulutukseen Julkisen hankinnan perusta ja velvoitteet Kilpailutusprosessi Esimerkkejä Keskustelua ja ajatustenvaihtoa 24.6.2009 1
Hankintayksiköt Valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset myös valtion liikelaitokset Seurakunnat Julkishallintoon liittyvät oikeushenkilöt yleisen edun tarkoitus ilman kaupallista tai teollista luonnetta saa pääasiallisen rahoituksen julkisyhteisöiltä johto on hankintayksikön valvonnassa tai julkisvalvojia yli puolet Mikä tahansa hankinnan tekijä jos julkisyhteisön tuki on yli puolet hankinnan arvosta 24.6.2009 2
Keskeinen lainsäädäntö Hankintalaki (30.3.07/348) kilpailutus- ja ilmoitusvelvoite kilpailutuksen periaatteet ja ohjeet Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (21.3.99/621) määrittelee asiakirjojen julkisuuden Lisäksi: Rahoittajien määräykset ja ohjeet 24.6.2009 3
Julkisen hankinnan lähtökohta Julkisen hankinnan tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa (Hankintalaki 1 ). Olennaista on hankinnan tunteminen, määrittely ja oikea asenne sen toteuttamista kohtaan. Lainsäädäntö ohjaa toimimaan määrämuotoisesti. 24.6.2009 4
Periaatteet julkisissa hankinnoissa Avoimuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn tietoja ei salata hankinnasta ilmoitetaan julkisesti, kilpailutuksen päätöksestä tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille ja hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankinnan vaatimukset ja tarjouspyynnön sisältö ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa tarjoajien kelpoisuusehdoissa huomioidaan hankinnan luonne ja arvo 24.6.2009 5
Voimassa olevat kynnysarvot - hankinnan arvo ilman arvonlisäveroa EU-kynnysarvot 206.000 euroa tavara- ja palveluhankinnoissa 5.150.000 euroa rakennus- ja käyttöoikeusurakoissa Kansalliset kynnysarvot yli 15.000 tavara- ja palveluhankintoja yli 50.000 sosiaali- ja terveyspalveluhankintoja yli 100.000 urakkahankintoja Kynnysarvot alittavat hankinnat eivät kuulu hankintalain piiriin, mutta niihinkin tulee soveltaa hankintalain henkeä 24.6.2009 6
Hankinnan valmistelun merkitys - Carl-Johan Nordberg Valtaosa kaikista hankintaprosessiin liittyvistä ongelmista johtuu lähtökohtaisesti markkinatiedon puutteesta ja huonosta esivalmistelusta. Mikäli omat tarpeet eivät ole tarkkaan tiedostettu ja markkinoilla olevasta tarjonnasta on hatara käsitys, niin tehty tarjouspyyntö on vähän sinnepäin, jolloin saatavat tarjoukset myös ovat vähän sinnepäin. Ja niin on sotku valmis. Hankinnan tunteminen ja tiedostaminen on hankinnan toteutumisen olennaisin vaihe Hankinnan tunteminen ja/tai määrittely saattaa tuntua helpolta, mutta sitä se ei yleensä ole. 24.6.2009 7
Hankinnan valmistelun merkitys - Carl-Johan Nordberg Vuoropuhelun merkitystä potentiaalisten toimittajien kanssa ei voi painottaa liikaa, ja mielestäni syrjimättömyysperiaate on tässä yhteydessä saanut ylikorostuneen, ja usein jopa vinoutuneen tulkinnan. Tämä on pahimmillaan johtanut siihen, että hankkijat eivät uskalla olla tekemisissä potentiaalisten toimittajien kanssa, jolloin tarpeet ja tarjonta eivät kohtaa. Hankintatarpeen määrittely avautuu vasta markkinatilanteen ja sopivuuden selvittämisessä. Hankinnan valmisteluun käytetty aika vähentää aikaa tarjousten täsmentämisissä ja vertailemisessa 24.6.2009 8
Hankinnan huolellinen valmistelu on olennaista Tarpeen tunteminen ja määrittely tunne hankintatarve mikä, paljonko, minne, milloin, miten määrittele hankintatarve määrällisesti, laadullisesti, lainmukaisesti selvitä markkinat onko saatavilla, vastaako tarvetta Hankinta onnistuu hyvin tai huonosti valmistelun perusteella 24.6.2009 9
Tarpeen määrittely hankintayksikössänne ehdottomat vaatimukset hankinnalle hankinnan vähimmäisvaatimukset, tekniset määritykset, toimitusajat ja -ehdot, referenssit, alihankinta jne vaatimukset ei saa rajoittaa kilpailua tarjouksen tulee täyttää asetetut vaatimukset ehdottomat vaatimukset tarjoajalle tarjoajan vähimmäisvaatimukset, koulutustaso, osaaminen (CV), toimitusajat, referenssit jne vaatimukset eivät saa olla syrjiviä tarjoajan tulee täyttää asetetut vaatimukset 24.6.2009 10
Tarpeen määrittely hankintayksikössänne hinta ja hinnoittelu määritys, mitä hinnalla tavoitellaan yksikköhintoja hankinnan kokonaishintaa yhdistelmähinnoittelua hinnoittelun sitovuus tai joustavuus kiinteä hinnoittelu tai hinnoittelun muuttuminen ja muutosperusteet» omat muutosperusteet 24.6.2009 11
Halpaa, laadukasta vai molempia Hankintalaki määrittelee valintaperusteeksi halvimman hinnan tai kokonaistaloudellisen edullisuuden Halvin tarjous voi olla riittävä, hyvä tai jopa edullisin, kun tietää mitä on hankkimassa. Laadullisuuden korostamisella voidaan saada käyttöön parhaiten soveltuva hankinta ja ajan kanssa se voi olla halvinkin Lähtökohta on aina hankintayksikön ratkaistavissa 24.6.2009 12
Kokonaistaloudellinen edullisuus valintaperusteena Kokonaistaloudellisuuden hyvällä määrittelyllä on mahdollista saada laadullinen hankinta edullisesti. Kokonaistaloudellisuuden käyttö edellyttää painotuksen/pisteytyksen määrittelyä ja niiden arviointia Painotus määritellään objektiivisesti kuhunkin hankintaan Hyvä painotussuhde on rajoissa hinta 25 45 % ja laadulliset kriteerit 55 75 % 24.6.2009 13
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perustaa - laadullisuus hankintayksikön määriteltävissä hankinnan laadullisuuden määrittelyjä mm: saatavuus, toimitusvarmuus henkilöstön aikaansaannos, yhteistyökyky tekniset tai toiminnalliset ominaisuudet käyttö- tai elinkaarikustannukset palvelu- tai toimintasuunnitelma ympäristö- tai yhteiskuntavastuullisuus ovat kokonaistaloudellisesti arvioitavia määreitä 24.6.2009 14
Kokonaistaloudellisuuden arvioinnin toteuttamistapa toteutustapa esitetään jo tarjouspyynnössä arviointikriteerit ja niiden täsmennykset arvioinnin käytännön toteuttaminen (prosentit pisteiksi) tarjoushinnan suhteuttaminen (halvin saa täydet pisteet) laadullisen arvioinnin toteutustapa hankintayksikössä numeraalisen arvioinnin lisäksi myös sanallinen perustelu arvioinnin toteutus tarjouspyynnön mukaisesti arvioinnin tulos tiedoksi kaikille tarjoajille 24.6.2009 15
Tarpeen määrittely kilpailuun sopivaksi tasapuolisuus tarjontaa kohtaan yleisnimikkein, tarve kuvattuna ei suosiva, ei syrjivä kotimaisuutta tai paikallisuutta ei saa vaatia poikkeustapauksissa viittaus tai vastaava tarjonnan tunteminen etukäteisselvitys markkinoista ja tarjoajista 24.6.2009 16
Hankintamenettelyt ja ilmoitusvelvollisuus HILMA-julkaisukanava www.hankintailmoitukset.fi velvoite hankintalain mukaisiin hankintoihin Avoin menettely kuka tahansa voi tarjota soveltuu kaikkiin hankintoihin lisää toiminnan uskottavuutta Avoimuuden lisäämiseksi: tarjouspyyntöasiakirjojen avoin esilläolo 24.6.2009 17
Rajoitettu menettely Rajoitettu menettely - kaksivaiheisuus avoin ilmoittaminen halukkuudesta kilpailuun halukkaista hankintayksikkö valitsee ehdokkaat, joille lähetetään tarjouspyyntö käydään normaali tarjouskilpailu soveltuu hankintoihin, joissa ei tarkalleen tiedetä tarjontaa ja halutaan erityisesti varmistua tarjoajan kyvyistä toteuttaa hankintaa 24.6.2009 18
Neuvottelumenettely ja sen toteuttaminen Neuvottelumenettely on mahdollinen, jos tarjouksia ei avoimessa kilpailutuksessa ole saatu sekä hankinnan luonne ei mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua kaikissa alle 50.000 euron tavara- ja palveluhankinnoissa ja kaikissa alle 500.000 euron rakennusurakoissa neuvottelu vähintään 3 kanssa mikäli mahdollista neuvottelut voivat koskea hankinnan kaikkia seikkoja menettely ei kuitenkaan saa olla tinkimismenettely neuvotteluissa tasapuolinen suhtautuminen 24.6.2009 19
Kilpailullinen neuvottelumenettely Menettely on mahdollinen, jos hankinnan määrittely etukäteen on vaikeaa tai epätarkoituksenmukaista ilmoitetaan menettelystä kaikki voivat osallistua valitaan ne, joiden kanssa neuvotellaan neuvotellaan ratkaisumalleista tarjouspyyntö yhteisesti sovitusta mallista Menettely sopii erityisesti innovatiivisiin ja monimutkaisiin hankintoihin 24.6.2009 20
Suorahankinta tarjouksia ei muilla menettelytavoilla ole saatu käytännössä on vain yksi toimittaja määräaikoja ei äärimmäisen kiireen takia voi noudattaa tavara hankitaan vain kokeilua tai tuotekehitystä varten tavara hankitaan erityisen edullisesti (esim. konkurssipesä) optioissa, jos se on ajallisesti ja sisällöllisesti määritelty Suorahankinnan käyttö tulee perustella huolella 24.6.2009 21
Tarjouspyyntö keskeisin osin Tarjouspyyntö on vapaamuotoinen asiakirja 1. Hankinnan kuvaus tarkoitus ja sisältö mahdollisimman kattavasti sopimusaika, koko ja arvo hankintamenettely ja valintaperuste osa- ja vaihtoehtoisten tarjousten huomiointi 2. Hankinnan vaatimukset hankinnan ja tarjoajan näkökulmasta vaatimukset eivät saa rajoittaa kilpailua 24.6.2009 22
Tarjouspyyntö keskeisin osin 3. Hankinnan hinnoittelu Hankintayksikkö voi määritellä hinnoittelussa hintojen muuttumisperusteet hintojen mahdollisen kiinteyden 4. Tarjouksen hyväksyminen Valintaperusteen mukaisesti halvimman, hyväksyttävän tarjouksen valinta kokonaistaloudellisen edullisuuden määrittely arviointi tarjouspyynnön mukaisesti 24.6.2009 23
Tarjouspyyntö keskeisin osin 5. Toimitukselliset asiat Hankintayksikkö voi edellyttää ja määritellä hankinnan toteutuspaikan, toimituserät ja toimitusajat laskutus- ja sopimusehtoja 6. Tarjouksen lisätiedot tarjouspyynnön mahdollinen esittely tai kyselyihin vastaaminen esim. sähköpostilla ei puhelinvastauksia 24.6.2009 24
Tarjouspyyntö keskeisin osin 7. Tarjouksen jättäminen tarjouksen toimitusaika ja -paikka tarkasti tarjouksen nimi tai viitetieto 8. Tarjouspyynnön liitteet liitteet, jotka täydentävät tarjouspyyntöä 9. Tarjouksen liitteet mahdollinen tarjousliite täytettynä mahdolliset tarjoukseen liitettäväksi edellytetyt liitteet 24.6.2009 25
Tilaajavastuu Hankintayksikön on viimeistään ennen hankintasopimusten tekemistä pyydettävä toimittajalta tilaajavastuulain selvitykset todettava, että toimittaja täyttää tilaajavastuulain vaatimukset Tilaajavastuusta on syytä mainita jo tarjouspyynnössä 24.6.2009 26
Tarjouspyynnön taustatietoa Taloudellisia, teknisiä tai lupaselvityksiä mm: (vaadittavat tiedot suhteutetaan hankinnan kohteeseen ja arvoon) kaupparekisterinote (vrt. YTJ www.ytj.fi) ennakkoperintärekisterinote (mm. palveluhankinnassa) tuloslaskelma, tase verovelkatodistus ja todistus maksetuista työeläkemaksuista toimilupa, mahdollinen vastuuvakuutus palvelun suorittajat 24.6.2009 27
Tarjousten vastaanottaminen ja vertailu Toimenpiteet ennen tarjousten vertailua määräaikana saapuneet myöhästyneet palautetaan avauspöytäkirja tarjousten vastaavuus tarjouspyyntöön tarjousten mahdollinen täsmentäminen Tarjousten tulee vastata tarjouspyyntöä ellei vastaa, tarjous tulee hylätä vain vaatimukset täyttävät otetaan vertailuun mukaan 24.6.2009 28
Hankinnan arviointi Tarjoushintojen vertailu tarjouspyynnön mukaisesti ja tasapuolisesti olennaisin osin/riittävässä laajuudessa Tarjousten paremmuus (kokonaistaloudellisuuden arviointi) arvioidaan esitettyjen määritysten perusteella arviointitapa ja sen avoimuus kaikki kriteerit arvioitava 24.6.2009 29
Tarjousten numeraalinen arviointi Hankinta % arvio 4-10 Yritys A arvio 4-10 Yritys B arvio 4-10 Yritys C Hintataso (halvin/tarjottu hintax40) 40 32 900 38 31 000 40 38 000 33 Laadulliset kriteerit Toimintakuvaus 40 8 32 8 32 7 28 - soveltuvuus käyttöön - toimitusmäärittely Logistinen toteutuminen 20 9 18 7 14 8 16 -saatavuus - myyntierien optimaalisuus YHTEENSÄ 100 88 86 77 Sanallinen perustelu ja arvioinnin tulkinta liitteeksi 24.6.2009 30
Tarjouspyynnön taustatietoa - hankinnan keskeyttäminen oltava asiallinen, perusteltu syy, esim. tarjoukset eivät vastaa pyyntöä tarjouksia ei ole saatu saatu yksi tarjous, jolla aitoa kilpailua ei saada aikaiseksi tarjoukset ovat liian kalliita hankintayksikön suunnitelmat muuttuneet tai valmistelussa on tapahtunut virhe näyttötaakka hankintayksiköllä jos toteutetaan myöhemmin, aiempia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti keskeyttämispäätökseen liitetään muutoksenhakuohjeet 24.6.2009 31
Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano Hankinnasta päättäminen tasapuolisesti, tarjousten perusteella hankintapäätöksen perustelu ellei halvin Hankinnan täytäntöönpano tieto hankintapäätöksestä tarjousvertailussa olleille 21 päivän odotusaika EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa muutoksenhakuohjeet 24.6.2009 32
Hankinnan julkisuus Tarjouspyyntö julkaistuna Hankintapäätös perusteluineen Tarjoukset ja tarjousvertailut liitteineen asianosaisille hankintapäätöksen jälkeen kaikille hankintasopimuksen jälkeen Hinta ei ole liikesalaisuus salaiset asiat määritellään erikseen 24.6.2009 33
Muutoksenhaku - yrityksen oikeussuoja Jos hankinnassa on toimittu hankintalain vastaisesti, yrityksellä on mahdollisuus hakea hankintapäätökseen muutosta. Muutosta haetaan markkinaoikeudelta tai kuntalain mukaisesti hankintayksiköltä Muutoksenhakuun on olemassa määräajat 14 päivää hankintapäätöksestä 24.6.2009 34
Muutoksenhaku - yrityksen oikeussuoja Markkinaoikeusprosessi pääpiirteittäin yritys saa julkisyhteisöltä hakemusosoituksen yritys tekee perustellun muutoshakemuksen määräajassa hankinnan osapuolet perustelevat näkemyksiään markkinaoikeus antaa hankintayksikölle toimintaohjeet markkinaoikeuden päätöksenteko kestää kauan markkinaoikeus voi hylätä hakemuksen hyväksyä hakemuksen ja määritellä sanktiot hankintayksikölle hankinta voidaan joutua kilpailuttamaan uudestaan, täydentää sitä tai hankintayksikkö velvoitetaan hyvitysmaksuun 24.6.2009 35
Muutoksenhaku - yrityksen oikeussuoja Keskeiset syyt hakemuksiin tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus puutteellinen tarjousvertailu epäselvä tarjouspyyntö Olennaista tarjouspyyntöjen valmistelussa tarjouspyyntöä tehtäessä tiedettävä mitä halutaan ja millä perusteilla valitaan toiminnan etupainotteisuus viestinnän selkeys 24.6.2009 36
Hankintasopimus - perusasiat 1. SOPIJAOSAPUOLET 2. SOPIMUKSEN TARKOITUS mitä ollaan ostamassa ja millä perusteella mahdollista taustatietoa voi olla myös liitteissä 3. SOPIMUKSEN HINTA JA HINNOITTELU määritellään hinta ja sen mahdollinen muuttumismenettely 4. SOPIMUKSEN SEURANTA maininta, miten sopimuksen mukaista toimintaa seurataan mahdollisen viivästymisen perusteet, sanktiot yms. 5. MAKSUEHDOT maksuaika, mahdollinen maksujärjestely, ennakot yms 24.6.2009 37
Hankintasopimus - perusasiat 6. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO määritellään sopimusaika ja irtisanomisperusteet 7. ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN määritellään erimielisyyksien ratkaisemisperiaatteet 8. SOPIMUSKAPPALEET yleensä kaksi samansisältöistä kappaletta 9. ALLEKIRJOITUKSET ostaja ja myyjä päiväys 10. LIITTEET (jotka tähän sopimukseen liitetään) 24.6.2009 38
Yhteenveto Julkinen hankinta on määrämuotoista, mutta ei kuitenkaan niin vaikeata miltä näyttää Hankinnan huolellinen valmistelu on oleellisinta julkisen hankinnan kilpailutuksessa Tarjouspyyntö on kilpailutuksen keskeisin asiakirja Tarjousvertailu tulee toteuttaa tarjouspyynnön mukaisesti Hankintasopimus on merkittävä asiakirja 24.6.2009 39
Kiitos mielenkiinnosta Suomen taitohankinta Oy www.taitohankinta.fi Pohjoisranta 11 D, 28100 PORI Kari Annala kari.annala@taitohankinta.fi 044-539 4953 24.6.2009 40