Hankintavalmennus Lappeenranta 14.3.2013

Hankintavalmennus Lappeenranta 14.3.2013

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU Tavoite perehtyä julkisiin hankintoihin sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmasta löytää hankintailmoitukset ja tarjouspyynnöt Internetistä valmistautua tuleviin tarjouskierroksiin tutustua esimerkein tarjouspyyntöihin ja tarjouksiin sekä niiden ongelmakohtiin tutustua sähköiseen tarjouspalveluun 22.3.2013 2

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 1. Johdanto Euroopan Unioni: EU:n komission julkisia hankintoja koskeva hankintadirektiivi 2004, uudistus 2013 päätökseen Suomessa direktiivin mukainen hankintalaki : 1.6.2007, päivitys 2010, kansallinen uudistustyö 2013-2015 kaikista lain piiristä olevista hankinnoista julkaistava hankintailmoitus avointen tarjouskilpailujen määrä on lisääntynyt uudet mahdollisuudet osallistua, kilpailu kiristyy Yritysten syytä tuntea hankintamenettelyjen periaatteita (mm. menestyminen, muutoksenhaku). 22.3.2013 3

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 1.1. Käsityksiä julkisista hankinnoista, kyselytutkimus Suomen Yrittäjät ja Suomalaisen Työn Liitto tekivät 2008 kyselytutkimuksen julkisista hankinnoista (vastauksia 1045): yrityksistä puolella ei ole lainkaan kokemusta julkisista hankinnoista (ei sopivia tuotteita tai palveluja, ei ole osunut kohdalle kilpailutuksia tai niistä ei ole saatua tarpeeksi tietoa) kuntien kilpailuttamat kokonaisuudet nähdään niin suuriksi, etteivät pienet yritykset voi osallistua kilpailutuksiin tasapuolisesti lähes 60 prosenttia ei lainkaan tunne HILMA-ilmoituskanavaa viranomaiset painottavat julkisten hankintojen kilpailutuksessa kuitenkin selkeästi eniten hintaa (www.yrittajat.fi/fi-fi/tutkimustoiminta/kasityksia_julkisista_hankinnoista/) 22.3.2013 4

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 1.2. Mielipiteitä hankintalaista ja julkisista hankinnoista Pienet yritykset valittavat, että kunta kilpailuttaa liian suuria kokonaisuuksia. Näin heillä ei ole mahdollisuuksia voittaa. Esimerkkinä voi mainita jätehuollon kilpailutukset. Kynnysarvon nostamista perustellaan muun muassa heikolla kilpailutusosaamisella. Herääkin kysymys, miksi pieniä yrityksiä pitää rankaista siitä, että kunnissa martat tekevät juristien hommia. Osaamattomuuden lisäksi tarjouspyynnöissä paistaa läpi myös välinpitämättömyys. Ei tiedetä mitä halutaan kilpailuttaa, miten kilpailutus pitäisi hoitaa ja pisteytyksissä annetaan painoarvoa toissijaisille seikoille. Paikalliset yritykset eivät puolestaan edes tiedä koko kilpailutuksesta. On mielenkiintoista seurata tätä keskustelua - pelkkää yleistystä ja julkisen sektorin parjausta. Saanen huomauttaa, että molemmilla puolilla on monenlaista ammattilaista. Toimin itse kilpailuttajana ja kyllä yrityksilläkin on peiliin katsomisen paikka. Ei viitsitä edes lukea tarjouspyyntöä ja sen arviointikriteerejä kunnolla, saati että annettaisiin tarjouksen mukana kaikki tarvittava tieto ja dokumentit. Täytetään huolimattomasti tarjouspyynnön mukana olleet hintataulukot. Ja sitten kun ei kauppa tule itselle, yritetään kampittaa kilpailijalta kauppa pois tai ainakin viivyttää sitä. Turha väittää ettei näin olisi - kokemusta on. Miksi muuten yritykset saavat hankkia kilpailuttamatta? Jos todellista hintakilpailua halutaan, pakotetaan yrityksetkin kilpailuttamaan ja dokumentit julkisiksi sekä valitusoikeus markkinaoikeuteen niin päästään ruotimaan oikein kunnolla. Miksei julkinenkin sektori voi hankkia kilpailuttamatta? Aivan kuin julkinen ostaja ei tietäisi mitä haluaa ostaa. (viivanalla.blogit.kauppalehti.fi/2009/04/14/mika-mattaa-julkisissa-hankinnoissa/) 22.3.2013 5

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 2. Mikä on julkinen hankinta? hankintayksiköitä valtio, kunnat, kuntayhtymät, seurakunnat sekä niiden omistamat yhteisöt/organisaatiot (omistusosuus 50 % tai enemmän) hankinta, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on 50 % tai enemmän esim. rakennerahastovaroilla, yritystuilla ja arpajais- tai veikkausvoittovaroilla rahoitetut toiminnot yksityisen yrityksen hankinta, johon saadaan julkista rahoitusta yli puolet avuksi kilpailutukseen on perustettu yhteishankintaorganisaatioita( Hansel Oy, KL- Kuntahankinnat Oy) sekä seudullisia hankintaorganisaatioita (Etelä-Karjalan hankintapalvelut, Joensuun seudun hankintatoimi) Löytyisikö pienemmistä organisaatioista sopivia hankintakohteita pienelle yritykselle? Hankintalaki kuitenkin määrittelee hankintoja ja hankintayksiköllä on määrä päättää, mitä hankitaan Onko syytä kuitenkin tutustua/opetella/osallistua julkisiin hankintoihin? 22.3.2013 6

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 3. Valmistautuminen tuleviin kilpailutuksiin? kuntien ja valtion palvelurakenteiden uudistuminen muuttaa julkisten hankintojen markkinoita (ulkoistaminen, yksityistäminen, palvelusetelit yms.) kilpailutuksen keskittyminen erikoistuneisiin hankintayksiköihin kasvattaa hankintojen keskikokoa, jonka takia yritysten on tarpeen etsiä yhteistoimintamuotoja toisten yritysten kanssa ja sopia alihankintasuhteita suurempien toimijoiden kanssa Seuraa hankintailmoituksia/tarjouspyyntösivustoja, osallistu mahdollisiin avoimiin tiedotustilaisuuksiin ennen hankintaa Esittele omia tuotantotapoja ja tarjontaa, vaikka tarjouskilpailua ei ole vielä järjestettykään, se ei ole kiellettyä, vaan antaa hankintayksikölle arvokasta tietoa markkinoiden tarjonnasta 22.3.2013 7

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 3.1. Hankinta-asioiden seuraaminen Julkisten hankintojen lainsäädännön tiedot löytyvät sivulta www.tem.fi/ julkiset hankinnat julkisiin hankintoihin liittyvä lainsäädäntö Laajemmin lainsäädäntö ja KHO:n, KKO:n ja MAO:n päätökset löytyvät sivuilta www.finlex.fi Oikeuskäytäntöä löytyy myös markkinaoikeuden sivuilta www.oikeus.fi/markkinaoikeus päätökset -> hankinta-asiat Hyvistä käytännöistä ja ajankohtaisista asioista saa tietoa Suomen Kuntaliiton sivuilta: www.hankinnat.fi Yhteiskunnallisten maksujen ja velvoitteiden hoitamisesta saa tietoa verohallinnon sivuilta www.vero.fi patentti- ja rekisteri- sekä verohallinnon yhteisestä rekisteristä www.ytj.fi 22.3.2013 8

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU Kuntien/kuntayhtymien www-sivuja Kuntien yhteystiedot www.kunnat.net/fi/yhteystiedot/kunta-alanyhteystiedot/kunnat/sivut/default.aspx Lappeenranta www.lappeenranta.fi/suomeksi/kaupunkiinfo/kaupunki_tiedottaa/kaupungin_hankinnat.iw3 Helsinki www.hel.fi/hank/ Rauma www.rauma.fi/keskusvirasto/hankintatoimi/default.htm Tampere www.tampere.fi/logistiikka.html 22.3.2013 9

Yhteishankintayksikköjen/seudullisten hankintatoimien www-sivuja Hansel Oy www.hansel.fi KL-Kuntahankinnat Oy www.kuntahankinnat.fi Etelä-Karjalan hankintapalvelut www.ekhankintapalvelut.fi/etusivu.iw3 IS-Hankinta Oy www.ishankinta.fi Joensuun seudun hankintatoimi www.jns.fi/resource.phx/sivut/sivuthankintatoimi/index.htx Savonlinnan seudun kuntayhtymän seudullinen hankintatoimi asukas.savonlinnaseutu.fi/seudulliset-hankinnat Porin kaupungin hankintapalvelut www.pori.fi/hankintapalvelut.html 22.3.2013 10

Hilma -ilmoituskanava HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset puolestaan saavat HILMAsta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. Hilma löytyy www-osoitteesta: www.hankintailmoitukset.fi/ Julkaistuja hankintailmoituksia voi hakea erilaisin kriteerein Hilman hakukoneella 22.3.2013 11

Hilma -ilmoituskanava Varsinaiset tarjouspyyntöasiakirjat voivat löytyä hankintailmoituksesta: 1) liitetiedostona 2) linkin kautta hankintayksikön omilta www-sivuilta 3) linkin kautta sähköiseen tarjouspalveluun 22.3.2013 12

Hilma ilmoitusten seuraamispalvelut www.agentum.com/fi/ www.analystica.fi/sph.aspx www.credita.fi/ www.firmasatama.fi/ www.hankinta-asiamies.fi/etusivu/alueen-valitseminen/ liidit.fi/ maksullisia palveluja automatisoivat hankintailmoitusten seuraamista 22.3.2013 13

Ted-tietokanta Ted-tietokannasta löytyy EU-alueen hankintailmoitukset Ted-tietokanta löytyy www-osoitteesta: ted.europa.eu/ voit valita palvelun myös suomenkielisenä 22.3.2013 14

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 3.2. Teknisen osaamisen vahvistaminen valmistautuminen ennen kilpailua teknisesti/tietoteknisesti helpottaa esim. lyhyissä kilpailutusajoissa ja jättää enemmän aikaa varsinaiseen tarjouspyynnön tekemiseen tietotekniikka ja sen hallinta on tärkeää yhä enemmän sähköistyvässä yritystoiminnassa Opettele tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, sähköisten tiedostojen tuottaminen/täyttäminen (pdf) Laadi tarjouspohjat, sopimuspohjat, ansioluettelot, referenssit, osaamisesi yms. sähköiseen muotoon. Tallenna/skannaa kaupparekisteriote, verovelkatodistukset, vakuutustodistukset sähköiseen muotoon. Rekisteröi yritykselle sähköposti ja www-domainit (vähintään fi-tunnukset, tarvittaessa.com ja.eu ), osoitteet ovat jo yhtä tavanomaisia kuin puhelinnumero tms. Voiko tuotteitasi hankkia verkkokaupan kautta tai muun sähköisen järjestelmän kautta? Pystytkö tuottamaan sähköisen laskun? 22.3.2013 15

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 3.3. Oman toiminnan kehittäminen oman liiketoiminnan kehittäminen antaa hyviä keinoja pärjätä julkisissa hankinnoissa pienhankinnoissa palvelupaketit, tuotteistaminen helpottavat ostajan työtä, samoin myyjän hinnoittelua yms. isommissa hankinnoissa vaaditaan laatujärjestelmiä, sertifiointeja, ympäristöasioiden huomioimista yms. 22.3.2013 16

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU Tuotteistaminen (palveluissa) Tuotteistamisella tarkoitetaan palvelun (tai esineen) paketoimista sellaiseen käsitteelliseen (konkreettiin) muotoon, että ostaja myyjä uskovat voivansa käydä tuotteesta kauppaa. Tämä edellyttää, että he uskovat, että kumpikin tarkoittaa tuotteella samaa asiaa. Kumpiko osapuoli julkisissa hankinnoissa tuotteistaa (ostaja vai myyjä)? (esimerkki: Palveluasuminen) helpompi ostaa ominaisuuksiltaan kilpailijoihin nähden ylivoimainen tehokkaammin myytävissä ja markkinoitavissa helpommin monistettavissa 22.3.2013 17

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU Laatujärjestelmä, auditointi, sertifiointi useissa julkisissa tarjouspyynnöissä on yhtenä arvioitavana kriteerinä laatu, ilmoitettava käytettävä laatujärjestelmä tai vastaava, oltava xxsertifioinnin mukainen tai vastaava tietyn laatujärjestelmän mukaisen tuotteen/palvelun odotetaan täyttävän sille asetetut vaatimukset ja siihen kohdistuvat odotukset laatujärjestelmä voi olla itse kehitettykin, mutta perustuu tavallisimmin johonkin tunnettuun standardiin esim. ISO 9000 tai ISO 14001 laatujärjestelmä yrityksen ohjeet, pelisäännöt verrataan auditoinnissa standardien asettamiin vaatimuksiin todistuksena sertifikaatti laatujärjestelmän voi rakentaa myös sähköisesti Internetissä esim. www.pkylaatu.fi 22.3.2013 18

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU Ympäristöasioiden huomioiminen Hankintalain ympäristöön liittyvät maininnat: 2 Julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet 45 Ympäristöominaisuuksia koskevat tekniset eritelmät 50 Verotukseen, ympäristönsuojeluun, työsuojeluun ja työoloja koskeviin säännöksiin liittyvät velvoitteet 59 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys ympäristöasiat ovat mukana yhä useimmissa tarjouspyynnöissä, tosin niiden painoarvot ovat vielä suhteellisen pieniä Miten oma yrityksesi on huomioinut ympäristön toiminnassaan (valmistus, logistiikka yms.)? www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 22.3.2013 19

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 3.4. Yhteistyön laajentaminen, verkostoituminen yhteistyön laajentaminen niin potentiaalisiin asiakkaisiin päin, että mahdollisiin toisiin yrityksiin päin, voi avata uusia mahdollisuuksia osallistua julkisiin hankintoihin ja menestyä niissä Tutustu julkisiin organisaatioihin, hankintaohjeistukseen, hankinnoista vastuussa oleviin. pienhankinnoissa, joihin hankintalaki ei ulotu, on erityisten tärkeää tehdä henkilökohtaista myyntityötä, esittelyä yms. Etsi yhteistyökumppaneita, verkostoidu, tee alihankintaa tms. isommissa hankinnoissa jo pelkkä alihankinta saattaa tuoda tuloa koko vuodeksi 22.3.2013 20

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 4. Yleistä hankintaprosessista Hankintaprosessi on monivaiheinen menettely, joka alkaa jo hankinnan suunnitteluvaiheesta. Julkisista hankinnoista annettu laki ja sen nojalla annetut asetukset eivät säätele hankinnan aloitusvaihetta. Julkisten varojen tehokkaan käytön kannalta kysymys on kuitenkin tärkeästä vaiheesta. Kunnan tulee tehdä strategiset linjaukset asiaa koskien sekä käytännön hankintaohjeet. Esimerkit: pieni kehä, iso kehä Esimerkki: Kunnan sisäinen tarjousten käsittelyprosessi 22.3.2013 21

LÄHIRUOKAHANKINNAN SUUNNITTELU 5. Hankinnan valmistelu Suurimmissa hankinnoissa (investointihankinnat, palveluhankinnat) tehdään pohjatyötä jo budjetinsuunnitteluvaiheessa ja varsinainen valmistelutyö alkaa yleensä alkuvuodesta. Hankinnoista voidaan julkaista ennakkoilmoitus/tietopyyntö, jolloin tarjoajatkin voivat varautua ennakkoon tulevaan (hankinnan päättyessä jälki-ilmoituksesta saa tietoa valitusta toimittajasta, sopimuksen arvosta yms.) Valmisteluvaiheeseen liittyy tarvekartoitus, hankintamenettelyn valinta sekä tarjouspyynnön laatiminen. 22.3.2013 22

5.1. Kynnysarvot pienhankinnat (alle 30 000 ), kansalliset hankinnat (30 000-200 000 ), EU-hankinnat (yli 200 000 ) Yli 30 000 euron hankintoja sääntelee hankintalaki hankinnan arvo/kokonaisuus määrittelee suurelta osin hankintamenettelyn (suora hankinta, erilaiset kilpailulliset menettelyt) hankintayksiköllä on kuitenkin suuri valta määritellä, mikä on hankittava kokonaisuus 22.3.2013 23

5.2. Hankintamenettelyjä Avoin menettely: tarjouspyyntö voidaan lähettää julkaisemisen jälkeen esim. sähköpostilla suoraan toimittajille, joilta halutaan tarjous (aiemmin esittelyt, yhteydenotot!) Rajoitettu menettely: hankintailmoituksella haetaan isosta joukosta soveliaita toimittajia (esim. puitesopimukseen laajat tuotevalikoimat) toimittajat jättävät osallistumishakemuksen ennalta määriteltyjen kriteerien pohjalta tarjouspyyntö vain valituille toimittajille Puitejärjestely: yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan (väh. 3 kpl) väliset sopimukset vrt. seudullisten hankintatoimien kilpailutukset Suora hankinta: syy suorahankintaan perusteltava päätöksessä (kiire, lisähankinta, optioehto, pakkohuutokauppa tms.) 22.3.2013 24

5.3. Tarjouspyynnön laatiminen Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta itse päättää, mitä se on hankkimassa ja millä ehdoilla sekä mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se hankinnassa painottaa. Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittava siten, että niistä yksiselitteisesti käy ilmi hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet. Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittava kirjallisina. Näin turvataan ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön tiedonsaanti ja kohtelu. Tarjouspyynnön tulee olla niin selkeä, että tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ovat yhteismitalliset ja vertailukelpoiset. Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja. Tarjouspyynnön laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa myös siksi, että tarjouspyyntö on lopullinen eikä siinä esitetyistä edellytyksistä yleensä voida poiketa. 22.3.2013 25

Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyyntöön määritetään mm. : hankintayksikön tiedot mikä on hankinnan kohde eli mitä ollaan ostamassa kuinka suuria määriä ostetaan ja mille ajanjaksolle (+mahdollinen optio) tarjoajien kelpoisuusvaatimukset tarjouksien kelpoisuusvaatimukset tarjousten vertailukriteerit ja niiden painoarvot tarjousten tekoon vaikuttavat sopimusehdot muut tarjoajien tietoon saatettavat asiat, kuten tarjousten jättämiseen liittyvät ehdot, osatarjouksien hyväksyminen, vaihtoehtojen esittämismahdollisuudet ja asiakirjajulkisuus. 22.3.2013 26

6. Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? Hyödynnä ennakkoon tehtyjä pohjia, liitteitä yms. Varaa tarpeeksi aikaa tarjouksen tekemiseen Mieti tarkoin pystytkö todella vastaamaan tarjoukseen, älä kokeile Käytä tarjouspyyntöä ja se rakennetta tarjouksen pohjana, näin huomioit kaikki tarvittavat asiat Hyödynnä kysymyksien mahdollisuus, jos sellainen on mahdollista Lue tarkoin tarjousohjeet, jos sellaiset on saatavilla, esim. Joensuun hankintatoimen tarjousohje (www.jns.fi/hankintatoimi/ohje) Esimerkki: tarjous koulukuljetukset 22.3.2013 27

7. Tarjousten käsittely Tarjousten käsittelyn tulee tapahtua suljettuna eikä tietoja käsittelyn vaiheista tai hankinnan päätösesityksen valmistelusta tule antaa ulkopuolisille ennen hankintapäätöksen/sopimuksen tekoa. Tarjoukset avataan tarjouksien tekemiselle varatun määräajan umpeuduttua. Tarjousten avaamisesta tai avaustilaisuudesta ei ole erityissäännöksiä hankintalaissa, mutta mm. kuntien ja valtionhallinnon hankintaohjeiden mukaan suositetaan, että tilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, jossa mainitaan tilaisuuden aika ja paikka, läsnäolijat, saapuneiden tarjousten lukumäärä sekä luettelo tarjoajista. Pöytäkirjaan kirjataan myös määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset ja mahdollisesti täysin virheelliset tai vahingoittuneet tarjoukset sekä muut normaalista poikkeavat seikat. 22.3.2013 28

7.1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen Hankintayksikön on ilmoitettava etukäteen ehdokkailta tai tarjoajilta edellytettävät vähimmäisvaatimukset, sekä arvioitava niiden täyttyminen ja pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden käyttäminen erillisessä hankintamenettelyn vaiheessa ennen varsinaista tarjousten vertailua. Tarjoajien soveltuvuuden ja poissulkemisperusteiden arviointi on siis erotettava hankinnan kohteeseen liittyvien tekijöiden eli tarjousten sisällön arvioinnista. Ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arvioinnilla tarkoitetaan sen arvioimista, täyttävätkö tarjoajat ennalta asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät, tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Soveltuvuuden arviointia varten pyydettyjä asioita mm.: kaupparekisteriote liitteenä selvitys toimittajan taloudellisesta asemasta ennakkoperintärekisterin ote liitteenä verovelkatodistus liitteenä todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista 22.3.2013 29

7.2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä. Vastuu tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta on tarjoajalla. Tarjoajan tuleekin tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön tulee hylätä sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja. Esimerkkinä tällaisesta ovat sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa esitettyjä teknisiä eritelmiä tai muita hankinnan kohdetta koskevia vaatimuksia. Tarjouksen on lisäksi täytettävä sen tekemiselle ja muodolle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjoajan on lisäksi hyväksyttävä tarjouspyynnössä asetetut sopimusehdot. Tarkistettavia asioita mm.: osatarjouksia ei ole tarjottu maksuehdot löytyvät tarjouksesta sitoutuminen noudatettaviin sopimusehtoihin referenssiluettelo tarjous on jätetty määräajassa sitoutuminen tarjousten voimassaoloaikaan Esimerkki: vertailulomake 22.3.2013 30

7.3. Tarjousten vertaileminen Tarjousvertailuun otetaan mukaan vain soveltuviksi todettujen tarjoajien tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia sekä muodollisesti että sisällöllisesti. Valintaperusteen voidaan käyttää joko halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Hankintayksikön on tullut määrätä valintaperuste ennalta jo hankintailmoituksessa. Vertailtavia asioita mm.: hinta tekniset ominaisuudet palvelukuvaus laatujärjestelmä koulutus, työkokemus yms. asiakastyytyväisyys ympäristöasiat Esimerkki: vertailulomake 22.3.2013 31

Ongelmakohtia mm. aikataulutus (laatiminen, tarjousajat) tuotteen/palvelun tarvitsijan ymmärtämättömyys hankintalain pykälistä tarjouspyyntö epäselvä, kiireellä tehty tarjouspyynnössä liian tiukat ehdot, raja-arvot tarjouspyynnössä vaatimukset, kriteerit kuvattu ympäripyöreästi esim. laatu tarjouspyynnöissä ei sallittu osatarjouksia, vaihtoehtoja hinnan sijaan kokonaistaloudellisuus tarjous jätetty myöhässä (tarjoajan vastuulla) ei löydy vastausta/hyväksyntää vaatimukselle tms. toimitusehtoja ei kunnioitettu (pyyntö rahtivapaasti lisätty toimituskulut) liian paljon turhaa yritystietoa lyhyt esittely, lisätiedot www-sivuilta ei sitouduta tarjouksen voimassaoloaikaan tehty osatarjous kokonaistarjouksen sijaan 22.3.2013 32

8. Hankintapäätös Hankintayksikön on viipymättä tiedotettava tarjouskilpailuun osallistuneille tekemästään ratkaisusta ja sen perusteluista. Päätökseen on liitettävä ohjeet oikaisupyynnön tekemisestä ja muutoksenhausta markkinaoikeuteen. Tehdyn hankintapäätöksen jälkeen hankintaan liittyvät asiakirjat, lukuun ottamatta liikesalaisuuksiksi ilmoitettuja tietoja, ovat julkisia asianosaisille. Hinta ei voi koskaan olla liikesalaisuus. Ulkopuoliset tahot voivat vapaasti tutustua hankintaan liittyviin asiakirjoihin sopimuksen tekemisen jälkeen. Hankintasopimus voidaan lain mukaan tehdä yli EU-kynnysarvojen olevissa hankinnoissa vasta 21 päivän kuluttua siitä, kun päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. Muissa hankinnoissa sopimus voidaan tehdä aiemmin. 22.3.2013 33

9. Muutoksenhakumenettely Ensisijainen muutoksenhakukeino hankintalain vastaisesta hankintaprosessista tai hankintapäätöksestä on markkinaoikeudelle tehtävä hakemus Hakemus markkinaoikeudelle on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon päätöksestä ja sen perusteluista sekä ohjeen asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Tarjoajan katsotaan saaneen tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua asiakirjan lähettämisestä. Hakemuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen. Hakemus on sen tekijän allekirjoitettava. Kunnan tai kuntayhtymän hankintapäätöksestä voidaan lisäksi tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus kunnan tai kuntayhtymän toimielimelle 22.3.2013 34

10. Sähköinen tarjouspalvelu Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaali on ilmainen palvelu toimittajille, josta he löytävät oman paikkakuntansa hankintatoimen julkaisemia tarjouspyyntöjä ja josta he voivat jättää tarjouksensa sähköisesti. Portaalin osoitteet löytyvät hankintailmoituksista tai etsimällä palveluun liittyneiden hankintayksiköiden www-sivuilta Etelä-Karjalan hankintapalvelut, https://tarjouspalvelu.fi/tarjouspyynnot.aspx?p=11&g=6df9cae0-5d1f-445c-a572-ba10e2dd861f Joensuun seudun hankintatoimi, https://tarjouspalvelu.fi/tarjouspalvelu/tpkasittely.aspx?p=3&g=7e13 6eb6-0084-45e3-875f-653e485a17d6&tpID=7680 22.3.2013 35

Sähköinen tarjouspalvelu, yleisesittely Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta oman alueesi hankintatoimi ilmoittaa käynnissä olevista tarjouskilpailuista ja tarjoajat pystyvät jättämään tarjouksensa sähköisesti. Voimassa olevia tarjouspyyntöjä voi katsoa ilman tunnuksia Tarjouspyynnötosiossa. Ilman tunnuksia nähtävänä on tarjouspyynnön nimi, tarjouspyynnön kuvaus ja tarjouksen määräaika. Kun rekisteröidyt palveluun, pystyt lataamaan tarjouspyynnön omalle tietokoneelle ja siihen liittyvät dokumentit, esittämään tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä, lukemaan kysymyksien vastauksia ja jättämään tarjouksen sähköisesti. Rekisteröityminen on maksutonta ja saat käyttäjätunnuksen välittömästi rekisteröitymisen yhteydessä. Tarjousten jättäminen Tarjouspalvelu.fi:n kautta on turvallista, tehokasta ja yhdenvertaista. Sinun ei tarvitse tehdä erillistä tarjousdokumenttia (jos hankintayksikkö ei erikseen tätä pyydä), vaan tarjous jätetään vastaamalla Tarjouspalvelu.fi:ssä esitettyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin. Useissa Hilmasta löytyvistä tarjouspyynnöistä saattaa ilmoituksesta löytyä linkitys tähän Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin, josta löydät kaikki tarvittavat tiedot. 22.3.2013 36

Sähköinen tarjouspalvelu, tarjouksen lähetys 1) valitse tarjouspyyntö (sisäänkirjautuneena) 2) vastaa Kelpoisuusvaatimukset -välilehdellä kysyttyihin kysymyksiin 3) vastaa Hankinnan kohteen tietojen syöttö -välilehdellä kysyttyihin kysymyksiin 4) klikkaa Lähetä tarjous -painiketta Tarjouksen lähetys -välilehdellä. Lähetys-painikkeen vieressä olevasta linkistä voit esikatsella tarjousdokumenttia ennen lähetystä. Kun olet tehnyt lähetyksen, tarjous siirtyy hankintayksikölle ja sinä saat vahvistusviestin ruudulle sekä sähköpostiisi (joista löytyy myös linkki tarjousdokumenttiisi) Em. lomakkeilla (Hankinnan kohteen kriteerien syöttö ja Kelpoisuusvaatimukset) tekstikenttiin syötetään tekstiä, numerokenttiin syötetään vain numeroita. Lataa-kohtiin sinun tulee ladata pyydettävä selvitys haluamassasi tiedostomuodossa (esim. doc tai pdf). Kyllä/ei-kohtiin sinun tulee vastata Kyllä tai Ei. Hankintayksikkö on voinut määritellä joidenkin tietojen antamisen tai liitteiden lataamisen pakolliseksi. Jos näin ei tehdä, tarjousta ei voi tällöin lähettää. Hankintayksikkö on voinut myös määritellä jotain raja arvoja (minimi- tai maksimiarvoja) numeerisesti pyydettäville tiedoille. Jos vastauksesi ei täytä annettuja rajoja, et voi lähettää tarjousta. Mahdolliset raja-arvot näytetään ko. lomakesivulla. Samoin hankintayksikkö on voinut määritellä kyllä/ei-kysymyksiin kyllä-vastauksen pakolliseksi. Jos tällöin vastaat "ei", tarjousta ei voi lähettää. Samoin liitetiedostojen lataaminen voi olla määritelty pakolliseksi, ennen kuin voit lähettää tarjouksen. 22.3.2013 37