Raportointi kumppanuushankkeessa CIMO, Helsinki 6.10.2014 Tiina Karro
Raportointi KA2-hankkeissa Hankkeen kaikkien kulujen ja sisällön raportointi tapahtuu webin kautta käytettävän Mobility Toolin ja Dissemination platformin kautta Mobility Tool+ on käytössä hankkeille alkuvuodesta 2015 CIMO järjestää raportoinnista erillistä koulutusta (Adobe Connectin kautta) ennen väli- ja loppuraportin jättämistä, kun Mobility Tool+ on valmistunut käyttöön.
Raportointi CIMOlle; väliraportti Jokainen koordinaattori ja partneri jättää oman raporttinsa Kahden vuoden hankkeet: väliraportti ajalta 1.9.2014 31.8.2015 jätetään Mobility Tooliin 30.10.2015 mennessä 3-vuoden hankkeet: Väliraportti ajalta 1.9.2014-31.10.2015 jätetään Mobility Tooliin 31.12.2015 mennessä Vain 3-vuoden hankkeet: Raportti on pyyntö seuraavan erän maksusta, jos vähint. 70% tuen ensimmäisestä maksuerästä on käytetty. Jos tuen ennakkomaksusta on käytetty vähemmän kuin 70%, jätetään uusi väliraportti siinä vaiheessa kun väh. 70% on käytetty
Raportointi CIMO, loppuraportti Koordinaattori ja partnerit toimittavat loppuraportin Mobility tooliin 60 päivän kuluessa sopimusajan päättymisestä. Vastuu raportin kokoamisesta on koordinaattorilla. Sama deadline on tuotoksen tallentamiselle Dissemination platformiin Loppuraportti on samalla pyyntö tuen loppuerän suorittamisesta Loppuerä maksetaan tuen saajalle raportin hyväksymisen jälkeen Raportointikielenä hankkeen yhteistyökieli
Raportointityökalut Sopimus Article 10: Use of IT tools I.10.1 Mobility tool, verkkopohjainen raportointityökalu, johon tallennetaan hankkeen kaikki liikkuvuus ja johon jätetään väli- ja loppuraportit I.10.2 Dissemination Platform, hankkeen tuotokset tallennetaan ohjeiden mukaan, määräaika on sama kuin loppuraportin toimittamisessa http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/projects/
Loppuraportin arviointi Loppuraportti arvioidaan yhdessä mahdollisten liikkuvuusjaksoihin osallistuneiden raporttien kanssa ja arvioinnissa käytetään yhteistä laatukriteerilistaa, jossa keskitytään seuraaviin asioihin: missä määrin toiminta toteutettiin hyväksytyn hakemuksen mukaisesti toimintojen laatu tuotteiden ja tulosten laatu osallistujien oppimistulosten ja vaikutusten laatu vaikutus osallistuviin organisaatioihin kun kyseessä on opinto- ja koulutustoiminnot: liikkuvuusjaksojen tukemisen käytännönjärjestelyjen laatu: valmennus, seuranta ja osallistujien tuki ulkomaanjakson aikana; osallistujien oppimistulosten tunnustamis-/todistamisjärjestelyjen laatu toteutettujen tulostenlevitystoimien laatu ja laajuus hankkeen mahdollinen laajempi vaikutus sellaisiin yksilöihin ja organisaatioihin, jotka eivät osallistuneet hankkeeseen suoraan.
Loppuraportin merkitys Loppuraportit pisteytetään asteikolla 0-100 pistettä Jos loppuraportin pisteet jäävät alle 50 pisteen, KT vähentää lopullisen tuen määrää heikon, osittaisen tai myöhäisen toteutuksen vuoksi siitäkin huolimatta, että kaikki ilmoitetut toiminnot olisikin toteutuneet ja olleet kulukelpoisia.
Loppuraportin merkitys Heikkoon, osittaiseen tai myöhästyneeseen hankkeen toteutukseen liittyvä vähennys tehdään tukikelpoisten kulujen lopullisesta määrästä ja vähennys on: 25 % jos loppuraportin pistemäärä on 41-50 nämä pistemäärät mukaan lukien; 50 % jos loppuraportin pistemäärä on 26-40 nämä pistemäärät mukaan lukien; 75 % jos loppuraportin pistemäärä on 0-25 nämä pistemäärät mukaan lukien.
Hanketarkastukset Loppuraportin tarkastus tehdään kaikille hankkeille. Tarkastuksen perusteella määritellään hankkeen lopullinen tuki. Toimistossa tehtävä tarkastus (desk check) Hankkeet valitaan tarkastukseen satunnaisotannan perusteella. Valittujen hankkeiden tulee toimittaa CIMOon hankkeeseen liittyvät tositteet pyynnön saatuaan. (Yleensä loppuraportin palautuksen jälkeen) Paikalla tehtävä tarkastus (on the spot check) Hankkeet valitaan tarkastukseen satunnaisotannan perusteella. Tarkastus tehdään edunsaajan tiloissa. Toteutuksenaikainen tarkastus (on the spot check during action) Toteutuksenjälkeinen tarkastus (on the spot check after action)
Asiakirjojen säilytys Hankkeelle oma hankemappi Komissio edellyttää, että kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä loppumaksupäivämäärästä -vähintään 3 vuotta (jos tukisumma on alle 60 000 ) - vähintään 5 vuotta (jos tukisumma on 60 000 tai enemmän)
KIITOS!