1 (12) KIRJASTOAUTON ALUSTAN HANKINTA HANKINNAN KOHDE HANKINTAMENETTELY Hämeenlinnan kaupunki pyytää tarjoustanne kirjastoauton alustasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kirjastoauto hankitaan Hämeenlinnan kaupunginkirjaston (www.hameenlinna.fi/kaupunginkirjasto/) käyttöön. Kilpailuttamisen hallinnoijana toimii Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Hämeenlinnan kaupungin toimeksiannosta. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankinnan kohteena on Suomen kirjastoseuran kirjastoautostandardityöryhmän laatiman Kirjastoautostandardin vaatimusten mukainen, tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainituin poikkeuksin Kirjastoautostandardiin, sekä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen muiden vaatimusten mukainen kirjastoauton alusta. Kirjastoauton alustan tulee täyttää tekniset ja muut vaatimukset sekä pakokaasupäästönormit. Kirjastoautostandardi on tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Kirjastoauton alustoja hankitaan yksi (1) kappale. Alustan on oltava uusi (käytettyä alustaa ei hyväksytä). Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 22.3.2011. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007).
2 (12) ASIAKIRJOJEN JULKISUUS HINNAT JA HINNOITTELU Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN TOIMITUSAIKA Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen Hämeenlinnan kaupunginkirjaston tiloissa. Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 5). Hinta on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset, ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Hinta on kiinteä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Kirjastoauton alusta on toimitettava ostajan ilmoittamalle koritehtaalle Suomessa koritehtaan kanssa sovittavaan ajankohtaan mennessä (ajankohta on todennäköisesti elokuussa 2011). Jos koritehdas on ulkomailla, alustan toimittaja vastaa alustan kuljetuskustannuksista Suomen rajojen sisäpuolella, ja kuljetuskustannuksista Suomen rajojen ulkopuolella vastaa korityön toimittaja. Jos koritehdas on ulkomailla, on kirjastoauton alusta toimitettava koritehtaan
3 (12) kanssa sovittavaan ajankohtaan mennessä paikkaan, josta alustan kuljetus ulkomaille tapahtuu (esimerkiksi Helsingin satamaan). Toimitusaika ei saa olla välimyyntivarauksin. TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti ostajan ilmoittamalla koritehtaalla Suomessa. Jos koritehdas on ulkomailla, on toimitusehto vapaasti paikassa, josta alustan kuljetus ulkomaille tapahtuu (esimerkiksi Helsingin satamassa). VIIVÄSTYSSANKTIO MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO LASKUTUS Toimituksen viivästyessä tarjoaja maksaa viivästyssanktiona yksi (1) prosenttia (%) alustan kokonaishinnasta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Viivästyssanktio on korkeintaan 20 prosenttia (%) alustan kokonaishinnasta, alv 0 %. Ostajalla on oikeus purkaa kauppa ilman kustannuksia, mikäli viivästys on enemmän kuin 20 viikkoa. Viivästyssanktio koskee myös ajallaan toimitettua puutteellista toimitusta. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy ostajasta johtuvista syistä. Maksuehto on 14 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Laskun/laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT; huoltopalvelujen osalta JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.
4 (12) Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus (tai kirjallinen tilaus) 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT; huoltopalvelujen osalta JYSE 2009 PALVELUT) 4. Tarjous liitteineen Hämeenlinnan kaupunki tekee hankintapäätöksen. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan (tai kirjallisen tilauksen) allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia toimitusehtoja. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4.
5 (12) TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA VASTAUSOSOITTEET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen aapo.korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 31.3.2011 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset kirjastoauton alustasta. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 5). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoukset liitteineen on jätettävä 12.4.2011 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous kirjastoauton alustasta ). sähköposti: aapo.korte@seutukeskus.fi
6 (12) PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 22.3.2011 HÄMEENLINNAN KAUPUNKI puolesta Markku Rimpelä tilaajajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 Kirjastoautostandardi Poikkeukset Kirjastoautostandardiin ja muut vaatimukset Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake
7 (12) LIITE 1 KIRJASTOAUTOSTANDARDI Kirjastoautostandardi on erillinen pdf-tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
8 (12) LIITE 2 POIKKEUKSET KIRJASTOAUTOSTANDARDIIN JA MUUT VAATIMUKSET Numerointi viittaa Kirjastoautostandardiin, joka on tämän tarjouspyynnön liitteenä numero 1. 1.2 Keskeiset mitat Kirjastoauton pituus on 11,5-12,0 metriä. Kokonaispaino on 16 000-18 000 kg. Maavaran nosto-ominaisuus. Muiden keskeisten alustaa koskevien mittojen osalta todetaan, että: - vaihteluvälillä olevien mittojen on oltava tarjottavassa alustassa vaihteluvälillä, eli esimerkiksi akselivälin on oltava 5 000-6 900 mm - vähintään-mittojen on oltava tarjottavassa alustassa vähintään-mittoja, eli esimerkiksi etu- ja takaylityskaltevuuksien on oltava vähintään 6,7 astetta - suurimman ulkopuolisen leveyden on oltava korkeintaan 2 550 mm - maavaran (ei akselien kohdalla) on oltava vähintään 250 mm 2.1 Moottori Moottori on dieselmoottori, jonka teho on vähintään 250 kw (DIN). Euro 5 -moottori tai tiukemmat normit täyttävä moottori. Moottorin litratilavuus vähintään 9 litraa. Polttoainesäiliön koko vähintään 300 litraa. 2.3 Voimansiirtolaitteet Elektronisesti ohjattu vaihteisto, joka toimii sekä automaattisesti että manuaalisesti (jarrupoljin ja kaasupoljin). Automaattinen luistonestojärjestelmä (nappi kojelaudassa). 2.4 Jarrut Lukkiutumattomat levyjarrut ja ilmankuivain. Tehokas moottorijarru (vähintään 180 kw). 2.9 Alustan sähköjärjestelmä Mahdollisimman tehokkaat laturit, eli laturien teho yhteensä vähintään 300 A. Mekaaninen pääkytkin katkaisee virran akkujen läheltä (ei jätä päälle lisälämmityslaitteita, radiota, eikä muitakaan laitteita). Tilavaraus korin helmoihin sijoitettaville 6 kpl vähintään 200 Ah korilaiteakuille. Ilmastointi Renkaat Käyttökoulutus Alustassa on oltava tarpeelliset varaukset mahdollisimman tehokasta ilmastointia varten. Tarpeellisten varausten on sisällyttävä alustan hintaan. Alustan hintaan tulee sisältyä kesärenkaat vanteineen (6 rengasta vanteineen) ja nastoitetut talvirenkaat vanteineen (6 rengasta vanteineen). Alustan hintaan ei tule sisältyä vararengasta. Renkaiden tulee olla Suomen olosuhteisiin sopivat ja kulutuksen kestävyydeltään normaalit kirjastoautokäytössä olevat renkaat. Alustan hintaan tulee sisältyä yhden työpäivän mittainen käyttökoulutus Hämeenlinnan kaupunginkirjaston kirjastoautojen henkilökunnalle Hämeenlinnassa kirjastoauton valmistuttua kokonaisuudessaan.
9 (12) Käyttö- ja huolto-ohjeet, kuljettajan opas sekä sulake- ja relekaavio Valmiin alustan tarkastaminen Alustan hintaan tulee sisältyä suomenkieliset käyttö- ja huolto-ohjeet (kahtena kirjallisena kappaleena sekä pdf-tiedostona), suomenkielinen kuljettajan opas (kahtena kirjallisena kappaleena sekä pdf-tiedostona) sekä alustan sulake- ja relekaavio (kahtena kirjallisena kappaleena sekä pdf-tiedostona). Pyydettäessä ostajalle on toimitettava alustan sähkökaavio (kirjallisena kappaleena ja sähköisessä muodossa). Ostajan edustaja tarkastaa alustan ennen korityön aloittamista koritehtaan tiloissa. Ostajalla on oikeus käyttää tarkastuksessa apuna ulkopuolista konsulttia. Takuu Varaosasaatavuustakuu Muut asiat Alustan takuun on oltava vähintään kaksi (2) vuotta kirjastoauton luovutuksesta. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava yhden (1) viikon sisällä ostajalle takuuehdot ja tieto mahdollisesta pidemmästä takuusta. Takuuehtojen on oltava alan yleiset takuuehdot. Varaosasaatavuustakuun on oltava vähintään 12 vuotta kirjastoauton luovutuksesta. Varaosasaatavuustakuulla tarkoitetaan sitä, kuinka kauan alustaan on saatavissa tarvittavia, valmistajan hyväksymiä varaosia. Varaosien hinnoittelun on oltava kilpailukykyinen. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava yhden (1) viikon sisällä ostajalle tieto mahdollisesta pidemmästä varaosasaatavuustakuusta. Helmakotelossa on oltava (korilaiteakkujen tilavarauksen lisäksi) tavaratilaa, esimerkiksi tilaa työkaluille. Alustan rakenteen on mahdollistettava sellainen korirakenne, että autosta voidaan suunnitella ns. monipalveluauto, jolloin ohjaamo-osa voi toimia esimerkiksi terveydenhoitajan vastaanottotilana niin, että sinne on esteetön kulku lainaustiloista. Ks. lisäksi tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) mainitut vaatimukset.
10 (12) LIITE 3 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka on päivätty vuodelle 2011. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka on päivätty vuodelle 2011. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka on päivätty vuodelle 2011. 4. Tarjoajalla on vuosilta 2006 2011 vähintään kolme (3) referenssiä kirjastoauton alustan valmistamisesta ja toimittamisesta. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohteina olevien kirjastojen nimet ja referenssikohteiden yhteyshenkilöt. 5. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 6. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä.
11 (12) LIITE 4 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä Hinta 80 % 0-80 pistettä Huoltopalvelu 20 % 0-20 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0-100 pistettä Hinta Huoltopalvelu Edullisin alustan kokonaishinta saa vertailussa 80 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin kokonaishinta / vertailukokonaishinta) * 80 pistettä. Huoltopalvelu pisteytetään annettujen vastausten perusteella. Huoltopalvelun osalta arvioidaan huoltopalvelupisteiden lukumäärää (huoltopalvelupisteet, jotka ovat korkeintaan 100 km:n päässä osoitteesta Lukiokatu 2, Hämeenlinna), kyseisten huoltopalvelupisteiden aukioloaikoja, huoltohenkilökunnan lukumäärää, osaamista ja ammattitaitoa sekä varaosien saatavuusaikoja, koska kyseisillä tekijöillä on suora yhteys kirjastoauton seisontaaikaan. Parhaaksi arvioitu huoltopalvelu saa vertailussa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun huoltopalveluun. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.
12 (12) LIITE 5 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/