Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu OPM:n hallinnonalan Kieku-tilaisuus 12.3.2010
Esityksen sisältö Viitta-työkalun tausta Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt Viitta-työkalun sisältö - Miten työkalu on syntynyt? - Työkalun rakenne - Esimerkki kysymyksestä Itsearviointiprosessin läpivienti virastossa - Prosessin vaiheet - Prosessin roolit - Esimerkki aikataulusta Kysymykset ja kommentit
Viitta-työkalun tausta Palvelukeskuksiin siirtymisen myötä virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon rooli muuttuu olennaisesti. Myös tehtävien, toimintatapojen ja prosessien uudelleenorganisointi on välttämätöntä. Valtiokonttori tukee virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen uudistamista kehittämällä työkalun, jolla voidaan arvioida ja kehittää talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen kokonaisprosessia, erityisesti asiakaspäähän jäävien toimintojen osalta. (VK:n ja VM:n välinen tulossopimus) Viitta on virastoille (ja ministeriöille virastoina) sekä laitoksille suunnattu talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu.
Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt 1/2 Viitta-työkalun tavoitteena on auttaa virastoja arvioimaan talous- ja henkilöstöhallintonsa - nykytilaa - määrittämään tavoitetilat - asettamaan kehittämistoimenpiteitä tavoitetilan saavuttamiseksi. Viitta kattaa koko talous- ja henkilöstöhallinnon, mutta keskittyy erityisesti niiden toimintojen arviointiin ja kehittämiseen, joita ei ole tarkoitus siirtää palvelukeskuksiin, vaan jotka jäävät virastoihin ja joita on tarkoitus vahvistaa. Viitta-työkalu on kehittämisen väline. Itsearviointikyselyyn vastaaminen on ensimmäinen askel, mutta varsinainen hyöty realisoituu tulosten analysoinnin, kehittämistoimenpiteiden asettamisen, toteuttamisen ja seurannan myötä.
Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt 2/2 Itsearviointiprosessiin osallistuneiden muiden virastojen tiedot ovat käytettävissä bechmarkingia varten. Näin ollen Viitta mahdollistaa parhaiden käytäntöjen levittämisen ja niistä oppimisen. Itsearviointiprosessin suorittaminen on virastolle vapaaehtoista, mutta suositeltavaa osana viraston toiminnan kehittämistä. Viitta itsearvointi suositellaan tehtäväksi viimeistään vuosi ennen Kieku- tietojärjestelmän käyttöönottoa. Itsearvioinnin voi kuitenkin suorittaa milloin tahansa. Työkalua voivat hyödyntää hyvin myös ne virastot, joilla Kieku käyttöönotto ei vielä ole ajankohtainen.
Esityksen sisältö Viitta-työkalun tausta Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt Viitta-työkalun sisältö - Miten työkalu on syntynyt? - Työkalun rakenne - Esimerkki kysymyksestä Itsearviointiprosessin läpivienti virastossa - Prosessin vaiheet - Prosessin roolit - Esimerkki aikataulusta Kysymykset ja kommentit
Miten työkalu on syntynyt? 1/2 Viitta on toteutettu nelitasoisena kypsyystasomallina (määrittelemätön, määritelty, edistynyt, johtava) Viitta -projektiin on osallistunut talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoita seuraavista organisaatioista: Valtiokonttori, VM, SM, Tulli, PLM, PV, OM, LVM, TEM, UM, PRH, Evira sekä MMM Työkalun rakentamista on ollut tukemassa myös Deloitte, jonka globaaleihin talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökaluihin Viitta perustuu. Työkalun sisältö on syntynyt muokkaamalla edellä mainittujen asiantuntijoiden voimin Deloitten itsearviointityökaluja valtionhallinnon tarpeita vastaaviksi. Työkalun teknisestä ja sisällöllisestä ylläpidosta vastaa Valtiokonttori. Työkalu perustuu MS Office Exceliin.
Miten työkalu on syntynyt? 2/2 Viitta-työkalua pilotoivat SM ja Tulli tammi-maaliskuun 2010 aikana. Pilotoinnista saatujen kokemusten perusteella työkalua ja itsearviointiprosessiin liittyviä ohjeita on viimeistelty ja tarkennettu. Valmis työkalu on virastojen käytettävissä huhtikuussa 2010 Ensimmäisiksi varsinaisiksi käyttäjiksi soveltuisivat Kiekutietojärjestelmän pilotit (Valtiokonttori, Suomen Akatemia, Rajavartiolaitos)
Työkalun rakenne Talous- ja henkilöstöhallinnolle yhteiset prosessit (111) Strateginen suunnittelu ja toiminnan suunnittelu, seuranta ja analysointi (45) Ministeriön taha ja heha ohjaus ja koordinointi (10) Taha / Heha tuki muulle hallinnolle (10) Johtaminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon organisointi (19) Taha / Heha toimintatavat ja prosessit (10) Taha / Heha henkilöstö ja osaaminen (6) Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja informaatio (11) Taloushallinto (58) Taloushallinnon toiminnan organisointi (4) Tilauksesta perintään (5) Hankinnasta maksuun (16) Kirjanpito (12) Sisäinen laskenta (21) Henkilöstöhallinto (66) Resursointi (18) Suorituksen johtaminen ja kokonaispalkitseminen (12) Osaamisen johtaminen ja kehittäminen (8) Johtamisen edellytysten parantaminen (6) Työhyvinvointi (11) Hallinnolliset prosessit (8) Henkilöstöhallinnon toiminnan organisointi (2) Kysymyksiä yhteensä 235 kpl Neuvottelutoiminta (1)
Esimerkki kysymyksestä # Kysymys 1. Määrittelemätön 2. Määritelty 3. Edistynyt 4. Johtava Aihealue: Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Kysymysalue: Johtaminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon organisointi Alakysymysalue: Taha / Heha osaamisen ja resurssien hyödyntäminen päätöksenteossa 71 Nähdäänkö talous- ja henkilöstöhallinto johdon aitona kumppanina? Talous-/henkilöstöhallinto keskittyy rajattuihin analyyseihin omalta asiantuntemusalueeltaan. Osaaminen keskittyy talousja henkilöstöhallinnon omaan toimintaan. Talous-/henkilöstöhallinto tuottaa raportteja, mutta ei varsinaisesti analysoi niitä. Jotkut talous- /henkilöstöhallinnon henkilöt kykenevät ydintoiminnan näkökulmasta analyyttiseen työskentelyyn. Talous ja henkilöstöhallinto eivät ole aktiivisesti yhteydessä ydintoimintaan myydäkseen ja kehittääkseen palveluitaan paremmin tarpeita vastaaviksi. Talous-/henkilöstöhallinnon raportointi tuottaa jonkin verran ydintoimintaa tukevaa tietoa, mutta loput ydintoiminnan on koottava itse. Henkilöstö kykenee analyyttiseen työskentelyyn ja ydintoiminnan tukemiseen. Talous ja henkilöstöhallinto ovat satunnaisesti yhteydessä ydintoimintaan myydäkseen ja kehittääkseen palveluitaan paremmin tarpeita vastaaviksi. Talous-/henkilöstöhallinnon henkilöt toimivat ydintoiminnan kumppaneina tuottaen heille myös ennakoivaa tietoa. Henkilöiden osaaminen takaa vahvan tietämyksen ydintoiminnasta, hyvät projekti- ja muutoksenhallintakyvyt sekä viestinnän. Talous ja henkilöstöhallinto ovat aktiivisesti yhteydessä ydintoimintaan myydäkseen ja kehittääkseen palveluitaan paremmin tarpeita vastaaviksi. x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Nykytila Vastaa x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Tavoitetila Vastaa Arvioidaan sekä viraston nykytila että tavoitetila. Tavoitetilaksi ei ole tarkoitus valita aina johtavaa tasoa, sillä virastolle voi olla tarkoituksenmukaisempaa asettaa tavoitetasonsa alemmaksi.
Esityksen sisältö Viitta-työkalun tausta Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt Viitta-työkalun sisältö - Miten työkalu on syntynyt? - Työkalun rakenne - Esimerkki kysymyksestä Itsearviointiprosessin läpivienti virastossa - Prosessin vaiheet - Prosessin roolit - Esimerkki aikataulusta Kysymykset ja kommentit
Itsearviointiprosessin vaiheet Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Tekninen osuus Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnoaloittain, viraston koon mukaan tms. Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Vastaajien valitseminen ja perehdytys Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Itsearvioinnin tulosten analysointi Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Itsearviointilomakkeiden luominen Itsearviointilomakkeen täyttäminen Palautteen kerääminen ja työkalun kehittäminen Valtionkonttorin vastuulla Viraston johdon vastuulla Viraston koordinaattorin vastuulla Vastaajan vastuulla Mahdollinen osa prosessia
Itsearviointiprosessin roolit 1/3 Johdon sponsori - Talous/henkilöstöhallinnon johdon edustaja Viraston Viitta koordinaattori toimii itsearvioinnin projektipäällikkönä - Vastaa tavoitteiden viestinnästä, aikataulusta ja resurssien käytön suunnittelusta sekä tulosten viestinnästä ja hyödyntämisestä yhteistyössä johdon sponsorin kanssa - Huolehtii vastaajien valinnasta ja kysymyslomakkeiden luomisesta - Järjestää itsearvioinnin aloitustilaisuuden ja tulosten analysointitilaisuuden yhteistyössä Valtiokonttorin kanssa - Toimii ensisijaisena tukihenkilönä vastaajille ja ratkoo mahdollisia ongelmia Valtiokonttorin tukemana - Konsolidoi viraston tulokset - Arvio koordinaattorin työmäärästä: vähintään viikon työpanos koko prosessin aikana.
Itsearviointiprosessin roolit 2/3 Vastaajat - Kaikilta asiantuntijatasoilta - Kysymykset kohdennetaan rooleittain: Talous- tai henkilöstöasiantuntija Talous- tai henkilöstöjohto Viraston substanssijohto Mahdolliset lisäroolit suuremmille virastoille henkilöstösihteeri, henkilöstön kehittäjä, johdon raportoija, hankinta-asiantuntija, matka-asiantuntija - Vastaajien lukumäärä tulisi määritellä siten, että jokaiseen kysymysalueeseen saadaan 2-3 vastausta. Sopiva vastaajien määrä on min. 10 henkilöä, max. 50 henkilöä. - Vastausaika vaihtelee 0,5-4 tunnin välillä roolista riippuen.
Itsearviointiprosessin roolit 3/3 Valtiokonttori - Ylläpitää ja kehittää Viitta-työkalua virastoilta saadun palautteen perusteella - Perehdyttää viraston Viitta-koordinaattorin itsearviointityökaluun ja - prosessiin. - Tukee virastoa itsearviointiprosessin eri vaiheissa. - Kerää ja jakaa benchmarking-tietoa
Itsearviointiprojektin esimerkkiaikataulu Vaihe 1: Aloitus Projektin aloitus Viikko 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Koordinaattorin perehdyttäminen Työkalun luovuttaminen Vastaajien valitseminen Vaihe 2: Itsearviointi Vastaajien perehdyttäminen Itsearviointilomakkeen luonti Itsearvioinnin täyttäminen Vaihe 3: Analysointi Tietojen konsolidointi Vastausten ja tulosten analysointi Vaihe 4: Tavoitteet Kehittämistoimenpiteiden asettaminen = erikseen järjestettävä tilaisuus
Kysymykset ja kommentit Kysymyksiä voit lähettää: - viitta@valtiokonttori.fi Lisätietoja huhtikuusta 2010 alkaen - www.kiekuhanke.fi - www.valtiokonttori.fi