Viitta-itsearvioinnin käyttöohje Vastaajan ohje

Transkriptio

1 Viitta-itsearvioinnin käyttöohje Vastaajan ohje

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Tiivistelmä Johdanto Ohjelmistovaatimukset Sanasto Itsearviointiprosessi Vaihe 1: Aloitus Projektin aloitus Viraston rekisteröityminen Viraston koordinaattorin perehdyttäminen Vaihe 2: Itsearviointi Vastaajien perehdyttäminen Itsearviointilomakkeen täyttäminen Vaihe 3: Analysointi Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Hallinnonalojen itsearviointien konsolidointi Vertailu muihin hallinnonaloihin ja analyysi Vastausten ja tulosten analysointi Vaihe 4: Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Yleistä itsearviointilomakkeen käytöstä Itsearvioinnin suorittaminen Aloitus Avoimet kysymykset Kypsyystasokysely Lomakkeen sisältö Lomakkeeseen vastaaminen Kypsyystasojen kuvaajat Itsearviointilomakkeen toimittaminen... 11

3 1 Tiivistelmä Viitta-itsearviointityökalun avulla arvioidaan viraston talous- ja henkilöstöhallinnon nykytilaa ja tavoitetilaa ja se auttaa kehityskohteiden määrittämisessä. Kun saat kyselylomakkeen, tallenna se omalle tietokoneellesi ja lisää lomakkeen nimen perään oma nimesi. Kyselylomake toimii Excel-ohjelmalla (Excel 2003, Excel 2007 tai Open Office). Ensimmäisellä välilehdellä on avoimia kysymyksiä. Siirrä hiiren osoitin keltaisen vastauslaatikon päälle ja paina hiiren vasenta näppäintä, jonka jälkeen pääset kirjoittamaan tekstiä. Avoimet kysymykset täytettyäsi voit siirtyä varsinaiseen kyselyosioon joko alhaalta kypsyystasokyselyvälilehden kautta tai keltaisesta painikkeesta kypsyystasokysely. Kyselyyn vastataan valitsemalla jokaisen kysymyksen (kuvassa kohta 3) kohdalta alasvetovalikosta (kuvassa kohta 4) sopivin nykytila ja tavoitetila. Nykytilaan valitaan parhaiten tämän hetken tilannetta kuvaava vaihtoehto. Kaikkien kysymysten osalta ei välttämättä löydy viraston tilaa täysin kuvaavaa vaihtoehtoa. Alasvetovalikon saa auki painamalla valikon päällä hiiren vasenta näppäintä ja tämän jälkeen valitsemalla hiirellä sopivimman vaihtoehdon. Kyselyä voi täyttää useammassa erässä. Tallentamisen jälkeen kyselyn voi sulkea, ja jatkaa kyselyn täyttämistä myöhemmin. Laskuri ylhäällä (kuvassa kohta 1) ilmoittaa moneenko kysymykseen on vastattu ja montako on vielä vastaamatta. Laskuri laskee nykytilan yhdeksi vastaukseksi, samoin tavoitetilan. Kysymysten varsinainen määrä on siis puolet pienempi kuin laskuri ilmoittaa. Kun olet vastannut kyselyyn, voit siirtyä katsomaan omien vastaustesi kuvaajia painamalla keltaista nappia vastaukset valmiit tai siirtymällä alhaalta välilehdelle kypsyystason kuvaajat Kun olet valmis, tallenna lomake ja lähetä se koordinaattorille, tai tallenna se ennalta sovittuun paikkaan. 1. Kysymyslaskuri 2. Otsikkorivi 3. Kysymys ja kypsyystasojen kuvaukset 4. Alasvetovalikot vastaamista varten

4 2 Johdanto Tämä on talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalun (Viitta) vastaajan ohje, jossa käydään läpi vastaaminen itsearviointilomakkeeseen. Mikäli vastaaja kokee itsearvioinnin täyttämisen helpoksi, ei ohjeen lukeminen ole välttämätöntä. Ohje sisältää tietoa työkalusta ja tarkan opastuksen vastaamiseen. 2.1 Ohjelmistovaatimukset Itsearviointilomakkeen käyttö vaatii Microsoft Office Excel version 2003 tai 2007, tai Open Office Calc 3.0 -ohjelman. Erillinen itsearviointilomake ei vaadi Excel-makroja toimiakseen, mutta niiden ottaminen käyttöön helpottaa itsearviointilomakkeen käyttöä. Ohjeita eri Excel-versioiden makrojen käyttöönottoon löytyy Excel-ohjelman ohjeesta. Excel-ohjelman ohje saadaan näkyviin ohjelman ollessa käynnissä painamalla F1-näppäintä näppäimistöltä. 2.2 Sanasto Aihealue - Itsearviointityökalussa on kolme aihealuetta: (1) taloushallinto, (2) henkilöstöhallinto sekä kahdelle ensimmäiselle (3) yhteiset aihealueet. Kuhunkin aihealueeseen liittyy omat kysymysalueensa. Alakysymysalueet - Alakysymysalueita on työkalussa kymmeniä ja kukin niistä kuuluu yhden kysymysalueen alaisuuteen. Itsearviointi - Kyselyä kutsutaan itsearvioinniksi, koska periaatteena on arvioida oman organisaation nyky- ja tavoitetilaa verraten niitä kyselyssä esitettäviin kypsyystasoihin. Itsearviointilomake - Itsearviointilomake on erillinen tiedosto, jonka vastaaja täyttää Excel -ohjelmalla ja toimittaa takaisin vastausten kerääjälle. Kenttä - Excelin kentällä tarkoitetaan Excel-taulun yhtä solua (englanniksi cell), jossa on toiminnallisuutta. Työkalussa on käytössä kenttiä, joissa vastaaminen suoritetaan. Nämä ovat väriltään keltaisia. Kenttä voidaan valita painamalla sen kohdalla hiiren vasenta näppäintä. Koordinaattori - Henkilö, joka suorittaa virastossa vastaajien valinnan, ohjeistuksen ja tuen, luo erilliset itsearviointilomakkeet työkalulla, toimittaa itsearviointilomakkeet vastaajille, koordinoi vastausten keräämisen sekä suorittaa viraston tietojen konsolidoinnin. Kypsyystaso - Kypsyystasot ovat parhaiden käytäntöjen ja organisaatioiden tavoitteiden perusteella luotuja väittämiä toimintatavoista. Väittämät on jaettu eri kypsyystasoiksi sen mukaan, kuinka eri kypsyysasteella olevat organisaatiot tavallisesti toimivat. Kypsyystasojen nimet ovat (1) määrittelemätön, (2) määritelty, (3) edistynyt ja (4) johtava. Kypsyystasot vastaavat harvoin suoraan minkään organisaation toimintaa, ja tästä syystä vaihtoehdoista on valittava taso, joka on lähinnä vastaajan kuvaa toiminnasta. Kysymykset - Kysymykset voivat olla joko avoimia tai suljettuja. Avoimiin kysymyksiin, jotka kartoittavat perustietoja, vastataan kirjoittamalla vastaus avoimeen tekstikenttään. Suljettuihin kysymyksiin valitaan kypsyystaso, joka eniten vastaa nykytilaa ja tavoitetilaa. Suljetut kysymyksen kuuluvat kukin yhden alakysymysalueen alaisuuteen.

5 Kysymysalue - Kysymysalueita on työkalussa noin 20 ja kukin niistä kuuluu yhden aihealueen alaisuuteen. Nykytila - Tarkoittaa vastaajan arviota organisaation nykytilasta verrattuna kypsyystasoihin. Tavoitetila - Tarkoittaa vastaajan arviota organisaation viestitystä tai viestimättömästä tavoitetilasta verrattuna kypsyystasoihin. On huomattavaa, ettei organisaation tavoitteena aina ole kehittynein toimintatapa, sillä se voi myös merkitä resurssien haaskaamista. Toimittaminen - Itsearviointilomakkeen toimittaminen tarkoittaa sitä, että vastaukset toimitetaan vastaanottajalle ylläpitäjän tai koordinaattorin ohjeistamalla tavalla. Tämä tarkoittaa, että itsearviointilomake lähetetään sähköpostilla, tallennetaan sovittuun sijaintiin verkkolevylle tai tallennettaan dokumentinhallintajärjestelmään. Sopivan toimitustavan valitseminen riippuu siitä, mikä on toimivin tai totuttu toimintatapa virastoissa. Vastaaja - Henkilö, joka suorittaa itsearviointiin vastaamisen ohjeiden mukaisesti sekä vastausten toimittamisen takaisin koordinaattorille. Välilehti - Excel välilehdellä (englanniksi sheet) tarkoitetaan Excel-tiedostossa olevia tauluja, joiden välillä voidaan siirtyä painamalla ohjelman vasemmasta alakulmasta löytyvää välilehden nimeä hiiren vasemmalla näppäimellä tai käyttämällä työkalussa olevia toimintapainikkeita. Kullakin välilehdellä on oma tarkoituksensa, jonka myös välilehden nimi kertoo. Kaikki välilehdet eivät ole aluksi näkyvissä. Ylläpitäjä - Henkilö, joka ylläpitää ja kehittää työkalua Valtiokonttorissa ja jonka vastuulla itsearviointiprojektin johtaminen tavallisesti on. 3 Itsearviointiprosessi Itsearviointiprosessi koostuu vaiheista, jotka on esitetty kuvassa (Kuva 1). Kuva 1: Itsearviointiprosessi Seuraavissa luvuissa käydään läpi kussakin vaiheessa suoritettavat tehtävät.

6 3.1 Vaihe 1: Aloitus Projektin aloitus Projektin perustaminen on työkalun ylläpitäjän (Valtiokonttori) vastuulla Viraston rekisteröityminen Viraston rekisteröityminen projektiin on viraston koordinaattorin vastuulla Viraston koordinaattorin perehdyttäminen 3.2 Vaihe 2: Itsearviointi Viraston koordinaattorin vastuulla on valita sopivat henkilöt vastaamaan itsearviointiin. Viraston koordinaattori luo erilliset itsearviointilomakkeet itsearviointityökalulla sekä toimittaa, kokoaa ja konsolidoi itsearviointilomakkeet Vastaajien perehdyttäminen Vastaajat valitaan otoksena vastaajajoukosta. Vastaajat perehdytetään itsearvioinnin tavoitteisiin ja hyötyihin. Vastaajien perehdyttämisen suorittaa viraston koordinaattori Valtiokonttorin projektihenkilöstön tukemana. Vastaajat opetetaan käyttämään erillistä itsearviointilomaketta Excel-ohjelmalla. Koordinaattori toimittaa (ks. sanasto toimittaminen) lomakkeen vastattavaksi Itsearviointilomakkeen täyttäminen Vastaajat vastaavat itsearviointilomakkeen kysymyksiin. Vastattuaan he toimittavat itsearviointilomakkeen takaisin koordinaattorille vastausajan aikana. Koordinaattorin tehtävänä on myös toimia vastaajien tukena ongelmatilanteessa ja tarvittaessa muistuttaa vastausajan loppumisesta. 3.3 Vaihe 3: Analysointi Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Koordinaattori kokoaa itsearviointilomakkeet ja yhdistää ne tietokantaan Hallinnonalojen itsearviointien konsolidointi Ylläpitäjä konsolidoi viraston konsolidoiman tiedon hallinnonalatasolle Vertailu muihin hallinnonaloihin ja analyysi Ylläpitäjä vertaa virastosta kerättyä tietoa muihin hallinnonaloihin ja kommunikoi tulokset takaisin virastoille Vastausten ja tulosten analysointi Koordinaattori analysoi yhteenvedettyjä vastauksia kommunikoi tulokset eteenpäin asiaankuuluville henkilöille. Tämän lisäksi hän voi haastatella vastaajia tai asiantuntijoita, jotka voivat tuoda esiin omia mielipiteitään sekä arvioida nykyistä ja tavoitetoimintaa yleisten tulosten valossa. 3.4 Vaihe 4: Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Tarvittaessa tuloksia osa-alueista ja yksittäisistä kysymyksistä voidaan käyttää tavoiteasetantaa varten. Tavoitteiden asettaminen voidaan ottaa myös osaksi suurempaa

7 kokonaisuutta, kuten suoritusjohtamista tai toimintasuunnitelmaa. Tavoitteiden saavuttaminen ja täyttyminen organisaatiossa voidaan todeta esimerkiksi suorittamalla itsearviointi uudelleen. 4 Yleistä itsearviointilomakkeen käytöstä Itsearviointilomakkeessa toimintaa kuvaava väri on keltainen. Vastaaja voi vaikuttaa keltaisiin objekteihin. Erityyppisiä objekteja ovat avoimet tekstikentät, kentissä olevat alasvetovalikot sekä toimintopainikkeet. Avoimiin kysymyksiin vastataan käyttäen avointa tekstikenttää. Avoin tekstikenttä (Kuva 2) on keltainen kenttä, johon vastaukset voidaan syöttää vapaasti tekstimuodossa. Avointa tekstikenttää käytetään siirtämällä hiiren osoitin kentän kohdalle ja painamalla hiiren vasenta näppäintä. Tämä tuo vilkkuvan kursorin tekstikenttään, jolloin kenttään voidaan kirjoittaa haluttu vastaus näppäimistöllä. Vastaus vahvistetaan painamalla Enteriä ( - näppäin) tai valitsemalla hiiren vasemmalla näppäimellä jokin toinen kenttä. Kuva 2: Avoin tekstikenttä Suljettuihin kysymyksiin vastaaminen suoritetaan alasvetovalikoilla. Alasvetovalikossa vastausten muuttaminen tehdään siirtämällä hiiren osoitin keltaisen vastausruudun päälle ja valitsemalla kenttä hiiren vasemmalla näppäimellä. Tämän jälkeen valitaan kentän oikeaan laitaan ilmestyvä painike, jossa on alaspäin osoittava nuoli, hiiren vasemmalla näppäimellä. Lopulta valitaan kentän alapuolelle ilmestyvästä valikosta haluttu vaihtoehto hiiren vasemmalla näppäimellä. Kuva 3: Kysymykseen vastaaminen alasvetovalikolla Keltaisista toimintopainikkeista (Kuva 4) voidaan valita toimintoja, kuten siirtyminen eteenpäin tai vastauksien poistaminen. Toimintopainikkeita käytetään siirtämällä hiiren osoitin painikkeen kohdalle ja painamalla hiiren vasenta näppäintä. Kuva 4: Toimintopainike Siirtyminen eteenpäin voidaan suorittaa myös valitsemalla seuraava välilehti Excelohjelman vasemmasta alakulmasta hiiren vasemmalla näppäimellä (Kuva 5, kohta 1 on valittu välilehti ja kohta 2 seuraava valittavissa oleva välilehti). 1 2 Kuva 5: Excel välilehdet (Excel 2003 toiminnallisuus vastaava) Mikäli koko välilehti ei ole kerralla näkyvissä, voidaan Excelin välilehdellä siirtyä alas ja ylös painamalla ohjelmaikkunassa oikealla laidalla olevista nuolista (Kuva 6) hiiren vasemmalla näppäimellä. Sivuttainen siirtyminen tapahtuu samalla tavoin ohjelman alareunassa olevista nuolista.

8 Kuva 6: Excel 2007 siirtyminen alas ja ylös välilehdellä (Excel 2003 toiminnallisuus vastaava) 5 Itsearvioinnin suorittaminen 5.1 Aloitus Itsearviointi suoritetaan käyttämällä koordinaattorin luomaa itsearviointilomaketta, jonka koordinaattori toimittaa (ks. sanasto toimittaa) vastaajalle. Aloittaminen tapahtuu avaamalla työkalu Excel-ohjelmaan, samoin kuin tavallinen Exceltiedosto avataan. Tämän jälkeen ohjelmassa tulee näkyviin avoimet kysymykset (Kuva 8). Mikäli avoimet kysymykset eivät tule näkyviin, on tarkastettava ollaanko Avoimet kysymykset -välilehdellä (Kuva 7). Kuva 7: Avoimet kysymykset välilehti Mikäli vastaaminen täytyy jostain syystä keskeyttää, voidaan tiedosto tallentaa omalle tietokoneelle samoin kuin tavallinen Excel-tiedosto, jolloin jo tehdyt vastaukset tallentuvat. Tämän jälkeen tiedosto voidaan avata kuten tavallinen Excel-tiedosto ja jatkaa siitä mihin edellisellä kerralla on jääty. 5.2 Avoimet kysymykset Avoimissa kysymyksissä vastataan ensiksi kysymykseen minkä aihealueen edustaja vastaaja on (taloushallinto, henkilöstöhallinto tai ydintoiminta) (Kuva 8, kohta 1). Tämän jälkeen voidaan vastata avoimiin kysymyksiin (Kuva 8, kohta 2) kirjoittamalla vastaukset keltaisiin avoimiin tekstikenttiin. Eteenpäin, seuraavaan vaiheeseen, siirrytään painamalla Kypsyystasokysely -painiketta (Kuva 8, kohta 3) hiiren vasemmalla näppäimellä Kuva 8: Avoimet kysymykset Vaihtoehtoisesti voit siirtyä eteenpäin valitsemalla välilehden nimeltä Kypsyystasokysely (Kuva 9). Voit poistaa avointen kysymysten vastaukset valitsemalla Poista vastaukset. Mikäli poistaminen ei toimi, makrot eivät todennäköisesti ole käytössä. Voit poistaa

9 vastauksen myös valitsemalla avoimen tekstikentän ja painamalla näppäimistöltä Deletenäppäintä. 5.3 Kypsyystasokysely Kuva 9: Seuraavalle välilehdelle siirtyminen Kypsyystasokysely -välilehdellä (Kuva 10) vastataan itsearviointiin, joka perustuu kypsyystasoihin. Ensiksi käydään läpi lomakkeen sisältö ja tämän jälkeen kuinka lomakkeeseen vastataan Lomakkeen sisältö Kuva 10: Kypsyystasokysely Välilehden ylälaidassa (Kuva 10, kohta 1) on otsikko, jäljellä olevien ja vastattujen kysymysten määrä sekä toimintopainikkeet seuraavaan vaiheeseen siirtymiseen. Seuraavana ovat otsikkorivit (Kuva 10, kohta 2). Ensimmäinen otsikkorivi kertoo aihealueen, kysymysalueen ja alakysymysalueen. Toisella otsikkorivillä ovat tulevien kysymysrivien selitteet. Otsikkorivit toistuvat jokaisen alakysymysalueen jälkeen. Otsikkorivien jälkeen tulee ensimmäinen kysymysrivi (Kuva 10, kohta 3). Ensimmäisenä vasemmalta tulevat kysymysten numerot. Numerot ovat kysymyskohtaisia ja joitain numeroita voi puuttua kokonaan, mikäli osa-alueita on jätetty pois lomakkeelta. Numerot helpottavat keskustelua tietystä kysymyksestä, mikäli tarpeen. Kysymys-sarakkeessa on kysymys, johon kunkin rivin kypsyystasoja verrataan. Seuraavissa sarakkeissa ovat kypsyystasot (4 kpl) Lomakkeeseen vastaaminen Suljettuihin kypsyystasokysymyksiin vastataan valitsemalla keltainen kenttä (Kuva 10, kohta 4) hiiren vasemmalla näppäimellä ja valitsemalla kentän oikeaan laitaan ilmestyvä nuoli. Kentän alapuolelle ilmestyvästä valikosta valitaan kypsyystaso, joka vastaa parhaiten nykyistä käytäntöä ja tulevaisuuden tavoitetilaa. Kun kysymykseen on vastattu, muuttuu vastatun kysymyksen pohjan väri vaaleammaksi. Tämä helpottaa vastaamattomaan kysymykseen palaamista.

10 Mikäli vastaaja ei osaa vastata kysymykseen tai kysymys ei koske kyseessä olevaa virastoa ja sen toimintaa, voidaan valita En osaa sanoa, mikä jättää vastauksen huomioimatta. Mikäli vastataan En osaa sanoa, on vastattava En osaa sanoa sekä nyky- että tavoitetilaan. Toisaalta mikäli jollekin kysymykselle antaa vastausten koskien nykytilaa, on annettava vastaus myös tavoitetilasta. Tavoitteena on, että vastausta En osaa sanoa käytetään mahdollisimman harvoin. Kysymykset ovat listassa perätysten ja seuraavaan kysymykseen voidaan siirtyä painamalla nuolta, joka osoittaa alaspäin, välilehden oikeassa laidassa (Kuva 6). Kun kaikki vastaukset ovat valmiit, eteenpäin siirrytään painamalla Vastaukset valmiit - toimintopainiketta. Eteenpäin voidaan tällöin siirtyä myös valitsemalla seuraava välilehti nimeltä Kypsyystason kuvaajat (Kuva 11). Vastaukset voidaan poistaa painamalla toimintopainiketta Poista vastaukset. Mikäli poistaminen ei toimi, makrot eivät todennäköisesti ole käytössä. Kuva 11: Seuraavalle välilehdelle siirtyminen 5.4 Kypsyystasojen kuvaajat Kypsyystason kuvaajat välilehdellä on esitetty vastaajan omien arvioiden tulokset (Kuva 12). Kuva 12: Kypsyystasojen kuvaajat Mikäli kuvaajat eivät näy kunnolla, voidaan käyttää Excelin zoom-työkalua (Kuva 13 ja Kuva 14). Kuva 13: Excel 2007 zoom-työkalu on ohjelman oikeassa alalaidassa

11 Kuva 14: Excel 2003 zoom-työkalu on ohjelman valikossa Ensimmäiseksi välilehdellä ovat kuvaajat, joissa pylvään taso 1 merkitsee heikointa tasoa ja 4 parasta tasoa. Ylimmäisenä kuvaajana on koko kyselyn keskiarvo vastaajan vastausten osalta. Tämän jälkeen tulevat aihealueiden keskiarvot. Tämän jälkeen tulevat kysymysalueiden keskiarvot joita seuraavat alakysymysalueiden keskiarvot. Kuvaajien otsikot kertovat kunkin alakysymysalueen nimen. Tällä välilehdellä voidaan vastata kohtaan Huomioita tuloksista, johon voidaan vastata kuten avoimeen tekstikenttään (Kuva 15). Tähän kenttään vastaaja voi antaa vapaat kommenttinsa itsearvioinnin tuloksista, kysymysalueista tai kysymyksistä. Kuva 15: Huomioita tuloksista 5.5 Itsearviointilomakkeen toimittaminen Itsearviointilomakkeen toimittaminen takaisin koordinaattorille tapahtuu koordinaattorin ohjeistamalla tavalla. Mikäli toimittaminen tapahtuu sähköpostin liitetiedostona, voidaan tiedosto lähettää suoraan Excelin lähetystyökalusta tai tallentamalla itsearviointilomake omalle tietokoneelle ja lähettämällä tiedosto sähköpostiohjelmalla sähköpostin liitteenä takaisin koordinaattorille.