Tarjouspyyntö Perusturvakuntayhtymä Karviaisen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista ja tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä Perusturvakuntayhtymä Karviaisen tarkastuslautakunta pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 20.2.2017 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti kuntalain 14 luvun 122 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosiksi 2017 2020 sekä 1 + 1 optiokausiksi. Lisäksi tarjous pyydetään EU:n ja muiden rahoittajien vaatimista hanketarkastuksista ja tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä 1. TARKASTETTAVAN KOHTEEN YLEISKUVAUS Karkkilan kaupunki ja Vihdin kunta ovat vuoden 2009 alusta toimintansa aloittaneen Perusturvakuntayhtymä Karviaisen osakkaita. Karviainen järjestää sosiaali- ja terveyspalvelut alueen kunnille päivähoitoa lukuun ottamatta. Alueen asukasmäärä on noin 38 000 ja työntekijöitä Karviaisella on noin 543. Karviaisen toimintakulut ovat noin 115 miljoonaa euroa vuodessa. 2. TARKASTUSTEHTÄVIEN LAAJUUS JA SISÄLTÖ Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 15 tarkastuspäivää vuodessa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään kaksi kirjallista väliraporttia. Tarkastustyön yhteydessä tehdyt raportit tulee luovuttaa myös toimivalle johdolle. Vastuullisen tarkastajan tulee itse osallistua vähintään kolmeen tarkastuslautakunnan kokoukseen. EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 20 työtuntia vuodessa. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviin kuuluu kokouksen ja esityslistan valmistelu, kokouskutsun lähettämien, pöytäkirjan laatiminen ja arviointikertomuksen kokoaminen. Tarkastuslautakunnan sihteeri toimii asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksissa. Tarkastuslautakunta pitää arvion mukaan 8 kokousta vuodessa ja sihteeritehtäviin käytettävä aika on arvion mukaan 70 tuntia vuodessa. Tarjousvertailussa käytetään vertailuperusteena tuntihintaa ja 70 tuntia vuodessa.
Tarkastajilla on käytettävissä tarkastustyön aikana: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan tai kuntayhtymän IT-verkkoon - kopiointipalvelut. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosia 2017 2020. 4. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EUkynnysarvon alittava palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Osatarjoukset eivät ole sallittuja. 5. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen posti@karviainen.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Tilintarkastuspalvelut. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 01.03.2017 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat viimeistään 06.03.2017. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 6. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tilaaja tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
7. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Hankintaa koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 4 Hintalomake. Liitteet 1, 2, 3 ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 7, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 15.03.2017 klo 14. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Romlevykkeellä samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Tilintarkastuspalvelut pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: PL 114, 03101 Nummela Käyntiosoite: Asemantie 30, 03100 Nummela Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 9. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen.
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 10. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 4) mukaisesti. Hankintalain (1397/2016) 93 edellyttämä kokonaistaloudellinen edullisuus on huomioitu kuvaamalla palvelun vähimmäisvaatimukset yksityiskohtaisesti ja asettamalla ne niin korkealle, että laadun arviointia erikseen vertailuvaiheessa ei ole nähty tarpeelliseksi. Mikäli tarjousvertailussa useampi tarjoaja sijoittuu järjestyksessä samalle sijalle, arvotaan järjestys. Arvonta suoritetaan siten, että arvottaville annetaan arvontanumero ykkösestä eteenpäin, siten että aakkosissa yrityksen nimen perusteella ensimmäinen saa numeron 1 jne. Numerot kirjataan samankokoisille paperilapuille, jotka laitetaan läpinäkymättömään laatikkoon. Arvonnassa ensimmäiseksi nostettu on järjestyksessä ensimmäinen jne. 10. ALIHANKKIJAT Mikäli palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Alihankkijoita koskevat samat kelpoisuusehdot ja palvelua koskevat laatuvaatimukset kuin tässä tarjouspyynnössä on palveluntuottajalta edellytetty. Palveluntarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan palvelutoiminnassaan käyttämänsä alihankkijat. Palveluntarjoajan on myös jatkossa hyväksytettävä tilaajalla käyttämänsä alihankkijat. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Palveluntuottaja vastaa tilaajavastuulain mukaisesti velvoitteiden selvittämisestä ja täyttämisestä käyttämiensä alihankkijoiden osalta. Palveluntuottaja toimittaa tilaajalle nähtäväksi tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset myös alihankkijoista 12 kk:n välein pyytämättä. 11. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Vihdissä 13.02.2017 Perusturvakuntayhtymä Karviaisen tarkastuslautakunta Eero Löfgren puheenjohtaja
LIITTEET Liite 1 Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 2 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3 Referenssilomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 4 Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 5 Sopimus Liite 6 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_ muut_julkaisut/20140701julkis/jyse_2014_palvelut.pdf Liite 7 Tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä)