Reaaliaikainen arviointi muutosjohtamisen tukena - uuden Oulun arvioitsijoiden näkökulma, kehitysjohtaja Jarmo Asikainen, johtava konsultti Mikko Kenni FCG Konsultointi Oy 20.11.2013 Page 1
Reaaliaikainen arviointi mikä tarve? Yleinen arvioinnin tarve, erityisesti reaaliaikaisen arvioinnin Arviointia tarvitaan kaikissa muutosprosesseissa, tehdään tuntematonta tulevaisuutta ja kovalla vauhdilla Arviointi on riskien ennakointi ja hallintaa, jos ei voi estää niin ehkä vaimentaa Reaaliaikaisella arvioinnilla realiteettien palauttaminen - kuntarakenteet Eino-myrskyn silmässä, mikä kaatuu ja mikä ei Kuntarakennemuutoksissa asenteet edellä, tunteet pinnalla, järjellisen arviointitiedon jyviä tarvitaan Hevosmiesten tietotoimisto on mediamoguli, esim. herrat ja henkilöstö elävät kuin pellossa, kiusaamisen kohtuullistaminen Viestinnän vaikuttavuuden voimistaminen hyvissä asioissa, huonot tulevat varmasti ja pyytämättä johtaminen on navigointia, arviointi kalibrointia 20.11.2013 Page 2
Reaaliaikainen arviointi mitä tehdään? Keskeinen fokus arvioinnissa Pysytäänkö valmistelussa ja toimeenpanossa sopimuksessa, sitoo totaalisesti 1-3 vuotta Valmistellaanko ja toteutetaanko yhdistymisen strategisia tavoitteita kuten elinvoima, johtamisjärjestelmä, palveluverkko jne. Mitä suuntaa vahvistetaan, mitä korjataan ja mitä nostetaan arvioijan näkemykset ja ehdotukset Jatkuvuus ja toisto arvioinnissa pitkällä aikavälillä Mitä arvioinnissa etsitään ja ehkä löydetään Mikä kunnan omassa käsissä ja mikä hallitsematonta toimintaympäristöä, lisäksi mikä rajalla? Mitä tehty, mitä käynnistetty ja mitä ei tehty? Mikä johdon toimintakyky ja yhteistyön tila? Mikä on henkilöstön sitoutuminen ja työilmapiiri? Mikä on sidosryhmien näkemys ja arviointi? Mikä on median suhtautuminen ja viesti julkisuuteen? Mitkä ovat kuntalaisten näkemykset ja mistä asioista? 20.11.2013 Page 3
Reaaliaikainen arviointi - ketkä tekevät Johdon rooli mm. Arvioinnista vastaava ja tavoitteiden asettaja, tarkoituksen viestittäjä Arvioinnin merkittävyyden korostaja ja omassa työssä sitoutuminen, esimerkin antaja Arviointiprosessin organisoija, resurssien ja ajan varmistaja Arviointitulosten hyödyntäjä ja sparraaja, sietää myös vääriä tuloksia Arvioitsijan rooli mm. Kunnan erityisyyden ja rakennemuutoksen logiikan ymmärtäjä Ulkopuolinen näkijä ja oudoksuja, poikkeamien löytäjä Arvioinnin organisoinnin ja toteutuksen tukija ja avustaja Tietojen koonnan jäsentäjä, analysoija ja raportoija 20.11.2013 Page 4
Arvioinnin fokus Arvioinnin tarkoituksena on ollut löytää muutosta edistävät ja hidastavat tekijät, jotta muutosta johtavat ja toteuttavat tahot pystyvät riittävän nopeasti reagoimaan esille nouseviin asioihin. Myös tuottaa tietoa ennakoitavista toteuttamiseen liittyvistä haasteista, koska se luo ja voimistaa toimintakykyä muutoksen toteutukselle. Arvioinnissa erityisesti kiinnitetty huomioita, että se palvelisi Oulun kaupungin rakentamista koskevaa päätöksentekoa (tiedollajohtamisen vahvistaminen) Pyritty panostamaan ennakoivaan otteeseen, kehittämisehdotusten tuottamiseen arviointiaineistoon perustuen sekä päätöksentekoa tukeviin työpajoihin. Tätä tukien arviointiryhmä koottiin niin, että siinä on ollut edustettuna vahva osaaminen kunnista ja niiden muutosprosesseista, muutosjohtamisen osaaminen, arviointiosaaminen sekä päätöksenteko tukeva konsultatiivinen osaaminen. 20.11.2013 Page 5
Taustaa Arvioinnin lähtökohtana on ollut kuntien yhdistymisen hyvän valmistelun ja toteutuksen varmistamiseksi tehtävä systemaattinen seuranta ja reaaliaikainen ulkoinen arviointi, joka on toteutettu noin puolen vuoden välein vuosina 2011 2013. 28.6. 31.12.2010,1.1. 30.6.2011, 1.7. 31.12.2011 1.1. 30.6.2012 ja 1.7. 31.12.2012 Arviointi koskenut myös vuonna 2010 tehtyä yhdistymisen valmistelua. Tällä hetkellä 18kk optiovaihe, joka pitää sisällään kaksi arviointijaksoa. 1.1.2013 30.9.2013 1.10.2013 1.9.2014 Arvioinnista vastannut arviointikonsortio FCG, Kuntaliitto, Lapin yliopisto 20.11.2013 Page 6
Yhdistymissopimuksessa määritellyt yhdistymisen tavoitteet Toteutammeko strategista muutosta? Hyödynnämmekö mahdollisuudet? Mitkä ovat mahdolliset korjaavat toimenpiteet? Yhdistymissopimuksessa määritellyt yhdistymisen tavoitteiden toteutuminen Jälkikäteisarviointi ja Työpaja. Raportti ja Työpaja. Raportti ja Työpaja. Raportti ja Työpaja. Raportti ja 28.6.2010-30.6.2011 1.7.2011-31.12.2011 1.1.2012-30.6.2012 1.7.2012-31.12.2012 1.1.2013-31.12.2016 Optioina *Luottamushenkilöja viranhaltijakysely (VILU-tutkimus) 2010 *Henkilöstökysely 2011: Otos n. 500 ** *Kuntalaiskysely 2011: Otos: 1750 ** Lapin yliopiston Kehittämiskokonaisuuden arviointi Henkilöstökysely Otos 400-500 Kuntalaiskysely N=1700-2000
Arvioinnin menetelmät, aineistot ja analyysit Arvioinnissa käytettävä aineisto on jaettavissa kirjalliseen dokumenttiaineistoon (muistiot, pöytäkirjat) sekä kvalitatiivisin ja kvantitatiivisin menetelmin koottuihin ja analysoituihin aineistoihin ( -kyselyt, yksilö- ja ryhmäkohtaiset teemahaastattelut, Arttu-tutkimuksen kyselyaineiston jatkoanalyysit). Arvioinnin toteutus perustunut menetelmällisesti metodologiseen triangulaatioon, jolloin arvioinnissa on hyödynnetty useita laadullisia ja määrällisiä tutkimusmenetelmiä, teoreettisia tarkastelutapoja yhdistäen eri asiantuntijoiden näkemyksiin. Aineistoja analysoitu ja arvioitu suhteessa kuntien yhdistymiselle asetettuihin strategisiin tavoitteisiin ja toimintaympäristön tilannetekijöihin.
Kokemuksia arvioitsijan näkökulmasta Mielenkiintoinen prosessi päästä seuraamaan useamman vuoden ajan Suomen suurimman kuntafuusion evoluutiota Mikä on kaupungin ja mikä toimintaympäristön vaikutus? Tilanne muuttunut radikaalisti arvioinnin aloittamisesta (2011) Arviointi päätöksenteon tukena - todettu, että strateginen valtuusto on mm. kiinnostunut toimintaympäristön muutoksista ja arvioi säännöllisesti, mitä muutokset merkitsevät oman kunnan kannalta sekä tekee sen pohjalta strategiset valinnat. arvioi säännöllisesti omaa toimintaansa ja ottaa kokemuksista oppia. Strategisen johtamisen osalta Suomen kunnissa selkeä puute arvioivan työotteen käytössä Ulkopuolisen arvioinnin käyttö osoitus myös rohkeudesta Kaksi kertaa vuodessa Tohtori Tulpin anatomialuento Suurimmat haasteet: Miten saadaan riittävän laaja ja objektiivinen kuva myös ytimen ulkopuolelta (sähköisen kyselyn inflaatio) Nähdä metsä puilta keskittyminen oleellisiin kokonaisuuksiin Tuottaa tietoa riskienhallinnan näkökulmasta, jolla mahdollista edesauttaa fuusion eteenpäin viemistä 20.11.2013 Page 9