Ohjausryhmä Päivi Kähönen-Anttila Pasaati Oy

Ohjausryhmä Päivi Kähönen-Anttila Pasaati Oy

Päivi Kähönen-Anttila Vanhempi projektipäällikkö Projektitoiminnan kehittämisen asiantuntija paivi.kahonen@pasaati.com 15,5 v Nokia, 4 v Pasaati Oy Ohjausryhmän työkalut kehitysprojektin johtamiseen, webinaarin tallenne Projektipäällikön rooli projektitiimin motivaation kohottamisessa (tutkimus kevät 2016) 7.2.2017 2

Sisältö Mikä ohjausryhmä on? Ohjausryhmän tarkoitus Hyvä ohjausryhmä Ohjausryhmässä vältettävä Odotukset Ohjausryhmän asettaminen Ohjausryhmän kokoonpano Valtuudet Ohjausryhmän tehtävät Projektipäällikön tehtävät Ohjausryhmän kokoukset Ohjausryhmän ensimmäinen kokous Kokouksissa käsiteltäviä asioita Projektin onnistumisen mittaaminen Vastuut 7.2.2017 3

Tavoitteena Webinaarin päätyttyä, olet selvillä Mikä on ohjausryhmän tarkoitus Mitä ohjausryhmältä odotetaan Kuka asettaa ohjausryhmän, ja keistä ohjausryhmä koostuu Ymmärrät ohjausryhmän vastuut ja valtuudet Tiedät mitä ohjausryhmän tehtäviin kuuluu Saat kuvan ohjausryhmän kokouksista 7.2.2017 4

Ohjausryhmä Toteuttava organisaatio asettaa ohjausryhmän Kokoonpano sisällön ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukainen Mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus läheltä käytännön toimintaa. Seuraa ensisijaisesti sitä miksi projektiin lähdettiin eli business casea projektin taustalla OHJAUSRYHMÄ Projektipäällikkö Medbitin projektiryhmä (+ loppukäyttäjiä!) Toimittajan projektiryhmä 7.2.2017 5 Asiakkaan projektiryhmä

Ohjausryhmä Esimerkkejä Medbitin projektien ohjausryhmien kokoonpanoista 7.2.2017 6

Ohjausryhmän tarkoitus Varmistaa projektin onnistuneen toimituksen sekä hyötyjen maksimoinnin On vastuussa projektin kustannuksista ja kaiken kaikkiaan koko projektista Varmistaa, että projektin laajuus on linjassa sidosryhmien vaatimusten kanssa Edustaa sidosryhmiä, jotka eivät ole ohjausryhmässä Katselmoida säännöllisin väliajoin projektisuunnitelma Ohjausryhmän tärkein kysymys itselleen: Mitä me voimme tehdä projektin edistämiseksi? 7.2.2017 7

Ohjausryhmän tarkoitus Tukea ja vahvistaa vuorovaikutusta projektin ja sidosryhmien välillä Tukea projektipäällikköä, esim. varmistamalla, että projektin tarvitsemat resurssit ovat saatavilla Toimia päätöksentekijänä Ohjausryhmän tarkoitus on tuottaa arvoa loppukäyttäjille! Hyvä ohjausryhmä ei kokoonnu vain käsittelemään raportteja ja toteamaan tapahtunutta 7.2.2017 8

Hyvä ohjausryhmä tukee projektin toteutumista tuomalla siihen asiantuntemuksensa ja verkostonsa. ottaa kantaa toteutukseen ja esittää parannuksia ja tarkennuksia suunnitelmiin. on sitoutunut ja varannut aikaa projektille kooltaan 5-8 henkilöä omaa monipuolista osaamista valmistautuu ennakkoon ohjausryhmän kokouksiin 7.2.2017 9

Ohjausryhmässä vältettävä Ei päällekkäisiä omistajuuksia tai vastuita. Puuttumista projektin teknisiin yksityiskohtiin EI isoja ryhmiä! Suuri ohjausryhmän koko (> 8 hlö). Isoissa ohjausryhmissä muodostuu helposti alaryhmiä, jotka tekevät omia päätöksiään ohjausryhmän ulkopuolella Mikäli on muita sidosryhmiä, joita on pidettävä ajan tasalla, tulee heille perustaa omat fooruminsa, jotka ovat erillään varsinaisesta ohjausryhmästä ja päätöksenteosta. 7.2.2017 10

Ohjausryhmässä vältettävä Projektikolmion palvominen, kuten projektin aikataulu näyttää hyvältä, mikäli suunnitelmassa pysytään -höpinät. Hiekottajat, jotka istuvat ohjausryhmässä ja jarruttavat kaikkea toimintaa esim. ristiriitojen lietsomisella, kontrollintarpeella tms. Hidden Agenda. Ohjausryhmän pitämistä pelkkänä muodollisuutena. Laatu Laajuus Ohjausryhmän kokous ei ole projektipäällikön raportointitilaisuus. 7.2.2017 11

Odotukset Ohjausryhmän odotetaan: Ymmärtävän projektin vaikutuksen strategiaan ja projektin lopputuloksen Ymmärtävän projektin vaikutukset kriittisimpiin sidosryhmiin Käsittelevän poikkeamat, yllättävät asiat jotka vaikuttavat merkittävästi projektin onnistumiseen Ottavan vastuun projektin toteuttamisesta, tulosten saavuttamisesta ja projektin hyötyjen realisoinnista. Varmistavan, että projektin tuotokset vastaavat asiakkaan tarpeita ja odotuksia Hyväksyvän tarvittaessa projektin laajuuden muutokset 7.2.2017 12

Ohjausryhmän jäseniltä odotetaan loppukäyttäjien ja liiketoiminnan tuntemusta, suurten vaatimusten keskinäistä priorisointia, jatkuvan oppimisen kulttuurin kehittämistä sekä projektin tukemista auttamalla poistamaan työn esteitä ja organisaation strategian sovittamista projektien toteutukseen Ohjausryhmän jäsen, kysy itseltäsi: MIKSI minä olen täällä? 7.2.2017 13

Ohjausryhmän jäseniltä odotetaan Ohjausryhmän yksittäisen jäsenen odotetaan: Arvostavan projektin merkitystä asiakkaan ja tärkeimpien sidosryhmien näkökulmasta ja edustavan heitä ohjausryhmässä. Olevan aidosti kiinnostunut projektista ja sen tuotoksista. Olevan sitoutunut ja aktiivisesti mukana projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Omaavan tietoa projektinhallinnasta ja ohjausryhmän roolista projektin tavoitteiden toteuttamisessa. 7.2.2017 14

Ohjausryhmän asettaminen ja kokoonpano Ohjausryhmän asettaa projektin omistaja projektin suunnitteluvaiheessa Jäsenille nimetään varajäsenet Nimetään puheenjohtaja Sopiva koko on 5 8 varsinaista jäsentä Projektin (liiketoiminta) omistaja Kriittisimpien sidosryhmien edustajat Projektipäällikkö EI OLE ohjausryhmän varsinainen jäsen. 7.2.2017 15

Ohjausryhmän kokoonpano Ohjausryhmään tulee valita henkilöt, jotka voittavat eniten jos projekti onnistuu sekä käänteisesti ohjausryhmässä tulee olla myös ne, joiden edustama yksikkö kärsii eniten jos projekti epäonnistuu. Mikäli ohjausryhmään ei löydy ihmisiä, todennäköisesti projektin valmistelu on tehty puutteellisesti ja kannattaa kyseenalaistaa projektin toteutus. Toimittajan edustaja ei kuulu ohjausryhmään mukaan. Osallistujat projektin tulosten potentiaalisia hyödyntäjiä, erityisesti projektin rahoittajat. Ohjausryhmässä tulee olla myös toiminnan kohteena olevan ryhmän edustus! 7.2.2017 16

Valtuudet Ohjausryhmän valtuudet projektin käynnistämiseen liittyvät päätökset hyväksyy projektisuunnitelman muutokset hyväksyy projektin tuloksen ja tekee päätöksen projektin lopettamisesta 7.2.2017 17

Vastuut vastaa tavoitteiden asettamisesta ja avainresurssien valinnasta projektin aikana vastaa projektisuunnitelman seurannasta projektin päätösvaiheessa hyväksyä ehdotukset jatkotoimenpiteistä, tulosten hyödynnettävyydestä päätökset kenen vastuulle jäävät projektin viimeistelytoimet, aikataulu ja viimeistelytoimenpiteiden hyväksyminen Ohjausryhmän on huolehdittava jatkotoimenpiteistä projektin päättyessä! 7.2.2017 18

Ohjausryhmän tehtävät hyväksyy projektisuunnitelman, johtaa muutosta, seuraa ensisijaisesti sitä miksi projektiin lähdettiin eli business casea (kannattavuuslaskelmaa) projektin taustalla, seuraa projektin edistymistä, ehdottaa muutoksia projektisuunnitelmaan, tukee projektipäällikköä tavoitteiden saavuttamisessa, käsittelee ja hyväksyy projektin seuranta-, väli- ja loppuraportit, valvoo budjettia suhteessa hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan ja muihin toiminnallisiin tai laadullisiin tavoitteisiin 7.2.2017 19

Ohjausryhmän tehtävät valvoo projektin laajuutta, varmistaa tulosten laatua, käyttökelpoisuutta ja käyttöön saantia, levittää projektissa saavutettuja tuloksia, vastaa kommunikaatiosta projektin ja ulkoisten sidosryhmien välillä, katselmoi ja hyväksyy muutokset projektin resursseihin, aikatauluun, laajuuteen, tavoitteisiin ja kustannuksiin, ratkaisee ristiriitoja projektin ja sen sidosryhmien välillä sekä päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja lopettamisesta. 7.2.2017 20

Projektipäällikön tehtävät Vastaa projektin käytännön toteutuksesta ja organisoinnista laatii projektisuunnitelman vastaa projektin toteuttamisesta valvoo tehtävien ja tulosten edistymistä laatii edistymisraportit laatii loppuraportin Ohjausryhmän kolme tärkeintä kysymystä projektipäällikölle: Miksi? Miten? Mitä hyötyä? 7.2.2017 21

Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikkö on ohjausryhmän alainen valmistelee ja kutsuu koolle ohjausryhmän kokoukset lähettää tarvittavan materiaalin ohjausryhmän jäsenille vähintään 3 päivää ennen kokousta toimii ohjausryhmän kokousten sihteerinä esittelee ohjausryhmälle projektin tilan, tulokset ja muutossuunnitelmat esittää ohjausryhmälle projektin päättämistä tai keskeyttämistä informoi projektin eri osapuolia edistymisestä vastaa projektikansion sisällöstä ja ajantasaisuudesta 7.2.2017 22

Ohjausryhmän ensimmäinen kokous Sovitaan: Tehtävistä ja työskentelytavoista Sidosryhmien osuudesta ja rooleista Ohjausryhmän päätöksenteko käytännöistä Raportointi käytännöistä Ohjausryhmän kokoontumisista (aikataulut) Ensimmäinen kokous muodostaa perustan onnistuneen projektin toteuttamiseksi 7.2.2017 23

Sidosryhmäanalyysi 7.2.2017 24

Ohjausryhmän ensimmäinen kokous Käydään läpi: projektin tavoitteet ja keskeiset sisällöt projektin hyödyt toimenpiteet ja kohderyhmä aikataulu budjetti seuraavat projektissa tapahtuvat toimenpiteet (tarkennettu lähiajan suunnitelma) projektin henkilöstö ja muut resurssit henkilöstö ja heidän tehtävänsä projektissa projektin tiedotus ja tulosten levitys 7.2.2017 25

Ohjausryhmän kokoukset Ohjausryhmän puheenjohtaja On valmistautunut ohjausryhmän kokoukseen Avaa ohjausryhmän kokouksen esityslistan tavoitteet, päivän agendan terävöittäminen Ohjaa kokouksen kulkua esityslistan mukaisesti Kokouksen päättäminen: sovittujen asioiden, kokouksen tuotoksen läpikäynti sekä motivointi jatkon osalta seuraavasta kokouksesta sopiminen (jollei ole jo ennakkoon sovittu) 7.2.2017 26

Ohjausryhmän kokous Kesto max. 90 minuuttia 1. Lämmittely, epämuodollinen kahvikeskustelu 5-10 min 2. Avaus: esityslistan tavoitteet, päivän agendan terävöittäminen, kiinnostuksen herättäminen ja sitouttaminen 10 min 3. Ohjausryhmän asialistan läpikäynti 60 minuuttia 4. Lopetus: tavoitteiden, sovittujen asioiden, kokouksen tuotoksen läpikäynti, motivointi jatkon osalta 10-20 min 7.2.2017 27

Kokouksissa käsiteltäviä asioita Projektisuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne Projektin etenemisen kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä korjaavien toimenpiteiden esittäminen Tarvittaessa tehtävät ehdotukset projektisuunnitelman muuttamiseksi Seurantatiedot, palautteet Projektin metriikat ja ennusteet 5-10 kriittisintä riskiä ja niihin liittyvät toimenpiteet Hyvien käytäntöjen levittäminen Tiedottaminen (Projektitoiminnan itsearviointi, projektiauditoinnit) 7.2.2017 28

Riskianalyysi 7.2.2017 29

Riskianalyysi 7.2.2017 30

Itsearviointi Eteneekö projekti asetettujen tavoitteiden mukaisesti? Jos projekti alkaisi nyt, mitä voitaisiin tehdä toisin ja miksi? Ovatko tavoitteet edelleen tarkoituksenmukaiset? Missä asioissa on ollut ongelmia? Onko toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia? Jos on, miten niihin pitäisi reagoida? Miten toimintaa tulisi muuttaa, jotta tavoitteet saavutettaisiin? Kehittämissuositukset jatkon osalta. Miten ohjausryhmän jäsen voi tukea projektin tavoitteiden ja toiminnan toteutumista? 7.2.2017 31

Projektin onnistumisen mittaaminen Miten organisaatiossa mitataan projektin onnistumista? Projekti päättyi ajallaan/budjetissaan? Odotettu tulos/tavoite ja arvo toteutui? Meillä ei mitata projektin onnistumista (mittareita ei ole)? Emme tiedä, onnistuiko projekti 7.2.2017 32